Salário W-2 em LLC de um único membro: pode? Como corrigir

O proprietário de uma LLC de um único membro pode receber salário W-2?

Não, a menos que a LLC tenha optado pelo tratamento de corporação. Para o imposto de renda, a LLC de um único membro é desconsiderada (disregarded entity), e o regulamento diz que ela não é empregadora do proprietário. Por isso, o proprietário não é empregado dela para o imposto sobre a folha (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(iv); IRS: LLCs de um único membro). O proprietário é autônomo. Para os outros empregados, a LLC é uma empregadora separada; veja abaixo.

Um caso é mais do que uma correção de papelada quando:

• A folha já rodou. Existem depósitos, declarações trimestrais de imposto sobre a folha (Form 941), um W-2 e, muitas vezes, a declaração anual de seguro-desemprego federal (Form 940) sob o EIN da LLC, e cada um precisa de sua própria correção (Form 941-X para as declarações trimestrais, Form W-2c para o W-2).
• Uma opção pelo regime S pode cobrir parte dessas datas, ou você não sabe se ela foi enviada ou aceita. Uma opção só muda a resposta a partir da data de vigência, nunca antes.
• A LLC também tem empregados de verdade. A folha deles continua, então a correção deve remover apenas o pagamento do proprietário.

Se qualquer um desses pontos se aplica, defina qual caminho cobre cada data de pagamento antes de entregar qualquer coisa: uma correção errada gera um segundo conjunto de declarações erradas.

Comece reunindo os relatórios da folha, os Forms 941 e W-2 e qualquer Form 2553 ou 8832; a lista completa está perto do fim.

Por que meu aplicativo de folha de pagamento quer me tratar como empregado?

A configuração de um aplicativo de folha de pagamento não muda como o IRS classifica a LLC. Só mudam isso a propriedade da LLC e qualquer opção feita (IRS). O proprietário que trabalha numa corporação S é empregado dela; assim, a configuração serve nesse caso e não serve para uma LLC de um único membro desconsiderada (veja a seção sobre corporação S abaixo).

Antes do próximo pagamento, descubra se a LLC enviou o Form 2553 ou o Form 8832 e se o IRS aceitou. Se nenhum foi enviado, o regulamento trata o proprietário como não empregado da LLC; então a folha de pagamento do proprietário não combina com a situação fiscal da LLC, seja o que for que o aplicativo permita. Se o proprietário não sabe se algum foi enviado, trate isso como ponto em aberto e localize primeiro o envio e qualquer carta do IRS.

Como o proprietário da LLC recebe, então: por retiradas, não por salário?

O proprietário de uma LLC de um único membro desconsiderada recebe por retiradas. Todo o lucro da LLC é tributado no proprietário, seja retirado ou não, e ninguém retém imposto sobre uma retirada.

Já rodei a folha para mim mesmo: o que foi entregue e o que deve ser corrigido?

Se nenhuma opção cobria essas datas de pagamento, cada declaração que incluiu o pagamento ao proprietário precisa de sua própria correção; nenhuma se corrige sozinha. Datas de pagamento a partir de uma opção pelo regime S em vigor não são erro (veja a seção sobre corporação S abaixo); só as datas anteriores são corrigidas.

Quanto tempo você tem. O imposto declarado a mais em um Form 941 entregue pode ser corrigido em até 3 anos após a entrega do Form 941 ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que ocorrer por último. Um trimestre fora dessa janela é ponto para revisão profissional.

Como o imposto volta. Como crédito no Form 941 atual ou como pedido de restituição; corrigir um erro na folha de pagamento explica os dois caminhos e seus prazos.

O que o formulário pede. O Form 941-X também pede que a LLC certifique que entregou os Forms W-2 ou W-2c, e que certifique a devolução, o reembolso ou o consentimento quanto à parte do empregado do imposto de Social Security e Medicare que foi retida (IRS). Como essas linhas se aplicam quando o “empregado” é o proprietário é ponto para revisão profissional.

A retenção do imposto de renda é a armadilha. Em geral, a retenção do imposto de renda federal só pode ser corrigida se o erro for encontrado no mesmo ano-calendário em que os salários foram pagos, e um excesso cobrado só se o valor também for devolvido naquele ano. Para anos anteriores, o Form 941-X não pode alterar o imposto de renda efetivamente retido, exceto em erros administrativos e nos casos em que se aplicam as alíquotas da seção 3509; os salários e o W-2 ainda precisam ser corrigidos (IRS). As instruções dizem que o empregado pode usar o valor efetivamente retido, mostrado nos registros da folha ou no Form W-2, para pedir um crédito na declaração pessoal. Elas não tratam do proprietário que nunca foi empregado. Como esse crédito funciona aqui é ponto para revisão profissional antes de a declaração pessoal ser finalizada.

Encerrar a folha. As instruções do Form 941 dizem que o empregador que já entregou um deve entregá-lo todo trimestre, mesmo sem salários, até entregar uma declaração final (linha 17) ou até que se aplique uma exceção (IRS). O Form 940 tem sua própria caixa de declaração final (IRS). As instruções não tratam de uma LLC cujas declarações corrigidas não mostram nenhum salário; como encerrar as contas nesse caso é ponto para revisão profissional.

A escrituração. O pagamento ao proprietário sai de salários e despesa com imposto sobre a folha e vai para uma retirada do proprietário. O imposto de Social Security e Medicare que volta como crédito ou restituição é um valor a receber, não uma despesa. O imposto de renda retido que o Form 941-X não pode alterar não deve ser lançado como valor a receber até ficar definido como ele é pedido na declaração pessoal, o ponto em aberto acima. Para o método geral, veja corrigir um erro na folha de pagamento.

Recebi um W-2 da minha própria LLC: como entrego minha declaração?

Defina qual caminho se aplica, faça as declarações de folha de pagamento da LLC combinarem com ele e só então entregue a declaração pessoal. As instruções do Form 1040 mandam o trabalhador com um W-2 incorreto pedir um novo ao empregador (IRS); aqui o empregador é a própria LLC do proprietário.

1. Defina o caminho. Sem opção pelo regime S ou por corporação em vigor, o pagamento não foi salário. Com uma opção em vigor, foi salário, a partir daquela data (próxima seção). Só a opção por corporação faz da LLC uma corporação C, que em geral entrega o Form 1120; a opção pelo regime S faz com que ela entregue o Form 1120-S (IRS: Form 1120; IRS: Form 2553).
2. Entregue as correções se nenhuma opção cobre o pagamento, de acordo com o que foi entregue: Form 941-X ou 944-X e Form W-2c para um W-2 já enviado à SSA, como na tabela acima.
3. Declare todo o lucro no Schedule C, com o Schedule SE, se nenhuma opção cobre o pagamento. O pagamento não é uma dedução de salários (IRS).
4. Corrija uma declaração já entregue. Se nenhuma opção cobre o pagamento e a declaração informou o W-2 na linha 1a ou deduziu o pagamento como salários, pode ser preciso um Form 1040-X, com o W-2c anexado (IRS).
5. Se uma opção cobre o pagamento, o W-2 vale: o valor da caixa 1 vai na linha 1a (IRS), e a LLC entrega o Form 1120 ou o Form 1120-S, como na etapa 1. Para saber quanto pagar ao proprietário de uma corporação S, veja salário do proprietário de corporação S.

Uma opção pelo regime S tornaria o salário W-2 correto, e a partir de que data?

Somente a partir da data de vigência da opção, nunca antes. A opção pelo regime S não está aberta a todo proprietário: uma corporação S não pode ter acionista estrangeiro não residente (nonresident alien) (IRS), então o proprietário que é um deles não pode usá-la para tornar o salário W-2 correto. Uma LLC elegível que entrega o Form 2553 no prazo é tratada como corporação a partir da data de vigência e não precisa também do Form 8832 (IRS).

• No prazo significa até 2 meses e 15 dias depois do início do ano fiscal em que a opção passa a valer, ou a qualquer momento no ano anterior. Para uma empresa existente com ano-calendário, isso é 15 de março do ano em que a opção passa a valer, ou o próximo dia útil se cair em fim de semana ou feriado legal (26 USC 7503). Um formulário entregue no prazo pode valer desde o primeiro dia do ano, então a folha de pagamento desde esse dia pode estar correta mesmo que o formulário tenha sido entregue semanas depois.
• Formulários fora do prazo podem ter direito a alívio simplificado se o pedido for feito em até 3 anos e 75 dias da data de vigência pretendida, se a LLC mostrar motivo razoável e ter agido com diligência ao descobrir o erro, e se os proprietários declararem rendimentos de forma coerente com a opção. Para uma LLC, as instruções exigem ainda que todo Form 1120-S tenha sido entregue no prazo, ou que o Form 1120-S do primeiro ano ainda não esteja vencido, e o revenue procedure acrescenta que nenhuma declaração incompatível com o regime S tenha sido entregue, o que o Schedule C do proprietário para um ano afetado em geral é. Quando esses testes não são atendidos, a entidade em geral deve pedir uma private letter ruling (decisão particular do IRS) e pagar uma taxa (IRS; Rev. Proc. 2013-30, seção 5.03). Veja alívio para opção tardia pelo regime S.
• Uma opção pelo Form 8832 (tratamento de corporação sem o regime S) em geral não pode passar a valer mais de 75 dias antes de ser entregue nem mais de 12 meses depois (26 CFR 301.7701-3(c)).
• A aceitação é comprovada por uma carta do IRS, em geral em até 60 dias. Se nenhuma chegar em até 2 meses após o envio, as instruções mandam ligar para o IRS. Outras provas de envio são um recibo de correspondência certificada ou registrada com carimbo postal dentro do prazo (ou o equivalente de um serviço de entrega privado designado), ou uma cópia carimbada como aceita ou com a data de recebimento do IRS (IRS).
• Períodos anteriores continuam como estavam. O IRS manda a entidade não entregar o Form 1120-S de nenhum ano anterior à vigência da opção (IRS).
• A opção é difícil de desfazer. Ela continua em vigor até ser encerrada ou revogada, e uma nova opção pelo regime S em geral precisa de consentimento do IRS antes do quinto ano fiscal após o ano do encerramento (IRS). Encerrar o regime S em geral deixa a LLC tributada como corporação C, e não de volta ao Schedule C. Voltar a ser desconsiderada exige uma opção pelo Form 8832, em geral é vedado por 60 meses depois que uma opção anterior de classificação passou a valer, e é tratado como liquidação da corporação (26 CFR 301.7701-3).

Optar apenas para acertar a folha de pagamento passada é uma decisão tributária, não uma correção de papelada: para uma LLC existente, a opção é tratada como se o proprietário aportasse os ativos e passivos da LLC a uma corporação em troca de suas ações (26 CFR 301.7701-3(g)). Veja quando a opção pelo regime S compensa.

Se eu optar pelo regime S, que folha de pagamento passa a ser exigida?

A partir da data de vigência, o proprietário que trabalha na empresa é empregado e deve receber salário razoável antes de qualquer distribuição que não seja salário. O IRS pode reclassificar outros pagamentos ao proprietário como salário (IRS).

A LLC passa então a rodar a folha de pagamento em seu próprio nome e EIN: retenção e depósitos no prazo, Forms 941 e 940, e Forms W-2 e W-3 (26 CFR 301.7701-2).

Para as etapas de configuração e os vencimentos, veja como configurar a folha de pagamento e como rodar a folha de pagamento por conta própria; para saber quanto pagar, veja salário do proprietário de corporação S.

A LLC ainda roda a folha de pagamento dos seus empregados de verdade?

Sim. Para seus empregados, a LLC é uma empregadora separada: usa seu próprio nome e EIN para retenção, imposto de Social Security e Medicare, imposto de seguro-desemprego, Forms 941 e 940 e Forms W-2 (26 CFR 301.7701-2; IRS). Enquanto a LLC é desconsiderada, o proprietário pode deduzir no Schedule C o que ela paga a esses empregados, inclusive a parte do empregador nos impostos sobre a folha deles.

O Form 941 reúne todas as pessoas. Um Form 941-X deve remover apenas os salários e o imposto do proprietário, então o registro da folha precisa mostrar cada pessoa separadamente.

O que reunir antes de corrigir as declarações da folha de pagamento?

• Relatórios da folha de cada data de pagamento, com as linhas do proprietário separadas das dos empregados de verdade.
• Cada Form 941 (ou Form 944) como foi entregue e a prova de cada depósito.
• O Form 940 e os Forms W-2 e W-3 como foram entregues, com a data em que foram enviados à SSA.
• A carta do EIN da LLC e o nome e o EIN usados nas declarações.
• Qualquer Form 2553 ou Form 8832, a prova de que foi entregue e qualquer carta do IRS aceitando-o.
• Extratos bancários que mostrem o que chegou à conta do proprietário.
• As declarações pessoais do proprietário desses anos (linha 1a e Schedule C).
• Qualquer carta ou aviso do IRS sobre as contas de folha de pagamento da LLC.
• Registros e relatórios das contas estaduais de folha de pagamento.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Folha de pagamento rodou o ano todo, sem opção

Uma LLC tem US$80.000 de lucro antes de qualquer pagamento à proprietária. Ela roda US$3.000 por mês, US$36.000 no ano, em um aplicativo de folha de pagamento, que entrega os quatro Forms 941 e envia o W-2 dela à SSA. Sem opção, esse dinheiro é retirada, não salário. O Schedule C dela mostra os US$80.000 inteiros, e o Schedule SE calcula o imposto de autônomo sobre o lucro, não sobre os US$36.000 que ela retirou. Os quatro Forms 941 trimestrais precisam de Forms 941-X, e o W-2 precisa de um W-2c. Se o aplicativo reteve imposto de renda e ela descobre o erro depois do fim do ano, o Form 941-X não pode alterar essa retenção; então, como ela chega à declaração é pergunta para um profissional antes de entregar.

A mesma proprietária com uma opção em vigor em 1º de janeiro

Em fevereiro, ela entrega o Form 2553 com data de vigência de 1º de janeiro do mesmo ano, e o IRS aceita. A folha de pagamento que ela rodou desde 1º de janeiro é a de uma empregada de uma corporação S. Se ela também rodou folha no ano anterior, esse pagamento não é salário, porque nenhuma opção o cobria. Se US$3.000 por mês é um salário razoável para o trabalho dela é outra questão.

Chega um W-2 com imposto retido

Um W-2 de US$36.000 da própria LLC dela mostra US$2.500 de imposto de renda retido. Se nenhuma opção cobre aquele ano, o W-2 está errado: a LLC entrega um W-2c e Forms 941-X, a declaração dela informa o lucro inteiro no Schedule C, e os US$2.500 são ponto para revisão profissional, pelas regras de retenção acima, antes de a declaração ser finalizada.

E no seu caso?

• Já existem um W-2 ou Forms 941 para o proprietário: as declarações de folha de pagamento, a escrituração e a declaração pessoal precisam concordar, e o caminho depende das datas da opção. Comece por corrigir um erro na folha de pagamento. Tirar o pagamento do proprietário de salários na escrituração (como registrar as retiradas do proprietário) é trabalho de escrituração contábil. Confirme o caminho antes de entregar as correções e, quando a LLC também tem empregados de verdade, mantenha as linhas do proprietário separadas das deles.
• Imposto de renda foi retido do pagamento do proprietário em um ano anterior, ou a folha rodou por vários anos: o prazo de correção, a regra de retenção e as declarações pessoais se influenciam. Monte cada ano antes de entregar qualquer coisa; a escrituração desses anos é trabalho de escrituração contábil.
• Você acha que uma opção pelo regime S foi enviada, mas não tem carta de aceitação: veja alívio para opção tardia pelo regime S; as datas de folha que isso afeta são trabalho de escrituração contábil.
• Você recebeu um aviso do IRS sobre as contas de folha de pagamento: veja atraso nos impostos da folha de pagamento, que também trata de quem pode ser responsabilizado pessoalmente pelo imposto da folha não pago.
• O proprietário não é cidadão nem residente dos EUA: a opção pelo regime S pode não estar disponível e a declaração é diferente; veja declaração de LLC de um único membro de propriedade estrangeira.
• A LLC tem dois ou mais proprietários: veja como pagar a si mesmo em uma LLC.
• A LLC optou pelo tratamento de corporação ou de corporação S: veja como as LLCs são tributadas e salário do proprietário de corporação S.
• A LLC é uma corporação S e nunca rodou a folha de pagamento para você: veja folha de corporação S que nunca foi rodada.