캐나다 회사·미국 회사 장부 관리: 계열사 간 거래

캐나다 회사와 미국 자회사 또는 자매 회사는 장부, 은행 계좌, 신고서를 각각 따로 둬야 하나요?

장부는 따로 두어야 하고, 법인이라면 세금 신고서도 따로 제출합니다. 두 회사를 모두 소유하더라도 각 회사가 별개의 납세자이기 때문입니다. 캐나다는 세금을 판단할 수 있을 만큼 충분한 기록을 요구하고, IRS(미국 국세청)는 사업마다 완전하고 별도인 장부를 요구합니다. 따라서 각 회사의 매출, 비용, 자산, 부채를 자기 원장에 기록하세요. 은행 계좌를 따로 두는 것은 이 출처들이 정한 규칙이 아니라 장부 관리를 위한 통제 수단이지만, 어느 돈이 어느 회사 돈인지 입증하는 가장 간단한 방법입니다. 소득세법 제230조; IRS Publication 583.

캐나다 거주 사업 법인은 휴면 상태여도 자체 T2 신고서(캐나다 법인 소득세 신고서)를 제출합니다. 퀘벡 주나 앨버타 주에 사업장이 있었다면 퀘벡 주의 CO-17 신고서나 앨버타 주의 AT1 신고서도 제출합니다. 미국 국내 법인은 일반적으로 Form 1120(미국 C corporation 소득세 신고서)을 제출합니다. 설립지만으로 거주 지위가 정해지지는 않습니다. 캐나다에서 경영하는 미국 법인은 두 나라 모두의 거주자가 될 수 있습니다. 이때 캐나다-미국 조세조약은 미국 법에 따라서만 설립된 회사를 미국 거주자로만 보고, 캐나다는 그 회사를 비거주자로 간주하는 방식으로 이를 따릅니다. CRA: 제출 대상 법인; Revenu Québec: CO-17; 앨버타 주: 법인 소득세; Form 1120 작성 안내; 조세조약 제IV조 제3항; 소득세법 제250조 제5항.

미국 회사를 소유한 캐나다 법인은 Form T1134(해외 관계회사 정보 신고서)도 제출해야 할 수 있으며, 기한은 결산일부터 10개월 이내입니다. 미국 회사가 해외 관계회사가 아니라면, 그 회사가 캐나다 법인에 갚을 잔액은 해외 재산으로서 Form T1135(해외 재산 신고서) 대상이 될 수 있습니다. 해외 재산의 취득가액 합계가 C$100,000를 넘을 때 해당하며, 자기 적극적 사업을 위해서만 보유한 경우는 제외입니다. 자세한 내용은 해외 재산 및 관계회사 신고를 참고하세요. 소득세법 제233.4조; 소득세법 제233.3조.

미국 유한책임회사(LLC)는 미국이 소득세에서 별도 과세 대상으로 보지 않더라도 자체 장부를 둡니다. 단일 구성원 LLC는 Form 8832(사업체 과세 방식 선택 신청서)로 법인 과세를 선택하지 않는 한 일반적으로 별도 과세 대상이 아닌 사업체(disregarded entity)로 봅니다. CRA(캐나다 국세청)는 미국에서의 처리와 관계없이, 캐나다 세법상 미국 LLC를 과세 대상 법인으로 봅니다. 그래서 두 나라가 같은 LLC를 서로 다르게 분류할 수 있습니다. 자세한 내용은 미국 LLC의 캐나다인 소유주를 참고하세요. IRS: LLC 분류; CRA: IC71-17R6, 88항.

회사 간 미수금(due from)·미지급금(due to) 계정은 어떻게 만드나요?

각 원장에 상대 회사 이름이 붙은 미수금 계정과 미지급금 계정을 만드세요. 기초가 되는 거래, 날짜, 금액을 채무가 발생한 통화 기준으로 맞추세요. 캐나다 달러 원장 합계와 미국 달러 원장 합계는 서로 같지 않을 수 있습니다.

청구서, 수금, 지급, 정산마다 양쪽이 같은 참조 번호를 쓰고, 대사표(matching schedule, 아래 예시 참고)를 두세요. 대사표에는 원래 통화와 금액, 거래일, 환율, 각 원장에 기록한 금액을 적습니다. 대여금이나 지분 투자는 일반 수금 계정에 섞지 마세요. 두 회사가 순액으로 정산할 때도 총수입과 총지급액은 그대로 기록합니다. 이 계정 이름은 실무에서 쓰기 편한 선택일 뿐 CRA(캐나다 국세청)나 IRS(미국 국세청)의 요건은 아닙니다. IRS Publication 583: 기록 관리.

고객이 상대 회사에 대금을 냈거나 한쪽 회사에만 카드 결제 계정(merchant account)이 있다면, 매출은 어느 회사가 기록하나요?

고객과의 계약서와 청구서상 판매자인 회사가, 현금이 어느 계좌로 들어왔는지와 관계없이 매출을 기록하는 것이 일반적입니다. 판매자가 누구인지는 고객에게 공급하기로 약속한 회사, 청구서를 발행한 회사, 대금 미수와 환불 위험을 지는 회사, 두 회사 간 서면 계약 내용에 따라 달라집니다.

상대 회사가 판매자의 대리인으로서만 대금을 받았다면, 그 회사는 수익이 아니라 현금과 판매자에게 줄 돈을 기록합니다. 반대로 대금을 받은 회사가 고객에게 직접 청구서를 발행했다면(예: 다른 회사에 카드 결제 계정이 없는 경우) 그 회사가 일반적으로 판매자이며, 이후 다른 회사로 보내는 돈은 수금 대행 정산이 아닙니다. 그 경우에는 아래 항목에서 설명하는 대로 거래 성격에 맞게 표시하고, 캐나다 회사와 미국 회사 간 가격 책정을 참고하세요.

발생주의 원장에서 미국 회사가 판매자이고 캐나다 회사가 대리인으로서 대금을 받는다고 가정하면 다음과 같습니다:

캐나다 회사가 판매자라면 두 회사의 위치를 서로 바꿔 적용하세요. 미국 판매자가 현금주의를 쓰는 경우, 권한을 위임받은 대리인이 대금을 받으면 일반적으로 판매자가 받은 것으로 보므로, 미국 회사는 수금일에 매출과 캐나다 회사로부터 받을 금액(미수금)을 기록합니다. IRS Publication 538: 수령 의제(constructive receipt). 미국 회사가 단일 구성원 LLC라면 매출을 신고하는 신고서가 두 나라에서 다를 수 있습니다. 미국 LLC의 캐나다인 소유주를 참고하세요.

수수료, 환불, 고객에게 받은 세금은 따로 구분해서 기록하세요. 순액으로 받은 정산금만으로는 매출이 얼마인지 입증되지 않습니다. 정산 기록은 미국 달러 매출과 마켓플레이스 정산금을, Form 1099-K(결제 플랫폼 정산 명세서)는 매출과 정산금 대사를 참고하세요.

한 회사가 상대 회사의 대금이나 급여를 대신 지급하면 어떻게 하나요?

한 회사가 상대 회사 몫의 채무를 대신 지급하면, 지급한 회사는 상대 회사에 대한 미수금을 기록하고, 원래 부담할 회사는 자기 비용과 지급한 회사에 줄 돈(미지급금)을 기록합니다. 비용은 한 번만 기록하세요. 지급 내역은 현금 이동을, 공급업체 서류는 무엇을 샀는지를 보여 줍니다. IRS Publication 583. 예를 들어 캐나다 회사가 이미 기록된 미국 회사의 공급업체 청구서를 대신 지급하는 경우는 다음과 같습니다:

급여는 다릅니다. 고용주에게 급여 원천공제 의무가 있기 때문입니다. 캐나다 회사가 고용주이고 그 직원이 미국 회사를 위해 일한다면, 급여는 캐나다 회사 원장에 그대로 두고 캐나다 회사가 미국 회사에 비용을 재청구합니다:

미국 회사가 고용주이고 캐나다 회사가 현금만 대신 낸 경우에는 위의 대신 지급한 청구서와 같은 방식으로 처리하세요. 국경을 넘는 직원 고용을 참고하세요. 재청구 금액과 관련 서류는 캐나다 회사와 미국 회사 간 가격 책정을, 청구서의 GST/HST(캐나다 연방 판매세)는 미국 고객에게 GST/HST 부과하기를 참고하세요.

각 원장은 어느 통화와 환율을 써야 하나요?

각 원장은 자기 나라 통화로 기록하세요. 캐나다 회사는 캐나다 달러, 미국 회사는 미국 달러가 각국 세금 계산의 기본값입니다. 계열사 간 분개는 그날의 환율(spot rate)로 환산하고, 원래 통화 금액을 바로 옆에 함께 남겨 두세요.

캐나다 세법은 CRA(캐나다 국세청)가 다른 환율을 인정하지 않는 한 금액이 발생한 날의 캐나다 은행(Bank of Canada) 환율을 씁니다. 캐나다 거주 법인이 외화로 신고하려면 과세연도 첫날 후 60일 이내에 Form T1296으로 기능 통화(functional currency) 신고를 선택해야 합니다. 또한 미국 달러처럼 요건을 갖춘 통화로, 그 법인이 주로 그 통화로 장부를 기록해야 합니다. 장부를 미국 달러로 기록하거나 미국 달러 은행 계좌가 있다는 사실만으로는 세금 계산 통화가 바뀌지 않습니다. 소득세법 제261조; CRA: 기능 통화. 이 선택은 미국 달러 매출과 마켓플레이스 정산금에서 설명합니다. 미국 회사의 세금상 기능 통화는 일반적으로 미국 달러이고, 미국 세법은 항목을 받거나 지급하거나 발생시킨 날의 현물 환율(spot rate)을 씁니다. IRS(미국 국세청)는 일관되게 쓰는 공시 환율이면 어느 것이든 받아들입니다. 26 CFR 1.985-1; IRS: 환율.

장부상 환율 조정이 자동으로 과세 소득이나 공제가 되는 것은 아닙니다. CRA Folio S5-F4-C1, 1.4–1.6.1항.

잔액은 상거래 대금, 대여금, 자본 출자, 배당 중 무엇인가요?

잔액은 계정 이름이 아니라 거래 내용과 조건으로 분류하세요. 오래된 미지급금을 자본으로 옮긴다고 해서 출자가 성립하는 것은 아닙니다.

누가 누구를 소유하는지에 따라 성격이 달라집니다. 자매 회사 사이의 잔액은 보통 상거래 대금이나 대여금입니다. 청구서나 상환 조건 없이 오간 돈은 회계사의 검토가 필요합니다. 또 가치보다 낮은 대가로 재산을 넘기면, 받은 회사가 그 차액을 한도로 보낸 회사의 미납 세금에 대해 연대 책임을 질 수 있습니다(소득세법 제160조). 모회사와 자회사 사이에서는 아래로 내려가는 돈은 대여금이나 투자일 수 있고, 위로 올라오는 돈은 상환, 배당, 자본 환급일 수 있습니다. 소유주 개인 계좌를 거친 돈은 주주 대여금 문제입니다.

상거래 계정으로 표시된 잔액이라도 오래된 잔액은 양쪽 방향 모두 따로 표시해 두세요:

• 캐나다 회사가 받을 돈. 비거주자가 캐나다 법인에 갚을 금액을 적정 이자 없이 한 해 초과 갚지 않으면, 그 법인은 간주 이자를 소득에 포함해야 할 수 있습니다. 일반 상거래 예외는 여러 요건 중 두 회사가 특수관계가 아니어야 하므로, 같은 소유주 아래에 있는 회사 사이에는 이 예외가 적용되지 않는다고 보세요. 해외 지배 관계회사가 적극적 사업을 위해 진 채무에는 별도의 예외가 있습니다(제17조 제8항). 소득세법 제17조.
• 캐나다 회사가 갚을 돈. 캐나다 법인이 특수관계 회사나 독립 당사자 관계가 아닌 다른 상대에게 갚을 공제 대상 비용이 비용 발생 연도 이후 두 번째 과세연도 말까지 지급되지 않았다면, 그 금액은 다음 과세연도의 소득에 가산됩니다. 두 회사가 그 다음 연도의 제출 기한까지 정해진 양식의 합의서를 제출하면, 그 금액을 지급한 뒤 다시 빌려준 것으로 처리할 수 있습니다. 소득세법 제78조.
• 미국 회사가 갚을 돈. 미국 회사는 외국 특수관계자에게 줄 미지급 이자(조세조약으로 미국 세금이 면제되는 경우 포함)와 일부 미국 원천 임대료·로열티를 실제로 지급하기 전에는 일반적으로 공제할 수 없습니다. 26 CFR 1.267(a)-3.

이 규정과 예외는 가격 책정 안내에서 다룹니다.

월말에는 무엇을 대사해야 하나요?

먼저 은행 계좌별로 대사한 다음, 계열사 간 거래와 기말 잔액을 원래 통화 기준으로 맞춥니다. 차이는 증빙으로 설명하고, 원인을 알 수 없는 비용 계정에 그냥 넣지 마세요.

1. 양쪽 계열사 간 원장을 같은 마감일까지 내려받습니다.
2. 기초 잔액이 직전에 승인한 대사표와 일치하는지 확인합니다.
3. 청구서, 수금, 지급, 정산을 모두 참조 번호, 날짜, 원래 통화 금액으로 대조합니다.
4. 누락된 분개, 중복 기록, 크레딧 노트(credit note), 수수료, 이동 중인 이체를 확인합니다. 각 은행의 실제 거래일은 그대로 유지합니다.
5. 통화별, 잔액 유형별로 기초 잔액, 증가액 총액, 감소액 총액, 기말 잔액을 보여 줍니다.
6. 승인된 환율 조정은 대조가 끝난 금액과 분리해서 기록합니다.
7. 기한이 지난 항목을 검토하고, 상대 회사 장부를 관리하는 사람과 마감 대사표를 확인해 합의합니다.

다른 사람이 그대로 따라가 확인할 수 있도록, 승인한 대사표를 재무제표와 증빙 서류와 함께 보관하세요. IRS Publication 583. 대출 기관이 연결(합산) 수치를 요구하면 각 회사의 재무제표와 이 대사표에서 출발합니다. 두 회사를 합산하는 일은 회계사에게 맡기는 별도 업무이며, 이 가이드에서는 다루지 않습니다.

잔액은 신고서와 재무제표의 어디에 나타나나요?

미수금은 채권자의 자산에, 이에 대응하는 미지급금은 채무자의 부채에 속합니다. 지분 출자는 대신 투자와 자본 분류를 따릅니다.

미국 회사가 LLC라면 Form 1120 항목이 그대로 적용된다고 가정하지 마세요. 미국 LLC의 캐나다인 소유주를 참고하세요. CRA: GIFI; Form 1120 작성 안내: Schedule L. 한 해의 특수관계자 거래를 보고하는 서식은 T106과 Form 5472입니다. 자세한 내용은 캐나다 회사와 미국 회사 간 가격 책정을 참고하세요.

각 회사는 어떤 기록을 어디에 얼마나 오래 보관해야 하나요?

한 명의 장부 담당자가 두 원장을 함께 관리해도, 각 회사의 기록 보관 의무가 대신 이행되는 것은 아닙니다.

해외에 저장하고 캐나다에서 전자적으로 열람하는 기록은 캐나다에 보관한 것으로 보지 않습니다. 해외 호스팅에 의존하기 전에 보관 장소와 서면 허가 여부를 확인하세요. 캐나다의 전자 기록은 읽을 수 있는 상태로 유지해야 하며, 늦은 신고, 이의 신청, 항소, CRA(캐나다 국세청)의 보관 요구가 있으면 보관 기간이 늘어날 수 있습니다. CRA: 기록 보관 장소와 기간; 소득세법 제230조; 소득세 규칙 제5800조; IRS Publication 583.

section 6038A 기록은 일반적으로 미국 안에 보관해야 합니다. 예를 들어 캐나다 장부 담당자가 해외에서 보관하는 것도 가능하지만, 회사가 IRS(미국 국세청)의 요청을 받은 날부터 60일 이내에 요청받은 기록을, 번역본 요청을 받은 날부터 30일 이내에 번역본을 제출할 수 있어야 합니다. 또는 같은 기간 안에 기록을 미국으로 옮겨 색인과 미국 내 보관 책임자를 두고 그곳에 보관해도 됩니다. 26 CFR 1.6038A-3(f)–(g); 26 CFR 1.6038A-1. 소규모 회사 예외는 캐나다 회사와 미국 회사 간 가격 책정에, 외국인 소유 단일 구성원 LLC의 기록은 해당 신고 안내에 있습니다. 미국 주와 캐나다 주 차원의 법인 요건은 따로 확인해야 합니다.

고객 및 공급업체 청구서, 수금 지시서, 급여 기록, 은행 거래 내역서, 계열사 간 계약서, 환율 출처, 양쪽 대사표, 대여와 자본 이동에 대한 승인 서류를 보관하세요.

장부 담당자나 국경 간 업무 회계사는 언제 필요한가요?

판매자, 대금 수령 방식, 분개 기준이 분명해지면 장부 담당자가 월별 대사를 맡을 수 있습니다. 이 항목들이 불확실하거나, 잔액이 자금 조달 성격을 띠거나, 장부 통화와 세금 계산 통화가 다르면 회계사가 구조를 먼저 정리해야 합니다.

위에 나열한 기록에 더해 기말 잔액, 환율 출처, 대조되지 않은 항목을 가져오고, 각 회사를 누가 소유하는지와 어느 회사가 고객과 계약하고 직원을 고용하는지 알려 주세요. 원장이 맞아떨어진다는 것은 계산이 맞다는 뜻일 뿐, 세금 분류나 오래된 국경 간 채무의 영향까지 정리해 주지는 않습니다. 캐나다 사업체에 국경 간 회계사가 필요한 때에서 그 회계사가 맡는 업무와 장부 담당자와의 업무 분담을 설명합니다.

예시

미국 회사가 US$10,000에 용역을 판매합니다. 캐나다 회사는 오직 대리인으로서 청구서 대금을 받습니다. 발생주의 장부를 쓰고, 고객에게 받는 세금이나 수수료는 없으며, 은행이 수금한 돈을 곧바로 캐나다 달러로 환전하고, 두 날짜 사이에 재평가는 없다고 가정합니다. 모든 숫자와 환율은 설명을 위한 예시입니다.

원래 통화 잔액은 매 단계에서 양쪽이 일치하고, 마지막에는 양쪽 모두 정리됩니다. 캐나다 회사의 환차손은 캐나다 회사가 더 쓴 캐나다 달러 현금을 설명할 뿐 고객 매출이 아니며, 세금 처리는 회계사가 판단합니다. 이 예시에서는 계약상 환율과 관계없이 수금 회사가 US$10,000 전액을 갚아야 합니다. 환율 위험을 누가 지는지는 계약 조건에 따르며, 수금 회사가 그 위험을 진다면 그 회사를 단순한 대리인으로 보기 어렵게 하는 사실 중 하나가 됩니다.

상황이 다르다면?

• 서로 대신 수금하는 일이 반복되거나 두 통화 간 차이가 생기는 경우: 월별 대사는 장부 관리 서비스를 이용하세요. 양쪽 원장, 거래 내역서, 대조되지 않은 항목 목록을 가져오세요.
• 판매자, 고용주, LLC 분류가 불확실하거나 오래된 국경 간 자금 조달이 있는 경우: 분개를 바꾸기 전에 국경 간 세무 서비스로 구조와 세금 영향을 검토하세요.
• 장부를 직접 관리할지 정하는 경우: 캐나다 장부 관리 방식 결정 또는 미국 장부 관리 방식 결정을 참고하세요.
• 잔액이 소유주 개인과 연결된 경우: 주주 대여금을 참고하세요.
• 캐나다 장부가 몇 달 밀린 경우: 밀린 장부 정리를 참고하세요.
• 캐나다 법인에 미국 은행 계좌만 필요한 경우: 캐나다 법인의 미국 은행 계좌를 참고하세요.