Nộp tờ khai thuế bán hàng: hạn nộp và xử lý tờ khai bị bỏ sót

Bao lâu tôi phải nộp tờ khai một lần, và mỗi tờ khai đến hạn khi nào?

Hãy tìm tần suất và hạn nộp của từng tài khoản thuế bán hàng tiểu bang và mọi tài khoản địa phương do cơ quan khác quản lý. Kiểm tra thông báo đăng ký, các tài khoản và trang ngày đến hạn hiện hành; hạn nộp của tài khoản này không quyết định hạn của tài khoản khác.

Hãy lập lịch theo cơ quan thuế, tài khoản, kỳ báo cáo, hạn nộp tờ khai và hạn nộp tiền. Hãy kiểm tra các tờ khai địa phương: Parish E-File của Louisiana yêu cầu có cả tài khoản tiểu bang và tài khoản địa phương trong phần thiết lập để nộp tờ khai gộp. Hãy xem thông báo khi nhận được: New York có thể đổi tần suất của người bán, và California có lịch nộp trước hằng quý. Nộp tờ khai và nộp tiền là hai bước riêng; lịch nộp tờ khai của California nêu rằng không cần nộp khoản thanh toán bằng không khi không có thuế hay lệ phí phải nộp, nhưng vẫn phải nộp tờ khai.

Tờ khai thuế bán hàng gồm những gì?

Tờ khai thuế bán hàng tóm tắt hoạt động của tiểu bang đó trong kỳ khai, chứ không chỉ số thuế bạn đã thu. New York liệt kê tổng doanh số, doanh số không chịu thuế và được miễn thuế, doanh số chịu thuế, các khoản mua phải chịu thuế sử dụng, các khoản tín thuế, và thuế đã thu hoặc phải thu trong phần tổng quan tờ khai.

Hãy dùng định nghĩa tổng doanh số của từng tiểu bang trước khi áp dụng các khoản khấu trừ. Texas tính cả doanh số bán từ địa điểm trong tiểu bang và doanh số bán vào Texas (hướng dẫn tờ khai của Texas). California bắt đầu từ doanh số liên quan đến doanh nghiệp tại California và có khoản khấu trừ cho hàng giao ngoài tiểu bang đủ điều kiện (hướng dẫn nộp tờ khai của California). Nếu chỉ đếm các đơn hàng giao vào một tiểu bang, tổng doanh số có thể bị thiếu.

Hãy dùng hướng dẫn của tờ khai tiểu bang cụ thể. Tiểu bang có thể yêu cầu các bảng kê địa phương riêng, và nơi giao hàng của một giao dịch có thể ảnh hưởng đến cách xử lý thuế địa phương. Hãy giữ chi tiết giao dịch đằng sau từng tổng số. Texas yêu cầu hồ sơ về tổng doanh thu và các khoản mua chịu thuế, cùng chứng từ cho các khoản khấu trừ và loại trừ (Texas: Lưu giữ hồ sơ).

Nếu không có doanh số hoặc không có thuế phải nộp, tôi có phải nộp tờ khai không?

Có. Chừng nào tiểu bang còn yêu cầu tờ khai cho giấy phép đang hoạt động của bạn, hãy nộp tờ khai được ấn định dù không có doanh số. Kỳ có doanh số nhưng không có thuế phải nộp thì khác: hãy khai doanh số và lý do không có thuế, đừng coi đó là kỳ không có hoạt động.

New York yêu cầu nộp tờ khai dù không có doanh số chịu thuế hoặc khoản mua chịu thuế. California yêu cầu nộp tờ khai dù không có doanh số. Texas cho phép một số hình thức nộp khi không có thuế phải nộp nếu tổng doanh số lớn hơn không, và một hình thức nộp khác khi tổng doanh số bằng không (Texas: TeleFile). Doanh số trên sàn, doanh số được miễn thuế hoặc các khoản mua chưa chịu thuế có thể khiến bạn vẫn phải nộp tờ khai dù bạn không tự thu thuế bán hàng.

Doanh số do sàn thương mại thu thuế được khai thế nào trong tờ khai của tôi?

Nếu bạn đã đăng ký, đừng cho rằng các giao dịch biến mất khỏi tờ khai chỉ vì sàn thương mại đã thu thuế. Hãy xác định những giao dịch nào sàn chịu trách nhiệm, giữ chứng từ, và làm theo các ô khai báo của tiểu bang.

Việc miễn trách nhiệm cho người bán của New York còn yêu cầu người bán và nhà cung cấp sàn không có quan hệ liên kết, và mọi sai sót trong việc thu thuế không do thông tin sai hoặc thiếu của người bán gây ra. Người bán đã đăng ký vẫn chịu trách nhiệm đối với các giao dịch chịu thuế trên sàn nằm ngoài quy tắc về động sản hữu hình của New York (hướng dẫn về sàn thương mại của New York). California gắn khoản khấu trừ với các giao dịch mà nhà điều hành sàn đủ điều kiện chịu trách nhiệm (hướng dẫn về sàn thương mại của California). Hãy giữ báo cáo thu thuế và chi tiết theo từng đơn hàng; khoản tiền sàn chuyển vào tài khoản không phải là tổng doanh số.

Còn doanh số qua trang web riêng hoặc hóa đơn bán trực tiếp thì sao?

Hãy tách doanh số bán trực tiếp khỏi doanh số do sàn thương mại hỗ trợ, theo tiểu bang và kỳ khai. Việc sàn thu thuế trên các đơn hàng của sàn không bao gồm đơn hàng trên trang web riêng hoặc hóa đơn bán trực tiếp của bạn; nếu các giao dịch trực tiếp đó chịu thuế theo giấy phép của bạn, hãy khai và nộp thuế trong tờ khai của bạn.

New York cho biết người bán trên sàn đã đăng ký vẫn chịu trách nhiệm về thuế đối với các giao dịch chịu thuế không được nhà cung cấp sàn hỗ trợ (hướng dẫn về sàn thương mại của New York). California cho biết doanh số bán trực tiếp có thể yêu cầu đăng ký, và người bán đã đăng ký khai cả doanh số trực tiếp lẫn doanh số do sàn hỗ trợ, với khoản khấu trừ sàn thương mại chỉ dành cho giao dịch đủ điều kiện được sàn hỗ trợ (hướng dẫn về sàn thương mại của California). Nếu bạn chưa chắc một giao dịch trực tiếp có chịu thuế hay bạn có cần giấy phép ở tiểu bang khác không, hãy xem Khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.

Nếu bỏ sót tờ khai, tôi nên làm gì trước?

Hãy bắt đầu bằng việc liệt kê mọi giấy phép đang mở, mọi kỳ chưa nộp và hạn của các thông báo. Sau đó dựng lại doanh số và thuế thực tế cho từng tiểu bang và kỳ khai, nộp các tờ khai còn thiếu, nộp khoản đến hạn và lưu các xác nhận nộp hồ sơ.

1. Thu thập thông báo giấy phép, lịch sử tài khoản, tờ khai đã nộp, các khoản thanh toán và thư của tiểu bang. Xác nhận kỳ nào còn mở và tần suất nộp có thay đổi hay không.
2. Đối chiếu đơn hàng và hóa đơn theo tiểu bang, kỳ khai và kênh bán hàng. Đánh dấu doanh số do sàn thu thuế, doanh số bán trực tiếp, hoàn tiền, các khoản miễn thuế và các khoản mua phải chịu thuế sử dụng. Giữ chứng từ cho từng khoản loại trừ hoặc khấu trừ.
3. Nộp từng tờ khai quá hạn bằng số liệu thực tế. Nếu một kỳ không có doanh số và không có thuế phải nộp, hãy dùng tờ khai doanh số bằng không tương ứng. Nếu không, hãy khai hoạt động thực tế và thuế phải nộp, kể cả thuế sử dụng.
4. Xem lại số dư sau khi từng tờ khai được ghi nhận, gồm các khoản đã nộp, thông báo, tiền phạt và tiền lãi. Giải quyết chênh lệch với tiểu bang; giữ bản sao tờ khai và xác nhận thanh toán.

Texas cho biết việc thiếu một báo cáo bắt buộc có thể dẫn đến hóa đơn thuế ước tính, và hướng dẫn người bán nộp báo cáo với dữ liệu doanh số thực tế của kỳ đó (Texas: Tiền phạt khi nộp thuế quá hạn). Nếu thuế bắt buộc chưa từng được thu, hoặc đã thu nhưng chưa nộp, khoản nợ cần được rà soát riêng; xem Bù thuế bán hàng chưa thu.

Vì sao tôi nhận hóa đơn thuế ước tính, và sửa thế nào?

Hóa đơn thuế ước tính có thể có nghĩa là tiểu bang chưa có tờ khai bắt buộc cho kỳ đó; đây không thay thế hồ sơ doanh số thực tế của bạn. Tại Texas, hãy nộp báo cáo còn thiếu với dữ liệu doanh số thực tế của kỳ bị tính và làm theo hướng dẫn trong thông báo (Texas: Tiền phạt khi nộp thuế quá hạn).

Nếu tổng doanh số, doanh số chịu thuế và thuế phải nộp đều bằng không, Texas cho phép nộp báo cáo không có doanh số quá hạn sau hóa đơn ước tính (Texas: TeleFile). Nếu có phát sinh doanh số, hãy dựng lại tờ khai từ các giao dịch, đừng cho rằng số ước tính của tiểu bang là đúng. Hãy so sánh số dư tài khoản kết quả với các xác nhận thanh toán của bạn, và trả lời mọi thông báo chưa giải quyết trước hạn nêu trong thông báo. Tiểu bang cũng có thể ước tính khoản nợ khi thiếu hồ sơ; Texas nêu rõ rủi ro này trong quy định về hồ sơ.

Nộp tờ khai trễ có tốn tiền khi không có thuế phải nộp không?

Có. Nộp trễ tờ khai và nộp trễ tiền có thể có hậu quả riêng, và tờ khai nộp trễ có thể bị phạt dù tờ khai không có thuế. Tiền lãi nhìn chung tính trên thuế chưa nộp, vì vậy hãy kiểm tra quy định và số dư tài khoản của từng tiểu bang.

Mức phạt nộp trễ tờ khai tối thiểu của New York là $50 dù không có thuế phải nộp; tiền phạt tính theo số thuế và tiền lãi có thể làm tăng thêm (New York Tax Law § 1145). Texas tính $50 cho mỗi báo cáo nộp trễ dù không có thuế phải nộp. Nộp trễ tiền thuế bị cộng thêm 5% nếu nộp trễ từ một đến 30 ngày, 10% sau 30 ngày, hoặc tổng cộng 20% nếu nộp sau ngày ghi trên thông báo; tiền lãi bắt đầu tính từ ngày thứ 61 (tiền phạt của Texas). Tờ khai bằng không không xóa được thông báo đang tồn đọng.

Người bán tại New York có thể xin miễn phạt vì có lý do chính đáng và không cố ý bỏ bê; kế toán viên được ủy quyền có thể trả lời hóa đơn trực tuyến bằng E-ZRep Form TR-2000 có chữ ký. Sau khi nộp tờ khai và nộp thuế Texas, doanh nghiệp có thể xin miễn tiền phạt nộp trễ báo cáo hoặc nộp trễ tiền bằng Form 89-224. Texas nhìn chung giới hạn việc này cho thuế đến hạn trong vòng bốn năm và, nếu không có tình tiết giảm nhẹ, từ chối yêu cầu miễn mới nếu đã được miễn trong hai năm qua; mức tối đa thông thường áp dụng cho một kỳ hằng năm, hai kỳ hằng quý hoặc sáu kỳ hằng tháng. Tại California, người bán nộp trễ tờ khai hoặc nộp trễ tiền do lý do chính đáng ngoài tầm kiểm soát dù đã thận trọng bình thường có thể xin miễn phạt bằng Form CDTFA-735 hoặc trực tuyến. Nếu tiền phạt của California đã được nộp, hãy nộp Form CDTFA-101 hoặc yêu cầu hoàn tiền trực tuyến trước mốc muộn nhất trong các mốc áp dụng sau: ba năm kể từ ngày cuối cùng của tháng sau quý (hoặc năm khai) bị ảnh hưởng, sáu tháng sau khi nộp tiền, hoặc sáu tháng sau khi một quyết định ấn định trở thành cuối cùng (§ 6902).

Chủ doanh nghiệp một chủ tự chịu thuế bán hàng của mình mà không cần chứng minh yếu tố cố ý. Với một pháp nhân, những người có thể phải nộp khác nhau theo từng tiểu bang. Tại New York, Tax Law §§ 1131 và 1133 quy định các thành viên hợp danh và thành viên LLC chịu trách nhiệm cá nhân đối với thuế đã thu hoặc phải thu; cán bộ điều hành, giám đốc, quản lý và nhân viên cũng có thể phải nộp nếu họ có hoặc đã thực hiện nghĩa vụ tuân thủ. Việc kế toán viên nộp tờ khai không chuyển nghĩa vụ đó đi. Tiểu bang nhìn chung có ba năm kể từ khi tờ khai được nộp để ấn định thêm thuế, nhưng có thể ấn định bất kỳ lúc nào nếu chưa nộp tờ khai (§ 1147). Thành viên LLC thiểu số hoặc thành viên hợp danh hữu hạn bị ấn định là người chịu trách nhiệm có thể xin miễn một phần bằng Form DTF-8 trước khi quyết định ấn định trở thành cuối cùng và không thể thay đổi.

Tại Texas, bất kỳ ai nhận hoặc thu một khoản được coi là thuế đều giữ khoản đó ủy thác và phải nộp số tiền đã thu, cộng tiền lãi và tiền phạt, theo Tax Code § 111.016(a). Cán bộ điều hành, quản lý, giám đốc, nhân viên hoặc thành viên hợp danh có nghĩa vụ trong việc thu hoặc nộp thuế có thể phải nộp riêng khoản thuế chưa nộp nếu cố ý không nộp theo § 111.016(b); việc giải thể không chấm dứt trách nhiệm này. Texas nhìn chung có bốn năm kể từ khi thuế đến hạn để ấn định thuế, nhưng có thể ấn định bất kỳ lúc nào nếu chưa nộp báo cáo (§§ 111.201 và 111.205). Thời hạn ấn định cá nhân cũng có thể bị tạm hoãn cho đến một năm sau khi khoản nợ của pháp nhân trở thành cuối cùng hoặc vụ phá sản của pháp nhân kết thúc (§ 111.016(b-1)). Tại California, sau khi hoạt động của một pháp nhân chấm dứt, người chịu trách nhiệm nộp tờ khai hoặc nộp tiền mà cố ý không nộp có thể phải nộp khoản thuế bán hàng đã thu hoặc thuế sử dụng được chỉ định, cộng tiền lãi và tiền phạt, chỉ đối với các kỳ mà họ có trách nhiệm đó. Revenue and Taxation Code § 6829 yêu cầu gửi thông báo trước thời điểm sớm hơn giữa ba năm sau ngày cuối cùng của tháng kế tiếp quý mà cơ quan thực tế biết việc đóng cửa, hoặc tám năm sau quý đóng cửa tương ứng.

Làm sao đối chiếu tờ khai và các khoản thanh toán với sổ sách của tôi?

Hãy đối chiếu từng tờ khai đã nộp với cả chi tiết doanh số gốc lẫn tài khoản thuế bán hàng phải nộp. Tờ khai chứng minh những gì đã khai; xác nhận thanh toán chứng minh những gì đã nộp. Riêng từng thứ không giải thích được chênh lệch trong sổ sách.

Với từng tiểu bang và kỳ khai, hãy so sánh các số tổng doanh số, không chịu thuế, chịu thuế và thuế trong tờ khai với báo cáo doanh số. Sau đó khớp thuế đã thu trên doanh số bán trực tiếp với sổ cái khoản phải nộp, tính các điều chỉnh cùng mọi khoản thuế sử dụng hoặc tín thuế trong tờ khai, và khớp khoản thanh toán với ngân hàng và tài khoản tiểu bang. Chỉ chuyển số dư chưa nộp sang kỳ sau nếu nó khớp với số dư tiểu bang đã ghi nhận. Hãy tách thuế do nhà điều hành sàn thu khỏi thuế do doanh nghiệp của bạn thu, để cùng một khoản thuế không bị coi là khoản phải nộp của bạn hai lần.

Nếu tiền nhận được thấp hơn tổng đơn hàng, hãy đối chiếu riêng các khoản chuyển tiền, phí, hoàn tiền và thuế trong Đối chiếu doanh số và khoản chuyển tiền. Đừng dùng số tiền ròng nhận được làm tổng doanh số của tờ khai nếu không có bảng đối chiếu chi tiết đến từng giao dịch; Texas yêu cầu hồ sơ thể hiện tổng doanh thu và chứng từ cho các khoản loại trừ đã yêu cầu (Texas: Lưu giữ hồ sơ).

Tôi nên đưa gì cho kế toán viên nộp tờ khai ở nhiều tiểu bang?

Có. Một kế toán viên có thể phối hợp các tờ khai ở nhiều tiểu bang và đối chiếu với sổ sách của bạn nếu bạn cung cấp lịch và hồ sơ của mọi tài khoản. Hãy thống nhất ai nộp tờ khai, ai duyệt thanh toán và ai trả lời thông báo; sắp xếp quyền truy cập tài khoản trước hạn đầu tiên.

Hãy đưa thông tin giấy phép và tài khoản, thông báo về tần suất nộp, tờ khai trước đây, sao kê tài khoản và hóa đơn ước tính, xác nhận thanh toán, và sổ cái thuế bán hàng phải nộp. Cung cấp bảng xuất đơn hàng và hóa đơn kèm tiểu bang giao hàng và nơi giao hàng địa phương, doanh số trên sàn và bán trực tiếp được tách riêng, hoàn tiền, giấy chứng nhận miễn thuế, tài liệu về việc sàn thu thuế, và các khoản mua có thể phải chịu thuế sử dụng. Hãy đặt một ngày bàn giao nội bộ trước hạn của từng tiểu bang để có thời gian xử lý hồ sơ còn thiếu và nộp cả tờ khai lẫn tiền thuế. Quy định hồ sơ của Texas và quy định về tài liệu sàn thương mại của California cho thấy vì sao chứng từ quan trọng.

Làm sao nộp tờ khai cuối cùng và đóng giấy phép?

Hãy nộp tờ khai đến hết kỳ bắt buộc cuối cùng và làm theo các bước nộp tờ khai cuối và đóng tài khoản của tiểu bang đó. Việc ngừng bán hàng hoặc để giấy phép không dùng không tự xóa các kỳ khai còn mở.

Tại New York, doanh nghiệp ngừng hoạt động, bán hoặc chuyển nhượng doanh nghiệp, hoặc thay đổi hình thức kinh doanh phải nộp tờ khai thuế bán hàng cuối cùng. New York yêu cầu nộp tờ khai cuối trong vòng 20 ngày kể từ sự kiện đó, khai doanh số và thuế như tờ khai thông thường; khi tờ khai cuối được xử lý, tài khoản sẽ ngừng hoạt động. Hãy trả lại hoặc hủy Certificate of Authority. Nếu không thể nộp tờ khai trực tuyến cho kỳ cuối, hãy nộp tờ khai cuối bằng giấy trước hạn đó (New York: Nộp tờ khai thuế bán hàng cuối cùng). Nếu doanh nghiệp đổi hình thức pháp lý và tiếp tục bán hàng, hãy xin Certificate of Authority cho pháp nhân mới ít nhất 20 ngày trước khi thay đổi. Nếu pháp nhân mới mua doanh nghiệp hoặc tài sản của doanh nghiệp, bên mua nộp Form AU-196.10 bằng thư bảo đảm ít nhất 10 ngày trước khi nhận quyền sở hữu hoặc thanh toán, tùy việc nào đến trước. Người nộp theo năm dương lịch tại California khi đóng cửa phải nộp tờ khai cuối cùng trước ngày 30 tháng 4, 31 tháng 7, 31 tháng 10 hoặc 31 tháng 1, tùy quý đóng cửa; hướng dẫn nộp tờ khai của họ cũng yêu cầu khai trong tờ khai cuối các thiết bị kinh doanh đã bán và hàng tồn kho để bán lại chưa chịu thuế được giữ lại để dùng cá nhân hoặc tặng. Hãy đóng tài khoản California qua Online Services hoặc Form CDTFA-65, và nộp mọi tờ khai còn thiếu. Hãy xác nhận cách đóng tài khoản và kỳ cuối đúng cho từng tiểu bang, giữ xác nhận đóng tài khoản, và kiểm tra xem doanh số bán trực tiếp hoặc sự hiện diện thực tế có còn tạo nghĩa vụ đăng ký hay không trước khi đóng giấy phép. Xem Khi nào bạn phải thu thuế bán hàng về vấn đề đăng ký này.

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều là đô la Hoa Kỳ. Một người bán đã đăng ký có $10.000 doanh số trước thuế giao vào một tiểu bang trong một kỳ báo cáo: $6.000 qua sàn thương mại đã thu thuế bán hàng áp dụng và $4.000 qua trang web riêng của người bán. Với thuế suất gộp tiểu bang và địa phương minh họa là 8%, người bán đã thu $320 thuế trên các đơn hàng trực tiếp đó.

Giả sử doanh số bán trực tiếp chịu thuế và không có hoàn tiền, miễn thuế, thuế sử dụng hay điều chỉnh nào khác. Các số khai minh họa như sau:

Người bán khớp $320 với sổ cái khoản phải nộp và xác nhận thanh toán; thuế của sàn thương mại được giữ riêng. Hãy kiểm tra các ô khác và chi tiết địa phương trong tờ khai (New York; California).

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn chưa chắc cần giấy phép ở đâu hoặc doanh số trên sàn có tính vào việc đăng ký hay không: xem Khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Bạn không thu thuế bắt buộc, hoặc đã thu nhưng chưa nộp: xem Bù thuế bán hàng chưa thu.
• Tiền sàn chuyển vào tài khoản không khớp với tổng đơn hàng: xem Đối chiếu doanh số và khoản chuyển tiền.
• Thiếu sổ sách của nhiều năm: xem Hoàn thiện sổ sách quá hạn.
• Bạn cần khai doanh số bán hàng trực tuyến trong thuế thu nhập: xem Thuế thu nhập của người bán trực tuyến.
• Bạn đang đóng công ty và các tài khoản thuế khác: xem Đóng công ty.
• Có nhiều tờ khai tiểu bang, thông báo hoặc hóa đơn ước tính cần đối chiếu với sổ sách: hãy thu thập các hồ sơ nêu trên và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.