החלפת תוכנת הנהלת חשבונות באמצע השנה בארצות הברית

להחליף תוכנת הנהלת חשבונות באמצע השנה או לחכות לסוף השנה?

סוף השנה הוא הזמן הפשוט ביותר לעבור, כי אז מערכת אחת מחזיקה את כל שנת המס. מעבר באמצע השנה מתאים כשהספרים מותאמים עד סוף חודש והקובץ הישן נשמר, אבל אז צריך לבנות את הדוח, את טפסי 1099 ואת טפסי השכר משתי מערכות.

המתנה לסוף השנה מתאימה לעסק שהתוכנה הישנה שלו ממשיכה לעבוד ומשולמת עד סוף השנה. מעבר מוקדם יותר מתאים לעסק שמאבד תמיכה או גישה, או שעומד בפני חידוש מנוי, לפני כן: בחרו את סוף החודש הקרוב שהחשבונות בו מותאמים. העלאת מחיר לבדה לא משנה את מה שהמעבר צריך לעשות.

עמודת סוף השנה מניחה שנת מס שמסתיימת ב-⁠31 בדצמבר. אם שנת המס מסתיימת בחודש אחר, רק דוח הרווח וההפסד מסתיים במערכת אחת: טפסי 1099 מדווחים על שנה קלנדרית ודוחות השכר עוקבים אחרי הרבעון או השנה הקלנדריים. תקופות מס מכירה עוקבות אחרי הלוח שהמדינה קבעה, ולכן אפילו מעבר ב-⁠31 בדצמבר יכול ליפול בתוך אחת מהן: קליפורניה מפעילה בסיס הגשה שנתי לפי שנת כספים שמסתיימת ב-⁠30 ביוני.

המעבר אינו פשוט כשאחד מאלה חל:

• השכר מנוהל בתוך קובץ הנהלת החשבונות.
• מס מכירה נגבה ביותר ממדינה אחת.
• לעסק יש מלאי.
• יש כמה חיבורים אוטומטיים לבנק או לכרטיסי אשראי (bank feed), או יותר מישות אחת.
• בחשבון יש מטבע זר, או שהבעלים או חברת האם נמצאים מחוץ לארה״ב.
• חלק מהחודשים שלפני המעבר לא הותאמו.
• שנת המס מסתיימת בחודש שאינו דצמבר.

אספו לפני שבוחרים תאריך:

• מאזן הבוחן: יתרת כל חשבון בתאריך אחד, בסוף החודש המותאם האחרון.
• דוחות גיול של חייבים וזכאים: חשבוניות לקוחות שלא שולמו וחשבוניות ספקים שלא שולמו, כל אחת עם תאריכה.
• רשימת הרכוש הקבוע, עם העלות והפחת שנצבר עד היום.
• תשלומים לספקים עד היום, ודוחות שכר ומס מכירה מתחילת השנה.
• גיבוי מלא של הקובץ הישן.

ספרו למי שמכין את הדוח מהו תאריך המעבר לפני שעוברים: מכין הדוחות יצטרך את הדוחות של שתי המערכות בסוף השנה.

האם החלפת תוכנה משנה את שנת המס או את שיטת החשבונאות?

לא. החלפת תוכנה לא משנה לא את שנת המס ולא את שיטת החשבונאות: שתיהן נגזרות מהדוחות שכבר הוגשו, לא מהתוכנה. פרסומי IRS שמצוטטים כאן אינם עוסקים בהחלפת תוכנה עצמה; המסקנה נובעת מההגדרות של שנת מס ושל שיטת חשבונאות שב-פרסום 538.

הדוח מכסה את שנת המס כולה, ולכן הוא לא מתפצל בתאריך המעבר.

פרסום 583 קובע להשתמש באותה שיטת חשבונאות כדי לחשב הכנסה חייבת וכדי לנהל את הספרים; פרסום 334 קובע אותו דבר לעסק קטן. התקנה גמישה יותר: רשומות החשבונאות כוללות התאמה של כל הפרש בין הספרים לדוח. ספרים בשיטה אחת ודוח בשיטה אחרת: ספרים בשיטת צבירה ודוח מס בשיטת מזומן. המלכודת היא הגדרה בקובץ החדש שממנה נבנה הדוח. אם בסיס הדיווח, שיטת תמחור המלאי או הפחת שלו שונים ממה שהדוחות שהוגשו השתמשו בו, הטיפול בפריט מהותי עלול להשתנות. פרסום 538 קובע ששינוי שיטה כולל שינוי בטיפול בכל פריט מהותי, ושינויים כמו שיטת הערכת המלאי או שיטת הפחת דורשים בדרך כלל אישור IRS, שמבקשים באמצעות טופס 3115. שינוי אוטומטי מוגש עם הדוח שהוגש במועד לשנת השינוי, ועותק חתום נשלח ל-⁠IRS עד היום שבו הדוח מוגש; שינוי לא אוטומטי מוגש במהלך אותה שנה. תיקון טעות חישוב או רישום אינו שינוי שיטה. אם הפרש הוא האחד או השני, זו החלטה של מכין הדוחות, שמתקבלת לפני שהקובץ החדש מזין דוח. מעבר מכוון משיטת מזומן לשיטת צבירה: מעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה.

איזה תאריך מעבר לבחור?

בחרו את היום האחרון של חודש שחשבונות הבנק והאשראי בו מותאמים לדפי החשבון, ואם אפשר לחכות, את היום האחרון של שנת המס. פרסום 583 קובע להתאים את חשבון העו״ש מדי חודש.

מעבר בסוף השנה עדיין ממתין לפקודות שמכין הדוחות רושם אחרי סוף השנה, כמו פחת והפרשות. אם הקובץ החדש נפתח לפני שנרשמו, הזינו כל אחת כפקודה אחת עם תאריך, אחרת יתרות הפתיחה לא יתאימו לדוח שהוגש.

בכל תאריך, רשמו אותו, הפסיקו להזין בקובץ הישן כל דבר עם תאריך מאוחר ממנו, והגדירו שם תאריך נעילה (תאריך שלפניו הקובץ מסרב לפקודות חדשות) אם יש כזה. נעילת תקופה: תאריך סגירה אחרי הגשת המסים.

מה מעבירים לתוכנה החדשה?

העבירו יתרות לתאריך המעבר, לא היסטוריה: מאזן בוחן פתיחה אחד, חשבוניות לקוחות וספקים פתוחות לפי מסמך, הרשימות ורשימת הנכסים.

פרסום 583 קובע שרשומות נכסים מראות את מחיר הרכישה, השיפורים, ניכוי סעיף 179 והפחת שנלקח, ושמסמכי מלאי מראים את הסכום ששולם. מערכת של רישום כפול מתאזנת מעצמה, ולכן פקודת פתיחה שאינה מתאזנת מכילה טעות.

יתרות פתיחה שמתיישבות עם הדוח שהוגש: יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.

מעבירים עסקאות ישנות, או רק יתרות וארכיון?

יתרות וארכיון מספיקים בדרך כלל לדוח. מעבירים עסקאות ישנות רק כשמישהו צריך את הפירוט בתוך המערכת החדשה, למשל מלווה או משקיע שמשווים חודשים לאורך השנה.

• יתרות נכנסות דרך פקודת הפתיחה שלמעלה.
• הארכיון הוא הקובץ הישן כולו, כפי שהוא. הוא נשאר הרשומה המקורית של כל עסקה קודמת: קובץ שנבנה מחדש בהקלדה חוזרת של עסקאות אינו עותק של הספרים והרשומות של הרישום המקורי, ואינו עונה על בקשת IRS לגיבוי.
• עסקאות הן החלק המסוכן: כל אחת שמועברת היא עוד הזדמנות לספור משהו פעמיים. אם אתם צריכים את כל השנה בקובץ אחד, פתחו את הקובץ החדש ביום הראשון של שנת המס והזינו את החודשים שעברו מדפי החשבון, כפי שמתואר ב-יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון, במקום לייבא פרוסה של היסטוריה. בספרים בשיטת צבירה דפי חשבון אינם מספיקים: גם החשבוניות, חשבוניות הספקים והפקודות הלא־מזומניות, כמו פחת, נכנסות.

השתמשו במקור אחד לפעילות הבנק של כל תקופה: הקובץ הישן, או דפי החשבון, או חיבור לבנק, אף פעם לא שניים.

איך מקבלים דוח רווח והפסד לשנה מלאה כשהשנה בשתי מערכות?

דוח הרווח וההפסד לשנה מלאה הוא הדוח של המערכת הישנה מהיום הראשון של שנת המס עד תאריך המעבר, בתוספת הדוח של המערכת החדשה מהיום שאחריו ועד היום האחרון של השנה, מחוברים חשבון אחר חשבון, אלא אם הקובץ החדש כבר מחזיק את החודשים המוקדמים. בחרו אחת משלוש דרכים לפני הייבוא, ולעולם אל תוסיפו את הדוח הישן לקובץ חדש שכבר מחזיק את החודשים המוקדמים.

בכל דרך:

1. לפני המעבר, מפו כל חשבון ישן לחשבון חדש בגיליון אחד.
2. הפיקו את דוח הרווח וההפסד הישן מהיום הראשון של השנה עד תאריך המעבר ושמרו אותו כקובץ.
3. בסוף השנה, הפיקו את דוח הרווח וההפסד החדש לתאריכים התואמים.
4. התאימו את ההכנסה נטו הישנה עד היום למה שהקובץ החדש מחזיק עבורה: בתוך ההון בדרך הראשונה, ביתרות הכנסות והוצאות בדרך השנייה.
5. העבירו למכין הדוחות את שני הדוחות המקוריים ואת הדוח המשולב.

שותפות או חברת S צריכות גם הון מדויק לפי בעלים בתאריך המעבר; ראו קביעת ההון של הבעלים.

איך שומרים על סכומי ספקים נכונים מתחילת השנה לטפסי 1099 בשתי מערכות?

סכמו את התשלומים לכל מקבל תשלום משתי המערכות עבור השנה הקלנדרית לפני שמחליטים מי מקבל טופס ⁦1099-NEC⁩. המבחן הוא האם שילמתם למקבל התשלום לפחות ⁦$2,000⁩ במהלך השנה. מקבל תשלום שנשאר מתחת לסכום הזה בכל מערכת יכול לעבור אותו בסך הכול. מקבל תשלום שממנו ניכיתם מס הכנסה פדרלי לפי ניכוי גיבוי במקור (backup withholding) צריך טופס בכל סכום.

1. לפני המעבר, הפיקו דוח תשלומים לפי ספק מ-⁠1 בינואר עד תאריך המעבר. השתמשו בתשלומים ולא בחשבוניות: המבחן סופר סכומים ששולמו.
2. שמרו את הדוח הזה עם השם, מספר הזיהוי, סוג הישות ומצב טופס ⁦W-9⁩ של כל מקבל תשלום.
3. במערכת החדשה, הגדירו כל מקבל תשלום פעם אחת, באותו שם ובאותו מספר זיהוי. מקבל תשלום שנכתב בשתי דרכים מפצל את הסך.
4. בסוף השנה, חברו את התשלומים שלפני המעבר לדוח של המערכת החדשה, מקבל תשלום אחר מקבל תשלום.
5. השמיטו מה שהטופס לא מכסה. מי מקבל טופס, כולל תשלומים בכרטיס אשראי וחברות, מופיע ב-אילו קבלנים מקבלים טופס 1099.

טפסי 1099 מדווחים סכומים ששולמו במהלך השנה הקלנדרית, ולכן עסק עם שנת מס כספים שעובר בסוף שנת הכספים שלו עדיין מחזיק שנה קלנדרית שמתפצלת בין שתי מערכות. טפסים שכבר הוחמצו: טפסים מאוחרים לקבלנים ולעובדים.

איך נמנעים מספירה כפולה של אותה חשבונית, הפקדה או חשבונית ספק?

הזינו כל פריט פעם אחת: יתרות נכנסות דרך פקודת הפתיחה, חשבוניות לקוחות וספקים פתוחות (ספרים בשיטת צבירה) כפריטים פתוחים בלבד, והכנסות והוצאות שתאריכן עד תאריך המעבר, כולל, רק דרך הדרך לשנה מלאה שבחרתם.

שלוש השורות הראשונות מתאימות לספרים בשיטת צבירה. בשיטת מזומן חשבונית או חשבונית ספק שלא שולמה עדיין אינה הכנסה או הוצאה: שיטת מזומן סופרת הכנסה כשהיא מתקבלת ושיטת צבירה כשהיא נצברת, ולכן תשלום אחרי המעבר הוא הכנסה או הוצאה חדשה בספרים בשיטת מזומן, ורק סוגר את הפריט הפתוח בספרים בשיטת צבירה. עוד ב-יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון. כפילויות שכבר נמצאות בקובץ: הכנסה כפולה.

איך בודקים שהקובץ החדש תואם לישן בתאריך המעבר?

הקובץ החדש תואם כשכל חשבון מאזן במאזן הבוחן שלו בתאריך המעבר שווה לחשבון בקובץ הישן אחרי המיפוי, והרווח מתחילת השנה מתאים.

שמרו את שני מאזני הבוחן כקבצים עם תאריך; הם הראיה ששני הקבצים מתאימים. התאימו את החודש הראשון בקובץ החדש לפני שמזינים את השני.

מה נדרש מהיסטוריית השכר ומס המכירה במעבר?

שכר ומס מכירה צריכים כל אחד את היתרות שלהם מתחילת השנה ואת תקופות ההגשה שלהם, לא רק את המאזן.

שמרו את פירוט השכר ומס המכירה, לא רק סכומים. רשומות מסי תעסוקה כוללות סכומי שכר ותאריכי תשלום והפקדות מס, וכל מדינה קובעת תקופת שמירה משלה לרשומות מס מכירה.

ספק שכר חדש הוא מעבר בפני עצמו: החלפת ספק שכר. תדירות הגשה ומועדים: הגשת דוחות מס מכירה. יתרה לתשלום שכבר לא תואמת לדוח: מס מכירה לתשלום שלא תואם לדוח.

כמה זמן שומרים את הנתונים הישנים, ובאיזו צורה?

שמרו את הנתונים הישנים כל עוד הדוחות שהם תומכים בהם עדיין יכולים להיבדק או להיות מתוקנים, ושמרו את הקובץ השלם, לא רק דוחות.

רשומות הכנסה, ניכויים וזיכויים צריכות בדרך כלל 3 שנים אחרי הגשת הדוח או מועד ההגשה שלו, המאוחר מביניהם. רשומות מסי תעסוקה צריכות לפחות ארבע שנים אחרי שהמס מגיע לפירעון או שולם, המאוחר מביניהם. רשומות לנכסים שבבעלותכם, כמו רשימת הנכסים, נשמרות עד שהתקופה מסתיימת בשנה שבה מכרתם את הנכס. המקרים הארוכים יותר מפורטים ב-טבלת השמירה של IRS, והם מוסברים ב-כמה זמן לשמור רשומות עסקיות.

מה לשמור:

• קובץ הגיבוי המלא של המערכת הישנה. IRS מבקש קבצי גיבוי של תוכנת הנהלת חשבונות בשלב מוקדם של ביקורת ברוב המקרים שבהם הספרים מנוהלים בתוכנה, יחד עם כניסה בתור מנהל מערכת. הוא קובע ששכפול בגיליון אלקטרוני אינו ניתן לבדיקה כמו המקור, ושנתונים מצומצמים אינם מקובלים לשנים שנבדקות.
• חלון של 14 חודשים. בודק רשאי לבקש שהגיבוי יכלול את החודש שלפני ואחרי השנה הנבדקת, כדי לבדוק את הפרדת התקופות (cut-off). מעבר בסוף השנה עדיין משאיר את החודשים האלה בשני קבצים.
• דוחות מיוצאים, שאפשר לקרוא בלי התוכנה הישנה: רווח והפסד שנתי, מאזן, ספר ראשי, מאזן בוחן, דוחות גיול, תשלומים לספקים ודוחות שכר.
• מסמכים תומכים ששמורים רק כקבצים מצורפים בקובץ הישן. IRS אומר ש-רכישות, מכירות, שכר ועסקאות אחרות יוצרות מסמכים תומכים שמחזיקים מידע שרשמתם בספרים.
• תיאור המערכת: פרסום 583 מבקש את הרשומות הקריאות למכונה ותיאור מלא של החלק הממוחשב, כולל בקרות ומפתח החשבונות.

שמרו שני עותקים במקומות נפרדים, ובדקו שהגיבוי נפתח לפני שהמנוי הישן מסתיים. מה לייצא לפני הביטול: רשומות שצריך לשמור בעת ביטול מנוי.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד ומשתמשות בדולרים אמריקאים.

חברת S של יועצים עוברת ב-⁠1 ביולי

חברת S בארה״ב בשנה קלנדרית ובשיטת צבירה עוברת ב-⁠1 ביולי אחרי התאמת יוני. המערכת הישנה מראה מינואר עד יוני מכירות של ⁦US$180,000⁩ והוצאות של ⁦US$120,000⁩. הקובץ החדש נפתח עם יתרות 30 ביוני חוץ מהחייבים, עם חשבוניות פתוחות של ⁦US$40,000⁩ שהוזנו לפי חשבונית, ועם רשימת הנכסים. מיולי עד דצמבר המערכת החדשה מראה מכירות של ⁦US$170,000⁩ והוצאות של ⁦US$115,000⁩.

דוח הרווח וההפסד לדוח המס הוא סכום שני הדוחות: מכירות ⁦US$350,000⁩, הוצאות ⁦US$235,000⁩, רווח ⁦US$115,000⁩. החשבוניות של ⁦US$40,000⁩ כבר נמצאות במכירות של המערכת הישנה, ולכן תשלומים עליהן ביולי ובאוגוסט סוגרים את החשבוניות ואינם מכירות של יולי.

בעל עסק יחידני סופר את מרץ פעמיים

בעל עסק יחידני בארה״ב בשיטת צבירה עובר ב-⁠1 באפריל. חשבוניות שלא שולמו על עבודה של מרץ מסתכמות ב-⁠⁦US$6,000⁩. החייבים ב-⁠31 במרץ מוזנים כסך אחד של ⁦US$6,000⁩ וגם חשבוניות מרץ מיובאות. החייבים מראים ⁦US$12,000⁩. החשבוניות שיובאו רושמות גם ⁦US$6,000⁩ של מכירות מרץ בקובץ החדש, ולכן כל דוח רווח והפסד לשנה מלאה שקורא את הקובץ החדש מ-⁠1 בינואר סופר את ההכנסה הזאת פעמיים. התיקון הוא למחוק את הסך ולפתוח את החייבים לפי חשבונית, פעם אחת, רשומים מול פקודת הפתיחה.

פרילנסר שהתשלומים אליו מתפצלים בין שתי מערכות

LLC עם שני חברים שממוסה כשותפות משלמת לפרילנסר ⁦US$1,500⁩ בשיק לפני המעבר ו-⁠⁦US$1,200⁩ בהעברה בנקאית אחריו, שניהם עבור שירותים. כל מערכת מראה מקבל תשלום מתחת לסף של ⁦$2,000⁩, אבל הסך הוא ⁦US$2,700⁩. ה-⁠LLC מפיקה דוח תשלומים לפי ספק מהמערכת הישנה עד תאריך המעבר, מוסיפה את הדוח של המערכת החדשה, ואם הפרילנסר אינו חברה, ייתכן שהיא צריכה להגיש טופס ⁦1099-NEC⁩ על ⁦US$2,700⁩.

המצב שלכם שונה?

• המעבר חל באמצע השנה והקובץ שעוזבים מנהל שכר, מס מכירה, מלאי או כמה חיבורים לבנק: תאריך המעבר, ההיסטוריה שעוברת, נתוני השנה המלאה וסכומי 1099 שנבנים משתי מערכות, ופתיחה שמתיישבת עם הקובץ הישן תלויים זה בזה, וטעות באחד מופיעה בשאר. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות לפני המעבר.
• חודשים לפני המעבר אף פעם לא הותאמו: יתרות הפתיחה יורשות כל טעות, ולכן התאימו קודם. ראו השלמת ספרים שמתעכבים וכן עזרה בהנהלת חשבונות.
• בחשבון יש מטבע זר, או שהבעלים או חברת האם נמצאים מחוץ לארה״ב: ראו חשבונות במטבע זר בספרים אמריקאיים, ספרים לחברת בת אמריקאית של חברת אם זרה ולדיווחים, עזרה במיסוי חוצה גבולות.
• החלפתם גם רואה חשבון ויש לכם רק דוחות של השנה שעברה: ראו יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.
• תוכנת הנהלת החשבונות שלכם מופסקת: ראו תוכנת הנהלת חשבונות מותקנת שמופסקת. אם היתרות נשברו אחרי המעבר, ראו יתרות שגויות אחרי מעבר מתוכנה מותקנת לענן וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם עדיין בוחרים את התוכנה החדשה: ראו תוכנות שרואה החשבון שלכם יתמוך בהן וכן השוואה בין שני מוצרים.
• גם השכר עובר: ראו החלפת ספק שכר.
• הגדרות הקובץ החדש ישנו משיטת מזומן לשיטת צבירה, או את הטיפול במלאי או בפחת: ייתכן שזה שינוי שיטה; ראו מעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• השנה שהוגשה ממשיכה להשתנות בקובץ החדש: ראו תאריך סגירה אחרי הגשת המסים.
• הודעה או ביקורת פתוחות: IRS אומר ש-נתונים מצומצמים אינם מקובלים לשנים שנבדקות, וקובץ שהוקלד מחדש אינו עותק של הספרים המקוריים. ראו ביקורת של IRS בעסק קטן לפני שמשנים את הקובץ הישן.