הגשת דוחות מס מכירה: מועדים ודוחות שהוחמצו

באיזו תדירות מגישים, ומהו מועד ההגשה של כל דוח?

מצאו את תדירות ההגשה ואת המועד של כל חשבון מס מכירה מדינתי ושל כל חשבון מקומי שמנוהל בנפרד. בדקו הודעות רישום, חשבונות ודפי מועדים עדכניים. מועד של חשבון אחד אינו קובע את המועד של חשבון אחר.

בנו לוח שנה לפי רשות מס, חשבון, תקופת דיווח, מועד הגשת הדוח ומועד התשלום. בדקו אם יש דוחות מקומיים: Parish E-File של Louisiana דורש חשבונות מדינתיים ומקומיים בהגדרות כדי להגיש דוח משולב. בדקו הודעות כשהן מגיעות: New York יכולה לשנות את תדירות הספק, ול-California יש לוח רבעוני עם מקדמה. הדוח והתשלום הם שני צעדים נפרדים. לוח ההגשה של California קובע שתשלום אפס אינו נדרש כשאין מס או היטלים לתשלום, אבל הדוח עדיין נדרש.

מה כולל דוח מס מכירה?

דוח מס מכירה מסכם את הפעילות במדינה ובתקופת ההגשה הזו, ולא רק את המס שגביתם. New York מפרטת מכירות ברוטו, מכירות שאינן חייבות במס ומכירות פטורות, מכירות חייבות במס, רכישות החייבות במס שימוש, זיכויים ומס שנגבה או שהיה צריך להיגבות בסקירת הדוח שלה.

השתמשו בהגדרה של כל מדינה למכירות ברוטו לפני שמחילים ניכויים. Texas כוללת מכירות שבוצעו ממיקום בתוך המדינה ומכירות שבוצעו אל תוך Texas (הוראות הדוח של Texas). California מתחילה ממכירות הקשורות לעסק ב-California, ויש בה ניכוי למסירות מזכות מחוץ למדינה (הוראות ההגשה של California). ספירה של הזמנות שנמסרו אל תוך מדינה בלבד יכולה להשאיר את המכירות ברוטו חלקיות.

השתמשו בהוראות של דוח המדינה הספציפי. מדינה עשויה לדרוש נספחים מקומיים נפרדים, ויעד המכירה יכול להשפיע על הטיפול המקומי בה. שמרו את פירוט העסקאות שמאחורי כל סכום. Texas דורשת רשומות של תקבולים ברוטו ורכישות חייבות במס, וכן תימוכין לניכויים ולהחרגות (Texas: שמירת רשומות).

האם מגישים גם כשלא היו מכירות או שאין מס לתשלום?

כן. כל עוד המדינה דורשת דוחות להיתר הפעיל שלכם, מגישים את הדוח שהוקצה גם אם לא היו מכירות. תקופה עם מכירות אבל בלי מס לתשלום שונה: מדווחים על המכירות ועל הסיבה שאין מס לתשלום, ולא מתייחסים אליה כאל תקופה בלי פעילות.

New York דורשת דוח גם בלי מכירות או רכישות חייבות במס. California דורשת דוח גם בלי מכירות. Texas מתירה הגשות מסוימות של דוח בלי מס לתשלום כשסך המכירות גדול מאפס, והגשה אחרת של דוח אפס כשסך המכירות הוא אפס (Texas: TeleFile). מכירות דרך פלטפורמות, מכירות פטורות או רכישות בלי מס יכולות להפוך דוח לנדרש גם כשלא גביתם בעצמכם מס מכירה.

איך מכירות שהפלטפורמה גבתה עליהן מס מופיעות בדוח שלי?

אם אתם רשומים, אל תניחו שמכירות נעלמות מהדוח רק כי פלטפורמה גבתה מס. זהו אילו עסקאות הפלטפורמה הייתה אחראית עליהן, שמרו הוכחה ופעלו לפי שדות הדיווח של המדינה.

הקלה של New York למוכר דורשת גם שהמוכר והספק אינם קשורים זה לזה ושטעות בגבייה לא נגרמה ממידע שגוי או חסר שמסר המוכר. מוכרים רשומים נשארים אחראים לעסקאות דרך פלטפורמות החייבות במס שמחוץ לכלל הרכוש המוחשי שלה (הנחיות New York על פלטפורמות). California קושרת את הניכוי שלה למכירות שספק מזכה אחראי בהן (הנחיות California על פלטפורמות). שמרו דוחות גבייה ופירוט ברמת ההזמנה. הפקדות תשלום אינן מכירות ברוטו.

ומה לגבי מכירות דרך האתר שלי או חשבוניות ישירות?

הפרידו בין מכירות ישירות למכירות שפלטפורמה מתווכת, לפי מדינה ותקופה. גבייה של פלטפורמה על ההזמנות שלה אינה מכסה את ההזמנות באתר שלכם או חשבוניות ישירות. אם המכירות הישירות האלה חייבות במס לפי ההיתר שלכם, דווחו ושלמו את המס עליהן בדוח שלכם.

New York קובעת שמוכר רשום שמוכר דרך פלטפורמה נשאר אחראי למס על מכירות חייבות במס שפלטפורמה לא תיווכה (הנחיות New York על פלטפורמות). California קובעת שמכירות ישירות עשויות לחייב רישום, ושמוכרים רשומים מדווחים גם על מכירות ישירות וגם על מכירות מתווכות, כשניכוי הפלטפורמה חל רק על מכירות מתווכות מזכות (הנחיות California על פלטפורמות). אם אינכם בטוחים אם מכירה ישירה הייתה חייבת במס או אם נדרש לכם היתר במקום אחר, ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה.

מה עושים קודם אם הוחמצו דוחות?

מתחילים ברשימה של כל היתר פתוח, כל תקופה שלא הוגשה וכל מועד של הודעה. אחר כך משחזרים את המכירות והמס בפועל לכל מדינה ותקופה, מגישים את הדוחות החסרים, משלמים את מה שנדרש ושומרים את אישורי ההגשה.

1. אספו את הודעות ההיתר, היסטוריית החשבון, דוחות שהוגשו, תשלומים ומכתבי מדינה. ודאו אילו תקופות עדיין פתוחות ואם תדירות ההגשה השתנתה.
2. התאימו הזמנות וחשבוניות לפי מדינה, תקופה וערוץ מכירה. סמנו מכירות שפלטפורמה גבתה עליהן, מכירות ישירות, החזרים, פטורים ורכישות החייבות במס שימוש. שמרו הוכחה לכל החרגה או ניכוי.
3. הגישו כל דוח שבפיגור לפי נתונים בפועל. אם בתקופה לא היו מכירות ולא היה מס לתשלום, השתמשו בדוח האפס המתאים. אחרת, דווחו על הפעילות בפועל ועל המס לתשלום, כולל כל מס שימוש.
4. בדקו את היתרה אחרי שכל דוח נרשם, כולל תשלומים ששולמו, הודעות, קנסות וריבית. פתרו הבדלים מול המדינה ושמרו עותקים של הדוחות ואישורי התשלום.

Texas מציינת שדוח נדרש שחסר יכול להוביל לחיוב מוערך, ומנחה את המוכר להגיש דוח עם נתוני מכירות בפועל לאותה תקופה (Texas: קנסות על מסים שבפיגור). אם מס נדרש לא נגבה מעולם או נגבה ולא הועבר, החבות דורשת בדיקה נפרדת. ראו השלמת גבייה של מס מכירה שלא נגבה.

למה קיבלתי חיוב מוערך, ואיך מתקנים אותו?

חיוב מוערך יכול להעיד שאין למדינה דוח נדרש לאותה תקופה. הוא אינו תחליף לרשומות המכירות האמיתיות שלכם. ב-Texas, הגישו את הדוח החסר עם נתוני מכירות בפועל לתקופה המחויבת ופעלו לפי הוראות ההודעה (Texas: קנסות על מסים שבפיגור).

אם סך המכירות, המכירות החייבות במס והמס לתשלום היו כולם אפס, Texas מאפשרת דוח אפס באיחור אחרי חיוב מוערך (Texas: TeleFile). אם היו מכירות, שחזרו את הדוח מהעסקאות ואל תניחו שההערכה של המדינה נכונה. השוו את יתרת החשבון שנוצרה לאישורי התשלום שלכם, והשיבו לכל הודעה שלא נפתרה עד המועד הנקוב בה. מדינה עשויה גם להעריך חבות כשחסרות רשומות. Texas מציינת את הסיכון הזה בכללי הרשומות שלה.

האם דוח באיחור יכול לעלות כסף גם כשאין מס לתשלום?

כן. הגשה באיחור ותשלום באיחור יכולות לגרור השלכות נפרדות, ודוח באיחור יכול לגרור קנס גם כשהדוח מדווח על אפס מס. ריבית מחושבת בדרך כלל על מס שלא שולם, ולכן בדקו את הכלל ואת יתרת החשבון בכל מדינה.

הקנס המינימלי של New York על הגשה באיחור הוא $50 גם כשאין מס לתשלום. קנסות לפי שיעור מהמס וריבית יכולים להוסיף עוד (סעיף 1145 בחוק המס של New York). Texas גובה $50 על כל דוח באיחור גם כשאין מס לתשלום. תשלום מס באיחור מוסיף 5% אם שולם יום אחד עד 30 ימים באיחור, 10% אחרי 30 ימים, או 20% בסך הכול אם שולם אחרי תאריך ההודעה. ריבית מתחילה ביום ה-61 (קנסות Texas). דוח אפס אינו סוגר הודעה פתוחה.

מוכר ב-New York יכול לבקש הקלה בקנס בשל סיבה סבירה ללא רשלנות מכוונת. רואה חשבון מורשה יכול להשיב לחיוב באינטרנט באמצעות טופס E-ZRep TR-2000 חתום. אחרי שמגישים ומשלמים מס ב-Texas, עסק יכול לבקש ויתור על קנס על דוח או תשלום באיחור בטופס 89-224. Texas מגבילה זאת בדרך כלל למס שמועד תשלומו חל בארבע השנים האחרונות, ובלי נסיבות חריגות היא דוחה ויתור חדש אם ניתן ויתור בשנתיים האחרונות. המקסימום הרגיל מכסה תקופה שנתית אחת, שתי תקופות רבעוניות או שש תקופות חודשיות. ב-California, מוכר שהגשה או תשלום באיחור נבעו אצלו מסיבה סבירה שמחוץ לשליטתו, למרות זהירות רגילה, יכול לבקש הקלה בקנס באמצעות טופס CDTFA-735 או באינטרנט. אם הקנס של California כבר שולם, הגישו טופס CDTFA-101 או תביעת החזר באינטרנט עד המגבלה החלה האחרונה: שלוש שנים מהיום האחרון של החודש שאחרי הרבעון שנפגע (או שנת ההגשה השנתית), שישה חודשים אחרי התשלום, או שישה חודשים אחרי שקביעה הופכת סופית (סעיף 6902).

בעל עסק יחידני חייב במס המכירה שלו בעצמו, בלי מבחן של כוונה. בישות, האנשים שעלולים להיות חייבים בו משתנים בין מדינות. ב-New York, סעיפים 1131 ו-1133 בחוק המס הופכים שותפים וחברי LLC לאחראים אישית למס שנגבה או שהיה צריך להיגבות. גם נושאי משרה, דירקטורים, מנהלים ועובדים יכולים להיות חייבים בו אם הייתה או הופעלה עליהם חובה לציית. רואה חשבון שמגיש את הדוח אינו מעביר אליו את החובה הזו. למדינה יש בדרך כלל שלוש שנים אחרי הגשת דוח כדי לקבוע מס נוסף, אבל היא יכולה לקבוע שומה בכל עת כשלא הוגש דוח (סעיף 1147). חבר מיעוט ב-LLC או שותף מוגבל שנקבעה לו שומה כאדם אחראי יכול לבקש הקלה חלקית בטופס DTF-8 לפני שהשומה הופכת סופית וחלוטה.

ב-Texas, כל מי שמקבל או גובה סכום שמוצג כמס מחזיק בו בנאמנות וחייב בסכום שנגבה, בתוספת ריבית וקנסות, לפי סעיף 111.016(a) בקוד המס. נושא משרה, מנהל, דירקטור, עובד או שותף שיש לו חובה בגבייה או בתשלום יכול להיות חייב בנפרד במס שלא הועבר, אם נמנע בכוונה מלשלם לפי סעיף 111.016(b). פירוק אינו מסיים את החבות הזו. ל-Texas יש בדרך כלל ארבע שנים ממועד תשלום המס כדי לקבוע שומה, אבל היא יכולה לקבוע שומה בכל עת כשלא הוגש דוח (סעיפים 111.201 ו-111.205). תקופת השומה האישית יכולה גם להיעצר עד שנה אחרי שהחבות של הישות הופכת סופית או שהליך פשיטת הרגל שלה מסתיים (סעיף 111.016(b-1)). ב-California, אחרי שפעילות העסק של ישות מסתיימת, אדם שאחראי להגשה או לתשלום ונמנע בכוונה מלשלם יכול להיות חייב בהחזר מס מכירה שנגבה או במס שימוש מוגדר, בתוספת ריבית וקנסות, רק בגין תקופות שבהן הייתה לו אחריות כזו. סעיף 6829 בחוק המסים (Revenue and Taxation Code) דורש הודעה עד המוקדם מבין שלוש שנים מהיום האחרון של החודש שאחרי הרבעון שבו הרשות למדה בפועל על הסגירה, או שמונה שנים אחרי הרבעון המקביל של הסגירה.

איך מתאימים דוחות ותשלומים לספרים שלי?

התאימו כל דוח שהוגש גם לפירוט המכירות שמאחוריו וגם לחשבון התחייבות מס המכירה. הדוח מוכיח מה דווח, ואישור התשלום מוכיח מה שולם. אף אחד מהם בפני עצמו אינו מסביר פער בספרים.

לכל מדינה ותקופה, השוו את הנתונים של הדוח, מכירות ברוטו, מכירות לא חייבות, מכירות חייבות ומס, לדוח המכירות. אחר כך התאימו את המס שנגבה על מכירות ישירות לפנקס ההתחייבויות, התחשבו בהתאמות ובכל מס שימוש או זיכוי בדוח, והתאימו את התשלום לבנק ולחשבון המדינה. העבירו יתרה שלא שולמה קדימה רק אם היא תואמת ליתרה שהמדינה רשמה. שמרו מס שספק פלטפורמה גבה בנפרד ממס שהעסק שלכם גבה, כדי שאותו מס לא ייחשב פעמיים כחוב שלכם.

אם ההפקדות נמוכות ממכירות ברוטו, התאימו בנפרד תשלומים, עמלות, החזרים ומס בהתאמת מכירות ותשלומים. אל תשתמשו בהפקדה נטו כנתון המכירות ברוטו של הדוח בלי גשר ברמת העסקה. Texas דורשת רשומות שמראות את סך התקבולים ברוטו ותומכות בהחרגות שנתבעו (Texas: שמירת רשומות).

האם רואה חשבון אחד יכול להגיש דוחות בכמה מדינות, ומה למסור לו?

כן. רואה חשבון אחד יכול לתאם דוחות בין מדינות ולהתאים אותם לספרים שלכם, אם תמסרו את הלוח ואת הרשומות של כל חשבון. קבעו מי מגיש דוחות, מי מאשר תשלומים ומי משיב להודעות. סדרו גישה לחשבונות לפני המועד הראשון.

כללו פרטי היתר וחשבון, הודעות על תדירות הגשה, דוחות קודמים, דפי חשבון וחיובים מוערכים, אישורי תשלום ואת פנקס התחייבויות מס המכירה. מסרו ייצוא של הזמנות וחשבוניות עם מדינת המסירה והיעד המקומי, כשמכירות דרך פלטפורמות ומכירות ישירות מופרדות, וכן החזרים, תעודות פטור, תיעוד גבייה של פלטפורמות וכל רכישה שעשויה להיות חייבת במס שימוש. קבעו מועד מסירה פנימי לפני כל מועד של מדינה, כדי שיהיה זמן לפתור רשומות חסרות ולהגיש גם את הדוח וגם את התשלום. כללי הרשומות של Texas וכללי התיעוד של California לפלטפורמות מראים למה תימוכין חשובים.

איך מגישים דוח סופי וסוגרים היתר?

מגישים עד התקופה האחרונה הנדרשת ופועלים לפי השלבים של אותה מדינה להגשת דוח סופי ולסגירת חשבון. הפסקת מכירות או השארת היתר ללא שימוש אינה מנקה בפני עצמה תקופות הגשה פתוחות.

ב-New York, עסק שמפסיק לפעול, מוכר או מעביר את העסק או משנה את צורתו העסקית חייב להגיש דוח מס מכירה סופי. New York דורשת את הדוח הסופי בתוך 20 ימים מהאירוע, עם דיווח על מכירות ומס כמו בדוח רגיל. עיבוד הדוח הסופי הופך את החשבון ללא פעיל. יש להחזיר או להשמיד את תעודת הסמכות (Certificate of Authority). אם הדוח המקוון לתקופה האחרונה אינו זמין, מגישים דוח סופי בנייר עד המועד הזה (New York: הגשת דוח מס מכירה סופי). אם העסק משנה את צורתו המשפטית וממשיך למכור, מגישים בקשה לתעודת סמכות של הישות החדשה לפחות 20 ימים לפני השינוי. אם הישות החדשה קונה את העסק או את נכסיו, הקונה מגיש טופס AU-196.10 בדואר רשום לפחות 10 ימים לפני קבלת החזקה או התשלום, המוקדם מביניהם. בעלי עסקים ב-California שמגישים לפי שנה קלנדרית וסוגרים את העסק חייבים להגיש את הדוח הסופי עד 30 באפריל, 31 ביולי, 31 באוקטובר או 31 בינואר, לפי הרבעון שבו הם סוגרים. הוראות ההגשה שלה דורשות גם לכלול בדוח הסופי ציוד עסקי שנמכר ומלאי למכירה חוזרת, שלא חויב במס ושנשמר לשימוש אישי או למתנות. סוגרים חשבון ב-California דרך Online Services או בטופס CDTFA-65, ומגישים כל דוח שחסר. ודאו את שיטת הסגירה הנכונה ואת התקופה האחרונה בכל מדינה, שמרו את אישור הסגירה ובדקו אם מכירות ישירות או נוכחות פיזית עדיין יוצרות חובת רישום לפני שסוגרים היתר. לשאלת הרישום הזו, ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה.

דוגמה

להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים. מוכר רשום ביצע מכירות בסך $10,000 לפני מס שנמסרו למדינה אחת בתקופת דיווח: $6,000 דרך פלטפורמה שגבתה את מס המכירה החל ו-$4,000 דרך האתר של המוכר. בשיעור משולב להמחשה של 8% למדינה ולרשות המקומית, המוכר גבה $320 מס על ההזמנות הישירות האלה.

נניח שהמכירות הישירות חייבות במס ואין החזרים, פטורים, מס שימוש או התאמות אחרות. הרישומים להמחשה:

המוכר מתאים את $320 לפנקס ההתחייבויות שלו ולאישור התשלום. המס של הפלטפורמה נשאר נפרד. בדקו בדוח שדות אחרים ופירוט מקומי (New York; California).

המצב שלכם שונה?

• אינכם בטוחים איפה נדרשים לכם היתרים או אם מכירות דרך פלטפורמות נספרות לרישום: ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה.
• לא גביתם מס נדרש או שגביתם אותו ולא העברתם: ראו השלמת גבייה של מס מכירה שלא נגבה.
• הפקדות הפלטפורמה והזמנות ברוטו אינן תואמות: ראו התאמת מכירות ותשלומים.
• חסרה הנהלת חשבונות של כמה שנים: ראו השלמת הנהלת חשבונות בפיגור.
• אתם צריכים לדווח על מכירות אונליין לצורכי מס הכנסה: ראו מס הכנסה למוכרים אונליין.
• אתם סוגרים את החברה ואת חשבונות המס האחרים: ראו סגירת חברה.
• כמה דוחות מדינתיים, הודעות או חיובים מוערכים צריכים להיות מותאמים לספרים: אספו את הרשומות שלמעלה וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.