מס מכירה שלא נגבה בארצות הברית: איך משלימים

מה קורה אם לא גביתי מס מכירה שהייתי צריך לגבות?

מוכר שהיה חייב לגבות מס מכירה עשוי לחוב למדינה את המס על מכירות החייבות במס, גם אם החשבוניות שלו לא כללו מס. על תקופות שהמס בהן לא שולם במועד עשויים לחול גם קנסות וריבית. לפי Texas, המוכר אחראי לסכום המס הנכון. כל מדינה מפעילה כללים משלה.

עובדים מדינה אחר מדינה. קודם קובעים מתי החובה לגבות מס החלה. אחר כך מפרידים בין מכירות ישירות החייבות במס, מכירות דרך פלטפורמות מסחר ומס שכבר נגבה. לבסוף בודקים אם אפשר להגיש בקשה לגילוי מרצון, לפני שמזהים את העסק, נרשמים או מגישים דוחות לשנים קודמות. פועלים לפי סדר הפעולות של אותה מדינה כדי להסדיר גם את המס בעבר וגם את המכירות הנוכחיות. כשאפשר, משתמשים בהוראות שפורסמו או בפנייה אנונימית (Texas; California). לשאלת התאריך הראשון, ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה.

מי משלם מס שלא גביתי: אני או הלקוחות שלי?

המוכר עשוי להיות חייב לשלם למדינה גם אם אינו יכול לגבות את המס מהלקוחות. ב-Texas המוכר חייב לגבות ולשלם את המס הנכון, וקונה שלא חויב במס עשוי להיות חייב בנפרד במס שימוש (גביית מס מכירה ב-Texas; מס שימוש ב-Texas). חובת מס שימוש אפשרית של הקונה אינה סיבה בטוחה להשאיר את התקופות שהוחמצו אצל המוכר בלי הסדרה.

האפשרות של מוכר לדרוש החזר מהקונה על מכירה בעבר תלויה בכללי המדינה ובתנאי המכירה. שומרים את החשבוניות המקוריות ואת רשומות התשלום. אין להתייחס לסכום שלא חויב כאל מס שכבר נגבה.

עד כמה שנים אחורה מדינה יכולה לחייב אותי?

אין תקופת בדיקה לאחור אחידה לכל המדינות. דוח שלא הוגש יכול להשאיר תקופות ישנות פתוחות: New York מציינת שמגבלת הזמן הרגילה לשומה אצלה אינה חלה על תקופה שלא הוגש עליה דוח. הסכם גילוי מרצון עשוי להגביל את התקופות שבהן חייבים בתשלום. למשל, תוכנית מס השימוש של California למוכרים מחוץ למדינה מגבילה את השומה לשלוש שנים, לעומת שמונה שנים שהיו חלות על התוכנית הזו בלי ההסכם (California CDTFA). זו אינה מגבלה שחלה על מדינות אחרות או על סוגי מס אחרים.

אל תעריכו את החשיפה לפי מספר שנים משוער אחורה. בנו את היסטוריית המכירות מהתאריך הראשון שבו אפשר היה להיות חייבים בגבייה, ואז השוו אותה לכללי השומה של המדינה ולכל הצעה בכתב לגילוי מרצון. Multistate Tax Commission מציינת שכל מדינה קובעת בעצמה את תקופות הבדיקה לאחור ואת השיטות.

מהו הסכם גילוי מרצון למס מכירה, והאם אני עומד בתנאים?

הסכם גילוי מרצון, או VDA, הוא הסדר בכתב לדווח ולשלם מס עבר לתקופות מוגדרות, להירשם אם נדרש ולפעול לפי הכללים בהמשך. בתמורה, מדינה עשויה להגביל את התקופות הישנות ולוותר על חלק מהקנסות. ריבית בדרך כלל עדיין לתשלום, אלא אם המדינה מוותרת עליה במפורש (Multistate Tax Commission).

הזכאות תלויה במדינה, בסוג המס, בפנייה קודמת אליכם ובהיסטוריית ההגשה שלכם. Texas דורשת בדרך כלל שה-Comptroller לא פנה לעסק בעניין החבות ולא הודיע לו על ביקורת (תוכנית Texas). תוכנית מס השימוש של California למוכרים מחוץ למדינה דורשת מוכר מחוץ למדינה שלא נרשם בעבר ב-CDTFA. היא אינה חלה על מקרי מס מכירה של California ולא על מי שמחזיק או החזיק בעבר היתר מוכר (seller's permit). אי-הציות צריך לנבוע מסיבה סבירה, ולא מרשלנות או מכוונה להתחמק ממס (תוכנית California). New York שוללת זכאות, בין היתר, ממי שכבר נמצא בביקורת על המס והתקופות שמגלים, או שקיבל חיוב על המס שבפיגור (תוכנית New York).

להירשם קודם או להגיש קודם בקשה לגילוי מרצון?

בודקים את סדר הפעולות של המדינה לפני שנרשמים, משלמים או מגישים דוחות ישנים. רישום קודם או פנייה קודמת עלולים לסגור את הדרך ל-VDA. עם זאת, התוכנית של California למוכרים מחוץ למדינה דורשת במפורש רישום מרצון חדש ואחריו הגשת טופס CDTFA-38 חתום בתוך 30 ימים. הטופס כולל גם בקשה להקלה בקנסות. New York מורה למבקשים להמתין למכתב האישור ולהסכם לפני הגשת הדוחות שהבקשה מכסה (New York Tax Department).

אם ייתכן שחסרים גם דוחות מס הכנסה או מס זיכיון של California, בדקו את התוכנית הנפרדת של Franchise Tax Board לפני שנרשמים אצל Secretary of State. רישום כזה שולל זכאות לתוכנית הגילוי מרצון שלה, והוא נפרד מהרישום ב-CDTFA.

בבקשה רב-מדינתית, Multistate Tax Commission רואה דוח קודם, תשלום קודם או פנייה של מדינה בנוגע לסוג המס כפנייה קודמת. לפי התהליך שלה, ההסכם נחתם לפני הרישום הנדרש והגשת הדוחות לשנים קודמות. בדקו את תוכנית המדינה לפני כל צעד שמזהה את העסק.

אפשר להגיש בקשה בלי למסור את שם העסק?

לפעמים. Texas מאפשרת לנציג של החברה להגיש את הבקשה הראשונית ל-VDA רגיל בלי לנקוב בשם העסק. השם נחשף לאחר אישור ראשוני והחזרת ההסכם החתום. אחרי ששני הצדדים חותמים, נתוני המס והתשלום נדרשים בתוך 60 ימים לפי ההסכם (Texas Comptroller). California מציעה חוות דעת אנונימית בכתב על השאלה אם העובדות שתוארו נראות מתאימות לתוכנית. חוות הדעת אינה הבקשה עצמה (California CDTFA).

בהגשה דרך Multistate Tax Commission, המדינה רואה מספר תיק עד לחתימה על הסכם. הוועדה עדיין דורשת פרטי קשר ממי שמגיש את הבקשה. לתוכנית המקוונת של New York יש תהליך משלה. אין להניח שכל מדינה מקבלת בקשה אנונימית.

מהי תקופת הבדיקה לאחור, והאם קנסות וריבית מבוטלים?

תקופת הבדיקה לאחור היא מכלול תקופות ההגשה שההסכם מחייב אתכם לדווח ולשלם עליהן, כולל התקופה הנוכחית כשנדרש. ההקלה כתובה בהסכם של המדינה. היא אינה מחיקה גורפת של מס, קנסות או ריבית שלא שולמו (Multistate Tax Commission).

אני חייב מס בכמה מדינות: יש בקשה אחת לכולן?

Multistate Tax Commission מציעה בקשה מתואמת אחת למדינות משתתפות, אבל כל מדינה מחליטה בעצמה על ההסכם ועל התנאים שלה. הוועדה אינה מטפלת במדינות שמחוץ לתוכנית שלה, והמוכר עדיין משלים בעצמו את הרישום בכל מדינה. היא לא תטפל בבקשה למדינה אם האומדן בתום לב של המס לתקופת הבדיקה לאחור באותה מדינה נמוך מ-$500 (התוכנית הרב-מדינתית; שאלות נפוצות על התוכנית). כשבודקים הצעה של מדינה, יש לכלול כל סוג מס שמושפע. VDA למס מכירה אינו מסדיר אוטומטית חבות במס הכנסה או במס זיכיון.

הרישום במערכת Streamlined Sales Tax שונה. רק Tennessee מציעה כיום חנינה דרך המערכת הזו. התנאים דורשים רישום במערכת, גבייה או תשלום במדינות החברות המלאות הרלוונטיות, וציות מתמשך למשך 36 חודשים לפחות. מס שכבר נגבה אינו נכלל. זה אינו VDA ארצי.

קיבלתי שאלון נקסוס: מה עושים?

קראו את ההודעה לגבי כל מס שהיא מזכירה ואת מועד המענה. אספו את התאריכים, המיקומים, ההיתרים, רשומות המכירות ופרטי הבעלות שנתבקשו, וענו במועד על השאלות העובדתיות על סמך הרשומות. טופס AP-114 של Texas, למשל, הוא שאלון נקסוס למס זיכיון, והוא שואל גם על היתרים ועל בעלות. פנייה כזו עלולה לסיים את הזכאות ל-VDA לגבי סוג המס הנוגע לעניין (Multistate Tax Commission). מסים אחרים או מדינות אחרות עשויים להישאר זכאים. אם השאלון מקיף כמה מסים או ביקורת, הביאו את ההודעה והרשומות לבדיקת הנהלת חשבונות לפני שמשיבים.

האם מכירות דרך פלטפורמות מסחר משנות את החבות שלי?

כן. הפרידו בין מכירות שפלטפורמת מסחר גבתה עליהן מס והעבירה אותו, לבין מכירות ישירות שלכם, אבל השאירו את שתי הקבוצות בהיסטוריית המכירות. Texas מציינת שספקי פלטפורמה מוסמכים (certified marketplace providers) מעבירים את המס על מכירות שהם מקלים עליהן, ואילו המוכר חייב לטפל במכירות החייבות במס מחוץ לפלטפורמה. Texas גם כוללת מכירות דרך פלטפורמות כשהיא בודקת את סף המוכר מרחוק (שאלות נפוצות של Texas על פלטפורמות).

שמרו את אישור הגבייה של הפלטפורמה ואת דוחות המכירות שלה. אין להניח שגבייה על ידי הפלטפורמה מבטלת חובות רישום, דיווח או מסים מדינתיים אחרים. למשל, Texas מציינת שמלאי במחסן של פלטפורמה עשוי ליצור אחריות למס זיכיון עבור ישות חייבת במס (שאלות נפוצות של Texas על פלטפורמות). אם העסק הקנדי שלכם מאחסן מלאי במחסנים בארצות הברית, ראו מוכרים קנדיים עם מלאי בארצות הברית.

בדקו את כללי הדיווח של כל מדינה בדוחות לשנים קודמות. Texas כוללת מכירות דרך פלטפורמות מוסמכות בסך המכירות ב-Texas, אך מוציאה אותן מהמכירות החייבות במס (שאלות נפוצות של Texas על פלטפורמות).

מה אם גביתי מס ולא העברתי אותו?

התייחסו למס שנגבה ולא הועבר כאל יתרה נפרדת ודחופה. ל-Texas אין הגבלת תקופה ל-VDA עבור מס כזה, והיא אינה מוותרת על הריבית עליו (Texas Comptroller). ל-New York יש כלל נפרד של הגבלת בדיקה לאחור למסים שנגבו בנאמנות, ודוח שכבר הוגש בלי תשלום מלא אינו זכאי ל-VDA שלה (בדיקה לאחור ב-New York; תוכנית New York).

התאימו את המס שמופיע בכל חשבונית ללקוח להפקדות, לדוחות ולתשלומים למדינה. אל תערבבו אותו באומדנים של מס שמעולם לא חויב. הודעה, כמה מדינות או מס שנגבה מחייבים בדיקת הנהלת חשבונות לפני הגשה או משא ומתן.

אילו רשומות צריך כדי לחשב את הסכום?

מתחילים בייצוא של כל מכירה בנפרד, שמראה את תאריך המכירה, מקום המסירה, המוצר או השירות, החיוב, המס שחויב, החזרים וערוץ המכירה. מקבצים לפי מדינה ותקופת הגשה, ואז מסמנים מכירות פטורות ומכירות דרך פלטפורמות שנתמכות ברשומות. Texas דורשת רשומות של סך התקבולים ותימוכין לניכויים ולהחרגות. אם אין רשומות, היא עשויה לאמוד את החבות (שאלות נפוצות של Texas על רשומות).

• חשבוניות, ייצוא הזמנות, כתובות משלוח, החזרים ורשומות תשלום.
• דוחות מכירות של פלטפורמות המסחר והוכחה שהפלטפורמה לקחה על עצמה את גביית המס.
• תעודות מכירה חוזרת ופטור למכירות שטופלו כמכירות ללא מס. Texas מזהירה שבביקורת מניחים שמכירות ללא הראיות הנדרשות חייבות במס.
• רישומים, דוחות, תשלומים, התכתבות על VDA, שאלונים ומכתבי ביקורת מהעבר.
• ציר זמן של משרדים, עובדים, קבלנים, מלאי ופעילות מכירה בכל מדינה, לצורך בדיקת הנקסוס.

בבדיקת סף המכירות של California, אספו גם את המכירות של גורמים קשורים ב-California. הכלל שלה מצרף את המכירות האלה למכירות של המוכר עצמו (California CDTFA).

אם רשומות המקור עדיין אינן מאפשרות להפיק מכירות לפי מדינה ותקופה, ראו השלמת הנהלת חשבונות בפיגור.

דוגמה

דולרים אמריקאיים להמחשה בלבד. השיעור והתאריכים הם הנחות ואינם כללי מדינה.

מוכר מגלה שבתקופה שהוחמצה היו לו מכירות ישירות החייבות במס בסך $100,000 למדינה אחת. אף אחת מהחשבוניות לא חייבה במס מכירה ולא ציינה שהוא כלול במחיר. בשיעור משולב להמחשה של 8%, המס שלא נגבה הוא $8,000. אותו מוכר ביצע גם מכירות בסך $40,000 דרך פלטפורמת מסחר, שלפי הדוחות שלה גבתה והעבירה את המס. משאירים את המכירות האלה בבדיקת הרשומות. אם הן נספרות לסף הגבייה של המוכר תלוי במדינה (ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה). המוכר אינו מוסיף עוד $3,200 לאומדן המס שלא שולם רק בגלל שהמכירות האלה התבצעו.

לפני ההגשה, המוכר בודק את תאריך תחילת הגבייה במדינה, שיעורים מקומיים, פטורים, ראיות לגבייה על ידי הפלטפורמה ותנאי ה-VDA. כל קנס או ריבית הם נוספים על ההמחשה של $8,000.

המצב שלכם שונה?

• אינכם בטוחים מתי נוצרה חובת הגבייה: ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה.
• העסק שלכם נמצא מחוץ לארצות הברית: ראו מוכרים זרים ומס מכירה אמריקאי.
• לעסק קנדי יש מלאי במחסן בארצות הברית: ראו מוכרים קנדיים עם מלאי בארצות הברית.
• רשומות המכירות שלכם חלקיות: ראו השלמת הנהלת חשבונות בפיגור.
• ייתכן שחסרים גם דוחות מס הכנסה או מס זיכיון מדינתיים: ראו השלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו.
• החמצתם גם רישום ל-GST/HST בקנדה: ראו מתי נרשמים ל-GST/HST.
• מעורבות כמה מדינות, שאלון, הודעת ביקורת או מס שנגבה ולא שולם: אספו את היסטוריית המכירות וההודעות עבור בדיקת הנהלת חשבונות.