Impuesto sobre las ventas por pagar no cuadra con la declaración

¿Por qué el saldo de mi impuesto sobre las ventas por pagar no coincide con la declaración que presenté?

El saldo del impuesto sobre las ventas por pagar (la cuenta de pasivo que guarda el impuesto que se debe al estado), el informe de pasivo del impuesto sobre las ventas y la declaración presentada miden el mismo impuesto de tres maneras, por lo que difieren hasta que se suma cada diferencia conocida. El saldo por pagar es el impuesto sobre las ventas cobrado o facturado, más el impuesto sobre el uso acumulado, menos el impuesto pagado. El informe de pasivo suma el impuesto de las facturas a clientes del período. La declaración informa las ventas brutas, las ventas gravables y las compras gravables, calcula el impuesto y luego resta cualquier descuento o crédito (instrucciones de Texas; boletín de Nueva York). Esta página usa las declaraciones de Texas, Nueva York y California como ejemplos; el formulario de su estado define las líneas, el descuento y la vía de corrección.

Un caso deja de ser sencillo, y a menudo necesita la revisión de un profesional, cuando intervienen varios estados o tasas, el saldo lleva más de un trimestre descuadrado, el saldo por pagar es mayor que lo pagado al estado, una declaración ya se corrigió una vez o llegó un aviso del estado. Reúna cada declaración presentada con su confirmación de pago y el estado de cuenta bancario, el informe del impuesto sobre las ventas por jurisdicción, el detalle del libro de la cuenta por pagar, los certificados de exención y cualquier declaración corregida o aviso.

Empiece con un estado y un período: tome la declaración presentada, no un borrador de su software, haga coincidir el monto pagado con el retiro bancario y luego explique cada diferencia de la tabla.

¿Qué pide una declaración estatal del impuesto sobre las ventas y de dónde sale cada cifra en mi contabilidad?

Muchas declaraciones estatales, como las de Texas, Nueva York y California, parten de las ventas, no del impuesto que usted cobró, y calculan el impuesto a partir de las ventas y compras gravables. Texas pide las ventas totales, las ventas gravables y las compras gravables; Nueva York y California piden las ventas totales, la parte no gravable y las compras sujetas al impuesto sobre el uso.

Una declaración que calcula el impuesto a partir de las ventas gravables puede diferir de un saldo por pagar que guarda el impuesto que sus facturas realmente cobraron. Los dos coinciden solo cuando, entre otras cosas, cada factura se gravó con la tasa correcta sobre los artículos correctos.

¿Cómo encuentro las «ventas brutas totales» (total gross sales) que pide la declaración?

Las ventas brutas totales son todas las ventas de ese estado y período, gravables o no, sin el impuesto sobre las ventas. Cada estado define qué cuenta. Texas cuenta todas las ventas, servicios, arrendamientos y alquileres, con los cargos relacionados, hechos desde un lugar de Texas o hacia Texas (instrucciones). California cuenta todas las ventas relacionadas con su negocio en California, incluidos los cargos por mano de obra, servicio, envío y manejo, y los ingresos por arrendamientos y alquileres (CDTFA).

Para armar la cifra a partir de la contabilidad:

1. Extraiga las ventas de un solo estado, con el primer y el último día exactos de la declaración.
2. Quite el impuesto sobre las ventas. La línea de ventas totales de Texas lo excluye, y la declaración de California tiene una línea para el impuesto incluido en las ventas totales. Si el impuesto cobrado también es ingreso depende de a quién se lo impone la ley del estado (IRS Publication 334); California, por ejemplo, hace responsable al vendedor de pagarlo. Vea el impuesto sobre las ventas cobrado y pagado.
3. Sume los cargos relacionados que pertenecen a las ventas, como envío, manejo y tarifas. Revise los equipos y otros activos del negocio vendidos en el período: California los informa como ventas de instalaciones y equipo, y el precio de venta puede diferir de la ganancia o pérdida en la contabilidad.
4. Deje dentro las ventas exentas, de reventa y de marketplace. Salen después, como ventas no gravables.
5. Compare el total con la declaración. Una diferencia restante suele ser de ventas con fecha justo antes o después del período, una fuente de ventas que falta en la contabilidad o impuesto que sigue dentro de las ventas.

El momento de registro también puede diferir. Nueva York y California exigen informar una venta en el período en que se hace, la haya pagado o no el cliente (Publication 750 de Nueva York; Publication 73 de California). Una contabilidad en base de efectivo se atrasa por las facturas sin pagar al cierre del período; vea efectivo o acumulación. Para los depósitos y los totales del Form 1099-K, vea cómo conciliar ventas y pagos recibidos.

¿Qué ventas están en las ventas brutas pero no llevan impuesto?

Las ventas a revendedores y compradores exentos, las ventas sobre las que un marketplace cobra el impuesto, las ventas entregadas fuera del estado y los artículos no gravables permanecen en las ventas brutas y salen de las ventas gravables. California indica que los registros de un vendedor deben mostrar los ingresos brutos de todas las ventas, incluso las que el vendedor considera exentas.

En muchos programas contables, un informe de pasivo cuenta una venta como gravable salvo que su cliente o artículo esté marcado como exento; verifique cómo lo trata el suyo. Mientras las marcas no coincidan con los certificados, las ventas gravables no coincidirán con la declaración. Vea certificados de exención de los clientes y cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas para las ventas de marketplace en una declaración.

¿Dónde van el descuento por presentación a tiempo y el crédito del vendedor?

En la declaración, un descuento o crédito reduce el monto que usted paga, no el impuesto. Cuando un vendedor paga menos de lo que cobró, la diferencia queda en el saldo por pagar hasta que se traslade a su propia cuenta; para el asiento, vea el impuesto sobre las ventas cobrado y pagado.

Texas permite a un vendedor con permiso tomar 0.5% del impuesto informado y pagado a tiempo, más 1.25% adicional para los contribuyentes mensuales o trimestrales que prepagan una estimación razonable del impuesto del período y cumplen las demás reglas de prepago (Texas Comptroller; preguntas frecuentes sobre prepago). El crédito de quien prepaga en la declaración es mayor que el efectivo prepagado, porque el crédito incluye el descuento (instrucciones). El crédito por recaudación del vendedor de Nueva York es de 5% de los impuestos y cargos informados, hasta $200 por cada período trimestral o anual; los contribuyentes mensuales no lo reciben (TB-ST-925).

El descuento de Texas y el crédito de Nueva York dependen de presentar y pagar a tiempo. Texas indica a los contribuyentes que no tomen el descuento si la declaración o el pago llegan tarde. Nueva York no permite el crédito en una declaración vencida o enmendada, ni cuando el monto completo no se paga a tiempo, y ninguno se arrastra a años futuros. No todos los estados lo ofrecen; la guía del permiso de vendedor de California no describe ninguno.

¿Cómo generan diferencias pequeñas el redondeo, los precios con impuesto incluido y el impuesto sobre el envío?

El redondeo, los precios con impuesto incluido y el impuesto sobre el envío mueven el impuesto por centavos en cada factura, o por una parte de la factura, así que son los primeros lugares donde buscar una diferencia pequeña.

• Redondeo. Texas indica a los vendedores que calculen el impuesto de una venta hasta el tercer decimal, redondeando al siguiente centavo cuando es cinco o más (preguntas frecuentes de Texas), y que luego informen las líneas de ventas en dólares enteros (instrucciones). California permite al vendedor redondear la declaración al dólar entero más cercano. Nueva York indica a los vendedores que calculen el impuesto sobre el total de una transacción, no artículo por artículo, cuando los artículos tienen la misma tasa (Publication 750). El impuesto sumado factura por factura y el calculado sobre el total de un período pueden diferir por centavos.
• Precios con impuesto incluido. Cuando un precio incluye el impuesto, el precio de venta es el precio dividido entre uno más la tasa, y el resto es impuesto (preguntas frecuentes de Texas). Si el precio completo se registró como ventas, las ventas quedan sobrestimadas y el impuesto está en el ingreso en lugar de en el saldo por pagar.
• Envío y entrega. Texas grava los cargos de entrega y envío relacionados con artículos gravables. Nueva York incluye el envío, el manejo y la entrega cuando calcula el impuesto sobre bienes gravables. En esos estados, una factura que gravó el artículo pero no el envío, o al revés, cobra un monto distinto del que calcula la declaración. California deduce los cargos de entrega pagados a un transportista independiente cuando están indicados por separado en la factura; cualquier monto por encima del costo real sigue siendo gravable. Verifique la regla de su estado antes de llamar error a una diferencia de envío.

Una diferencia de centavos por factura puede ser redondeo, pero vuelva a calcular las facturas y la declaración con la regla del estado antes de darla por buena. Un pequeño error de tasa o de gravabilidad puede verse igual, y el redondeo no registrado puede acumularse con los períodos. Cancele solo el monto que explique el cálculo.

¿Cómo aparece el impuesto sobre el uso en la declaración pero no en el informe de pasivo?

La declaración suma el impuesto de las compras gravables del propio negocio, y un informe de pasivo armado con las facturas a clientes nunca las ve. Un vendedor de Texas con permiso informa el impuesto sobre el uso en el Item 3 (Taxable Purchases). Un negocio registrado en Nueva York lo informa en su declaración del impuesto sobre las ventas, por ejemplo, por bienes gravables comprados a un vendedor de otro estado que no cobró el impuesto de Nueva York (TB-ST-910). La declaración de California tiene una línea para las compras sujetas al impuesto sobre el uso.

El impuesto sobre el uso también cubre las compras que llevaron solo una parte del impuesto y los artículos sacados del inventario de reventa para uso propio del negocio. El Item 3 de Texas y su página del impuesto sobre el uso muestran ambos casos; la declaración de Nueva York cubre las compras hechas en una jurisdicción para usarse en otra con una tasa más alta.

Por eso, el impuesto a pagar de la declaración es el impuesto sobre las ventas más el impuesto sobre el uso. Si el impuesto sobre el uso nunca se acumuló en la contabilidad, el pago es mayor que el saldo por pagar por ese monto. Para saber qué se grava y cómo registrarlo, vea el impuesto sobre el uso en las compras del negocio y el impuesto sobre las ventas cobrado y pagado.

¿Qué efecto tienen las notas de crédito, los reembolsos y las cuentas incobrables en el saldo?

Una nota de crédito o un reembolso reduce el impuesto que debe solo si el estado le permite tomarlo, y la declaración puede tomarlo en un período distinto al de la contabilidad. Las condiciones varían según el estado.

• California deduce la mercancía gravable devuelta solo cuando se devolvió o acreditó el precio completo, incluido el impuesto, y una cuenta incobrable de una venta gravable solo si se dio de baja; las condiciones están en las instrucciones de la CDTFA. El impuesto informado y pagado en una declaración anterior se reclama en un anexo aparte, por el período en que ocurrió el crédito. Un crédito que correspondía a una declaración anterior ya presentada necesita una declaración enmendada o una solicitud de reembolso.
• Texas indica al vendedor que reclame un crédito en el Item 2 restando las ventas sobre las que se pagó impuesto por error o que se reembolsaron, y que adjunte el Form 01-148. El crédito por una cuenta incobrable debe presentarse por vía electrónica (instrucciones).

En la contabilidad, una nota de crédito reduce el saldo por pagar en su propia fecha. Si la declaración toma el crédito en otro período, los dos saldos difieren hasta entonces. Para los asientos, vea cómo registrar reembolsos y cómo dar de baja facturas sin pagar.

¿Por qué un saldo del impuesto sobre las ventas nunca se cancela?

Un saldo que nunca se cancela suele ser un pago registrado en el período, estado o cuenta equivocados, o una diferencia que nunca se registró. Cada causa deja un patrón distinto en el libro contable.

Un saldo que dejó un descuento, el impuesto sobre el uso o un prepago se explica en las secciones anteriores.

Una tasa equivocada no hace desaparecer la diferencia. Texas exige al vendedor el monto correcto (preguntas frecuentes). En California, el impuesto cobrado por encima de lo debido debe devolverse al cliente o pagarse al estado e informarse; la declaración tiene una línea de impuesto cobrado en exceso (Excess tax collected). Nueva York indica a los contribuyentes que remitan el total que cobraron como impuesto, aunque sea más que el impuesto debido. Corrija las facturas y la configuración, y luego decida cómo se corrige el período.

¿Qué pasos permiten cuadrar la declaración, el pago y el libro contable el día de la presentación?

Cuadre un estado y un período a la vez, empezando por la declaración presentada y retrocediendo hacia la contabilidad.

1. Tome la declaración presentada y la confirmación de su pago, no el borrador.
2. Compare las ventas totales de la declaración con las ventas de la contabilidad, sin el impuesto. Explique cualquier diferencia con las revisiones de fecha de corte, canal e impuesto dentro de las ventas que se describen arriba.
3. Compare las ventas gravables de la declaración con el informe de pasivo. Explique cualquier diferencia con las ventas exentas, de reventa y de marketplace.
4. Compare el impuesto sobre las ventas de la declaración con el impuesto cobrado en la contabilidad. Haga una lista de las facturas gravadas con la tasa equivocada o sobre los artículos equivocados.
5. Sume el impuesto sobre el uso y luego siga el orden de la declaración para los créditos, los descuentos y los pagos. En Texas, el crédito por prepago ya incluye su descuento, y el descuento por presentación a tiempo se aplica solo al saldo que queda después. Texas toma los créditos por reembolsos y errores dentro de las ventas gravables, así que la cifra del impuesto ya los refleja; en California, los créditos de períodos anteriores se restan del impuesto. Reste los pagos anteriores o los pagos en exceso aplicados al período y sume cualquier multa e intereses. Si cada diferencia está explicada, el resultado coincide con el monto a pagar de la declaración, al que debe ser igual el pago.
6. Haga coincidir cada pago, incluido cualquier prepago, con un retiro bancario, con su asiento y con el historial de cuenta del estado para ese período.
7. Haga avanzar el saldo por pagar: saldo inicial, más el impuesto sobre las ventas facturado o cobrado (incluido el de las facturas sin pagar, cuando el estado informa las ventas del período en que se hacen), más el impuesto sobre el uso acumulado, menos el impuesto de las notas de crédito y los reembolsos, menos los pagos, menos el descuento registrado, es igual al saldo final. Si el cálculo cuadra, el saldo final coincide con el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el uso acumulados de los períodos aún no pagados. Respáldelo por estado y por período.
8. Haga una lista de lo que quede, por factura o pago.

¿Qué hago con una diferencia que no puedo explicar y cuándo enmiendo?

Acótela antes de ajustarla. Asentar una diferencia sin explicar como ingreso o gasto deja la cuenta en cero, pero oculta la causa.

Mientras no se encuentre la causa, una forma de retener el monto es dejarlo en el saldo por pagar con una nota fechada; cuando el patrón muestre que es solo redondeo, se puede pasar a una cuenta de redondeo. Use el avance del saldo para hallar el primer período en que el saldo dejó de cuadrar y luego haga una lista de las facturas, pagos y créditos de ese período.

Un saldo por pagar mayor que lo pagado al estado puede ser impuesto cobrado y nunca enviado. Nueva York puede declarar responsables personales a propietarios, ejecutivos, directores, empleados, socios o miembros, y California puede hacerlo con una persona que controla un negocio que termina adeudando impuesto cobrado que dejó de pagar de manera intencional. Cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas explica quién lo debe en cada estado y hasta cuánto tiempo atrás puede determinarlo un estado.

Si enmendar o no depende de si la declaración presentada informó las ventas, las ventas gravables y el impuesto correctos del período, y de las reglas del estado para corregirla. Si la declaración estaba mal, quizá haya que corregir el período. Si la declaración coincide con lo que exigía la ley y solo la contabilidad está descuadrada, hay que arreglar la contabilidad. Una declaración puede coincidir con las facturas y aun así estar equivocada si las facturas usaron la tasa equivocada o gravaron los artículos equivocados.

• California indica no ajustar las ventas brutas del período actual por un error anterior: presente una declaración enmendada del período del error. Una declaración enmendada que termina en un crédito se trata como una solicitud de reembolso (CDTFA).
• Texas permite presentar una declaración enmendada en papel o en línea. Si muestra impuesto pagado de menos, pague el impuesto adicional con cualquier multa e intereses; si muestra un pago en exceso y quiere un reembolso, debe cumplir los requisitos de una solicitud de reembolso. El impuesto pagado por error, la mercancía devuelta y los errores contables son créditos que se toman en la declaración actual con el Form 01-148 (instrucciones).

Revise los plazos de reembolso antes de dejar de lado un período antiguo. Texas generalmente permite cuatro años desde la fecha en que el impuesto era exigible y pagadero (Comptroller). El plazo de California es el más tardío de estos tres plazos: tres años desde la fecha de vencimiento de la declaración, seis meses desde el pago en exceso o seis meses después de que una facturación quede firme (Publication 117; sección 6902). Nueva York permite tres años desde la fecha en que el impuesto era exigible, o dos años desde la fecha en que se pagó, lo que ocurra más tarde (TB-ST-350). Una nota fechada en el libro contable no preserva una solicitud.

Qué vía conviene es una cuestión que se define estado por estado. Una diferencia que abarca varios períodos o estados, o que lleva años sin explicarse, es un caso para la revisión de un profesional.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares estadounidenses.

Un minorista de Texas: el descuento queda en el saldo por pagar

Un minorista de Texas que presenta y paga a tiempo, sin prepagar, tiene ventas gravables de $48,000 en un mes con una tasa combinada de 8.25%, así que el impuesto es de $3,960. El descuento de 0.5% por presentación a tiempo es de $19.80, por lo que paga $3,940.20. El saldo por pagar contiene los $3,960 cobrados, y después del pago quedan $19.80. Aquí eso es el descuento, no un error, porque cada factura se gravó al 8.25%. Registrado en su propia cuenta, cancela el saldo por pagar.

Un vendedor en línea: ventas exentas y de reventa

Un vendedor en línea registra $120,000 de ventas en un trimestre con una tasa ilustrativa de 8%, sin impuesto sobre el uso, descuento ni créditos. El informe de pasivo muestra $120,000 en ventas gravables, pero su columna de impuesto muestra $7,200, porque no se cobró impuesto sobre $30,000 vendidos a revendedores y compradores exentos. La declaración informa $120,000 de ventas totales y $90,000 gravables, así que su impuesto es de $7,200 y coincide con el saldo por pagar. La diferencia está solo en la columna de ventas gravables. En este ejemplo, marcar los $30,000 como no gravables, con los certificados conservados, hace que el informe coincida. Si el saldo por pagar mostrara $9,600, se cobró impuesto sobre las ventas exentas y ese exceso necesita su propia corrección.

Un negocio de Nueva York: impuesto sobre el uso y crédito del vendedor

Un negocio de Nueva York presenta trimestralmente y paga todo a tiempo. Cobró $3,000 de impuesto a clientes, con la tasa correcta, y compró $5,000 de suministros a un vendedor de otro estado que no cobró el impuesto de Nueva York. Con una tasa ilustrativa de 8%, el impuesto sobre el uso es de $400. La declaración muestra $3,400 de impuesto. El crédito del vendedor es 5% de $3,400, o $170, por debajo del tope de $200, así que el pago es de $3,230. El saldo por pagar contiene solo los $3,000 cobrados, por lo que queda $230 por debajo del pago. En este ejemplo, la diferencia son los $400 de impuesto sobre el uso no acumulado, menos los $170 de crédito no registrado. Un contribuyente mensual no recibe crédito, así que su pago sería de $3,400 y la diferencia, de $400.

¿Su caso es distinto?

• El saldo lleva más de un trimestre sin explicarse, intervienen varios estados o tasas, el saldo por pagar es mayor que lo pagado al estado, una declaración ya se corrigió una vez o llegó un aviso: si lo equivocado es la contabilidad o las declaraciones, qué períodos necesitan una declaración enmendada y cómo debe reconstruirse el saldo por pagar son cuestiones para un profesional. Lleve las declaraciones presentadas, las confirmaciones de pago, el informe del impuesto sobre las ventas por jurisdicción y el libro de la cuenta por pagar a la ayuda con la contabilidad.
• Un estado envió una carta de auditoría o una solicitud de información: vea la guía de auditoría del impuesto sobre las ventas.
• Omitió declaraciones o el estado envió un cobro estimado: vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.
• Cuadra esto en cada período o presenta en varios estados: vea cómo subcontratar la presentación del impuesto sobre las ventas para saber qué sigue necesitando a una persona aun con software.
• La diferencia es impuesto cobrado con la tasa local equivocada: vea el origen del impuesto sobre las ventas según la dirección de entrega.
• Debió cobrar el impuesto y no lo hizo: vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado, o facturas enviadas sin impuesto sobre las ventas si las facturas ya se pagaron.
• Sus ventas pasan por un marketplace, un procesador de pagos o un sistema de punto de venta de restaurante: vea cómo conciliar ventas y pagos recibidos o impuesto sobre las ventas de restaurantes y conciliación del sistema de punto de venta.
• Necesita los asientos contables del impuesto cobrado, pagado y del impuesto sobre el uso: vea el impuesto sobre las ventas cobrado y pagado y el impuesto sobre el uso en las compras del negocio.