הכנסת 1099 שלא דווחה: הוצאות Schedule C לשנים קודמות

לא הגשתי דוחות במשך שנים: האם ימסו אותי על כל הכנסת ה-⁠1099?

ימסו אתכם על סכום ה-⁠1099 המלא רק אם הדוח שנחשב לאותה שנה משאיר בחוץ את ההוצאות שלכם. טופס 1099 מראה מה משלם שילם לכם לפני כל עלות שלכם, וסכום בטופס ⁦1099-K⁩ נקוב בלי קשר לעמלות, החזרים או משלוח. אם אינכם מגישים דוח, IRS עשוי להגיש דוח חלופי (substitute return, SFR, שמוכן מטפסי ההכנסה שקיבל), ועשוי לא להעניק זיכוי על ניכויים שהייתם יכולים לתבוע. הדוח שלכם מציב את התקבולים ב-⁠Schedule C שורה 1 ומנכה את ההוצאות שאפשר לתמוך בהן, כך שהמס נקבע לפי הרווח נטו.

דווחו על כל התקבולים העסקיים, כולל תשלומים שאף טופס לא דיווח עליהם: בלי קשר לסכום שדווח, יש לדווח על הכנסה ממכירת סחורות או שירותים. סך 1099 הוא נתון להתאמה מול הרישומים שלכם, לא הרווח שלכם.

מקרה אינו פשוט כשכמה שנים פתוחות, IRS הציע או הטיל מס על הסכום ברוטו, או שהרישומים דלים. כל אחד תלוי בהוכחה, שנה אחר שנה, ובמקרים האלה עזרה מקצועית חשובה: אילו הוצאות הרישומים של כל שנה תומכים בהן, איך בונים את ההוכחה, ובאיזה סדר מגישים את השנים. ראו עזרה במס אישי, או השלמת הנהלת חשבונות אם צריך לשחזר קודם את הרישומים. אספו:

• תדפיסי שכר והכנסות (wage and income transcripts) לכל שנה: העותק של IRS לכל טופס 1099 ו-⁠⁦W-2⁩ שדווח על המספר שלכם.
• דפי חשבון לכל חשבון בנק וכרטיס ששילמו עלות עסקית, כולל חשבונות אישיים.
• חשבוניות, היסטוריית הזמנות ורישומי חיוב מספקים.
• רישומי יומן, מיילים והיסטוריית נסיעות שמראים לאן נסעתם ולמה, יחד עם רישומי שירות לרכב.
• רישומי שכר דירה או משכנתה, חשמל ומים וביטוח לכל שנה שעבדתם בה מהבית.

לגבי השנים שנדרשות, קנסות והשגת עותקי 1099, ראו השלמת דוחות שלא הוגשו.

אילו הוצאות עסקיות אני יכול לתבוע ב-⁠Schedule C לשנה קודמת?

עלות שהיא רגילה והכרחית לעסק, ובשיטת מזומן שבה משתמשים רבים מהעצמאים בלי מלאי (הכנסה נספרת כשהיא מתקבלת, ועלות כשהיא משולמת), ששולמה באותה שנה. הוצאה רגילה היא נפוצה ומקובלת בתחום שלכם; הוצאה הכרחית היא מועילה ומתאימה. עלות שהיא חלקית אישית נספרת רק בחלקה העסקי. הוצאות אישיות, מחיה ומשפחה, קנסות לגוף ממשלתי ובידור אינם בדרך כלל ניתנים לניכוי (פרסום 334).

ציוד שנרכש בשנה קודמת: נמל המבטחים לרכישות קטנות (de minimis safe harbor), שמאפשר לנכות רכישות קטנות מיד, נבחר בדוח מקורי שהוגש בזמן, ולכן דוח שהוגש שנים באיחור אולי לא יתאים, ואילו בחירה לפי סעיף 179 אפשר לעשות בדוח מקורי בין שהוגש בזמן ובין שלא, ופחת מואץ חל אלא אם דוח שהוגש בזמן בחר שלא להשתמש בו. ראו רכישות קטנות, כולל מה עושים אם הבחירה הוחמצה.

סחורה שאתם מוכרים מחדש היא עלות המכר, לא שורת הוצאה: ראו מלאי בלי רישומים. לנהגים יש רשימה משלהם בניכויים לנהגי שיתוף נסיעות ומשלוחים.

האם אני צריך הנהלת חשבונות היסטורית, או שאפשר לשחזר הוצאות מדפי חשבון בנק?

אתם צריכים סיכום הכנסות והוצאות לכל שנה קודמת, עם הרישומים שמאחוריו, ואפשר לבנות אותו עכשיו מדפי בנק ומרישומי ספקים. פרסום 583 אומר שהספרים שלכם חייבים להראות הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, ושעליכם לשמור מסמכים תומכים. התחילו בכסף שיצא מהחשבונות, ואז צרפו רישום של מה הוא קנה.

1. הורידו דפי חשבון לכל שנה מכל חשבון או כרטיס ששילמו עלות עסקית.
2. רשמו תשלומים לנמענים עסקיים, סמנו כל אחד בקטגוריה של Schedule C, וצרפו לו רישום של הרכישה: היסטוריית חשבון אצל הספק, מיילים על חיוב, חשבוניות, דוחות עמלות.
3. חלקו עלויות לשימוש מעורב בחלק עסקי שאתם יכולים להסביר, והסירו ספירה כפולה. תשלום בכרטיס מהבנק והחיובים בדף הכרטיס הם אותו כסף פעם אחת.
4. סכמו כל קטגוריה לפי שנה וכתבו הערה קצרה על איך בניתם אותה.

בלי שיק מבוטל, דף חשבון קריא יכול להראות תשלום אם יש בו את הסכום, הנמען והתאריך (ואת מספר השיק, בשיק), אבל הוכחת תשלום בלבד אינה מבססת ניכוי: שמרו חשבונית או שובר מכירה שמראים שהוצאתם את העלות. לשיטת ספר החשבונות המלאה, ראו שחזור ספרים מדפי בנק.

איזו הוכחה IRS מקבל כשהקבלות אבדו?

דפי חשבון, רישומי ספקים וחשבוניות שמראים את הסכום, התאריך, הנמען והמטרה העסקית. פרסום 583 אומר שמסמכים תומכים צריכים להראות את הסכום ששולם ושהוא היה להוצאה עסקית, ומונה שיקים מבוטלים, דפי חשבון, שוברי כרטיס וחשבוניות.

רישום שנעשה בזמן אמת שווה יותר מהצהרה שהוכנה מאוחר יותר. סמנו כל דבר שאתם בונים עכשיו בתאריך של היום ובמקורות שלו, ולעולם אל תתארכו אחורה. בעלויות נסיעה, מתנות ורכב, אי אפשר לנכות סכומים שאתם מעריכים בקירוב או אומדים.

בהוצאות אחרות, פרסומי IRS שמצוטטים בעמוד הזה אינם קובעים כלל אומדן. נתון בלי מסמך שמאחוריו הוא זה שהסיכוי הגבוה ביותר שיידחה, וניכוי ללא תמיכה יכול להוביל לקנס אי-דיוק של ⁦20%⁩ כשהחסר נובע מרשלנות או מהצהרת חסר מהותית (IRS). ראו קבלות שאבדו להוצאות עסקיות וגם הוצאות ש-⁠IRS מפקפק בהן.

ומה לגבי עלויות רכב ומשאית: איזה תעריף מיילים חל על כל שנה קודמת?

השתמשו בתעריף המיילים הסטנדרטי שהיה בתוקף כשנסעתם את המיילים. ל-⁠2022, חלקו את המיילים לפי חצי שנה.

התעריפים לקוחים מטבלת IRS, שמפרטת גם שנים קודמות. הכפילו את המיילים העסקיים בתעריף של אותה שנה והוסיפו חניה ואגרות בשורה 9 (הוראות Schedule C). האפשרות האחרת היא הוצאות בפועל: החלק העסקי בדלק, תיקונים וביטוח, בתוספת פחת. שימוש בתעריף הסטנדרטי לשנה מונע ניכוי עלויות בפועל באותה שנה.

שלוש מלכודות. ראשית, רכב בבעלות יכול להשתמש בתעריף הסטנדרטי רק אם נבחר בשנה הראשונה שבה הרכב היה זמין לעסק, עד מועד הדוח כולל הארכות. דפי IRS אינם אומרים איך זה עובד כששנת העסק הראשונה לא הוגשה, ולכן הכריעו בכך לפני הבחירה. שנית, רכב בליסינג חייב להשתמש בתעריף הסטנדרטי לכל תקופת הליסינג, כולל חידושים, ולכן אי אפשר לבחור שנה אחר שנה. שלישית, נסיעה בין הבית למקום עבודה קבוע היא נסיעה לעבודה (commuting), שאינה ניתנת לניכוי.

לכל שימוש עסקי, הרישום צריך את התאריך, היעד, המטרה והמיילים, ובנוסף סך המיילים של השנה (פרסום 463, טבלה ⁦5-1⁩). הדוח שואל גם מתי הרכב נכנס לשימוש, כמה מיילים עסקיים, לעבודה ואחרים נסעתם, והאם יש לכם ראיות כתובות (Schedule C, חלק IV, או טופס 4562 אם מגישים אותו). שחזרו מיומנים, חשבוניות, היסטוריית נסיעות ורישומי שירות: ראו שחזור יומן מיילים.

האם אפשר לתבוע משרד ביתי לשנים שלא הגשתי?

כן, אם חלק מהבית עמד באותה שנה בתנאי הבחינה. השיטה המפושטת דורשת דוח מקורי שהוגש בזמן, ולכן לשנה קודמת תכננו להשתמש בטופס 8829.

השטח חייב לשמש באופן בלעדי ובקביעות כמקום העסק העיקרי שלכם, או כמקום שבו אתם פוגשים לקוחות במהלך העסקים הרגיל; פרסום 587 מונה גם דרכים אחרות. חדר שגם המשפחה משתמשת בו נכשל בדרך כלל במבחן הבלעדיות. הניכוי מוגבל להכנסה העסקית משימוש כזה אחרי עלויות עסקיות שאינן קשורות, ולכן הוא לא יכול ליצור הפסד.

השיטה המפושטת נבחרת בשימוש בה בדוח מקורי שהוגש בזמן, ודוח שהוגש אחרי מועדו (כולל הארכות) אינו מוגש בזמן. לשנה קודמת, חשבו את טופס 8829 מעלויות הדיור של אותה שנה; אם קיים סעד לבחירה מאוחרת, זה דורש בדיקה של מכין דוחות לפני ההגשה. אם הבית בבעלותכם, פחת שהותר או שהיה יכול להיות מותר על חלק המשרד אי אפשר להוציא מהרווח כשהבית נמכר. לבחינות המלאות, ראו משרד ביתי: שיטה מפושטת או בפועל.

באילו טפסים של איזו שנה משתמשים, והאם מגישים כל שנה בנפרד?

כן, כל שנת מס היא דוח נפרד בטפסים של אותה שנה. השתמשו בטופס 1040, ב-⁠Schedule C וב-⁠Schedule SE של אותה שנה, עם ההוראות של אותה שנה, מדף הטפסים של שנים קודמות. לכל עסק יש Schedule C משלו לשנה (הוראות Schedule C).

שלחו דוח לכתובת שמופיעה בכל הודעה של IRS; אחרת הגישו אותו באותו אופן ולאותו מקום כמו דוח שהוגש בזמן. הגשה אלקטרונית של IRS מקבלת את שלוש שנות המס האחרונות ש-⁠IRS פתח, חלון שזז בכל ינואר; IRS אומר לנמעני הודעות שדוחות ישנים יותר נשלחים בדואר. לשנה שמופיעה בהודעה יש מועד תגובה משלה, ולכן קראו את ההודעה לפני כל דבר אחר. לדוחות מדינתיים כללים נפרדים; ראו מדריך ההשלמה.

איך הרווח נטו ומס העצמאים משתנים כשסופרים הוצאות?

מס הכנסה ומס עצמאים נקבעים שניהם לפי הרווח נטו, ולכן הוצאות נתמכות יכולות להקטין את שניהם. כמה זה תלוי ביתר הדוח (הכנסות וזיכויים אחרים) ובמס עצמאים, בתקרת השכר השנתית לביטוח לאומי (Social Security). Schedule C שורה 31 עוברת לSchedule 1 למס הכנסה ול-⁠Schedule SE שורה 2.

מס עצמאים הוא ⁦15.3%⁩ (⁦12.4%⁩ ביטוח לאומי ועוד ⁦2.9%⁩ מדיקר) מהרווח נטו כפול ⁦92.35%⁩, כשחצי ממנו ניתן לניכוי; חלק הביטוח הלאומי נעצר בתקרת שכר שנתית (Schedule SE). הוא חל משעה שההכנסה נטו מעבודה עצמאית מגיעה ל-⁠⁦$400⁩. קנסות על איחור בהגשה ובתשלום מחושבים על המס שלא שולם, ולכן מס נמוך יותר מביא בדרך כלל לקנסות נמוכים יותר, אף שייתכן מינימום לקנס איחור בהגשה; השיעורים, המינימום וההקלה מופיעים בהשלמת דוחות שלא הוגשו.

פשרה אחת: מינהל הביטוח הלאומי האמריקאי (SSA) משתמש ב-⁠Schedule SE כדי לחשב קצבאות. הוא מזכה הכנסה מעבודה עצמאית שדווחה בדוח שהוגש תוך 3 שנים, 3 חודשים ו-⁠15 ימים אחרי שנת המס, ולכן לשנה שעדיין בתוך המגבלה הזו, תביעת הוצאות מקטינה גם את ההכנסה הרשומה וגם את המס. אחרי המגבלה, SSA רשאי לשנות את הרישום שלו רק כדי להסיר או להקטין הכנסה, לא כדי להגדיל אותה.

כמה זמן יש לי לתבוע החזר על שנה ישנה?

כדי לקבל בחזרה מס שנוכה במקור, מקדמות או זיכויים כמו הזיכוי על הכנסה מעבודה (earned income credit), יש להגיש תוך 3 שנים אחרי 15 באפריל שלאחר שנת המס (IRS). התשלומים האלה נחשבים כאילו שולמו במועד הדוח, ולכן דוח שהוגש מאוחר יותר לא מקבל בחזרה בדרך כלל אף אחד מהם, אלא אם הארכת הגשה או חריג, כמו אסון או שירות באזור לחימה, מוסיפים זמן (IRS). למס ששולם בדרך אחרת, התביעה מוגשת עד המאוחר מבין 3 שנים מההגשה או 2 שנים מהתשלום, וההחזר מוגבל למס ששולם בתקופה של שלוש שנים שלפני ההגשה, בתוספת כל תקופת הארכה (IRS). רווח נטו נמוך יותר יכול לשנות זיכויים שתלויים בהכנסה.

להוצאות אין מועד אחרון משלהן: הן חלק מהדוח של אותה שנה. אם הדוח מראה תשלום יתר, חלות מגבלות ההחזר שלמעלה. אם מס כבר הוטל, IRS מתייחס לדוח שלכם כבקשה לבחינה מחדש (בסעיף הבא). לשנה שלא הגשתם, IRS יכול להטיל מס בכל עת; הגשת הדוח מתחילה את תקופת השומה, בדרך כלל שלוש שנים.

ומה אם IRS כבר הגיש בשבילי, או שהיתרה נראית ענקית?

דוח שאתם מגישים בעצמכם יכול להשתמש בנתונים שאפשר לתמוך בהם; צפו לשאלות איפה התמיכה דלה.

• הודעה על חסר במס (notice of deficiency, ⁦CP3219N⁩): יש לכם 90 ימים (150 ימים אם אתם מחוץ לארה״ב) להגיש עתירה לבית המשפט למסים של ארצות הברית. הגשת דוח אינה מאריכה את המועד הזה. כדי לחלוק בלי עתירה, הגישו את הדוח עד התאריך שבהודעה.
• מס שכבר הוטל על דוח חלופי: IRS מטפל בדוח מקורי מאוחר יותר כבחינה מחדש. אם הוא מפקפק בהוצאות, הוא יכול לבדוק אותן ולהשתמש בהליכי ההודעה בחוק כדי לדחות מה שאינו נתמך. הוא דוחה דוח לא חתום כפסול, ולכן חתמו על כל דוח.
• טופס 1099 שאינו תואם להפקדות שלכם: השוו בין השניים. אם סך ⁦1099-NEC⁩ גבוה מהתקבולים שאתם מדווחים, צרפו הצהרה שמסבירה את ההפרש. בקשו מהמשלם לתקן טופס שגוי. להודעת אי-התאמה של IRS, ראו מענה להודעה ⁦CP2000⁩.
• יתרה גדולה: IRS אומר להגיש כל דוח שמועדו הגיע בין שאתם יכולים לשלם במלואו ובין שלא, והוא מתאים בדרך כלל את החשבון שלכם לנתונים הנכונים כשהדוח שלכם מעובד. לאפשרויות תשלום, ראו השלמת דוחות שלא הוגשו. מקדמות מס מכאן ואילך מוסברות במקדמות מס רבעוניות.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה, בדולרים אמריקאיים. מס הכנסה ומס עצמאים מפושטים.

נהג משלוחים, שלוש שנים

נהג מקבל ⁦US$40,000⁩ הכנסה בטופס 1099 בכל אחת משלוש שנים שלא הוגשו. דפי חשבון והיסטוריית נסיעות תומכים ב-⁠10,000 מיילים עסקיים בשנה ועוד ⁦US$7,500⁩ טלפון, חומרים ועמלות. הניחו שהתעריף הסטנדרטי זמין לרכב (ראו את המלכודות למעלה) ושלנהג אין שכר, שהיה מנצל חלק מתקרת השכר לביטוח לאומי (Social Security).

ל-⁠2023, מס העצמאים יורד מכ-⁦US$5,650⁩ על ⁦US$40,000⁩ לכ-⁦US$3,670⁩ על ⁦US$25,950⁩, לפני מס הכנסה. כל שנה מוגשת בטפסים משלה.

כותבת פרילנס בלי קבלות

כותבת מקבלת ⁦US$65,000⁩ הכנסה בטופס ⁦1099-NEC⁩, ויש לה חדר פנוי שמשמש בקביעות ורק לעבודה, שבו היא מוציאה חשבוניות וכותבת את רוב הטקסטים. שורות בנק מראות ⁦US$9,000⁩ תוכנה, משרד משותף (co-working) והחלק העסקי באינטרנט, שכל אחד מהם מתאים לרישום חיוב אצל ספק. הרווח נטו לפני המשרד הביתי הוא ⁦US$56,000⁩. מכיוון שהשנה מוגשת באיחור, השיטה המפושטת אינה זמינה, ולכן היא אוספת את שכר הדירה והחשבונות של אותה שנה לטופס 8829.

יועצת ש-⁠IRS הטיל מס על הסכום ברוטו שלה

IRS הגיש דוח חלופי על ⁦US$90,000⁩. היועצת מגישה דוח משלה חתום שמראה ⁦US$30,000⁩ הוצאות נתמכות ורווח נטו של ⁦US$60,000⁩. IRS מטפל בו כבחינה מחדש. אם הוא מפקפק ב-⁠⁦US$30,000⁩, הוא רשאי לבדוק את הדוח ולבקש הוכחות.

המצב שלכם שונה?

• כמה שנים פתוחות, או שאין לכם קבלות ואין ספרים: סדר השנים וההוכחה לכל אחת דורשים שיקול דעת מקצועי. קבלו עזרה במס אישי, וראו השלמת הנהלת חשבונות אם צריך לשחזר קודם את הרישומים.
• IRS הגיש דוח חלופי או שלח הודעה: תאריך ההודעה קובע. קראו השלמת דוחות שלא הוגשו והביאו את ההודעה לעזרה במס אישי.
• מכרתם סחורה: עלות המכר כפופה לכללים משלה במלאי בלי רישומים.
• אתם נוהגים עבור פלטפורמה: ראו ניכויים לנהגי שיתוף נסיעות ומשלוחים.
• IRS שלח הודעת אי-התאמה (⁦CP2000⁩): ראו מענה להודעה ⁦CP2000⁩.
• גם LLC עם כמה חברים, שותפות או חברה לא הגישו דוחות: ראו דוחות עסקיים שלא הוגשו. LLC עם בעלים יחיד שלא בחר בטיפול מיסויי כחברה מדווח ב-⁠Schedule C של הבעלים.
• לא הייתם תושבי ארה״ב בחלק מהשנים האלה, או שהיו לכם חשבונות בחו״ל: הטופס והדוחות הנוספים משתנים; ראו דוח לתושב חוץ על הכנסה עסקית וגם השלמת דיווחים זרים שהוחמצו.
• גרתם בקנדה בשנים החסרות: ראו דוחות אמריקאיים שהוחמצו מקנדה.