تقديم إقرارات ضريبة المبيعات: المواعيد والإقرارات الفائتة

كم مرة أقدّم الإقرار، ومتى يحين موعد كل إقرار؟

حدّد تكرار التقديم وموعده لكل حساب ضريبة مبيعات في الولاية ولأي حساب محلي يُدار بشكل منفصل. افحص إشعارات التسجيل والحسابات وصفحات المواعيد الحالية؛ فموعد حساب ما لا يحدد موعد حساب آخر.

ابنِ تقويمًا حسب الجهة الضريبية والحساب وفترة الإبلاغ وموعد الإقرار وموعد الدفع. وافحص الإقرارات المحلية: فنظام Parish E-File في لويزيانا يتطلب حسابات الولاية والجهة المحلية في إعداده للإقرار المشترك. وافحص الإشعارات عند وصولها: فقد تغيّر نيويورك تكرار تقديم التاجر، ولدى كاليفورنيا جدول دفع مسبق ربع سنوي. والإقرار والدفع خطوتان منفصلتان؛ ويذكر تقويم التقديم في كاليفورنيا أن الدفعة الصفرية غير لازمة عندما لا تستحق ضريبة أو رسوم، بينما يظل الإقرار مطلوبًا.

ما الذي يجب أن يتضمنه إقرار ضريبة المبيعات؟

يلخّص إقرار ضريبة المبيعات نشاط تلك الولاية وفترة التقديم، وليس الضريبة التي حصّلتها فقط. وتسرد نيويورك إجمالي المبيعات والمبيعات غير الخاضعة للضريبة والمعفاة والمبيعات الخاضعة للضريبة والمشتريات الخاضعة لضريبة الاستخدام والائتمانات والضريبة المحصّلة أو المطلوب تحصيلها في ملخصها للإقرار.

استخدم تعريف كل ولاية لإجمالي المبيعات قبل تطبيق الخصومات. فتشمل تكساس المبيعات التي تتم من موقع داخل الولاية والمبيعات التي تتم إلى تكساس (تعليمات إقرار تكساس). وتبدأ كاليفورنيا بالمبيعات المرتبطة بالنشاط في كاليفورنيا، ولديها خصم للتسليم المؤهَّل خارج الولاية (تعليمات التقديم في كاليفورنيا). وقد يؤدي عدّ الطلبات المسلَّمة داخل الولاية فقط إلى نقص في إجمالي المبيعات.

استخدم تعليمات إقرار الولاية المعنية. وقد تشترط الولاية جداول محلية منفصلة، وقد تؤثر وجهة البيع في معاملته المحلية. واحتفظ بتفاصيل المعاملات خلف كل إجمالي. وتشترط تكساس سجلات الإيرادات الإجمالية والمشتريات الخاضعة للضريبة، إضافة إلى مستندات تدعم الخصومات والاستثناءات (Texas: حفظ السجلات).

هل أقدّم الإقرار إذا لم تكن لدي مبيعات أو ضريبة مستحقة؟

نعم. ما دامت الولاية تشترط الإقرارات لتصريحك النشط، فقدّم الإقرار المخصص لك حتى لو لم تكن لديك مبيعات. أما فترة فيها مبيعات دون ضريبة مستحقة فمختلفة: أبلغ عن المبيعات وسبب عدم استحقاق الضريبة، ولا تعاملها كفترة بلا نشاط.

تشترط نيويورك تقديم إقرار حتى دون مبيعات أو مشتريات خاضعة للضريبة. وتشترط كاليفورنيا تقديم إقرار حتى دون مبيعات. وتسمح تكساس ببعض إقرارات عدم استحقاق الضريبة عندما يزيد إجمالي المبيعات على صفر، وبإقرار مختلف للمبيعات الصفرية عندما يكون الإجمالي صفرًا (Texas: TeleFile). وقد تجعل مبيعات المنصات أو المبيعات المعفاة أو المشتريات غير الخاضعة للضريبة الإقرار ضروريًا حتى لو لم تحصّل أنت أي ضريبة مبيعات.

كيف تظهر المبيعات التي حصّلت المنصة ضريبتها في إقراري؟

إذا كنت مسجّلًا، فلا تفترض أن المبيعات تختفي من إقرارك لأن المنصة حصّلت الضريبة. حدّد المعاملات التي كانت المنصة مسؤولة عنها، واحتفظ بالإثبات، واتّبع حقول الإبلاغ في الولاية.

ويشترط إعفاء البائع في نيويورك أيضًا ألا يكون البائع والمزود مرتبطين، وألا يكون أي خطأ في التحصيل ناتجًا عن معلومات غير صحيحة أو غير كافية قدّمها البائع. ويظل البائعون المسجّلون مسؤولين عن معاملات المنصات الخاضعة للضريبة التي تقع خارج قاعدتها للممتلكات الملموسة (إرشادات المنصات في نيويورك). وتربط كاليفورنيا خصمها بالمبيعات التي يكون مزود مؤهَّل مسؤولًا عنها (إرشادات المنصات في كاليفورنيا). احتفظ بتقارير التحصيل وتفاصيل كل طلب؛ فإيداعات الدفعات ليست إجمالي مبيعات.

ماذا عن المبيعات عبر موقعي الخاص أو الفواتير المباشرة؟

افصل المبيعات المباشرة عن المبيعات التي تيسّرها المنصات حسب الولاية والفترة. فتحصيل المنصة على طلباتها لا يغطي طلبات موقعك الخاص أو فواتيرك المباشرة؛ وإذا كانت تلك المبيعات المباشرة خاضعة للضريبة بموجب تصريحك، فأبلغ عن ضريبتها وسدّدها في إقرارك.

تقول نيويورك إن البائع المسجّل عبر منصة يظل مسؤولًا عن الضريبة على المبيعات الخاضعة للضريبة التي لم ييسّرها مزود المنصة (إرشادات المنصات في نيويورك). وتقول كاليفورنيا إن المبيعات المباشرة قد تتطلب التسجيل، وإن البائعين المسجّلين يبلّغون عن المبيعات المباشرة والتي تيسّرها المنصة معًا، ولا يُطبَّق خصم المنصة إلا على المبيعات المؤهَّلة التي تيسّرها (إرشادات المنصات في كاليفورنيا). وإذا لم تكن متأكدًا هل كان بيع مباشر خاضعًا للضريبة أو هل كنت تحتاج إلى تصريح في ولاية أخرى، فاستخدم متى يجب عليك تحصيل ضريبة المبيعات.

ماذا أفعل أولًا إذا فاتتني إقرارات؟

ابدأ بسرد كل تصريح مفتوح وكل فترة غير مقدَّمة وكل موعد نهائي في إشعار. ثم أعد بناء المبيعات الفعلية والضريبة لكل ولاية وفترة، وقدّم الإقرارات الناقصة، وسدّد المستحق، واحفظ تأكيدات التقديم.

1. اجمع إشعارات التصاريح وسجل الحساب والإقرارات المقدَّمة والمدفوعات ورسائل الولاية. وتأكد من الفترات التي لا تزال مفتوحة وهل تغيّر تكرار التقديم.
2. سوِّ الطلبات والفواتير حسب الولاية والفترة وقناة البيع. وعلّم المبيعات التي حصّلتها المنصات والمبيعات المباشرة والمبالغ المستردة والإعفاءات والمشتريات الخاضعة لضريبة الاستخدام. واحتفظ بإثبات لكل استثناء أو خصم.
3. قدّم كل إقرار متأخر بالأرقام الفعلية. وإذا لم تكن في فترة ما مبيعات ولا ضريبة مستحقة، فاستخدم إقرار المبيعات الصفرية المنطبق. وإلا فأبلغ عن النشاط الفعلي والضريبة المستحقة، بما فيها أي ضريبة استخدام.
4. راجع الرصيد بعد تسجيل كل إقرار، بما فيه المدفوعات التي سدّدتها والإشعارات والغرامات والفوائد. وسوِّ الفروق مع الولاية؛ واحتفظ بنسخ من الإقرارات وتأكيدات الدفع.

تقول تكساس إن عدم تقديم تقرير مطلوب قد يؤدي إلى فاتورة تقديرية، وتوجّه البائع إلى تقديم تقرير ببيانات المبيعات الفعلية لتلك الفترة (Texas: غرامات الضرائب المتأخرة). وإذا لم تُحصَّل الضريبة المطلوبة أصلًا، أو حُصّلت ولم تُرسَل، فإن الالتزام يحتاج إلى مراجعة مستقلة؛ راجع تدارك ضريبة المبيعات غير المحصّلة.

لماذا وصلتني فاتورة تقديرية، وكيف أصحّحها؟

قد تعني الفاتورة التقديرية أن الولاية لا تملك إقرارًا مطلوبًا لتلك الفترة؛ وهي ليست بديلًا عن سجلات مبيعاتك الفعلية. وفي تكساس، قدّم التقرير الناقص ببيانات المبيعات الفعلية للفترة المفوترة واتّبع تعليمات الإشعار (Texas: غرامات الضرائب المتأخرة).

إذا كان إجمالي المبيعات والمبيعات الخاضعة للضريبة والضريبة المستحقة كلها صفرًا، فتسمح تكساس بتقرير متأخر للمبيعات الصفرية بعد فاتورة تقديرية (Texas: TeleFile). وإذا حدثت مبيعات، فأعد بناء الإقرار من المعاملات ولا تفترض أن تقدير الولاية صحيح. وقارن رصيد الحساب الناتج بتأكيدات دفعاتك، وردّ على أي إشعار لم يُحسم بحلول موعده المحدد. وقد تقدّر الولاية الالتزام أيضًا عند غياب السجلات؛ وتبيّن تكساس هذا الخطر في قواعد السجلات لديها.

هل قد يكلّفني الإقرار المتأخر مالًا إذا لم تكن هناك ضريبة مستحقة؟

نعم. فالتقديم المتأخر والدفع المتأخر قد تترتب عليهما عواقب منفصلة، وقد يؤدي الإقرار المتأخر إلى غرامة حتى لو لم يُظهر الإقرار أي ضريبة. وتتعلق الفوائد عمومًا بالضريبة غير المسدّدة، فافحص القاعدة ورصيد الحساب في كل ولاية.

الحد الأدنى لغرامة التأخر في التقديم في نيويورك هو 50 دولارًا حتى دون ضريبة مستحقة؛ وقد تضيف الغرامات المبنية على الضريبة والفوائد مبالغ أخرى (المادة 1145 من قانون الضرائب في نيويورك). وتفرض تكساس 50 دولارًا على كل تقرير متأخر حتى لو لم تكن هناك ضريبة مستحقة. ويضيف تأخر دفع الضريبة 5% إذا دُفعت متأخرة من يوم إلى 30 يومًا، و10% بعد 30 يومًا، أو 20% إجمالًا إذا دُفعت بعد تاريخ الإشعار؛ وتبدأ الفوائد في اليوم 61 (غرامات تكساس). والإقرار الصفري لا يلغي إشعارًا قائمًا.

يجوز للبائع في نيويورك أن يطلب إسقاط الغرامة لسبب معقول دون إهمال متعمد؛ ويمكن لمحاسب مفوّض أن يردّ على الفاتورة عبر الإنترنت باستخدام النموذج E-ZRep TR-2000 الموقَّع. وبعد تقديم ضريبة تكساس وسدادها، يمكن للنشاط أن يطلب إسقاط غرامة التقرير المتأخر أو الدفع المتأخر على النموذج 89-224. وتحصر تكساس ذلك عمومًا في الضريبة المستحقة خلال أربع سنوات، وترفض إسقاطًا جديدًا إذا مُنح إسقاط خلال السنتين الماضيتين ما لم توجد ظروف مخففة؛ ويغطي الحد الأقصى المعتاد فترة سنوية واحدة أو فترتين ربع سنويتين أو ست فترات شهرية. وفي كاليفورنيا، يمكن للبائع الذي نشأ تأخره في التقديم أو الدفع عن سبب معقول خارج عن إرادته رغم العناية المعتادة أن يطلب إسقاط الغرامة عبر النموذج CDTFA-735 أو عبر الإنترنت. وإذا كانت غرامة كاليفورنيا قد دُفعت بالفعل، فقدّم النموذج CDTFA-101 أو طلب استرداد عبر الإنترنت في موعد أقصاه أبعد حد منطبق: ثلاث سنوات من آخر يوم في الشهر التالي للربع المتأثر (أو سنة التقديم السنوية)، أو ستة أشهر بعد الدفع، أو ستة أشهر بعد أن يصبح القرار نهائيًا (المادة 6902).

صاحب المنشأة الفردية مسؤول عن ضريبة المبيعات المستحقة عليه دون اختبار تعمّد. أما في الكيان، فيختلف الأشخاص الذين قد يُطالَبون بها من ولاية إلى أخرى. ففي نيويورك، تجعل المادتان 1131 و1133 من قانون الضرائب الشركاء وأعضاء LLC مسؤولين شخصيًا عن الضريبة المحصّلة أو المطلوب تحصيلها؛ وقد يُطالَبون بها أيضًا المسؤولون التنفيذيون والمديرون والموظفون إذا كان عليهم واجب الامتثال أو مارسوه. والمحاسب الذي يقدّم الإقرار لا ينقل هذا الواجب. وللولاية عمومًا ثلاث سنوات بعد تقديم الإقرار لتقدير ضريبة إضافية، لكن يجوز لها التقدير في أي وقت إذا لم يُقدَّم إقرار (المادة 1147). وعضو LLC من الأقلية أو الشريك المحدود الذي قُدّرت عليه الضريبة بصفته شخصًا مسؤولًا قد يطلب إعفاءً جزئيًا على النموذج DTF-8 قبل أن يصبح التقدير ثابتًا ونهائيًا.

في تكساس، كل من يتلقى أو يحصّل مبلغًا على أنه ضريبة يحتفظ به أمانةً ويكون مدينًا بالمبلغ المحصّل، مع الفوائد والغرامات، بموجب المادة 111.016(a) من قانون الضرائب. وقد يكون المسؤول التنفيذي أو المدير أو عضو مجلس الإدارة أو الموظف أو الشريك الذي عليه واجب التحصيل أو الدفع مسؤولًا بشكل مستقل عن الضريبة غير المسدّدة إذا امتنع عمدًا عن الدفع بموجب المادة 111.016(b)؛ ولا يُنهي حل الكيان هذه المسؤولية. وللولاية عمومًا أربع سنوات من استحقاق الضريبة لتقديرها، لكن يجوز لها التقدير في أي وقت إذا لم يُقدَّم تقرير (المادتان 111.201 و111.205). ويمكن أيضًا إيقاف فترة التقدير الشخصي حتى مرور سنة على صيرورة التزام الكيان نهائيًا أو انتهاء إفلاسه (المادة 111.016(b-1)). وفي كاليفورنيا، بعد انتهاء نشاط الكيان، قد يكون الشخص المسؤول عن التقديم أو الدفع الذي امتنع عمدًا عن الدفع مسؤولًا عن تعويض ضريبة المبيعات المحصّل أو ضريبة الاستخدام المحددة، مع الفوائد والغرامات، عن الفترات التي كانت عليه فيها تلك المسؤولية فقط. وتشترط المادة 6829 من قانون الإيرادات والضرائب إرسال إشعار في موعد أقصاه الأسبق بين ثلاث سنوات من آخر يوم في الشهر التالي للربع الذي علمت فيه الإدارة فعليًا بالإغلاق، وثماني سنوات من الربع المقابل لإغلاق النشاط.

كيف أطابق الإقرارات والمدفوعات مع دفاتري؟

سوِّ كل إقرار مقدَّم مع تفاصيل المبيعات الأساسية وحساب التزام ضريبة المبيعات. فالإقرار يثبت ما أُبلغ عنه، وتأكيد الدفع يثبت ما سُدِّد. ولا يفسّر أي منهما وحده فرقًا في الدفاتر.

لكل ولاية وفترة، قارن أرقام الإقرار الإجمالية وغير الخاضعة للضريبة والخاضعة للضريبة والضريبة مع تقرير المبيعات. ثم طابق الضريبة المحصّلة على المبيعات المباشرة مع دفتر الالتزامات، وراعِ التعديلات وأي ضريبة استخدام أو ائتمانات في الإقرار، وطابق الدفعة مع البنك وحساب الولاية. ورحّل الرصيد غير المسدّد فقط إذا طابق الرصيد المسجَّل لدى الولاية. وأبقِ الضريبة التي حصّلها مزود المنصة منفصلة عن الضريبة التي حصّلها نشاطك، حتى لا تُعامل الضريبة نفسها كمستحقة عليك مرتين.

إذا كانت الإيداعات أقل من إجمالي الطلبات، فسوِّ الدفعات والرسوم والمبالغ المستردة والضريبة بشكل منفصل في تسوية المبيعات والدفعات. ولا تستخدم الإيداع الصافي رقمًا لإجمالي مبيعات الإقرار دون جسر على مستوى المعاملات؛ فتشترط تكساس سجلات تبيّن إجمالي الإيرادات الإجمالية وتدعم الاستثناءات المطالَب بها (Texas: حفظ السجلات).

ماذا أسلّم لمحاسب يقدّم الإقرارات في عدة ولايات؟

نعم. يمكن لمحاسب واحد تنسيق الإقرارات بين الولايات ومطابقتها مع دفاترك إذا زوّدته بالجدول والسجلات لكل حساب. اتفقوا على من يقدّم الإقرارات ويوافق على المدفوعات ويرد على الإشعارات؛ ورتّب صلاحية الوصول إلى الحسابات قبل أول موعد نهائي.

ضمّن تفاصيل التصريح والحساب، وإشعارات تكرار التقديم، والإقرارات السابقة، وكشوف الحسابات والفواتير التقديرية، وتأكيدات الدفع، ودفتر التزام ضريبة المبيعات. وقدّم ملفات تصدير الطلبات والفواتير مع ولاية التسليم والوجهة المحلية، مع فصل مبيعات المنصات عن المبيعات المباشرة، والمبالغ المستردة، وشهادات الإعفاء، ومستندات تحصيل المنصة، وأي مشتريات قد تستحق عليها ضريبة استخدام. وحدّد موعد تسليم داخليًا قبل الموعد النهائي لكل ولاية، ليتوفر وقت لتسوية السجلات الناقصة وتقديم الإقرار والدفع. وتبيّن قواعد السجلات في تكساس وقواعد توثيق المنصات في كاليفورنيا لماذا يهم الإثبات.

كيف أقدّم إقرارًا نهائيًا وأغلق تصريحًا؟

قدّم الإقرارات حتى آخر فترة مطلوبة، واتّبع خطوات الإقرار النهائي وإغلاق الحساب في تلك الولاية. وإيقاف المبيعات أو ترك التصريح دون استخدام لا يُنهي وحده فترات التقديم المفتوحة.

في نيويورك، على النشاط الذي يتوقف عن العمل أو يبيع النشاط أو ينقله أو يغيّر شكله التجاري أن يقدّم إقرار ضريبة مبيعات نهائيًا. وتشترط نيويورك الإقرار النهائي خلال 20 يومًا من ذلك الحدث، مع الإبلاغ عن المبيعات والضريبة كما في الإقرار العادي؛ ومعالجة الإقرار النهائي تجعل الحساب غير نشط. وتنازل عن شهادة التفويض أو أتلفها. وإذا لم يتوفر الإقرار الإلكتروني للفترة الأخيرة، فقدّم إقرارًا نهائيًا ورقيًا قبل ذلك الموعد (New York: تقديم إقرار ضريبة المبيعات النهائي). وإذا غيّر النشاط شكله القانوني واستمر في البيع، فقدّم طلب شهادة التفويض للكيان الجديد قبل 20 يومًا على الأقل من التغيير. وإذا اشترى الكيان الجديد النشاط أو أصوله، فعلى المشتري تقديم النموذج AU-196.10 بالبريد المسجّل قبل 10 أيام على الأقل من استلام الحيازة أو الدفع، أيهما أسبق. وعلى مقدّمي الإقرارات على أساس السنة التقويمية في كاليفورنيا الذين يغلقون نشاطهم تقديم إقرارهم النهائي بحلول 30 أبريل أو 31 يوليو أو 31 أكتوبر أو 31 يناير، بحسب الربع الذي يغلقون فيه؛ وتشترط تعليمات التقديم لديها أيضًا إدراج معدات النشاط المباعة ومخزون إعادة البيع غير الخاضع للضريبة المحتفظ به للاستخدام الشخصي أو الهدايا في الإقرار النهائي. وأغلق حساب كاليفورنيا عبر الخدمات الإلكترونية أو النموذج CDTFA-65، وقدّم أي إقرارات ناقصة. وتأكد من طريقة الإغلاق الصحيحة والفترة الأخيرة لكل ولاية، واحتفظ بتأكيد الإغلاق، وافحص ما إذا كانت المبيعات المباشرة أو الوجود المادي لا يزالان ينشئان التزامًا بالتسجيل قبل إغلاق التصريح. وراجع متى يجب عليك تحصيل ضريبة المبيعات لمسألة التسجيل تلك.

مثال

للتوضيح فقط؛ كل المبالغ بالدولار الأمريكي. بائع مسجّل لديه مبيعات قبل الضريبة بقيمة 10,000 دولار مسلَّمة إلى ولاية واحدة خلال فترة إبلاغ: 6,000 دولار عبر منصة حصّلت ضريبة المبيعات المنطبقة و4,000 دولار عبر موقع البائع الخاص. وبمعدل مجمّع افتراضي للولاية والجهة المحلية 8%، حصّل البائع 320 دولارًا ضريبة على تلك الطلبات المباشرة.

افترض أن المبيعات المباشرة خاضعة للضريبة وأنه لا توجد مبالغ مستردة أو إعفاءات أو ضريبة استخدام أو تعديلات أخرى. والإدخالات التوضيحية هي:

يطابق البائع الـ 320 دولارًا مع دفتر الالتزامات وتأكيد الدفع؛ وتبقى ضريبة المنصة منفصلة. وافحص الإقرار بحثًا عن حقول أخرى وتفاصيل محلية (New York؛ California).

وضعك مختلف؟

• لست متأكدًا أين تحتاج إلى تصاريح أو هل تُحتسب مبيعات المنصات في التسجيل: راجع متى يجب عليك تحصيل ضريبة المبيعات.
• لم تحصّل ضريبة مطلوبة أو حصّلتها ولم ترسلها: راجع تدارك ضريبة المبيعات غير المحصّلة.
• إيداعات المنصات وإجمالي الطلبات لا تتطابق: راجع تسوية المبيعات والدفعات.
• دفاتر عدة سنوات مفقودة: راجع تدارك الدفاتر المتأخرة.
• تحتاج إلى الإبلاغ عن المبيعات عبر الإنترنت في ضريبة الدخل: راجع ضريبة دخل البائعين عبر الإنترنت.
• تغلق الشركة والحسابات الضريبية الأخرى: راجع إغلاق شركة.
• تحتاج إقرارات عدة ولايات أو إشعارات أو فواتير تقديرية إلى تسويتها مع الدفاتر: اجمع السجلات المذكورة أعلاه واطلب دعم مسك الدفاتر.