खुद चुकाए गए व्यावसायिक खर्च और होम ऑफ़िस (कनाडा)

मैंने अपने निजी कार्ड से भुगतान किया है। खर्च और उसकी वापसी कैसे दर्ज करूँ?

खरीद को कारोबार का खर्च बनाकर दर्ज करें, फिर दर्ज करें कि भुगतान किसने किया। वापसी कारोबार पर भुगतान करने वाले के बकाये को चुकाती है; वह दूसरा खर्च नहीं है। चालान और व्यावसायिक उद्देश्य दिखाने वाली खर्च रिपोर्ट रखें, क्योंकि सिर्फ़ कार्ड विवरण से यह साबित नहीं होता कि क्या खरीदा गया (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड; CRA: क्रेडिट कार्ड का प्रमाण)।

मिली-जुली खरीद को दर्ज करने से पहले बाँट लें। निजी चीज़ें इसलिए व्यावसायिक खर्च नहीं बन जातीं कि कारोबार उनका पैसा लौटाता है। उपकरण की खरीद इसके बजाय पूँजीगत मद हो सकती है; देखें पूँजीगत लागत भत्ता (CRA: Form T2125 के खर्च)।

क्या मेरी कंपनी मुझे बिना कर योग्य वेतन या शेयरधारक लाभ बने पैसे लौटा सकती है?

हाँ, जब कंपनी आपके द्वारा उसके कारोबार के लिए किए गए उचित और प्रमाणित खर्च को लौटाती है। CRA खर्च की वापसी को कर्मचारी के प्रमाणित रोज़गार खर्चों का भुगतान बताती है, और कहती है कि कारोबारी यात्रा की उचित वापसी आम तौर पर कर्मचारी की आय में शामिल नहीं होती (CRA: कर योग्य लाभ मार्गदर्शिका)।

रसीद, व्यावसायिक उद्देश्य और रकम इस बात से ज़्यादा मायने रखते हैं कि कौन-सा कार्ड इस्तेमाल हुआ। निजी बिल, बिना प्रमाण की एकमुश्त रकम, या आपके अपने फ़ायदे की खरीद इसके बजाय कर योग्य वेतन या शेयरधारक लाभ हो सकती है। CRA के अनुसार कंपनी वह लाभ कटौती के रूप में नहीं ले सकती जो वह शेयरधारक को उसी हैसियत से देती है; सिर्फ़ बहीखाते की क्रेडिट एंट्री शेयरधारक के प्रति असली कर्ज़ साबित नहीं करती (CRA: शेयरधारक लाभ पर ऑडिट मार्गदर्शन)।

अगर कर देनदारी वाली कंपनी अपनी संपत्ति किसी संबंधित स्वामी को उचित मूल्य से कम में ट्रांसफ़र करती है, तो स्वामी पर Income Tax Act धारा 160 के तहत उसका आयकर या Excise Tax Act धारा 325 के तहत GST/HST बकाया हो सकता है, आम तौर पर बिना बराबर प्रतिफल के मिले मूल्य और कंपनी की कर देनदारी, दोनों की सीमा तक। CRA किसी भी समय इनमें से कोई भी देनदारी निर्धारित कर सकती है। वापसी के लिए बने कर्ज़ और बदले में दिए गए मूल्य का दस्तावेज़ बनाएँ।

जो स्वामी निदेशक भी है, उस पर अलग से Excise Tax Act धारा 323 के तहत जमा न किया गया GST/HST या Income Tax Act धारा 227.1 के तहत कर योग्य वेतन पर स्रोत पर कटौती (withholding) की रकम बकाया हो सकती है। दोनों प्रावधान उचित सावधानी (due diligence) को बचाव के रूप में मान्य करते हैं, और GST/HST निर्धारण या विथहोल्डिंग की वसूली की कार्रवाई के लिए व्यक्ति के निदेशक न रहने के बाद दो साल की सीमा है।

अगर कंपनी पर पहले से आपका पैसा बकाया है, तो उस प्रमाणित शेष को उस रकम से अलग रखें जो आप कंपनी को देते हैं। शेयरधारक खाते से निकासी के सवाल शेयरधारक ऋण में देखें।

क्या मेरी कंपनी या साझेदारी मेरे चुकाए खर्च पर GST/HST क्लेम कर सकती है?

GST/HST पंजीकृत व्यवसाय, किसी कर्मचारी को, या साझेदारी के मामले में साझेदार को, अपनी व्यावसायिक गतिविधियों में इस्तेमाल हुई योग्य खरीद की वापसी करे, तो इनपुट कर क्रेडिट (ITC) क्लेम कर सकता है। व्यक्ति के पास खरीद करते और GST/HST चुकाते समय वही भूमिका होनी चाहिए। वापसी का प्रमाण होना चाहिए, और क्रेडिट उससे ज़्यादा नहीं हो सकता जो व्यवसाय वह वस्तु खुद खरीदता तो क्लेम कर पाता (CRA: GST/HST Memorandum 9-4)।

GST/HST लेखा विधि जाँचें। Quick Method आम तौर पर लौटाई गई सामान्य खरीद पर क्रेडिट की अनुमति नहीं देती, हालाँकि कुछ पूँजीगत खरीद योग्य होती हैं। पंजीकृत व्यवसाय ऑनलाइन या Form GST74 पर चुनाव करता है: सालाना फ़ाइल करने वाले दूसरी वित्तीय तिमाही के पहले दिन तक; मासिक या तिमाही फ़ाइल करने वाले, और छोटी पहली अवधि वाले नए पंजीकृत व्यवसाय, उस पहली अवधि के रिटर्न की देय तिथि तक जिससे वे इसे अपनाते हैं (CRA: Quick Method)। ज़्यादातर पंजीकृत व्यवसायों को ITC उस अंतिम रिपोर्टिंग अवधि के रिटर्न की देय तिथि तक क्लेम करना होता है जो क्रेडिट पैदा होने वाली अवधि के चार साल के भीतर ख़त्म होती है; कुछ के लिए दो साल हैं (Excise Tax Act धारा 225(4); CRA: ITC की समय सीमाएँ)।

क्यूबेक में GST और QST के लिए Quick Method का चुनाव इसके बजाय Form FP-2074-V पर करें, और सालाना या मासिक व तिमाही फ़ाइलिंग की वही अंतिम तिथियाँ हैं (Revenu Québec: Quick Method का चुनाव)।

वापसी न हो तो व्यवसाय खर्च वापसी का नियम इस्तेमाल नहीं कर सकता। जो कर्मचारी योग्य खर्च घटाता है, वह इसके बजाय Form GST370 पर GST/HST रिबेट क्लेम कर सकता है, बशर्ते नियोक्ता सूचीबद्ध वित्तीय संस्था से अलग कोई पंजीकृत व्यवसाय हो। व्यक्तिगत साझेदार भी ऐसा कर सकता है, अगर साझेदारी पंजीकृत है और साझेदार साझेदारी के खाते के बाहर निजी तौर पर चुकाया खर्च घटाता है; ऐसे खर्च Form T2125, भाग 6 में दिखाए जाते हैं। लौटाया गया या लौटाए जाने योग्य खर्च इसके लिए भी योग्य नहीं हो सकता (CRA: रिबेट की पात्रता)। आम तौर पर GST370 आयकर रिटर्न के साथ जमा करें और उसका रिबेट लाइन 45700 पर क्लेम करें; बाद का आवेदन उस कैलेंडर वर्ष के अंत के चार साल के भीतर अलग से भेजा जा सकता है जिसमें खर्च हुआ था। घटाए गए खर्चों के लिए मिला रिबेट आम तौर पर मिलने वाले वर्ष की आय में दिखाएँ (CRA: रिबेट फ़ाइल करने की समय सीमा; CRA: लाइन 45700)।

शेयरधारक की खरीद के लिए पुष्टि करें कि व्यक्ति कर्मचारी की हैसियत से काम कर रहा था या कंपनी के एजेंट की हैसियत से। CRA के अनुसार वापसी का विशेष नियम एजेंट की खरीद पर लागू नहीं होता; कंपनी प्राप्तकर्ता के रूप में सामान्य इनपुट कर क्रेडिट नियम मानती है। सिर्फ़ शेयरधारक होने से इस नियम के लिए कर्मचारी की स्थिति साबित नहीं होती। कर योग्य निजी लाभ भी इस नियम के तहत वापसी नहीं माना जाता (CRA: GST/HST Memorandum 9-4)।

अगर बिल का सिर्फ़ एक हिस्सा लौटाया गया है या व्यावसायिक गतिविधि में इस्तेमाल हुआ है, तो क्रेडिट उसी अनुपात में सीमित होता है। क्रेडिट कार्ड विवरण के साथ चालान या दूसरा सहायक दस्तावेज़ चाहिए, और निजी कार्ड जारीकर्ता को सीधे भुगतान करना भी वापसी हो सकता है, यह इस पर निर्भर करता है कि कार्ड जारीकर्ता का बकाया किस पर है (CRA: GST/HST Memorandum 9-4)।

घर के खर्च पर इनपुट कर क्रेडिट तभी मिलता है जब उस खर्च पर GST/HST चुकाया गया हो; होम लोन (मॉर्गेज) का ब्याज, घर का बीमा प्रीमियम और रिहायशी किराये पर आम तौर पर GST/HST नहीं लगता (CRA: कर्मचारी और साझेदार रिबेट)। जो कंपनी स्वामी को घर के खर्च की वापसी करती है, उसे साबित करना होगा कि वह किसकी खरीद और किसका कर क्लेम कर रही है। क्यूबेक में QST पंजीकृत व्यवसाय इनपुट कर रिफ़ंड की अलग से जाँच करता है; योग्य कर्मचारी या साझेदार क्यूबेक रिटर्न की लाइन 459 पर Form VD-358-V से निजी QST रिबेट क्लेम करता है (Revenu Québec: खर्च की वापसी; Revenu Québec: लाइन 459)। मिले-जुले उपयोग वाले घर के खर्च, चालान के नियम, गणना की विधियों और फ़ाइलिंग के लिए GST/HST रिटर्न और इनपुट कर क्रेडिट देखें।

क्या एकल स्वामी को खुद को पैसे लौटाने पड़ते हैं?

नहीं। इस मकसद के लिए एकल स्वामी और कारोबार एक ही करदाता हैं: निजी तौर पर चुकाए खर्च का व्यावसायिक हिस्सा Form T2125 पर दर्ज करें, फिर कारोबार से निकाली गई नकदी को स्वामी की निकासी (draw) मानें। CRA के अनुसार खुद को दी गई निकासी कटौती योग्य व्यावसायिक खर्च नहीं हैं, और कारोबार की संपत्ति का निजी उपयोग क्लेम से हटाना होगा (CRA: Form T2125 के खर्च)।

आपूर्तिकर्ता का चालान और उचित व्यावसायिक उपयोग की गणना इस्तेमाल करें। अगर GST/HST के लिए पंजीकृत हैं, तो कर्मचारी या साझेदार की वापसी के नियम के बजाय सामान्य खरीद के नियमों के तहत व्यावसायिक हिस्से पर इनपुट कर क्रेडिट की जाँच करें (CRA: GST/HST Memorandum 9-4)।

क्यूबेक आयकर रिटर्न के लिए एकल स्वामी और साझेदार के व्यावसायिक खर्च Form TP-80-V या ज़रूरी वित्तीय विवरणों पर दिखाएँ, और जहाँ लागू हो वहाँ संघीय T2125 पर भी।

एकल स्वामी कारोबार के आयकर और GST/HST के लिए खुद ज़िम्मेदार होता है। Excise Tax Act धारा 272.1(5) के तहत मौजूदा और पूर्व साझेदार, उन सीमित साझेदारों को छोड़कर जो सामान्य साझेदार नहीं हैं, अपने सदस्य रहने के दौरान देय साझेदारी के GST/HST के लिए संयुक्त रूप से ज़िम्मेदार हैं। यह ज़िम्मेदारी साझेदारी की संपत्ति और धन की सीमा तक पहले के कर्ज़ों, और साझेदारी भंग होते समय सदस्य होने पर बाद के कर्ज़ों तक भी जा सकती है। प्रांतीय साझेदारी देनदारी के नियम और दायित्व जोड़ सकते हैं।

क्या मेरी कंपनी निगमन से पहले मेरे चुकाए खर्च अपना सकती है?

कभी-कभी, लेकिन निगमन से पहले की निजी खरीद अपने आप कंपनी का खर्च नहीं बन जाती। खरीद की तारीख़, अनुबंध किसने किया, खरीदी चीज़ का मालिक या इस्तेमालकर्ता कौन था, और नई कंपनी ने उसे सचमुच अपनाया या हासिल किया या नहीं, यह पहचानें।

संघीय स्तर पर बनी कंपनी के लिए Canada Business Corporations Act की धारा 14 उसे अस्तित्व में आने से पहले उसके नाम पर या उसकी ओर से किए गए लिखित अनुबंध को उचित समय के भीतर अपनाने की अनुमति देती है। अपनाए जाने तक हस्ताक्षर करने वाला व्यक्ति निजी तौर पर बंधा रहता है, जब तक अनुबंध साफ़ तौर पर कुछ और न कहे; अदालत देनदारी को समायोजित कर सकती है। अनुबंध और अपनाने का सबूत रखें। अगर कंपनी अपने प्रवर्तक का चुकाया कोई योग्य खर्च अपनाती है, तो खर्च और देय राशि दर्ज करें, फिर वापसी होने पर वह शेष चुका दें। यह नियम हर पुराने चालान को कंपनी का खर्च नहीं बना देता। कर्मचारी वापसी वाला ITC नियम उस खरीद पर लागू नहीं हो सकता जो कंपनी के अस्तित्व में आने से पहले की गई हो। CRA की संग्रहीत व्याख्या मौजूदा एकल स्वामित्व या साझेदारी के पुराने लेन-देन को नई कंपनी का मानने के प्रति सावधान करती है। मौजूदा कारोबार या उसकी संपत्ति को ले जाना अलग ट्रांसफ़र है; देखें कारोबार को कंपनी में ले जाना। प्रांतीय निगमन कानून अलग हो सकता है। वापसी करने या इनपुट कर क्रेडिट क्लेम करने से पहले दस्तावेज़ों और प्रस्तावित ट्रांसफ़र की समीक्षा करा लें।

इस अलग ट्रांसफ़र के लिए एकल स्वामी और कंपनी मिलकर Form T2057 पर आयकर रोलओवर का चुनाव कर सकते हैं; साझेदारी और कंपनी Form T2058 इस्तेमाल करती हैं। इसे चुनाव करने वाले पक्षों में से सबसे पहले की रिटर्न फ़ाइल करने की अंतिम तारीख़ तक फ़ाइल करें। विक्रेता और खरीदार पात्र व्यावसायिक ट्रांसफ़र पर GST/HST से बचने के लिए Form GST44 पर मिलकर चुनाव कर सकते हैं। खरीदार पंजीकृत हो तो वह इसे उस पहले रिटर्न की देय तिथि तक फ़ाइल करता है जिस पर अन्यथा कर देय होता, या आवेदन पर CRA द्वारा दी गई बाद की तारीख़ तक (Income Tax Act धारा 85(6); Excise Tax Act धारा 167(1.1))। क्यूबेक में आयकर ट्रांसफ़र के लिए TP-518-V या TP-529-V फ़ाइल करें और GST44 के बजाय GST/QST के लिए संयुक्त Form FP-2044-V इस्तेमाल करें। पंजीकृत खरीदार FP-2044-V अधिग्रहण अवधि के रिटर्न की देय तिथि तक भेजता है।

मैं घर से काम करता हूँ। क्या मेरी कंपनी को खर्च लौटाना चाहिए, किराया देना चाहिए या T2200 जारी करना चाहिए?

पहले देखें कि कंपनी किस चीज़ का भुगतान कर रही है। वह प्रमाणित व्यावसायिक खरीद या घर के इंटरनेट के प्रमाणित कामकाजी हिस्से की वापसी कर सकती है; निजी उपयोग की वापसी से कर योग्य लाभ बन सकता है (CRA: इंटरनेट सेवाएँ)। घरेलू बिलों के एक तय प्रतिशत की अलग समीक्षा चाहिए।

क्यूबेक में रोज़गार खर्च के क्लेम के लिए प्रांतीय रिटर्न के साथ TP-64.3-V और TP-59-V या खर्च का विस्तृत विवरण भी इस्तेमाल करें।

कर्मचारी के होम ऑफ़िस क्लेम के लिए कानून के अनुसार वह जगह ऐसी होनी चाहिए जहाँ वे मुख्य रूप से रोज़गार के काम करते हैं, या जो सिर्फ़ रोज़गार की आय कमाने के लिए और बैठकों के लिए नियमित और लगातार इस्तेमाल होती है। CRA का मौजूदा T2200 पहली कसौटी के तहत पूछता है कि क्या उन्होंने कम से कम लगातार चार हफ़्ते उस जगह से 50% से अधिक समय काम किया (Income Tax Act, धारा 8(13); CRA: T2200)। वेतनभोगी कर्मचारी रोज़गार खर्च के नियमों में आम तौर पर होम लोन (मॉर्गेज) का ब्याज या संपत्ति कर क्लेम नहीं कर सकते। शेयरधारक-कर्मचारी को यह भी दिखाना होगा कि खर्च रोज़गार के कर्तव्यों से पैदा हुए और उसी हैसियत से उन्हें चुकाने पड़े; CRA के अनुसार सिर्फ़ लिखित अनुबंध होना इसे साबित नहीं कर सकता (CRA: रोज़गार खर्च)।

स्वरोज़गार व्यक्ति कौन-से होम ऑफ़िस खर्च क्लेम कर सकता है?

स्वरोज़गार व्यक्ति योग्य घरेलू खर्चों का व्यावसायिक हिस्सा क्लेम कर सकता है, अगर वह जगह उसके कारोबार का मुख्य स्थान है, या सिर्फ़ कारोबारी आय कमाने के लिए इस्तेमाल होती है और ग्राहकों से मिलने के लिए नियमित रूप से। खर्चों को कारोबारी और निजी उपयोग में उचित ढंग से बाँटना होगा (CRA: घर के व्यावसायिक उपयोग के खर्च)।

योग्य खर्चों में हीटिंग, बिजली, घर का बीमा, रखरखाव, संपत्ति कर और होम लोन (मॉर्गेज) का ब्याज शामिल हो सकते हैं, या घर किराये का हो तो किराया। मॉर्गेज का मूलधन चालू खर्च नहीं है। साझा खर्चों को बाँटने के लिए फ़्लोर एरिया इस्तेमाल करें, फिर जिस कमरे का निजी उपयोग भी होता है उसका हिस्सा उसके व्यावसायिक उपयोग के समय के हिसाब से घटाएँ; साल के कुछ हिस्से के उपयोग के लिए समायोजन करें। घरेलू खर्च Form T2125, भाग 7 में क्लेम करें, किसी दूसरी खर्च लाइन में दोबारा नहीं। यह कटौती कारोबारी घाटा न बना सकती है न बढ़ा सकती है, पर बचे हुए योग्य खर्च शर्तें बनी रहने तक आगे ले जाए जा सकते हैं (CRA: घर के व्यावसायिक उपयोग के खर्च)।

अपने घर पर पूँजीगत लागत भत्ता क्लेम करने से बाद की बिक्री पर असर पड़ सकता है। यह क्लेम करने से पहले पूँजीगत लागत भत्ता देखें (CRA: घर के व्यावसायिक उपयोग के खर्च)।

मैंने ग्राहक के साथ भोजन का भुगतान किया। क्या कारोबार पूरा बिल लौटाएगा?

अगर कंपनी या साझेदारी किसी प्रमाणित व्यावसायिक भोजन का खर्च उठाने पर सहमत है, तो वह पूरा उचित बिल लौटा सकती है। आयकर कटौती की सीमा वापसी की रकम तय नहीं करती: आम तौर पर वास्तविक लागत और उचित लागत में जो कम हो, उसका सिर्फ़ 50% कटौती योग्य है (Income Tax Act, धारा 67.1)। कुछ भोजनों के नियम अलग हैं, इसलिए यह सीमा लगाने से पहले उद्देश्य पहचानें (CRA: व्यावसायिक खर्च)।

पंजीकृत व्यवसाय के लिए योग्य भोजन पर सामान्य इनपुट कर क्रेडिट भी 50% तक सीमित है। सिर्फ़ आयकर में कटौती योग्य हिस्सा लौटाने से वापसी पर आधारित क्रेडिट और घट सकता है (CRA: इनपुट कर क्रेडिट की पात्रता; CRA: वापसी की विधियाँ)।

असली वापसी साबित करने के लिए कौन-से रिकॉर्ड चाहिए?

इतने रिकॉर्ड रखें कि खरीद, भुगतान करने वाला, व्यावसायिक उपयोग और वापसी आपस में जुड़ सकें। CRA व्यवसायों से रसीदें या वाउचर रखने को कहती है जो दिखाएँ कि क्या खरीदा गया, और वापसी को सहायक रिकॉर्ड से पूरी तरह हिसाब में दी गई रकम बताती है (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड; CRA: GST/HST Memorandum 9-4)।

• आपूर्तिकर्ता का मद-वार चालान या रसीद, आपके भुगतान का सबूत, और व्यावसायिक उद्देश्य व पैसे पाने वाले का नाम बताने वाली खर्च रिपोर्ट रखें। भोजन के लिए बताएँ कि कौन शामिल था और व्यावसायिक कारण क्या था।
• खरीद को एक बार दर्ज करें, निजी उपयोग अलग करें, और वापसी को देय रकम से मिलाएँ। GST/HST के लिए लगाए गए कर का सहायक दस्तावेज़ रखें; सिर्फ़ कार्ड विवरण काफ़ी नहीं है (CRA: GST/HST Memorandum 9-4)।
• घर के उपयोग के लिए घरेलू बिल, फ़्लोर एरिया और समय की गणनाएँ, और कोई भी रोज़गार या किराये का समझौता रखें। पुरानी खरीद के लिए निगमन की तारीख़, मूल अनुबंध और ट्रांसफ़र के रिकॉर्ड रखें।

उदाहरण

रकमें कनाडाई डॉलर में उदाहरण के लिए हैं; GST/HST छोड़ा गया है। किसी कंपनी का कर्मचारी C$120 की दफ़्तरी सामग्री और C$80 के ग्राहक भोजन के लिए निजी कार्ड इस्तेमाल करता है। रसीदें और खर्च रिपोर्ट दिखाती हैं कि दोनों कंपनी के लिए थे, और कंपनी उन्हें लौटाने पर सहमत है। कंपनी C$120 सामग्री, C$80 भोजन और कर्मचारी को देय C$200 दर्ज करती है। वह C$200 लौटाकर शेष चुका देती है। मान लें कि भोजन का सामान्य नियम लागू होता है, तो भोजन पर आयकर कटौती C$40 है; वापसी C$80 ही रहती है। GST/HST क्रेडिट के लिए चालानों से अलग जाँच चाहिए।

आपके मामले में अलग है?

• आपको तय करना है कि कार का मालिक या पट्टेदार कौन होगा: देखें अपने कारोबार के ज़रिए कार खरीदना।
• आपको रसीद के नियम या GST/HST फ़ाइलिंग की तारीख़ चाहिए: देखें GST/HST रिटर्न और इनपुट कर क्रेडिट।
• आपने उपकरण खरीदा है या अपने घर पर पूँजीगत लागत भत्ता क्लेम कर सकते हैं: देखें पूँजीगत लागत भत्ता।
• शेयरधारक खाते में अग्रिम या निजी निकासी शामिल हैं: देखें शेयरधारक ऋण।
• आपकी रसीदों में निजी और कंपनी का उपयोग मिला हुआ है, या आप होम ऑफ़िस की व्यवस्था चुन रहे हैं: चालान, वापसी के रिकॉर्ड, निगमन की तारीख़ और घर के उपयोग की गणना बहीखाता सेवा के पास लाएँ।