Mudar do regime de caixa para o de competência: quando e como

Quando temos que mudar do regime de caixa para o de competência na declaração?

Nos EUA, uma corporação C, ou uma sociedade de pessoas com um sócio que é corporação C, deve deixar o regime de caixa em todo ano fiscal em que a média anual da receita bruta dos 3 anos fiscais anteriores passar de $32.000.000 (seção 448; Rev. Proc. 2025-32). Uma corporação S (regime em que o lucro é tributado nos sócios) ou uma sociedade de pessoas sem sócio corporação não é obrigada a sair do regime de caixa só pelo tamanho. Mas, se tiver estoque, deve usar o regime de competência para compras e vendas depois de passar do limite. Abaixo do limite, o pedido dos investidores por demonstrações no regime de competência é motivo para mudar a escrituração, não a declaração.

O que torna o caso menos simples: uma controladora ou fundo que possui mais da metade da empresa, estoque, contratos de longo prazo, um ano já declarado no método errado ou uma auditoria do IRS em andamento. Reúna a receita bruta dos últimos 3 anos fiscais de cada empresa do grupo, o organograma societário e as listas de faturas de clientes em aberto, contas a pagar em aberto e estoque no primeiro dia do ano.

Os investidores querem demonstrações no regime de competência: a escrituração pode seguir a competência enquanto a declaração fica no regime de caixa?

Sim. Nos EUA, uma empresa abaixo do limite pode manter a escrituração mensal no regime de competência para o conselho e entregar a declaração no regime de caixa. Os registros fiscais devem então incluir “uma conciliação de quaisquer diferenças entre essa escrituração e a declaração” (Reg. 1.446-1(a)(4)), que vai para o Schedule M-1 do Form 1120 (o anexo que concilia o lucro contábil com a renda tributável).

• Armadilha: uma corporação C com ativo total de $10.000.000 ou mais no fim do exercício entrega o Schedule M-3 em vez do Schedule M-1; abaixo de um patamar de ativo mais alto, pode preencher só a Parte I e usar o Schedule M-1 para o restante (instruções do Form 1120). Uma startup que acabou de captar uma rodada grande e tem o dinheiro no banco muitas vezes passa desse patamar muito antes de passar do limite de receita.
• Mudar mesmo assim, por escolha: uma empresa abaixo do limite pode passar a declaração para o regime de competência por opção (Form 3115, mudança número 122, o número que identifica a mudança no formulário). A escolha é difícil de desfazer: nenhuma mudança automática do método geral é permitida dentro de cinco anos da última (Rev. Proc. 2015-13, sec. 5.01(1)(e)), e voltar ao regime de caixa antecipa qualquer parte do ajuste anterior ainda não reconhecida (Rev. Proc. 2025-23, sec. 15.17(7)(a)). Uma empresa obrigada a adotar o regime de competência no ano obrigatório não precisa esperar os cinco anos se a receita depois voltar a ficar abaixo do limite (sec. 15.17(6)).

Uma corporação C, uma corporação S ou uma sociedade de pessoas pode usar o regime de caixa?

Nos EUA, a resposta depende do tipo de entidade, do teste de receita bruta e do estoque.

Nos EUA, uma sociedade de pessoas, LLC ou corporação S é um sindicato (syndicate) no ano em que mais de 35% dos prejuízos vão para sócios comanditários ou proprietários que não administram ativamente o negócio. “Prejuízos” significa prejuízo líquido no ano; por isso, um ano com lucro não aciona a regra (Reg. 1.448-2(b)). Corporações C ficam fora desse teste.

Como calcular o teste de receita bruta?

Some a receita bruta dos 3 anos fiscais anteriores ao ano testado e divida por 3. Uma empresa com menos tempo de existência usa os anos que tem (seção 448(c)(3)).

• Anualize um ano fiscal reduzido: multiplique por 12 e divida pelo número de meses do período.
• Reduza a receita pelas devoluções e abatimentos e inclua a receita de qualquer antecessora.
• Conte a receita pelo método usado em cada ano.
• Inclua juros, dividendos, aluguéis, royalties e outros rendimentos de investimento (Reg. 1.448-1T(f)(2)(iv)); assim, os juros ganhos sobre o dinheiro de uma rodada grande contam. O dinheiro que os investidores pagam pelas ações não é nenhum desses itens, então geralmente fica de fora.
• Deixe de fora o recebimento de empréstimos concedidos e o imposto sobre vendas que a empresa apenas cobra e recolhe para um estado.

A receita da controladora conta?

Geralmente sim. A seção 448(c)(2) trata como uma única empresa todos os que são tratados como um único empregador pela seção 52(a) ou (b), que usa as regras de grupo controlado. Uma controladora que possui mais de 50% da empresa traz a própria receita e a das outras subsidiárias, e um fundo ou sociedade de pessoas que controla a empresa também conta. Empresas de propriedade direta das mesmas poucas pessoas, como as duas corporações de uma família, só são somadas por um teste de propriedade separado e mais rigoroso (perguntas frequentes do IRS sobre agregação, Q-3, que não são vinculantes). A regra que exclui corporações estrangeiras de um grupo controlado está numa parte da seção 1563 que a seção 52(a) não incorpora; por isso, uma controladora estrangeira e empresas-irmãs estrangeiras geralmente contam. Nenhuma orientação do IRS diz isso diretamente; a conclusão decorre do texto das seções 52(a) e 1563. As vendas entre membros do grupo são excluídas (Reg. 1.448-1T(f)(2)(ii)).

Por isso, uma nova subsidiária americana de um grande grupo pode ficar impedida de usar o regime de caixa desde a primeira declaração. Escolher o método na primeira declaração não exige Form 3115; veja sua primeira declaração de empresa.

O que mais muda no ano em que passamos do limite?

Nos EUA, várias isenções para pequenas empresas usam o mesmo teste e, por isso, terminam no mesmo ano: o primeiro ano fiscal em que a média dos 3 anos anteriores passa do limite.

A mudança do regime de caixa para o de competência é automática? Como entregar o Form 3115?

Sim. Nos EUA, a mudança do regime de caixa para o de competência é uma mudança automática pela Rev. Proc. 2025-23, sec. 15.01: mudança número 257 no primeiro ano em que a seção 448 proíbe o regime de caixa (o “ano obrigatório”), e 122 nos demais casos. Uma mudança imposta pela seção 448 é tratada como feita com o consentimento do IRS, e, no ano obrigatório, a regra dos cinco anos é dispensada (sec. 15.01(5)).

1. Anexe o Form 3115 original, com o Schedule A, à declaração do ano da mudança entregue no prazo, prorrogações incluídas (instruções do Form 3115).
2. Envie uma cópia assinada ao IRS em Ogden (M/S 6111), ou por fax, não antes do primeiro dia do ano da mudança e não depois do dia em que a declaração é entregue. O IRS não envia confirmação de recebimento.
3. Liste todas as mudanças simultâneas no mesmo Form 3115, como estoque, seção 263A e o método de diferimento para pagamentos antecipados (sec. 15.01(3)(d) e 22.20(4)). A mudança não é permitida se a empresa deixar de adotar um método especial que é obrigada a usar.

Uma empresa que descobre, ao fechar o ano, que passou do limite ainda pode fazer a mudança para aquele ano, desde que o Form 3115 acompanhe a declaração daquele ano entregue no prazo.

Podemos mudar do regime de caixa para o de competência no meio do ano?

Não, não para fins fiscais. Nos EUA, o ano da mudança é um ano fiscal inteiro (Rev. Proc. 2015-13, sec. 3.19); por isso, a escrituração é convertida desde o primeiro dia daquele ano. Mudar uma configuração de relatório no software contábil muda o que os relatórios mostram, não o método fiscal.

Como se calcula o ajuste da seção 481(a) e em quantos anos ele é reconhecido?

O ajuste existe “para evitar que valores de receita ou despesa sejam duplicados ou omitidos” (instruções do Form 1120). Calcule o ajuste na data do primeiro dia do ano da mudança.

• Comece pelas faturas de clientes em aberto, subtraia as contas a pagar dedutíveis em aberto e as despesas provisionadas, e some ou subtraia o estoque e outros itens.
• Deixe de fora os valores a receber que já eram incobráveis no fim do ano anterior (Rev. Proc. 2025-23, sec. 15.01(3)(a)).

Uma corporação informa um ajuste positivo na linha 10 do Form 1120 e um negativo na linha 26; uma sociedade de pessoas usa a linha 7 ou a linha 21 do Form 1065 (instruções do Form 1065). Encerrar o negócio antecipa o restante (Rev. Proc. 2015-13, sec. 7.03(4)(a)). Um ajuste positivo de uma mudança pedida durante uma auditoria geralmente é reconhecido em 2 anos, em vez de 4 (sec. 7.03(3)(b)).

Como mudar a escrituração sem contar a receita duas vezes?

Registre os saldos de abertura no primeiro dia do ano e depois lance os recebimentos e pagamentos seguintes contra esses saldos, e não como receita ou despesa.

• Contas a receber, contas a pagar, salários provisionados e energia de colocation provisionada na abertura.
• Pagamentos antecipados de clientes ainda não ganhos como receita diferida; contratos anuais de software pagos adiantado como despesas antecipadas no ativo.
• Estoque disponível e valores devidos a fabricantes terceirizados.
• A contrapartida vai para os lucros acumulados de abertura.

Os recebimentos e pagamentos das primeiras semanas do ano então zeram esses saldos. O ajuste fiscal parte dos mesmos saldos, mas pode ser diferente item a item:

• se os pagamentos antecipados de clientes podem ser diferidos: veja pagamentos antecipados e depósitos de clientes;
• quando uma despesa é considerada incorrida para fins fiscais, e a exceção para itens recorrentes pode ser adotada junto com a mudança (sec. 15.01(1)(a)(i));
• valores devidos a uma parte relacionada estrangeira, que geralmente só são dedutíveis quando pagos (Reg. 1.267(a)-3); veja empresa estrangeira entrando nos EUA.

A política de receita para demonstrações auditadas ou revisadas cabe ao auditor. Quem faz a escrituração e como ela é conciliada está em fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil.

Deveríamos ter mudado no ano passado: e agora?

Entregue o Form 3115 (mudança número 122) com a declaração do ano atual. A sec. 15.01 também abrange um ano que não seja o ano obrigatório, e um Form 3115 entregue no prazo geralmente significa que o IRS não exigirá a mudança para anos anteriores (Rev. Proc. 2015-13, sec. 8.01). Essa proteção geralmente se perde se a empresa estiver em auditoria quando entregar o formulário (sec. 8.02(1)); por isso, o momento importa. A empresa não retifica declarações antigas para fazer a mudança.

Como é no Canadá?

Por que isso importa para empresas de infraestrutura de IA

Na escrituração pelo regime de competência, a capacidade de GPU paga antecipadamente aparece como receita diferida, e os valores que uma startup de chips de IA deve ao fabricante terceirizado aparecem como contas a pagar. Um fornecedor de equipamento de manobra elétrica, energia ou refrigeração líquida que cresce com pedidos de data centers de IA pode passar do limite em um único ano, antes de mudar seus sistemas e sua equipe. Mais sobre este setor: serviços fiscais para data centers.

Exemplo

Todos os valores são ilustrativos, em dólares americanos.

Uma startup de nuvem com GPUs abaixo do limite

Uma corporação C de Delaware constituída em janeiro de 2024 opera uma nuvem com GPUs. Ela fecha uma Série A de US$20.000.000 em março de 2026, e o conselho quer demonstrações mensais no regime de competência. A receita foi de US$2.000.000 em 2024 e US$8.000.000 em 2025: média de US$5.000.000 nos dois anos, muito abaixo do limite.

• 2026: a escrituração passa para o regime de competência a partir de 1º de janeiro; o Form 1120 de 2026 continua no regime de caixa. No fim do ano, a empresa tem US$1.500.000 em faturas de clientes em aberto e deve US$600.000 ao provedor de colocation em Dallas e a fornecedores de rede; nada disso estava em aberto em 1º de janeiro. O lucro contábil fica US$900.000 acima da declaração pelo regime de caixa.
• Conciliação: o ativo total no fim do ano passa de US$10.000.000; por isso, a empresa entrega o Schedule M-3, pelo menos a Parte I. Suponha que ela tenha prejuízo fiscal em qualquer dos métodos; então o método muda o prejuízo levado para anos seguintes, não o imposto de 2026.
• 2027, se continuar abaixo do limite e optar pela mudança (mudança número 122): os mesmos saldos em 1º de janeiro de 2027 geram um ajuste positivo de US$900.000, reconhecido à razão de US$225.000 por ano de 2027 a 2030. Os US$1.500.000 recebidos em janeiro de 2027 zeram as contas a receber e não são tributados de novo.

Um fornecedor de refrigeração e equipamento de manobra elétrica acima do limite

Uma corporação C de Ohio, com exercício fiscal igual ao ano-calendário, fornece refrigeração líquida e equipamento de manobra elétrica. A receita foi de US$18.000.000 em 2023, US$30.000.000 em 2024 e US$54.000.000 em 2025: média de US$34.000.000, acima do limite de US$32.000.000. A receita de 2022 foi de US$12.000.000; assim, a média de 2022-2024, de US$20.000.000, ficou abaixo do limite de 2025, e 2026 é o ano obrigatório. A empresa descobre isso ao fechar 2026.

• Conversão: a empresa converte a escrituração de 2026 desde 1º de janeiro de 2026 e anexa o Form 3115 (mudança número 257) ao Form 1120 de 2026, com vencimento em 15 de abril de 2027, ou 15 de outubro com prorrogação. A cópia assinada vai para Ogden, ou por fax, até a data de entrega.
• Ajuste: contas a receber de abertura de US$9.000.000, menos US$4.000.000 de contas a pagar e salários provisionados, geram um ajuste positivo de US$5.000.000: US$1.250.000 por ano de 2026 a 2029. As mudanças de estoque e da seção 263A vão no mesmo Form 3115, com ajustes próprios, não incluídos aqui.
• Mesmo ano: terminam as isenções de estoque e da seção 263A, e começa o limite de dedução de juros. Novos contratos de instalação assinados em 2026 perdem a isenção para pequenos empreiteiros.

A nova subsidiária americana de um grupo estrangeiro

Um fabricante taiwanês de equipamentos de energia, com vendas de US$400.000.000, constitui uma subsidiária integral no Texas em 2026. As vendas da controladora contam no teste da subsidiária, e as vendas entre elas são excluídas. Só as vendas externas da controladora já passam do limite; assim, pela leitura da seção 52 acima, a subsidiária geralmente não pode usar o regime de caixa na primeira declaração: ela adota o regime de competência ali, sem Form 3115. Os juros do empréstimo da controladora ficam sujeitos ao limite de dedução de juros desde o primeiro ano.

E no seu caso?

• Escrituração com meses de atraso: atualizar a contabilidade atrasada.
• Tarifas aduaneiras no custo do estoque: tarifas aduaneiras sobre equipamentos importados.
• Corporação S que encerra a opção para receber venture capital ou capital estrangeiro: mudar de corporação S para corporação C.
• Declarações não entregues encontradas na due diligence: regularização fiscal antes da due diligence dos investidores.
• Como o prejuízo de uma corporação C é levado para anos seguintes: como as corporações C são tributadas.
• Startup canadense passando para baixo de uma controladora em Delaware: reorganizar uma startup canadense sob uma controladora em Delaware.
• Precisa de escrituração mensal no regime de competência, da conversão e do Form 3115 com sua declaração: escrituração contábil.