1099 não declarado: despesas do Schedule C em anos atrasados

Não entreguei a declaração por anos: sou tributado sobre toda a minha renda 1099?

Você só é tributado sobre o valor total do 1099 se a declaração que vale para aquele ano deixar de fora as suas despesas. O Form 1099 mostra o que um pagador lhe pagou antes de qualquer custo seu, e o valor de um Form 1099-K é informado sem considerar taxas, reembolsos ou frete. Se você não entregar a declaração, o IRS pode entregar uma declaração substituta (SFR, preparada com base nos informes de renda que recebeu) e pode não dar crédito pelas deduções a que você teria direito. A sua própria declaração coloca a sua receita na linha 1 do Schedule C e subtrai as despesas que você consegue comprovar, então o imposto é calculado sobre o lucro líquido.

Informe toda a receita do negócio, inclusive pagamentos que nenhum formulário registrou: seja qual for o valor informado, a renda da venda de bens ou serviços deve ser declarada. O total do 1099 é um número a conciliar com os seus próprios registros, não o seu lucro.

O caso não é simples quando vários anos estão em aberto, o IRS propôs ou lançou imposto sobre o valor bruto, ou os registros são fracos. Cada um depende de comprovação, um ano de cada vez, e são os casos em que a ajuda profissional faz diferença: quais despesas os registros de cada ano sustentam, como montar a comprovação e em que ordem entregar os anos. Veja ajuda com imposto de pessoa física, ou atualização contábil se os registros precisarem ser reconstruídos primeiro. Reúna:

• Transcrições de salários e renda de cada ano: a cópia do IRS de cada 1099 e W-2 informado com o seu número.
• Extratos de toda conta bancária e cartão que pagou um custo do negócio, inclusive as contas pessoais.
• Faturas, históricos de pedidos e registros de cobrança de fornecedores.
• Entradas de agenda, e-mails e históricos de viagens que mostrem aonde você dirigiu e por quê, com os registros de manutenção do veículo.
• Registros de aluguel ou hipoteca, serviços públicos e seguro de qualquer ano em que você trabalhou em casa.

Para saber quais anos vencem, as multas e como obter cópias dos 1099, veja como regularizar declarações não entregues.

Quais despesas do negócio posso declarar no Schedule C de um ano atrasado?

Um custo ordinário e necessário para o negócio e, no regime de caixa que muitos empresários individuais sem estoque usam (a renda conta quando recebida e os custos quando pagos), pago naquele ano. Uma despesa ordinária é comum e aceita no seu ramo; uma necessária é útil e apropriada. Um custo em parte pessoal conta só pela parte do negócio. Despesas pessoais, de subsistência e da família, multas pagas a um órgão do governo e entretenimento em geral não são dedutíveis (Publication 334).

Equipamento comprado em um ano atrasado: o de minimis safe harbor, que permite deduzir compras pequenas de uma vez, é escolhido em uma declaração original entregue no prazo, então uma declaração entregue anos depois pode não se qualificar, enquanto uma opção pela seção 179 pode ser feita em uma declaração original entregue ou não no prazo, e a depreciação especial se aplica, a menos que uma declaração entregue no prazo tenha optado por não usá-la. Veja compras pequenas, inclusive o que fazer se a opção foi perdida.

Mercadorias que você revende são custo das mercadorias vendidas, não uma linha de despesa: veja estoque sem registros. Motoristas têm uma lista própria em deduções de motoristas de transporte por aplicativo e de entregas.

Preciso de escrituração histórica, ou posso reconstruir as despesas com os extratos bancários?

Você precisa de um resumo de renda e despesas de cada ano atrasado, com os registros por trás dele, e pode montá-lo agora com extratos bancários e registros de fornecedores. A Publication 583 diz que a sua escrituração deve mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos, e que você deve guardar os documentos de apoio. Comece pelo dinheiro que saiu das suas contas e depois anexe o registro do que ele comprou.

1. Baixe os extratos de cada ano de todas as contas ou cartões que pagaram um custo do negócio.
2. Liste os pagamentos a beneficiários do negócio, classifique cada um em uma categoria do Schedule C e associe-o a um registro da compra: histórico da conta no fornecedor, e-mails de cobrança, faturas, relatórios de taxas.
3. Divida os custos de uso misto em uma parcela do negócio que você consiga explicar, e elimine as contagens duplicadas. O pagamento do cartão feito pelo banco e as compras no extrato do cartão são o mesmo dinheiro, contado uma vez.
4. Some cada categoria por ano e escreva uma nota curta sobre como a montou.

Sem o cheque compensado, um extrato legível pode mostrar o pagamento se tiver o valor, o beneficiário e a data (e o número do cheque, no caso de cheque), mas a prova do pagamento sozinha não comprova uma dedução: guarde uma fatura ou comprovante de venda que mostre que você teve o custo. Para o método completo do livro-razão, veja como reconstruir a escrituração a partir dos extratos bancários.

Que comprovação o IRS aceita quando os recibos sumiram?

Extratos, registros de fornecedores e faturas que mostrem o valor, a data, o beneficiário e a finalidade do negócio. A Publication 583 diz que os documentos de apoio devem mostrar o valor pago e que foi uma despesa do negócio, e lista cheques compensados, extratos de conta, comprovantes de cartão e faturas.

Um registro feito na época pesa mais do que uma declaração preparada depois. Identifique tudo o que você montar agora com a data de hoje e as fontes, e nunca coloque data anterior. Para custos de viagem, presentes e carro, você não pode deduzir valores aproximados ou estimados.

Para as demais despesas, as publicações do IRS citadas nesta página não fixam regra de estimativa. Um valor sem documento por trás é o mais provável de ser rejeitado, e uma dedução sem comprovação pode levar a uma multa por imprecisão de 20% quando o imposto pago a menos vem de negligência ou de subdeclaração substancial (IRS). Veja recibos perdidos de despesas do negócio e despesas que o IRS questiona.

E os custos de carro e caminhonete: qual taxa de quilometragem vale para cada ano atrasado?

Use a taxa padrão de quilometragem em vigor quando as milhas foram rodadas. Para 2022, divida as milhas por semestre.

As taxas vêm da tabela do IRS, que também lista anos anteriores. Multiplique as milhas de negócio pela taxa daquele ano e some estacionamento e pedágios na linha 9 (instruções do Schedule C). A outra opção são as despesas reais: a parte do negócio em combustível, consertos e seguro, mais a depreciação. Usar a taxa padrão em um ano impede deduzir os custos reais desse ano.

Três armadilhas. Primeira: um carro próprio só pode usar a taxa padrão se ela foi escolhida no primeiro ano em que o carro esteve disponível para o negócio, até o vencimento da declaração, prorrogações incluídas. As páginas do IRS não dizem como isso funciona quando o primeiro ano de negócio nunca foi declarado, então resolva isso antes de escolher. Segunda: um carro alugado deve usar a taxa padrão por todo o período do aluguel, renovações incluídas, então não pode ser escolhida ano a ano. Terceira: dirigir entre casa e um local de trabalho regular é deslocamento, que não é dedutível.

Para cada uso de negócio, o registro precisa da data, do destino, da finalidade e das milhas, além do total de milhas do ano (Publication 463, Table 5-1). A declaração também pergunta quando o veículo foi colocado em uso, as milhas de negócio, de deslocamento e outras, e se você tem provas por escrito (Schedule C, Parte IV, ou o Form 4562, se você o entregar). Reconstrua com agendas, faturas, históricos de viagens e registros de manutenção: veja como reconstruir um diário de quilometragem.

Posso declarar escritório em casa em anos que não entreguei a declaração?

Sim, se uma parte da sua casa atendeu aos testes naquele ano. O método simplificado exige uma declaração original entregue no prazo, então, para um ano atrasado, planeje usar o Form 8829.

O espaço deve ser usado de forma exclusiva e regular como seu local principal de negócio, ou como lugar onde você recebe clientes no curso normal do negócio; a Publication 587 lista outros caminhos também. Um cômodo que a família também usa em geral não passa no teste de uso exclusivo. A dedução é limitada à renda do negócio gerada por esse uso, depois dos custos de negócio não relacionados, então não pode criar prejuízo.

O método simplificado é escolhido ao usá-lo em uma declaração original entregue no prazo, e uma declaração entregue depois do vencimento (prorrogações incluídas) não foi entregue no prazo. Para um ano atrasado, calcule o Form 8829 com os custos de moradia daquele ano; se existe algum alívio para opção tardia, isso precisa de revisão de um preparador antes da entrega. Se você é dono da casa, a depreciação permitida ou permissível sobre a parte do escritório não pode ser excluída do ganho quando a casa é vendida. Para os testes completos, veja escritório em casa: método simplificado ou real.

Qual formulário de ano uso, e entrego cada ano separadamente?

Sim, cada ano fiscal é uma declaração separada, nos formulários daquele ano. Use o Form 1040, o Schedule C e o Schedule SE do ano, com as instruções do ano, da página de formulários de anos anteriores. Cada negócio tem seu próprio Schedule C no ano (instruções do Schedule C).

Envie a declaração ao endereço de qualquer aviso do IRS; do contrário, entregue-a do mesmo modo e no mesmo lugar de uma declaração no prazo. O e-file do IRS aceita os três anos fiscais mais recentes que o IRS abriu, uma janela que muda todo mês de janeiro; o IRS avisa quem recebe um aviso que declarações mais antigas vão pelo correio. Um ano citado em um aviso tem sua própria data de resposta, então leia o aviso antes de qualquer outra coisa. As declarações estaduais seguem regras separadas; veja o guia de regularização.

Como o lucro líquido e o imposto de autônomo mudam quando as despesas são contadas?

O imposto de renda e o imposto de autônomo (self-employment tax) são calculados sobre o lucro líquido, então despesas comprovadas podem reduzir os dois. Quanto depende do resto da declaração (outras rendas e créditos) e, no imposto de autônomo, do limite salarial de Social Security do ano. A linha 31 do Schedule C vai para o Schedule 1, no imposto de renda, e para a linha 2 do Schedule SE.

O imposto de autônomo é 15,3% (12,4% de Social Security mais 2,9% de Medicare) do lucro líquido multiplicado por 92,35%, com metade dedutível; a parte de Social Security para em um limite salarial anual (Schedule SE). Ele se aplica quando os ganhos líquidos do trabalho autônomo chegam a $400. As multas por atraso na entrega e no pagamento são calculadas sobre o imposto não pago, então um imposto menor em geral significa multas menores, embora possa valer uma multa mínima por atraso na entrega; as taxas, o mínimo e o alívio estão em como regularizar declarações não entregues.

Uma contrapartida: a Social Security Administration (previdência social dos EUA) usa o Schedule SE para calcular benefícios. Ela credita a renda de autônomo informada em uma declaração entregue dentro de 3 anos, 3 meses e 15 dias após o ano fiscal, então, em um ano ainda dentro desse limite, declarar despesas reduz tanto o imposto quanto os ganhos registrados. Depois do limite, a SSA só pode alterar seu registro para remover ou reduzir ganhos, não para aumentá-los.

Quanto tempo tenho para pedir restituição de um ano antigo?

Para recuperar imposto retido, pagamentos estimados ou créditos como o crédito por renda do trabalho (earned income credit), entregue a declaração dentro de 3 anos após o dia 15 de abril seguinte ao ano fiscal (IRS). Esses pagamentos contam como feitos na data de vencimento, então uma declaração entregue depois em geral não recupera nenhum deles, a menos que uma prorrogação da entrega ou uma exceção, como desastre ou serviço em zona de combate, acrescente tempo (IRS). Para imposto pago de outra forma, o pedido vence na data posterior entre 3 anos após a entrega e 2 anos após o pagamento, e a restituição se limita ao imposto pago nos três anos anteriores à entrega, mais qualquer período de prorrogação (IRS). Um lucro líquido menor pode mudar créditos que dependem da renda.

As despesas não têm prazo próprio: fazem parte da declaração daquele ano. Se a declaração mostra imposto pago a mais, valem os limites de restituição acima. Se o imposto já foi lançado, o IRS trata a sua declaração como uma reconsideração (próxima seção). Para um ano que você nunca declarou, o IRS pode lançar o imposto a qualquer momento; entregar a declaração inicia o prazo de lançamento, em geral de três anos.

E se o IRS já entregou a declaração por mim, ou o saldo parece enorme?

Uma declaração que você mesmo entrega pode usar os valores que você consegue comprovar; espere perguntas onde a comprovação for fraca.

• Um aviso de deficiência (CP3219N): você tem 90 dias (150 dias se estiver fora dos EUA) para recorrer ao Tax Court. Entregar a declaração não prorroga esse prazo. Para discordar sem recorrer, entregue a declaração até a data do aviso.
• Imposto já lançado em uma declaração substituta: o IRS trata uma declaração original posterior como uma reconsideração. Se questionar as despesas, ele pode examiná-las e usar os procedimentos de aviso legal para rejeitar o que não tem comprovação. Ele rejeita como inválida uma declaração sem assinatura, então assine cada uma.
• Um 1099 que não bate com os seus depósitos: compare os dois. Se o total do seu 1099-NEC for maior que a receita que você informa, anexe uma explicação da diferença. Peça ao pagador que corrija um formulário errado. Para um aviso de divergência do IRS, veja como responder a um CP2000.
• Um saldo grande: o IRS diz para entregar toda declaração devida, possa você pagar tudo ou não, e que ele em geral ajusta a sua conta para os valores corretos depois que a sua própria declaração é processada. Para as opções de pagamento, veja como regularizar declarações não entregues. Os pagamentos estimados daqui para frente estão em imposto estimado trimestral.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, em dólares americanos. A renda e o imposto de autônomo estão simplificados.

Motorista de entregas, três anos

Um motorista recebe US$40.000 de renda 1099 em cada um de três anos não declarados. Extratos e um histórico de viagens sustentam 10.000 milhas de negócio por ano, mais US$7.500 de telefone, materiais e taxas. Suponha que a taxa padrão esteja disponível para o carro (veja as armadilhas acima) e que o motorista não tenha salários, que consumiriam parte do limite salarial de Social Security.

Para 2023, o imposto de autônomo cai de cerca de US$5.650 sobre US$40.000 para cerca de US$3.670 sobre US$25.950, antes do imposto de renda. Cada ano é entregue em seus próprios formulários.

Redatora freelancer sem recibos

Uma redatora tem US$65.000 de renda 1099-NEC e um quarto vago usado de forma regular e só para o trabalho, onde faz a cobrança e a maior parte da escrita. Linhas do banco mostram US$9.000 de software, coworking e a parte do negócio na internet, cada uma associada a um registro de cobrança do fornecedor. O lucro líquido antes do escritório em casa é de US$56.000. Como o ano é entregue com atraso, o método simplificado não está disponível, então ela reúne o aluguel e os serviços públicos daquele ano para o Form 8829.

Consultora cujo valor bruto foi lançado

O IRS entregou uma declaração substituta sobre US$90.000. A consultora entrega a sua própria declaração assinada, mostrando US$30.000 de despesas comprovadas e um lucro líquido de US$60.000. O IRS trata isso como uma reconsideração. Se questionar os US$30.000, pode examinar a declaração e pedir comprovação.

E no seu caso?

• Vários anos estão em aberto, ou você não tem recibos nem escrituração: a ordem dos anos e a comprovação de cada um exigem julgamento profissional. Procure ajuda com imposto de pessoa física e veja a atualização contábil se os registros precisarem ser reconstruídos primeiro.
• O IRS entregou uma declaração substituta ou enviou um aviso: a data do aviso manda. Leia como regularizar declarações não entregues e leve o aviso à ajuda com imposto de pessoa física.
• Você revendeu mercadorias: o custo das mercadorias vendidas segue regras próprias em estoque sem registros.
• Você dirige para uma plataforma: veja deduções de motoristas de transporte por aplicativo e de entregas.
• O IRS enviou um aviso de divergência (CP2000): veja como responder a um CP2000.
• Uma LLC com vários membros, sociedade de pessoas ou corporação também deixou de entregar declarações: veja declarações de empresas não entregues. Uma LLC de um único proprietário que não optou pelo tratamento fiscal de corporação informa no Schedule C do proprietário.
• Você não era residente dos EUA em alguns desses anos, ou tinha contas no exterior: o formulário e as declarações adicionais mudam; veja declaração de não residente para renda de negócio e declarações do exterior não entregues.
• Você morou no Canadá nos anos em falta: veja declarações dos EUA não entregues, morando no Canadá.