Saldos iniciais ao trocar de contador ou de software

Quais relatórios preciso para definir os saldos iniciais depois de trocar de contador?

Os saldos iniciais vêm do balanço patrimonial de fechamento do último ano fiscal fechado, não de um relatório de lucros e perdas nem da declaração entregue. Peça ao contador antigo, ou exporte do software antigo, os relatórios abaixo na data do último dia desse ano. O dever de manter livros ou registros permanentes suficientes para comprovar renda, deduções e créditos é do contribuinte.

A troca é simples quando as contas antigas estavam conciliadas com os extratos e o balanço patrimonial de fechamento concorda com a última declaração entregue. Deixa de ser simples quando os dois divergem, quando a declaração do ano passado ainda não foi entregue, quando o contador antigo não entregou os registros ou o arquivo se perdeu, ou quando o balanço patrimonial inicial só fecha com um valor grande em Opening Balance Equity (saldo inicial do patrimônio líquido), a conta genérica que muitos programas usam.

Posso definir os saldos iniciais só com a declaração entregue?

Só como último recurso. Uma declaração entregue dá, no máximo, totais do balanço patrimonial, e algumas declarações não têm balanço patrimonial. A declaração é montada a partir da escrituração: as instruções do Form 1120-S dizem que o Schedule L “deve concordar com os livros e registros da corporação”.

Uma entidade pequena pode ser autorizada a deixar de preencher o Schedule L, e então a declaração não tem balanço patrimonial com o qual conciliar. Quem se qualifica e os limites: Schedule L em uma declaração de corporação.

Se a escrituração antiga se perdeu, a coluna de fim do ano do último Schedule L entregue pode ser o único balanço patrimonial de fechamento que você tem. Trate cada linha como um total a sustentar com extratos.

Que data de início a nova escrituração deve usar quando mudo de software?

Use o primeiro dia de um ano fiscal. Nenhuma regra do IRS fixa uma data de início; essa é a prática mais limpa, porque os saldos iniciais passam a ser os saldos de fechamento de um ano concluído. Date os saldos iniciais na data de fechamento, o último dia do ano fiscal anterior (31 de dezembro, no ano-calendário), que esta página chama de data de abertura. A primeira transação da nova escrituração tem a data do primeiro dia do novo ano.

• As datas batem com a declaração. A data de fechamento é a data do balanço patrimonial de fim de ano da declaração.
• O ano começa limpo. Em um sistema de partidas dobradas, diz a Publication 583, as contas de receita e despesa são encerradas no fim de cada ano fiscal, enquanto as contas de ativo, passivo e patrimônio líquido permanecem abertas. O resultado do novo arquivo cobre então exatamente o ano que a declaração cobre.
• O patrimônio líquido não precisa ser dividido. Uma abertura no meio do ano precisa incluir o lucro obtido até agora no ano, um valor que nenhuma declaração entregue mostra.

Se a declaração do ano passado ainda não foi entregue, os saldos de fechamento não são definitivos: lançamentos de fim de ano, como a depreciação, ainda podem alterá-los. Obtenha o balancete depois desses lançamentos e compare-o com o Schedule L quando a declaração for entregue.

Sair de uma planilha funciona do mesmo modo: os totais dela na data de fechamento fazem o papel do balancete. Para quem entrega por exercício fiscal, o primeiro dia é o primeiro dia do exercício fiscal, não 1º de janeiro. Se a troca acontecer no meio do ano, abra a escrituração mesmo assim com os saldos do fim do ano passado e lance os meses desde então, como abaixo.

Como os saldos iniciais batem com o Schedule L de uma declaração de sociedade de pessoas ou de corporação S?

O balanço patrimonial inicial deve ser igual à coluna de fim do ano do último Schedule L entregue, grupo de linhas por grupo de linhas. O Schedule L agrupa as contas em linhas fixas; por isso uma linha pode reunir várias contas: compare os totais por linha, não conta por conta.

As instruções do Form 1120-S dizem que a linha de empréstimos de acionistas deve, em geral, conciliar com os valores dos Schedules K-1. As instruções do Form 1065 dizem que o total inicial de ativos deve, em geral, ser igual ao total final de ativos do ano anterior, com uma declaração anexa se não for.

Quando a escrituração antiga e o Schedule L diferem, as causas habituais são lançamentos feitos depois da entrega da declaração, arredondamento em dólares inteiros (as instruções permitem que a declaração elimine os centavos), um Schedule L na base fiscal (as instruções do Form 1065 fazem referência a um, e para quem entrega o Schedule M-3 o permitem quando a escrituração reflete apenas valores da base fiscal) e erros na escrituração antiga.

Se você corrigir os saldos antigos ao abrir a nova escrituração, a coluna inicial da próxima declaração pode não bater com a coluna final entregue, e a declaração de uma sociedade de pessoas precisa da declaração anexa descrita acima para qualquer diferença no total de ativos. Se a correção afeta a renda de uma declaração entregue é uma decisão de julgamento do preparador, tomada antes de a nova escrituração ser usada em uma declaração.

Como defino o patrimônio líquido do proprietário: ações e lucros retidos, capital dos sócios ou patrimônio de um empresário individual?

O patrimônio líquido é ativos menos passivos na data de abertura. A Publication 583 o chama de patrimônio líquido (net worth), o “excedente dos ativos sobre os passivos”. Para uma corporação ou sociedade de pessoas, tome cada conta de patrimônio líquido do balancete de fechamento antigo e confira se o total é igual a ativos menos passivos. Se não for, descubra a diferença antes de abrir; não a lance como valor de ajuste.

Três armadilhas:

• Os lucros retidos guardam só os anos anteriores. O lucro do ano em curso se forma a partir dos meses que você lança; distribuições e retiradas anteriores já estão dentro do patrimônio líquido de fechamento.
• A conta de ajustes acumulados (accumulated adjustments account) de uma corporação S não é lucros retidos. As instruções do Schedule M-2 a descrevem como uma conta que geralmente reflete o lucro líquido acumulado e não distribuído dos anos posteriores a 1982, mantida para apurar o efeito fiscal das distribuições; uma corporação S com lucros e reservas acumulados precisa mantê-la.
• O capital do K-1 dos sócios segue a base fiscal (apurada pelas regras fiscais), não a escrituração. As instruções do Form 1065 dizem que o saldo inicial do Schedule M-2 deve ser igual ao capital inicial dos sócios na base fiscal nos Schedules K-1, com uma explicação anexa se não for. Abra a escrituração pelo valor contábil de cada sócio e acompanhe à parte o capital na base fiscal: contas de capital dos sócios na escrituração de uma LLC.

Como entram os equipamentos e a depreciação acumulada?

Lance os equipamentos pelo custo e a depreciação acumulada como saldos separados, tirados da relação do ativo imobilizado, não da declaração. A declaração não traz a relação: as instruções do Form 4562 pedem que os ativos do ano em curso sejam informados por classe de bem e mês em que foram colocados em uso, enquanto os ativos mais antigos geralmente aparecem apenas como uma dedução total.

• Fonte: a relação do ativo imobilizado por trás do balancete de fechamento antigo, comparada com o quadro de depreciação por trás da última declaração entregue. Se a depreciação contábil e a fiscal diferirem, abra pelos valores contábeis e entregue ao preparador o quadro fiscal à parte. A Publication 583 diz que os registros de ativos devem mostrar o preço de compra, as melhorias, as deduções pela seção 179 e de depreciação já tomadas e qualquer baixa.
• Conferência: o custo menos a depreciação acumulada é igual à linha do Schedule L dos ativos depreciáveis, se a escrituração segue a depreciação da declaração.
• Razoabilidade: as instruções do Form 4562 dizem que a depreciação dos anos anteriores mais a do ano em curso nunca pode exceder a base depreciável do bem; por isso uma depreciação acumulada acima do custo de um ativo aponta um erro na relação.
• Sem relançar: as compras antigas existem apenas no saldo inicial, nunca como novas despesas ou ativos.

Como as faturas e contas em aberto entram sem contar a receita em dobro?

Se as faturas e contas em aberto entram no saldo inicial depende do método que a escrituração usa. No regime de competência, traga cada uma uma só vez, com a data original, para que um pagamento posterior a quite em vez de criar nova receita ou despesa. Lance-as como documentos, não dentro do lançamento do balancete inicial, e registre cada uma contra a conta de contrapartida desse lançamento em vez de vendas ou despesas; essa conta então zera. No regime de caixa, mantenha-as como uma lista: o pagamento conta quando é feito. Para o imposto, vale o método das declarações entregues: no regime de caixa, a renda geralmente conta quando recebida; no regime de competência, geralmente quando auferida.

As contas a pagar funcionam de forma espelhada: no regime de caixa, uma conta não paga geralmente é uma despesa quando paga; no regime de competência, geralmente já é uma despesa do ano fechado e fica em contas a pagar.

Trocar de software não muda o método contábil; por isso mantenha o que a escrituração antiga e as declarações entregues usam. Se eles diferirem, veja escrituração por competência e declaração no regime de caixa antes de abrir. Mudar o próprio método geralmente exige aprovação do IRS: regime de caixa ou de competência para uma pequena empresa. Na escrituração por competência, confira se os totais de contas a receber e a pagar são iguais ao balancete de fechamento antigo e se o resultado do período anterior não mostra venda nem despesa originada delas.

E os meses deste ano antes da troca?

Defina os saldos iniciais na data de abertura, depois lance cada mês desde então e concilie-o antes de começar o seguinte.

1. Lance os saldos acima, datados na data de abertura, o último dia do ano passado.
2. Para cada mês passado, lance as transações a partir dos extratos bancários e de cartão. Na escrituração por competência, lance também as faturas, as contas a pagar e os lançamentos sem movimento de caixa do mês, como a depreciação, a partir dos seus próprios registros, aplicando os pagamentos às faturas e contas em aberto em vez de lançá-los de novo como vendas ou despesas. Os relatórios mensais do arquivo antigo servem de conferência; importar as transações dele é opcional.
3. Concilie cada mês. A Publication 583 diz para conciliar a conta corrente todo mês, de modo que o extrato, o talão de cheques e a escrituração concordem.
4. Compare o lucro do ano até a data com o último relatório do contador antigo para a mesma data, se houver.

As transações de anos anteriores não precisam ser importadas para abrir a escrituração. O que a próxima declaração precisa do arquivo novo (folha de pagamento, pagamentos a fornecedores para os Forms 1099, imposto sobre vendas, estoque) depende da declaração: confirme com o preparador que a entrega. Guarde os relatórios e arquivos antigos pelos prazos de por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Uma linha de extrato prova um pagamento e a sua data, não para que ele serviu. A Publication 583 diz que a prova do pagamento, sozinha, não comprova uma dedução; por isso guarde também a fatura ou o comprovante de venda: recibos perdidos.

Como evito duplicar transações no arquivo novo?

Use uma única data de abertura e uma única fonte para cada período. As duplicidades vêm de a mesma transação entrar duas vezes por dois caminhos.

• Saldos iniciais são saldos, não transações. Lance-os uma só vez, com a data de abertura, e não lance nenhuma outra transação com data igual ou anterior a ela, exceto as faturas e contas em aberto abaixo, que mantêm as datas originais. Um cheque ou depósito ainda não compensado já está no saldo de caixa da escrituração; por isso, quando a linha dele no banco for compensada, não o lance de novo como um novo pagamento ou depósito.
• Uma fonte por período. Tome a movimentação bancária de cada mês da importação automática do banco, ou dos extratos, ou do arquivo antigo, não de duas fontes que se sobrepõem. Comece qualquer importação automática ou importação de arquivo no dia seguinte à data de abertura.
• Lance as faturas e contas em aberto uma só vez e não importe também as vendas ou compras de onde elas vieram.
• Deixe a conciliação achar o que sobrou. A conciliação do primeiro mês parte do saldo do extrato na data de abertura, com os itens pendentes listados. Uma diferença que restar depois disso é um lançamento faltando ou duplicado; um saldo inicial errado tem soluções próprias.

Como confiro se os saldos iniciais estão certos?

Os saldos iniciais passam quando a nova escrituração concorda com o balancete de fechamento antigo, os extratos, a relação de ativos e a declaração entregue. Isso mostra que eles têm respaldo, não que a escrituração antiga estava certa: uma diferença que você não consegue explicar é o ponto em que chamar um preparador. Faça estas conferências antes de lançar o primeiro mês.

Quando as conferências passarem, bloqueie a escrituração na data de abertura para que os períodos anteriores não possam mudar.

E se o contador ou o software antigo não me entregar os registros?

Um CPA, enrolled agent ou advogado deve, a pedido, devolver sem demora os registros do cliente necessários para o cumprimento das obrigações fiscais federais, e uma disputa de honorários geralmente não muda isso. Um responsável contábil que não prepara nada para o IRS fica sujeito apenas aos termos do contrato e à lei estadual. Se o livro-razão e o balancete antigos contam como registros do cliente pode depender da carta de contratação; por isso peça por escrito: trocar de contador.

Onde os registros não chegarem, reconstrua a partir de fontes fora da escrituração antiga e depois peça a conferência do patrimônio líquido inicial.

• Uma transcrição da declaração entregue. Para os Forms 1065, 1120 e 1120-S, o IRS oferece uma transcrição gratuita da declaração de imposto da empresa, por meio de uma conta fiscal da empresa, pelo Form 4506-T ou por telefone. Ela mostra a maioria dos itens como foram entregues, mas não os documentos nem os extratos anexados à declaração. As transcrições da declaração estão disponíveis para o ano corrente e as declarações processadas nos 3 anos de processamento anteriores, e a maioria dos pedidos do Form 4506-T é processada em até 10 dias úteis. O Schedule C faz parte do Form 1040; por isso um empresário individual pede uma transcrição da declaração no Form 4506-T.
• Uma cópia da declaração. O Form 4506 pede uma cópia com os anexos como foram apresentados originalmente, cobrando $30 por declaração; o IRS diz para reservar até 75 dias corridos.
• Extratos dos bancos, das operadoras de cartão e dos credores, até a data de fechamento.
• Suas próprias cópias. O IRS diz para guardar cópias das declarações entregues. Verifique o seu e-mail e qualquer portal do cliente que o contador usava.

Escrituração reconstruída a partir de extratos: reconstruir a escrituração a partir de extratos bancários.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Uma corporação S troca de responsável contábil em 1º de julho

Suponha uma escrituração no regime de caixa, sem contas a receber nem a pagar, e receitas acima do limite do Schedule L para pequenos declarantes, de modo que a corporação preenche o Schedule L. O balanço patrimonial de fechamento de 31 de dezembro da escrituração antiga: banco US$25.000; equipamentos US$40.000 pelo custo, menos US$15.000 de depreciação acumulada, para um total de ativos de US$50.000; um empréstimo de US$20.000; capital social de US$10.000 e lucros retidos de US$20.000, para um patrimônio líquido de US$30.000. Passivos mais patrimônio líquido somam US$50.000.

A nova escrituração leva esses saldos em 31 de dezembro, a data de abertura, e os totais batem com a coluna de fim do ano do Schedule L. As transações de 1º de janeiro até junho são lançadas a partir dos extratos e conciliadas mês a mês; a troca de responsável contábil em 1º de julho não exige nenhum lançamento especial.

Empresário individual passa de uma planilha para um software novo

O Schedule C não tem balanço patrimonial; por isso a abertura vem dos extratos em 31 de dezembro: banco US$8.000 e saldo de cartão de US$5.000. O patrimônio líquido do proprietário é US$3.000. Nenhuma transação antiga é importada; receitas e despesas são lançadas a partir de janeiro.

LLC com dois membros tributada como sociedade de pessoas

Suponha que a sociedade de pessoas não atenda ao teste de pequeno declarante; por isso preenche os Schedules L e M-2 e o item L de cada Schedule K-1. A escrituração mostra um capital total dos sócios de US$60.000, enquanto os Schedules K-1 mostram capital na base fiscal de US$45.000. O Schedule L, preparado a partir da escrituração, mostra os US$60.000. A nova escrituração abre com US$60.000, dividido por sócio como a escrituração antiga mostra. A diferença de US$15.000 fica em um quadro separado da base fiscal, para que o preparador possa conciliar o Schedule M-2 com os K-1.

E no seu caso?

• A escrituração antiga e a declaração entregue divergem, a declaração do ano passado ainda não foi entregue, o contador antigo não libera os registros ou o patrimônio líquido inicial exige um lançamento genérico grande: esses pontos decidem quais saldos merecem confiança, e essa decisão cabe antes de a nova escrituração alimentar uma declaração. Este é o momento de chamar um responsável contábil ou um preparador: ajuda com a escrituração contábil.
• A escrituração nunca existiu antes deste ano: veja saldos iniciais quando a escrituração começa tarde.
• O Opening Balance Equity tem um saldo grande: veja Opening Balance Equity.
• O patrimônio líquido difere da declaração entregue: veja lucros retidos que não batem com a declaração do ano passado.
• Você está pesando uma troca no meio do ano ou quanto histórico migrar: veja trocar de software contábil no meio do ano.
• Você precisa saber o que é o Schedule L: veja Schedule L em uma declaração de corporação.
• Você precisa de registros ou de acesso ao IRS pelo contador antigo: veja trocar de contador.
• Você está trocando de responsável contábil no meio do ano: veja substituir o seu responsável contábil.
• A relação do ativo imobilizado se perdeu: veja reconstruir um quadro de depreciação perdido.
• Faltam meses de lançamentos: veja como atualizar uma escrituração atrasada.
• Uma pessoa estrangeira é dona da empresa americana e as declarações dela foram perdidas: veja reconstruir a escrituração por declarações perdidas de proprietário estrangeiro.
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