S corp 장부 관리: 계정과목표·임원 보수·분배금

S corporation의 장부에는 무엇이 드러나야 하나요?

IRS는 특별한 장부 체계를 요구하지 않고, 소득과 비용이 분명히 드러나는 기록만 있으면 됩니다. 그러나 Form 1120-S는 손익계산서보다 더 많은 것을 요구합니다. 임원 보수, 법인의 장부와 일치해야 하는 재무상태표, 주주별 분배금, 주주 대여금입니다.

다음 중 하나라도 해당하면 간단한 사례가 아닙니다.

• 소유주가 급여가 아니라 인출금으로 돈을 받았거나 급여를 전혀 받지 않았습니다.
• 분배금이 비용으로 처리되었거나, 대여금과 분배금이 하나의 자본 계정에 섞여 있습니다.
• 개인 지출이 법인 계좌를 통해 나갔습니다.
• 장부가 개인사업자나 유한책임회사 시절에 시작되어 아직 소유주 인출금과 소유주 자본 계정을 쓰고 있습니다.
• 소유주의 건강보험료가 W-2에 반영되지 않았거나, 재무상태표가 은행 잔액과 맞지 않습니다.

이런 경우에는 신고서 작성자가 작업을 시작하기 전에 먼저 바로잡아야 할 수 있습니다.

작성자가 묻기 전에 준비할 자료는 다음과 같습니다.

• S 선택 서류: Form 2553과 IRS의 회신
• 급여 지급일별 급여 보고서
• 한 해 전체의 은행 및 카드 명세서
• 법인과 주주 사이의 대여 약정서
• 마지막으로 제출한 신고서
• 장부가 현금주의인지 발생주의인지 여부. 신고서는 장부가 쓰는 방식을 따르기 때문입니다

S corporation에는 어떤 계정이 필요한가요? (계정과목표)

은행, 카드, 비용, 장비, 부채, 매출채권, 매입채무 같은 일반 계정 외에, S corporation에는 Form 1120-S에 연결되는 여섯 가지 계정 그룹이 필요합니다. 계정 이름은 IRS 규정이 아니라 장부 관리 관행입니다. IRS는 필수 계정과목표를 정해 두지 않았습니다.

고용주 부담 급여세는 급여가 아니라 세금으로 공제하므로(Publication 334, Publication 535, 2022년 최종 개정) 7번 줄과 8번 줄에는 들어가지 않습니다. 매출원가에 들어가는 급여나 선택 가입한 401(k) 납입금처럼 신고서의 다른 곳에 보고하는 보수도 이 줄에서 빠집니다.

소유주 보수, 분배금, 대여금은 서로 다른 세 곳에 기록하세요. 소유주 인출금 계정 하나로 묶으면 어느 금액이 급여이고, 분배금이며, 갚아야 하는 돈인지 알 수 없게 됩니다.

임원 급여는 어떻게 기록하고, 급여세와 Form 941·940·W-2는 어떻게 연결되나요?

S corporation에서 가벼운 업무를 넘어서는 일을 하고 보수를 받거나 받을 권리가 있는 임원은 직원이며, 그 임원이 주주이기도 하더라도 그 보수는 급여입니다(IRS). 이에 해당하면 보수는 소유주 인출금 계정이 아니라 급여 처리를 통해 급여로 기록합니다. 누가 임원인지는 설립 주의 법에 따라 법인이 정합니다. 직책이 없는 일하는 소유주에게 지급한 보수는 보통 8번 줄에 급여로 보고합니다. 법인은 급여가 아닌 분배금을 지급하기 전에 그 용역에 대한 적정 보수를 지급해야 합니다. 적정 금액은 S corporation 소유주 급여에서 다룹니다.

급여 지급일마다 다음과 같이 처리합니다.

1. 임원 급여 총액은 임원 보수 계정에 넣습니다.
2. 원천징수한 소득세와 사회보장세·메디케어세의 두 몫(직원 몫과 고용주 몫)은 납부하기 전까지 급여 부채 계정에 둡니다. 실업세도 마찬가지입니다.
3. 납부할 때마다 부채를 줄이고, 납부 날짜와 금액을 남깁니다.

납부는 신고서보다 먼저 기한이 옵니다. 월 단위 납부자는 다음 달 15일까지 납부하고, 직전 기간 세액이 더 큰 고용주는 주 두 차례 일정을 따르며, 큰 금액은 다음 영업일까지 납부해야 할 수 있습니다(Publication 15). 연방 실업세는 별도의 납부 규정이 있으며, 이는 급여 직접 처리하기에서 다룹니다. 원천징수한 세금은 정부의 돈입니다. 책임자가 고의로 납부하지 않으면 납부하지 않은 원천징수세의 100%에 해당하는 개인 가산세를 부담할 수 있습니다(IRC 6672조, 신탁기금 회수 가산세). 장부에서 계속 남는 급여 부채는 해소되지 않는 급여 부채에서 다룹니다.

세 가지 제출 서류는 위 계정과 맞아야 합니다.

주말, 공휴일, 기한 내 납부 규정에 따라 이 날짜가 바뀔 수 있습니다(Publication 15). IRS가 서면으로 Form 944를 제출하라고 알린 고용주는 분기별 Form 941 대신 연 1회 제출합니다. 급여 지급 기록 방법은 급여 분개에서 다룹니다. 소유주에게 급여를 한 번도 지급하지 않았다면 S corporation 급여 미지급을 참고하세요.

분배금(소유주 인출금)은 어떻게 기록해야 비용에 섞이지 않나요?

분배금은 비용이 아니라 자본의 감소로 기록합니다. 분배금은 주식을 가진 소유주에게 주는 돈이므로 손익계산서에 나타나면 안 됩니다. "소유주 인출금"은 개인사업자가 쓰는 용어입니다. S corporation에서 소유주에게 나가는 돈은 급여 처리를 거친 급여, 자본을 통한 분배금, 갚아야 하는 법인의 대여금, 소유주 본인이 빌려준 돈의 상환, 소유주가 낸 사업 비용의 환급 중 하나입니다(환급되지 않은 S corporation 비용). 신고서는 배당이 아닌 분배금을 Schedule K 16d번 줄에 보고하고, 각 주주의 K-1은 16번 칸에 코드 D로 그 주주의 금액을 보여 줍니다. C corporation 시절의 누적 이익잉여금(earnings and profits)이 있는 법인은 분배금 일부를 배당으로 지급할 수 있으며, 이는 K-1이 아니라 Schedule K 17c번 줄과 Form 1099-DIV에 보고합니다. S corporation 과세 방식을 참고하세요.

분배금은 날짜, 주주, 금액별로 해당 주주의 자본 계정에 기록하세요. 분배금은 급여를 대신할 수도 없습니다. 보수가 너무 낮으면 IRS가 일하는 주주에 대한 지급액을 급여로 볼 수 있습니다. 줄 단위 기록 방법과 분배금 때문에 Schedule L이 틀어지는 이유는 S corporation 분배금 기록에 있습니다.

분배금은 왜 소유 비율을 따라야 하나요?

S corporation은 주식 종류를 하나만 가질 수 있습니다. 이는 보통 정관, 내규, 주 법, 구속력 있는 계약이 정한 대로 모든 주식이 분배금과 청산 대금에 대해 동일한 권리를 갖는다는 뜻입니다(Treasury Regulations 1.1361-1(l)). 실무에서는 각 분배금을 보유 주식 수에 비례해 나눕니다.

두 번째 주식 종류가 생기면 S 선택이 종료될 수 있으므로, 소유주에게 불균등하게 지급하는 것은 단순한 장부 오류 이상입니다. 부주의한 종료에 대한 구제가 있지만, IRS가 부주의했다고 인정해야 하고 법인이 원인을 바로잡고 조정에 동의해야 합니다(section 1362(f)). 지배 문서가 동일한 권리를 주고 있다면 시기나 금액이 다른 분배금만으로 두 번째 주식 종류가 생기지는 않지만, 사실관계에 따라 세법상 효과가 부여됩니다. 불균등 분배는 신고서를 제출하기 전에 전문가가 검토해야 할 사항입니다.

주주 겸 직원의 건강보험료는 어디에 기록하나요?

주식 또는 의결권의 2% 초과를 연중 하루라도 소유한 주주 겸 직원을 위해 법인이 낸 보험료는 소득세 원천징수 목적상 그 주주에게 지급한 급여로 취급되며, 장부에서도 직원 복리후생이 아니라 소유주 보수와 함께 기록합니다. 배우자, 자녀, 손자녀, 부모가 가진 주식도 이 기준에 포함될 수 있습니다(section 1372(b)). 자주 놓치는 실수는 회사 계좌에서 보험료를 내고 소유주의 W-2에 더하지 않는 것입니다.

IRS는 법인이 이 보험료를 공제할 수 있고 W-2 1번 칸에 포함해야 한다고 설명합니다. 모든 직원 또는 직원 집단을 대상으로 하는 플랜이나 제도에 따라 낸 보험료는 사회보장세, 메디케어세, 연방 실업세 과세 대상 급여가 아니므로 W-2 3번 칸과 5번 칸에서는 제외하며, 급여 기록에서 이 구분을 유지하세요. Form 1120-S 작성 안내는 이 보험료를 7번 줄이나 8번 줄(또는 Form 1125-E)에 넣도록 합니다. 지분이 2% 이하 기준에 해당하는 직원의 플랜 납입금은 직원 복리후생 프로그램으로 18번 줄에 넣습니다. 소유주가 개인 신고서에서 이 보험료를 공제할 수 있는지는 추가 조건이 있으므로 S corporation 소유주의 건강보험을 참고하세요.

법인에 빌려준 돈이나 법인에서 빌린 돈은 어떻게 기록하나요?

주주가 법인에 빌려준 돈은 부채로, 법인이 주주에게 빌려준 돈은 자산으로 기록합니다.

Schedule L의 주주 차입금 줄은 주주가 보증이나 공동 서명만 한 채무를 제외하고 K-1 금액과 일치해야 하는 것이 일반적입니다.

대여금마다 금액, 날짜, 상환 조건을 서면으로 남기세요. Form 7203 작성 안내는 서면 약정이 있는 대여금과 계정 잔액으로만 남은 선급금을 구분합니다. 돈이 대여금인지 출자금인지는 사실관계에 따라 달라집니다. S corporation 주주 대여금을 참고하세요.

매월, 매분기에는 무엇을 대사하나요?

매월 모든 은행, 카드, 급여 계정을 대사하고, 매분기 급여 합계를 Form 941과 맞춰 보세요. 이 점검은 IRS 규정이 아니라 장부 관리 관행입니다.

Schedule L, Schedule M-1, Schedule M-2, Form 1125-E가 필요한가요?

Schedule B의 11번 질문에 Yes로 답하지 않으면 Schedule L이 필요합니다. 총수입이 $500,000에 이르고 임원 보수를 공제했다면 Form 1125-E가 필요합니다.

총수입은 매출보다 범위가 넓습니다. 총수입에 다른 소득 줄과 일부 Schedule K 및 Form 8825 소득을 더한 금액입니다(Form 1125-E 작성 안내). 장부의 어떤 보고서가 이 서식들에 쓰이는지는 장부에서 법인 세금 신고서로에서, 소프트웨어가 만들지 못하는 재무상태표는 법인 신고서의 Schedule L 재무상태표에서 다룹니다.

주주별로 어떤 기록을 보관해야 하고, 누가 보관하나요?

법인은 각 K-1을 만드는 원장을 보관하고, 주주는 취득가액 기록을 보관합니다.

Form 7203 작성 안내에 따르면 주식 취득가액을 계산하는 데 필요한 정보를 보관할 책임은 주주에게 있고, 주식 취득가액을 넘는 배당이 아닌 분배금은 양도소득으로 보고합니다. S corporation 주주 취득가액과 취득가액을 넘는 분배금을 참고하세요. 보관 기간은 Form 1120-S 작성 안내와 IRS 기록 보관에 있습니다.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러 기준입니다.

혼자 일하는 컨설턴트

S corporation의 총수입이 US$180,000입니다. 소유주는 급여 처리를 통해 US$70,000을 받고 US$50,000을 분배금으로 가져갑니다. 급여와 법인의 급여세는 비용입니다. 분배금은 자본으로 가고 손익계산서에는 전혀 나오지 않습니다. 총자산도 US$250,000 미만이면 11번 질문에 Yes로 답할 수 있어 Schedule L과 M-1은 필요 없지만, 장부에는 여전히 재무상태표가 있어야 합니다. 급여 금액은 예시이며, 적정 급여는 하는 일에 따라 달라집니다.

주주 두 명

주주 두 명이 60%와 40%를 소유합니다. 법인의 주식 종류는 하나이므로 US$100,000 분배금은 주주별로 한 건씩 US$60,000과 US$40,000으로 기록합니다. 60%를 가진 소유주에게만 US$100,000 전액을 지급했다면 지급액이 소유 비율과 맞지 않게 됩니다. 이것이 문제가 없는 경우인지는 지배 문서에 달려 있으므로, 신고서를 제출하기 전에 전문가가 검토해야 합니다.

Form 1125-E 기준을 넘는 총수입

법인의 총수입이 US$520,000이고, 유일한 임원이자 유일한 주주에게 US$90,000을 지급합니다. 그 소유주의 건강보험료로 US$6,000도 지급합니다. 보험료는 소유주의 W-2 1번 칸에 더하며 임원 보수로 계산됩니다. 총수입이 US$500,000을 넘으므로 Form 1125-E가 필요하고 여기에는 US$96,000이 표시되며, 신고서의 다른 곳에서 공제한 임원 보수가 없다면 이 합계가 Form 1120-S 7번 줄로 들어갑니다. 총수입이 US$250,000도 넘으므로 Schedule L과 장부와 일치하는 재무상태표도 필요합니다.

상황이 다르다면?

• 첫 Form 1120-S 제출이 다가오는데 장부가 뒤섞여 있다면: 소유주에게 급여를 지급한 적이 없거나, 분배금이 비용으로 처리되었거나, 개인 지출이 법인 계좌로 나갔거나, 예전 개인사업자나 유한책임회사 파일을 아직 쓰고 있는 경우입니다. 장부를 어디서 다시 시작할지, 무엇을 고쳐 써야 할지, 작성자에게 무엇을 줘야 할지는 신고서를 제출하기 전에 전문가와 정리해 두는 것이 좋습니다. S corporation 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 소유주가 급여를 받은 적이 없거나 보수가 적정한지 확신이 없다면: S corporation 급여 미지급과 S corporation 소유주 급여를 참고하세요. 그러면 장부와 Form 1120-S를 함께 바로잡아야 하므로, 신고서 전에 이전 달들을 전문가가 살펴봐야 합니다. S corporation 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 주주가 미국 시민권자나 거주자가 아니라면: S corporation은 비거주 외국인 주주를 둘 수 없고, 해외로 이주했다는 사실만으로 판단되지는 않습니다. 따라서 장부를 고치기 전에 소유권과 세법상 지위를 전문가가 확인해야 합니다. S corporation 과세 방식과 국경 간 세금 도움을 참고하세요.
• S corporation에 새 회계 파일이 필요한지 궁금하다면: S corporation 선택 후 장부를 참고하세요.
• 소프트웨어를 고르는 중이거나 입문용 소프트웨어가 S corporation 급여를 처리하는지 궁금하다면: S corporation 장부 관리 소프트웨어를 참고하세요.
• 장부가 몇 달 밀렸다면: S corporation 밀린 장부 정리와 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 법인이 본인의 개인 지출을 대신 냈다면: S corporation의 개인 지출 대납을 참고하세요.
• 여러 회사를 소유하고 있다면: 여러 회사의 장부를 참고하세요.
• S corporation의 장부 담당자와 신고서 작성자 비용이 궁금하다면: S corporation 회계 비용을 참고하세요.