Taxe de vente à payer qui ne concorde pas avec la déclaration

Pourquoi mon solde de taxe de vente à payer ne concorde-t-il pas avec la déclaration que j'ai produite?

Un solde de taxe de vente à payer (le compte de passif qui contient la taxe due à l'État), un rapport de passif de taxe de vente et une déclaration produite mesurent la même taxe de trois façons : ils diffèrent donc tant que chaque écart connu n'est pas rajouté. Le solde à payer correspond à la taxe de vente facturée ou perçue, plus la taxe d'utilisation constatée, moins la taxe payée. Le rapport de passif additionne la taxe des factures de clients de la période. La déclaration indique les ventes brutes, les ventes imposables et les achats imposables, calcule la taxe, puis soustrait tout escompte ou crédit (instructions du Texas; bulletin de New York). Cette page prend les déclarations du Texas, de New York et de la Californie comme exemples; le formulaire de votre État détermine les lignes, l'escompte et la marche à suivre pour corriger.

Un dossier n'est pas simple, et demande souvent la révision d'un professionnel, quand plusieurs États ou taux sont en cause, que le solde est erroné depuis plus d'un trimestre, que le solde à payer dépasse ce qui a été versé à l'État, qu'une déclaration a déjà été corrigée une fois ou qu'un avis d'État est arrivé. Rassemblez chaque déclaration produite avec sa confirmation de paiement et son relevé bancaire, le rapport de taxe de vente par territoire, le détail du grand livre du compte à payer, les certificats d'exonération, ainsi que toute déclaration modifiée ou tout avis.

Commencez par un État et une période : prenez la déclaration produite, et non une ébauche dans votre logiciel, faites correspondre le montant payé au retrait bancaire, puis expliquez chaque écart du tableau.

Que demande une déclaration de taxe de vente d'État, et d'où vient chaque chiffre dans mes livres?

Beaucoup de déclarations d'État, comme celles du Texas, de New York et de la Californie, partent des ventes, et non de la taxe que vous avez perçue, et calculent la taxe à partir des ventes et des achats imposables. Le Texas demande les ventes totales, les ventes imposables et les achats imposables; New York et la Californie demandent les ventes totales, la part non imposable et les achats assujettis à la taxe d'utilisation.

Une déclaration qui calcule la taxe à partir des ventes imposables peut différer d'un solde à payer qui contient la taxe que vos factures ont réellement facturée. Les deux ne concordent que si, entre autres conditions, chaque facture a été taxée au bon taux sur les bons articles.

Comment trouver les « ventes brutes totales » que demande la déclaration?

Les ventes brutes totales sont toutes les ventes de cet État pour la période, imposables ou non, sans la taxe de vente elle-même. Chaque État définit ce qui compte. Le Texas compte toutes les ventes, tous les services, toutes les locations et tous les loyers, avec les frais connexes, faits à partir d'un établissement du Texas ou à destination du Texas (instructions). La Californie compte toutes les ventes liées à son entreprise californienne, y compris la main-d'œuvre, les services, les frais d'expédition et de manutention, ainsi que les recettes de location (CDTFA).

Pour établir le chiffre à partir des livres :

1. Extrayez les ventes d'un seul État, en utilisant le premier et le dernier jour exacts de la déclaration.
2. Retirez la taxe de vente. La ligne des ventes totales du Texas l'exclut, et la déclaration de la Californie comporte une ligne pour la taxe comprise dans les ventes totales. Savoir si la taxe perçue est aussi un revenu dépend de la personne sur laquelle la loi de l'État l'impose (Publication 334 de l'IRS); la Californie, par exemple, rend le vendeur responsable de la payer. Voyez la taxe de vente perçue et versée.
3. Ajoutez les frais connexes qui font partie des ventes, comme l'expédition, la manutention et les frais. Vérifiez le matériel et les autres actifs d'entreprise vendus pendant la période : la Californie les déclare comme ventes d'accessoires fixes et de matériel, et le prix de vente peut différer du gain ou de la perte dans les livres.
4. Gardez les ventes exonérées, de revente et de place de marché. Elles sortent plus tard, comme ventes non imposables.
5. Comparez le total avec la déclaration. Un écart restant est généralement dû à des ventes datées juste avant ou juste après la période, à une source de ventes absente des livres, ou à de la taxe encore comprise dans les ventes.

Le moment peut aussi différer. New York et la Californie exigent tous deux qu'une vente soit déclarée pour la période où elle est faite, que le client ait payé ou non (Publication 750 de New York; Publication 73 de la Californie). Des livres tenus selon la méthode de caisse accusent un retard égal aux factures impayées à la fin de la période; voyez méthode de caisse ou méthode d'exercice. Pour les dépôts et les totaux du formulaire 1099-K, voyez rapprocher les ventes et les versements.

Quelles ventes figurent dans les ventes brutes mais ne portent aucune taxe?

Les ventes aux revendeurs et aux acheteurs exonérés, les ventes sur lesquelles une place de marché perçoit la taxe, les ventes livrées hors de l'État et les articles non imposables restent tous dans les ventes brutes et sortent des ventes imposables. La Californie précise que les registres d'un vendeur doivent montrer les recettes brutes de toutes les ventes, même celles que le vendeur considère comme exonérées.

Dans beaucoup de logiciels de comptabilité, un rapport de passif compte une vente comme imposable, sauf si son client ou son article est marqué comme exonéré; vérifiez comment le vôtre les traite. Tant que les marques ne correspondent pas aux certificats, les ventes imposables ne concorderont pas avec la déclaration. Voyez les certificats d'exonération des clients et produire les déclarations de taxe de vente pour les ventes de place de marché dans une déclaration.

Où vont l'escompte pour production dans les délais et le crédit du vendeur?

Dans la déclaration, un escompte ou un crédit réduit le montant que vous payez, et non la taxe. Quand un vendeur paie moins que ce qu'il a perçu, la différence reste dans le solde à payer jusqu'à ce qu'elle soit transférée dans son propre compte; voyez la taxe de vente perçue et versée pour l'écriture.

Le Texas permet à un vendeur titulaire d'un permis de prendre 0,5 % de la taxe déclarée et payée dans les délais, plus 1,25 % de plus pour les déclarants mensuels ou trimestriels qui versent à l'avance une estimation raisonnable de la taxe de la période et respectent les autres règles du paiement anticipé (Comptroller du Texas; questions fréquentes sur le paiement anticipé). Le crédit d'un déclarant qui fait un paiement anticipé est plus élevé dans la déclaration que l'argent versé à l'avance, parce que le crédit comprend l'escompte (instructions). Le crédit de perception du vendeur de New York est de 5 % des taxes et frais déclarés, jusqu'à concurrence de 200 $ par période trimestrielle ou annuelle; les déclarants mensuels n'y ont pas droit (TB-ST-925).

L'escompte du Texas et le crédit de New York dépendent tous deux d'une production et d'un paiement dans les délais. Le Texas demande aux déclarants de ne pas prendre l'escompte si la déclaration ou le paiement est tardif. New York n'accorde aucun crédit sur une déclaration en retard ou modifiée, ni quand le montant total n'est pas payé à temps, et aucun crédit ne se reporte. Tous les États n'en accordent pas : le guide du permis de vendeur de la Californie n'en décrit aucun.

Comment les arrondis, les prix taxes incluses et la taxe sur la livraison créent-ils de petits écarts?

Les arrondis, les prix taxes incluses et la taxe sur la livraison déplacent chacun la taxe de quelques cents par facture, ou d'une fraction de la facture : ce sont donc les premiers endroits à vérifier pour un petit écart.

• Arrondis. Le Texas fait calculer au vendeur la taxe d'une vente à la troisième décimale, en arrondissant au cent supérieur à partir de cinq (questions fréquentes du Texas), puis déclarer les lignes de ventes en dollars entiers (instructions). La Californie permet à un vendeur d'arrondir la déclaration au dollar le plus proche. New York fait calculer au vendeur la taxe sur le total d'une opération, et non article par article, quand les articles ont le même taux (Publication 750). La taxe additionnée facture par facture et la taxe calculée sur un total de période peuvent différer de quelques cents.
• Prix taxes incluses. Quand un prix comprend la taxe, le prix de vente est le prix divisé par un plus le taux, et le reste est la taxe (questions fréquentes du Texas). Si le prix complet a été inscrit en ventes, les ventes sont surévaluées et la taxe se retrouve dans les revenus au lieu du solde à payer.
• Expédition et livraison. Le Texas taxe les frais de livraison et d'expédition liés à des articles imposables. New York inclut l'expédition, la manutention et la livraison quand il calcule la taxe sur les biens imposables. Dans ces États, une facture qui a taxé l'article mais pas l'expédition, ou l'inverse, perçoit un montant différent de celui que calcule la déclaration. La Californie déduit les frais de livraison payés à un transporteur indépendant quand ils sont indiqués séparément sur la facture; tout montant supérieur au coût réel reste imposable. Vérifiez la règle de votre État avant de qualifier d'erreur une différence liée à l'expédition.

Un écart de quelques cents par facture peut venir des arrondis, mais recalculez les factures et la déclaration selon la règle de l'État avant de le conclure. Une petite erreur de taux ou d'assujettissement peut avoir la même apparence, et des arrondis non inscrits peuvent s'accumuler d'une période à l'autre. Ne soldez que le montant que le calcul explique.

Pourquoi la taxe d'utilisation figure-t-elle dans la déclaration mais pas dans le rapport de passif?

La déclaration ajoute la taxe sur les propres achats imposables de l'entreprise, et un rapport de passif bâti à partir des factures de clients ne les voit jamais. Un vendeur du Texas titulaire d'un permis déclare la taxe d'utilisation à la ligne 3, Taxable Purchases. Une entreprise inscrite de New York la déclare dans sa déclaration de taxe de vente, par exemple sur un bien imposable acheté auprès d'un vendeur hors de l'État qui n'a pas facturé la taxe de New York (TB-ST-910). La déclaration de la Californie comporte une ligne pour les achats assujettis à la taxe d'utilisation.

La taxe d'utilisation vise aussi les achats qui n'ont porté qu'une partie de la taxe, et les articles retirés des stocks destinés à la revente pour l'usage propre de l'entreprise. La ligne 3 du Texas et sa page sur la taxe d'utilisation montrent les deux cas; la déclaration de New York couvre les achats faits dans un territoire pour être utilisés dans un autre dont le taux est plus élevé.

La taxe à payer de la déclaration est donc la taxe sur les ventes plus la taxe d'utilisation. Si la taxe d'utilisation n'a jamais été constatée dans les livres, le paiement dépasse le solde à payer de ce montant. Pour savoir ce qui est taxé et comment l'inscrire, voyez la taxe d'utilisation sur les achats d'entreprise et la taxe de vente perçue et versée.

Que font les notes de crédit, les remboursements et les créances irrécouvrables au solde?

Une note de crédit ou un remboursement réduit la taxe que vous devez seulement si l'État vous permet de le prendre, et la déclaration peut le prendre dans une autre période que les livres. Les conditions varient selon l'État.

• La Californie déduit les marchandises imposables retournées seulement si le prix complet, taxe comprise, a été retourné ou crédité, et une créance irrécouvrable sur une vente imposable seulement si elle a été radiée; les conditions figurent dans les instructions de la CDTFA. La taxe déclarée et payée dans une déclaration antérieure est demandée dans une annexe distincte, pour la période où le crédit est survenu. Un crédit qui appartenait à une déclaration antérieure, déjà produite, exige une déclaration modifiée ou une demande de remboursement.
• Le Texas fait demander au vendeur un crédit à la ligne 2 en soustrayant les ventes sur lesquelles la taxe a été payée par erreur ou remboursée, et en joignant le formulaire 01-148. Un crédit pour créance irrécouvrable doit être produit par voie électronique (instructions).

Dans les livres, une note de crédit réduit le solde à payer à sa propre date. Si la déclaration prend le crédit dans une autre période, les deux soldes diffèrent jusque-là. Pour les écritures, voyez l'inscription des remboursements et la radiation des factures impayées.

Pourquoi un solde de taxe de vente ne se solde-t-il jamais?

Un solde qui ne se solde jamais est généralement un paiement inscrit dans la mauvaise période, le mauvais État ou le mauvais compte, ou un écart qui n'a jamais été inscrit. Chacun laisse un schéma différent dans le grand livre.

Un solde laissé par un escompte, une taxe d'utilisation ou un paiement anticipé est expliqué dans les sections ci-dessus.

Un mauvais taux ne fait pas disparaître la différence. Le Texas tient le vendeur au montant exact (questions fréquentes). En Californie, la taxe perçue en sus de ce qui est dû doit être rendue au client ou versée à l'État et déclarée; la déclaration comporte une ligne pour la taxe perçue en trop. New York demande aux déclarants de verser le total perçu au titre de la taxe, même s'il dépasse la taxe due. Corrigez les factures et le paramètre, puis décidez comment la période sera corrigée.

Quelles étapes rapprochent la déclaration, le paiement et le grand livre le jour de la production?

Rapprochez un État et une période à la fois, en partant de la déclaration produite et en remontant dans les livres.

1. Prenez la déclaration produite et sa confirmation de paiement, et non l'ébauche.
2. Comparez les ventes totales de la déclaration avec les ventes des livres, sans la taxe. Expliquez tout écart par les vérifications de séparation des périodes, de canal et de taxe comprise dans les ventes ci-dessus.
3. Comparez les ventes imposables de la déclaration avec le rapport de passif. Expliquez tout écart par les ventes exonérées, de revente et de place de marché.
4. Comparez la taxe sur les ventes avec la taxe perçue dans les livres. Dressez la liste des factures taxées au mauvais taux ou sur les mauvais articles.
5. Ajoutez la taxe d'utilisation, puis suivez l'ordre de la déclaration pour les crédits, les escomptes et les paiements. Un crédit de paiement anticipé du Texas comprend déjà son escompte, et l'escompte pour production dans les délais ne s'applique qu'au solde qui reste après lui. Le Texas prend les crédits de remboursement et d'erreur à l'intérieur des ventes imposables, de sorte que le chiffre de la taxe en tient déjà compte; les crédits de la Californie pour des périodes antérieures se soustraient de la taxe. Soustrayez les paiements antérieurs ou les trop-payés imputés à la période, et ajoutez toute pénalité et tous les intérêts. Si chaque écart est expliqué, le résultat correspond au montant dû de la déclaration, auquel le paiement devrait être égal.
6. Faites correspondre chaque paiement, y compris tout paiement anticipé, à un retrait bancaire, à son écriture et à l'historique du compte de l'État pour cette période.
7. Reportez le solde à payer : solde d'ouverture, plus la taxe de vente facturée ou perçue (y compris la taxe des factures impayées, là où l'État déclare les ventes pour la période où elles sont faites), plus la taxe d'utilisation constatée, moins la taxe des notes de crédit et des remboursements, moins les paiements, moins l'escompte inscrit, égale le solde de clôture. Si le report tient, le solde de clôture correspond à la taxe de vente et à la taxe d'utilisation constatées pour les périodes pas encore payées. Appuyez-le par État et par période.
8. Dressez la liste de ce qui reste, par facture ou par paiement.

Que faire d'une différence que je ne peux pas expliquer, et quand modifier la déclaration?

Circonscrivez-la avant de la rajuster. Passer une différence inexpliquée en revenu ou en dépense met le compte à zéro, mais cache la cause.

Tant que la cause n'est pas trouvée, une façon de garder le montant est de le laisser dans le solde à payer avec une note datée; une fois que le schéma montre qu'il s'agit seulement d'arrondis, il peut être soldé dans un compte d'arrondis. Utilisez le report pour trouver la première période où le solde a cessé de concorder, puis dressez la liste des factures, des paiements et des crédits de cette période.

Un solde à payer supérieur à ce qui a été versé à l'État peut être de la taxe perçue et jamais envoyée. New York peut tenir les propriétaires, dirigeants, administrateurs, employés, associés ou membres personnellement responsables, et la Californie peut le faire pour une personne qui contrôle une entreprise qui finit par devoir de la taxe perçue qu'elle a volontairement laissée impayée. Produire les déclarations de taxe de vente explique qui la doit dans chaque État et jusqu'où un État peut remonter pour établir une cotisation.

Modifier ou non la déclaration dépend de la question de savoir si la déclaration produite indiquait les bonnes ventes, les bonnes ventes imposables et la bonne taxe pour la période, et des règles de l'État pour la corriger. Si la déclaration était erronée, la période peut devoir être corrigée. Si la déclaration correspond à ce que la loi exigeait et que seuls les livres sont erronés, ce sont les livres qu'il faut corriger. Une déclaration peut correspondre aux factures et être quand même erronée si les factures utilisaient le mauvais taux ou taxaient les mauvais articles.

• La Californie demande de ne pas rajuster les ventes brutes de la période courante pour une erreur antérieure : produisez une déclaration modifiée pour la période de l'erreur. Une déclaration modifiée qui se termine par un crédit est traitée comme une demande de remboursement (CDTFA).
• Le Texas permet de produire une déclaration modifiée sur papier ou en ligne. Si elle montre une taxe insuffisamment payée, payez la taxe additionnelle avec toute pénalité et tous les intérêts; si elle montre un trop-payé et que vous voulez un remboursement, vous devez respecter les exigences d'une demande de remboursement. La taxe payée par erreur, les marchandises retournées et les erreurs de tenue de livres sont des crédits pris dans la déclaration courante avec le formulaire 01-148 (instructions).

Vérifiez les délais de remboursement avant de mettre de côté une ancienne période. Le Texas accorde généralement quatre ans à compter de la date à laquelle la taxe était exigible et payable (Comptroller). Le délai de la Californie est de la plus tardive des dates suivantes : trois ans après la date limite de la déclaration, six mois après le paiement en trop, ou six mois après qu'une facturation devient définitive (Publication 117; article 6902). New York accorde trois ans à compter de la date à laquelle la taxe était exigible, ou deux ans à compter de la date de son paiement, selon la dernière de ces dates (TB-ST-350). Une note datée dans le grand livre ne préserve pas une demande.

La voie à suivre se décide État par État. Une différence qui s'étend sur plusieurs périodes ou plusieurs États, ou qui reste inexpliquée depuis des années, relève d'une révision professionnelle.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Les montants sont en dollars américains.

Un détaillant du Texas : l'escompte reste dans le solde à payer

Un détaillant du Texas qui produit et paie dans les délais, sans paiement anticipé, a des ventes imposables de 48 000 $ en un mois à un taux combiné de 8,25 %, donc une taxe de 3 960 $. L'escompte de 0,5 % pour production dans les délais est de 19,80 $, donc il paie 3 940,20 $. Le solde à payer contient les 3 960 $ perçus, et après le paiement, il reste 19,80 $. Ici, il s'agit de l'escompte, et non d'une erreur, parce que chaque facture a été taxée à 8,25 %. Inscrit dans son propre compte, il fait disparaître ce solde.

Un vendeur en ligne : ventes exonérées et de revente

Un vendeur en ligne inscrit 120 000 $ de ventes en un trimestre à un taux illustratif de 8 %, sans taxe d'utilisation, escompte ni crédit. Le rapport de passif indique 120 000 $ de ventes imposables, mais sa colonne de taxe indique 7 200 $, parce qu'aucune taxe n'a été facturée sur 30 000 $ vendus à des revendeurs et à des acheteurs exonérés. La déclaration indique 120 000 $ de ventes totales et 90 000 $ de ventes imposables; sa taxe est donc de 7 200 $ et concorde avec le solde à payer. L'écart se trouve seulement dans la colonne des ventes imposables. Dans cet exemple, marquer les 30 000 $ comme non imposables, en conservant les certificats, fait concorder le rapport. Si le solde à payer indiquait plutôt 9 600 $, de la taxe a été facturée sur les ventes exonérées et cet excédent exige sa propre correction.

Une entreprise de New York : taxe d'utilisation et crédit du vendeur

Une entreprise de New York produit chaque trimestre et paie intégralement et à temps. Elle a perçu 3 000 $ de taxe auprès de ses clients, au bon taux, et acheté 5 000 $ de fournitures auprès d'un vendeur hors de l'État qui n'a pas facturé la taxe de New York. À un taux illustratif de 8 %, la taxe d'utilisation est de 400 $. La déclaration indique 3 400 $ de taxe. Le crédit du vendeur est de 5 % de 3 400 $, soit 170 $, sous le plafond de 200 $; le paiement est donc de 3 230 $. Le solde à payer ne contient que les 3 000 $ perçus : il est donc inférieur de 230 $ au paiement. Dans cet exemple, l'écart est la taxe d'utilisation de 400 $ non constatée, moins le crédit de 170 $ non inscrit. Un déclarant mensuel n'a droit à aucun crédit : son paiement serait donc de 3 400 $ et l'écart, de 400 $.

Votre situation est différente?

• Le solde est inexpliqué depuis plus d'un trimestre, plusieurs États ou taux sont en cause, le solde à payer dépasse ce qui a été versé à l'État, une déclaration a déjà été corrigée une fois, ou un avis est arrivé : savoir si ce sont les livres ou les déclarations qui sont erronés, quelles périodes exigent une déclaration modifiée et comment reconstruire le solde à payer sont des questions pour un professionnel. Apportez les déclarations produites, les confirmations de paiement, le rapport de taxe de vente par territoire et le grand livre du compte à payer à l'aide en tenue de livres.
• Un État a envoyé une lettre de vérification ou une demande de renseignements : voyez le guide sur la vérification de la taxe de vente.
• Vous avez manqué des déclarations, ou l'État a envoyé une facture estimative : voyez produire les déclarations de taxe de vente.
• Vous refaites ce rapprochement à chaque période, ou vous produisez dans plusieurs États : voyez confier la production de la taxe de vente à un tiers pour ce qui exige encore une personne, même avec un logiciel.
• L'écart vient d'une taxe facturée au mauvais taux local : voyez le lieu d'imposition de la taxe de vente selon l'adresse de livraison.
• Vous auriez dû percevoir la taxe et ne l'avez pas fait : voyez rattraper la taxe de vente non perçue, ou les factures envoyées sans taxe de vente si les factures sont déjà payées.
• Vos ventes passent par une place de marché, un processeur de paiement ou un système de caisse de restaurant : voyez rapprocher les ventes et les versements ou la taxe de vente d'un restaurant et le rapprochement du système de caisse.
• Vous avez besoin des écritures de journal pour la taxe perçue, la taxe versée et la taxe d'utilisation : voyez la taxe de vente perçue et versée et la taxe d'utilisation sur les achats d'entreprise.