Declarações atrasadas sem registros: refaça pelos extratos

Como entregar declarações atrasadas da minha pequena empresa sem registros?

O IRS diz para entregar todas as declarações vencidas, mesmo que você não consiga pagar tudo. Por isso, monte os números com registros que outras pessoas guardam. As regras federais dos EUA exigem registros suficientes para comprovar a receita bruta, as deduções e os créditos. Sem contabilidade, os extratos bancários viram a contabilidade: o IRS diz que, para a maioria das pequenas empresas, a conta corrente da empresa é a principal fonte dos lançamentos na contabilidade.

Refazer os registros importa porque uma declaração substituta feita pelo IRS pode não dar crédito às deduções. Despesas comprovadas permitem que a declaração parta do lucro, e não da receita bruta (o total de vendas antes de qualquer custo).

O caso não é simples quando:

• dois ou mais anos estão sem declaração, ou já chegou um aviso do IRS ou uma declaração substituta;
• o dinheiro dos clientes passou por contas pessoais, aplicativos de pagamento ou dinheiro vivo;
• a empresa cobrou imposto sobre vendas, teve folha de pagamento ou tem mais de um proprietário;
• os depósitos, os Forms 1099 e a sua memória sobre a renda não batem.

Se qualquer um desses pontos se aplica a você, peça a um preparador que revise o plano antes de montar o livro-razão, porque a ordem dos anos e o tratamento de cada depósito se refletem em todas as declarações. Quais anos entregar e em que ordem está em como regularizar declarações pessoais atrasadas; uma LLC, uma sociedade de pessoas ou uma corporação começa por declarações empresariais atrasadas.

Reúna primeiro: extratos de todas as contas e de todos os meses, relatórios das processadoras de pagamento, todos os Forms 1099, transcrições do IRS, declarações anteriores e documentos de empréstimos e da entidade.

O que reunir primeiro e onde conseguir cópias?

Comece com todos os extratos de todas as contas que a empresa usou e depois junte os registros de terceiros que confirmam o que os extratos não mostram.

A página de transcrições do IRS define o alcance. As transcrições da declaração cobrem o ano fiscal atual e os três anteriores. As transcrições da conta e as de renda e salários chegam a nove anos anteriores na sua conta online do IRS. Uma transcrição não é uma fotocópia: a cópia de uma declaração antiga vem do Form 4506. A carta de comprovação de não entrega diz que o IRS não tem registro de uma declaração da série Form 1040 processada; ela não diz que você era obrigado a entregar. Está disponível para os três anos fiscais anteriores, e anos mais antigos exigem o Form 4506-T.

Como obter a lista dos 1099s emitidos em meu nome ou no meu EIN?

Peça a transcrição de renda e salários do seu SSN ou ITIN e depois peça aos pagadores e às plataformas o que foi informado com um EIN. A transcrição de renda e salários lista os Forms W-2, 1098, 1099 e 5498 que o IRS recebeu, do ano fiscal atual e dos nove anteriores. Peça na sua conta online do IRS ou no Form 4506-T, linha 8; pedidos online falham acima de cerca de 85 documentos, e o Form 4506-T cobre esses casos. Um representante com o Form 2848 registrado pode receber e consultar as informações da sua conta.

Os formulários entregues com o EIN da empresa são a lacuna. O Form 4506-T manda o empresário individual que entrega o Form 1040 com o Schedule C informar o SSN e reserva o EIN para as declarações de empresas. As páginas do IRS acima não descrevem uma transcrição dos formulários entregues com o EIN da empresa; portanto, trate esses formulários como algo a pedir ao pagador. O número em um Form 1099-K pode ser um EIN, e o Form 4506-T diz para procurar primeiro o pagador e pedir a cópia de um Form 1099.

Quanto confiar na lista:

• Ela pode ser curta. Mostra apenas os formulários entregues ao IRS, que podem não refletir todos os formulários emitidos em seu nome. Muitos pagadores só entregam acima de um limite: um aplicativo de pagamento ou marketplace acima de $20.000 e mais de 200 transações, embora o IRS diga que você ainda pode receber um formulário abaixo disso; uma processadora de cartões em qualquer valor (IRS); e um Form 1099-NEC a partir de $600 até 2025 (IRS, instruções de 2025) e de $2.000 depois disso (IRS).
• Um formulário que falta não é uma renda que falta. Você deve informar toda a renda da empresa, inclusive a que não consta em um Form 1099.
• Ela pode estar errada. Um formulário pode trazer pagamentos pessoais, uma duplicata ou o dinheiro de outra pessoa. Veja a seção sobre conferência mais abaixo.

Como reconstituir receitas e despesas a partir dos extratos bancários?

Trabalhe uma conta, um mês e um ano de cada vez, classifique cada lançamento e comprove que cada mês fecha. Um fiscal do IRS que analisa registros bancários faz algo parecido. O Internal Revenue Manual, o manual interno do IRS para fiscais, descreve uma análise de conta bancária que soma os depósitos, retira as transferências e os valores não tributáveis e trata o que sobra como depósitos tributáveis.

1. Confira se o conjunto está completo. Coloque os extratos de cada conta em ordem de data. Cada saldo inicial deve ser igual ao saldo final anterior; uma diferença costuma indicar um extrato faltando. Transferências de ou para uma conta que você não listou apontam para outra conta a pedir.
2. Comece pelo ano mais antigo sem declaração e leve os saldos finais de cada ano para o seguinte.
3. Classifique cada lançamento. O dinheiro que entra é dinheiro de clientes ou outra coisa (próxima seção). O dinheiro que sai é custo da empresa ou não. A lista de pagamentos não empresariais do manual inclui despesas pessoais de vida, compras de bens de capital, transferências entre contas e pagamentos de dívidas. A compra de bens é controlada à parte porque segue as regras de depreciação; alguns bens ainda podem ser deduzidos por inteiro, mas a regra de segurança de minimis é uma opção feita na declaração original entregue no prazo, então uma declaração entregue anos depois pode não se qualificar, enquanto a opção pela seção 179 pode constar de uma declaração original atrasada. Liste para o preparador cada bem, o custo e quando foi colocado em uso; veja despesas do Schedule C em anos sem declaração. A parcela de um empréstimo da empresa se divide: os juros podem ser despesa da empresa, e a parte que reduz o saldo devedor não é.
4. Some pelas categorias da própria declaração. O Schedule C do empresário individual tem linhas fixas de renda e de despesa; as declarações de sociedade de pessoas e de corporação têm as suas. Conte o pagamento com cartão uma vez só: o extrato do cartão lista as compras, e a linha do banco que paga a fatura do cartão é uma transferência.
5. Comprove cada mês. Concilie o saldo inicial, mais o dinheiro que entrou, menos o dinheiro que saiu, com o saldo final.
6. Corte no fim do ano. No regime de caixa, que muitas pequenas empresas usam, a renda conta quando é recebida ou fica disponível sem restrição, e a despesa conta quando é paga. Um cheque recebido na última semana de dezembro e depositado em janeiro geralmente pertence ao ano anterior. Uma empresa que vende mercadorias pode precisar de regras de estoque e de regime de competência; veja estoque e custo das mercadorias sem registros.

A declaração de uma sociedade de pessoas ou de uma corporação também pode exigir um balanço patrimonial de fim de ano que bata com a contabilidade (instruções do Form 1065, instruções do Form 1120); por isso, o livro-razão de uma entidade também traz as contas e os saldos dos proprietários. Veja como atualizar a contabilidade atrasada para entender como ele se liga à declaração do ano anterior.

Cada ano atrasado usa os formulários e os limites do próprio ano. Confirme o método contábil com o preparador antes de fechar o primeiro ano.

Quais depósitos não são renda e como comprovar?

Pagamentos de clientes são renda. Transferências, valores de empréstimos e parte do dinheiro que apenas passa pela conta não são. O manual diz que a prova dos depósitos, depois de descontados os recebimentos não tributáveis, é evidência de receitas tributáveis. Por isso, cada depósito que não é renda precisa de um rastro em papel.

Se o imposto sobre vendas recai sobre você como vendedor, o valor cobrado faz parte da receita bruta; a lei estadual decide qual caso se aplica, e o imposto que era devido mas nunca foi cobrado está em como regularizar imposto sobre vendas não cobrado. Para o dinheiro que o proprietário coloca e retira, veja como registrar as retiradas do proprietário.

Identifique cada depósito. O manual diz que depósitos não identificados podem parecer renda pelo valor, por valores redondos, pela origem e pelas datas; por isso, um grupo “diversos” é o ponto fraco.

Como conferir a renda que refiz com os Forms 1099-K e 1099-NEC?

A sua receita bruta refeita deve explicar cada formulário, mas não precisa ser igual à soma dos formulários. Os formulários mostram o que os pagadores informaram; os seus extratos mostram o que chegou.

• Form 1099-NEC. Os valores corretamente lançados no campo de remuneração de não empregados (caixa 1, ou caixa 1a no formulário atual) fazem parte da receita bruta. As instruções do Schedule C mandam anexar uma explicação da diferença se os totais da caixa 1 forem maiores que a receita bruta que você informa.
• Sem contar duas vezes. Pagamentos feitos com cartão ou por uma rede de pagamentos são informados no Form 1099-K, e não no Form 1099-NEC nem no 1099-MISC. Confira se uma mesma venda não aparece nos dois. Como informar os dois formulários para um mesmo pagamento está em mesma renda em dois formulários fiscais.
• Form 1099-K. A caixa 1a é bruta: ela não é ajustada por taxas, créditos, reembolsos, frete ou descontos, por isso o depósito bancário é menor. Um pagamento informado não é automaticamente tributável. O relatório de fim de ano de uma plataforma faz a ponte entre o valor bruto e o repasse.
• Formulário errado ou duplicado. Para pagamentos pessoais, dinheiro de outra pessoa ou duplicata, peça ao emissor um formulário corrigido; o IRS não pode corrigi-lo, e você entrega a declaração sem esperar. Confira se o nome e o número do beneficiário no formulário pertencem à declaração que informa a renda: um formulário no nome e no número pessoais do proprietário, quando a renda é informada no Form 1065, 1120 ou 1120-S, precisa ser corrigido.

Para diferenças entre vendas e repasses que continuem sem explicação, veja como conciliar vendas e repasses. Se o IRS enviar depois um aviso de que uma declaração não bate com um formulário, veja avisos CP2000.

E as vendas em dinheiro que nunca chegaram ao banco?

Dinheiro vivo é renda, tenha sido depositado ou não e exista ou não algum formulário. O IRS diz que pagamentos recebidos em dinheiro devem ser informados mesmo sem um Form 1099-K.

Refaça o dinheiro vivo com registros feitos na época: talões de recibos, faturas, relatórios do caixa ou do ponto de venda, agendas de atendimentos e declarações de imposto sobre vendas. A orientação do IRS para reconstituir registros da empresa, escrita para a recuperação após desastres, diz que os depósitos devem acompanhar de perto as vendas e que declarações federais, estaduais e locais anteriores, inclusive os relatórios de imposto sobre vendas, mostram as vendas brutas de um período.

Depois compare esses totais com os depósitos. Uma diferença é dinheiro que foi gasto ou guardado; anote o que aconteceu com ele. O método dos depósitos do manual presume que o dinheiro usado em desembolsos veio de uma fonte tributável, a menos que seja explicado, e coloca o ônus da prova sobre o contribuinte. O manual também diz que o método dos depósitos não serve para uma empresa que mantém boa parte do dinheiro sem depositar; por isso, um fiscal pode usar outros métodos baseados na atividade da empresa.

Uma estimativa vale pela base escrita que a sustenta: os registros usados, o período e a conta. O preparador que vê números que parecem incorretos, incoerentes ou incompletos deve fazer perguntas razoáveis sobre eles. Para os registros diários daqui para frente, veja registros de vendas em dinheiro.

E as despesas sem recibo e os gastos pessoais na mesma conta?

Uma linha do banco ou do cartão mostra a quem se pagou, quanto e quando; o motivo comercial precisa vir de outros registros. O IRS diz que os documentos de apoio devem identificar o beneficiário, o valor, a prova do pagamento, a data e uma descrição que mostre uma despesa da empresa, e que pode ser preciso combinar documentos. Mostre o motivo com uma fatura do fornecedor ou o histórico da conta, um e-mail de pedido, um contrato ou uma anotação datada que você escreve agora e marca como escrita agora.

A Publication 583 diz que, quando você não consegue um recibo de um pagamento em dinheiro, deve fazer uma explicação adequada nos seus registros no momento do pagamento, algo que uma reconstituição muitas vezes não consegue fornecer para anos passados. Viagens, presentes e custos com veículos são mais rígidos: a Publication 463 diz que você não pode deduzir valores aproximados ou estimados e permite a reconstituição quando os registros foram destruídos por motivos fora do seu controle. Veja recibos perdidos de despesas da empresa.

O gasto pessoal é classificado como pessoal e fica fora das despesas. A Publication 334 descreve uma conta de retiradas para a renda da empresa sacada para pagar despesas pessoais e da família. Um item de uso misto, como um veículo, sustenta apenas a sua parte empresarial. Se o dinheiro pessoal e o da empresa estão misturados em tudo, veja como corrigir a mistura de fundos da empresa e pessoais.

Um CPA consegue preparar minhas declarações atrasadas a partir dos extratos bancários?

Sim, quando os registros refeitos sustentam cada valor e as dúvidas em aberto têm resposta. As regras do Tesouro dos EUA para profissionais dizem que o preparador geralmente pode confiar de boa-fé, sem verificar, nas informações do cliente. O preparador não pode ignorar o que as informações implicam e deve fazer perguntas razoáveis se elas parecerem incorretas, incoerentes com um fato importante ou incompletas. Espere perguntas sobre um depósito classificado como “diversos”, um mês faltando ou Forms 1099 que somam mais que a receita informada.

Extratos bancários sozinhos não são um livro-razão. Entregue ao preparador:

• extratos de todas as contas e de todos os meses, com as lacunas listadas;
• o livro-razão classificado, com uma anotação em cada decisão de julgamento;
• todos os Forms 1099, relatórios de processadoras e transcrições do IRS;
• declarações anteriores, listas de bens, documentos de empréstimos e documentos da entidade.

As declarações se apoiam no livro-razão, com os extratos por trás. Qual declaração cada entidade entrega, e em que ordem, está em declarações empresariais atrasadas; os custos do Schedule C por ano estão em despesas do Schedule C em anos sem declaração.

O que acontece se eu não entregar e o IRS fizer a declaração por mim?

O IRS pode preparar uma declaração substituta com base na seção 6020(b), e essa declaração pode não dar crédito às deduções e isenções a que você tem direito. A lei cobre qualquer declaração exigida, não só a de pessoa física. No caso de uma declaração de pessoa física, inclusive com Schedule C, o IRS então envia um Notice of Deficiency (aviso de deficiência) (CP3219N, a carta de 90 dias) propondo o lançamento. Se você discorda dos valores, entregue a sua própria declaração até a data do aviso; o IRS diz que não é possível pedir prorrogação para entregar. Uma petição ao Tax Court (tribunal tributário federal) tem prazo próprio: 90 dias depois do envio do aviso pelo correio (150 dias se ele for endereçado a uma pessoa fora dos Estados Unidos), ou a última data indicada no aviso. Entregar uma declaração não prorroga esse prazo. Se você não entregar a declaração nem fizer a petição, o IRS segue com o lançamento. Se chegou um aviso, peça a um preparador que leia as datas agora; veja como regularizar declarações pessoais atrasadas.

Uma declaração atrasada de sociedade de pessoas ou de corporação S também traz uma multa mensal, calculada por sócio ou acionista e cobrada da entidade (seção 6698, seção 6699), e uma declaração atrasada de corporação C está sujeita ao acréscimo de imposto da seção 6651. As multas e a defesa por causa razoável estão em multas por atraso na entrega e no pagamento.

Uma declaração feita pelo IRS não inicia o prazo para lançar o imposto e, em um ano sem declaração entregue, o imposto pode ser lançado a qualquer momento. O IRS diz para entregar a sua própria declaração mesmo depois de ele fazer uma substituta, para que você tenha as deduções e os créditos a que tem direito; ele geralmente ajusta a sua conta para ficar igual. Para pedir a restituição de imposto retido ou de imposto estimado de um ano, entregue a declaração desse ano em até três anos depois do vencimento. A lei soma qualquer prorrogação do prazo de entrega, e exceções podem mudar a data-limite; por isso, peça ao preparador que confira o prazo de restituição de cada ano. O IRS também retém restituições enquanto há declarações atrasadas.

Por quanto tempo guardo os registros refeitos?

Guarde-os pelo menos até acabar o prazo-limite de cada declaração. As regras de guarda do IRS contam a partir da data em que a declaração é entregue; portanto, no caso de uma declaração atrasada, o prazo começa quando você de fato a entrega.

Outros prazos, como renda omitida, pedidos de restituição e imposto sobre a folha de pagamento, estão em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Guarde juntos o livro-razão, as anotações, os extratos e as cópias das declarações entregues. O regulamento exige que os registros sejam mantidos enquanto seu conteúdo puder ser relevante para qualquer lei tributária federal.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Um designer freelancer com três anos sem declaração

O designer tem Forms 1099-NEC que somam US$80.000 e só extratos bancários. Os depósitos de cada ano são separados entre pagamentos de clientes e todo o resto, e depois as despesas são tiradas das linhas do cartão e do banco.

No segundo ano, US$2.500 vieram de um cliente pequeno que não enviou formulário. Ainda é renda; por isso, a receita bruta fica acima dos formulários. Em três anos, os formulários somam US$80.000, a receita bruta refeita é de US$82.500 e o lucro líquido é de US$66.500. Uma declaração substituta poderia partir só dos formulários, sem crédito para as despesas da empresa.

Um varejista com LLC de um único membro

A LLC tem US$150.000 de depósitos em um ano. Os extratos mostram US$12.000 transferidos da poupança do proprietário e um empréstimo bancário de US$8.000, que juntos somam US$20.000 que não são vendas. Supondo que os demais depósitos sejam todos vendas, sem imposto sobre vendas cobrado, a receita é de US$130.000. A reconstituição precisa mostrar o porquê: as transferências batem com o extrato da poupança do proprietário, e o empréstimo bate com um contrato assinado. Sem os dois, os US$20.000 podem parecer vendas. O custo das mercadorias vendidas é outra reconstituição.

Um vendedor online

O Form 1099-K mostra US$45.000, mas os depósitos somam US$38.000. A plataforma ficou com US$7.000: US$4.500 de taxas e US$2.500 de reembolsos. O relatório de fim de ano dela fecha a diferença. A receita bruta parte de US$45.000; os reembolsos reduzem as vendas e as taxas são uma despesa. Registrar só o depósito de US$38.000 subestimaria as vendas e esconderia as taxas.

E no seu caso?

• Você está dois ou mais anos atrasado e sem livro-razão, chegou um aviso do IRS ou uma declaração substituta, ou a empresa também tem imposto sobre vendas, folha de pagamento ou sócios: quais anos refazer primeiro, como os extratos viram uma contabilidade em que as declarações possam se apoiar e o que o preparador precisa dependem de fatos que uma página não resolve. Veja como regularizar declarações pessoais atrasadas para saber quais anos entregar, quanto custa uma regularização e escrituração contábil para anos atrasados para a reconstituição em si.
• A empresa é uma LLC, uma sociedade de pessoas ou uma corporação S com vários proprietários: veja declarações empresariais atrasadas e contabilidade atrasada de corporação S.
• A empresa vendeu mercadorias: o custo das mercadorias vendidas exige uma reconstituição própria; veja estoque e custo das mercadorias sem registros.
• Depósitos ou declarações da folha de pagamento ficaram sem ser feitos: veja atraso nos impostos sobre a folha de pagamento.
• Os extratos mostram uma conta no exterior: veja como regularizar declarações de contas no exterior não entregues.
• O IRS já escreveu para a empresa: veja aviso do IRS para a sua empresa.
• Sua contabilidade existe, mas está atrasada só alguns meses: veja como atualizar a contabilidade atrasada.