Thuế bán hàng phải trả không khớp với tờ khai: cách tìm và sửa

Vì sao số dư thuế bán hàng phải trả của tôi không khớp với tờ khai đã nộp?

Số dư thuế bán hàng phải trả (tài khoản nợ phải trả ghi khoản thuế còn nợ tiểu bang), báo cáo nợ thuế bán hàng và tờ khai đã nộp đo cùng một khoản thuế theo ba cách, nên chúng khác nhau cho đến khi bạn cộng lại từng chênh lệch đã biết. Số dư phải trả bằng thuế bán hàng đã tính hoặc đã thu, cộng thuế sử dụng đã ghi nhận, trừ thuế đã nộp. Báo cáo nợ thuế cộng thuế trên các hóa đơn khách hàng của kỳ. Tờ khai báo tổng doanh số, doanh số chịu thuế và các khoản mua chịu thuế, tính ra số thuế, rồi trừ mọi khoản chiết khấu hoặc tín thuế (hướng dẫn Texas; bản tin New York). Trang này dùng các tờ khai của Texas, New York và California làm ví dụ; biểu mẫu của tiểu bang bạn quyết định các dòng, khoản chiết khấu và cách sửa.

Một trường hợp không đơn giản, và thường cần chuyên gia xem xét, khi có nhiều tiểu bang hoặc thuế suất, số dư đã lệch hơn một quý, số phải trả lớn hơn số đã nộp cho tiểu bang, tờ khai đã được sửa một lần, hoặc đã nhận thông báo của tiểu bang. Hãy thu thập từng tờ khai đã nộp cùng xác nhận thanh toán và sao kê ngân hàng, báo cáo thuế bán hàng theo khu vực thuế, chi tiết sổ cái của tài khoản phải trả, giấy chứng nhận miễn thuế, và mọi tờ khai đã sửa hoặc thông báo.

Hãy bắt đầu với một tiểu bang và một kỳ: lấy tờ khai đã nộp, không phải bản nháp trong phần mềm, khớp số tiền đã nộp với khoản rút từ ngân hàng, rồi giải thích từng chênh lệch trong bảng.

Tờ khai thuế bán hàng của tiểu bang yêu cầu những gì, và mỗi con số lấy từ đâu trong sổ sách của tôi?

Nhiều tờ khai của tiểu bang, như Texas, New York và California, bắt đầu từ doanh số chứ không phải từ khoản thuế bạn đã thu, và tính ra thuế từ doanh số chịu thuế và các khoản mua. Texas yêu cầu tổng doanh số, doanh số chịu thuế và các khoản mua chịu thuế; New York và California yêu cầu tổng doanh số, phần không chịu thuế và các khoản mua chịu thuế sử dụng.

Tờ khai tính thuế từ doanh số chịu thuế có thể khác với số dư phải trả ghi khoản thuế mà hóa đơn của bạn thực sự đã tính. Hai số này chỉ khớp khi, trong số các điều kiện khác, mọi hóa đơn đều bị tính thuế đúng thuế suất trên đúng mặt hàng.

Làm sao tìm "tổng doanh số gộp" mà tờ khai yêu cầu?

Tổng doanh số gộp là mọi giao dịch bán của tiểu bang đó trong kỳ đó, chịu thuế hay không, chưa gồm chính khoản thuế bán hàng. Mỗi tiểu bang tự quy định khoản nào được tính. Texas tính mọi giao dịch bán hàng, dịch vụ, cho thuê và thuê mướn, cùng các khoản phí liên quan, thực hiện từ một địa điểm ở Texas hoặc vào Texas (hướng dẫn). California tính mọi giao dịch bán liên quan đến hoạt động kinh doanh tại California, kể cả phí nhân công, dịch vụ, vận chuyển và xử lý hàng và khoản thu từ cho thuê và thuê mướn (CDTFA).

Để lập con số này từ sổ sách:

1. Lấy doanh số của một tiểu bang, theo đúng ngày đầu và ngày cuối của tờ khai.
2. Loại thuế bán hàng ra. Dòng tổng doanh số của Texas không gồm thuế, và tờ khai California có dòng cho thuế đã gồm trong Total Sales. Thuế đã thu có đồng thời là thu nhập hay không tùy luật tiểu bang đánh thuế lên ai (IRS Publication 334); chẳng hạn California quy định người bán chịu trách nhiệm nộp thuế. Xem thuế bán hàng đã thu và đã nộp.
3. Cộng các khoản phí liên quan thuộc về doanh số, như phí vận chuyển, xử lý hàng và các loại phí. Kiểm tra thiết bị và tài sản kinh doanh khác đã bán trong kỳ: California báo cáo chúng ở dòng Sales of Fixtures and Equipment, và giá bán có thể khác với khoản lãi hoặc lỗ trong sổ sách.
4. Giữ doanh số được miễn thuế, bán lại và qua sàn thương mại ở lại trong tổng doanh số. Chúng sẽ được loại ra sau, như doanh số không chịu thuế.
5. So sánh tổng với tờ khai. Chênh lệch còn lại thường là doanh số ghi ngày ngay trước hoặc sau kỳ, một nguồn doanh số bị thiếu trong sổ sách, hoặc thuế vẫn còn nằm trong doanh số.

Thời điểm cũng có thể khác. New York và California đều yêu cầu báo cáo giao dịch bán vào kỳ phát sinh, dù khách hàng đã trả hay chưa (New York Publication 750; California Publication 73). Sổ sách theo cơ sở tiền mặt sẽ chậm hơn bằng các hóa đơn chưa thanh toán vào cuối kỳ; xem tiền mặt hay dồn tích. Về các khoản gửi vào và tổng Form 1099-K, xem đối chiếu doanh số và tiền chi trả.

Những giao dịch bán nào nằm trong tổng doanh số nhưng không có thuế?

Bán cho người bán lại và người mua được miễn thuế, giao dịch mà sàn thương mại thu thuế, hàng giao ra ngoài tiểu bang và các mặt hàng không chịu thuế đều nằm trong tổng doanh số và được loại ra khỏi doanh số chịu thuế. California cho biết hồ sơ của người bán phải thể hiện tổng doanh thu từ mọi giao dịch bán, kể cả những giao dịch người bán cho là được miễn thuế.

Trong nhiều phần mềm kế toán, báo cáo nợ thuế tính một giao dịch bán là chịu thuế trừ khi khách hàng hoặc mặt hàng được đánh dấu miễn thuế; hãy kiểm tra phần mềm của bạn xử lý thế nào. Cho đến khi các dấu hiệu khớp với giấy chứng nhận, doanh số chịu thuế sẽ không khớp với tờ khai. Xem giấy chứng nhận miễn thuế từ khách hàng và nộp tờ khai thuế bán hàng về doanh số qua sàn thương mại trên tờ khai.

Chiết khấu nộp đúng hạn và tín thuế cho người bán thu thuế được ghi ở đâu?

Trên tờ khai, khoản chiết khấu hoặc tín thuế giảm số tiền bạn nộp, không giảm số thuế. Khi người bán nộp ít hơn số đã thu, phần chênh lệch ở lại trong tài khoản phải trả cho đến khi được chuyển sang tài khoản riêng; xem bút toán ở thuế bán hàng đã thu và đã nộp.

Texas cho phép người bán có giấy phép trừ 0,5% số thuế khai và nộp đúng hạn, cộng thêm 1,25% cho người nộp tờ khai hằng tháng hoặc hằng quý nộp trước một khoản ước tính hợp lý của thuế trong kỳ và đáp ứng các quy tắc nộp trước khác (Texas Comptroller; câu hỏi thường gặp về nộp trước). Tín thuế nộp trước trên tờ khai lớn hơn số tiền mặt đã nộp trước, vì tín thuế đã gồm khoản chiết khấu (hướng dẫn). Tín thuế cho người bán thu thuế của New York là 5% số thuế và phí đã khai, tối đa $200 cho mỗi kỳ hằng quý hoặc hằng năm; người nộp tờ khai hằng tháng không được hưởng (TB-ST-925).

Chiết khấu của Texas và tín thuế của New York đều phụ thuộc vào việc nộp tờ khai và nộp tiền đúng hạn. Texas yêu cầu người nộp tờ khai không lấy chiết khấu nếu tờ khai hoặc khoản nộp bị trễ. New York không cho tín thuế đối với tờ khai quá hạn hoặc tờ khai điều chỉnh, hoặc khi không nộp đủ số tiền đúng hạn, và không chuyển sang kỳ sau. Không phải tiểu bang nào cũng có; hướng dẫn giấy phép người bán của California không nêu khoản nào.

Làm tròn, giá đã gồm thuế và thuế trên phí vận chuyển tạo ra các chênh lệch nhỏ thế nào?

Làm tròn, giá đã gồm thuế và thuế trên phí vận chuyển mỗi thứ làm số thuế lệch vài cent trên mỗi hóa đơn, hoặc lệch một phần của hóa đơn, nên đó là nơi đầu tiên cần xem khi có chênh lệch nhỏ.

• Làm tròn. Texas yêu cầu người bán tính thuế của một giao dịch đến chữ số thập phân thứ ba, làm tròn lên cent kế tiếp khi từ năm trở lên (câu hỏi thường gặp của Texas), rồi báo các dòng doanh số theo đô la tròn (hướng dẫn). California cho phép người bán làm tròn tờ khai đến đô la gần nhất. New York yêu cầu người bán tính thuế trên tổng của một giao dịch, không tính từng mặt hàng, khi các mặt hàng cùng thuế suất (Publication 750). Thuế cộng theo từng hóa đơn và thuế tính trên tổng của kỳ có thể lệch vài cent.
• Giá đã gồm thuế. Khi giá đã gồm thuế, giá bán bằng giá chia cho một cộng thuế suất, phần còn lại là thuế (câu hỏi thường gặp của Texas). Nếu cả giá được ghi là doanh số, doanh số bị khai quá cao và thuế nằm trong thu nhập thay vì trong khoản phải trả.
• Vận chuyển và giao hàng. Texas đánh thuế phí giao hàng và vận chuyển gắn với các mặt hàng chịu thuế. New York tính cả phí vận chuyển, xử lý và giao hàng khi tính thuế trên tài sản chịu thuế. Ở các tiểu bang đó, hóa đơn tính thuế món hàng mà không tính thuế phí vận chuyển, hoặc ngược lại, sẽ thu số tiền khác với số tờ khai tính ra. California khấu trừ phí giao hàng trả cho hãng vận chuyển độc lập khi được ghi riêng trên hóa đơn; phần vượt chi phí thực tế vẫn chịu thuế. Hãy kiểm tra quy tắc của tiểu bang bạn trước khi gọi chênh lệch phí vận chuyển là một lỗi.

Chênh lệch vài cent mỗi hóa đơn có thể là do làm tròn, nhưng hãy tính lại các hóa đơn và tờ khai theo quy tắc của tiểu bang trước khi kết luận như vậy. Một lỗi nhỏ về thuế suất hoặc về việc có chịu thuế hay không có thể trông giống như vậy, và phần làm tròn không được ghi sổ có thể cộng dồn qua nhiều kỳ. Chỉ xóa phần mà phép tính giải thích được.

Vì sao thuế sử dụng có trên tờ khai nhưng không có trong báo cáo nợ thuế?

Tờ khai cộng thêm thuế trên các khoản mua chịu thuế của chính doanh nghiệp, còn báo cáo nợ thuế lập từ hóa đơn khách hàng thì không bao giờ thấy chúng. Người bán ở Texas có giấy phép khai thuế sử dụng ở Item 3, Taxable Purchases. Doanh nghiệp New York đã đăng ký khai thuế đó trên tờ khai thuế bán hàng, chẳng hạn với tài sản chịu thuế mua từ người bán ngoài tiểu bang không tính thuế New York (TB-ST-910). Tờ khai California có dòng cho các khoản mua chịu thuế sử dụng.

Thuế sử dụng cũng áp dụng cho các khoản mua chỉ bị tính một phần thuế, và hàng lấy ra khỏi hàng tồn kho để bán lại để dùng cho chính doanh nghiệp. Item 3 của Texas và trang về thuế sử dụng nêu cả hai trường hợp; tờ khai New York bao gồm hàng mua ở một khu vực thuế để dùng ở khu vực khác có thuế suất cao hơn.

Vì vậy số thuế đến hạn trên tờ khai bằng thuế trên doanh số cộng thuế sử dụng. Nếu thuế sử dụng chưa bao giờ được ghi nhận trong sổ sách, khoản đã nộp lớn hơn khoản phải trả đúng bằng số đó. Về việc cái gì bị đánh thuế và cách ghi sổ, xem thuế sử dụng trên các khoản mua của doanh nghiệp và thuế bán hàng đã thu và đã nộp.

Phiếu ghi có, hoàn tiền và nợ khó đòi ảnh hưởng gì đến số dư?

Phiếu ghi có hoặc khoản hoàn tiền chỉ làm giảm thuế bạn nợ khi tiểu bang cho phép bạn trừ, và tờ khai có thể trừ vào kỳ khác với sổ sách. Điều kiện khác nhau tùy tiểu bang.

• California chỉ khấu trừ hàng chịu thuế bị trả lại khi toàn bộ giá, kể cả thuế, đã được trả lại hoặc ghi có, và chỉ khấu trừ nợ khó đòi của giao dịch bán chịu thuế nếu khoản đó đã được xóa sổ; điều kiện có trong hướng dẫn của CDTFA. Thuế đã khai và nộp trên tờ khai trước được yêu cầu ở một bảng riêng, cho kỳ xảy ra việc ghi có. Khoản ghi có thuộc về tờ khai trước đã nộp cần tờ khai điều chỉnh hoặc yêu cầu hoàn thuế.
• Texas cho người bán ghi tín thuế ở Item 2 bằng cách trừ doanh số mà thuế đã nộp nhầm hoặc đã hoàn lại, và đính kèm Form 01-148. Tín thuế nợ khó đòi phải được nộp điện tử (hướng dẫn).

Trong sổ sách, phiếu ghi có làm giảm khoản phải trả vào chính ngày của nó. Nếu tờ khai ghi tín thuế vào kỳ khác, hai số dư sẽ khác nhau cho đến lúc đó. Về các bút toán, xem ghi sổ khoản hoàn tiền và xóa sổ hóa đơn chưa thanh toán.

Vì sao số dư thuế bán hàng không bao giờ về không?

Số dư không bao giờ về không thường là do khoản thanh toán bị ghi vào sai kỳ, sai tiểu bang hoặc sai tài khoản, hoặc do một chênh lệch chưa bao giờ được ghi sổ. Mỗi nguyên nhân để lại một dạng khác nhau trong sổ cái.

Số dư còn lại do chiết khấu, thuế sử dụng hoặc khoản nộp trước đã được giải thích ở các phần trên.

Thuế suất sai không làm chênh lệch biến mất. Texas buộc người bán chịu trách nhiệm theo số tiền đúng (câu hỏi thường gặp). Ở California, thuế thu vượt số phải nộp phải được trả lại cho khách hàng hoặc nộp cho tiểu bang và khai báo; tờ khai có dòng Excess tax collected. New York yêu cầu người nộp tờ khai nộp toàn bộ số đã thu dưới dạng thuế, kể cả khi nhiều hơn số thuế phải nộp. Hãy sửa hóa đơn và cài đặt, rồi quyết định cách điều chỉnh kỳ đó.

Những bước nào khớp tờ khai, khoản thanh toán và sổ cái vào ngày nộp?

Khớp từng tiểu bang và từng kỳ một, bắt đầu từ tờ khai đã nộp và lần ngược vào sổ sách.

1. Lấy tờ khai đã nộp và xác nhận thanh toán của nó, không lấy bản nháp.
2. So tổng doanh số trên tờ khai với doanh số trong sổ sách, chưa gồm thuế. Giải thích mọi chênh lệch bằng các bước kiểm tra về mốc cắt kỳ, kênh bán hàng và thuế nằm trong doanh số ở trên.
3. So doanh số chịu thuế trên tờ khai với báo cáo nợ thuế. Giải thích mọi chênh lệch bằng doanh số được miễn thuế, bán lại và qua sàn thương mại.
4. So thuế trên doanh số với thuế đã thu trong sổ sách. Lập danh sách hóa đơn bị tính thuế sai thuế suất hoặc sai mặt hàng.
5. Cộng thuế sử dụng, rồi làm theo thứ tự của tờ khai cho tín thuế, chiết khấu và các khoản thanh toán. Tín thuế nộp trước của Texas đã gồm chiết khấu của nó, và chiết khấu nộp đúng hạn chỉ áp dụng cho số dư còn lại sau đó. Texas trừ tín thuế hoàn tiền và tín thuế sửa lỗi ngay trong doanh số chịu thuế, nên con số thuế đã phản ánh chúng; tín thuế của California cho các kỳ trước được trừ khỏi thuế. Trừ các khoản đã nộp trước hoặc nộp thừa được áp dụng cho kỳ và cộng mọi tiền phạt và tiền lãi. Nếu mọi chênh lệch đều có giải thích, kết quả khớp với số tiền đến hạn trên tờ khai, và khoản thanh toán phải bằng số đó.
6. Khớp từng khoản thanh toán, kể cả khoản nộp trước, với một khoản rút từ ngân hàng, với bút toán đã ghi và với lịch sử tài khoản của tiểu bang cho kỳ đó.
7. Lập bảng roll-forward cho số dư phải trả: số dư đầu kỳ, cộng thuế bán hàng đã tính hoặc đã thu (kể cả thuế trên hóa đơn chưa thanh toán, khi tiểu bang yêu cầu báo doanh số theo kỳ phát sinh), cộng thuế sử dụng đã ghi nhận, trừ thuế trong phiếu ghi có và hoàn tiền, trừ các khoản thanh toán, trừ chiết khấu đã ghi sổ, bằng số dư cuối kỳ. Nếu bảng roll-forward đứng vững, số dư cuối kỳ khớp với thuế và thuế sử dụng đã ghi nhận cho các kỳ chưa nộp. Hãy có tài liệu hỗ trợ theo từng tiểu bang và kỳ.
8. Liệt kê phần còn lại, theo từng hóa đơn hoặc khoản thanh toán.

Tôi làm gì với khoản chênh lệch không giải thích được, và khi nào nên điều chỉnh tờ khai?

Hãy thu hẹp nguyên nhân trước khi điều chỉnh. Ghi một chênh lệch chưa giải thích được vào thu nhập hoặc chi phí sẽ đưa tài khoản về không nhưng che mất nguyên nhân.

Khi chưa tìm ra nguyên nhân, một cách giữ khoản tiền đó là để nó trong khoản phải trả kèm một ghi chú có ngày; khi quy luật cho thấy đó chỉ là làm tròn, có thể xóa nó vào một tài khoản làm tròn. Dùng bảng roll-forward để tìm kỳ đầu tiên số dư không còn khớp, rồi liệt kê hóa đơn, khoản thanh toán và khoản ghi có của kỳ đó.

Khoản phải trả lớn hơn số tiền đã nộp cho tiểu bang có thể là thuế đã thu nhưng chưa bao giờ nộp. New York có thể buộc chủ sở hữu, cán bộ, giám đốc, nhân viên, thành viên hợp danh hoặc thành viên chịu trách nhiệm cá nhân, và California có thể làm vậy với người kiểm soát một doanh nghiệp còn nợ thuế đã thu mà cố ý không nộp. Nộp tờ khai thuế bán hàng nói về ai nợ thuế ở mỗi tiểu bang và tiểu bang có thể ấn định thuế ngược về bao lâu.

Có điều chỉnh tờ khai hay không phụ thuộc vào việc tờ khai đã nộp có báo đúng doanh số, doanh số chịu thuế và số thuế của kỳ hay không, và vào quy tắc sửa của tiểu bang. Nếu tờ khai sai, kỳ đó có thể cần được điều chỉnh. Nếu tờ khai khớp với những gì luật yêu cầu và chỉ có sổ sách lệch, thì phải sửa sổ sách. Một tờ khai có thể khớp với hóa đơn mà vẫn sai nếu hóa đơn dùng sai thuế suất hoặc tính thuế sai mặt hàng.

• California cho biết không điều chỉnh tổng doanh số của kỳ hiện tại vì một lỗi trước đó: hãy nộp tờ khai điều chỉnh cho kỳ có lỗi. Tờ khai điều chỉnh kết thúc bằng khoản tín thuế được coi là yêu cầu hoàn thuế (CDTFA).
• Texas cho phép nộp tờ khai điều chỉnh trên giấy hoặc trực tuyến. Nếu tờ khai cho thấy thuế nộp thiếu, hãy nộp thêm thuế kèm tiền phạt và tiền lãi; nếu cho thấy nộp thừa và bạn muốn được hoàn tiền, bạn phải đáp ứng các yêu cầu của yêu cầu hoàn thuế. Thuế nộp nhầm, hàng trả lại và lỗi ghi sổ là các khoản tín thuế được ghi trên tờ khai hiện tại bằng Form 01-148 (hướng dẫn).

Hãy kiểm tra thời hạn yêu cầu hoàn thuế trước khi bỏ qua một kỳ cũ. Texas nói chung cho phép bốn năm kể từ ngày thuế đến hạn và phải nộp (Comptroller). Thời hạn của California là ngày đến sau cùng trong ba mốc: ba năm kể từ hạn nộp tờ khai, sáu tháng kể từ khoản nộp thừa, hoặc sáu tháng sau khi hóa đơn thanh toán trở thành cuối cùng (Publication 117; section 6902). New York cho phép ba năm kể từ ngày thuế đến hạn, hoặc hai năm kể từ ngày nộp thuế, tùy mốc nào đến sau (TB-ST-350). Một ghi chú có ngày trong sổ cái không bảo toàn quyền yêu cầu.

Cách nào phù hợp là câu hỏi tùy từng tiểu bang. Chênh lệch kéo dài nhiều kỳ hoặc nhiều tiểu bang, hoặc đã nằm đó không giải thích được nhiều năm, là trường hợp cần chuyên gia xem xét.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Số tiền tính bằng đô la Mỹ.

Một nhà bán lẻ ở Texas: khoản chiết khấu ở lại trong số phải trả

Một nhà bán lẻ ở Texas nộp tờ khai và nộp tiền đúng hạn, không nộp trước, có doanh số chịu thuế $48.000 trong tháng với thuế suất tổng hợp 8,25%, nên thuế là $3.960. Khoản chiết khấu nộp đúng hạn 0,5% là $19,80, nên nhà bán lẻ nộp $3.940,20. Khoản phải trả giữ $3.960 đã thu, và sau khi nộp còn lại $19,80. Ở đây đó là khoản chiết khấu, không phải lỗi, vì mọi hóa đơn đều được tính thuế 8,25%. Khi ghi vào một tài khoản riêng, nó xóa khoản phải trả.

Một người bán trực tuyến: doanh số được miễn thuế và bán lại

Một người bán trực tuyến ghi $120.000 doanh số trong một quý với thuế suất minh họa 8%, không có thuế sử dụng, chiết khấu hay tín thuế. Báo cáo nợ thuế cho thấy $120.000 ở doanh số chịu thuế, nhưng cột thuế của nó là $7.200, vì không tính thuế trên $30.000 bán cho người bán lại và người mua được miễn thuế. Tờ khai báo tổng doanh số $120.000 và $90.000 chịu thuế, nên thuế là $7.200 và khớp với khoản phải trả. Chênh lệch chỉ nằm ở cột doanh số chịu thuế. Trong ví dụ này, đánh dấu $30.000 là không chịu thuế, kèm giữ giấy chứng nhận, sẽ làm báo cáo khớp. Nếu khoản phải trả là $9.600, thì thuế đã bị tính trên doanh số được miễn thuế và phần dư đó cần được sửa riêng.

Một doanh nghiệp ở New York: thuế sử dụng và tín thuế cho người bán thu thuế

Một doanh nghiệp ở New York nộp tờ khai hằng quý và nộp đủ đúng hạn. Doanh nghiệp đã thu $3.000 thuế từ khách hàng, đúng thuế suất, và mua $5.000 vật tư từ người bán ngoài tiểu bang không tính thuế New York. Với thuế suất minh họa 8%, thuế sử dụng là $400. Tờ khai cho thấy $3.400 thuế. Tín thuế cho người bán thu thuế là 5% của $3.400, tức $170, dưới mức trần $200, nên khoản thanh toán là $3.230. Khoản phải trả chỉ giữ $3.000 đã thu, nên thấp hơn khoản thanh toán $230. Trong ví dụ này, chênh lệch là $400 thuế sử dụng chưa ghi nhận, trừ $170 tín thuế chưa ghi sổ. Người nộp tờ khai hằng tháng không được hưởng tín thuế, nên khoản thanh toán sẽ là $3.400 và chênh lệch là $400.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Số dư đã lệch không giải thích được hơn một quý, có nhiều tiểu bang hoặc thuế suất, số phải trả lớn hơn số đã nộp cho tiểu bang, tờ khai đã được sửa một lần, hoặc đã nhận thông báo: sổ sách hay tờ khai sai, kỳ nào cần tờ khai điều chỉnh, và số phải trả nên được dựng lại thế nào là những câu hỏi dành cho chuyên gia. Hãy mang các tờ khai đã nộp, xác nhận thanh toán, báo cáo thuế bán hàng theo khu vực thuế và sổ cái khoản phải trả đến dịch vụ ghi sổ.
• Tiểu bang gửi thư kiểm tra thuế hoặc yêu cầu cung cấp thông tin: xem hướng dẫn về kiểm tra thuế bán hàng.
• Bạn bỏ sót tờ khai, hoặc tiểu bang gửi hóa đơn ước tính: xem nộp tờ khai thuế bán hàng.
• Kỳ nào bạn cũng phải khớp lại, hoặc bạn nộp tờ khai ở nhiều tiểu bang: xem thuê ngoài việc nộp thuế bán hàng để biết phần nào vẫn cần người làm dù đã có phần mềm.
• Chênh lệch là do thuế bị tính sai thuế suất địa phương: xem xác định nguồn thuế bán hàng theo địa chỉ giao hàng.
• Lẽ ra bạn phải thu thuế mà không thu: xem bù thuế bán hàng chưa thu, hoặc hóa đơn gửi đi không có thuế bán hàng nếu các hóa đơn đã được thanh toán.
• Doanh số của bạn đi qua sàn thương mại, đơn vị xử lý thanh toán hoặc POS nhà hàng: xem đối chiếu doanh số và tiền chi trả hoặc thuế bán hàng nhà hàng và đối chiếu POS.
• Bạn cần bút toán cho thuế đã thu, thuế đã nộp và thuế sử dụng: xem thuế bán hàng đã thu và đã nộp và thuế sử dụng trên các khoản mua của doanh nghiệp.