ניהול רישומים לעצמאים ולבעלי עסק יחידני: מה לשמור

איזה ניהול רישומים IRS מצפה מעסק יחידני?

עצמאים חייבים לנהל ספרים או רישומים שמספיקים כדי להראות הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, והחוק אינו קובע בדרך כלל פורמט חובה (⁦26 U.S.C. 6001⁩; ⁦26 CFR 1.6001-1⁩; פרסום 583). מערכת שעובדת כוללת שני חלקים: סיכום של עסקאות (יומנים וספרים, או תוכנת הנהלת חשבונות) והמסמכים שמאחורי כל רישום.

שמרו חשבונית או רישום הפקדה לכל תשלום שאתם מקבלים, בין אם מגיע טופס 1099 ובין אם לא; פרסום 583 דורש מסמכים שמראים את הסכומים והמקורות של התקבולים ברוטו שלכם.

המקרה אינו פשוט כשכסף אישי ועסקי חולקים חשבון, כשנה או יותר של קבלות לא ממוינות, כשמכין דוחות דורש תוספת תשלום על מיון קופסת קבלות לא ממוינת, או כש-⁠IRS ביקש רישומים. ראו “המצב שלכם שונה?” בסוף.

אספו קודם: דפי חשבון לכל חשבון וכרטיס שנגעו בעסק, דוחות של פלטפורמות תשלום, כל טופס 1099 שקיבלתם, חשבוניות שהוצאתם, הקבלות והחשבונות שיש לכם, הערות על קילומטראז׳ או נסיעות, והדוח של השנה שעברה.

מהי מערכת הרישומים הפשוטה ביותר לבעל עסק יחידני?

משלמים הוצאות עסקיות מחשבון עסקי אחד, שומרים את קבלות כל חודש בתיקייה אחת, ומתאימים את דף החשבון פעם בחודש. כך גם כתוב בפרסום 583, שמייעץ לעסק חדש לפתוח חשבון עו״ש עסקי נפרד מהכספים האישיים, לרשום הוצאות כשהן מתרחשות, ולהתאים את החשבון בכל חודש. הוא מגדיר הנהלת חשבונות בשיטת רישום יחיד (מעקב אחר הכנסות והוצאות באמצעות סיכומים יומיים וחודשיים) כשיטה הפשוטה ביותר לתחזוקה ופתרון מעשי להתחלה בעסק קטן, אם כי אינה מתאימה לכולם (פרסום 583). בעלי יותר מעסק אחד צריכים לנהל לכל עסק ערכת רישומים שלמה ונפרדת.

לפתיחת החשבון ראו חשבון בנק עסקי לבעל עסק יחידני. לבחירת תוכנה ראו אפליקציית הנהלת חשבונות ל-⁠Schedule C.

אפשר להסתמך רק על הזנת הבנק האוטומטית, או שעדיין צריך קבלות?

הסתמכות על עסקאות בנק בלבד משאירה פערים. ההזנה האוטומטית (bank feed) מראה שכסף עבר, ופרסום 583 קובע שהוכחת תשלום, לבדה, אינה מבססת ניכוי. הוא מורה לשמור מסמכים כמו שוברי חיוב בכרטיס אשראי וחשבוניות כדי להראות שגם נשאתם בעלות (פרסום 583). IRS קובע שנישומים עומדים בדרך כלל בנטל ההוכחה עם המידע והקבלות, במידת הצורך, להוצאות שלהם (IRS: נטל ההוכחה).

שורה בהזנה נותנת ספק, תאריך וסכום. היא לא מראה מה נקנה ואם זה היה לעסק: חיוב בכרטיס בחנות כללית יכול להיות ציוד משרדי או רכישה אישית. בנסיעות, מתנות ושימוש ברכב צריך לרשום גם את הפרטים שלהלן.

לכן מתאימים כל שורה בהזנה לתיעוד שלה: רישומי מכירות או חשבוניות להפקדות, קבלות או חשבוניות לרכישות, ורישומי חשבון או הלוואה להעברות ולהלוואות. מוסיפים מטרה כששם הספק לא מסביר אותה. “מסווג” הוא תווית בתוכנה; “מגובה” פירושו שקבלה או הערה עומדות מאחוריו. הזנה אוטומטית גם אינה התאמה; ראו הזנות בנק אינן התאמה.

גם מה שמחזיק את הספרים שלכם הוא רישום בעצמו. IRS קובע שבוחנים יבקשו את קובץ הגיבוי של תוכנת הנהלת החשבונות ברוב המקרים שבהם נישום מנהל בה ספרים (IRS: רישומי תוכנת הנהלת חשבונות). מה מראה קבלה תקפה מוסבר בדרישות IRS לקבלות.

מה לרשום לכל הוצאה?

רושמים את אותם כמה פרטים לכל הוצאה: כמה, מתי, מה (ואיפה), מי, ולמה. רובם באים מהקבלה; את ה“למה” בדרך כלל אתם מוסיפים.

הוצאות שהן חלקית אישיות, כמו חשבון טלפון או אינטרנט, דורשות גם לרשום את החלק העסקי; ראו הוצאות מעורבות ואחוז השימוש העסקי.

רושמים כל פריט בזמן או סמוך לו. פרסום 463 קובע שלרישום שנעשה אז יש ערך רב יותר מהצהרה שנערכה מאוחר יותר, כשהזיכרון חלש, ושיומן שבועי נחשב כזה שנעשה בזמן. הוא גם קובע שאין צורך להעתיק מה שקבלה כבר מראה, כל עוד הרישומים והקבלות משלימים זה את זה בצורה מסודרת. בהוצאות נסיעה, מתנות ורכב נדרשת בדרך כלל הצהרה כתובה על המטרה העסקית, אבל לא כשהמטרה ברורה מהנסיבות (פרסום 463).

אילו הוצאות דורשות רישומים נוספים: רכב, נסיעות, מתנות וארוחות?

נסיעות מחוץ לבית, מתנות ושימוש ברכב דורשים יותר מקבלה. קוד המסים הפדרלי (Internal Revenue Code) אינו מתיר ניכוי לנסיעות, מתנות או נכסים רשומים כמו רכב, אלא אם מוכיחים, ברישומים נאותים או בראיות מספקות שתומכות בהצהרה שלכם, את הסכום, הזמן והמקום (או התאריך והתיאור), המטרה העסקית והקשר העסקי של מקבל המתנה (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩). פרסום 463 מוסיף שסכומים שאתם מעריכים או מקרבים אינם ניתנים לניכוי (פרסום 463).

מקורות: פרסום 463 (פרקים 2 ו-⁠5), ⁦26 U.S.C. 274⁩ ו-⁦26 CFR 1.274-5(j)(2)⁩: שיעור קילומטראז׳ מחליף את הרישום של העלות בפועל, אף פעם לא את הרישום של קילומטרים, זמן ומטרה עסקיים. כדי לבחור בין השניים, ראו שיעור הקילומטראז׳ הסטנדרטי או הוצאות רכב בפועל. ארוחות במהלך נסיעה עסקית נרשמות עם רישום הנסיעה.

אם תובעים הוצאות רכב, הדוח שואל על הרכב. Schedule C, חלק IV (בשימוש כשטופס 4562 אינו נדרש לעסק), שואל את התאריך שבו הרכב נכנס לשימוש עסקי, את הקילומטרים העסקיים, לנסיעה לעבודה ואחרים, והאם יש ראיות התומכות בניכוי והאם הן כתובות (Schedule C; הוראות). פרסום 463 מתיר רישום אחד לנסיעה הלוך ושוב, ובמקרים מסוימים רישום שנעשה לחלק מהשנה; כללי היומן המלאים מפורטים בדרישות יומן קילומטראז׳.

איך מטפלים ברכישות במזומן ובפריטים קטנים?

משלמים מהחשבון או מהכרטיס העסקי כשאפשר, כי דף החשבון אז מתעד את התשלום. כשמשלמים במזומן, מבקשים קבלה. פרסום 583 קובע שאם אי אפשר להשיג קבלה על תשלום במזומן, יש לרשום ברישומים הסבר הולם בזמן התשלום. הוא גם קובע להימנע מצ׳קים לפקודת מזומן, לצרף שובר קופה קטנה לקבלה בתשלומים קטנים במזומן, ואם חייבים לכתוב צ׳ק למזומן כדי לשלם הוצאה עסקית, לשמור את הקבלה על אותו תשלום (פרסום 583).

בהוצאות נסיעה, מתנות ורכב אין צורך בקבלה להוצאה מתחת ל-⁠⁦$75⁩, חוץ מלינה, או לחיוב תחבורה כשאין קבלה בהישג יד. הסכום, התאריך, המקום והמטרה עדיין נרשמים ביומן שלכם (⁦26 CFR 1.274-5⁩; פרסום 463). סף הסכום הזה בא מהכללים האלה, ולכן אין לראות בו כלל כללי לכל הוצאה. שמרו קבלה גם על פריט קטן כשאפשר; כשאין, כתבו רישום של שורה אחת עם תאריך, סכום, ספק ומטרה בזמן התשלום.

מזומן שאתם מקבלים הוא שאלה נפרדת: ראו רישומי מכירות בעסק מזומן.

אפשר לשמור קבלות כתמונות או כסריקות במקום נייר?

כן, אם המערכת האלקטרונית עומדת בדרישות IRS; ערימת תמונות בטלפון אינה מספיקה אוטומטית (פרסום 583). מה כשיר, ומתי אפשר לזרוק את הנייר, מוסבר בקבלות סרוקות במקום נייר.

מה מעבירים לאיש מקצוע להנהלת חשבונות בכל חודש ובסוף השנה?

מעבירים כל חודש את אותה קבוצה קטנה, ובסוף השנה כמה פריטים נוספים. המטרה היא שאיש מקצוע להנהלת חשבונות יוכל להתאים כל שורת דף חשבון למסמך או להערה בלי לשאול אתכם.

מקורות: פרסום 583 והוראות Schedule C. Schedule C שואל אם שילמתם תשלום שמחייב טפסי 1099.

אם קבלן עצמאי לא נותן מספר זיהוי מס, ייתכן שתצטרכו לבצע ניכוי גיבוי במקור (backup withholding) מתשלומים שחייבים בדיווח, וייתכן שתהיו חייבים כל סכום שהיה עליכם לנכות (⁦26 U.S.C. 3406⁩; הוראות למבקש טופס ⁦W-9⁩). ראו איסוף מספרי זיהוי מס מקבלנים עצמאיים. אם אתם מוכרים סחורה, שלחו גם רישומי מלאי ומה שנדרש להערכת שווי המלאי בסוף השנה; ראו מלאי או ציוד חומרים אצל מוכרים קטנים.

למה לשלוח אצווה חודשית ולא 100 תמונות בסוף השנה?

ערימת תמונות לא מסומנות בסוף השנה צריכה להיות ממוינת, מתוארכת ומותאמת לשורות דף החשבון לפני שהנהלת החשבונות מתחילה, ומטרת כל הוצאה תלויה אז בזיכרון. אצווה חודשית שומרת על התאמה קטנה ועל הערות קרובות לזמן. צלמו כל קבלה שלמה ושטוחה כשאתם מקבלים אותה, הניחו אותה בתיקיית אותו חודש, והוסיפו אז את המטרה בשורה אחת.

לשאלה מי מסווג ומי רודף אחרי קבלות, ראו מה איש מקצוע להנהלת חשבונות צריך מכם. להשוואה בין ניהול עצמי לשכירת עזרה, ראו ניהול הספרים בעצמכם או שכירת איש מקצוע להנהלת חשבונות.

כמה זמן שומרים הכול?

בדרך כלל עד שתקופת ההתיישנות של הדוח פגה, שהיא בדרך כלל 3 שנים אחרי ההגשה (דוח שהוגש מוקדם נחשב כמוגש במועד ההגשה). תקופות ארוכות יותר חלות במקרים מפורטים, כמו הכנסה שהושמטה מהדוח ושעולה על ⁦25%⁩ מההכנסה ברוטו שהוצגה (בעסק, נספרת לפני עלות המכר), דוח שלא הוגש או דוח במרמה, ורישומים על רכוש נשמרים עד שהתקופה פגה לשנה שבה מוכרים אותו או מסלקים אותו (IRS: כמה זמן לשמור רישומים; פרסום 583; ⁦26 U.S.C. 6501(e)⁩). שמרו גם עותקים של דוחות שהוגשו. הטבלה המלאה בכמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

מה קופסת קבלות לא ממוינת עלולה לעלות לי אחר כך?

קבלות לא ממוינות עלולות לעלות בהוצאות ששכחתם ובניכויים שאי אפשר לגבות, ואם הרישומים יתבררו כלא מספקים, בקנס.

• הוצאות ששכחתם. פרסום 583 קובע שאתם עלולים לשכוח הוצאות כשאתם מכינים את הדוח אלא אם רושמים אותן כשהן מתרחשות (פרסום 583).
• ניכויים בלי גיבוי. נטל ההוכחה עליכם: חייבים להיות מסוגלים להוכיח רכיבים מסוימים של הוצאה כדי לנכות אותה (IRS: נטל ההוכחה).
• קנס. התקנה קובעת שרשלנות כוללת אי-ניהול של ספרים ורישומים נאותים או אי-הוכחה נאותה של פריטים (⁦26 CFR 1.6662-3⁩). הקנס על אי-דיוק הוא ⁦20%⁩ מהחלק של תשלום חסר שמיוחס לרשלנות (IRS: קנס על אי-דיוק). אם הוא חל, זה תלוי בעובדות, ו-⁠IRS רשאי לבטל או להפחית קנסות מסוימים בשל תום לב וסיבה סבירה.
• עבודת מיון. מי שמכין את הדוח חייב למיין קודם. אם הצעת מחיר להנהלת חשבונות או לדוח גבוהה יותר בגלל רישומים לא ממוינים, שאלו מה המיון כולל.

לתמונה המלאה ראו קנסות על אי-ניהול רישומים עסקיים. אם הקבלות כבר אבדו, ראו קבלות שאבדו להוצאות עסקיות.

דוגמה

כל הסכומים בדולרים אמריקאיים ולהמחשה בלבד.

צלם עם חשבון אחד ותיקייה אחת לכל חודש

צלם מרוויח ⁦US$60,000⁩ ומוציא ⁦US$18,000⁩. כל הכסף העסקי עובר דרך חשבון עסקי אחד וכרטיס אחד. בכל חודש הצלם מתאים את דף החשבון, מתאים כל חיוב לקבלה ומוסיף מטרה בשורה אחת, כמו “כרטיסי זיכרון, צילומי חתונה”. בסוף השנה מאחורי כל אחד מ-⁠⁦US$18,000⁩ ההוצאות עומדות קבלה והערת מטרה, בשתים עשרה תיקיות חודשיות עם שנים עשר דפי חשבון מותאמים.

קבלן עצמאי שמשלם חלק מהעבודות מכרטיס אישי

קבלן עצמאי משלם חלק מעלויות העבודות מכרטיס אישי ואחרות מהחשבון העסקי, ולכן כל דף חשבון מערבב את השניים ובכל שורה עולה השאלה “עסקי או אישי?”. פתיחת חשבון עסקי ותשלום כל העלויות העסקיות ממנו, החל מהחודש הבא, מאפשרת לחשבון לעשות את המיון מאותו רגע. החודשים הקודמים נשארים מעורבבים ועדיין צריך למיין אותם.

מוכר עם 200 קבלות פזורות בדצמבר

מוכר מגיע לדצמבר עם 200 קבלות פזורות ושנה של הזנות בנק עם 600 עסקאות. כל 600 העסקאות צריכות בדיקה וקטגוריה, ולכל אחת צריך למצוא את רישום המכירה, קבלת הרכישה או רישום ההעברה המתאימים, ו-⁠200 הקבלות אינן מסודרות. התאמה שלהן בישיבה אחת נשענת על זיכרון של כל השנה. אותה עבודה בכל חודש היא כ-⁠50 עסקאות בכל פעם, כשהקבלות טריות. מכין דוחות שצריך קודם למיין את 200 הקבלות עשוי לדרוש תוספת תשלום על העבודה הזאת.

המצב שלכם שונה?

• שנה או יותר של קבלות ופעילות בנק לא ממוינות, כסף אישי ועסקי מעורבבים, או שמכין דוחות דורש תוספת על מיון קופסת קבלות: בדרך כלל צריך למיין כל שורה ולהתאים אותה לדף חשבון לפני שהספרים מראים בבירור הכנסות והוצאות עסקיות, ולקבוע שגרה חודשית כדי שהדוח הבא יתחיל מספרים מסודרים. ראו השלמת ספרים באיחור, או שחזור ספרים מדפי חשבון בנק אם יש לכם רק דפי חשבון; וגם תיקון כספים עסקיים ואישיים מעורבבים ומה קובע את עלות השלמת הנהלת החשבונות. למיון עצמו, פנו לעזרה בהנהלת חשבונות.
• דוחות של שנים קודמות לא הוגשו מעולם: ראו הוצאות Schedule C לשנים שלא הוגשו. צריך להרכיב רישומים של כמה שנים לפני שאפשר להכין את הדוחות האלה; הביאו אותם לעזרה בהנהלת חשבונות.
• IRS שלח מכתב או פתח ביקורת: ראו הודעת IRS לעסק שלכם וביקורת IRS בעסק קטן. השיבו עד התאריך שמודפס במכתב; קודם צריך למצוא ולמיין את הרישומים שהוא מבקש. הביאו אותם לעזרה בהנהלת חשבונות אם הם לא מסודרים.
• העסק שלכם הוא חברה (כולל LLC שבחרה להיות ממוסה כחברה), או LLC עם שותפים: העמוד הזה מכסה מגישי Schedule C; ראו הנהלת חשבונות של חברת S, ספרים אחרי בחירה בחברת S וחשבונות הון של שותפים.
• אתם מקבלים תשלום מלקוחות בחו״ל או משלמים עלויות במטבעות אחרים: ראו הכנסה מלקוחות זרים בלי טופס מס והוצאות ששולמו במטבע זר.