עלות הנהלת חשבונות לחנות מקוונת: מה ספרי Shopify ו-⁠Amazon דורשים

מה איש הנהלת חשבונות לחנות מקוונת עושה שאיש הנהלת חשבונות כללי אולי לא?

איש הנהלת חשבונות לחנות מקוונת מתאים נתונים ברמת החנות: מכירות ברוטו, עמלות, החזרים ומס מכירה של כל ערוץ מכירה נרשמים בנפרד, כל תשלום מותאם להפקדה בבנק, הסכומים מתאימים לטופס ⁦1099-K⁩, והמלאי מועבר לעלות המכר. אף מקור רשמי לא קובע כמה אנשי הנהלת חשבונות לחנויות מקוונות גובים; המחיר נגזר מהערוצים, מכמות ההזמנות, מהמלאי, ממדינות מס המכירה ומהפיגור, ולכן משווים הצעות קודם כול לפי ההיקף. ה-⁠Bureau of Labor Statistics מתאר את התפקיד הכללי כהזנת עסקאות, הפקת דוחות והתאמת הבדלים; חנות מוסיפה לזה פירוט לפי ערוץ. איש הנהלת חשבונות כללי יכול לעשות את העבודה הזו; ודאו שההיקף המוסכם מציין אותה.

מה הופך את ספרי החנות ללא פשוטים?

כל אחד מאלה הופך עבודת הנהלת חשבונות לשאלת היקף:

• תשלומים שכבר לא תואמים להפקדות בבנק.
• יותר מערוץ מכירה אחד, לכל אחד תשלומים וטופס ⁦1099-K⁩ משלו.
• מלאי במדינות אחדות, או מס מכירה חייב בכמה מדינות.
• חודשים שלא הותאמו מעולם.
• מלאי שלא נספר מעולם.
• שותפות או חברה, שבהן עלות המכר נכנסת לדוח של הישות עצמה.

כשחל יותר מאחד מאלה, ההיקף ושאלות המס שמאחוריו באים בדרך כלל לפני המחיר.

מה כדאי לאסוף קודם?

• דוחות תשלומים או התחשבנות של כל ערוץ לשנה.
• כל טופס ⁦1099-K⁩ שהתקבל.
• דפי חשבון של הבנק ושל כרטיסי האשראי.
• חשבוניות ספקים וספירת המלאי האחרונה.
• מכירות לפי מדינה.
• הדוח הקודם.

למה הספרים צריכים להראות מכירות ברוטו, עמלות והחזרים, ולא רק את ההפקדה נטו?

ספרים שנבנו מהפקדות נטו מציגים מכירות נמוכות מדי ולא מראים הוצאת עמלות או החזרים. IRS אומר שהסכום ברוטו בטופס ⁦1099-K⁩ אינו מתואם בעמלות, זיכויים, החזרים, משלוח, שווי מזומן או הנחות, ושצריך רישומים אחרים כדי להגיע ממנו להכנסה שיש לדווח עליה. פרסום 583 אומר שספרי עסק חייבים להראות הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים.

לכן ספרי החנות רושמים בנפרד:

• מכירות ברוטו לפני מס מכירה, לפי ערוץ.
• החזרים והחזרות.
• עמלות של חברת הסליקה, של השוק המקוון ושל תוויות משלוח.
• מס מכירה שנגבה.
• כסף שחברת סליקה מחזיקה כרזרבה (לא הוצאה).
• התשלום לבנק (העברה, לא מכירה חדשה).

לרישומים עצמם ראו התאמת מכירות, תשלומים וטופס ⁦1099-K⁩. ל-⁠Amazon ראו הפיכת דוח התחשבנות לרישומים. ל-⁠Shopify ראו תשלומים שלא תואמים להפקדות.

איך הספרים מתאימים לטופס ⁦1099-K⁩?

טופס ⁦1099-K⁩ מדווח על תשלומים ברוטו שהתקבלו בכרטיסי תשלום ובאפליקציות תשלום או בשווקים מקוונים, ולכן הוא מתאים למכירות ברוטו לפי ערוץ ולא להפקדות בבנק. IRS אומר שחנות שמקבלת תשלום ישירות בכרטיס מקבלת טופס בכל סכום. אפליקציית תשלום או שוק מקוון חייבים לדווח כשהתשלומים עוברים ⁦$20,000⁩ ביותר מ-⁠200 עסקאות, אבל הם עשויים לדווח גם על פחות, ומדינה יכולה לקבוע סף נמוך יותר. חנות שפועלת בכמה פלטפורמות יכולה לקבל כמה טפסים.

טופס חסר לא מוריד דבר מהספרים: IRS אומר שסף הטופס אינו קובע אם התשלומים חייבים במס. פרסום 334 מזהיר שהטופס עשוי להשמיט תקבולים ועשוי לכלול פריטים שאינם תקבולים, כמו מס מכירה.

בפועל, איש הנהלת החשבונות בונה דף עבודה קצר אחד לכל טופס (“גשר”): הוא מתחיל במכירות ברוטו לפי ערוץ ותקופה, מתאים למס מכירה שנכלל בתשלומים, למכירות שנעשו מחוץ לחברת הסליקה ולתזמון בסוף השנה, ומסיים בסכום של תיבה 1a בטופס. טופס עם נמען שגוי, כפילות או סכום שדף העבודה לא מסביר עובר למדריך התאמת מכירות, תשלומים וטופס ⁦1099-K⁩. לדוח המס ראו מס הכנסה למוכרים באינטרנט.

למה מלאי משנה את הספרים ואת דוח המס, ומי מעריך אותו?

עסק שמנהל מלאי מעריך את המלאי בתחילת כל שנה ובסופה כדי לחשב את עלות המכר, ובדרך כלל משתמש בשיטת צבירה לרכישות ולמכירות (פרסום 538). עלות המכר היא מלאי הפתיחה ועוד רכישות ועלויות אחרות, פחות מלאי הסגירה (פרסום 334). בלי ספירה בסוף השנה, נתון הסגירה הוא הערכה, והעלות והרווח זזים איתו.

נישום שהוא עסק קטן (מבחן של ממוצע תקבולים ברוטו) רשאי לבחור שלא לנהל מלאי, אבל עדיין חייב להשתמש בשיטה שמשקפת את ההכנסה בבירור (פרסום 334). שיטה אחת מותרת מתייחסת למלאי כאל חומרים וציוד שאינם עקיפים, ועלותם נזקפת לעלות המכר בשנה המאוחרת מבין שנת העברת הסחורה ללקוחות ושנת תשלום העלות או היווצרותה (⁦26 CFR 1.471-1⁩). למבחן ולבחירה ראו מלאי או ציוד למוכרים קטנים.

המקום שבו העלות נכנסת תלוי בסוג המגיש. בעל עסק יחידני, כולל יחיד שהוא החבר היחיד ב-⁠LLC שלא בחר להיחשב חברה, משתמש ב-⁠Schedule C, שורות 35 עד 42 (פרסום 334). שותפות או חברה מצרפות טופס ⁦1125-A⁩ כשהן מנכות עלות המכר.

עסק שמנהל מלאי שוטף עדיין חייב לבצע ספירה פיזית במרווחים סבירים ולהתאים את הספרים אליה (פרסום 538). למלאי שמטופל ב-⁠Amazon ראו עמלות FBA ומלאי.

מי גובה מס מכירה על מכירות בשוק מקוון, ואחרי מה איש הנהלת החשבונות עוקב בחנות שלי?

השוק המקוון גובה ומעביר מס על מכירות שנעשו דרכו במקום שבו למדינה יש כלל לשווקים מקוונים; הבעלים גובה על מכירות החנות עצמה במקום שיש לו חובה לכך. מדינות קובעות כללים משלהן; טקסס וקליפורניה הן שתי דוגמאות.

• טקסס: מפעיל שוק מקוון חייב לגבות, לדווח ולהעביר מס על כל המכירות שנעשו בשוק שלו. מוכר לא חייב לגבות כשהמפעיל מאשר שיעשה זאת (בלי אישור, המוכר צריך לגבות), אבל מוכר בטקסס עדיין צריך היתר וחייב להגיש דוחות, גם אם כל המכירות עוברות דרך שוק מקוון.
• קליפורניה: מפעיל השוק הוא המוכר במכירות שהוא מסייע בהן, כלומר מכירות שנעשו דרך השוק. מוכר שכל מכירותיו בקליפורניה עוברות דרך מפעיל כזה אינו חייב בדרך כלל להירשם, אבל CDTFA רואה גם במוכר שמאחסן מלאי במרכז מילוי הזמנות בקליפורניה כמי שעוסק בעסק שם, ואינו אומר איך שני הכללים מתיישבים כששוק מקוון מחזיק את המלאי; פנו ל-⁠CDTFA. מוכר שגם מבצע מכירות ישירות, למשל באתר שלו, ויש לו נוכחות פיזית (כולל החזקת מלאי במדינה) או מכירות משולבות למשלוח בקליפורניה של המוכר ושל אנשים קשורים אליו, כמו בני משפחה או חברות בשליטת אותו בעלים, מעל ⁦$500,000⁩ בשנה הקלנדרית הקודמת או הנוכחית, כולל מכירות בשוק מקוון, עשוי להיות חייב להירשם.

בחנות שהבעלים מפעיל, איש הנהלת החשבונות עוקב אחרי:

• מכירות לפי מדינת יעד וערוץ, כולל מכירות בשוק מקוון, כי קליפורניה סופרת אותן לצורך הסף שלה.
• מכירות של עסקים קשורים, במקום שסף של מדינה מחבר אותם.
• מס שנגבה על הזמנות החנות עצמה, לפי מדינה, כהתחייבות. פרסום 334 אומר שמס מכירה שהקונה חייב בו ואתם גובים ומעבירים אינו הכנסה; מס שחל עליכם כמוכרים הוא חלק מהתקבולים ברוטו.
• מס ששוק מקוון גבה והעביר, מוצג בנפרד ממס שהבעלים חייב.
• אישור המס או מספר החשבון של כל שוק מקוון, וכל היתר מדינתי.
• דוחות שהוגשו ותשלומים שבוצעו, מותאמים לחשבון ההתחייבות.
• היכן המלאי נמצא, כי מדינה יכולה לראות במלאי שנמצא בה נוכחות.

לשאלה באילו מדינות לגבות ראו מס מכירה ב-⁠Shopify לפי מדינה ומתי חייבים לגבות מס מכירה. לדוחות ראו הגשת דוחות מס מכירה.

אילו רישומים איש הנהלת החשבונות צריך לשמור, ובאיזו תדירות מתאימים את החשבונות?

איש הנהלת החשבונות צריך לשמור כל רישום שמוכיח את ההכנסה והעלות בספרים, ולהתאים את חשבון הבנק העסקי מדי חודש. IRS מקבל כל שיטה שמראה בבירור הכנסות והוצאות; הבעלים עדיין חייב להיות מסוגל לגבות כל רישום.

פרסום 583 אומר שצריך להחזיק חשבון עסקי נפרד מחשבון אישי ולהתאים את חשבון העו״ש מדי חודש. הוא מוסיף שרישומים אלקטרוניים חייבים להתאים לספרים ולדוח ולזהות את מסמכי המקור. הסגירה החודשית של חנות גם מתאימה את העסקאות של כל תשלום להפקדה שלו; זה נוהג של הנהלת חשבונות, לא כלל של IRS.

שומרים רישומים כל עוד הם עשויים להוכיח דוח. המגבלה הכללית לקביעת מס נוסף היא 3 שנים אחרי הגשת הדוח (דוח שהוגש מוקדם נחשב כמוגש במועדו), ותקופות ארוכות יותר חלות במקרים שמפורטים (פרסום 583, טבלה 3). רישומי מס מכירה ושווקים מקוונים כפופים לכללי המדינה, שיכולים להיות ארוכים יותר: טקסס, למשל, דורשת ממוכר מרוחק שמוכר רק דרך שוק מקוון שמאשר שהוא גובה את המס לשמור רישומים של המכירות האלה לפחות 4 שנים (רשות המסים של טקסס). לתקופה של כל רישום ראו כמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

מה קובע את המחיר של איש הנהלת חשבונות לחנות מקוונת, והאם אני משלם יותר מדי?

המחיר נגזר מכמות מה שצריך להתאים, ואף מקור רשמי לא מפרסם כמה אנשי הנהלת חשבונות לחנויות מקוונות גובים. לכן העמוד הזה נותן את הגורמים, לא מחיר.

בדקו כל הצעה מול השורות האלה; הצעה שמשאירה כמה מהן ריקות עדיין אינה ניתנת להשוואה. מחיר שמשמיט מלאי או מס מכירה מכסה פחות עבודה, ולכן משווים הצעות לאותו היקף. חנות עם ערוץ אחד ובלי מלאי אולי לא צריכה את היקף החנות המלא. על עלות הפיגור ראו עלות השלמת הנהלת חשבונות; למחיר חודשי לכל עסק קטן ראו עלות הנהלת חשבונות לחודש.

מה לחפש באיש הנהלת חשבונות ל-⁠Shopify או ל-⁠Amazon, ומה הוא צריך להראות לי לפני ששוכרים?

חפשו הוכחה שהתאים תשלומים של חנות להפקדות שלה, לא רשימת תוכנות. בקשו ממועמד להראות:

1. תשלום שהותאם להפקדה בבנק, עם מכירות ברוטו, עמלות והחזרים גלויים (דוגמה בלי שמות).
2. איך הוא קושר חנות עם שני ערוצים לטפסי ⁦1099-K⁩ שלה.
3. איך מטפלים במלאי: מי סופר, באיזו תדירות, איך נושאים את העלות (כולל אם עלות המלאי כוללת משלוח פנימה ומכס יבוא), ומה קורה כשהספירה והספרים שונים.
4. אילו חובות מס מכירה הוא עוקב אחריהן, אם הוא מגיש דוחות או רק מדווח את המספרים, ואיך הוא רושם מס ששוק מקוון גובה.
5. מה הוא צריך מכם כשערוץ מכירה לא מייצא פירוט.
6. מתי כל חודש נסגר, מי הבעלים של קובץ החשבונאות, ואיזו גישה הוא צריך.
7. איך נרשמות הזמנות שספק או שותף להדפסה לפי דרישה מספקים (בלי החזקת מלאי).

לשאלות שכירה כלליות ראו שאלות לשאול לפני שוכרים איש הנהלת חשבונות. לבדיקת איש הנהלת חשבונות שכבר יש לכם ראו בדיקת העבודה של איש הנהלת החשבונות.

איש הנהלת חשבונות מקומי, איש הנהלת חשבונות שמתמחה בחנויות או תוכנה בלבד?

איש הנהלת חשבונות מקומי כללי יכול להתאים לחנות עם ערוץ אחד ומלאי פשוט; חנות עם כמה ערוצים, מלאי או כמה מדינות מס מכירה צריכה בדרך כלל מישהו שכבר התאים תשלומים של חנויות.

מי שמנהל את הספרים, הבעלים נושא בנטל ההוכחה לגבי מה שהדוח מדווח, כלומר הבעלים חייב להיות מסוגל להראות מאיפה הגיע כל מספר. על מה שפלטפורמת חנות עושה ולא עושה ראו האם Shopify עושה הנהלת חשבונות. על מקומו של איש הנהלת החשבונות ראו איש הנהלת חשבונות מקומי או מקוון.

מה עוד אני צריך לשלוח כל חודש?

הבעלים שולח את מה שאיש הנהלת החשבונות לא יכול למשוך מהזנה אוטומטית:

• דוחות מכל ערוץ או חשבון תשלום שלא מייצא פירוט.
• חשבוניות ספקים על מלאי שנקנה.
• מלאי שהועבר פנימה או החוצה ממחסן או ממרכז מילוי הזמנות.
• הודעות על מס מכירה, מכתבי היתר ואישורי שווקים מקוונים.
• הערות על החזרים חריגים, מחלוקות או עיכובים.
• אילו עסקאות הן אישיות.

לרשימה המלאה ראו מה איש הנהלת החשבונות שלכם צריך מכם ומה כולל שירות חודשי להנהלת חשבונות.

מתי חנות צריכה CPA ולא רק איש הנהלת חשבונות?

חנות צריכה בדרך כלל את דעתו של CPA כשהשאלה היא עמדה במס ולא רישום. איש הנהלת חשבונות רושם מה קרה; הדוח קובע איך מדווחים על כך.

אם יותר משורה אחת מתאימה, הביאו את דוחות התשלומים, טפסי ⁦1099-K⁩ ורישומי המלאי להנהלת חשבונות כדי להכריע בהיקף ובשאלות המס יחד. לחלוקת התפקידים ראו איש הנהלת חשבונות, רואה חשבון או CPA.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד ומשתמשות בדולרים אמריקאיים.

ערוץ Shopify אחד, בלי ספירת מלאי

חנות מוכרת ⁦US$400,000⁩ בשנה בערוץ אחד ובחברת סליקה אחת, בכ-⁠3,000 הזמנות, ומס מכירה אינו כלול בדוגמה. ההחזרים הם ⁦US$16,000⁩ והעמלות הן ⁦US$12,000⁩, ולכן הבנק מקבל ⁦US$372,000⁩. הספרים רושמים ⁦US$400,000⁩ מכירות, ⁦US$16,000⁩ החזרים ו-⁠⁦US$12,000⁩ עמלות. טופס ⁦1099-K⁩ מראה כ-⁠⁦US$400,000⁩, שמתאימים למכירות ולא להפקדות.

מלאי הפתיחה היה ⁦US$50,000⁩ והרכישות ⁦US$180,000⁩, והבעלים מנהל מלאי אבל לא ספר בסוף השנה. עם ספירה של ⁦US$60,000⁩, עלות המכר היא ⁦US$170,000⁩. בלי ספירה, נתון הסגירה, ולכן גם הרווח, הוא הערכה.

מילוי הזמנות ב-⁠Amazon וחנות Shopify

מוכר מוכר ב-⁦US$900,000⁩ בשנה בשני הערוצים יחד. בחודש עמוס אחד דוח המכירות של Amazon מראה ⁦US$85,000⁩ והתשלום הוא כ-⁦US$75,000⁩. הפער של ⁦US$10,000⁩ הוא עמלות והחזרים, נניח ⁦US$8,000⁩ ו-⁠⁦US$2,000⁩, ולא מכירות שאבדו. הספרים רושמים ⁦US$85,000⁩ מכירות, ⁦US$8,000⁩ עמלות ו-⁠⁦US$2,000⁩ החזרים. רישום ⁦US$75,000⁩ כמכירות היה מציג מכירות נמוכות ב-⁠⁦US$10,000⁩ ומסתיר ⁦US$8,000⁩ עמלות. כשיש מלאי בכמה מדינות ומס מכירה בכמה מדינות, הבעלים צריך גם תשובות לשאלות המס, לא רק את הרישומים החודשיים.

חנות קטנה למלאכת יד

בעלים מוכר ב-⁦US$25,000⁩ בשנה דרך שוק מקוון אחד ומתאים את חשבון הבנק מדי חודש. בחנות בגודל כזה, רישום חודשי של התשלומים שמראה מכירות ברוטו, עמלות והחזרים, ספירת מלאי בסוף השנה ובדיקה עשויים לכסות את הספרים; ערוץ שני, יותר מלאי או חובת מס מכירה במדינה אחרת מרחיבים את מה שצריך לכסות.

המצב שלכם שונה?

• התשלומים, המלאי ומס המכירה שלכם כבר לא מתאימים, או שאתם מוכרים ביותר מערוץ אחד או לכמה מדינות: זו שאלת היקף לפני שהיא שאלת מחיר. הביאו את דוחות התשלומים, טפסי ⁦1099-K⁩ ורישומי המלאי להנהלת חשבונות.
• חודשים או שנים לא הותאמו: ראו השלמת ספרים שמפגרים, ואז קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לבנות אותם מחדש.
• מכרתם סחורה בלי לעקוב אחרי מלאי או קבלות: ראו מלאי ועלות המכר בלי רישומים.
• יש לכם מלאי בכמה מדינות או שאתם עשויים לחוב מס מכירה בכמה מהן: ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה וספי נקסוס כלכלי לפי מדינה, ואז הביאו את המכירות לפי מדינה ואת מיקומי המלאי להנהלת חשבונות.
• טופס ⁦1099-K⁩ לא מתאים למכירות שלכם, הגיעה הודעה על הכנסה או על מס מכירה, או שמס שגביתם לא הועבר: ראו התאמת מכירות, תשלומים וטופס ⁦1099-K⁩ ומס מכירה לתשלום שלא תואם את הדוח; אם הפער חוזר לשנה שהוגשה, הביאו את הטפסים והדוחות להנהלת חשבונות.
• Amazon הוא הערוץ הראשי שלכם: ראו הנהלת חשבונות למוכרים ב-⁠Amazon.
• אתם מפעילים חנות קטנה למלאכת יד: ראו הנהלת חשבונות לחנות מקוונת קטנה.
• הבעלים גר מחוץ לארה״ב, או שחשבון המוכר נמצא ב-⁠LLC שבבעלות מחו״ל: ראו תשלומי שווקים מקוונים ב-⁠LLC בבעלות זרה, ואז הביאו את דוחות התשלומים להנהלת חשבונות.
• העסק שלכם קנדי ומוכר בדולרים אמריקאיים: ראו מכירות בדולרים אמריקאיים ותשלומי שווקים מקוונים.