Demonstrações financeiras para empréstimo bancário: o que pedem

Quais demonstrações financeiras o banco pede num empréstimo empresarial?

Quando um banco pede demonstrações financeiras, ele quer uma demonstração do resultado e um balanço patrimonial, e pode acrescentar uma demonstração do fluxo de caixa, declarações de imposto e projeções. O credor decide a lista, quantos anos quer ver e se um CPA precisa preparar as demonstrações. Num empréstimo 7(a) garantido pela SBA, a SBA diz que você faz o pedido por meio de um credor, que define os documentos de que você precisa conforme a sua situação (SBA: empréstimos 7(a)). Um empréstimo sem garantia da SBA não tem uma lista da SBA por trás, então peça ao banco a lista dele por escrito.

O IRS cita as duas primeiras como as demonstrações que ajudam no trato com um banco ou com credores (Publication 583).

O banco também pode perguntar sobre os proprietários, como as declarações pessoais ou uma demonstração financeira pessoal; sobre essa demonstração, veja Demonstrações financeiras para um empréstimo da SBA.

O caso deixa de ser simples quando a escrituração está meses atrasada, quando dinheiro do negócio e pessoal dividem uma conta, quando as demonstrações diferem da declaração entregue ou quando o banco já marcou uma data. Os dois primeiros casos em geral exigem terminar ou corrigir a escrituração antes de montar as demonstrações; uma diferença em relação à declaração pode ser legítima e precisar de uma ponte por escrito (veja abaixo). Se a data do banco estiver perto, procure ajuda de escrituração contábil.

Reúna:

• As duas ou três últimas declarações do negócio já entregues; o credor define o número real.
• Uma demonstração do resultado e um balanço patrimonial do ano até hoje, até o último fim de mês.
• Extratos bancários, de cartão de crédito e de empréstimos de cada mês que essas demonstrações cobrem.
• Uma lista de todas as dívidas do negócio: credor, saldo, parcela e data final.
• Uma lista das faturas de clientes não pagas e das contas a pagar em aberto.

Quantos anos de demonstração do resultado um credor quer ver?

Conte com as duas ou três últimas declarações do negócio entregues, mais as demonstrações do ano em andamento. O credor define o número real de anos, e nenhuma das fontes citadas aqui fixa um para um empréstimo sem garantia da SBA. A orientação da SBA para um plano de negócios tradicional, que credores e investidores costumam pedir, diz que um negócio já estabelecido deve incluir demonstrações do resultado, balanços patrimoniais e demonstrações do fluxo de caixa dos últimos três a cinco anos (SBA: plano de negócios). Isso é uma orientação para um plano, não uma regra de empréstimo.

Para um empréstimo garantido pela SBA, veja Demonstrações financeiras para um empréstimo da SBA.

Guarde cópias de todas as declarações entregues. Uma transcrição da declaração que o credor pede com o Form 4506-C cobre as declarações que o IRS processou no ano em curso e nos três anos de processamento anteriores (instruções do Form 4506-C). Para declarações mais antigas, use as suas próprias cópias, peça ao seu preparador ou solicite uma cópia no Form 4506: a taxa é de $30 por declaração e o processamento pode levar até 75 dias corridos.

Um negócio mais novo tem menos anos para mostrar. Ele apresenta os períodos em que operou, fechados mês a mês, e se apoia em projeções para o resto. Um negócio que mudou de formulário fiscal, como uma LLC que optou pelo tratamento de corporação (IRS: LLCs), tem declarações em formulários diferentes: entregue ao credor cada uma delas e a data da mudança.

O que é uma demonstração do ano em andamento (intermediária), e quando o banco pede uma?

Uma demonstração do ano em andamento, ou intermediária, é uma demonstração do resultado do ano corrente até hoje mais um balanço patrimonial do último fim de mês (a Publication 583 define as duas demonstrações). O banco pode pedi-la quando os números do último ano completo têm meses de idade, porque uma demonstração de fim de ano ou uma declaração entregue não diz nada sobre os meses seguintes. Para um empréstimo garantido pela SBA, veja Demonstrações financeiras para um empréstimo da SBA.

Uma demonstração intermediária precisa vir de uma escrituração fechada: toda conta bancária, de cartão e de empréstimo conciliada até o fim do mês que ela mostra. Pergunte ao credor qual data de fechamento ele aceita antes de fechar a escrituração e feche até essa data.

O banco exige demonstrações financeiras preparadas por um CPA?

O banco decide se um CPA precisa preparar as demonstrações. Nenhuma fonte citada aqui exige demonstrações preparadas por CPA para um empréstimo bancário comum: a página 7(a) da SBA não traz essa exigência e deixa a lista de documentos a cargo do credor (SBA: empréstimos 7(a)). Para alguns tipos de empréstimo da SBA, os procedimentos da própria SBA indicam, sim, um nível de CPA: empréstimos 504, linhas de capital de giro acima de certo tamanho e compras de negócios (SOP 50 10); veja Demonstrações financeiras para um empréstimo da SBA. A orientação financeira da SBA lista um CPA, um responsável contábil e um serviço online como formas de obter ajuda contábil (SBA: como gerenciar suas finanças).

A política do próprio banco ainda pode pedir mais, inclusive demonstrações que um CPA compila, revisa ou audita. Pergunte ao banco por escrito qual nível ele aceita antes de pagar por qualquer um; sobre a diferença, veja demonstrações auditadas para investidores.

Demonstrações feitas a partir da sua própria escrituração bastam apenas se o credor as aceitar, e valem tanto quanto a escrituração que há por baixo. O IRS diz que os livros devem mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos, amparados por documentos de apoio (Publication 583).

Quais declarações de imposto e transcrições do IRS acompanham as demonstrações, e como os números devem bater?

O credor vê a declaração correspondente ao tipo do seu negócio, e suas demonstrações precisam conciliar com ela. Compare o mesmo período e explique cada diferença legítima entre a escrituração e o imposto. Ambas vêm da mesma escrituração.

As declarações de sociedade de pessoas e de corporação trazem um balanço patrimonial conforme os livros, o Schedule L, que segundo as instruções deve concordar com a escrituração (Form 1065, Form 1120-S, Form 1120). Declarantes pequenos podem ficar dispensados do Schedule L conforme as instruções de cada formulário, então uma declaração pode não conter balanço nenhum. Quando contém, o banco pode comparar o seu balanço com o da declaração.

O IRS só fornece registros fiscais a um credor com o seu consentimento. Você pode autorizar um credor a pedir uma transcrição pela sua conta no IRS ou, por meio do credor, com o Form 4506-C (IRS: IVES). Sobre como o pedido funciona, veja como comprovar a renda para um credor.

Uma demonstração do resultado cuja receita difere da declaração ou dos depósitos bancários pode gerar perguntas do credor. Algumas diferenças são legítimas, como uma depreciação calculada de outro jeito para fins fiscais ou uma receita que cai em outro período. A resposta é uma ponte curta, por escrito, do lucro contábil até o valor da declaração, com comprovação de cada etapa, e não uma demonstração alterada. Sobre os quadros que conciliam a escrituração com uma declaração, veja escrituração por competência e declaração pelo regime de caixa.

As demonstrações devem usar o regime de caixa ou o de competência?

Use o regime que o credor indicar. Se ele não indicar nenhum, o regime que sua declaração usa é o ponto de partida habitual. No regime de caixa, a renda conta quando é recebida e as despesas quando são pagas; no regime de competência, quando são ganhas e incorridas (Publication 583). Um balanço pelo regime de caixa em geral não mostra contas a receber nem a pagar, então um negócio que vende a prazo pode ser chamado a apresentar números pelo regime de competência.

A renda tributável é apurada pelo método usado de forma regular na escrituração (seção 446(a)), e o IRS diz que o método da renda tributável e o método da escrituração devem ser o mesmo (Publication 583). O regulamento também inclui, entre os registros a guardar, “uma conciliação de quaisquer diferenças entre esses livros e a declaração” (26 CFR 1.446-1(a)(4)), e as instruções do Schedule M-3 descrevem uma corporação com demonstrações financeiras por competência e declaração pelo regime de caixa (instruções do Schedule M-3). Portanto, demonstrações para o credor num regime diferente do da declaração precisam de uma conciliação por escrito com ela. Se a própria declaração pode continuar no regime de caixa é outra questão; veja escrituração por competência e declaração pelo regime de caixa.

Mudar o método na declaração em geral exige o consentimento do IRS, pedido no Form 3115 (seção 446(e), Publication 538); veja como passar do regime de caixa para o de competência. Nem todo negócio pode usar o regime de caixa. Uma corporação C, ou uma sociedade de pessoas com um sócio que seja corporação C, em geral só pode usá-lo enquanto sua receita bruta anual média dos três anos anteriores for de $32.000.000 ou menos, com exceções como atividades rurais e corporações qualificadas de prestação de serviços pessoais (seção 448). Um negócio com estoque enfrenta limites próprios (Publication 538). Para escolher um método, veja regime de caixa ou de competência numa pequena empresa.

O que são projeções, e quando o credor as quer?

Projeções são versões previstas das demonstrações para períodos futuros. A orientação da SBA para um plano de negócios tradicional pede uma visão de cinco anos: demonstrações do resultado, balanços patrimoniais, demonstrações do fluxo de caixa e orçamentos de investimentos previstos, com o primeiro ano por trimestre ou por mês, explicados e compatíveis com o valor solicitado (SBA: plano de negócios).

Um credor pode pedi-las a um negócio mais novo e com pouco histórico, ou quando o empréstimo financia um crescimento que os resultados passados não mostram. As projeções se apoiam em resultados reais: um histórico conciliado fornece os saldos iniciais e o padrão de receita e de custos em que as premissas se baseiam. Uma linha de crédito atrelada a recebíveis também pode trazer pedidos de relatórios de vencimento de contas a receber e a pagar (as faturas de clientes não pagas e as contas em aberto, listadas por idade), como no piloto de linha de capital de giro da SBA (SBA: empréstimos 7(a)).

O que trava um pedido de empréstimo empresarial?

Três causas comuns de atraso são contas não conciliadas, dinheiro do proprietário misturado com o do negócio e demonstrações com diferenças sem explicação em relação à declaração ou aos depósitos.

E se minha escrituração está atrasada ou nunca gerei um balanço patrimonial?

Uma escrituração atrasada precisa ser concluída antes de as demonstrações serem montadas. O balanço patrimonial não é acrescentado no fim: ele sai de contas conciliadas e de saldos iniciais corretos. Siga esta ordem:

1. Obtenha a lista do credor e a data em que ele precisa das demonstrações.
2. Reúna os extratos de todas as contas bancárias, de cartão e de empréstimo desde o fim do ano da última declaração entregue.
3. Defina os saldos iniciais. Uma sociedade de pessoas ou uma corporação que entregou o Schedule L tem o balanço patrimonial do fim do ano anterior; o Schedule C de um empresário individual não tem, então reconstrua-o a partir dos registros de contas, empréstimos e bens. Veja saldos iniciais quando a escrituração começa tarde.
4. Registre todas as transações e concilie cada conta mês a mês. Veja como reconstruir a escrituração a partir de extratos bancários.
5. Gere a demonstração do resultado e o balanço patrimonial até o fim do mês que o credor aceitar.
6. Compare a receita com os depósitos e com a declaração e escreva a ponte para tudo o que diferir. Só depois envie as demonstrações.

Se a data do credor vier antes de a atualização terminar, pergunte se ele aceita uma data posterior ou procure ajuda de escrituração contábil para concluir os meses primeiro. Para meses de atraso acumulado, veja como atualizar a escrituração atrasada.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Corporação S de paisagismo, empréstimo para equipamento

Uma corporação S pede a um banco um empréstimo de US$150.000 para equipamento. A lista do banco pede dois anos de declarações do negócio mais uma demonstração do resultado e um balanço patrimonial atuais. A corporação entregou o Form 1120-S nos dois anos, mas não tem uma demonstração do resultado nem um balanço atuais para dar ao banco. O responsável contábil concilia as contas bancárias e de cartão até o último fim de mês, define os saldos iniciais a partir do Schedule L do ano passado (ou dos registros de contas e empréstimos, se a declaração não tinha um) e gera as duas demonstrações. O proprietário confere se a receita do ano até hoje está de acordo com os depósitos do negócio e se um empréstimo existente de US$40.000 do caminhão está no balanço patrimonial.

LLC de restaurante, linha de crédito com a escrituração atrasada

Uma LLC de restaurante com US$400.000 em vendas pede uma linha de crédito de US$75.000. A escrituração está seis meses atrasada: seis meses de movimento bancário e de cartão não foram registrados. As demonstrações não podem ser montadas a partir da escrituração como está, porque a receita, as despesas e o saldo de caixa estariam todos errados. O proprietário pergunta a data ao banco, conclui os seis meses de atualização, concilia todas as contas e só então gera as demonstrações do ano em andamento.

Designer autônomo, empréstimo de prazo fixo

Um designer pede um empréstimo de prazo fixo de US$30.000. O banco quer uma demonstração do resultado que bata com o Schedule C e com os depósitos bancários. O Schedule C do ano passado mostra US$62.000 de receita bruta. A demonstração deste ano até junho, mantida no regime de caixa, mostra US$35.000 de receita, mas os depósitos na conta do negócio somam US$31.000, porque clientes pagaram US$4.000 numa conta pessoal. O designer lista esses pagamentos num quadro curto que liga a receita aos depósitos, com a fatura de cada cliente e o depósito na conta pessoal como comprovação, e passa a pedir que os clientes paguem na conta do negócio.

E no seu caso?

• O banco quer as demonstrações até uma data e sua escrituração está atrasada, misturada com gastos pessoais ou diferente da declaração entregue: as demonstrações só podem sair de uma escrituração fechada e conciliada. Veja se você precisa de uma atualização, de uma correção ou apenas de uma conciliação comprovada, e procure ajuda de escrituração contábil dimensionada pela lista e pela data do banco. Se faltam meses, comece por como atualizar a escrituração atrasada.
• Uma declaração do negócio nunca foi entregue: o credor não pode comparar as demonstrações com uma declaração que não existe. Veja como regularizar declarações empresariais não entregues e ajuda de escrituração contábil para a escrituração que fica por baixo.
• Uma pessoa estrangeira é dona da LLC ou da corporação: as declarações que o credor vê podem diferir da tabela acima. Veja escrituração contábil de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira e procure ajuda de escrituração contábil para que as demonstrações batam com essas declarações.
• O empréstimo é da SBA: os formulários, a demonstração financeira pessoal e o cronograma de dívidas estão em Demonstrações financeiras para um empréstimo da SBA.
• O credor ou um investidor quer uma revisão ou uma auditoria: veja demonstrações auditadas para investidores.
• Você é autônomo e o credor quer comprovação de renda pessoal: veja como comprovar a renda para um credor; para um financiamento imobiliário e os ajustes do Schedule C, veja renda do Schedule C para um financiamento imobiliário.
• As demonstrações são de imóveis alugados: veja demonstração do resultado de imóveis alugados para um credor.
• O empréstimo foi aprovado: veja como registrar um empréstimo empresarial.