הכנסה כפולה ב-⁠QuickBooks: חשבוניות, תשלומים והפקדות

למה ההכנסה שלי מופיעה פעמיים ב-⁠QuickBooks?

הכנסה מופיעה פעמיים כשלמכירה אחת יש שני רישומים בספרים, למשל חשבונית עם התשלום שלה ובנוסף ההפקדה בבנק של אותו כסף שנוספה כהכנסה חדשה. סיבה נפוצה אחרת היא חיבור של אפליקציית תשלומים שרושם מכירות לצד החשבוניות שלכם. הבדיקה המהירה היא להשוות את ההכנסה של חודש אחד להפקדות של אותו חודש.

סך הכנסה גבוה מההפקדות אינו תמיד כפילות. חשבוניות שלא שולמו, והפקדות שמגיעות נטו אחרי עמלות מעבד והחזרים, גורמים להכנסה להיות גבוהה מההפקדות; מס מכירה שמוטל על הקונים שלכם ואתם גובים ומעבירים, וטיפים שמועברים לאחרים, פועלים בכיוון ההפוך, כי הם מופיעים בהפקדות ולא בהכנסה. מס מכירה שמוטל עליכם כמוכרים ונגבה מהלקוחות הוא בדרך כלל חלק מהתקבולים ברוטו (פרסום 334). כפילות היא הכנסה שאף מכירה נוספת לא תומכת בה.

שיטת החשבונאות משפיעה על ההשוואה. בשיטת מזומן, הכנסה נספרת בשנה שבה היא התקבלה בפועל או עמדה לרשותכם ללא הגבלה; בשיטת צבירה, בדרך כלל בשנה שבה היא נצברה (פרסום 538). דוח הכנסות בשיטת מזומן צריך להתאים לכסף שהתקבל. דוח בשיטת צבירה כולל גם חשבוניות שלא שולמו.

מקרה אינו פשוט כאשר:

• הכפילות נמשכת על פני כמה חודשים או שנים;
• אפליקציית תשלומים מסתנכרנת ליותר מחשבון אחד או מקובץ חברה אחד;
• חלק מהחודשים כבר הותאמו או ננעלו;
• ייתכן שדוח מס שהוגש השתמש בנתון הכפול.

במקרים כאלה, בקשו מאיש מקצוע להנהלת חשבונות או ממכין דוחות מס לבדוק את הקובץ לפני שאתם מוחקים משהו.

מה לאסוף לפני שמתחילים:

• דוח ההכנסות לפי חודש לתקופה המושפעת, בשיטה שבה משתמש דוח המס שלכם;
• דפי חשבון של הבנק ושל אפליקציית התשלומים לאותם חודשים;
• רשימת החשבוניות הפתוחות והמשולמות;
• הגדרות החיבור או הסנכרון של האפליקציה, ותאריך ההפעלה של כל אחד;
• כל טופס ⁦1099-K⁩;
• דוח המס שהוגש לכל שנה מושפעת.

מאיפה מגיעות הפקדות כפולות: אחת כתשלום ואחת כהפקדה?

כפילויות נוצרות מרישום אותו כסף או אותה מכירה בשתי דרכים. חמש תבניות נפוצות.

דף ההתאמה של QuickBooks Online מציין ששורת בנק שהעסקה שלה כבר קיימת בספרים עשויה להציע אפשרות Match, ו-Add מסווגת את השורה כרישום (QuickBooks Online Help). הוספה של שורה שכבר קיימת היא הדרך שבה התבנית הראשונה מתחילה. אם התשלום עדיין נמצא ב-⁠Undeposited Funds אחרי שהסרתם את הרישום שנוסף, ראו יתרת Undeposited Funds.

איך מוודאים שההכנסה נספרת פעמיים?

התאימו את ההכנסה של חודש אחד לכסף שהתקבל ולחשבוניות שמאחוריו. כפילות היא מכירה עם שני רישומים והפקדה אחת.

1. בחרו חודש. פתחו את דוח ההכנסות לפי עסקה, לא לפי סכומים, שמכסה כל חשבון הכנסות (כולל חשבון כללי או חשבון ללא סיווג), בשיטה שבה משתמש דוח המס שלכם, מזומן או צבירה.
2. רשמו את ההפקדות של אותו חודש מדפי החשבון של הבנק ושל אפליקציית התשלומים. הפרידו הפקדות שאינן מכירות: הלוואות, כסף שהבעלים הכניסו, העברות בין החשבונות שלכם, ומס מכירה שמוטל על הקונים ואתם גובים כדי להעביר אותו, או טיפים שנגבו עבור אחרים.
3. השוו את ההכנסה בשיטת מזומן לאותן הפקדות. הן אמורות להתאים, מלבד עמלות מעבד, החזרים ותזמון בסוף החודש.
4. אם אתם בשיטת צבירה, הסבירו את הפער מההכנסה במזומן בעזרת השינוי במכירות שלא שולמו: מכירות שהוצאה עליהן חשבונית באותו חודש פחות תשלומים שהתקבלו באותו חודש על חשבוניות, חלק ההכנסה בלבד (בלי מס מכירה), מותאם להודעות זיכוי. תשלומים מראש והכנסה שלא חויבה דורשים בדיקה של מכין הדוח, ופער שלא מוסבר הוא רמז, לא הוכחה.
5. אם ההכנסה גבוהה ממה שזה מסביר, חפשו מכירה אחת בשני מקומות. מיינו את שורות ההכנסה לפי סכום ואז לפי תאריך. אותו סכום פעמיים בתוך כמה ימים, אחד קשור לחשבונית ואחד לא, הוא ההתאמה הרגילה.
6. בדקו כל חשוד מול דפי החשבון: הפקדה אחת בבנק, שני רישומי הכנסה בספרים.

התאמת בנק יכולה להיסגר עד לסנט בזמן שההכנסה כפולה, כי העותק השני יכול להימצא בחשבון שההתאמה אף פעם לא מכסה. בצעו התאמה בכל חודש (פרסום 583), וגם השוו הכנסה להפקדות: חיבורי בנק אינם התאמה.

איזה עותק לשמור: להתאים, למחוק או להחריג?

בדרך כלל שומרים את הרישום שקשור לחשבונית ולשורת הבנק, ומסירים את העותק השני הנפרד. אם לא ברור איזה זה, עצרו ושאלו איש מקצוע להנהלת חשבונות לפני המחיקה.

השלבים להחרגה ב-⁠QuickBooks Online מתחילים מהלשונית For review, ולכן הם מכסים שורות בנק שעדיין ממתינות שם. שורה שכבר נוספה לספרים מתוקנת בספרים.

מלכודות:

• מחיקת העותק המקושר. חשבונית והתשלום שלה מקושרים. הסירו את הרישום הנפרד, לא את התשלום שסוגר את החשבונית, אחרת היסטוריית התשלומים של החשבונית נשברת.
• החרגת שורה שאינה כפילות. שתי הפקדות אמיתיות יכולות לחלוק סכום ותאריך. החריגו שורה רק אחרי שמצאתם את אותה שורה כבר בספרים, והשוו סכום, תאריך ותיאור.
• הסרה מחודש שהותאם בלי תוכנית. ראו את הסעיף על חודשים סגורים בהמשך.
• אין תיעוד של מה שהשתנה. רשמו כל הסרה: תאריך, סכום, לקוח, מה שמרתם ולמה. תקנות משרד האוצר מציינות התאמה בין הפערים של הספרים לדוח המס כדוגמה לרישומי תמיכה שיש לשמור (⁦26 CFR 1.446-1⁩); הרישום שלכם על ההסרות מזין אותה.

איך מתקנים כפילויות בסנכרון בין Stripe ל-⁠QuickBooks, ואיך מונעים חדשות?

החליטו היכן כל מכירה נרשמת פעם אחת, עצרו את הדרך האחרת, ואז נקו את הכפילויות חודש אחר חודש. ההגדרות שונות בין אפליקציות ותוכנות, ודפי העזרה שלהן מכסים אותן; המדריך הזה לא.

1. בחרו את המקור היחיד למכירות: החשבוניות שלכם, או המכירות שהאפליקציה מסנכרנת.
2. כבו את הדרך האחרת עכשיו, כדי שעותקים חדשים ייפסקו. אם תמחקו קודם בזמן שהסנכרון רץ, עותקים חדשים עלולים להופיע.
3. מצאו את החודש הראשון שבו ההכנסה גבוהה מההפקדות. בדרך כלל זה קרוב למועד שבו החיבור התחיל; אשרו זאת מול תאריך ההפעלה של כל חיבור.
4. נקו כפילויות מהחודש הישן ביותר. אחרי כל חודש, השוו שוב את ההכנסה של אותו חודש להפקדות שלו.
5. בדקו את התשלום הבא אחרי השינוי. כל מכירה בו צריכה להופיע כבר פעם אחת, וההפקדה צריכה להתאים לרישומים האלה ולא להוסיף הכנסת מכירות חדשה.

תשלומים מגיעים נטו אחרי עמלות והחזרים, ולכן תשלום קטן ממכירות שמאחוריו גם בלי כפילות. ההתאמה הזו: התאמת מכירות ותשלומים. לפי אפליקציה: Stripe, Square, Shopify. החזרים שנרשמו כהכנסה: רישום החזרים בספרים.

מה אם הכפילות נמצאת בחודש שכבר הותאם או נסגר?

אפשר לתקן כפילות בחודש שהותאם או ננעל, אבל תקנו אותה היכן שהיא נמצאת ותעדו למה. שינוי של רישום שהותאם יכול להשאיר את החודש הזה לא מתאים לדף חשבון הבנק, וההתאמה הבאה יכולה להתחיל מיתרה אחרת (יתרת פתיחה שגויה בהתאמה). תאריך סגירה (closing date) עשוי לבקש סיסמה לפני שמשנים תאריך נעול (תאריך סגירה אחרי הגשת דוחות המס).

רישום תיקון עם תאריך של היום מזיז את התיקון מהתקופה שבה נרשם העודף. הכנסה מדווחת לשנה שבה היא התקבלה או נצברה (פרסום 538), ולכן סכום חד-פעמי השנה משאיר את השנה הקודמת מוגזמת ואת השנה הנוכחית נמוכה מדי. אם השנה כבר הוגשה, הספרים המתוקנים לא יתאימו עוד לדוח המס עד שהדוח יתוקן או שמכין הדוח ירשום למה השניים שונים (ראו את הסעיף על דוח שהוגש בהמשך).

IRS מונה תיקון של טעות חישוב או רישום כדבר שאינו שינוי בשיטת החשבונאות (פרסום 538). רישום כפול הוא טעות מהסוג הזה; איזה דוח נושא את התיקון תלוי בישות ובשאלה אם עדיין אפשר לתקן את השנה הקודמת.

האם סכום בטופס ⁦1099-K⁩ אומר לי אם ההכנסה כפולה?

לא. טופס ⁦1099-K⁩ מדווח את התשלומים ברוטו שגורם מדווח אחד עיבד בכרטיסי אשראי או באפליקציות תשלום. הוא לא יכול להראות אם הספרים שלכם סופרים מכירה פעמיים. תיבה 1a אינה מופחתת בפריטים כמו עמלות, זיכויים, החזרים, משלוח או הנחות, ולכן היא גם אינה הכנסה נטו (IRS).

השתמשו בו רק כרמז, לא כהוכחה. אם הספרים שלכם מציגים יותר מכירות דרך מעבד הכרטיסים או האפליקציה הזו מהסכום ברוטו בטופס, חפשו קודם רישומים כפולים. טופס והספרים יכולים להיות שונים גם בלי כפילות, למשל בגלל מסוף כרטיסים משותף או החלפת בעלים או מספר זיהוי מס (IRS), או בגלל תזמון בסוף השנה; טופס שגבוה מהספרים יכול גם לסמן מכירות שחסרות בספרים.

מדווחים על כל ההכנסה בין אם מגיע טופס ובין אם לא (IRS). על ספי הדיווח ועל מה עושים עם טופס שגוי או כפול: ספי דיווח של פלטפורמות תשלום ו-טופס מס שגוי או מתוקן מפלטפורמה. ההתאמה המלאה: התאמת מכירות ותשלומים.

האם ההכנסה הכפולה הגיעה לדוח מס שכבר הגשתי?

כן, אם הדוח הוכן מהספרים הכפולים. קודם עקבו אחרי שורת הדוח אל הספרים: תקבולים ברוטו או הכנסה כוללת מול דוח ההכנסות המתוקן. דוח שהוכן מהפקדות או מטופס ⁦1099-K⁩ אולי אף פעם לא נשא את העודף. אם עדיין לא השתמשו בספרים לדוח מס, תקנו אותם קודם ומסרו למכין הדוח את הדוחות המתוקנים. מה עוד לבדוק לפני שליחתם: רשימת בדיקה לניקוי הנהלת חשבונות.

אם הדוח אכן נשא את העודף, הוא נשאר כפי שהוגש עד שיתוקן.

הכנסה כפולה יכולה להגזים במס ששולם, ולכן תיקון יכול להיות תביעה להחזר. לתביעת החזר יש מועד אחרון: 3 שנים לאחר הגשת הדוח המקורי או 2 שנים לאחר תשלום המס, לפי המאוחר, שנספר מהדוח ומהתשלום של התובע עצמו. דוח שהוגש מוקדם נחשב כמוגש במועד ההגשה החוקי, ותביעה שהוגשה אחרי המועד לא מקבלת זיכוי או החזר, אלא אם חריג נותן יותר זמן (IRS). לכן בעלים של שותפות או של חברת S סופר מהדוח של הבעלים עצמו. בקשת תיקון מנהלית של שותפות (administrative adjustment request) חייבת בדרך כלל להיות מוגשת תוך 3 שנים אחרי המאוחר מבין מועד הגשת הדוח שלה או מועד ההגשה החוקי ללא הארכה, והודעה של IRS על פתיחת הליך מנהלי לאותה שנה חוסמת אותה בדרך כלל (⁦26 U.S.C. 6227⁩). שינוי בדוח פדרלי יכול גם להשפיע על דוח מדינה (IRS).

ייתכן שאותו נתון הכנסה נמצא גם בדוח מס מכירה, בחבילת בקשת הלוואה או בדוח למשקיעים. בדקו גם אותם. למס מכירה: מס מכירה לתשלום שאינו תואם לדוח.

איך מונעים רישום כפול של הכנסה בעתיד?

תנו לכל מכירה בית אחד, התאימו במקום להוסיף, והשוו הכנסה להפקדות בכל חודש.

• מקור יחיד למכירות. החליטו אם חשבוניות או אפליקציית התשלומים יוצרות את רישום המכירה, וכבו את האחר.
• התאימו, אל תוסיפו. כשהעסקה של שורת הבנק כבר קיימת, השתמשו ב-⁠Match (QuickBooks Online Help).
• בלי העלאת דף חשבון מעל חיבור בנק חי. כדי למלא פער, ראו חיבור הבנק הפסיק לייבא.
• התאמה חודשית. IRS קובע להתאים את חשבון העו״ש מדי חודש, ורישומים ממוחשבים צריכים להתאים לספרים ולדוח המס (פרסום 583).
• בדקו חיבור חדש. אחרי שמחברים אפליקציה כלשהי, השוו את ההכנסה של חודש אחד להפקדות שלו, ובדקו חשבוניות פתוחות ו-⁠Undeposited Funds, לפני שאתם סומכים על הסנכרון.
• נעלו את השנה אחרי ההגשה. תאריך סגירה אחרי הגשת דוחות המס.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

הפקדה שנוספה במקום להיות מותאמת

סטודיו לעיצוב מוציא ללקוח חשבונית על ⁦US$8,000⁩ במאי. הלקוח משלם, והתשלום מוחל על החשבונית. אחר כך חיבור הבנק מציג את ההפקדה, והיא נוספת כהכנסה במקום להיות מותאמת. ההכנסה במאי מראה ⁦US$16,000⁩ מול הפקדה אחת של ⁦US$8,000⁩. הסטודיו מסיר את רישום ההכנסה שנוסף ומתאים את שורת הבנק לרישום הקיים. ההכנסה במאי חוזרת להיות ⁦US$8,000⁩.

אפליקציית תשלומים שחוברה בספטמבר

חנות מקוונת שמגישה דוח לפי שנה קלנדרית מחברת אפליקציית תשלומים בספטמבר. במשך ארבעה חודשים כל מכירה מופיעה כחשבונית וגם כמכירה מסונכרנת, כ-⁦US$22,000⁩ של הכנסה עודפת. החנות בוחרת בחשבוניות כמקור היחיד, מכבה את המכירות של הסנכרון ומנקה את הכפילויות חודש אחר חודש, תוך השוואת כל חודש להפקדות שלו. אם דוח המס של אותה שנה כבר הוגש מהספרים האלה, ⁦US$22,000⁩ העודפים נמצאים בדוח, והצעד הבא הוא בדיקת הדוח המתוקן שלמעלה.

העלאה וחיבור בנק

קבלן מעלה ידנית דף חשבון בנק ומוסיף את 60 ההפקדות שבו, ⁦US$9,400⁩ בסך הכול. אחר כך חיבור הבנק החי מביא את אותן 60 שורות אל For review. הקבלן בודק כל אחת מול ההפקדה שכבר נרשמה ומחריג את 60 העותקים מהחיבור לפני שהם נוספים, כך שהספרים שומרים ⁦US$9,400⁩ של הפקדות ולא ⁦US$18,800⁩. אילו שתי הקבוצות כבר היו נוספות, היה צריך לתקן בספרים את העודפים שנרשמו ולבצע התאמה של החשבון מחדש.

המצב שלכם שונה?

• הכפילות נמשכת על פני חודשים, אפליקציית תשלומים מסתנכרנת לכמה חשבונות, יש תקופות שהותאמו, או שדוח שהוגש אולי דיווח על ההכנסה העודפת: קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי להכריע אילו רישומים לשמור, אם צריך לתקן דוח כלשהו, ואיך להגדיר שכל מכירה תירשם פעם אחת.
• ייתכן שדוח של שותפות או של חברת S נשא את ההכנסה העודפת: ראו תיקון דוח עסקי שהוגש.
• תשלום אף פעם לא נסגר ו-⁠Undeposited Funds ממשיך לגדול: ראו יתרת Undeposited Funds.
• תשלומים, עמלות או טופס ⁦1099-K⁩ לא תואמים למכירות שלכם: ראו התאמת מכירות ותשלומים ו-תשלומים בספרים.
• התאמה לא מסתדרת אחרי שמחקתם פריטים: ראו יתרת פתיחה שגויה בהתאמה.
• החזרים נרשמו כהכנסה: ראו רישום החזרים בספרים.
• שנה שהוגשה ממשיכה להשתנות אחרי שהדוח נשלח: ראו תאריך סגירה אחרי הגשת דוחות המס.
• הספרים מאחרים בחודשים, או ש-⁠IRS כתב על השנה: ראו השלמת ספרים שמאחרים עם עזרה בהנהלת חשבונות, או הודעה של IRS לעסק שלכם.