Registros de autônomo e empresário individual: o que guardar

Que registros o IRS espera de uma empresa individual?

Um autônomo deve manter livros ou registros suficientes para mostrar a receita bruta, as deduções e os créditos, e a lei geralmente não define um formato obrigatório (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1; Publication 583). Um conjunto que funciona tem duas partes: um resumo das operações (diários e livros-razão, ou software de contabilidade) e os documentos por trás de cada lançamento.

Guarde uma fatura ou um registro de depósito para cada pagamento que receber, chegue ou não um Form 1099; a Publication 583 pede documentos que mostrem os valores e as origens da sua receita bruta.

O caso não é simples quando dinheiro pessoal e da empresa dividem uma conta, quando um ano ou mais de recibos está sem separar, quando um preparador cobra a mais para separar uma caixa de sapatos de papéis ou quando o IRS pediu registros. Veja “E no seu caso?” no final.

Reúna primeiro: extratos de todas as contas e cartões que a empresa usou, relatórios de plataformas de pagamento, todos os Forms 1099 recebidos, faturas emitidas, os recibos e as contas que você tem, anotações de quilometragem ou de viagens e a declaração do ano passado.

Qual é o sistema de registros mais simples para um empresário individual?

Pague os custos da empresa com uma única conta da empresa, guarde os recibos de cada mês em uma pasta e concilie o extrato uma vez por mês. Isso segue a Publication 583, que aconselha uma nova empresa a abrir uma conta corrente empresarial separada dos fundos pessoais, a registrar as despesas quando ocorrem e a conciliar a conta todo mês. Ela chama a escrituração por partida simples (rendimentos e despesas acompanhados em resumos diários e mensais) de a mais simples de manter e um começo prático para uma pequena empresa, embora não seja adequada a todos (Publication 583). Quem tem mais de um negócio deve manter um conjunto completo e separado de registros para cada um.

Para abrir a conta, veja conta bancária da empresa para um empresário individual. Para escolher o software, veja aplicativo de escrituração contábil para o Schedule C.

Posso confiar só na importação do banco ou ainda preciso de recibos?

Confiar só nas transações do banco deixa lacunas. A importação mostra que o dinheiro se moveu, e a Publication 583 diz que a prova de pagamento, por si só, não comprova uma dedução. Ela manda guardar documentos, como comprovantes de venda no cartão de crédito e faturas, para mostrar que você também teve o custo (Publication 583). O IRS diz que os contribuintes geralmente cumprem o ônus da prova com as informações e, quando necessário, os recibos das despesas (IRS: ônus da prova).

Uma linha da importação traz um fornecedor, uma data e um valor. Ela não mostra o que foi comprado nem se foi para a empresa: uma cobrança no cartão em uma loja de departamentos pode ser material de trabalho ou uma compra pessoal. Para viagens, presentes e uso de carro, os itens abaixo também devem ser registrados.

Por isso, associe cada linha da importação ao seu comprovante: registros de vendas ou faturas para os depósitos, recibos ou faturas para as compras, e registros de conta ou de empréstimo para transferências e dinheiro emprestado. Acrescente o motivo quando o nome do fornecedor não o explica. “Categorizado” é um rótulo do software; “comprovado” significa que um recibo ou uma anotação o sustenta. Uma importação também não é uma conciliação; veja a importação do banco não é conciliação.

O que guarda a sua contabilidade já é, em si, um registro. O IRS diz que os fiscais pedirão o arquivo de backup do software de contabilidade na maioria dos casos em que o contribuinte mantém os livros nele (IRS: registros de software de contabilidade eletrônico). O que um recibo válido mostra está em exigências do IRS para recibos.

O que devo anotar de cada despesa?

Registre as mesmas poucas informações de toda despesa: quanto, quando, o quê (e onde), quem e por quê. A maioria vem do recibo; o “por quê” geralmente é você quem acrescenta.

Custos em parte pessoais, como a conta de telefone ou de internet, também exigem que se anote a parte empresarial; veja despesas de uso misto e o percentual da empresa.

Registre cada item na hora ou perto dela. A Publication 463 diz que um registro feito na época tem mais valor que uma declaração preparada depois, quando a memória é fraca, e que um registro semanal conta como feito no momento certo. Ela também diz que você não precisa copiar o que o recibo já mostra, desde que seus registros e recibos se complementem de forma ordenada. Para despesas de viagem, presentes e carro, ela diz que geralmente é preciso uma declaração escrita do motivo comercial, mas não quando o motivo é claro pelas circunstâncias (Publication 463).

Quais despesas exigem registros extras: carro, viagens, presentes e refeições?

Viagens a trabalho fora de casa, presentes e uso de carro exigem mais que um recibo. O Código não permite dedução de viagens, presentes ou bens listados, como um carro, a menos que você comprove, por registros adequados ou por provas suficientes que confirmem a sua declaração, o valor, a hora e o local (ou a data e a descrição), o motivo comercial e a relação comercial do beneficiário (26 U.S.C. 274(d)). A Publication 463 acrescenta que valores aproximados ou estimados não podem ser deduzidos (Publication 463).

Fontes: Publication 463 (capítulos 2 e 5), 26 U.S.C. 274 e 26 CFR 1.274-5(j)(2): uma taxa por quilômetro substitui o registro do custo real, nunca o registro dos quilômetros, do horário e do motivo comercial. Para escolher entre os dois, veja taxa padrão por quilômetro ou despesas reais do carro. As refeições durante uma viagem de negócios entram no registro da viagem.

Se você deduzir despesas com carro, a declaração faz perguntas sobre o carro. A Parte IV do Schedule C (usada quando o Form 4562 não é exigido para a empresa) pergunta a data em que o veículo foi colocado em uso para a empresa, os quilômetros rodados a trabalho, no trajeto de casa ao trabalho e em outros usos, e se você tem provas que sustentam a dedução e se elas estão por escrito (Schedule C; instruções). A Publication 463 permite um único lançamento para uma viagem de ida e volta e, em alguns casos, um registro mantido durante parte do ano; as regras completas do registro estão em exigências do registro de quilometragem.

Como lidar com compras em dinheiro e itens pequenos?

Pague com a conta ou o cartão da empresa sempre que puder, porque o extrato registra o pagamento. Quando pagar em dinheiro, peça um recibo. A Publication 583 diz que, se você não conseguir um recibo de um pagamento em dinheiro, deve fazer uma explicação adequada nos seus registros no momento do pagamento. Ela também manda evitar cheques ao portador em dinheiro, anexar um comprovante de caixa pequeno ao recibo dos pequenos pagamentos em dinheiro e, se você tiver de emitir um cheque para sacar dinheiro e pagar uma despesa da empresa, guardar o recibo desse pagamento (Publication 583).

Para despesas de viagem, presentes e carro, não é exigido recibo para uma despesa abaixo de US$75, exceto hospedagem, nem para uma cobrança de transporte quando o recibo não está facilmente disponível. O valor, a data, o local e o motivo ainda vão no seu registro (26 CFR 1.274-5; Publication 463). Esse limite em dólares vem dessas regras; portanto, não o trate como regra geral para toda despesa. Guarde o recibo de um item pequeno quando puder; quando não existir, escreva na hora do pagamento uma linha com a data, o valor, o fornecedor e o motivo.

O dinheiro que você recebe é outra questão: veja registros de vendas em dinheiro.

Posso guardar os recibos como fotos ou digitalizações em vez de papel?

Sim, se o sistema eletrônico atender às exigências do IRS; uma pilha de fotos no celular não basta automaticamente (Publication 583). O que é aceito, e quando o papel pode ser descartado, está em recibos digitalizados no lugar do papel.

O que entrego ao meu responsável contábil todo mês e no fim do ano?

Entregue todo mês o mesmo conjunto pequeno e, no fim do ano, mais alguns itens. O objetivo é que o responsável contábil consiga associar cada linha do extrato a um documento ou a uma anotação sem precisar perguntar a você.

Fontes: Publication 583 e instruções do Schedule C. O Schedule C pergunta se você fez algum pagamento que exija Forms 1099.

Se um prestador de serviços não informa um número de identificação fiscal, você pode ter de reter imposto dos pagamentos declaráveis e pode dever qualquer valor que deveria ter retido (26 U.S.C. 3406; instruções para quem solicita o Form W-9). Veja como obter o número de identificação fiscal de prestadores de serviços. Se você vende mercadorias, envie também os registros de estoque e o que for preciso para avaliar o estoque do fim do ano; veja estoque ou material de consumo para pequenos vendedores.

Por que enviar um lote mensal em vez de 100 fotos no fim do ano?

Uma pilha de fotos sem identificação no fim do ano precisa ser separada, datada e associada às linhas do extrato antes de a escrituração começar, e o motivo de cada despesa passa a depender da memória. Um lote mensal mantém a conferência pequena e as anotações perto da data. Fotografe cada recibo inteiro e plano quando o receber, coloque-o na pasta daquele mês e acrescente o motivo em uma linha naquele momento.

Para saber quem categoriza e quem corre atrás dos recibos, veja o que o seu responsável contábil precisa de você. Para comparar fazer você mesmo com contratar ajuda, veja fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil.

Por quanto tempo guardo tudo?

Em geral até o fim do prazo de prescrição da declaração, que costuma ser 3 anos depois da entrega (uma declaração entregue antes conta como entregue na data de vencimento). Prazos maiores valem em casos listados, como renda omitida da declaração que passa de 25% da renda bruta informada (em uma empresa, contada antes do custo das vendas), declaração não entregue ou fraudulenta, e os registros de bens valem até o fim do prazo do ano em que você se desfaz do bem (IRS: por quanto tempo devo guardar os registros; Publication 583; 26 U.S.C. 6501(e)). Guarde também as cópias das declarações entregues. A tabela completa está em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Quanto me custa depois uma caixa de sapatos de recibos sem separar?

Recibos sem separar podem custar despesas esquecidas e deduções que você não consegue comprovar e, se os registros forem inadequados, uma multa.

• Despesas esquecidas. A Publication 583 diz que você pode esquecer despesas ao preparar a declaração se não as registrar quando ocorrem (Publication 583).
• Deduções sem comprovação. O ônus da prova é seu: você deve conseguir comprovar certos elementos de uma despesa para deduzi-la (IRS: ônus da prova).
• Multa. O regulamento diz que negligência inclui deixar de manter livros e registros adequados ou de comprovar corretamente os itens (26 CFR 1.6662-3). A multa por imprecisão é de 20% da parte de um pagamento a menos atribuível à negligência (IRS: multa por imprecisão). Se ela se aplica depende dos fatos, e o IRS pode cancelar ou reduzir algumas multas por boa-fé e causa razoável.
• Trabalho de separação. Quem prepara a declaração precisa separar primeiro. Se um orçamento para a contabilidade ou para uma declaração for mais alto por causa de registros sem separar, pergunte o que a separação inclui.

Para ver o quadro completo, veja multas por não manter registros da empresa. Se os recibos já se perderam, veja recibos perdidos de despesas da empresa.

Exemplo

Todos os valores estão em dólares americanos e são ilustrativos.

Um fotógrafo com uma conta e uma pasta por mês

Um fotógrafo ganha US$60.000 e gasta US$18.000. Todo o dinheiro da empresa passa por uma conta e um cartão empresariais. Todo mês, o fotógrafo concilia o extrato, associa cada cobrança a um recibo e acrescenta o motivo em uma linha, como “cartões de memória, sessão de casamento”. No fim do ano, cada um dos US$18.000 de despesas tem um recibo e uma anotação do motivo por trás, em doze pastas mensais com doze extratos conciliados.

Um prestador de serviços que paga alguns trabalhos com um cartão pessoal

Um prestador de serviços paga alguns custos de trabalhos com um cartão pessoal e outros com a conta da empresa; por isso, cada extrato mistura os dois e toda linha levanta a pergunta “da empresa ou pessoal?”. Abrir uma conta empresarial e pagar todos os custos da empresa por ela, a partir do mês seguinte, faz a conta separar tudo dali em diante. Os meses anteriores continuam misturados e ainda precisam ser separados.

Um vendedor com 200 recibos soltos em dezembro

Um vendedor chega a dezembro com 200 recibos soltos e um ano de importações do banco com 600 transações. As 600 transações precisam de revisão e de uma categoria, com o registro de venda, o recibo de compra ou o registro de transferência correspondente encontrado para cada uma, e os 200 recibos estão fora de ordem. Associá-los de uma só vez depende da memória do ano inteiro. O mesmo trabalho feito todo mês são cerca de 50 transações por vez, com os recibos recentes. Um preparador que precisa separar primeiro os 200 recibos pode cobrar a mais por esse trabalho.

E no seu caso?

• Um ano ou mais de recibos e movimentação bancária está sem separar, o dinheiro pessoal e o da empresa estão misturados, ou um preparador cobra a mais para separar uma caixa de sapatos de papéis: geralmente é preciso separar cada linha e associá-la a um extrato antes que a contabilidade mostre com clareza a renda e as despesas da empresa, e definir uma rotina mensal para que a próxima declaração parta de uma contabilidade organizada. Veja como atualizar a contabilidade atrasada, ou como refazer a contabilidade a partir de extratos bancários se você só tem extratos; veja também como corrigir a mistura de fundos da empresa e pessoais e o que determina o custo da atualização contábil. Para a separação em si, procure a ajuda com escrituração contábil.
• Declarações de anos anteriores nunca foram entregues: veja despesas do Schedule C em anos sem declaração. Os registros de vários anos precisam ser reunidos antes de preparar essas declarações; leve-os à ajuda com escrituração contábil.
• O IRS enviou uma carta ou abriu uma auditoria: veja um aviso do IRS para a sua empresa e uma auditoria do IRS em uma pequena empresa. Responda até a data impressa na carta; os registros que ela pede precisam primeiro ser encontrados e organizados. Leve-os à ajuda com escrituração contábil se não estiverem em ordem.
• Sua empresa é uma corporação (inclusive uma LLC que optou por ser tributada como uma) ou uma LLC com sócios: esta página trata de quem entrega o Schedule C; veja escrituração contábil de corporação S, contabilidade depois da opção por corporação S e contas de capital dos sócios.
• Você recebe de clientes no exterior ou paga custos em outras moedas: veja renda de clientes estrangeiros sem formulário fiscal e despesas pagas em moeda estrangeira.