미국 소규모 사업 장부, 직접 할까 맡길까

장부를 소프트웨어로 직접 관리해도 되나요, 장부 담당자가 필요한가요?

각 거래를 입증하고 분류하며, 은행·카드 계좌를 대사하고, 필요한 신고서에 쓸 수치를 기한 안에 만들 수 있다면 직접 할 수 있습니다. 소프트웨어는 입력한 내용만 기록하므로, 기록이 빠짐없이 정확한지는 직접 확인해야 합니다. 대사나 보고서가 밀리기 시작하면 장부 담당자가 일상 업무를 맡을 수 있습니다. 세금 처리 방법, 재고, 신고에 관한 문제는 자격을 갖춘 세무 전문가에게 문의하십시오(IRS: Publication 583).

IRS는 장부에 무엇을 요구하나요?

미국 장부는 신고서의 바탕이 되는 수입과 경비를 보여 주어야 하며, 기입 내용을 뒷받침하는 서류를 보관해야 합니다. 연방법은 납세 의무를 입증할 수 있는 기록을 요구합니다. IRS는 수입과 경비가 명확히 드러난다면 전자 기록을 포함해 어떤 체계를 쓸지 일반적으로 선택하게 해 줍니다(26 USC 6001, IRS: Publication 583). 소프트웨어 구독이 빠진 영수증을 대신해 주지는 않으며, 어떤 지급이 급여인지 재고인지 자산인지 소유주 인출금인지도 대신 판단해 주지 않습니다.

청구서 또는 매출 보고서, 은행·카드 명세서, 경비 영수증, 대출 기록, 사업용 자산 기록을 보관하고 장부의 기입 내용과 맞춰 보십시오. 은행 입금만으로는 그 돈이 매출인지 대출인지 소유주 출자금인지 알 수 없을 수 있고, 카드 결제 내역만으로는 사업 목적을 입증하지 못할 수 있습니다. IRS는 신고서 항목을 뒷받침하는 기록을 해당 부과 제척기간이 끝날 때까지 보관하라고 안내하며, 일부 기록과 자산에는 더 긴 규정이 적용됩니다(IRS: Publication 583, IRS: 기록은 얼마나 오래 보관해야 하나요?).

파트너십이나 법인은 각 소유주의 개인 재정과 분리된 사업체 자체의 장부가 필요합니다. 파트너십은 소득이 일반적으로 파트너에게 넘어가더라도 자체 정보 신고서를 제출하며, 법인도 자체 신고서가 있습니다(IRS: Publication 583). 사업체가 제출하는 서식은 사업체가 제출하는 신고서를 참고하십시오.

장부 담당자, 회계사, CPA 중 누가 신고서를 작성하고 IRS를 상대로 저를 대리할 수 있나요?

거래 기록은 누구나 관리할 수 있습니다. 대가를 받고 연방 신고서를 작성하는 일과 IRS 앞에서 납세자를 대리하는 일은 별개입니다. 유료 신고 대행인은 IRS 신고 대행인 납세자 식별번호(PTIN)가 있어야 하고, CPA, 연방 세무 대리인(EA), 변호사는 IRS 대리 권한에 제한이 없습니다(IRS: 신고 대행인 자격).

이런 자격이 없는 일부 신고 대행인은 본인이 작성하고 서명한 신고서에 한해 제한된 대리 권한이 있으며, 어떤 경우에는 대리 권한이 전혀 없습니다(IRS: 신고 대행인 자격). 장부 담당자라는 직함만으로는 그 사람이 어떤 신고서 작성이나 대리 업무를 할 수 있는지 알 수 없습니다.

사업용 은행 계좌를 따로 만들어야 하나요?

연방 기록 보관 규정 자체는 별도 은행 계좌를 요구하지 않지만, IRS는 별도 계좌를 권장하며 사업 용도로만 쓰라고 안내합니다. 거래를 분리하면 수입, 경비, 소유주 이체를 추적하고 계좌를 장부와 대사하기가 쉬워집니다(IRS: Publication 583).

개인 지급과 사업 지급이 섞여 있다면 분류하기 전에 각각 무엇인지 확인하십시오. 사업용 계좌에서 지급한 개인 구매가 자동으로 사업 경비 공제 대상이 되지는 않습니다. 파트너십이나 법인은 소유주에 대한 이체를 사업체 장부에서 따로 분류해야 합니다. LLC 소유주의 인출금은 본인 급여 지급하기를 참고하십시오.

현금주의와 발생주의 중 장부는 어떤 방법을 써야 하나요?

소득을 명확히 반영하는, 세법이 허용하는 방법을 사용하십시오. 사업 장부는 신고서와 대사할 수 있다면 다른 방법을 쓸 수도 있습니다(IRS: Form 1065 Schedule M-3 작성 안내). 수입과 경비의 신고 방식을 바꾸기 전에 기존 신고서에 적힌 방법을 확인하십시오. 일반적으로 처음 제출한 신고서가 세금 처리 방법을 정하며, 나중에 바꾸려면 일반적으로 IRS의 승인이 필요하고 흔히 Form 3115로 신청합니다(IRS: Publication 538).

고객이 아직 내지 않은 청구서는 사업체가 받을 돈이고, 공급업체에 아직 내지 않은 청구서는 사업체가 갚아야 할 돈입니다. 현금주의와 발생주의는 일반적으로 이 금액을 서로 다른 시점에 인식합니다.

이는 시점에 관한 규정일 뿐, 청구서나 지급 내역을 빼도 된다는 선택이 아닙니다. 일부 법인과 법인 파트너가 있는 파트너십은 현금주의 사용에 제한이 있으며 소규모 사업자 예외가 있습니다. 재고가 있으면 매입과 매출에 적용되는 방법도 달라질 수 있습니다(IRS: Publication 538).

사업체 신고서에 재무상태표가 필요한가요?

개인사업자의 Schedule C에는 Schedule L 재무상태표가 없습니다. 파트너십과 법인 신고서에는 Schedule L이 필요할 수 있으며, 이 서식은 장부에 따른 연초와 연말의 자산, 부채, 소유주 지분을 보고합니다(IRS: Schedule C 작성 안내, IRS: Form 1065 작성 안내, IRS: Form 1120-S 작성 안내, IRS: Form 1120 작성 안내).

제출하는 신고서에서 소규모 사업자 관련 질문을 확인하십시오. Form 1065와 Form 1120-S는 Schedule B, Form 1120은 Schedule K입니다. 파트너십은 기한 내 파트너별 명세서 제출을 포함해 나열된 요건을 모두 충족해야 합니다. 예외를 적용하기 전에 신고하는 과세연도의 작성 안내를 확인하십시오. Schedule L이 선택 사항이더라도 신고서를 뒷받침하는 기록은 보관해야 합니다. 작성해야 하는 경우 재무상태표는 장부와 일치해야 합니다(IRS: Form 1065 작성 안내, IRS: Form 1120-S 작성 안내, IRS: Form 1120 작성 안내).

장부는 얼마나 자주 업데이트해야 하나요?

모든 소규모 사업체가 장부를 매주 또는 매월 기록해야 한다는 단일한 연방 규정은 없습니다. 신고와 납부 기한을 지킬 수 있을 만큼 자주 업데이트하고, 은행 명세서가 도착하면 계좌별로 대사하십시오. IRS는 매월 대사하라고 권장합니다(IRS: Publication 583).

실행하기 좋은 순서는 이렇습니다. 거래가 생길 때마다 증빙 서류를 확보하고, 매월 입금과 지급 내역을 검토하고, 은행과 카드 잔액을 대사하고, 월 마감 전에 분류되지 않았거나 중복된 기입을 조사합니다. 자영업 소유주, 파트너, S corporation 주주는 추정세를 납부해야 할 수 있으므로 연중에도 수입을 검토하십시오(IRS: 추정세). 장부가 이미 몇 달 밀렸고 신고 기한이 다가온다면 밀린 장부 따라잡기를 참고하십시오.

직원을 고용하면 무엇이 달라지나요?

급여를 지급하면 원천징수, 세금 납부, 신고서, 직원 기록이 추가되며 기한은 급여 지급일에 연동됩니다. 미국 고용주는 총급여, 원천징수액, 고용주 부담 세금, 지급액, 납부액을 추적하고, 급여 보고서를 장부와 은행 거래 내역에 맞춰 대사해야 합니다(IRS: Publication 15, IRS: 고용세 납부와 신고).

연방 세금 납부 일정은 일반적으로 월별 또는 매주 두 번(semiweekly)입니다. 소액은 기한 내 신고서와 함께 납부할 수 있고, 큰 금액은 다음 영업일 납부 대상이 될 수 있습니다. 주 정부가 별도의 급여 관련 의무를 정할 수도 있습니다(IRS: Publication 15, IRS: 고용세 납부와 신고). 고용세 기록은 세금 납부 기한 또는 납부일 중 늦은 날부터 최소 4년간 보관하십시오(IRS: Publication 583). 급여 대행 업체를 쓰더라도 올바르게 납부할 고용주의 책임은 사라지지 않습니다. 원천징수한 세금을 고의로 납부하지 않으면 IRS는 책임 있는 사람, 즉 지급을 통제하는 소유주 등에게 신탁기금 회수 가산세(trust fund recovery penalty)를 부과할 수 있습니다(IRS: Publication 15).

판매세를 징수하면 무엇이 달라지나요?

징수한 판매세를 주별로 추적하고 각 주의 신고서와 대사하십시오. 미국 연방 소득세에서 구매자에게 부과되어 주에 납부하는 세금은 일반적으로 소득에서 제외됩니다. 판매자에게 부과되어 구매자에게서 거두는 세금은 총수입에 포함됩니다(IRS: Publication 334). 사업체가 어디서 언제 징수해야 하는지는 주마다 따로 판단해야 하는 문제입니다. 판매세를 징수해야 하는 경우를 참고하십시오.

독립 계약자에게 대금을 지급하면 무엇이 달라지나요?

어떤 소득 명세서가 적용되는지 판단할 수 있도록 각 독립 계약자의 신원, 청구서, 지급 금액, 지급 방법을 보관하십시오. 미국 내 수취인에게는 Form W-9를 요청하십시오. 외국인 수취인은 일반적으로 대신 적절한 외국인 신분 서식이 필요합니다(IRS: W-9 요청자 작성 안내). 이번 과세연도에 지급한 금액의 경우, 수취인에게 지급한 보고 대상 서비스 대가가 $2,000에 이르면 일반적으로 Form 1099-NEC를 제출해야 합니다. 백업 원천징수(backup withholding)가 있으면 금액과 관계없이 이 서식이 필요할 수 있습니다(IRS: 소득 명세서 안내).

법인에 대한 지급은 대부분 제외되지만, 변호사 수수료는 여전히 보고 대상일 수 있습니다. 필요한 Form 1099-NEC는 다음 해 1월 31일까지 수취인에게 제공하고 IRS에 제출해야 하며, 그 날짜가 주말이나 법정 공휴일이면 다음 영업일까지입니다. 카드 결제와 요건을 갖춘 제삼자 결제 네트워크 결제는 별도로 추적하십시오. 이 결제는 결제를 정산하는 업체가 Form 1099-K로 보고하며, 본인이 Form 1099-NEC로 보고하지 않습니다(IRS: Form 1099-MISC 및 1099-NEC 작성 안내). 독립 계약자라는 호칭만으로 근로자 신분이 정해지지 않습니다. IRS는 통제와 업무 관계에 관한 사실을 살펴봅니다(IRS: 독립 계약자의 정의).

재고가 있으면 직접 하는 장부 관리가 더 어려워지나요?

그렇습니다. 상품을 판매하면 매입 기록과 매출 기록이 추가됩니다. 세무상 재고 회계를 사용한다면 매출원가와 연말 보유 재고를 추적해야 합니다. 요건을 갖춘 소규모 사업체는 세무상 재고를 기록하지 않는 허용된 방법을 선택할 수 있지만, 그 방법을 뒷받침하는 기록은 여전히 필요합니다(IRS: Publication 538).

수량과 반품을 포함해 매입 및 매출 기록을 보관하십시오. 세무상 재고를 사용한다면 손실과 아직 보유 중인 상품도 기록하십시오. 소규모 사업자 방법을 쓸 수 있는지는 총수입과 기타 요건에 따라 달라지며, 그 방법도 소득을 명확히 반영해야 합니다. 재고 방법을 바꾸는 것 자체가 회계 방법 변경이 될 수 있습니다(IRS: Publication 538). 모든 매입을 즉시 경비로 처리하지 말고, 첫 신고서를 제출하기 전에 신고 대행인과 방법을 정하십시오.

다른 사람이 장부를 관리해도 실수는 제 책임인가요?

그렇습니다. 다른 사람이 거래를 기록하거나 신고서를 작성하더라도 신고서에 쓰인 기록과 수치에 대한 책임은 납세자에게 있습니다. IRS는 납세자가 제출 전에 신고서를 검토하라고 안내하며, 연방 기록 보관 의무도 납세자에게 남습니다(IRS: Topic 254, 26 USC 6001).

장부와 증빙 서류에 접근할 수 있는 권한을 유지하십시오. 누가 거래를 입력하고, 계좌를 대사하고, 특이한 항목을 검토하고, 급여 또는 판매세 신고서를 작성하고, 제출과 납부를 승인할지 합의해 두십시오. 매월 은행 대사 내역, 미수 청구서와 미지급 청구서, 세금 잔액을 검토하십시오. 차이가 있으면 신고서를 제출하기 전에 물어보십시오.

직접 하는 장부 관리로 감당하기 어려워지는 시점은 언제인가요?

기준은 특정 매출 수준이나 소프트웨어 기능이 아니라, 필요한 기록, 대사, 신고를 기한 안에 정확하게 마칠 수 있는지입니다. 거래가 적은 단순한 서비스업은 직접 장부를 관리할 수 있습니다. 급여, 여러 판매세 주, 재고, 여러 소유주, 복잡한 자산 구매, 필수 Schedule L이 있으면 도움이 필요한 정도가 커집니다(IRS: Publication 583, IRS: Form 1065 작성 안내).

장부를 넘기기 전에 계정 목록, 은행·카드 명세서, 전년도 신고서, 신고 일정표, 급여와 판매세 등록 정보, 재고나 대출 기록을 모으십시오. 빠진 서류는 누가 제공하고 월 마감은 누가 검토할지 정하십시오. 새로 시작한 사업체라면 첫 신고서 제출은 첫 사업 세금 신고서에서 따로 다룹니다.

예시

설명용 미국 달러 예시일 뿐이며, 이 수치가 세금 기준을 정하는 것은 아닙니다.

개인사업자가 은행 계좌 하나로 서비스업을 하고 있으며 직원도 재고도 없습니다. 한 달 동안 고객 입금이 $10,000, 사업 지급이 $4,000이고, 소유주가 개인 계좌로 $2,000을 이체합니다. 소유주는 수입 $10,000을 기록하고, 지급 $4,000을 분류해 증빙을 갖추고, 이체 $2,000은 사업 경비가 아니라 소유주 인출금으로 기록합니다. 장부상 은행 잔액의 $4,000 증가는 수입에서 지급과 인출금을 뺀 결과입니다. 소유주는 이 잔액을 은행 명세서와 대사하면서 입금 중인 금액과 아직 처리되지 않은 지급을 반영하고 은행 수수료를 기록한 뒤, 미지급 청구서는 따로 검토합니다. 이런 절차를 계속 최신으로 유지할 수 있다면 직접 장부를 관리하는 것이 현실적일 수 있습니다. 급여나 재판매용 상품이 추가되면 기록과 기한이 늘어나므로 다시 검토해야 합니다.

상황이 다르다면

• 장부가 밀렸는데 신고 기한이 다가오는 경우: 현재 손익 보고서에 의존하기 전에 밀린 장부 따라잡기를 활용하십시오.
• 첫 사업 신고서를 제출하는 경우: 제출 순서는 첫 사업 세금 신고서를 참고하십시오.
• 사업체가 어떤 신고서를 제출하는지 모르는 경우: 사업체가 제출하는 신고서를 참고하십시오.
• 여러 주에서 판매세를 징수하는 경우: 각 주의 규정은 판매세를 징수해야 하는 경우에서 확인하십시오.
• LLC에서 돈을 인출하거나 S corporation을 통해 본인 급여를 지급하는 경우: 본인 급여 지급하기, S corporation 소유주 급여, S corporation의 과세 방식을 참고하십시오.
• 미국 단일 구성원 LLC의 소유주가 외국인인 경우: 소유주와의 자금, 자산, 기타 거래는 Form 5472 보고 대상일 수 있으므로 기록해 두십시오. 외국인 소유 단일 구성원 LLC 신고를 참고하십시오(IRS: Form 5472 작성 안내).
• 법인이 캐나다 법인인 경우: 연말 요건이 다릅니다. 법인의 연말 재무제표를 참고하십시오.
• 급여, 재고 또는 필수 재무상태표 때문에 지금의 관리 방식이 한계에 이른 경우: 계정 목록, 대사 내역, 등록 정보, 신고 일정표를 장부 관리로 가져오십시오.