Imposto sobre vendas a pagar não bate com a declaração entregue

Por que o saldo de imposto sobre vendas a pagar não bate com a declaração que entreguei?

Um saldo de imposto sobre vendas a pagar (a conta de passivo que guarda o imposto devido ao estado), um relatório de passivo de imposto sobre vendas e uma declaração entregue medem o mesmo imposto de três formas, então diferem até que cada diferença conhecida seja somada de volta. O saldo a pagar é o imposto cobrado ou recebido, mais o imposto de uso apurado, menos o imposto pago. O relatório de passivo soma o imposto das faturas de clientes do período. A declaração informa as vendas brutas, as vendas tributáveis e as compras tributáveis, calcula o imposto e depois subtrai qualquer desconto ou crédito (instruções do Texas; boletim de Nova York). Esta página usa as declarações do Texas, de Nova York e da Califórnia como exemplos; o formulário do seu estado define as linhas, o desconto e o caminho de correção.

Um caso deixa de ser simples, e muitas vezes precisa da revisão de um profissional, quando envolve vários estados ou alíquotas, o saldo está errado há mais de um trimestre, o saldo a pagar é maior do que o estado recebeu, uma declaração já foi corrigida uma vez ou chegou um aviso do estado. Reúna cada declaração entregue com a confirmação de pagamento e o extrato bancário, o relatório de imposto sobre vendas por jurisdição, o detalhe do livro-razão da conta a pagar, os certificados de isenção e qualquer declaração corrigida ou aviso.

Comece por um estado e um período: pegue a declaração entregue, não um rascunho do seu software, confira o valor pago com a retirada no banco e depois explique cada diferença da tabela.

O que uma declaração estadual de imposto sobre vendas pede, e de onde vem cada número na minha escrituração?

Muitas declarações estaduais, como as do Texas, de Nova York e da Califórnia, partem das vendas, não do imposto que você cobrou, e calculam o imposto a partir das vendas e compras tributáveis. O Texas pede vendas totais, vendas tributáveis e compras tributáveis; Nova York e a Califórnia pedem as vendas totais, a parte não tributável e as compras sujeitas ao imposto de uso.

Uma declaração que calcula o imposto a partir das vendas tributáveis pode diferir de um saldo a pagar que guarda o imposto que suas faturas de fato cobraram. Os dois só concordam quando, entre outras coisas, cada fatura foi tributada na alíquota certa sobre os itens certos.

Como encontro as “vendas brutas totais” que a declaração pede?

As vendas brutas totais são todas as vendas daquele estado e período, tributáveis ou não, sem o próprio imposto sobre vendas. Cada estado define o que conta. O Texas conta todas as vendas, serviços, arrendamentos e aluguéis, com os encargos relacionados, feitos de um local no Texas ou para o Texas (instruções). A Califórnia conta todas as vendas ligadas ao seu negócio na Califórnia, incluindo mão de obra, serviços, encargos de frete e manuseio e receitas de arrendamento e aluguel (CDTFA).

Para montar o valor a partir da escrituração:

1. Extraia as vendas de um estado, usando exatamente o primeiro e o último dia da declaração.
2. Retire o imposto sobre vendas. A linha de vendas totais do Texas o exclui, e a declaração da Califórnia tem uma linha para o imposto incluído nas vendas totais. Se o imposto cobrado também é rendimento depende de sobre quem a lei do estado o impõe (IRS Publication 334); a Califórnia, por exemplo, torna o vendedor responsável por pagá-lo. Veja imposto sobre vendas cobrado e pago.
3. Some os encargos relacionados que pertencem às vendas, como frete, manuseio e taxas. Confira equipamentos e outros ativos do negócio vendidos no período: a Califórnia os informa como Vendas de Instalações e Equipamentos, e o preço de venda pode diferir do ganho ou da perda na escrituração.
4. Mantenha as vendas isentas, para revenda e em marketplace. Elas saem depois, como vendas não tributáveis.
5. Compare o total com a declaração. Uma diferença que sobra costuma ser venda datada logo antes ou logo depois do período, uma fonte de vendas que falta na escrituração ou imposto ainda dentro das vendas.

O momento também pode diferir. Nova York e a Califórnia exigem que a venda seja informada no período em que é feita, o cliente tendo pago ou não (New York Publication 750; California Publication 73). Uma escrituração no regime de caixa fica atrás pelas faturas não pagas no fim do período; veja regime de caixa ou de competência. Para depósitos e totais do Form 1099-K, veja conciliação de vendas e repasses.

Quais vendas estão nas vendas brutas mas não têm imposto?

Vendas a revendedores e compradores isentos, vendas em que um marketplace cobra o imposto, vendas entregues em outro estado e itens não tributáveis ficam nas vendas brutas e saem das vendas tributáveis. A Califórnia diz que os registros do vendedor devem mostrar a receita bruta de todas as vendas, mesmo as que o vendedor considera isentas.

Em muitos programas contábeis, um relatório de passivo conta uma venda como tributável, a menos que o cliente ou o item esteja marcado como isento; veja como o seu trata isso. Enquanto as marcações não corresponderem aos certificados, as vendas tributáveis não vão bater com a declaração. Veja certificados de isenção de clientes e entrega de declarações de imposto sobre vendas para vendas de marketplace em uma declaração.

Onde ficam o desconto por entrega no prazo e o crédito do vendedor?

Na declaração, um desconto ou crédito reduz o valor que você paga, não o imposto. Quando o vendedor paga menos do que cobrou, a diferença fica no saldo a pagar até ser movida para uma conta própria; veja imposto sobre vendas cobrado e pago para o lançamento.

O Texas permite que um vendedor licenciado (com seller's permit) desconte 0,5% do imposto informado e pago no prazo, mais 1,25% para quem declara mensal ou trimestralmente e paga antecipadamente uma estimativa razoável do imposto do período e cumpre as demais regras de pagamento antecipado (Texas Comptroller; perguntas frequentes sobre pagamento antecipado). O crédito de quem paga antecipadamente na declaração é maior que o dinheiro pago antecipadamente, porque o crédito inclui o desconto (instruções). O crédito de cobrança do vendedor (vendor collection credit) de Nova York é 5% dos impostos e taxas informados, até $200 por período trimestral ou anual; quem declara mensalmente não o recebe (TB-ST-925).

O desconto do Texas e o crédito de Nova York dependem de declarar e pagar no prazo. O Texas orienta quem declara a não tomar o desconto se a declaração ou o pagamento estiver atrasado. Nova York não permite crédito em declaração vencida ou retificadora, nem quando o valor total não é pago no prazo, e nenhum crédito é levado para a frente. Nem todo estado concede um; o guia da seller's permit da Califórnia não descreve nenhum.

Como o arredondamento, os preços com imposto incluído e o imposto sobre o frete criam pequenas diferenças?

O arredondamento, os preços com imposto incluído e o imposto sobre o frete movem o imposto em centavos por fatura, ou em uma parte da fatura, então são os primeiros lugares para procurar uma diferença pequena.

• Arredondamento. O Texas manda o vendedor calcular o imposto de uma venda até a terceira casa decimal, arredondando para o centavo seguinte a partir de cinco (perguntas frequentes do Texas), e depois informar as linhas de vendas em dólares inteiros (instruções). A Califórnia permite que o vendedor arredonde a declaração para o dólar inteiro mais próximo. Nova York manda calcular o imposto sobre o total da transação, não item por item, quando os itens têm a mesma alíquota (Publication 750). O imposto somado fatura por fatura e o imposto calculado sobre o total do período podem diferir em centavos.
• Preços com imposto incluído. Quando o preço inclui o imposto, o preço de venda é o preço dividido por um mais a alíquota, e o resto é imposto (perguntas frequentes do Texas). Se o preço inteiro foi lançado como venda, as vendas ficam infladas e o imposto fica na receita em vez de no saldo a pagar.
• Frete e entrega. O Texas tributa os encargos de entrega e frete ligados a itens tributáveis. Nova York inclui frete, manuseio e entrega quando calcula o imposto sobre bens tributáveis. Nesses estados, uma fatura que tributou o item mas não o frete, ou o inverso, cobra um valor diferente do que a declaração calcula. A Califórnia deduz os encargos de entrega pagos a uma transportadora independente quando discriminados na fatura; qualquer valor acima do custo real continua tributável. Confira a regra do seu estado antes de chamar uma diferença de frete de erro.

Uma diferença de centavos por fatura pode ser arredondamento, mas recalcule as faturas e a declaração pela regra do estado antes de chamá-la assim. Um pequeno erro de alíquota ou de tributação pode parecer igual, e arredondamento não lançado pode se acumular ao longo dos períodos. Baixe apenas o valor que o cálculo explica.

Como o imposto de uso aparece na declaração mas não no relatório de passivo?

A declaração soma o imposto sobre as compras tributáveis do próprio negócio, e um relatório de passivo montado com faturas de clientes nunca as vê. Um vendedor do Texas com licença informa o imposto de uso no Item 3, Taxable Purchases. Uma empresa registrada em Nova York o informa na declaração de imposto sobre vendas, por exemplo sobre bens tributáveis comprados de um vendedor de outro estado que não cobrou imposto de Nova York (TB-ST-910). A declaração da Califórnia tem uma linha para compras sujeitas ao imposto de uso.

O imposto de uso também cobre compras que levaram só parte do imposto e itens retirados do estoque de revenda para uso do próprio negócio. O Item 3 do Texas e a página do imposto de uso mostram os dois; a declaração de Nova York cobre compras feitas em uma jurisdição para uso em outra com alíquota maior.

O imposto devido na declaração é, portanto, o imposto sobre vendas mais o imposto de uso. Se o imposto de uso nunca foi apurado na escrituração, o pagamento é maior que o saldo a pagar nesse valor. Sobre o que é tributado e como lançar, veja imposto de uso sobre compras do negócio e imposto sobre vendas cobrado e pago.

O que notas de crédito, reembolsos e dívidas incobráveis fazem com o saldo?

Uma nota de crédito ou um reembolso só reduz o imposto devido se o estado permitir, e a declaração pode considerá-lo em um período diferente do da escrituração. As condições variam por estado.

• A Califórnia deduz mercadoria tributável devolvida apenas quando o preço total, com o imposto, foi devolvido ou creditado, e uma dívida incobrável de venda tributável só se foi baixada; as condições estão nas instruções da CDTFA. O imposto informado e pago em uma declaração anterior é pedido em um anexo separado, para o período em que o crédito ocorreu. Um crédito que pertencia a uma declaração anterior, já entregue, exige uma declaração retificadora ou um pedido de restituição.
• O Texas manda o vendedor pedir um crédito no Item 2, subtraindo as vendas em que o imposto foi pago por engano ou restituído, e anexar o Form 01-148. Um crédito por dívida incobrável deve ser entregue eletronicamente (instruções).

Na escrituração, uma nota de crédito reduz o saldo a pagar na própria data. Se a declaração considera o crédito em outro período, os dois saldos diferem até lá. Para os lançamentos, veja como registrar reembolsos e como dar baixa em faturas não pagas.

Por que um saldo de imposto sobre vendas nunca zera?

Um saldo que nunca zera costuma ser um pagamento lançado no período, estado ou conta errados, ou uma diferença que nunca foi lançada. Cada causa deixa um padrão diferente no livro-razão.

Um saldo deixado por um desconto, pelo imposto de uso ou por um pagamento antecipado é explicado nas seções acima.

Uma alíquota errada não faz a diferença desaparecer. O Texas responsabiliza o vendedor pelo valor correto (perguntas frequentes). Na Califórnia, o imposto cobrado acima do devido deve ser devolvido ao cliente ou pago ao estado e informado; a declaração tem uma linha de imposto cobrado em excesso. Nova York manda recolher o total cobrado como imposto, mesmo que seja mais do que o imposto devido. Corrija as faturas e a configuração e depois decida como o período será corrigido.

Quais etapas ligam a declaração, o pagamento e o livro-razão no dia da entrega?

Ligue um estado e um período por vez, partindo da declaração entregue e voltando para a escrituração.

1. Pegue a declaração entregue e a confirmação do pagamento, não o rascunho.
2. Compare as vendas totais da declaração com as vendas da escrituração, sem imposto. Explique qualquer diferença com as conferências de corte de período, canal e imposto dentro das vendas, acima.
3. Compare as vendas tributáveis da declaração com o relatório de passivo. Explique qualquer diferença com as vendas isentas, para revenda e em marketplace.
4. Compare o imposto sobre vendas da declaração com o imposto cobrado na escrituração. Liste as faturas tributadas na alíquota errada ou sobre os itens errados.
5. Some o imposto de uso e depois siga a ordem da declaração para créditos, descontos e pagamentos. Um crédito de pagamento antecipado do Texas já inclui o desconto dele, e o desconto por entrega no prazo se aplica só ao saldo que sobra depois dele. O Texas considera os créditos de restituição e de erro dentro das vendas tributáveis, então o valor do imposto já os reflete; os créditos de períodos anteriores da Califórnia saem do imposto. Subtraia os pagamentos anteriores ou pagamentos a maior aplicados ao período e some qualquer multa e juros. Se cada diferença foi explicada, o resultado bate com o valor devido na declaração, que o pagamento deve igualar.
6. Confira cada pagamento, inclusive qualquer pagamento antecipado, com uma retirada no banco, com o lançamento e com o histórico da conta no estado para aquele período.
7. Faça a evolução do saldo a pagar: saldo inicial, mais o imposto sobre vendas cobrado ou recebido (inclusive o imposto de faturas não pagas, quando o estado manda informar a venda no período em que é feita), mais o imposto de uso apurado, menos o imposto das notas de crédito e reembolsos, menos os pagamentos, menos o desconto lançado, igual ao saldo final. Se a evolução fecha, o saldo final bate com o imposto sobre vendas e o imposto de uso apurados nos períodos ainda não pagos. Sustente-a por estado e período.
8. Liste o que sobrar, por fatura ou pagamento.

O que faço com uma diferença que não consigo explicar, e quando retifico?

Reduza-a antes de ajustar. Lançar uma diferença sem explicação em receita ou despesa zera a conta, mas esconde a causa.

Enquanto a causa não é achada, uma forma de segurar o valor é deixá-lo no saldo a pagar com uma anotação datada; quando o padrão mostrar que é só arredondamento, ele pode ser baixado para uma conta de arredondamento. Use a evolução do saldo para achar o primeiro período em que o saldo deixou de bater e depois liste as faturas, os pagamentos e os créditos desse período.

Um saldo a pagar acima do que o estado recebeu pode ser imposto cobrado e nunca enviado. Nova York pode responsabilizar pessoalmente proprietários, diretores, administradores, empregados, sócios ou membros, e a Califórnia pode fazer o mesmo com quem controla um negócio que termina devendo imposto cobrado que deliberadamente deixou de pagar. Entrega de declarações de imposto sobre vendas trata de quem o deve em cada estado e de até quanto tempo para trás o estado pode lançar.

Retificar ou não depende de a declaração entregue ter informado as vendas, as vendas tributáveis e o imposto corretos do período, e das regras do estado para corrigi-la. Se a declaração estava errada, o período talvez precise ser corrigido. Se a declaração bate com o que a lei exigia e só a escrituração está errada, é a escrituração que precisa ser corrigida. Uma declaração pode bater com as faturas e ainda assim estar errada, se as faturas usaram a alíquota errada ou tributaram os itens errados.

• A Califórnia manda não ajustar as vendas brutas do período atual por um erro anterior: entregue uma declaração retificadora do período do erro. Uma declaração retificadora que termina em crédito é tratada como pedido de restituição (CDTFA).
• O Texas permite entregar uma declaração retificadora em papel ou on-line. Se ela mostra imposto pago a menos, pague o imposto adicional com qualquer multa e juros; se mostra pagamento a maior e você quer a restituição, é preciso cumprir as exigências de um pedido de restituição. Imposto pago por engano, mercadoria devolvida e erros de escrituração são créditos tomados na declaração atual com o Form 01-148 (instruções).

Confira os prazos de restituição antes de deixar um período antigo de lado. O Texas geralmente permite quatro anos a partir da data em que o imposto venceu e era devido (Comptroller). O prazo da Califórnia é o que ocorrer por último entre três anos do vencimento da declaração, seis meses do pagamento a maior ou seis meses depois que uma cobrança se torna definitiva (Publication 117; seção 6902). Nova York permite três anos a partir da data em que o imposto venceu, ou dois anos a partir da data do pagamento, o que ocorrer por último (TB-ST-350). Uma anotação datada no livro-razão não preserva um pedido.

Qual caminho serve é uma questão estado por estado. Uma diferença que atravessa vários períodos ou estados, ou que está sem explicação há anos, é caso para revisão profissional.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos.

Um varejista do Texas: o desconto fica no saldo a pagar

Um varejista do Texas que declara e paga no prazo, sem pagamento antecipado, tem vendas tributáveis de US$48.000 em um mês, com alíquota combinada de 8,25%, então o imposto é US$3.960. O desconto de 0,5% por entrega no prazo é US$19,80, então ele paga US$3.940,20. O saldo a pagar guarda os US$3.960 cobrados e, depois do pagamento, sobram US$19,80. Aqui isso é o desconto, não um erro, porque cada fatura foi tributada a 8,25%. Lançado em uma conta própria, ele zera o saldo a pagar.

Um vendedor on-line: vendas isentas e para revenda

Um vendedor on-line lança US$120.000 de vendas em um trimestre, com uma alíquota ilustrativa de 8%, sem imposto de uso, desconto nem créditos. O relatório de passivo mostra US$120.000 em vendas tributáveis, mas a coluna de imposto mostra US$7.200, porque não foi cobrado imposto sobre US$30.000 vendidos a revendedores e compradores isentos. A declaração informa US$120.000 de vendas totais e US$90.000 tributáveis, então o imposto dela é US$7.200 e concorda com o saldo a pagar. A diferença está só na coluna de vendas tributáveis. Neste exemplo, marcar os US$30.000 como não tributáveis, guardando os certificados, faz o relatório bater. Se o saldo a pagar mostrasse US$9.600, teria sido cobrado imposto sobre as vendas isentas, e esse excesso precisa de correção própria.

Uma empresa de Nova York: imposto de uso e crédito do vendedor

Uma empresa de Nova York declara trimestralmente e paga o valor total no prazo. Ela cobrou US$3.000 de imposto dos clientes, na alíquota certa, e comprou US$5.000 em materiais de um vendedor de outro estado que não cobrou imposto de Nova York. Com uma alíquota ilustrativa de 8%, o imposto de uso é US$400. A declaração mostra US$3.400 de imposto. O crédito do vendedor é 5% de US$3.400, ou US$170, abaixo do teto de US$200, então o pagamento é US$3.230. O saldo a pagar guarda apenas os US$3.000 cobrados, então falta US$230 em relação ao pagamento. Neste exemplo, a diferença são os US$400 de imposto de uso não apurados, menos os US$170 de crédito não lançados. Quem declara mensalmente não recebe crédito, então o pagamento seria US$3.400 e a diferença, US$400.

E no seu caso?

• O saldo está sem explicação há mais de um trimestre, há vários estados ou alíquotas, o saldo a pagar é maior do que o estado recebeu, uma declaração já foi corrigida uma vez ou chegou um aviso: saber se os livros ou as declarações estão errados, quais períodos precisam de declaração retificadora e como o saldo a pagar deve ser refeito são questões para um profissional. Leve as declarações entregues, as confirmações de pagamento, o relatório de imposto sobre vendas por jurisdição e o livro-razão do saldo a pagar à ajuda com escrituração contábil.
• Um estado enviou uma carta de auditoria ou um pedido de informações: veja o guia de auditoria de imposto sobre vendas.
• Você deixou de entregar declarações, ou o estado enviou uma cobrança estimada: veja entrega de declarações de imposto sobre vendas.
• Você concilia isso todo período, ou declara em vários estados: veja terceirizar a entrega do imposto sobre vendas para saber o que ainda precisa de uma pessoa mesmo com software.
• A diferença é imposto cobrado na alíquota local errada: veja definição do imposto sobre vendas pelo endereço de entrega.
• Você devia ter cobrado imposto e não cobrou: veja como regularizar imposto sobre vendas não cobrado, ou faturas enviadas sem imposto sobre vendas se as faturas já foram pagas.
• Suas vendas passam por um marketplace, um processador de pagamentos ou um sistema de ponto de venda (PDV) de restaurante: veja conciliação de vendas e repasses ou imposto sobre vendas de restaurante e conciliação do PDV.
• Você precisa dos lançamentos contábeis do imposto cobrado, pago e do imposto de uso: veja imposto sobre vendas cobrado e pago e imposto de uso sobre compras do negócio.