S corporation 급여 직접 처리: 941·940·W-2

소유주 한 명인 S corporation은 급여 대행 업체 없이 급여를 직접 처리할 수 있나요?

네. 고용주는 급여 업무의 일부 또는 전부를 외주로 맡길 수 있으며, 외주를 맡겨도 원천징수, 납부, 신고서 제출의 책임은 고용주에게 남습니다(IRS: Publication 15). 직접 처리하면 아래 일정을 소유주가 지켜야 합니다.

소유주가 사업에서 일하면 급여를 지급해야 합니다. 임원이 법인을 위해 사소한 수준을 넘는 용역을 제공하고 보수를 받았거나 받을 권리가 있으면 그 보수는 급여이며, 주주라고 해서 달라지지 않습니다(IRS: S corporation 임원). S corporation은 급여가 아닌 분배금을 지급하기 전에 주주 겸 직원에게 적정 보수를 지급해야 하며, IRS는 분배금을 급여로 재분류할 수 있습니다(IRS: 보수 쟁점). 급여 금액은 S corporation 소유주 급여를 참고하세요.

아래 절차는 첫 급여 지급일, 납부, 신고서가 모두 기한 내에 이루어진 법인에 맞습니다. 다음 경우에는 추가 조치가 필요합니다.

• 급여를 연중에 시작했거나 올해 아직 지급하지 않았습니다. S corporation 급여를 한 번도 지급하지 않은 경우를 참고하세요.
• 납부나 신고서가 이미 늦었거나 IRS 통지서가 왔습니다. 급여세를 못 낸 경우를 참고하세요.
• Form 941과 장부가 맞지 않습니다. 12번 줄은 급여 비용이 아니라, 장부에 해당 분기에 낼 세금으로 나타난 연방 급여세(원천징수한 소득세에 사회보장세와 메디케어세의 근로자 부담분과 고용주 부담분을 더한 금액, 조정이나 세액공제 전)와 일치해야 합니다. 차이가 남으면 신고서, 납부 확인서, 원장을 나란히 놓고 살펴봐야 합니다. 장부 관리 서비스를 참고하세요.
• 급여가 둘 이상의 주에서 발생하거나 다른 직원이 합류합니다. 다른 주의 직원과 급여 설정하기를 참고하세요.

먼저 준비할 것: 법인의 EIN, 소유주의 Form W-4, 주에서 요구하는 경우 주 고용주 계정 번호, 전자 납부 권한, 이전 분기에 제출한 Form 941(납부 일정을 결정합니다), 급여 지급일마다 총급여·각 원천징수액·실수령액·납부별 확인 번호를 적은 기록입니다.

매월, 분기, 연도마다 무엇을 납부하고 제출해야 하나요?

소유주 한 명인 S corporation의 주기는 하나입니다. 급여를 지급할 때마다 납부할 세금이 생기고, 분기가 끝나면 Form 941을 제출하고, 연말에는 Form W-2, W-3, 940으로 마무리합니다. 납부 기한은 신고서 기한보다 빠르며 보통 몇 주 앞섭니다.

토요일, 일요일, 법정 공휴일에 해당하는 기한은 다음 영업일로 넘어갑니다(IRS: Publication 15). 이번 과세연도는 1월 31일이 일요일이므로 4분기 Form 941과 Form 940의 기한은 2027년 2월 1일입니다. 주 정부 계정은 각자의 일정을 따릅니다.

제 급여의 원천징수액은 어떻게 계산하나요?

법인은 다른 직원과 마찬가지로 소유주의 급여에서 세금을 원천징수합니다. 소득세는 Form W-4와 IRS 표로 정하고, 사회보장세와 메디케어세는 고정 세율로 정합니다. IRS에 돈을 보내는 주체는 소유주 개인이 아니라 법인입니다.

1. Form W-4를 받으세요. 소유주는 Step 1(이름, 주소, 사회보장번호, 신고 유형)을 작성하고 Step 5에 서명합니다. Step 2, 3, 4는 해당하는 경우에만 작성합니다(IRS: Publication 15-T). 작성된 서식이 없으면 독신 또는 부부 개별 신고로 보고 Step 2~4에 아무것도 입력하지 않은 것으로 보아 원천징수합니다(IRS: Publication 15).
2. 소득세를 계산하세요. 급여 지급 주기, 총급여, W-4를 기준으로 합니다. 자동화된 급여 시스템은 비율 방식 표와 Worksheet 1A를 쓰고, 수동 시스템은 급여 구간표 방식이나 수동 비율 방식 표를 씁니다(IRS: Publication 15-T).
3. 사회보장세와 메디케어세를 원천징수하세요. 사회보장세는 $184,500까지의 급여에 대해 각각 6.2%, 메디케어세는 모든 급여에 대해 각각 1.45%입니다(IRS: Publication 15). 법인이 한 역년에 지급한 급여가 $200,000를 넘으면 그 기준을 넘는 급여 지급분부터 0.9%의 추가 메디케어세도 원천징수합니다. 이 세금은 소유주에게만 부과되며 법인 부담분은 없습니다(IRS: Publication 15).

실수령액은 총급여에서 이 금액들과 주 원천징수액을 뺀 금액입니다. 원천징수한 소득세와 사회보장세·메디케어세의 근로자 부담분은 신탁 기금세(trust fund tax)입니다. 법인의 돈이 아니라 법인이 재무부에 내야 하는 소유주 급여의 일부입니다(IRS: Publication 15).

소유주 급여 외에 S corporation이 부담하는 세금은 무엇인가요?

소유주 한 명인 S corporation은 소유주 급여와 별도로 사회보장세와 메디케어세의 고용주 몫 절반, 연방 실업세, 그리고 보통 주 실업세를 부담합니다.

올해 또는 전년도의 어느 한 분기에 법인이 지급한 급여가 $1,500 이상이거나, 두 해 중 어느 해에든 직원을 20 이상의 서로 다른 주에 둔 적이 있으면 FUTA 세금이 적용됩니다(IRS: Publication 15).

세 가지 경우에는 FUTA 세율이 0.6%보다 높아집니다(IRS: Form 940 작성 안내).

• 주가 법인 임원을 주 실업세 대상에서 제외하는 경우. 공제할 주 세금이 없으므로 그 급여에 대한 FUTA 세율이 6.0%가 됩니다. 주가 세율을 0으로 지정한 경우는 다르며, 이때는 세액공제 전액을 받습니다.
• 주 세금을 Form 940 기한 이후에 납부한 경우. 늦게 낸 납부에 대해서는 세액공제의 90%만 인정됩니다.
• 급여가 세액공제 감액 주(credit reduction state)에서 발생한 경우. 실업급여를 위해 연방 정부에서 빌린 돈을 갚지 않은 주입니다. 어느 주인지는 노동부가 정합니다.

낮은 세율을 가정하기 전에 소유주가 있는 주를 확인하세요. 미국 노동부가 각 주의 담당 기관을 안내합니다.

급여세는 언제, 어떻게 납부하나요? 월별인가요, 주 두 차례인가요?

소유주 한 명인 S corporation은 급여 지급일마다 소급 기간 조회(lookback)로 정해지는 월별 또는 주 두 차례 일정에 따라 납부하며, 신규 사업은 첫 역년 동안 월별입니다. 납부 대상은 원천징수한 소득세에 사회보장세와 메디케어세의 양쪽 부담분을 더한 금액이고, FUTA는 아래의 별도 규칙을 따릅니다(IRS: Publication 15).

소급 기간 조회는 전년도 6월 30일에 끝나는 네 개 분기의 Form 941 네 장에서 12번 줄 합계를 더합니다. Form 941을 한 번도 제출한 적 없는 법인은 그 금액이 없는 것으로 봅니다(IRS: Publication 15).

이 명칭은 급여를 얼마나 자주 지급하는지를 뜻하지 않으며, 각 납부 기한은 급여 지급일부터 계산합니다(IRS: Publication 15).

신고서와 함께 납부할 수 있는 경우는 언제인가요? 현재 분기 또는 직전 분기의 12번 줄이 $2,500 미만이고 현재 분기에 $100,000의 익영업일 납부 의무가 생기지 않았다면, 법인은 별도 납부를 건너뛰고 기한 내 Form 941과 함께 납부할 수 있습니다(IRS: Publication 15, IRS: Form 941 작성 안내). 그 분기 합계가 더 커질 수 있다면 일정에 따라 납부하세요. 납부해야 하는 금액을 신고서와 함께 내면 10%의 가산세가 붙습니다.

납부 방법. 연방 세금은 전자 방식으로 납부해야 합니다. EFTPS, IRS Direct Pay, IRS 사업자 세금 계정을 이용하거나, 법인을 대신하는 세무 전문가·은행·급여 서비스를 통해 납부합니다. 납부마다 EFT 추적 번호가 발급되며 영수증으로 보관하세요(IRS: Publication 15). EFTPS(IRS 전자 세금 납부 시스템)는 무료이며 등록에 영업일 기준 최대 닷새가 걸릴 수 있으므로(IRS: EFTPS) 첫 급여 지급일 전에 등록하세요. EFTPS에서는 영업일 오후 3:00(미 동부 시간) 전에 제출한 $1,000,000 이하의 당일 납부를 받으며, 그보다 큰 금액은 전날 오후 8:00(미 동부 시간)까지 제출해야 합니다. 제3자는 더 이른 마감 시간을 정할 수 있습니다(IRS: Publication 15).

현금주의 장부를 쓰면 급여세 납부 기한이 달라지나요?

아니요. 연방 납부 기한은 장부에 비용이 발생한 때가 아니라 급여를 지급한 날부터 계산합니다(IRS: Publication 15). 현금주의 법인과 발생주의 법인은 같은 날짜에 같은 금액을 납부해야 하며, 비용을 기록하는 시점만 다릅니다. 분개 방법은 급여 분개를 참고하세요.

분기마다 무엇을 제출하나요? Form 941의 기한은 언제인가요?

IRS가 Form 944를 지정하지 않았다면, 소유주 한 명인 S corporation은 분기마다 Form 941을 제출합니다. 기한은 분기가 끝난 다음 달 말일이며, 그 분기의 모든 납부를 기한 내에 전액 했다면 10일 더 늦출 수 있습니다(IRS: Form 941 작성 안내). 이 서식에는 그 분기의 급여, 원천징수한 소득세, 사회보장세와 메디케어세를 보고합니다.

10일 연장은 그 분기의 세금을 기한 내에 전액 납부한 경우에 적용됩니다. 신고서와 함께 납부한 분기는 별도 납부가 없고 안내에도 연장 대상이라는 설명이 없으므로 더 이른 날짜를 따르세요.

• 모든 분기를 제출해야 합니다. 첫 Form 941은 급여를 처음 지급한 분기를 대상으로 합니다. 그 후에는 계절 고용주이거나 최종 신고서를 제출하는 경우가 아닌 한, 신고할 내용이 없어도 매 분기 신고서를 제출해야 합니다(IRS: Form 941 작성 안내). 급여 지급이 완전히 끝났다면 17번 줄에 최종 신고서라고 표시하세요.
• 중요한 줄. 12번 줄은 그 분기의 총세액, 13번 줄은 총납부액, 14번 줄은 미납 잔액입니다. 월별 납부자는 16번 줄에 월별 납부 의무액을 급여 지급일 기준으로 적으며 합계가 12번 줄과 같아야 합니다. 주 두 차례 납부자는 대신 Schedule B를 첨부합니다. 위의 $2,500 규칙에 해당하는 분기는 16번 줄의 첫 번째 칸에 표시하고 아무것도 적지 않습니다. 그 외에 월별 금액이 빠졌거나 틀리면 IRS가 "평균 방식"의 납부 불이행 가산세를 부과할 수 있습니다. 이는 실제 급여 지급일이 아니라 분기 동안 세금이 고르게 쌓인 것처럼 계산합니다(IRS: Form 941 작성 안내, IRS: Publication 15).
• 제출 방법. 종이 서식이나 IRS 전자 제출로 제출하며, 전자 제출에는 수수료가 붙을 수 있습니다(IRS: 고용세 기한). 세금 신고 준비 소프트웨어나 세무 전문가가 신고서를 전자 제출하면서 같은 단계에서 전자 자금 인출로 미납 잔액을 납부할 수 있습니다. 이 방식은 연방 세금 납부용이 아닙니다. 법인이 납부해야 했던 경우에는 미납 잔액을 EFT로 납부합니다. 납부 의무가 없었던 경우, 예컨대 위의 $2,500 규칙에 해당하면 카드, 수표, 머니오더도 쓸 수 있지만 안내는 전자 납부를 권합니다(IRS: Form 941 작성 안내, 14번 줄).

Form 941 대신 Form 944로 1년에 한 번만 제출할 수 있나요?

소유주 급여에서는 드뭅니다. Form 944는 연간 사회보장세, 메디케어세, 원천징수 소득세가 $1,000 이하인 고용주를 위한 서식이며, IRS가 서면으로 통지한 뒤에야 쓸 수 있습니다(IRS: Form 944 소개). 고용주는 Form 941 작성 안내가 정한 연초의 신청 기간에 전화나 서신으로 요청하고, 서면 통지를 받을 때까지 Form 941을 계속 제출합니다(IRS: Form 941 작성 안내). 반대의 경우도 마찬가지입니다. IRS가 서면으로 Form 944를 제출하라고 통지한 법인은 연간 세금이 $1,000를 넘더라도, IRS가 서면으로 변경을 확인할 때까지 분기별 Form 941이 아니라 이 서식을 제출합니다(IRS: Form 944 작성 안내).

IRS는 연간 급여가 $5,000 이하이면 일반적으로 세금이 그 한도 이하라고 설명합니다(IRS: Form 944 작성 안내).

연말에는 무엇을 제출하나요? Form W-2, Form W-3, Form 940인가요?

소유주 한 명인 S corporation은 연말에 소유주에게 Form W-2를 주고, Copy A를 Form W-3과 함께 사회보장국에 제출하며, 연방 실업세에 대한 Form 940을 제출합니다.

• Form W-2는 필수입니다. 급여 액수와 관계없이 소득세, 사회보장세, 메디케어세가 하나라도 원천징수되었으면 제출해야 하고, 원천징수가 없더라도 급여가 $2,000에 이르면 제출해야 합니다(IRS: Forms W-2와 W-3 작성 안내).
• 전자 제출은 연간 정보 신고서가 10건 이상일 때만 의무입니다. Form W-2를 Form 1099 등 다른 정보 신고서와 합산합니다. 사회보장국의 Business Services Online에는 입력식 서식이 있고 Form W-3을 자동으로 만들어 줍니다(IRS: Forms W-2와 W-3 작성 안내).
• 법인이 소유주를 위해 내는 건강보험료는 2%를 초과하여 보유한 주주에게 별도의 급여 보고 규칙이 적용됩니다(IRS: 보수 쟁점). 소유주 건강보험을 참고하세요.
• 세금이 적어도 Form 940은 제출해야 합니다. FUTA 기준에 해당하는 법인은 이 서식을 제출합니다(IRS: Form 940 작성 안내). FUTA 납부는 이월액을 포함한 그 분기의 세금이 $500를 넘을 때만 필요하며, 기한은 분기 다음 달 말일입니다(IRS: Publication 15). 직원 한 명의 FUTA 세금은 급여 기준액 $7,000에 전체 세율 6.0%를 적용해도 그 한도를 넘지 않으므로, 따로 납부하지 않고 Form 940과 함께 낼 수 있습니다. 10일 연장은 기한 내에 납부한 FUTA 세금에 적용되며, 신고서와 함께 낸 세금에도 적용된다고 안내에 나와 있지 않습니다(IRS: Form 940 작성 안내).

주 정부 업무와 장부에서는 무엇을 더 해야 하나요?

주 정부 계정, 기록, 연말 대조는 급여를 직접 처리할 때 어떤 연방 서식도 알려 주지 않는 부분입니다.

• 주 정부 계정. 대부분의 고용주는 연방 실업세와 함께 주 실업세도 냅니다(IRS: Publication 15). 주가 소득세 원천징수와 급여 보고서 제출도 요구하는지는 소유주가 일하는 곳에 따라 다르며, IRS는 각 주의 고용주 안내 페이지를 연결해 둡니다(IRS: 주 정부 웹사이트). 캘리포니아 주는 캘리포니아 급여세와 EDD 설정에서 다룹니다. 50개 주 모두에 신규 채용 등록 제도가 있으며 소유주의 첫 급여 지급이 보고 사유가 될 수 있습니다(IRS: Publication 15). 급여 설정하기를 참고하세요.
• 기록. 고용세 기록은 최소 4년 보관하세요. 날짜별 급여, Form W-4, 납부별 날짜, 금액, EFTPS 승인 번호가 포함됩니다(IRS: Publication 15). 나머지는 급여 기록 보관 기간을 참고하세요.
• Form 941과 Form W-3 대조. Form W-3의 원천징수 소득세, 사회보장 급여, 메디케어 급여는 그해 Form 941 네 장과 일치해야 합니다. 고용주 부담분이 포함된 네 신고서의 사회보장세와 메디케어세는 Form W-3의 세액의 약 두 배가 되어야 합니다. 일치하지 않으면 IRS와 사회보장국이 고용주에게 연락할 수 있습니다(IRS: Forms W-2와 W-3 작성 안내). 장부에서는 12번 줄이 해당 분기에 발생한 연방 급여세 부채와 일치해야 하고, 급여는 신고서의 급여와 일치해야 합니다. 납부액은 미납 잔액을 줄일 뿐 비용이 아닙니다. 급여 분개를 참고하세요.

납부나 신고서를 놓치면 어떻게 되며, 누가 책임지나요?

세금, 가산세, 이자는 법인이 부담하며, 신탁 기금에 해당하는 부분, 즉 원천징수한 소득세와 근로자의 사회보장세·메디케어세는 소유주가 개인적으로 책임질 수 있습니다. 급여 대행 서비스를 써도 책임이 넘어가지 않습니다. 서비스가 납부를 놓쳐도 고용주가 책임집니다(IRS: Publication 15).

Form 941 지연 제출, 늦은 납부, IRS 통지 후에도 미납인 세금에는 추가 가산세와 이자가 붙습니다. 세율과 구제 신청 방법은 급여세를 못 낸 경우에서 설명합니다.

위반이 정당한 사유에 따른 것이고 고의적 방치가 아니라면 납부 가산세는 적용되지 않으며, 지연 제출 가산세와 지연 납부 가산세도 정당한 사유가 있으면 부과되지 않습니다(IRS: Publication 15).

신탁 기금 회수 가산세(trust fund recovery penalty)는 별개이며 개인에게 부과됩니다(Internal Revenue Code section 6672). 원천징수해야 할 소득세나 근로자의 사회보장세·메디케어세를 원천징수하지 않았거나, 원천징수하고도 재무부에 납부하지 않은 경우 미납액의 100%에 해당하는 가산세가 부과됩니다. IRS는 책임이 있고 고의로 행동했다고 판단하는 사람 각각에게 이를 부과할 수 있으며, 수표에 서명하거나 사업 자금을 쓸 수 있는 사람이 해당할 수 있습니다. 사업이 문을 닫았을 필요는 없습니다(IRS: Publication 15, IRS: 고용세와 신탁 기금 회수 가산세). 부과할 수 있는 일반적인 기간은 급여 연도 다음 해의 4월 15일부터, 또는 그보다 늦은 실제 제출일부터 3년이며, 신고서를 제출하지 않은 기간에는 제한이 없습니다(IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3). 개인 책임은 신탁 기금 회수 가산세를 참고하세요.

급여를 다른 사람에게 맡기는 것이 좋은 때는 언제인가요?

계산이 아니라 일정에서 문제가 생길 때입니다. 소유주 한 명의 급여는 급여를 지급할 때마다 몇 개의 숫자뿐이지만, 지급일마다 납부 기한이 생기고 분기마다 신고서가 생기며, 이를 놓칠 수 있는 사람은 소유주 한 명뿐입니다.

납부나 신고서를 이미 놓쳤거나, 급여를 연중에 시작했거나, Form 941과 장부가 맞지 않거나, 급여가 둘 이상의 주에서 발생하거나, 다른 직원이 올 예정이라면 급여 업무를 맡기는 방안을 검토할 만합니다.

맡겨도 법인의 책임은 남으므로 IRS는 EFTPS에 등록해 각 납부를 확인하라고 권하며, 서비스 업체의 첫 번째 납부 누락이나 지연을 위험 신호로 봅니다(IRS: 급여 업무 외주).

급여 대행 서비스가 법인의 은행 계좌에서 세금을 가져가나요?

연방 규정은 전자 납부를 요구하며, 급여 서비스나 신뢰할 수 있는 제3자가 법인을 대신해 납부하는 것을 허용합니다(IRS: Publication 15). IRS는 고용주가 먼저 자금을 제공하는 방식으로 급여를 처리하는 서비스를 설명합니다(IRS: 급여 업무 외주). 서비스가 법인의 은행 계좌에서 그 자금을 언제 어떻게 가져가는지는 해당 서비스와의 계약에 달려 있으므로 서명하기 전에 읽어 보세요. 연중에 바꾸는 경우는 급여 대행 업체 변경을 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명용이며 모든 금액은 미국 달러입니다.

$60,000 급여의 첫해 급여 처리

텍사스 주 컨설턴트의 S corporation이 급여 첫해에 소유주에게 연 $60,000, 매월 $5,000를 지급합니다. 법인이 급여와 별도로 부담하는 사회보장세와 메디케어세 7.65%는 연 $4,590이고, 소유주 부담분 $4,590은 급여에서 공제됩니다. 매월 원천징수하는 소득세는 $400이라고 가정합니다.

소급 기간에 Form 941이 없으므로 법인은 월별로 납부합니다. 매월 납부액은 $400 + $382.50 + $382.50 = $1,165이며 다음 달 15일까지입니다. 주가 소유주의 급여를 실업세 대상으로 보고 법인이 그 세금을 제때 낸다고 가정하면, 그해 FUTA 세금은 $7,000의 0.6%인 $42이며 Form 940과 함께 납부합니다. 주 실업세는 별도입니다.

소액 기준 이하인 분기

소유주의 1월~3월 Form 941에서 12번 줄의 총세액이 $1,800입니다. 이는 $2,500 미만이고 익영업일 납부 의무도 생기지 않았으므로 법인은 납부하지 않고 신고서와 함께 $1,800를 낼 수 있습니다. 신고서 기한은 여전히 4월 30일입니다. 그 분기가 $2,500를 넘을 가능성이 있었고 직전 분기가 그 아래가 아니었다면 일정에 따라 납부합니다.

매월 15일에 본인 급여 지급하기

한 소유주가 매월 15일에 본인에게 총 $5,000를 지급합니다. 원천징수는 소득세 $400, 사회보장세 $310, 메디케어세 $72.50이므로 본인 계좌로 이체하는 금액은 $4,217.50입니다. 나머지 $782.50는 법인의 부담분 $382.50과 함께 IRS에 내기 위해 법인에 남습니다. 이 $1,165를 납부하고 그 분기의 Form 941을 제출하는 것은 소유주 개인이 아니라 법인입니다.

상황이 다르다면?

• S 신분을 선택하지 않은 단일 구성원 LLC를 소유하고 있습니다. 급여 규칙이 다릅니다. 본인 단일 구성원 LLC에서 받는 급여를 참고하세요.
• 올해 아직 급여를 지급한 적이 없습니다. 이 절차를 쓰기 전에 S corporation 급여를 한 번도 지급하지 않은 경우를 참고하세요.
• 납부나 신고서를 이미 놓쳤거나, 급여를 연중에 시작했거나, Form 941과 장부가 맞지 않습니다. 제출한 신고서, 납부 내역, 장부를 나란히 놓고 봐야 합니다. 통지서와 가산세는 급여세를 못 낸 경우를, 장부와 기록은 장부 관리 서비스를 참고하세요.
• 급여 대행 업체가 납부를 놓쳤거나 급여 처리가 잘못되었습니다. 급여 대행 업체가 세금을 내지 않은 경우와 급여 오류 바로잡기를 참고하세요.
• 급여 금액을 정하려 하거나 본인 추정세도 내야 합니다. S corporation 소유주 급여와 S corporation 추정세 납부를 참고하세요.
• 소유주가 캘리포니아 주나 다른 주에서 일합니다. 캘리포니아 급여세와 EDD 설정 또는 다른 주의 직원을 참고하세요.
• 첫 직원을 채용하거나 급여 대행 업체를 바꾸려 합니다. 급여 설정하기 또는 급여 대행 업체 변경을 참고하세요.