איפה חייבים לגבות מס מכירה: נקסוס כלכלי ופיזי

מה קובע אם אני חייב לגבות מס מכירה במדינה?

נקסוס של מס מכירה הוא קשר למדינה שיכול לחייב מוכר להירשם ולגבות מס על מכירות החייבות במס. נוכחות פיזית או מספיק מכירות למדינה יכולות ליצור את הקשר הזה. כללי המדינה קובעים אילו מכירות ואילו מסים מקומיים חלים. סף של מוכר מרחוק אינו פטור כללי למוכר שיש לו משרד, עובדים או מלאי באותה מדינה (Texas Comptroller: מוכרים מרחוק; California CDTFA: שאלות נפוצות על Wayfair).

ארגנו את הבדיקה לפי מקום המסירה או השירות ללקוח, ואז החילו את כללי המקור והחיוב במס של אותה מדינה. נקסוס של מס מכירה ונקסוס של מס הכנסה או מס זיכיון מדינתי הם שתי שאלות נפרדות. למשל, Texas קובעת שנקסוס של מס זיכיון לישות חייבת מתחיל לכל המאוחר ביום שבו היא מקבלת היתר מס שימוש של Texas (Texas Comptroller: מוכרים מרחוק). לבדיקה הנפרדת הזו, ראו אילו דוחות מגיש העסק שלכם.

האם אני חייב לגבות מס מכירה במדינה שבה אני נמצא?

מי שפועל במדינה ומבצע בה מכירות החייבות במס צריך בדרך כלל להירשם אצלה למס מכירה, גם אם המכירות נמוכות מסף המוכר מרחוק שלה. California דורשת בדרך כלל מסוחרים שנמצאים בה ומבצעים בה מכירות קמעונאיות להירשם. New York קובעת שלעסק ביתי יש אותן חובות מס מכירה כמו לספק אחר שמוכר אותם פריטים החייבים במס (California CDTFA: מרכזי מילוי הזמנות; New York Tax Department: רישום).

כתובת הבית לבדה אינה קובעת את המס על כל הזמנה. בדקו לאן כל הזמנה נמסרת, אם המכירה חייבת במס שם, ואם מדינה אחרת דורשת גם היא גבייה. במדינה שאין בה מס מכירה מדינתי עדיין עשויים לחול מסי עסקים אחרים או מסי מכירה מקומיים.

מה נחשב נוכחות פיזית?

נוכחות פיזית יכולה לכלול משרד, עובדים או נציגים אחרים שמבצעים מכירות, ומלאי המאוחסן במדינה. California מונה כדוגמאות מלאי, משרדים, נציגים וציוד מושכר. New York מונה בין הקשרים שלה עובדים, קבלנים, סוכנים ומסירות ברכב של המוכר עצמו לפחות 12 פעמים בשנה (California CDTFA: הנחיות Wayfair; New York Tax Department: רישום).

נוכחות פיזית תלויה בעובדות. תעדו איפה העובדים עובדים, איפה הסחורה מאוחסנת, ומי הבעלים של הסחורה או השולט בה. בדקו את הכלל של המדינה עצמה לפני שאתם רואים ביקור זמני, קבלן או הסדר מחסן כחסרי משמעות.

מהו נקסוס כלכלי, ומהם הספים?

נקסוס כלכלי מאפשר למדינה לחייב מוכר שאין לו נוכחות פיזית בה לגבות מס, אחרי שהיו מספיק מכירות בתוך המדינה. אין סף ארצי אחד. המדינות נבדלות בסכום, בתקופת המדידה, בשאלה אם חלים גם מבחן מכירות וגם מבחן עסקאות, ובשאלה אילו מכירות נספרות (Streamlined Sales Tax: הנחיות למוכרים מרחוק).

המבחנים משתנים. Illinois ביטלה את מבחן מספר העסקאות של מוכר מרחוק (עלון המדינה), והוועדה של Alaska למוכרים מרחוק ביטלה את שלה (הנחיות הוועדה). השתמשו בטבלה הרב-מדינתית כדי למצוא את ההנחיות של מדינה, ואז ודאו את הכלל העדכני באתר של אותה מדינה.

אילו מכירות נספרות לסף של מדינה?

סופרים מכירות כפי שהמבחן של מדינת היעד מגדיר אותן. מדינה עשויה למדוד מכירות ברוטו, הכנסות ברוטו, מכירות קמעונאיות או מכירות חייבות במס, ולכן מכירות פטורות ומכירות לשם מכירה חוזרת נספרות בחלק מהמדינות ולא באחרות (Streamlined Sales Tax: הנחיות למוכרים מרחוק). Texas סופרת בחישוב הנמל הבטוח של מוכר מרחוק סחורה ושירותים החייבים במס וגם הפטורים ממנו, מכירות לשם מכירה חוזרת, מכירות לקונים פטורים ומכירות דרך פלטפורמות מסחר (Texas Comptroller: מוכרים מרחוק; שאלות נפוצות על פלטפורמות). California כוללת במבחן הנקסוס הכלכלי שלה מכירות שפלטפורמות מתווכות, מכירות לשם מכירה חוזרת ומכירות של גורמים קשורים. מוכר מרחוק שמבצע רק מכירות מתועדות לשם מכירה חוזרת ואין לו מכירות קמעונאיות ב-California אינו חייב להירשם רק לפי המבחן הזה. מכירה קמעונאית מאוחרת יותר, כולל משלוח ישיר (drop shipment) לצרכן ב-California עבור קמעונאי שאינו רשום שם, יכולה לשנות את התשובה (California CDTFA: שאלות נפוצות על Wayfair; מוכרים בפלטפורמות). New York כוללת מכירות דרך פלטפורמות בתקבולים ברוטו ובמבחן העסקאות שלה (New York Tax Department: רישום מרחוק).

אל תסתמכו על מכירות חייבות במס בלבד, אלא אם מבחן המדינה קובע כך. נהלו סכומים נפרדים למכירות ישירות, מכירות דרך פלטפורמות, מכירות פטורות ומכירות לשם מכירה חוזרת, לפי יעד וחודש. המבחן החל עשוי לספור חלק מהמכירות האלה גם כשהמכירה עצמה אינה חייבת במס.

האם מלאי בפלטפורמת מסחר או במחסן של צד שלישי יוצר נקסוס?

מלאי במדינה אחרת יכול ליצור נוכחות פיזית גם כשמפעיל פלטפורמה או מחסן מאחסן ושולח אותו. California דורשת בדרך כלל ממוכר מחוץ למדינה שמשתמש במרכז מילוי הזמנות ב-California להירשם ולהגיש דוחות. החריג שלה למוכרים בפלטפורמה בלבד עשוי לחול אם כל מכירה ב-California מתבצעת דרך ספק פלטפורמה שהוא הקמעונאי באותה מכירה (California CDTFA: מרכזי מילוי הזמנות; מוכרים בפלטפורמות). Illinois קובעת שמוכר שממלא הזמנות כלשהן מהמלאי שלו ב-Illinois אינו קמעונאי מרחוק לעניין הסף הכלכלי שלה (Illinois Department of Revenue).

Texas קובעת חריג צר יותר: מוכר מרחוק שמתחת ל-$500,000 אינו חייב לקבל היתר רק בגלל שסחורתו מאוחסנת זמנית במתקן של ספק פלטפורמה ב-Texas, אם הספק מאשר שהוא לוקח על עצמו את חובות המס של המוכר. מעל הנמל הבטוח, המוכר חייב לקבל היתר ולגבות מס על המכירות החייבות במס שלו עצמו. בשני המקרים, המלאי המאוחסן יוצר לישות חייבת אחריות למס זיכיון ב-Texas (Texas Comptroller: שאלות נפוצות על פלטפורמות).

בקשו דוחות מיקום מלאי, כולל העברות בין מחסנים. התוצאה המשפטית יכולה להיות תלויה בכלל של המדינה ובהסדר האחסון. גבייה של פלטפורמה על המכירות שלה אינה פותרת בפני עצמה את חובת הרישום שלכם בגין מלאי או מכירות ישירות.

אם פלטפורמת מסחר גובה עבורי מס מכירה, האם עדיין צריך היתר?

לפעמים. הפלטפורמה מטפלת בדרך כלל במס על מכירות שהיא מתווכת, כשחוק הפלטפורמות של המדינה חל. אבל מכירות שלכם עצמכם ונוכחות פיזית עדיין יכולות לחייב היתר ודוחות. Texas מאפשרת למוכר מרחוק שמוכר רק דרך פלטפורמה מוסמכת שגובה מס להישאר לא רשום, ואילו מוכר שמבוסס ב-Texas ופועל בפלטפורמה חייב להחזיק בהיתר ולהגיש דוחות גם אם כל המכירות עוברות דרך הפלטפורמה (Texas Comptroller: מוכרים בפלטפורמות). California אינה דורשת בדרך כלל רישום כשכל מכירות הסחורה המוחשית ב-California מתבצעות דרך ספקי פלטפורמות שהם הקמעונאים באותן מכירות. מכירות ישירות יכולות לשנות את התשובה (California CDTFA: מוכרים בפלטפורמות). New York דורשת ממוכר בפלטפורמה שעומד בכללי רישום הספקים להירשם ולהגיש דוחות תקופתיים (New York Tax Department: רישום).

שמרו הוכחה שהפלטפורמה גבתה מס בכל מדינה ובכל תקופה. אם אתם מוכרים גם דרך הקופה של האתר שלכם, בדקו אם מכירות דרך פלטפורמות מעבירות אתכם סף שמחייב אתכם לגבות גם על המכירות הישירות האלה.

האם אני חייב לגבות מס מכירה על שירותים או על מוצרים דיגיטליים?

נקסוס לבדו אינו הופך כל מכירה לחייבת במס. כל מדינה מחליטה אילו שירותים ומוצרים דיגיטליים היא מחייבת במס, וכלל מקומי יכול להיות שונה. New York פוטרת בדרך כלל שירותים, אלא אם הם חייבים במס במפורש, אבל מחייבת במס תוכנה מוכנה (prewritten software) שנמסרת באופן אלקטרוני או בגישה מרחוק (New York Tax Department: שירותים חייבים; תוכנת מחשב). Texas מפרטת קטגוריות מסוימות של שירותים החייבים במס, כולל עיבוד נתונים ושירותי מקרקעין (Texas Comptroller: שירותים חייבים).

סווגו כל מוצר או שירות לפי מה שהלקוח מקבל. בחיובים מצורפים, במנויים או בתוכנה עם שירותים, בדקו את הטיפול של מדינת היעד לפני שאתם קובעים כלל מס בקופה. שמרו כל מסמך מכירה חוזרת או פטור שהמדינה דורשת.

אילו מדינות אין בהן מס מכירה מדינתי?

ב-Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire ו-Oregon אין מס מכירה כללי מדינתי (Colorado General Assembly: השוואת מדינות). זה לא אומר שכל מכירה לאותן מדינות פטורה ממס מקומי או ממסים אחרים. עיריות ב-Alaska עשויות להטיל מס על מכירות מרחוק: בתוך 30 ימים מהרגע שבו מוכר מרחוק עמד במבחן ברמת המדינה כולה של הוועדה, הוא חייב להירשם ב-Alaska Remote Seller Sales Tax Commission לגבי מכירות מכוסות לרשויות החברות, אלא אם הפלטפורמה שלו מטפלת בכל המכירות האלה. רשויות שאינן חברות עשויים לדרוש רישום מקומי ישיר. מכירות שקשורות לנוכחות פיזית מדווחות מקומית (שאלות נפוצות של הוועדה).

גם במדינות עם מס מדינתי יש חשיבות לגבייה מקומית. ערים ב-Colorado שפועלות בשלטון עצמי (home-rule) רשאיות לנהל מסי מכירה משלהן (Colorado General Assembly). Louisiana מעבירה לוועדה שלה למוכרים מרחוק את ניהול מס המכירה המדינתי והמקומי ואת הדוחות על מכירות מרחוק (Louisiana R.S. 47:340). בדקו את הכללים המקומיים לפני שאתם מניחים שרישום מדינתי אחד מכסה כל רשות מקומית.

מתי אני חייב להתחיל לגבות אחרי שעברתי סף?

המדינה קובעת את תאריך ההתחלה, ולכן רשמו מתי המבחן שלה התקיים לראשונה. California דורשת רישום כשסף מכירות הסחורה נחצה, וגבייה על מכירות קמעונאיות חייבות במס מאוחרות יותר. המכירה שחוצה את הסף אינה נכללת לפי הכלל הזה. Texas דורשת ממוכר מרחוק שחרג מהנמל הבטוח לקבל היתר ולהתחיל לגבות לכל המאוחר ביום הראשון של החודש הרביעי שאחרי אותו חודש. New York דורשת רישום בתוך 30 ימים מהרגע שהסף נחצה, וגבייה 20 ימים אחר כך (California CDTFA: שאלות נפוצות על Wayfair; Texas Comptroller: מוכרים מרחוק; New York Tax Department: רישום מרחוק).

התאריכים האלה אינם דוחים חובות שנוצרו בגלל נוכחות פיזית או רישום קודם. אם הסף נחצה בתקופה מוקדמת יותר, ראו השלמת גבייה של מס מכירה שלא נגבה.

יש לי נקסוס: מה עושים עכשיו?

מוודאים אם המוצר חייב במס, נרשמים במקום שנדרש, מתחילים לגבות בתאריך הנכון ומגישים את הדוחות שהמדינה קובעת. רישום יכול לחייב דוחות גם בתקופה שבה לא היו מכירות החייבות במס. New York דורשת במפורש דוחות תקופתיים ממוכרים רשומים במצב כזה. אם המכירות יורדות מאוחר יותר מתחת לסף, בדקו אם המדינה מאפשרת לסגור את החשבון ולהגיש דוח סופי. יש להמשיך להגיש כל עוד הרישום פעיל (New York Tax Department: רישום מרחוק).

1. ייצאו את המכירות לפי מדינת יעד וחודש, לשנה הנוכחית ולשנה הקודמת. הפרידו בין מכירות ישירות, מכירות דרך פלטפורמות, מכירות פטורות ומכירות לשם מכירה חוזרת.
2. רשמו כל משרד, עובד, נציג, מחסן ומיקום מלאי. שמרו רשומות גבייה של פלטפורמות ומסמכי פטור.
3. בדקו בכל מדינה את הסף העדכני, כלל הספירה, כלל החיוב במס, הגבייה המקומית ותאריך ההתחלה. רשמו את המקור ואת תאריך הבדיקה.
4. הגישו בקשה להיתרים לפני שאתם גובים, קבעו את כללי המס הנכונים לפי יעד, וקבעו ביומן את מועדי ההגשה. בדקו שוב את הספים כשחודשים ורבעונים חדשים נסגרים.

אם מעורבות כמה מדינות, שילוב של מכירות דרך פלטפורמות ומכירות ישירות, או תוכנה ושירותים, הרשומות והבחירות בנוגע לחיוב במס דורשות בדיקה מעמיקה יותר. תמיכה בהנהלת חשבונות יכולה לעזור לארגן את רשומות המכירות וההגשה.

דוגמה

סכומים להמחשה בדולרים אמריקאיים: חנות שאין לה עובדים או מלאי ב-Texas מוכרת סחורה שנמסרת שם. בשנים-עשר החודשים הקלנדריים שמסתיימים במרץ, הקופה של האתר שלה מכניסה $300,000 ופלטפורמת מסחר מוסמכת שגובה מס מכניסה $250,000. סך המכירות שלה ב-Texas, $550,000, עובר את הנמל הבטוח של מוכר מרחוק לראשונה, כי Texas סופרת את שני הערוצים. החנות חייבת לקבל היתר של Texas ולהתחיל לגבות על מכירות החייבות במס דרך הקופה של האתר שלה לכל המאוחר ב-1 ביולי, היום הראשון של החודש הרביעי אחרי מרץ. הפלטפורמה מטפלת במס על המכירות שהיא מתווכת, והחנות שומרת הוכחה לגבייה הזו. בכל דוח של Texas (טופס 01-114), מכירות דרך פלטפורמה נרשמות בסעיף 1, סך המכירות ב-Texas (Total Texas Sales), אבל לא בסעיף 2, מכירות חייבות במס (Taxable Sales) (Texas Comptroller: שאלות נפוצות על פלטפורמות). החנות גובה מס שימוש מקומי לפי השיעור בכתובת המסירה של כל הזמנה, אלא אם היא בוחרת בשיעור המס המקומי האחיד של Texas, בבקשת ההיתר או מאוחר יותר בטופס 01-799 שחתום על ידי בעלים, שותף כללי, נושא משרה או נציג מורשה, בתוקף מתחילת תקופת דיווח (Texas Comptroller: מוכרים מרחוק).

המצב שלכם שונה?

• עברתם סף בעבר ולא גביתם: ראו השלמת גבייה של מס מכירה שלא נגבה.
• העסק שלכם מבוסס מחוץ לארצות הברית: ראו מוכרים זרים ומס מכירה אמריקאי.
• אתם מוכרים קנדיים עם מלאי במחסן בארצות הברית: ראו מוכרים קנדיים עם מלאי בארצות הברית.
• אתם צריכים לדעת אם נקסוס של מס מכירה יוצר גם חובת הגשה של מס הכנסה או מס זיכיון: ראו אילו דוחות מגיש העסק שלכם.
• אתם צריכים את הטיפול במס הכנסה במכירות דרך פלטפורמות או בדוחות תשלומים: ראו מס הכנסה למוכרים אונליין.
• אתם מוכרים לקנדה: ראו מס מכירה קנדי למוכרים לא תושבים ולמוכרי מוצרים דיגיטליים.
• כמה מדינות או ערוצי מכירה מקשים על ניהול רשומות ההגשה: השוו בין ניהול ספרים עצמאי לשכירת איש מקצוע להנהלת חשבונות לבין תמיכה בהנהלת חשבונות.