מס מכירה לתשלום או דוח התחייבויות שלא תואמים לדוח שהוגש

למה יתרת מס המכירה לתשלום שלי לא תואמת לדוח שהגשתי?

יתרת מס מכירה לתשלום (חשבון ההתחייבות שמחזיק את המס שחייבים למדינה), דוח התחייבויות של מס מכירה ודוח מס מכירה שהוגש מודדים את אותו מס בשלוש דרכים, ולכן הם שונים עד שמוסיפים בחזרה כל פער ידוע. היתרה לתשלום היא מס מכירה שחויב או נגבה, בתוספת מס שימוש שנצבר, פחות מס ששולם. דוח ההתחייבויות מסכם את המס בחשבוניות הלקוחות של התקופה. הדוח מדווח על מכירות ברוטו, מכירות חייבות ורכישות חייבות, מחשב את המס ואז מנכה הנחה או זיכוי (הוראות טקסס; עלון ניו יורק). העמוד הזה משתמש בדוחות של טקסס, ניו יורק וקליפורניה כדוגמאות; הטופס של המדינה שלכם קובע את השורות, ההנחה ודרך התיקון.

מקרה אינו פשוט, ולעיתים דורש בדיקה של איש מקצוע, כשמעורבים כמה מדינות או שיעורים, כשהיתרה לא מתיישבת יותר מרבעון, כשהיתרה לתשלום גדולה ממה ששולם למדינה, כשדוח כבר תוקן פעם, או כשהגיעה הודעה ממדינה. אספו כל דוח שהוגש עם אישור התשלום ודף הבנק, את דוח מס המכירה לפי רשות, פירוט ספר ראשי של חשבון המס לתשלום, תעודות הפטור, וכל דוח מתוקן או הודעה.

התחילו במדינה אחת ובתקופה אחת: קחו את הדוח שהוגש, לא טיוטה בתוכנה שלכם, התאימו את הסכום ששולם למשיכה מהבנק, ואז הסבירו כל פער בטבלה.

מה דוח מס מכירה מדינתי מבקש, ומאיפה בספרים שלי בא כל מספר?

דוחות מדינתיים רבים, כמו של טקסס, ניו יורק וקליפורניה, מתחילים ממכירות ולא מהמס שגביתם, ומחשבים את המס ממכירות חייבות ומרכישות. טקסס מבקשת מכירות כוללות, מכירות חייבות ורכישות חייבות; ניו יורק וקליפורניה מבקשות מכירות כוללות, החלק הפטור ורכישות החייבות במס שימוש.

דוח שמחשב מס ממכירות חייבות יכול להיות שונה מיתרה לתשלום שמחזיקה את המס שהחשבוניות שלכם חייבו בפועל. השניים מתאימים רק כאשר, בין השאר, כל חשבונית חויבה בשיעור הנכון על הפריטים הנכונים.

איך מוצאים את “סך המכירות ברוטו” שהדוח מבקש?

סך המכירות ברוטו הוא כל מכירה של אותה מדינה ותקופה, חייבת או לא, בלי מס המכירה עצמו. כל מדינה קובעת מה נספר. טקסס סופרת כל מכירה, שירות, חכירה והשכרה, עם חיובים קשורים, מכל מקום בטקסס או לטקסס (הוראות). קליפורניה סופרת את כל המכירות הקשורות לעסק שלכם בקליפורניה, כולל עבודה, שירות, משלוח וטיפול ותקבולי חכירה והשכרה (CDTFA).

כדי לבנות את המספר מהספרים:

1. משכו מכירות של מדינה אחת, לפי היום הראשון והאחרון המדויקים של הדוח.
2. הוציאו את מס המכירה. בשורת המכירות הכוללות של טקסס הוא לא נכלל, ובדוח של קליפורניה יש שורה למס שכלול במכירות הכוללות. אם מס שנגבה הוא גם הכנסה תלוי על מי חוק המדינה מטיל אותו (פרסום 334 של IRS); קליפורניה, למשל, מטילה על המוכר את האחריות לשלם אותו. ראו מס מכירה שנגבה ושולם.
3. הוסיפו חיובים קשורים ששייכים למכירות, כמו משלוח, טיפול ועמלות. בדקו ציוד ונכסים עסקיים אחרים שנמכרו בתקופה: קליפורניה מדווחת עליהם כמכירות של מתקנים וציוד, ומחיר המכירה יכול להיות שונה מהרווח או ההפסד בספרים.
4. השאירו בפנים מכירות פטורות, מכירה חוזרת ומכירות דרך שוק מקוון. הן יוצאות בהמשך, כמכירות שאינן חייבות.
5. השוו את הסך לדוח. פער שנשאר הוא בדרך כלל מכירות עם תאריך ממש לפני התקופה או אחריה, מקור מכירות שחסר בספרים, או מס שעדיין בתוך המכירות.

גם התזמון יכול להיות שונה. ניו יורק וקליפורניה דורשות לדווח על מכירה בתקופה שבה היא נעשתה, גם אם הלקוח עוד לא שילם (פרסום 750 של ניו יורק; פרסום 73 של קליפורניה). ספרים בשיטת מזומן מפגרים בחשבוניות שלא שולמו בסוף התקופה; ראו שיטת מזומן או שיטת צבירה. להפקדות וסכומי טופס ⁦1099-K⁩ ראו התאמת מכירות והעברות.

אילו מכירות נמצאות במכירות ברוטו אבל אין עליהן מס?

מכירות למשווקים חוזרים ולקונים פטורים, מכירות ששוק מקוון גובה עליהן מס, מכירות שנמסרו מחוץ למדינה ופריטים שאינם חייבים נשארים כולם במכירות ברוטו ויוצאים מהמכירות החייבות. קליפורניה אומרת שהרישומים של מוכר צריכים להראות תקבולים ברוטו מכל המכירות, גם כאלה שהמוכר רואה כפטורות.

בתוכנות הנהלת חשבונות רבות דוח התחייבויות סופר מכירה כחייבת אלא אם הלקוח או הפריט מסומנים כפטורים; בדקו איך התוכנה שלכם מטפלת בהם. כל עוד הסימונים לא תואמים לתעודות, המכירות החייבות לא יתאימו לדוח. ראו תעודות פטור מלקוחות והגשת דוחות מס מכירה למכירות דרך שוק מקוון בדוח.

לאן הולכים הנחה על הגשה במועד וזיכוי גבייה למוכר?

בדוח, הנחה או זיכוי מקטינים את הסכום שמשלמים, לא את המס. כשמוכר משלם פחות ממה שגבה, ההפרש נשאר ביתרה לתשלום עד שמעבירים אותו לחשבון משלו; לרישום ראו מס מכירה שנגבה ושולם.

טקסס מאפשרת למוכר בעל היתר לקחת ⁦0.5%⁩ ממס שדווח ושולם במועד, ועוד ⁦1.25%⁩ למגישים חודשיים או רבעוניים ששילמו מקדמה בהערכה סבירה של מס התקופה ועמדו בשאר כללי המקדמה (Texas Comptroller; שאלות נפוצות על מקדמה). הזיכוי של משלם מקדמה בדוח גדול מהמזומן ששולם מראש, כי הזיכוי כולל את ההנחה (הוראות). זיכוי הגבייה למוכר בניו יורק הוא ⁦5%⁩ מהמסים והאגרות שדווחו, עד ⁦$200⁩ לכל תקופה רבעונית או שנתית; מגישים חודשיים לא מקבלים אותו (⁦TB-ST-925⁩).

ההנחה בטקסס והזיכוי בניו יורק תלויים שניהם בהגשה ובתשלום במועד. טקסס אומרת למגישים לא לקחת את ההנחה אם הדוח או התשלום מאוחרים. ניו יורק לא מאפשרת זיכוי בדוח באיחור או בדוח מתוקן, או כשהסכום המלא לא שולם במועד, ואין העברה לתקופות הבאות. לא כל מדינה נותנת זיכוי כזה; מדריך היתר המוכר של קליפורניה לא מתאר אף אחד.

איך עיגול, מחירים שכוללים מס ומס על משלוח יוצרים הפרשים קטנים?

עיגול, מחירים שכוללים מס ומס על משלוח מזיזים כל אחד את המס באגורות לחשבונית, או בחלק מהחשבונית, ולכן אלה המקומות הראשונים לחפש בהם פער קטן.

• עיגול. טקסס מורה למוכרים לחשב מס על מכירה עד הספרה העשרונית השלישית, ולעגל כלפי מעלה לסנט הבא מחמש ומעלה (שאלות נפוצות של טקסס), ואז לדווח על שורות מכירות בדולרים שלמים (הוראות). קליפורניה מאפשרת למוכר לעגל את הדוח לדולר השלם הקרוב. ניו יורק מורה למוכרים לחשב מס על סך העסקה, ולא פריט פריט, כשלפריטים אותו שיעור (פרסום 750). מס שסוכם חשבונית אחרי חשבונית ומס שחושב על סך התקופה יכולים להיות שונים באגורות.
• מחירים שכוללים מס. כשמחיר כולל מס, מחיר המכירה הוא המחיר מחולק בסכום של אחד ועוד השיעור, והשאר הוא מס (שאלות נפוצות של טקסס). אם המחיר המלא נרשם כמכירות, המכירות מנופחות והמס יושב בהכנסה במקום ביתרה לתשלום.
• משלוח ומסירה. טקסס מטילה מס על חיובי מסירה ומשלוח הקשורים לפריטים חייבים. ניו יורק כוללת משלוח, טיפול ומסירה כשמחשבת מס על רכוש חייב. במדינות האלה, חשבונית שחייבה את הפריט אבל לא את המשלוח, או להפך, גובה סכום שונה מזה שהדוח מחשב. קליפורניה מנכה חיובי מסירה ששולמו לחברת הובלה עצמאית כשהם מופרדים בחשבונית; כל סכום מעל העלות בפועל נשאר חייב במס. בדקו את הכלל של המדינה שלכם לפני שאתם קוראים להפרש במשלוח טעות.

פער של אגורות לחשבונית יכול להיות עיגול, אבל חשבו מחדש את החשבוניות ואת הדוח לפי כלל המדינה לפני שאתם קוראים לו כך. טעות קטנה בשיעור או בחיוב יכולה להיראות אותו דבר, ועיגול שלא נרשם יכול להצטבר על פני תקופות. נקו רק את הסכום שהחישוב מסביר.

איך מס שימוש מופיע בדוח אבל לא בדוח ההתחייבויות?

הדוח מוסיף מס על הרכישות החייבות של העסק עצמו, ודוח התחייבויות שנבנה מחשבוניות ללקוחות אף פעם לא רואה אותן. מוכר בטקסס עם היתר מדווח על מס שימוש בפריט 3, רכישות חייבות. עסק רשום בניו יורק מדווח עליו בדוח מס המכירה שלו, למשל על רכוש חייב שנקנה ממוכר ממדינה אחרת שלא גבה מס ניו יורק (⁦TB-ST-910⁩). בדוח של קליפורניה יש שורה לרכישות החייבות במס שימוש.

מס שימוש חל גם על רכישות שנגבה עליהן רק חלק מהמס, ועל פריטים שנלקחו ממלאי למכירה חוזרת לשימוש העסק עצמו. פריט 3 של טקסס ועמוד מס השימוש מראים את שניהם; הדוח של ניו יורק מכסה רכישות במקום אחד לשימוש במקום אחר עם שיעור גבוה יותר.

לכן המס לתשלום בדוח הוא מס על מכירות בתוספת מס שימוש. אם מס השימוש לא נצבר בספרים, התשלום גדול מהיתרה לתשלום בסכום הזה. למה שחייב במס ואיך לרשום זאת ראו מס שימוש על רכישות עסקיות ומס מכירה שנגבה ושולם.

מה הודעות זיכוי, החזרים וחובות אבודים עושים ליתרה?

הודעת זיכוי או החזר מקטינות את המס שאתם חייבים רק אם המדינה מאפשרת לקחת אותן, והדוח עשוי לקחת אותן בתקופה אחרת מהספרים. התנאים שונים בין מדינות.

• קליפורניה מנכה סחורה חייבת שהוחזרה רק כשהמחיר המלא, כולל המס, הוחזר או זוכה, וחוב אבוד על מכירה חייבת רק אם נמחק; התנאים בהוראות CDTFA. מס שדווח ושולם בדוח קודם נתבע בלוח נפרד, לתקופה שבה קרה הזיכוי. זיכוי ששייך לדוח קודם שכבר הוגש דורש דוח מתוקן או תביעת החזר.
• טקסס מאפשרת למוכר לתבוע זיכוי בפריט 2 על ידי ניכוי מכירות שהמס עליהן שולם בטעות או הוחזר, ולצרף טופס ⁦01-148⁩. זיכוי על חוב אבוד חייב להיות מוגש באופן אלקטרוני (הוראות).

בספרים, הודעת זיכוי מקטינה את היתרה לתשלום בתאריך שלה. אם הדוח לוקח את הזיכוי בתקופה אחרת, שתי היתרות שונות עד אז. לרישומים ראו רישום החזרים בספרים ומחיקת חשבוניות שלא שולמו.

למה יתרת מס מכירה אף פעם לא מתאפסת?

יתרה שלא מתאפסת היא בדרך כלל תשלום שנרשם בתקופה, במדינה או בחשבון הלא נכונים, או פער שלא נרשם. כל אחד משאיר דפוס אחר בספר הראשי.

יתרה שנשארה מהנחה, ממס שימוש או ממקדמה מוסברת בסעיפים שלמעלה.

שיעור שגוי לא גורם להפרש להיעלם. טקסס מחייבת את המוכר בסכום הנכון (שאלות נפוצות). בקליפורניה, מס שנגבה מעל המגיע חייב לחזור ללקוח או להיות משולם למדינה ומדווח; בדוח יש שורה למס עודף שנגבה. ניו יורק אומרת למגישים להעביר את כל מה שגבו כמס, גם אם הוא יותר מהמס המגיע. תקנו את החשבוניות ואת ההגדרה, ואז החליטו איך מתקנים את התקופה.

אילו שלבים מקשרים את הדוח, התשלום והספר הראשי ביום ההגשה?

התאימו מדינה אחת ותקופה אחת בכל פעם, מהדוח שהוגש אל הספרים.

1. קחו את הדוח שהוגש ואת אישור התשלום שלו, לא את הטיוטה.
2. השוו מכירות כוללות בדוח למכירות בספרים, בלי מס. הסבירו כל פער בבדיקות של גבולות התקופה, ערוץ המכירה ומס שנכלל במכירות שלמעלה.
3. השוו מכירות חייבות בדוח לדוח ההתחייבויות. הסבירו כל פער במכירות פטורות, מכירה חוזרת ושוק מקוון.
4. השוו את המס על מכירות למס שנגבה בספרים. רשמו חשבוניות שחויבו בשיעור שגוי או על פריטים שגויים.
5. הוסיפו מס שימוש, ואז עקבו אחרי סדר הדוח לזיכויים, הנחות ותשלומים. זיכוי מקדמה בטקסס כבר כולל את ההנחה שלו, וההנחה על הגשה במועד חלה רק על היתרה שנשארת אחריו. טקסס לוקחת זיכויי החזר וטעות בתוך המכירות החייבות, ולכן נתון המס כבר משקף אותם; הזיכויים של קליפורניה לתקופות קודמות יורדים מהמס. הפחיתו תשלומים קודמים או תשלומי יתר שהוחלו על התקופה והוסיפו קנס וריבית. אם כל פער מוסבר, התוצאה תואמת את הסכום לתשלום בדוח, שהתשלום צריך להיות שווה לו.
6. התאימו כל תשלום, כולל מקדמה, למשיכה מהבנק, לרישום שלו ולהיסטוריית החשבון של המדינה לאותה תקופה.
7. גלגלו את היתרה לתשלום קדימה: יתרת פתיחה, בתוספת מס מכירה שחויב או נגבה (כולל מס על חשבוניות שלא שולמו, כשהמדינה מדווחת על מכירות בתקופה שבה נעשו), בתוספת מס שימוש שנצבר, פחות המס בהודעות זיכוי והחזרים, פחות תשלומים, פחות ההנחה שנרשמה, שווה ליתרת הסגירה. אם הגלגול מחזיק, יתרת הסגירה תואמת למס ולמס השימוש שנצברו לתקופות שעוד לא שולמו. גבו את זה לפי מדינה ותקופה.
8. רשמו מה שנשאר, לפי חשבונית או תשלום.

מה עושים עם הפרש שאני לא מצליח להסביר, ומתי מגישים דוח מתוקן?

צמצמו אותו לפני שמתאימים אותו. רישום הפרש שלא הוסבר להכנסות או להוצאות מאפס את החשבון אבל מסתיר את הסיבה.

עד שהסיבה נמצאת, דרך אחת להחזיק את הסכום היא להשאיר אותו ביתרה לתשלום עם הערה מתוארכת; אחרי שהדפוס מראה שזה רק עיגול, אפשר לנקות אותו לחשבון עיגול. השתמשו בגלגול כדי למצוא את התקופה הראשונה שבה היתרה הפסיקה להתיישב, ואז רשמו את החשבוניות, התשלומים והזיכויים של אותה תקופה.

יתרה לתשלום שגבוהה ממה ששולם למדינה עשויה להיות מס שנגבה ולא נשלח. ניו יורק יכולה להטיל אחריות אישית על בעלים, נושאי משרה, דירקטורים, עובדים, שותפים או חברים, וקליפורניה יכולה לעשות זאת למי ששולט בעסק שנשאר חייב מס שנגבה ולא שולם במזיד. הגשת דוחות מס מכירה מכסה מי חייב בכל מדינה ועד כמה אחורה מדינה יכולה לקבוע שומה.

אם להגיש דוח מתוקן תלוי בשאלה אם הדוח שהוגש דיווח את המכירות, המכירות החייבות והמס הנכונים לתקופה, ובכללי המדינה לתיקונו. אם הדוח היה שגוי, ייתכן שצריך לתקן את התקופה. אם הדוח תואם למה שהחוק דרש ורק הספרים שגויים, צריך לתקן את הספרים. דוח יכול להתאים לחשבוניות ועדיין להיות שגוי אם החשבוניות השתמשו בשיעור שגוי או חייבו פריטים שגויים.

• קליפורניה אומרת לא להתאים את המכירות ברוטו של התקופה הנוכחית בגלל טעות קודמת: הגישו דוח מתוקן לתקופת הטעות. דוח מתוקן שמסתיים בזיכוי נחשב לבקשת החזר (CDTFA).
• טקסס מאפשרת להגיש דוח מתוקן על נייר או באינטרנט. אם הוא מראה מס שחסר, משלמים את המס הנוסף עם קנס וריבית; אם הוא מראה תשלום יתר ורוצים החזר, חייבים לעמוד בדרישות של תביעת החזר. מס ששולם בטעות, סחורה שהוחזרה וטעויות בהנהלת חשבונות הם זיכויים שלוקחים בדוח הנוכחי עם טופס ⁦01-148⁩ (הוראות).

בדקו מועדים אחרונים להחזר לפני שאתם מניחים בצד תקופה ישנה. טקסס מאפשרת בדרך כלל ארבע שנים מהתאריך שבו המס הגיע לתשלום (Comptroller). המועד האחרון בקליפורניה הוא המאוחר מבין שלוש שנים ממועד הגשת הדוח, שישה חודשים מהתשלום ביתר, או שישה חודשים אחרי שחיוב הופך לסופי (פרסום 117; סעיף 6902). ניו יורק מאפשרת שלוש שנים ממועד שבו המס היה לתשלום, או שנתיים ממועד תשלומו, לפי המאוחר מביניהם (⁦TB-ST-350⁩). הערה מתוארכת בספר הראשי לא שומרת על תביעה.

איזו דרך מתאימה היא שאלה של כל מדינה לגופה. הפרש שחוצה כמה תקופות או מדינות, או שנשאר בלי הסבר שנים, הוא מקרה לבדיקה של איש מקצוע.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה. הסכומים בדולרים אמריקאיים.

קמעונאי בטקסס: ההנחה נשארת ביתרה לתשלום

קמעונאי בטקסס שמגיש ומשלם במועד, בלי מקדמה, מוכר ⁦$48,000⁩ מכירות חייבות בחודש בשיעור משולב של ⁦8.25%⁩, ולכן המס הוא ⁦$3,960⁩. ההנחה על הגשה במועד, ⁦0.5%⁩, היא ⁦$19.80⁩, ולכן הוא משלם ⁦$3,940.20⁩. היתרה לתשלום מחזיקה את ⁦$3,960⁩ שנגבו, ואחרי התשלום נשארים ⁦$19.80⁩. כאן זו ההנחה, לא טעות, כי כל חשבונית חויבה ב-⁠⁦8.25%⁩. כשהיא נרשמת בחשבון משלה, היא מנקה את היתרה לתשלום.

מוכר מקוון: מכירות פטורות ומכירה חוזרת

מוכר מקוון רושם ⁦$120,000⁩ מכירות ברבעון בשיעור להמחשה של ⁦8%⁩, בלי מס שימוש, הנחה או זיכויים. דוח ההתחייבויות מראה ⁦$120,000⁩ במכירות חייבות, אבל עמודת המס שלו מראה ⁦$7,200⁩, כי לא חויב מס על ⁦$30,000⁩ שנמכרו למשווקים ולקונים פטורים. הדוח מדווח ⁦$120,000⁩ מכירות כוללות ו-⁠⁦$90,000⁩ חייבות, ולכן המס שלו ⁦$7,200⁩ ותואם ליתרה לתשלום. הפער הוא רק בעמודת המכירות החייבות. בדוגמה הזאת, סימון ⁦$30,000⁩ כמכירות שאינן חייבות, עם שמירת התעודות, מתאים את הדוח. אם היתרה לתשלום הייתה מראה ⁦$9,600⁩, חויב מס על המכירות הפטורות, והעודף הזה צריך תיקון משלו.

עסק בניו יורק: מס שימוש וזיכוי גבייה למוכר

עסק בניו יורק מגיש ומשלם רבעונית במלואו ובמועד. הוא גבה מלקוחות ⁦$3,000⁩ מס, בשיעור הנכון, וקנה ⁦$5,000⁩ של אספקה ממוכר ממדינה אחרת שלא חייב מס ניו יורק. בשיעור להמחשה של ⁦8%⁩, מס השימוש הוא ⁦$400⁩. הדוח מראה ⁦$3,400⁩ מס. זיכוי הגבייה למוכר הוא ⁦5%⁩ מ-⁠⁦$3,400⁩, כלומר ⁦$170⁩, מתחת לתקרה של ⁦$200⁩, ולכן התשלום הוא ⁦$3,230⁩. היתרה לתשלום מחזיקה רק את ⁦$3,000⁩ שנגבו, ולכן היא חסרה ⁦$230⁩ לעומת התשלום. בדוגמה הזאת הפער הוא ⁦$400⁩ של מס שימוש שלא נצבר, פחות ⁦$170⁩ של זיכוי שלא נרשם. מגיש חודשי לא מקבל זיכוי, ולכן התשלום שלו יהיה ⁦$3,400⁩ והפער ⁦$400⁩.

המצב שלכם שונה?

• היתרה נשארה בלי הסבר יותר מרבעון, מעורבות כמה מדינות או שיעורים, היתרה לתשלום גדולה ממה ששולם למדינה, דוח כבר תוקן פעם, או שהגיעה הודעה: אם הספרים או הדוחות שגויים, אילו תקופות צריכות דוח מתוקן ואיך לבנות מחדש את היתרה לתשלום הן שאלות לאיש מקצוע. הביאו את הדוחות שהוגשו, אישורי התשלום, דוח מס המכירה לפי רשות והספר הראשי של היתרה לתשלום אל עזרה בהנהלת חשבונות.
• מדינה שלחה מכתב ביקורת או בקשת מידע: ראו מדריך ביקורת מס מכירה.
• פספסתם דוחות, או שהמדינה שלחה חשבון משוער: ראו הגשת דוחות מס מכירה.
• אתם מתאימים את זה בכל תקופה, או מגישים בכמה מדינות: ראו מיקור חוץ של הגשת מס מכירה למה שעדיין דורש אדם גם עם תוכנה.
• חוסר ההתאמה הוא מס שחויב בשיעור מקומי שגוי: ראו שיוך מס מכירה לפי כתובת המשלוח.
• היה עליכם לגבות מס ולא גביתם: ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה, או חשבוניות שנשלחו בלי מס מכירה אם החשבוניות כבר שולמו.
• המכירות שלכם עוברות דרך שוק מקוון, מעבד תשלומים או קופה של מסעדה: ראו התאמת מכירות והעברות או מס מכירה והתאמת קופה במסעדה.
• אתם צריכים את פקודות היומן למס שנגבה, שולם ומס שימוש: ראו מס מכירה שנגבה ושולם ומס שימוש על רכישות עסקיות.