מעבר מ-⁠QuickBooks Desktop ל-⁠Online: היתרות לא מתאימות

למה היתרות שלי שונות אחרי המעבר מ-⁠QuickBooks Desktop ל-⁠Online?

יתרות שונות אחרי מעבר מ-⁠Desktop ל-⁠Online נובעות מאחת משלוש סיבות: בחרתם להעביר פחות מהכול, משהו עבר בצורה שגויה או פעמיים, או שבקובץ Desktop כבר היו בעיות שהמעבר חשף. הבדיקה של Intuit עצמה היא להריץ את אותו דוח לאותו טווח תאריכים בשני הקבצים ולהשוות (Intuit). פער הוא טעות רק אחרי שפסלתם את הסיבה הראשונה, ולכן קבעו מה העברתם לפני שמתקנים משהו.

המקרה פשוט כשהעברתם את כל הנתונים, הפער נמצא בחשבון אחד ורישום מתוארך אחד מסביר אותו. הוא אינו פשוט כאשר:

• יתרות Online אינן תואמות למאזן בדוח האחרון שהוגש.
• קובץ Desktop כווץ, או שרק חלק מההיסטוריה עבר.
• חשבונות בנק או כרטיס אשראי לא מתאימים מתאריך המעבר והלאה.
• דוח מגיע למועד ההגשה, או ששנה שכבר הוגשה עומדת להשתנות.

מה לאסוף לפני שמתחילים:

• גיבוי של קובץ Desktop, שנעשה עכשיו ושלא נוגעים בו.
• תאריך המעבר והאפשרות שנבחרה: כל הנתונים, טווח תאריכים, או רשימות בלבד.
• הדוח האחרון שהוגש לכל ישות, עם Schedule L אם יש לו.
• דפי חשבון בנק וכרטיס אשראי מתאריך המעבר אחורה עד החודש האחרון שהותאם.

איך משווים את קובץ Desktop לקובץ Online?

הריצו את אותם דוחות באותה שיטה ולאותו תאריך בשני הקבצים, ורשמו כל חשבון שבו הם אינם תואמים. השלבים של Intuit מזכירים את דוח הרווח והפסד (מתחילת השנה, אותו טווח תאריכים בשני הקבצים), את המאזן ואת דוחות A/R ו-⁠A/P (חייבים וזכאים). הם אינם מזכירים מאזן בוחן (כל חשבון עם היתרה שלו בתאריך אחד). הוספה שלו, נכון לאותו תאריך, מציבה את כל החשבונות זה לצד זה.

1. שמרו את דוחות Desktop כ-⁠PDF לפני ששום דבר משתנה.
2. הריצו כל דוח בשני הקבצים באותה שיטה (מזומן או צבירה) ובאותם תאריכים.
3. השוו נכון לתאריך המעבר, לא להיום. כל מה שהוזן ב-⁠Online אחר כך הוא הבדל אמיתי.
4. רשמו כל חשבון שונה ואת הסכום.
5. פתחו את פירוט העסקאות של כל אחד ומצאו את הרישום שנמצא בקובץ אחד בלבד.

אילו הבדלים צפויים ממה שהעברתי, ואילו הם טעויות?

הבדל צפוי כשהוא נובע ממה שבחרתם להעביר, מפריטים ש-⁠Intuit אומרת שאינם עוברים, או מעבודה שנעשתה ב-⁠Online מאז המעבר. כל פער אחר צריך מעקב לפני שקוראים לו טעות. הכלי של Intuit מאפשר להעביר את כל הנתונים, או רשימות כמו לקוחות, ספקים, מפתח חשבונות, עובדים ופריטים. דף המעבר שלה מתאר גם העברת עסקאות בטווח תאריכים ויתרות (Intuit). האפשרויות והתנאים המוצעים יכולים להיות שונים לפי הכלי והתוכנית של Intuit ויכולים להשתנות, ולכן אשרו באיזה השתמשתם, בדקו את הדפים של Intuit לקבלת התנאים העדכניים, ואז התאימו את הטבלה אליו.

הדף של Intuit אומר שפריטים מסוימים אינם עוברים ומקשר לרשימה שלהם; בדקו את הרשימה לפני שקוראים לפער טעות. בשכר, Intuit אומרת למשתמשי שכר ב-⁠Desktop להמתין 2 עד 3 ימי עסקים אחרי ריצת השכר האחרונה, ולסיים את המעבר לפני הריצה הבאה, כדי שנתוני תלושי השכר יועברו בלי שגיאות (Intuit). אם המעבר שלכם בוצע מיד אחרי ריצת שכר, בדקו שכר והתחייבויות בתאריכי התשלום שסביבה. יתרות שכר שלא מתנקות: התחייבויות שכר שלא מתנקות. מס שכר שנוכה ולא הועבר יכול להגיע גם לאנשים ולא רק לעסק: גורם אחראי שלא העביר אותו במזיד עלול להיות חייב בקנס שווה לסכום שלא הועבר (פרסום 15). מי נחשב אחראי, ומגבלות הזמן: קנס שחזור כספי נאמנות.

כשפער הוא טעות, חפשו עסקה שנמצאת בקובץ אחד בלבד, עסקה שנמצאת בשניהם (הועברה, ואז נטענה שוב בהזנה אוטומטית מהבנק או הוקלדה), או עסקה שמתוארכת בצד הלא נכון של תאריך המעבר. הכנסה שנספרה פעמיים: הכנסה כפולה ב-⁠QuickBooks. יתרה תקועה ב-⁠Undeposited Funds: יתרת Undeposited Funds.

אפשר פשוט להריץ את ההעברה שוב?

לא לפני שיודעים מה היא מחליפה. Intuit אומרת שקובץ Desktop מחליף את כל הנתונים אחרי ההעברה, ושהחלפת נתונים בחברה ב-⁠Online אי אפשר לבטל (Intuit; Intuit). כל רישום ותיקון שנעשו ב-⁠Online מאז ההעברה הראשונה יוחלפו בקובץ Desktop כפי שהוא עכשיו. Intuit קושרת את אזהרת ההחלפה לחברה שכבר יש בה נתונים, ולכן אשרו לאיזו חברה ב-⁠Online תכתוב הרצה חוזרת. הדפים של Intuit אינם אומרים אם היסטוריית ההתאמות עוברת באחד מהכיוונים, ולכן אל תסתמכו על כך שהיא תשרוד או תועבר.

אם מריצים שוב, שמרו קודם את דוחות Online ורשימה של כל רישום שנעשה ב-⁠Online, כי ההרצה החוזרת מחליפה אותם ותצטרכו להזין אותם מחדש.

איך מתאימים את יתרות הפתיחה לדוח האחרון שהוגש?

בתחילת שנת מס, המאזן הפותח צריך להיות שווה למאזן בסוף השנה האחרונה שהוגשה. במעבר באמצע השנה, Online צריך להיות שווה ל-⁠Desktop בתאריך המעבר, ויתרות Desktop בסוף השנה האחרונה צריכות להתאים לדוח של אותה שנה, כפי שהטבלה מראה. איפה שהן לא מתאימות, ההפרש צריך הסבר ולא תוספת מאזנת. מה שהדוח נותן לכם להתאים אליו תלוי בישות.

בשותפות, סך הנכסים בתחילת השנה חייב בדרך כלל להיות שווה לסגירה של השנה הקודמת, או שהצהרה מסבירה את ההפרש.

שותפות או חברה קטנה שעונה “כן” על שאלת הישות הקטנה אינה חייבת למלא את Schedule L (אופציונלי בטופס 1065). זו שאלה 4 ב-⁠Schedule B בטופס 1065, שאלה 11 ב-⁠Schedule B בטופס ⁦1120-S⁩ ושאלה 13 ב-⁠Schedule K בטופס 1120 בהוראות העדכניות; בדקו את הטופס של השנה. ייתכן אז שאין מאזן שהוגש, ולכן מתאימים לספרים של סוף השנה הקודמת ולדפי החשבון.

פער מול Schedule L יכול להתחיל עוד לפני המעבר. רישומי סוף שנה שמכין הדוח רשם מחוץ לקובץ Desktop שלכם נמצאים בדוח אבל מעולם לא היו בקובץ, ולכן לא עברו. הון שאינו תואם עוד לדוח: העודפים אינם תואמים לדוח של השנה שעברה. קביעת יתרות פתיחה לפי הדוח: יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.

חשבונות הבנק וכרטיס האשראי שלי לא מתאימים: מאיפה מתחילים מחדש?

התאימו קדימה מדף החשבון האחרון שבו יתרת הספרים, אחרי התאמה לפריטים פתוחים, שווה ליתרת דף החשבון. פרסום 583 אומר להתאים בכל חודש, להתחיל מיתרת פנקס השיקים בסוף החודש הקודם, ושיתרת הבנק המותאמת צריכה להיות שווה ליתרת הספרים המותאמת. הוא אומר גם לתקן טעויות בספרים, ולא רק בדף החשבון.

1. בכל חשבון בנק וכרטיס אשראי, קחו את דף החשבון הקרוב ביותר לתאריך המעבר.
2. השוו את יתרת הספרים בתאריך הזה, אחרי התאמה לפריטים פתוחים (רשומים בספרים אבל עדיין לא בדף החשבון), ליתרת דף החשבון.
3. אם הן שוות, הבעיה אחרי המעבר: התאימו קדימה, החל מדף החשבון הראשון אחרי תאריך המעבר.
4. אם הן לא שוות, חזרו אחורה דף חשבון אחד בכל פעם עד החודש האחרון שכן מתאים. התאימו קדימה מאותו חודש.
5. התאימו קדימה חודש אחר חודש. כשחודש לא מתאזן, מצאו את הרישום. אל תתנו לפקודת התאמה מאזנת לספוג אותו.

עשו אותו דבר בחשבונות הלוואה, לפי דפי החשבון של המלווה. יתרת פתיחה שאינה תואמת עוד לדף החשבון: יתרת הפתיחה של ההתאמה שגויה.

ומה אם ההמרה כווצה או השמיטה היסטוריה?

היסטוריה יכולה להיעדר משלוש סיבות: בחרתם טווח תאריכים או רשימות בלבד, קובץ Desktop כווץ כדי לרדת מתחת למגבלת הגודל, או ששנים מסוימות לא עברו מסיבה שהבחירות שלכם לא מסבירות. הראשונה היא בחירה. השנייה יכולה ליצור בעיה בביקורת. השלישית היא טעות שצריך לאתר.

הדף של Intuit אומר שהקובץ חייב להיות מתחת למגבלת גודל, ושקובץ גדול יותר חייב להיות מכווץ לפני המעבר. IRS מסביר שכיווץ מסיר את הפירוט של עסקאות ישנות וסגורות ומחליף אותו ברישומי יומן מסכמים, ושהתוכנה שומרת עותק ארכיון של הפירוט (שאלות נפוצות של IRS). השאלות הנפוצות האלה אומרות גם:

• נתונים מכווצים אינם מקובלים לשנות המס שנמצאות בביקורת.
• מותר לכווץ תאריכים מוקדמים יותר, אם הכיווץ לא נוגע בעסקאות שנוצרו או שונו בשנים שנמצאות בביקורת, או בעסקאות משנים קודמות שמשפיעות עליהן.
• אם ביקורת מתרחבת, IRS רשאי לבקש גיבוי שנעשה לפני הכיווץ, או את עותק הארכיון.

לכן מצאו את הארכיון או את הגיבוי שלפני הכיווץ ושמרו אותו יחד עם גיבוי Desktop המקורי. ייתכן שיידרש בהמשך פירוט של פריטים שממשיכים לדוח הנוכחי, כמו נכסים קבועים, הלוואות והעברות מתקופות קודמות, ולכן ודאו שהוא שרד את הכיווץ. תאריך המעבר וכמה היסטוריה להעביר: החלפת תוכנת הנהלת חשבונות באמצע השנה.

לאן הולכים ההפרשים שנשארו?

עקבו קודם אחרי כל הפרש עד עסקה. תקנו טעות שאותרה בעסקה עצמה; תיקון מבוסס שמגיע מהדוח ולא מהספרים עשוי לדרוש פקודת תיקון מתוארכת. הפרש שאי אפשר לאתר צריך עוד מעקב ובדיקה של מכין הדוח, לא פקודה מאזנת, ולא מקום ב-⁠Opening Balance Equity או בחשבון לא מסווג. אף כלל של IRS לא קובע מי מאשר זאת; כבקרה, מי שחותם על הדוח צריך לאשר כל רישום שמזיז הכנסה או הון.

פער שנשאר ב-⁠Opening Balance Equity עדיין אינו מוסבר; צריך להעביר אותו לחשבונות ההון הנכונים (Opening Balance Equity). חשבון הכנסה או הוצאה כללי מסתיר את הפער בדוח הרווח והפסד, שזורם להכנסה בדוח. אם ההפרש נמצא בשנה שכבר הוגשה, אל תערכו את אותה שנה: ראו תאריך סגירה אחרי הגשת המסים.

איך שומרים את קובץ Desktop המקורי כהוכחה?

גבו בעצמכם את קובץ Desktop נכון למעבר, לפני שמתקנים משהו, ושמרו שני עותקים במקומות נפרדים. Intuit אומרת שנתוני Desktop נשארים כפי שהשארתם אותם, עם גישה לצפייה בלבד למשך 12 חודשים אחרי שמבטלים את מנוי Desktop. זה תנאי של Intuit, לא רישום שבשליטתכם, והוא קצר מהזמן שבו שומרים רישומים תומכים: בדרך כלל 3 שנים אחרי ההגשה או מועד ההגשה, לפי המאוחר, ובמקרים מסוימים יותר (כמה זמן לשמור רישומי עסק).

IRS אומר שהבוחנים מבקשים את קובץ הגיבוי של תוכנת החשבונאות בשלב מוקדם בביקורת, ברוב המקרים שבהם הספרים מנוהלים בתוכנה, ומבקשים את שם המשתמש והסיסמה של מנהל המערכת כי את רוב קובצי הנתונים אי אפשר לקרוא בלעדיהם. בביקורת צרה ייתכן שהבוחן לא יבקש. הוא אומר שהגיבוי הוא עותק מדויק של רשומות המקור, ושאי אפשר לבדוק ייצוא ל-⁠Excel באותו אופן (שאלות נפוצות של IRS).

שמרו את הפריטים מהרשימה שבתחילת הדף, ובנוסף כל ארכיון שלפני כיווץ, קובצי PDF של דוחות Desktop ו-⁠Online לתאריך המעבר, והערה על מי ביצע את המעבר. מה לייצא לפני הביטול: רישומים לשמור כשמבטלים את QuickBooks.

מתי זו עבודה לאיש מקצוע לפני הדוח?

כשתיקון הספרים פירושו להחליט מה הדוח צריך להציג. דף שמירת הרישומים של IRS אומר שרישומים חייבים לתמוך בפריטים שמדווחים בדוח, ולכן הספרים והדוח צריכים לספר אותו סיפור. פנו לאיש מקצוע אם אחד מאלה נכון:

• מאזן Online, קובץ Desktop והדוח שהוגש שונים כולם.
• חודש לא מתאים אחרי שהתחלתם מחדש מדף החשבון הטוב האחרון.
• שנה שכבר הוגשה עומדת להשתנות, או שנים כווצו.
• הפרשים בהכנסה, בשכר או ביתרות מס מכירה אחרי המעבר, ודוח או הגשה מגיעים למועדם.
• הודעה או ביקורת פתוחות.

הביאו את גיבוי Desktop, את הדוחות לאותו תאריך משני הקבצים, את הדוחות שהוגשו ואת דפי החשבון. מה הספרים צריכים להציג בתאריך הפתיחה, ואילו תיקונים שייכים לספרים ואילו לדוח, הם עניין של מי שחותם על הדוח, לא של התוכנה.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד ומשתמשות בדולרים אמריקאים.

LLC של מסעדה שעבר ב-⁠31 בדצמבר

A/R ב-⁠Desktop הוא ⁦US$52,000⁩ וב-⁠Online הוא ⁦US$48,000⁩. גיול חייבים לפי לקוח, שהורץ נכון ל-⁠31 בדצמבר בשני הקבצים, מראה שכל ⁦US$4,000⁩ נמצאים אצל לקוח אחד: חשבונית שנמצאת ב-⁠Desktop ולא ב-⁠Online. הבעלים בודק בדף החשבון של הלקוח שהחשבונית אמיתית. התיקון הוא רישום אחד בקובץ Online, עם התאריך האמיתי של החשבונית, ב-⁠31 בדצמבר או לפניו, בשנה שהדוח שלה עדיין לא הוגש. הרצה חוזרת הייתה מחליפה גם את שבועות העבודה שנעשו ב-⁠Online מאז המעבר.

חברת S של קבלן שההתאמה הראשונה שלה שגויה ב-⁠⁦US$15,000⁩

התאמת הבנק הראשונה ב-⁠Online נפתחת ב-⁠⁦US$135,000⁩ מול דף חשבון של ⁦US$120,000⁩. פירוט העסקאות מראה ⁦US$15,000⁩ של הפקדות שהוזנו פעמיים: פעם אחת בהעברה, ופעם נוספת כשההזנה האוטומטית מהבנק טענה שוב הפקדות מתחילת השנה. החברה מסירה את הכפילויות, בודקת שההכנסה אינה מנופחת, ומתאימה מחדש מדף החשבון הראשון של השנה, ומוודאת שכל חודש נפתח ביתרת הסיום של דף החשבון הקודם.

LLC עם שני חברים שממוסה כשותפות והעביר רק רשימות ויתרות ב-⁠1 בינואר

קובץ Online נפתח בהפרש של ⁦US$9,000⁩ מ-⁠Schedule L שהוגש בשנה שעברה. מאזן Desktop תואם ליתרות הפתיחה ב-⁠Online, ולכן המעבר אינו הסיבה. הדוח כלל התאמה של ⁦US$9,000⁩ בסוף השנה שמעולם לא הוזנה בקובץ Desktop. הספרים נפתחים לפי המספר ב-⁠Desktop, וההפרש מוסבר בהצהרה, כפי שהוראות טופס 1065 קובעות. מכין הדוח מחליט אם הספרים צריכים לרשום גם את ההתאמה.

המצב שלכם שונה?

• דוח מגיע למועד ההגשה וההבדלים אינם מוסברים במה שהעברתם: היתרות השתנו אחרי המעבר, הספרים אינם תואמים ל-⁠Schedule L של השנה שעברה, או ששנים כווצו. אילו תיקונים שייכים לספרים ואילו לדוח הוא שיקול דעת של מכין הדוח. הכריעו בכך לפני שהדוח מתחיל, עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• שנה שכבר הוגשה עומדת להשתנות: ראו תאריך סגירה אחרי הגשת המסים.
• הספרים מפגרים גם בחודשים: ראו השלמת הנהלת חשבונות מפגרת.
• חשבונות ההון של השותפים לא מתאימים ל-⁠⁦K-1⁩: ראו חשבונות הון של שותפים.
• עוד לא החלטתם אם להישאר ב-⁠Desktop: ראו הפסקת QuickBooks Desktop.
• עברתם לתוכנה שאינה QuickBooks Online: ההשוואה לאותו תאריך וההתאמה לדוח שלעיל עדיין חלות; מה שכלי המעבר מעביר נקבע בכללי הספק. לבחירת תוכנה, ראו חלופות ל-⁠QuickBooks שרואה החשבון שלכם תומך בהן.
• הודעה או ביקורת פתוחות: IRS אומר שנתונים מכווצים אינם מקובלים לשנים שנמצאות בביקורת, ולכן שאלו את מי שמייצג אתכם לפני שמכווצים או מוחקים את הקובץ. ראו ביקורת של IRS בעסק קטן.