דיווח מס מכירה: תוכנה, מיקור חוץ או הגשה עצמית?

האם כדאי לטפל במס מכירה בעצמי, להשתמש בתוכנה, או למסור את זה לאיש מקצוע?

התאימו את ההסדר למספר המדינות שבהן אתם מגישים, לבהירות החבות במס של המוצרים שלכם, ולמי שמתאים כל דוח לספרים. תוכנה יכולה לחשב מס בקופה. היא לא מחליטה איפה אתם חייבים במס ולא בודקת אם דוח תואם לספרים, ומוצר שהוגדר לפי כלל לא נכון יכול להשאיר אתכם חייבים את המס או חייבים להחזיר לספק שלכם.

הגשה עצמית יכולה להפסיק לעבוד כשרשימת ההגשות גדלה מעבר למה שאדם אחד יכול להתאים בכל חודש, או כשמגיע מכתב ממדינה שאף אחד לא יכול לענות עליו. מה שקובע את עלות העזרה הוא כמה דוחות מגישים בשנה (מדינות כפול התדירות שכל מדינה דורשת), כמה רישומים עוד נשארו לבצע, וכמה נתוני מכירות צריך לנקות קודם.

המקרה אינו פשוט כשאתם רשומים או עומדים להירשם בכמה מדינות, החבות במס של מוצר לא ברורה (מנויי תוכנה הם המקרה הנפוץ), דוחות דולגו, או דוח אינו תואם לספרים. התחילו ברשימת ההיתרים, במכירות לפי מדינה וחודש ובדוחות האחרונים; הרשימה המלאה בסוף.

מה תוכנת ציות למס מכירה יכולה לחשב ולהגיש?

ציות למס מכירה הוא שש משימות: רישום, קביעת החבות במס של מוצרים, חישוב, הגשה ותשלום, התאמה לספרים, ומענה להודעות. ספק שירות מוסמך מכסה את רובן במדינות החברות ב-⁠Streamlined, ותוכנה שמחשבת בלבד מכסה את החישוב. השאר נשאר אצל אדם.

האם אפשר לבצע אוטומציה מלאה של הגשות מס מכירה?

חלקית. אפשר לבצע חישוב אוטומטי, ובמדינות חברות ב-⁠Streamlined ספק שירות מוסמך יכול להגיש ולשלם. מחוץ להן, דוחות מוגשים במערכת של כל מדינה בידיכם או בידי מי שהסמכתם, בדרך שהמדינה קובעת. כלים שונים זה מזה במדינות שבהן הם מגישים ובמה שהם בודקים, ולכן שאלו באילו מדינות הכלי מגיש, אם הוא מגיש דוחות אפס, ומי רשום בכל חשבון מדינה. כלי שמגיש מנתונים שלא הותאמו מגיש אותם כפי שהם.

שלוש מלכודות חוזרות:

• הגשה ממכירות שלא הותאמו. דוח שנבנה מנתוני מכירות שלא הותאמו להזמנות, להחזרים ולדוחות של שווקים מקוונים יכול להיות מוגש בזמן ועדיין שגוי, למשל כשמכירה בשוק מקוון נספרת גם בסך החנות שלכם וגם בדוח הגבייה של השוק. ראו התאמת מכירות ותשלומים.
• רישום במקום שלא חייבים בו כלום. רישום מתחיל את חובת ההגשה: מוכר אחראי לגבות ולשלם מס מתאריך הרישום שלו, ורישום דרך מערכת Streamlined (הרישום המשותף שהמדינות החברות מפעילות) אינו מנקה מס על מכירות קודמות, למעט במדינות שמציעות חנינה (רישום ב-⁠Streamlined). ודאו שהסטנדרט של המדינה מתקיים לפני שנרשמים.
• דוחות אפס שדולגו. במדינות החברות ב-⁠Streamlined, בקליפורניה ובניו יורק, חובה להגיש דוחות גם בלי מכירות (רישום ב-⁠Streamlined; קליפורניה; ניו יורק). כלי שמוגדר להגיש רק כשיש מס לתשלום עלול לפספס אותם. למועדים, לקנסות ולדוחות שהוחמצו ראו הגשת דוחות מס מכירה.

מה עדיין דורש אדם, בכל כלי שאבחר?

רוב אלה נשארים אצל אדם גם כשכלי מבצע את החישוב או ההגשה.

• איפה חייבים במס. נדרש רישום בכל מדינה שבה עמדתם בסטנדרט נקסוס פיזי או כלכלי שלה (קשר כמו חנות, צוות או מלאי שם, או מכירות מעל הסף שלה) או בדרישה אחרת (רישום ב-⁠Streamlined). ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה.
• חבות במס של מוצרים. ספק שירות מוסמך קובע חבות במס לפי אופן המיפוי של כל מוצר, וההקלה של המדינה בנתונים שגויים אינה מכסה מיפוי שגוי. השאלה אם תוכנית, שירות או חבילה חייבים במס במדינה היא שאלה נפרדת; ראו מס מכירה על SaaS ותוכנה.
• אישורי פטור. קליפורניה אומרת למכיני דוחות שהלקוחות צריכים לשמור את המסמכים שתומכים במכירות שאינן חייבות במס (CDTFA). ראו אישורי פטור מלקוחות.
• הודעות וביקורות מחוץ לתחום הספק. מדינה פונה בדרך כלל ישירות אליכם אלא אם ספק מקבל תשלום עבור החשבון שלכם, והספק עשוי עדיין להזדקק לרישומים מכם (שאלות נפוצות על CSP). ראו ביקורת מס מכירה.
• תקופות קודמות. מכירות שמעולם לא מוסו צריכות תוכנית משלהן. ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה.
• הספרים. יתרת התחייבות שונה מהדוח דורשת אדם שיאתר את ההפרש. ראו מס מכירה לתשלום אינו תואם לדוח.

מהו ספק שירות מוסמך, ואילו מוכרים מקבלים את שירותו חינם?

ספק שירות מוסמך (CSP) הוא סוכן שהוסמך לפי Streamlined Sales and Use Tax Agreement לבצע את תפקידי מס המכירה ומס השימוש של מוכר, מלבד מס על הרכישות של המוכר עצמו. מדינות חברות ב-⁠Streamlined משלמות לספק עבור מוכרים שעומדים בתנאים שלהלן, ולכן מוכרים אלה אינם משלמים לספק דבר על השירותים המכוסים (מהו CSP). מדינה עשויה לאפשר למוכרים האלה לשמור את התגמול שלה על גבייה (collection allowance) ועשויה שלא, ולכן שאלו כל מדינה (שאלות נפוצות על CSP).

כדי לקבל שירות חינם במדינה, מוכר חייב להירשם לאותה מדינה דרך Streamlined Sales Tax Registration System, להתקשר בחוזה עם ספק, ולעמוד בכל אלה ב-⁠12 החודשים שלפני הרישום שם (שירותים חינם):

• אין מקום עסקים קבוע במדינה ליותר מ-⁠30 ימים;
• פחות מ-⁠⁦$50,000⁩ של רכוש ופחות מ-⁠⁦$50,000⁩ של שכר במדינה;
• פחות מ-⁠⁦25%⁩ מכלל הרכוש או מכלל השכר שלו במדינה;
• אינו גובה את מס המדינה כתנאי לכך שהמוכר או חברה קשורה היא ספקית של המדינה.

לצורך הבדיקות האלה, רכוש הוא מקרקעין ורכוש מוחשי שהמוכר מחזיק או שוכר: מה שבבעלות לפי עלות מקורית, מה ששכור לפי פי שמונה מדמי השכירות השנתיים נטו, בממוצע בין תחילת 12 החודשים לסופם. שכר הוא תשלום לעובדים, המיוחס למדינה לפי כללי המיקום בחוזה (חוזה הספק).

מוכר מרוחק שחייב לגבות במדינה רק משום שעבר את סף הנקסוס הכלכלי של המדינה זכאי שם. מוכר שקשור (לפי סעיף ⁦267(b)⁩ או ⁦707(b)⁩ של Internal Revenue Code) לגוף שאינו עומד בתנאים האלה במדינה אינו זכאי אם הגוף הזה נותן שירותים בשם המוכר, כמו משלוח המוצרים שלו, קבלת הדוחות שלו או טיפול בתלונות הלקוחות שלו, או אם שני הגופים הוקמו או שונו ב-⁠21 ביוני 2018 או אחריו כדי שהמוכר יהיה זכאי עכשיו. החרגה זו אינה חלה על מוכר שנרשם כראוי דרך מערכת Streamlined כמוכר שהספק מקבל עבורו תשלום לפני 1 בספטמבר 2020, אלא אם הוקם או שונה מאז 21 ביוני 2018 (חוזה הספק). המעמד החינמי מסתיים במדינה אם המוכר חייב להירשם שם ומפסיק לעמוד בכל התנאים. התנאים האלה מגיעים מחוזה הספק בין Streamlined Governing Board לספקים, ולכן בדקו בעמוד השירותים החינם את התנאים שבתוקף כשנרשמים. התווית “מוכר מתוגמל” (compensated seller) קובעת רק מי משלם לספק; היא אינה קובעת אם אתם חייבים לגבות מס (שאלות נפוצות על CSP).

ספק עשוי לחייב על מדינות שבהן אינכם זכאים, מדינות שבהן נרשמתם ישירות ולא דרך מערכת Streamlined, מדינות שאינן חברות ב-⁠Streamlined, שירותים נוספים כמו הנהלת חשבונות או ייעוץ, ועיבוד עסקאות שאינן חייבות במס מעל ⁦30%⁩ מהעסקאות השנתיות של מדינה. עמוד הרישום של Streamlined מפרט את המדינות החברות. קליפורניה, ניו יורק וטקסס אינן בו, ולכן דוחות למדינות האלה מוגשים ישירות למדינה, בידי המוכר או איש המקצוע שלו.

מדינות חברות ב-⁠Streamlined מאשרות גם תוכנה שמחשבת בלבד. מוכר שמשתמש בה שומר על ההגשה והתשלום, והמדינה פונה למוכר ישירות בביקורת (שאלות נפוצות על CSP).

אם התוכנה או הספק טועים, מי חייב במס?

זה תלוי בכלי. בתוכנה שמחשבת בלבד, המוכר נשאר אחראי כלפי המדינה לדווח ולשלם את המס; הספק של התוכנה אחראי כלפי המדינה לתשלומי חסר שנגרמו מטעויות באופן שבו התוכנה פועלת. בספק שירות מוסמך, הספק אחראי כלפי המדינה למס על העסקאות שהוא מעבד, אלא אם המוכר סילף את מה שהוא מוכר או ביצע הונאה. מחוץ למערכת Streamlined, המוכר הרשום חייב בו בדרך כלל, אלא אם חל כלל ההקלה של אותה מדינה.

החוק של וושינגטון, שמיישם את הסכם Streamlined, אומר זאת במפורש (RCW 82.58.080); בדקו את החוק של המדינה שלכם. שתי מגבלות: אפשר לבקר את המוכר על עסקאות שהספק לא עיבד, והוא עדיין חייב במס שלא שלח לספק עד מועד ההגשה של הדוח (חוזה הספק, סעיף ⁦E.2⁩).

מדינות חברות ב-⁠Streamlined גם פוטרות מוכר שמשתמש בספק שירות מוסמך או בתוכנת חישוב מוסמכת מאחריות לטעויות מסוימות (שאלות נפוצות על CSP):

מיפוי שגוי אינו טעות בנתוני המדינה, ולכן אין הקלה מהמדינה. לפי חוזה הספק, הספק אחראי כלפי המדינה לטעויות מיפוי שמשאירות מס שלא נגבה, ללא קשר למי שביצע את המיפוי; החוזה שלו עם המוכר עשוי לדרוש מהמוכר להחזיר לו כשפעולה או חוסר פעולה של המוכר גרמו לטעות (חוזה הספק, סעיף ⁦E.3(c)⁩; שאלות נפוצות על CSP). עד שחוזה הספק מתחיל, המוכר מגיש ומשלם בעצמו. מדינות אחרות קובעות כללי הקלה משלהן; בדקו את ההנחיות של המדינה עצמה.

שכירת איש מקצוע להנהלת חשבונות או CPA משנה מי עושה את העבודה, לא של מי החשבון. איש המקצוע פועל בשם המוכר לפי ההרשאה של המוכר, וטופס ההרשאה של ניו יורק מחייב את משלם המס להסכים לבדוק את המידע המדווח ולוודא שהוא אמיתי, נכון ושלם (טופס ⁦TR-2000⁩).

גם אנשים שמאחורי ישות יכולים להיות חייבים במס אישית; בעל עסק יחידני חייב בו ישירות. בקליפורניה, אחרי סגירת עסק, נושא משרה, חבר, מנהל, שותף או אדם אחר ששלט בישות או שהיה אחראי לדוחות או לתשלומי המס שלה יכול להיות חייב אישית במס מכירה שלא שולם שהישות גבתה מלקוחות (או במס שימוש מסוים), בתוספת ריבית וקנסות, אם נמנע בכוונה מלשלם. זה חל רק על תקופות שבהן היתה לו אחריות כזו, בתוך מגבלות זמן (Revenue and Taxation Code סעיף 6829). למדינות אחרות יש כללים משלהן; ראו הגשת דוחות מס מכירה.

מה עושה איש מקצוע להנהלת חשבונות או CPA שתוכנה לא עושה, וכיצד מקבלים גישה?

איש מקצוע להנהלת חשבונות או CPA מטפל בחלקים שכלי לא יכול לבצע: בירור איפה נדרש רישום, בדיקת אופן המיפוי של מוצרים, התאמת כל דוח לספרים, הגשה במדינות מחוץ לספק, ומענה למכתבים ממדינות. כדי לפעול במדינה, איש המקצוע זקוק להרשאה מהמוכר.

מדינות מפצלות את זה לשתי הרשאות: אחת להגשה ולתשלום באינטרנט, ואחת לדבר בשמכם בהודעות ובביקורות. הכללים שונים בין מדינות; שתי המדינות האלה מראות את התבנית.

בקליפורניה, ייפוי כוח אינו נותן בפני עצמו גישה להגשה באינטרנט: נציג שרוצה לבצע פעולות באינטרנט זקוק גם ל-⁠Third Party Access (CDTFA). ⁦CDTFA-392⁩ מבקש מזהה אחד לכל מי שמונה, כמו מספר CPA, לשכת עורכי דין, PTIN או סוכן מס מורשה, ולכן מי שמונה אינו חייב להיות CPA (⁦CDTFA-392⁩). שאלו איזה אדם יופיע בטופס של כל מדינה ומי חותם על הדוח. למדינות אחרות יש טפסים, כניסות ותדירויות משלהן; בדקו באתר של רשות ההכנסות של המדינה עצמה לפני שמניחים שהשלבים של אחת משתי המדינות חלים. למועדים ולהגשה כשלא היו מכירות ראו הגשת דוחות מס מכירה.

האם מכירות בשוק מקוון משנות מה אני מגיש בעצמי?

הן משנות את אופן הדיווח על המכירות האלה ואת מה שאתם חייבים עליהן. האם עדיין נדרשים היתר ודוחות תלוי במדינה. מוכר רשום ממשיך להגיש, מדווח על מכירות בשוק מקוון כפי שהמדינה מורה, ושומר הוכחה שהשוק גבה את המס. מכירות באתר שלכם או בחשבונית ישירה נשארות שלכם.

• קליפורניה. מוכר שסחורה מוחשית שלו נמכרת רק דרך מפעילי שוק מקוון רשומים אינו נדרש בדרך כלל להירשם; מכירות ישירות באתר שלו עדיין יכולות ליצור חובת רישום. מוכר רשום שומר את ההסכם עם המפעיל או הוכחה אחרת שהוא רשום, ואת מספר ההיתר שלו (CDTFA).
• ניו יורק. מוכר שבסיסו בניו יורק ומוכר רק דרך מפעיל שוק מקוון עדיין נרשם ומגיש דוחות; מוכרים מסוימים מחוץ למדינה אינם נדרשים להירשם. מוכר רשום שומר את Certificate of Collection של המפעיל או את ההסכם הציבורי של המפעיל (ניו יורק).

שני הכללים עוסקים בסחורה מוחשית. מכירת תוכנה או שירות דרך פלטפורמה היא שאלה אחרת; ראו Merchant of record למס מכירה על SaaS. לאופן שבו מכירות בשוק מקוון מופיעות בדוח ראו הגשת דוחות מס מכירה. אם אתם מפעילים את הפלטפורמה, ראו כללי מפעיל שוק מקוון לסטארט-אפים.

מה מוסרים כדי להתחיל?

תנו לאדם או לספק מספיק כדי לבנות מחדש כל דוח מהרישומים, לא מהסכומים של הכלי.

• רשימת היתרים לפי מדינה: מספר היתר, תדירות הגשה, מועדים ומי מחזיק בכל כניסה.
• הדוחות האחרונים שהוגשו, אישורי תשלום וכל מכתב ממדינה.
• מכירות לפי מדינה וחודש: מכירות ברוטו, מכירות בשוק מקוון, מכירות ישירות, החזרים.
• המוצרים שלכם ואיך כל אחד ממוסה או ממופה בכל מדינה.
• אישורי פטור ואישורי מכירה חוזרת, והסכמים עם שווקים מקוונים או דוחות גבייה.
• דוחות תשלומים ממעבדי התשלומים והשווקים המקוונים שלכם.
• חשבון ההתחייבות למס מכירה מהספרים שלכם.
• ה-⁠EIN, הבעלים, נושא המשרה או השותף שיכולים לחתום על הרשאות מדינה, והכתובת למכתבים והאימייל בכל חשבון מדינה, שאליהם מגיעים מכתבי המדינה.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

חנות מקוונת עם היתרים בחלק מהמדינות

חנות מקוונת שולחת לקונים ב-⁠12 מדינות ויש לה היתרים ב-⁠6, עם מכירות שנתיות של ⁦US$400,000⁩, מהן ⁦US$100,000⁩ דרך שוק מקוון. תוכנת חישוב גובה את השיעור לפי המקום שאליו המכירה מיוחסת בקופה ב-⁠6 מדינות ההיתר. בכל חודש מישהו מתאים את המכירות לפי מדינה ל-⁠6 הדוחות ולדוחות הגבייה של השוק המקוון. 6 המדינות האחרות נבדקות מול הסף של כל מדינה; ראו ספי נקסוס כלכלי למס מכירה לפי מדינה.

חברת תוכנה עם תוכנית אחת ממופה לא נכון

לחברת תוכנה יש מנויים שנתיים בסך ⁦US$800,000⁩ והיתרים ב-⁠4 מדינות. באחת מהן, מדינה חברה ב-⁠Streamlined שממסה את המוצר, היא משתמשת בספק שירות מוסמך אך מיפתה תוכנית אחת כפטורה ממס. הקלת המדינה מכסה נתוני שיעור, גבול או ספריית חבות במס שגויים, לא מיפוי מוצר שגוי. אם מכירות של ⁦US$60,000⁩ מהתוכנית הזו לא מוסו בשיעור המחשה של ⁦6%⁩, ⁦US$3,600⁩ של מס לא נגבו, לפני כל ריבית או קנס. הספק אחראי כלפי המדינה, אבל החוזה שלו עם החברה עשוי לדרוש מהחברה להחזיר לו כי החברה ביצעה את המיפוי. טעות מיפוי יכולה לחזור בכל מדינה שבה התוכנית נמכרת.

מוכר נותן ל-⁠CPA שלו גישה בקליפורניה

מוכר עם היתר בקליפורניה רוצה ש-⁠CPA שלו יגיש דוחות חודשיים ויענה למכתב ממדינה. המוכר מאשר את Third Party Access של ה-⁠CPA כדי שיוכל להגיש ולשלם, וחותם על ייפוי כוח על שם ה-⁠CPA באופן אישי, לא על שם המשרד, להודעות ולביקורות. ההיתר נשאר על שם המוכר, והמוכר עדיין בודק את המספרים לפני שהם מוגשים.

המצב שלכם שונה?

• אתם רשומים, או עומדים להירשם, בכמה מדינות, החבות במס של מוצרים לא ברורה, או שהדוחות והספרים אינם תואמים: ההחלטה אילו הגשות נשארות עם תוכנה, אילו דורשות אדם ומה להרשות מחייבת בדיקה של הרישומים וההרשמות בפועל; קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם לא בטוחים באילו מדינות אתם חייבים: ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה.
• אתם או העסק נמצאים מחוץ לארה״ב: ראו מוכרים זרים ומס מכירה ומס מכירה אמריקאי על תוכנה שנמכרת מקנדה.
• מכרתם פריטים חייבים במס בלי לגבות מס: ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה.
• אתם מוכרים דרך פלטפורמת חנות וצריכים לדעת באילו מדינות להפעיל: ראו מס מכירה ב-⁠Shopify לפי מדינה.
• אתם מוכרים תוכנה דרך פלטפורמה שמוכרת בשמכם: ראו Merchant of record למס מכירה על SaaS.
• מדינה שלחה הודעת ביקורת או בקשת מידע: ראו ביקורת מס מכירה.
• דוח ההתחייבות שלכם אינו תואם לדוח שהוגש: ראו מס מכירה לתשלום אינו תואם לדוח.
• החמצתם דוחות או צריכים מועדים: ראו הגשת דוחות מס מכירה.
• הספרים של כמה שנים מפגרים: ראו השלמת ספרים שמפגרים.