Migração do QuickBooks Desktop para o Online: saldos não batem

Por que os meus saldos ficam errados depois de migrar o QuickBooks Desktop para o Online?

Os saldos diferem depois de uma migração do Desktop para o Online por um de três motivos: você escolheu levar menos do que tudo, algo migrou de forma errada ou duas vezes, ou o arquivo do Desktop já tinha problemas que a migração expôs. A própria conferência da Intuit é executar o mesmo relatório para o mesmo período nos dois arquivos e comparar (Intuit). Uma diferença só é um erro depois que você descarta o primeiro motivo, então defina o que você levou antes de corrigir qualquer coisa.

O caso é simples quando você levou todos os dados, a diferença está em uma só conta e um único lançamento datado a explica. Não é simples quando:

• Os saldos do Online discordam do balanço patrimonial da última declaração entregue.
• O arquivo do Desktop foi condensado, ou só parte do histórico migrou.
• As contas de banco ou de cartão não conciliam da data da migração em diante.
• Uma declaração está a vencer, ou um ano que já foi entregue mudaria.

Separe isto antes de começar:

• Um backup do arquivo do Desktop, feito agora e deixado intacto.
• A data da migração e a opção escolhida: todos os dados, um período ou só listas.
• A última declaração entregue de cada empresa, com o Schedule L, se houver.
• Extratos de banco e de cartão da data da migração até o último mês que conciliou.

Como comparo os arquivos do Desktop e do Online?

Execute os mesmos relatórios, no mesmo regime e para a mesma data, nos dois arquivos, e depois liste cada conta em que eles discordam. As etapas da Intuit citam a demonstração do resultado (do ano até a data, com o mesmo período nos dois), o balanço patrimonial e os relatórios de contas a receber (A/R) e contas a pagar (A/P). Elas não citam o balancete (todas as contas com o saldo em uma data). Acrescentar um, para a mesma data, coloca todas as contas lado a lado.

1. Salve os relatórios do Desktop em PDF antes de mudar qualquer coisa.
2. Execute cada relatório nos dois arquivos no mesmo regime (de caixa ou de competência) e nas mesmas datas.
3. Compare na data da migração, e não hoje. Qualquer lançamento feito online depois disso é uma diferença real.
4. Anote cada conta que difere e o valor.
5. Abra o detalhe das transações de cada uma e encontre o lançamento que está em apenas um arquivo.

Quais diferenças são esperadas pelo que eu migrei, e quais são erros?

Uma diferença é esperada quando se explica pelo que você escolheu migrar, por itens que a Intuit diz que não migram, ou por trabalho feito online desde a migração. Qualquer outra diferença precisa ser rastreada antes de você chamá-la de erro. A ferramenta da Intuit deixa você levar todos os dados, ou listas como clientes, fornecedores, plano de contas, empregados e itens. A página de troca dela também descreve como levar transações dentro de um período e saldos (Intuit). As opções e os termos oferecidos podem variar conforme a ferramenta e o plano da Intuit e podem mudar, então confirme qual você usou, veja nas páginas da Intuit os termos atuais e depois compare com a tabela.

A página da Intuit diz que alguns itens não migram e traz um link com a lista deles; confira essa lista antes de chamar uma diferença de erro. Para a folha de pagamento, a Intuit manda os usuários da folha de pagamento do Desktop esperarem de 2 a 3 dias úteis depois da última folha executada e concluírem a migração antes da próxima, para que os dados dos pagamentos sejam transferidos sem erros (Intuit). Se a sua migração veio logo depois de uma folha de pagamento, confira os salários e as obrigações das datas de pagamento próximas a ela. Saldos de folha de pagamento que não zeram: obrigações da folha de pagamento que não zeram. O imposto da folha retido e nunca recolhido pode atingir pessoas, e não só a empresa: a pessoa responsável que deixou de recolhê-lo de propósito pode dever uma multa igual ao valor não pago (Publication 15). Quem conta como responsável e os prazos: multa de recuperação dos valores retidos (trust fund recovery penalty).

Quando uma diferença é um erro, procure uma transação que está em um só arquivo, uma transação que está nos dois (migrada e depois carregada de novo pela importação automática do banco, ou digitada) ou uma transação com data do lado errado da data da migração. Receita contada duas vezes: receita duplicada no QuickBooks. Um saldo travado em Undeposited Funds (fundos não depositados): saldo de Undeposited Funds.

Posso simplesmente refazer a migração?

Não antes de saber o que ela substitui. A Intuit diz que o arquivo do Desktop substitui todos os dados depois da migração e que a substituição de dados em uma empresa do Online não pode ser desfeita (Intuit; Intuit). Todo lançamento e toda correção feitos online desde a primeira migração seriam substituídos pelo arquivo do Desktop como ele está. A Intuit liga o aviso de substituição a uma empresa que já tem dados, então confirme em qual empresa do Online uma nova migração gravaria. As páginas da Intuit não dizem se o histórico de conciliação passa em algum dos sentidos, então não conte com que ele sobreviva ou seja transferido.

Se você refizer a migração, salve antes os relatórios do Online e uma lista de todos os lançamentos feitos online, porque a nova migração os substitui e você terá de lançá-los de novo.

Como confiro os saldos iniciais com a minha última declaração entregue?

No início de um ano fiscal, o balanço patrimonial inicial deve ser igual ao balanço patrimonial do fim do último ano entregue. Em uma migração feita durante o ano, o Online deve ser igual ao Desktop na data da migração, e os saldos do Desktop no último fim de ano devem bater com a declaração desse ano, como mostra a tabela. Onde não baterem, a diferença precisa de uma explicação, e não de um lançamento de ajuste forçado. O que a declaração oferece para a conferência depende do tipo da empresa.

Em uma sociedade de pessoas, o ativo total no início do ano em geral deve ser igual ao do fechamento do ano anterior, ou uma declaração explica a diferença.

A sociedade de pessoas ou a corporação pequena que responde “Sim” à pergunta sobre entidades pequenas não precisa preencher o Schedule L (opcional no Form 1065). Nas instruções mais recentes, a pergunta é a pergunta 4 do Schedule B no Form 1065, a pergunta 11 do Schedule B no Form 1120-S e a pergunta 13 do Schedule K no Form 1120; confira o formulário do ano. Pode então não haver balanço patrimonial entregue, e você confere com a escrituração e os extratos do fim do ano anterior.

Uma diferença com o Schedule L pode começar antes da migração. Lançamentos de fim de ano que um preparador fez fora do seu arquivo do Desktop estariam na declaração, mas nunca estiveram no arquivo, então nunca migraram. Patrimônio que não bate mais com a declaração: lucros acumulados que não batem com a declaração do ano passado. Como definir os saldos iniciais a partir da declaração: saldos iniciais depois de trocar de contador.

As minhas contas de banco e de cartão não conciliam: por onde recomeço?

Concilie daqui para a frente a partir do último extrato em que o saldo contábil, ajustado pelos itens pendentes, é igual ao saldo do extrato. A Publication 583 manda conciliar todo mês, partir do saldo do talão de cheques no fim do mês anterior, e diz que o saldo bancário ajustado deve ser igual ao saldo contábil ajustado. Ela também manda corrigir os erros nos livros, e não só no extrato.

1. Para cada conta de banco e de cartão, pegue o extrato mais próximo da data da migração.
2. Compare o saldo contábil nessa data, ajustado pelos itens pendentes (registrados nos livros e ainda fora do extrato), com o saldo do extrato.
3. Se eles concordarem, o problema está depois da migração: concilie daqui para a frente, começando pelo primeiro extrato depois da data da migração.
4. Se não concordarem, volte um extrato de cada vez até o último mês que concorda. Concilie daqui para a frente a partir desse mês.
5. Concilie para a frente mês a mês. Quando um mês não fechar, encontre o lançamento. Não deixe que um ajuste de conciliação o absorva.

Faça o mesmo com as contas de empréstimo, usando os extratos do credor. Um saldo inicial que não bate mais com o extrato: saldo inicial da conciliação errado.

E se a conversão condensou ou perdeu histórico?

O histórico pode estar faltando por três motivos: você escolheu um período ou só listas, o arquivo do Desktop foi condensado para ficar abaixo do limite de tamanho, ou alguns anos não passaram por um motivo que as suas escolhas não explicam. O primeiro é uma escolha. O segundo pode criar um problema em uma auditoria. O terceiro é um erro a rastrear.

A página da Intuit diz que o arquivo deve ficar abaixo de um limite de tamanho e que um arquivo maior deve ser condensado antes da migração. O IRS explica que a condensação remove o detalhe das transações antigas e já encerradas e as substitui por lançamentos de diário resumidos, e que o software guarda uma cópia de arquivo morto do detalhe (perguntas frequentes do IRS). As mesmas perguntas frequentes dizem:

• Dados condensados não são aceitos para os anos fiscais em auditoria.
• A condensação é permitida para datas anteriores, se não tocar em transações criadas ou alteradas nos anos em auditoria, nem em transações de anos anteriores que os afetem.
• Se uma auditoria se ampliar, o IRS pode pedir um backup feito antes da condensação, ou a cópia do arquivo morto.

Por isso, localize o arquivo morto ou o backup anterior à condensação e guarde-o junto com o backup original do Desktop. O detalhe dos itens que passam para a declaração atual, como ativos fixos, empréstimos e saldos levados de um ano para o outro, pode ser necessário mais tarde, então confirme que ele sobreviveu à condensação. Data da virada e quanto histórico migrar: como trocar de software de contabilidade no meio do ano.

Para onde vão as diferenças que sobram?

Primeiro, rastreie cada diferença até uma transação. Corrija o erro rastreado na própria transação; uma correção comprovada que vem da declaração, e não dos livros, pode exigir um lançamento de ajuste datado. Uma diferença que você não consegue rastrear precisa de mais rastreamento e da revisão do preparador, e não de um lançamento de equilíbrio nem de um lugar em Opening Balance Equity (patrimônio de saldo inicial) ou em uma conta sem categoria. Nenhuma regra do IRS diz quem a aprova; como controle, a pessoa que assina a declaração deve aprovar qualquer lançamento que mova renda ou patrimônio.

Uma diferença deixada em Opening Balance Equity continua sem explicação; ela precisa ser movida para as contas de patrimônio corretas (Opening Balance Equity). Uma conta genérica de receita ou de despesa esconde a diferença na demonstração do resultado, que alimenta a renda na declaração. Se a diferença estiver em um ano que já foi entregue, não edite esse ano: veja data de fechamento depois que os impostos são entregues.

Como guardo o arquivo original do Desktop como prova?

Faça o seu próprio backup do arquivo do Desktop na data da migração, antes de corrigir qualquer coisa, e guarde duas cópias em lugares separados. A Intuit diz que os dados do Desktop ficam como você os deixou, com acesso somente para visualização por 12 meses depois que você cancela a assinatura do Desktop. Esse é um termo da Intuit, e não um registro que você controla, e é mais curto do que o tempo em que você guarda os registros de apoio: em geral 3 anos depois da entrega ou do vencimento, o que for posterior, e mais tempo em alguns casos (por quanto tempo guardar os registros da empresa).

O IRS diz que os examinadores pedem o arquivo de backup do software de contabilidade logo no início da auditoria, na maioria dos casos em que a escrituração é mantida em software, e pedem o nome de usuário e a senha do administrador porque a maioria dos arquivos de dados não pode ser lida sem eles. Em uma auditoria restrita, o examinador pode não pedir. Ele diz que o backup é uma cópia exata dos livros originais de lançamento e que exportações para o Excel não podem ser testadas do mesmo modo (perguntas frequentes do IRS).

Guarde os itens da lista no início desta página, mais qualquer arquivo morto anterior à condensação, PDFs dos relatórios do Desktop e do Online da data da migração e uma nota de quem executou a migração. O que exportar antes de cancelar: registros a guardar ao cancelar o QuickBooks.

Quando isso é trabalho para um profissional antes da declaração?

Quando corrigir a escrituração significa decidir o que a declaração deve mostrar. A página do IRS sobre guarda de registros diz que os registros devem comprovar os itens informados na declaração, então a escrituração e a declaração precisam contar a mesma história. Procure um profissional se qualquer um destes pontos for verdadeiro:

• O balanço patrimonial do Online, o arquivo do Desktop e a declaração entregue diferem entre si.
• Um mês não concilia depois que você recomeça a partir do último extrato bom.
• Um ano já entregue mudaria, ou houve anos condensados.
• Os saldos de renda, de folha de pagamento ou de imposto sobre vendas diferem depois da migração e uma declaração ou entrega está a vencer.
• Há um aviso ou uma auditoria em andamento.

Leve o backup do Desktop, os relatórios da mesma data dos dois arquivos, as declarações entregues e os extratos. O que a escrituração deve mostrar na data inicial, e quais correções cabem nos livros e quais na declaração, é decisão de quem assina a declaração, e não do software.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Uma LLC de restaurante que migrou em 31 de dezembro

As contas a receber do Desktop somam US$52.000 e as do Online, US$48.000. A antiguidade das contas a receber por cliente, executada em 31 de dezembro nos dois arquivos, mostra que todos os US$4.000 estão com um só cliente: uma fatura que está no Desktop e não está no Online. O proprietário confere o extrato do cliente para confirmar que a fatura é real. A correção é um lançamento no arquivo do Online, com a data real da fatura, em 31 de dezembro ou antes, de um ano cuja declaração ainda não foi entregue. Refazer a migração também substituiria as semanas de trabalho feitas online desde a migração.

Uma corporação S de empreiteira cuja primeira conciliação está US$15.000 errada

A primeira conciliação bancária no Online abre com US$135.000 contra um extrato de US$120.000. O detalhe das transações mostra US$15.000 de depósitos lançados duas vezes: uma pela migração e outra quando a importação automática do banco carregou de novo depósitos do início do ano. A corporação remove as duplicatas, confere que a receita não está superestimada e reconcilia a partir do primeiro extrato do ano, confirmando que cada mês abre com o saldo final do extrato anterior.

Uma LLC com dois membros, tributada como sociedade de pessoas, que migrou só listas e saldos em 1º de janeiro

O arquivo do Online abre US$9.000 distante do Schedule L entregue no ano passado. O balanço patrimonial do Desktop bate com os saldos iniciais do Online, então a migração não é a causa. A declaração trazia um ajuste de fim de ano de US$9.000 que nunca foi lançado no arquivo do Desktop. A escrituração abre pelo valor do Desktop, e a diferença é explicada em uma declaração, como preveem as instruções do Form 1065. O preparador decide se a escrituração também deve registrar o ajuste.

E no seu caso?

• Uma declaração está a vencer e as diferenças não se explicam pelo que você migrou: os saldos mudaram depois da migração, a escrituração discorda do Schedule L do ano passado, ou houve anos condensados. Quais correções cabem nos livros e quais na declaração é um julgamento do preparador. Resolva isso antes de a declaração começar, com a ajuda de escrituração contábil.
• Um ano que já foi entregue mudaria: veja data de fechamento depois que os impostos são entregues.
• A escrituração também está meses atrasada: veja como colocar em dia a escrituração atrasada.
• As contas de capital dos sócios não batem com os K-1: veja contas de capital dos sócios.
• Você ainda não decidiu se continua no Desktop: veja QuickBooks Desktop descontinuado.
• Você migrou para um software que não é o QuickBooks Online: a comparação na mesma data e a conferência com a declaração, descritas acima, continuam valendo; o que a ferramenta de migração leva é regra do fornecedor. Para escolher um software, veja alternativas ao QuickBooks que o seu contador aceita.
• Há um aviso ou uma auditoria em andamento: o IRS diz que dados condensados não são aceitos para os anos em auditoria, então pergunte a quem representa você antes de o arquivo ser condensado ou apagado. Veja auditoria do IRS em uma pequena empresa.