Como pôr a contabilidade atrasada em dia antes da declaração

O que a contabilidade precisa mostrar antes de a declaração ser preparada?

A contabilidade deve mostrar a renda, as despesas, os ativos, as dívidas e as transações do proprietário durante todo o período de apuração. Cada valor precisa ter um caminho de volta até um registro de transação; o saldo bancário sozinho não explica a renda tributável.

Os demais autônomos informam a renda quando ela é ganha e as despesas quando são incorridas, mesmo que o pagamento venha depois. Agricultores, pescadores e agentes de comissão autônomos podem usar o regime de caixa; confirme o método usado na declaração anterior antes de refazer faturas e contas a pagar em aberto (CRA: métodos contábeis). Agricultores que usam o regime de caixa para a renda devem manter registros separados pelo regime de competência para o GST/HST/QST; confira os itens em aberto com esses registros. Não troque de método só para fazer a exportação do banco bater com a declaração. Um negócio elegível que passa do regime de competência para o de caixa usa o de caixa na declaração seguinte e anexa um demonstrativo de ajuste; passar do regime de caixa para o de competência exige permissão da CRA, pedida por escrito antes do vencimento da declaração, além de um demonstrativo de ajuste (CRA: métodos contábeis).

Quais registros devo reunir primeiro?

Reúna os registros que mostram a posição inicial e todo o rastro das transações. A CRA exige registros detalhados o bastante para determinar obrigações e direitos fiscais, incluindo os registros que estão com um responsável contábil ou outro terceiro.

Peça ao último responsável contábil o razão, o balancete, as conciliações bancárias, as listas de faturas e contas em aberto e uma exportação ou cópia de segurança utilizável. A orientação da CRA sobre registros eletrônicos diz que a troca de terceiro ou de sistema deve preservar o acesso aos dados e à sua trilha de auditoria. Se os registros estiverem espalhados, reúna-os por conta e por período antes de lançar qualquer coisa. Para a passagem de um contador a outro, veja Como trocar de contador.

Meu responsável contábil parou no meio do ano. Por onde recomeço?

Recomece depois do último mês cujos lançamentos e saldos de banco e cartão você consegue verificar. Guarde uma cópia desse razão, anote a data de corte e compare os saldos finais dele com os extratos seguintes antes de acrescentar novas transações.

Se um mês foi lançado, mas nunca conciliado, examine suas transações antes de considerá-lo completo. Em cada conta, compare o saldo do razão com o extrato, levando em conta itens ainda não compensados, como um cheque emitido que ainda não foi descontado. Depois avance em ordem. Registre as correções com uma explicação e o documento de origem; não sobrescreva lançamentos anteriores só para forçar o saldo a bater. A orientação da CRA sobre registros eletrônicos pede uma trilha de auditoria dos documentos de origem até as contas resumidas e o registro documentado das alterações nas transações lançadas.

Faça uma lista separada com os períodos que faltam, os lançamentos incertos e os documentos de origem ainda necessários. Essa lista evita que uma pendência vire uma venda, uma despesa ou um crédito fiscal inventados.

Como refaço vendas, faturas em aberto e despesas sem duplicar lançamentos?

Use notas fiscais e outros registros de origem para identificar o que aconteceu e depois use os lançamentos de banco e cartão para identificar como foi quitado. Associe um pagamento a uma fatura ou conta existente antes de criar outro lançamento de receita ou despesa.

Nas vendas, liste notas fiscais e créditos por data e cliente e depois associe os depósitos e outros pagamentos. Nas vendas com cartão e em dinheiro, associe os resumos de vendas e os relatórios de liquidação aos depósitos; registre vendas brutas, estornos e tarifas de processamento separadamente do depósito líquido. Um depósito pode ser pagamento de cliente, aporte do proprietário, empréstimo, restituição de imposto ou transferência entre contas; investigue a origem antes de chamá-lo de venda. Inclua as vendas em dinheiro e as que não são em dinheiro, quando houver registros. A CRA exige que os registros de renda bruta mostrem data, valor e origem, com documentos originais como notas fiscais, fitas de caixa registradora ou comprovantes de depósito. No regime de competência, uma fatura não paga ainda pode pertencer à renda do período em que foi ganha (CRA: métodos contábeis).

Nas compras, associe as notas fiscais dos fornecedores às cobranças no cartão ou aos pagamentos bancários. Mantenha as contas não pagas em uma lista separada para que entrem no período certo se o negócio usar o regime de competência. Identifique devoluções, estornos e notas de crédito. Mantenha as compras de capital separadas das despesas rotineiras; a orientação da CRA sobre despesas trata bens de capital de forma diferente. No T2125, reduza a despesa pelo GST/HST pedido como crédito de imposto sobre insumos. Concilie cada conta de banco e de cartão depois de lançar o período e revise os lançamentos sem correspondência, em vez de classificá-los no palpite.

Extratos de banco ou cartão podem substituir recibos perdidos?

Um extrato de banco ou cartão ajuda a provar que o dinheiro se moveu, mas muitas vezes não consegue estabelecer o que foi comprado nem quanto foi para o negócio. Peça primeiro a segunda via da nota fiscal, do recibo, do contrato ou do extrato do fornecedor e guarde-a junto com o registro do pagamento. A CRA diz que as despesas do negócio precisam de nota fiscal, contrato, recibo ou outro comprovante que apoie o gasto.

Quando o fornecedor não consegue fornecer um recibo, registre no diário de despesas o nome e o endereço do fornecedor, o valor e a data do pagamento e os detalhes da transação, como orienta a CRA sobre registros do negócio. Guarde qualquer contrato, correspondência ou outra prova disponível. Marque para o preparador de declarações o que continua incerto; um lançamento de extrato, sozinho, não estabelece uma dedução.

O crédito de imposto sobre insumos (input tax credit, ITC) tem um teste de comprovação próprio. A CRA exige documentação suficiente antes de o ITC ser pedido, incluindo informações sobre o fornecedor, a transação e o GST/HST cobrado, conforme o caso. Não presuma o GST/HST a partir de uma cobrança no cartão nem peça um ITC sem comprovação adequada. Veja Como declarar o GST/HST e os créditos de imposto sobre insumos para as regras de pedido e correção.

Como separo gastos pessoais e transferências do proprietário?

Classifique cada transação mista pelo que ela realmente representa. Uma transferência entre as contas do proprietário e a conta do negócio não é automaticamente venda nem despesa; uma compra pessoal no cartão do negócio não é custo do negócio.

No caso do autônomo (sole proprietor), registre as retiradas como retiradas do proprietário e os recursos ou bens pessoais colocados no negócio como aportes. Na sociedade de pessoas, confira o contrato e os registros de apoio antes de classificar cada transferência de sócio como aporte, retirada, empréstimo ou pagamento de empréstimo; mantenha o saldo de cada sócio separado. O guia de renda de autônomos da CRA descreve os aportes, e o guia de sociedades de pessoas distingue os empréstimos de sócios. Registre apenas a parte empresarial de uma despesa de uso misto; a CRA exclui despesas pessoais das deduções do T2125.

Na corporação, mantenha uma lista separada de cada pagamento do proprietário, de entrada e de saída, com a respectiva comprovação. O preparador de declarações precisa definir se cada item é um custo de negócio reembolsável, um empréstimo, remuneração, dividendo ou outra transação de acionista. O pagamento, pela corporação, de uma conta pessoal do proprietário exige essa análise, e não um lançamento automático como despesa. Veja Despesas do negócio pagas por você para os detalhes de registro e reembolso.

Se uma corporação transfere bens a um proprietário com quem tem vínculo (non-arm's-length) por menos do que o valor justo, o proprietário pode dever parte do imposto de renda ou do GST/HST dela do período da transferência ou de um período anterior, limitada pela dívida e pela diferença de valor. A CRA pode lançar o imposto contra o destinatário a qualquer momento, mesmo que o imposto da corporação tenha sido lançado depois da transferência, conforme a Income Tax Act, seção 160 ou a Excise Tax Act, seção 325.

Como confiro o GST/HST e a folha de pagamento com as declarações já entregues?

Concilie as contas de impostos refeitas, por período de apuração, com as declarações, os informes, os recolhimentos e a movimentação da conta na CRA que já constam do arquivo. Uma diferença é uma pergunta a resolver, e não um convite para alterar em silêncio uma declaração entregue.

Confira se um contribuinte registrado elegível fez a opção pelo Quick Method do GST/HST on-line ou no Form GST74, quando a CRA administra a conta, em cada período entregue. Quem declara anualmente deve fazer a opção até o primeiro dia do segundo trimestre fiscal, exceto que novos registrados com primeiro período curto podem fazer a opção até a data de vencimento da declaração desse período; quem declara por mês ou trimestre, até a data de vencimento da primeira declaração do Quick Method. A elegibilidade pode acabar quando a receita ou a atividade do negócio mudam. Onde o método se aplicou, concilie o recolhimento dele separadamente do imposto cobrado, incluindo o crédito sobre as primeiras vendas (first-sales credit); não peça créditos de imposto sobre insumos de despesas operacionais nem de compras de estoque, e inclua na renda o imposto retido pelo método. Compras de capital elegíveis ainda podem gerar créditos de imposto sobre insumos.

A CRA diz que os registros de GST/HST devem comprovar o imposto cobrado e os créditos pedidos, e que os registros da folha de pagamento devem mostrar as horas dos empregados e os valores retidos. As instruções do T4 Summary exigem que os totais do resumo coincidam com os informes e que as deduções sejam comparadas com os recolhimentos. Os períodos do GST/HST e os anos-calendário da folha de pagamento podem ser diferentes do ano fiscal do imposto de renda; por isso, identifique cada comparação pelo período real. Se uma declaração de GST/HST entregue precisar de correção, siga Como declarar o GST/HST e os créditos de imposto sobre insumos.

O autônomo (sole proprietor) deve diretamente os recolhimentos do negócio. Sócios gerais atuais e antigos podem dever o GST/HST da sociedade de pessoas que venceu enquanto eram sócios; quem era sócio na dissolução pode dever os valores vencidos depois. Dívidas anteriores à entrada do sócio também podem alcançar os bens da sociedade de pessoas, conforme a Excise Tax Act, seção 272.1(5). Administradores de corporações podem dever descontos de imposto de renda, contribuições ao CPP, prêmios do EI e GST/HST líquido não recolhidos, conforme a Income Tax Act, seção 227.1, o Canada Pension Plan, seção 21.1, a Employment Insurance Act, seção 83 e a Excise Tax Act, seção 323, sujeitos às condições legais de cobrança e de diligência devida. A CRA deve lançar o GST/HST contra os administradores em até dois anos depois que deixam o cargo; os procedimentos de cobrança da folha de pagamento devem começar nesse mesmo prazo.

O balanço inicial da corporação deve coincidir com o fechamento do ano anterior?

Normalmente, comece o razão atual da corporação pelos saldos finais de fechamento do ano anterior e explique qualquer diferença. Um saldo inicial alterado pode afetar o balanço patrimonial atual, as contas de acionistas e as informações financeiras do T2.

Compare os saldos iniciais de banco, cartão, contas a receber, contas a pagar, empréstimos, GST/HST, folha de pagamento e patrimônio com o balancete final e as demonstrações financeiras do ano anterior. Compare também as informações das demonstrações financeiras do T2 entregue no ano anterior com essas demonstrações finais. Confira se o preparador de declarações do ano anterior lançou ajustes de fim de ano depois que a cópia do responsável contábil foi feita. Rastreie cada diferença até um ajuste, uma correção de valor anterior ou uma transação omitida; guarde a explicação junto com a contabilidade. A orientação da CRA sobre o GIFI usa informações do balanço patrimonial e da demonstração do resultado no T2. Para o trabalho com as demonstrações e o GIFI, veja Demonstrações financeiras de fim de exercício de uma corporação.

O que mostra que a contabilidade está pronta para o preparador de declarações?

Se a declaração vence em breve, envie agora ao preparador o último mês verificado, os registros disponíveis e a lista de pendências. A contabilidade pode fornecer os valores da declaração quando o período inteiro estiver lançado e os saldos relevantes estiverem conciliados ou explicados com provas. Entregue ao preparador as dúvidas que restarem antes de esses valores serem usados.

No T1 de autônomo, o imposto geralmente vence em 30 de abril e a declaração, em 15 de junho do ano seguinte. A corporação geralmente paga em até dois meses depois do fim do exercício (três meses para uma CCPC elegível) e entrega o T2 em até seis meses. Se o T5013 for exigido, ele vence 31 de março depois do fim do ano quando todos os sócios são pessoas físicas, cinco meses depois do fim do exercício quando todos os sócios são corporações, ou na data anterior quando os sócios são de tipos mistos. Um T1 ou T2 entregue com atraso e com imposto não pago geralmente custa 5% mais 1% por mês completo, até 12 meses; um T5013 entregue com atraso custa $25 por dia, de $100 a $2.500 (CRA: guia do T5013). Se a CRA exigiu um T1 ou T2 atrasado e uma multa por atraso se aplicou em qualquer dos 3 anos fiscais anteriores, a multa por reincidência é de 10% mais 2% por mês completo, até 20 meses (Income Tax Act, seção 162).

• Concilie cada saldo de banco e de cartão com o extrato final e liste os itens ainda não compensados.
• Associe os pagamentos de clientes e de fornecedores às faturas e contas em aberto; revise os itens antigos não pagos.
• Revise as categorias de vendas e despesas, os estornos, as compras de capital, o estoque, quando for o caso, e os custos de uso misto.
• Relacione os aportes, as retiradas e as transações de proprietários de corporações com os registros que as comprovam.
• Compare os saldos de GST/HST e da folha de pagamento com as declarações entregues, os informes, os recolhimentos e a movimentação da conta na CRA.
• Na corporação, confira os saldos iniciais com o fechamento final do ano anterior e explique os ajustes.
• Envie um resumo de receitas e despesas do período inteiro, o detalhe das transações, as conciliações, as listas de faturas e contas em aberto, quando usadas, os registros de origem e uma lista de pendências. Inclua um balancete e um balanço patrimonial se o negócio os mantém; o preparador do T2 de uma corporação também precisa das informações da demonstração do resultado e do balanço patrimonial.

A CRA não pede que você envie registros de origem com a declaração de imposto de renda, mas geralmente exige que eles sejam guardados por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem (CRA: como manter registros). O preparador pode precisar deles para resolver valores incertos antes da entrega.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares canadenses. Os registros de uma corporação param depois de agosto. O último saldo bancário verificado é de C$10.000. O extrato bancário de setembro mostra um depósito de cliente de C$5.000, uma transferência do proprietário de C$2.000 e um pagamento a fornecedor de C$1.000. O responsável contábil também tem uma nota fiscal de venda de C$5.000 que o cliente pagou em setembro.

Registre a nota fiscal de C$5.000 uma única vez, no período em que foi ganha, e associe o depósito a ela; o pagamento não é uma segunda venda. Mantenha a transferência de C$2.000 do proprietário em uma conta de transações do proprietário até a revisão, e não em vendas. Associe o pagamento de C$1.000 à nota fiscal do fornecedor; a nota e o pagamento não são duas despesas. O saldo bancário é de C$16.000 antes de qualquer item ainda não compensado (C$10.000 + C$5.000 + C$2.000 − C$1.000). Depois confira os saldos de GST/HST e do proprietário com os registros entregues e passe as pendências ao preparador de declarações.

É diferente no seu caso?

O próximo passo muda se houver declarações não entregues, prazos próximos ou registros que não podem ser comprovados.

• Várias declarações de T2, GST/HST ou folha de pagamento de corporações nunca foram entregues: veja Como regularizar declarações de corporações não entregues.
• As declarações pessoais ou de autônomo (sole proprietor) não foram entregues: veja Como regularizar declarações não entregues.
• O prazo de entrega ou de pagamento de uma corporação está próximo: veja Como apresentar a declaração da corporação.
• O prazo de entrega ou de pagamento de um autônomo (sole proprietor) está próximo: veja Quando você precisa de um contador de impostos.
• Suas declarações de GST/HST ou seus créditos precisam de correção: veja Como declarar o GST/HST e os créditos de imposto sobre insumos.
• Você está trocando de contador ou não consegue recuperar os registros antigos: veja Como trocar de contador.
• O negócio é de Quebec: reúna os registros de QST e da folha de pagamento provincial, além dos valores para o TP-80, de autônomos e sócios, o TP-600 e o RL-15, para sociedades de pessoas quando exigidos ou o CO-17, para corporações com estabelecimento em Quebec. Concilie também as declarações e os extratos de conta provinciais. Para uma opção pelo Quick Method administrada pela Revenu Québec, confira o Form FP-2074-V.
• A corporação é de Alberta: o preparador também precisa dos valores para a declaração AT1, separada da federal, que vence em até seis meses depois do fim do exercício.
• Os registros de origem, as transações do proprietário ou os saldos iniciais continuam incertos: leve a lista de pendências e os documentos disponíveis para obter ajuda com a escrituração contábil antes de confiar nos valores refeitos.