Equipamento sob encomenda e retenção: quando a renda é tributada

Um pedido de equipamento sob encomenda é um contrato de longo prazo?

Um pedido de equipamento sob encomenda é um contrato de longo prazo nos EUA quando não é concluído no ano fiscal da assinatura e o equipamento é exclusivo para o cliente ou normalmente leva mais de 12 meses-calendário para fabricar (26 U.S.C. 460(f); Reg. 1.460-2). Os demais pedidos são declarados pelo seu método normal; os depósitos sobre eles são tratados no guia de pagamentos antecipados de clientes.

• Não concluído no ano da contratação é julgado pelo que acontece até o fim do exercício, não pela data em que você espera concluir (Reg. 1.460-1(c)(1)).
• Exclusivo significa projetado para as necessidades de um cliente, julgado pela primeira unidade. Um item não é exclusivo se normalmente leva 90 dias ou menos para fabricar, se os custos de personalização são 10% ou menos dos seus custos, ou se você normalmente mantém itens semelhantes em estoque de produtos acabados.
• Mais de 12 meses-calendário significa o tempo normal de fabricação, não a fila de pedidos. A contagem começa quando pelo menos 5% dos custos do item foram incorridos e para quando o item fica pronto. Um transformador de catálogo com fila de 18 meses e 8 semanas de fabricação não passa no teste.
• O nome não importa. Uma “venda de mercadorias” continua sendo um contrato de fabricação se o item ainda não está fabricado na assinatura (Reg. 1.460-1(b)(2)).

A classificação de contrato de longo prazo é feita contrato por contrato, e um único item exclusivo leva o contrato inteiro para a seção 460, inclusive as unidades de catálogo (Reg. 1.460-1(f)(1)). Um contrato no método do percentual de conclusão não pode ser dividido depois sem autorização do IRS, a receita federal dos EUA, e preços separados, por si sós, não fazem de um trabalho um contrato separado: as regras de separação e agregação decidem, e o IRS também pode aplicá-las (Reg. 1.460-1(e)). Para aplicar o teste, reúna cada contrato assinado e cada aditivo, a estimativa de custo total no fim do exercício e os custos, faturamentos e retenções acumulados por obra.

Instalar o equipamento no data center é um contrato de construção?

Pode ser. Um contrato de construção inclui instalar um “componente integral” de um imóvel: um bem fabricado fora do local mas feito para ficar fixado de forma permanente, como sistemas centrais de aquecimento e refrigeração (Reg. 1.460-3(a)). Fabricar o equipamento na sua fábrica é fabricação. Obra de construção é contrato de longo prazo sempre que não é concluída no ano fiscal da assinatura: os testes de exclusividade e de 12 meses se aplicam apenas à fabricação (26 U.S.C. 460(f)).

• Fabricar e instalar (contrato híbrido) em geral são dois contratos. Você pode optar por tratar tudo como construção apenas se pelo menos 95% dos custos estimados forem de construção, ou tratar tudo como fabricação. Cada opção é feita contrato por contrato, usando aquele método na declaração original do ano (Reg. 1.460-1(f)(2)).
• Instalação por terceiros. Se os eletricistas do empreiteiro geral instalam seus equipamentos de manobra elétrica, sua obrigação de supervisionar ou fazer o comissionamento vai para o seu método normal, fora do contrato de longo prazo.
• Garantia e manutenção nunca fazem parte do contrato de longo prazo (Reg. 1.460-1(d)(2)).
• Salas de dados modulares se tornam ou não parte do imóvel conforme a forma de fixação e o tempo que devem permanecer (Reg. 1.263A-8(c)(3)).

Como funciona o método do percentual de conclusão para fins fiscais?

No método do percentual de conclusão, a renda do ano é igual aos custos acumulados divididos pelos custos totais estimados, vezes o preço total do contrato, menos a renda já declarada (Reg. 1.460-4(b)). Esse método de custo sobre custo é o que a seção 460 exige.

• Preço total do contrato é o que você razoavelmente espera receber, inclusive a retenção contratual e os aditivos aprovados. Bônus e valores em disputa contam quando forem razoavelmente previsíveis, e no máximo quando suas demonstrações financeiras os registrarem.
• Custos contam quando incorridos. Materiais contam quando destinados ao contrato por pedido de compra, registro contábil ou instruções de envio (Reg. 1.460-5(b)(2)), e pagar um fornecedor conta mesmo antes da entrega (Reg. 1.461-4(d)(2)(ii)). Comprar transformadores ou chillers antecipadamente aumenta a renda deste ano.
• Método dos 10 por cento: uma opção para não declarar nada sobre um contrato até que 10% dos custos estimados sejam incorridos, feita usando-o na declaração original do ano. Ela abrange todo contrato de longo prazo celebrado daquele ano em diante (Reg. 1.460-4(b)(6)).
• Custo sobre custo simplificado: uma opção para medir a conclusão apenas com materiais diretos, mão de obra direta e depreciação (Reg. 1.460-5(c)).
• Depreciação especial sobre equipamentos com período de recuperação de 7 anos ou menos não infla o percentual de conclusão, agora de forma permanente (Public Law 119-21, seção 70301).

A retenção contratual é tributável antes de o cliente liberá-la?

Sim, no método do percentual de conclusão. A retenção contratual (retainage, retention ou holdback) faz parte do preço total do contrato, por isso é tributada conforme você incorre em custos, mesmo enquanto o cliente a retém até o aceite (Reg. 1.460-4(b)(4)(i)).

A última linha segue a Rev. Rul. 69-314 (Rev. Proc. 2025-23, seção 16.06). Ela abrange contratos de construção isentos mantidos no regime de competência geral e trabalhos que não são contratos de longo prazo, e a retenção contratual que você retém de subempreiteiros recebe o mesmo tratamento. Passar para esse tratamento é uma mudança automática pelo Form 3115, pedido de mudança de método contábil, com um ajuste da seção 481(a) para recuperar a diferença, exceto para contratos de construção isentos, que mudam apenas para contratos novos.

Uma armadilha: uma empresa com demonstrações financeiras auditadas ou outras demonstrações aplicáveis, no regime de competência simples, pode ter de declarar a retenção contratual quando as demonstrações a registram, na medida em que poderia cobrá-la se o cliente encerrasse o contrato naquele dia (Reg. 1.451-3(b)(2)). Essa regra não alcança os métodos da seção 460.

Depósitos, faturamentos de etapas e faturamento acima dos custos são tributados quando recebidos?

Não em um contrato de longo prazo no método do percentual de conclusão: o dinheiro recebido não determina a renda. Um depósito ou faturamentos antecipados acima do valor baseado nos custos (faturamento acima dos custos) ainda não são renda, enquanto o trabalho feito e ainda não faturado (subfaturamento) é. Depósitos sobre equipamentos de catálogo são tratados no guia de pagamentos antecipados de clientes.

Podemos usar o método do contrato concluído?

Apenas em um contrato de construção isento; contratos de fabricação não têm exceção, qualquer que seja o porte da empresa (26 U.S.C. 460(e); Reg. 1.460-3(b)). Um contrato de construção é isento quando:

1. Na assinatura, você estima que ele será concluído em até 2 anos da data de início: o dia em que você ou uma parte relacionada incorre pela primeira vez em custos do contrato, inclusive projeto e engenharia, mas não custos de proposta ou negociação (Reg. 1.460-1(b)(7)).
2. A receita bruta média anual dos 3 anos fiscais anteriores não passa de $32.000.000 para contratos celebrados em anos fiscais iniciados em 2026 (Rev. Proc. 2025-32, seção 4.30). Empresas sob controle comum são somadas (26 U.S.C. 448(c)(2)); nem a seção 448 nem a Rev. Proc. 2025-32 resolvem se uma controladora estrangeira e suas outras subsidiárias estrangeiras contam, então uma subsidiária nos EUA precisa resolver essa questão primeiro.
3. A empresa não é um abrigo fiscal (tax shelter) impedido de usar o regime de caixa. Isso inclui uma sociedade de pessoas, LLC ou corporação S que aloca mais de 35% dos prejuízos de um ano a proprietários que não atuam no negócio (26 U.S.C. 448(a)(3); 26 U.S.C. 1256(e)(3); Reg. 1.460-3(b)(1)(ii)).

Contratos isentos podem usar o método do contrato concluído ou outro método permitido. A Public Law 119-21 também isenta contratos de construção residencial celebrados em anos fiscais iniciados após 4 de julho de 2025; obras de data center não são residenciais. Para o imposto mínimo alternativo de sócios pessoas físicas, contratos não residenciais isentos continuam usando o percentual de conclusão, e a revisão retroativa (look-back) se aplica a essa renda do imposto mínimo alternativo (instruções do Form 6251, linha 2p).

Quando um contrato de longo prazo está concluído para fins fiscais?

Um contrato de longo prazo está concluído no que ocorrer primeiro (Reg. 1.460-1(c)(3)):

• o cliente usar o equipamento para a finalidade prevista, exceto testes, depois que você tiver incorrido em pelo menos 95% dos custos totais; ou
• a conclusão final e o aceite.

Uma disputa ou um bônus de desempenho não adia a conclusão, e você não pode adiá-la para diferir imposto. A renda do contrato ainda não declarada é reconhecida no ano seguinte à conclusão (Reg. 1.460-4(b)(3)).

O que são os juros de revisão retroativa (look-back) e quando se entrega o Form 8697?

Os juros de revisão retroativa corrigem as estimativas de um contrato de longo prazo. No ano da conclusão, você recalcula cada ano anterior com o preço e os custos reais, e então paga ou recebe juros sobre o imposto pago a menos ou a mais, à taxa de juros de restituição do IRS, capitalizada diariamente (26 U.S.C. 460(b)).

• Entrega. Anexe o Form 8697 à declaração quando você deve juros; entregue-o separadamente, até o vencimento da declaração com prorrogações, quando os juros são devidos a você. Entregue de novo em anos seguintes se o preço ou os custos mudarem.
• Tratamento fiscal. Corporações C deduzem os juros de revisão retroativa pagos; corporações S, pessoas físicas e outros contribuintes não podem. Os juros recebidos são tributáveis.
• Exceções. Contratos com preço de no máximo o menor valor entre $1.000.000 e 1% da receita bruta média, concluídos em até 2 anos. Contratos de construção isentos, para o imposto regular. E, por meio de uma declaração de opção com o título “NOTIFICATION OF ELECTION UNDER SECTION 460(b)(6)” anexada à declaração entregue no prazo (com prorrogações) do primeiro ano, contratos em que, para cada ano anterior, a renda acumulada declarada ficou dentro de 10% da renda acumulada da revisão retroativa. Uma vez feita, essa opção abrange todo contrato concluído naquele ano e depois, e não pode ser revogada sem autorização do IRS. Observações nas instruções atuais do Form 8697 sobre contratos celebrados após 4 de julho de 2025 vão além da lei; a Public Law 119-21 limita sua regra de 3 anos a certos contratos residenciais.

Começar a usar ou corrigir o método exige autorização do IRS?

Começar, não: uma empresa cujo primeiro contrato de longo prazo surge neste ano adota o método do percentual de conclusão na declaração desse ano (Reg. 1.460-1(f)(3)). Corrigir, sim.

• Declarar contratos sob encomenda na entrega é um método não permitido. A mudança exige autorização do IRS pelo Form 3115. Uma mudança que você solicita se aplica a contratos celebrados a partir do ano da mudança, sem ajuste da seção 481(a) (Reg. 1.460-4(g)); essa regra não resolve os anos em aberto que o IRS examinar. A Rev. Proc. 2025-23 não prevê mudança automática para esse caso.
• Pequenos empreiteiros que tiram contratos isentos do percentual de conclusão usam a mudança automática da seção 19.01 da Rev. Proc. 2025-23, modificada pela Rev. Proc. 2026-32, com base em data de corte (apenas contratos novos, sem ajuste de recuperação).
• Passar do regime de caixa para o de competência no geral é outra mudança: veja como passar do regime de caixa para o de competência.

O que muda para uma sociedade de pessoas, uma corporação S ou a subsidiária nos EUA de um fabricante estrangeiro?

Em uma sociedade de pessoas ou corporação S, muda quem faz a revisão retroativa; uma subsidiária nos EUA pode descobrir que o trabalho da controladora conta.

• Sociedade de pessoas ou corporação S com muitos sócios: a revisão retroativa é feita no nível da entidade, à alíquota mais alta, para contratos com quase toda a renda de fonte americana.
• Sociedade de pessoas ou corporação S de capital fechado (50% ou mais detidos por 5 pessoas ou menos a qualquer momento): os detalhes passam pelo Schedule K-1 e cada proprietário entrega o Form 8697 (26 U.S.C. 460(b)(4)).
• Subsidiária nos EUA: o tempo de fabricação de componentes pela controladora conta para o teste de 12 meses (Reg. 1.460-2(c)(2)), a menos que mais de 50% da receita da controladora com aquele componente venha de compradores não relacionados. Uma empresa relacionada nos EUA que faz a engenharia ou fabrica subconjuntos para o contrato da subsidiária também deve usar o percentual de conclusão (Reg. 1.460-1(g)).

Por que a renda tributável não bate com a receita das demonstrações financeiras?

A receita nas suas demonstrações financeiras é uma medida contábil; a declaração segue a seção 460, com seus próprios grupos de custos, regras para valores contingentes e a opção dos 10 por cento. A regra de renda das demonstrações financeiras não alcança os métodos da seção 460 (Reg. 1.451-3(a)(13)). A diferença é conciliada no Schedule M-1 ou M-3. A maioria das declarações estaduais parte da renda tributável federal, então a diferença de momento se repete nelas.

Como o Canadá trata o mesmo contrato?

O Canadá não tem uma regra legal para contratos de longo prazo. Os contratos canadenses de um fabricante canadense seguem as regras gerais de renda; uma subsidiária nos EUA segue a coluna dos EUA.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares americanos.

Conjunto de equipamentos de manobra elétrica de US$10.000.000 com 10% de retenção

Uma corporação C do Texas com receita bruta média de US$60.000.000 assina em março de 2026 um contrato de um conjunto sob encomenda para um campus de data center perto de Dallas, aceito em 2027. Custos estimados: US$8.000.000. O porte não importa: contratos de fabricação não têm exceção para pequenas empresas.

• Dinheiro em 2026: um depósito de US$2.000.000 mais US$4.000.000 de faturamentos de etapas, menos US$400.000 de retenção contratual: US$5.600.000 recebidos.
• Renda: US$5.000.000 de custos até 31 de dezembro equivalem a 62,5% de conclusão, então a receita bruta de 2026 é de US$6.250.000 e o lucro de US$1.250.000, não os US$6.000.000 faturados nem os US$5.600.000 recebidos. Os US$400.000 de retenção contratual são tributados em 2026.
• Revisão retroativa: os custos finais chegam a US$8.500.000. O ano de 2026 deveria ter mostrado 58,8% e cerca de US$882.000 de lucro, então US$367.647 foram declarados a mais: cerca de US$77.200 de imposto à alíquota de 21%. Em 2027, o ano da conclusão, a corporação entrega o Form 8697 separadamente para pedir os juros, que são tributáveis.

Skids de refrigeração de US$4.500.000 instalados no local

Uma LLC de Ohio tributada como sociedade de pessoas, com receita bruta média de US$20.000.000, assina em setembro de 2026 um contrato de seis skids sob encomenda de CDU e chillers por US$3.750.000 (custo de US$3.000.000) mais a instalação em 2027 por US$750.000 (custo de US$600.000).

• Dois contratos: a instalação representa 16,7% dos custos, abaixo dos 95% necessários para optar pelo tratamento como construção.
• Skids: US$1.800.000 de custos em 2026 equivalem a 60%, o que gera US$2.250.000 de receita e US$450.000 de lucro em 2026.
• Instalação: isenta (receita abaixo do limite, conclusão prevista em até 2 anos e a LLC não é abrigo fiscal). No método do contrato concluído, o lucro de US$150.000 cai em 2027. Para o imposto mínimo alternativo dos sócios, a instalação continua no percentual de conclusão, com revisão retroativa.
• Proprietários: a LLC é de capital fechado, então cada sócio entrega o Form 8697 com os detalhes do K-1 quando o contrato dos skids é encerrado.

Pedido de US$6.000.000 em módulos de UPS de catálogo

A subsidiária nos EUA de um fabricante de Ontário assina em junho de 2026 um pedido de 40 módulos de UPS (fonte de alimentação ininterrupta) de catálogo, entregues em 2027 após uma fila de pedidos de 18 meses. Cada um leva cerca de 8 semanas para fabricar, contando o trabalho da controladora. Não é exclusivo e leva menos de 12 meses, então não é contrato de longo prazo: a renda segue o método normal da empresa, em geral quando os módulos são enviados ou entregues, e o depósito de US$1.800.000 segue as regras de pagamentos antecipados de clientes. Um único conjunto de equipamentos de manobra elétrica projetado sob encomenda no mesmo pedido colocaria todos os US$6.000.000 no percentual de conclusão.

E no seu caso?

• Contratos sob encomenda declarados até agora na entrega ou no pagamento: a correção exige autorização do IRS e a revisão retroativa pode se aplicar. Veja serviços para data centers.
• Depósitos sobre equipamentos de catálogo ou capacidade paga antecipadamente: pagamentos antecipados e depósitos de clientes.
• Acima do limite de pequena empresa, ou saindo do regime de caixa: como passar do regime de caixa para o de competência.
• Instaladores que compram materiais: imposto sobre vendas de equipamentos de refrigeração e energia instalados.
• Impostos estaduais: deduções do imposto de franquia do Texas, impostos sobre a receita bruta em outros estados, imposto de renda empresarial em outros estados e imposto de renda municipal de Ohio para equipes.
• Pesquisa ou protótipos fora de um contrato com cliente: como deduzir pesquisa e protótipos de hardware. Componentes importados: tarifas e tarifas aduaneiras.
• Fabricante estrangeiro que assina ou instala nos EUA sem uma empresa americana: uma corporação canadense entrega declaração nos EUA?
• Subsidiária nos EUA de um fabricante estrangeiro: Form 5472 e preços entre empresas.
• Alíquota da corporação, prejuízos e imposto estimado: como as corporações C são tributadas.