Despesas da empresa no cartão pessoal: registro e reembolso

Posso usar meu cartão de crédito pessoal para despesas da empresa, e elas continuam dedutíveis?

Em geral, sim. Um custo da empresa é dedutível quando é comum e necessário para o negócio e pode ser comprovado, e não por causa do cartão que o pagou. O cartão não muda o teste. A estrutura da empresa decide de quem é o custo e como o proprietário recebe o dinheiro de volta.

Usar o cartão é permitido, mas cada compra vira mais uma linha para conferir com um recibo e um lançamento do proprietário. A Publication 583 recomenda manter a conta corrente da empresa separada da sua conta pessoal.

Cônjuges que possuem uma LLC em conjunto como bem comum do casal (community property) podem, se atenderem aos requisitos, declará-la como parte da própria declaração e, então, seguir a linha do empresário individual (IRS).

Abaixo, “LLC de um único membro” significa uma LLC declarada na declaração do seu proprietário pessoa física; a que opta pelo tratamento de corporação segue as linhas da corporação.

A linha pode mudar no meio do período: um segundo membro entra, a LLC opta pelo tratamento de corporação no Form 8832 ou pelo regime de corporação S no Form 2553, ou você constitui uma corporação. As compras de antes e de depois seguem linhas diferentes. Os custos pagos antes de o negócio abrir são custos de início de atividade, com regras próprias de dedução (Publication 583; veja custos de início de atividade pagos por você antes da LLC).

O caso deixa de ser simples quando a empresa é uma corporação ou tem mais de um proprietário, quando as compras se acumularam por mais de um ano, quando os valores são altos, quando o saldo do cartão tem juros ou quando ninguém registrou por escrito se o dinheiro é reembolso, aporte ou empréstimo.

Reúna primeiro: as faturas do cartão de cada ano, o recibo ou a fatura de cada compra da empresa, a estrutura da empresa, quem pagou e qualquer plano, acordo ou nota entre você e a empresa.

Como registro despesas da empresa pagas num cartão pessoal que não está na escrituração?

Para um empresário individual ou uma LLC de um único membro, lance cada compra da empresa na data da compra, na conta normal dela (uma despesa, estoque ou um ativo, como um equipamento), e credite uma única conta de aporte do proprietário no patrimônio líquido. Não existe uma categoria “pago pessoalmente”: o pagamento pessoal aparece só como o aporte. Uma despesa reduz o lucro; um ativo segue as regras de depreciação ou de dedução imediata. O aporte não é renda; ele registra que o seu próprio dinheiro pagou o custo. As outras estruturas seguem as seções abaixo.

1. Pegue a fatura do cartão do período.
2. Marque as linhas da empresa. Deixe de fora as pessoais. Numa compra em parte pessoal, como um telefone, registre só a parte da empresa; veja despesas de uso misto. Considere os estornos e créditos da fatura; eles reduzem a despesa e o aporte.
3. Lance cada linha marcada na sua própria categoria (software, materiais, viagens), com a data da compra e o valor da fatura. Mercadorias para revenda vão para estoque ou compras, não para despesas; a Publication 583 trata o custo do estoque separadamente das despesas. Equipamentos e móveis também não são “outras despesas” (instruções do Schedule C): eles são capitalizados, a menos que valha uma opção como o de minimis safe harbor (regra de dispensa para itens de baixo valor) (Publication 334).
4. Credite cada lançamento na conta de aporte do proprietário.
5. Some os lançamentos e confira com as compras da empresa que você marcou na fatura.
6. Guarde o recibo ou a fatura de cada uma.

Os menus do software variam, então escolha o tipo de patrimônio líquido para o aporte, nunca um tipo de despesa. Veja contas de patrimônio líquido de uma LLC.

Como empresário individual ou dono de LLC de um único membro, preciso me reembolsar?

Em geral, não. O empresário individual e o negócio são um único contribuinte para o imposto de renda, então não há o que devolver. O IRS trata uma LLC de um único membro do mesmo jeito, a menos que ela opte por ser tributada como corporação; a LLC que fez essa opção segue as seções de corporação abaixo. A dedução é sua, quer o dinheiro volte ou não.

Se você passar dinheiro da conta da empresa para si mesmo para acertar as contas, registre como retirada do proprietário. Não é despesa nem salário. As instruções do Schedule C dizem para deixar os valores pagos a você mesmo fora dos salários, e a Publication 334 descreve uma conta de retiradas (drawing account) para o dinheiro tirado para uso pessoal. Uma retirada não altera o lucro. Veja como registrar as retiradas do proprietário.

LLC com vários membros ou corporação: é reembolso, aporte ou empréstimo?

Depende do que você e a empresa realmente combinaram quando o custo foi pago e de a escrituração e os documentos mostrarem isso; um rótulo não resolve. O IRS cita uma decisão em memorando do Tax Court, julgada com base nos próprios fatos, em que os pagamentos de uma corporação S ao seu único acionista foram considerados salário, e não devolução de empréstimo, e as transferências anteriores do acionista foram consideradas aportes de capital, e não empréstimos.

Classifique primeiro cada compra. Uma conta em nome da própria empresa, como a fatura de um fornecedor, é custo da empresa, e o que ela lhe deve costuma ser uma dívida com você. Um custo que você assumiu ao fazer o seu trabalho como empregado dela, como a sua própria viagem, só é devolvido sem imposto por um plano de reembolso (accountable plan) (26 CFR 1.62-2). O guia despesas de corporação S que nunca foram reembolsadas classifica os itens em detalhe.

Mudar o rótulo depois não muda os fatos. Como cada um aparece na declaração de imposto e no custo-base está em aporte do proprietário ou empréstimo à sua LLC.

Como me reembolso numa corporação S sem gerar salário?

Para custos que você assumiu ao fazer o seu trabalho, use um plano de reembolso (accountable plan): um acordo de reembolso que cumpre três regras. Os valores pagos por ele não são salário, ficam fora do W-2 e não têm retenção nem imposto sobre a folha. Se o acordo descumpre uma regra, todos os valores pagos por ele são tratados como pagos por um plano que não é de reembolso (nonaccountable plan), incluídos na renda do empregado e informados como salário, com retenção. Se o acordo é correto, mas o empregado não devolve a tempo um adiantamento excedente, só o excedente recebe esse tratamento. Um pagamento mensal fixo, feito havendo ou não custos, descumpre a primeira regra em cada dólar.

Se a empresa deve essa retenção e não a recolhe, uma pessoa responsável que deliberadamente deixa de recolhê-la, como um proprietário que é diretor, pode receber pessoalmente uma multa igual a todo o imposto de renda retido e as contribuições de Social Security e Medicare do empregado não pagos (IRS). Em geral, o IRS tem 3 anos para lançá-la, contados do que ocorrer depois: a entrega da declaração ou o 15 de abril seguinte; e não há limite se a declaração nunca foi entregue (IRM 5.19.14).

O que é razoável depende dos fatos. Os safe harbors (prazos que a regulamentação considera automaticamente razoáveis) de data fixa da regulamentação são 60 dias depois de a despesa ser paga ou incorrida para documentar uma despesa, um adiantamento feito em até 30 dias de quando a despesa é paga ou incorrida e 120 dias depois de a despesa ser paga ou incorrida para devolver um excedente (26 CFR 1.62-2, Publication 463). Um segundo safe harbor dá 120 dias após cada extrato periódico quando a empresa envia demonstrativos pelo menos a cada trimestre pedindo as despesas não comprovadas (parágrafo (g)(2)(ii)); a regulamentação não diz se ele alcança despesas pagas antes de existir qualquer plano. O acordo não precisa ser um plano escrito (Publication 5137), mas uma política escrita curta mostra depois quais eram as regras. As regras cobrem custos que um empregado assume ao prestar serviços, e o IRS trata um diretor de corporação que presta serviços a ela como empregado.

Compras que ficaram meses paradas ficam fora dos safe harbors de data fixa, então saber se um reembolso tardio ainda está no prazo depende dos fatos. Se a empresa nunca lhe devolver o dinheiro, o custo em geral também não é dedutível na sua própria declaração (Publication 463, Public Law 119-21). Os dois casos estão em despesas de corporação S que nunca foram reembolsadas. Como montar um plano para escritório em casa, telefone ou carro está em reembolso de despesas do proprietário.

E os juros e as tarifas do cartão pessoal?

Os juros seguem aquilo que o dinheiro emprestado pagou. Para um empresário individual ou uma LLC de um único membro declarada na sua própria declaração, os juros sobre um saldo do cartão que pagou custos da empresa são juros do negócio e são lançados como qualquer outra compra da empresa: uma despesa, creditada no aporte do proprietário. Os juros sobre a parte pessoal são pessoais, não dedutíveis e não são lançados. Num imóvel alugado que você possui sozinho, são um custo do aluguel (a Publication 527 lista os juros entre eles). Um saldo pago antes de os juros começarem a correr não deixa nada para ratear.

A Publication 334 diz que os juros se relacionam com a empresa se o dinheiro pagou uma despesa da empresa, e que você só pode deduzi-los se for legalmente responsável pela dívida. Pelo 26 CFR 1.163-8T, um pagamento de uma dívida com os dois tipos de compras é tratado como devolução da parte pessoal primeiro. O cartão é um empréstimo contínuo: saldos com a mesma taxa são uma só dívida, e saldos com taxas diferentes, como um saldo promocional ou um saque em dinheiro, são dívidas separadas pagas na ordem que o contrato do cartão define (parágrafo (d)(3)). A regra foi escrita para os limites de prejuízos passivos e de juros não empresariais, então um preparador deve confirmar como ela se aplica a um saldo rotativo.

O cartão é uma dívida sua. Uma empresa só deduz juros de uma dívida pela qual é legalmente responsável, então os juros do cartão em geral pertencem ao titular do cartão, e não à empresa. Se você é empregado da sua própria corporação e o cartão pagou custos que você assumiu ao fazer o seu trabalho, os juros são juros pessoais e não são dedutíveis (26 CFR 1.163-9T). Se você, uma LLC com vários membros ou uma corporação pode deduzir o restante depende dos fatos, e as fontes aqui não resolvem isso. Uma tarifa de um cartão usado para os dois fins é dividida do jeito que a Publication 334 divide qualquer despesa em parte da empresa e em parte pessoal: só a parte da empresa é dedutível.

Que comprovação preciso ter de cada despesa?

A fatura do cartão prova que você pagou; ela não prova que o custo foi para a empresa. A Publication 583 diz que a prova de pagamento, sozinha, não garante uma dedução, então guarde também o comprovante de venda ou a fatura. A fatura de um cartão de crédito pode provar o pagamento quando mostra o valor cobrado, o nome de quem recebeu e a data da transação.

Os recibos que faltam são tratados no mesmo guia, e por quanto tempo guardá-los está em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Como evito contar a despesa duas vezes quando pago a fatura do cartão?

Registre a despesa uma única vez, na compra. Pagar a fatura do cartão move dinheiro; nunca é uma segunda despesa. A contagem em dobro aparece quando a compra e o pagamento são lançados como despesa.

Um reembolso lançado como despesa depois que o custo já foi lançado é a mesma contagem em dobro. A mecânica dos pagamentos de cartão está em pagamentos de cartão de crédito na escrituração.

Tenho um imóvel alugado em meu nome e paguei os custos dele no cartão pessoal: onde isso entra?

Se o imóvel é só seu, os custos vão no Schedule E como despesas de aluguel, sem nada a devolver, porque você e o imóvel alugado são um único contribuinte. A Publication 527 lista manutenção, seguro, impostos e juros entre os custos deduzidos da renda do aluguel, trata as benfeitorias como depreciáveis e não dedutíveis de imediato, e diz para dividir as despesas entre o uso como aluguel e o uso pessoal se você mesmo usa o imóvel. Se você é coproprietário com alguém com quem não entrega declaração conjunta, você deduz as despesas que pagou de acordo com a sua participação, e o coproprietário lhe deve o restante (Publication 527, participação parcial).

Se uma LLC é dona do imóvel alugado, vale a tabela do início: uma LLC de um único membro que não optou pelo tratamento de corporação continua sendo declarada no seu Schedule E, uma LLC com vários membros é uma sociedade de pessoas cujos custos são da LLC, e uma LLC tributada como corporação segue as linhas da corporação. Os registros e as contas de imóveis alugados estão em registros e recibos de imóveis alugados e plano de contas para imóveis alugados.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, em dólares americanos.

Designer autônoma

Uma empresária individual paga US$4.000 de software e um notebook no cartão pessoal. A escrituração mostra US$4.000 de custos (o software como despesa, o notebook como equipamento) e um aporte do proprietário de US$4.000. O Schedule C dela deduz cada custo pelas regras habituais. Meses depois, ela passa US$4.000 da conta da empresa para si mesma. Isso é uma retirada do proprietário; não muda nem o lucro nem a dedução.

LLC de um único membro com estoque

O dono de uma LLC de um único membro declarada na própria declaração paga US$12.000 de estoque no cartão pessoal durante o ano. O cartão está fora da escrituração, então ele lança cada compra a partir das faturas: débito em estoque, crédito em aporte do proprietário, guardando a fatura do fornecedor. Ele confere se os lançamentos somam os US$12.000 de compras da empresa marcadas nas faturas. Pagar o cartão com dinheiro pessoal não exige lançamento. Se a LLC o reembolsar depois, isso é uma retirada.

Proprietário de corporação S

O proprietário de uma corporação S, que também trabalha nela como empregado, paga US$3.000 de viagens da empresa no cartão pessoal. A viagem que ele assumiu ao fazer o seu trabalho é custo dele até a empresa devolver o dinheiro. Se a empresa o reembolsa por um plano de reembolso (accountable plan) e ele documenta as viagens em até 60 dias depois de a despesa ser paga ou incorrida, um reembolso de US$3.000 não é salário. Se o acordo descumpre uma regra, por exemplo porque as viagens não foram documentadas a tempo, a empresa precisa tratá-lo como salário, com retenção e imposto sobre a folha. Lançá-lo como empréstimo não é uma alternativa livre de problemas: o IRS já tratou como salário pagamentos a um único acionista rotulados como devolução de empréstimo. Uma conta em nome da própria empresa, como a assinatura de um software, é o caso claro de empréstimo ou aporte.

E no seu caso?

• Um ano ou mais de gastos da empresa está num cartão pessoal, os valores são altos, a empresa mudou de estrutura no meio do caminho, ou você não sabe distinguir reembolso, aporte e empréstimo: o tratamento de cada item, a correção dos anos anteriores e a política que evita a repetição são decisões de julgamento que podem chegar a declarações já entregues. Veja ajuda com a escrituração contábil, como atualizar uma escrituração atrasada e como corrigir fundos da empresa misturados com os pessoais.
• Você tem uma corporação S e não tem um plano de reembolso (accountable plan), ou as compras têm meses: veja despesas de corporação S que nunca foram reembolsadas e reembolso de despesas do proprietário; depois, busque ajuda com a escrituração contábil para definir os lançamentos.
• Você é sócio ou membro de uma LLC, pagou custos da LLC e não sabe qual tratamento cada compra recebe: veja despesas da LLC pagas pelo sócio; depois, ajuda com a escrituração contábil.
• Você tem uma corporação C: veja corporação C que paga despesas do proprietário; depois, ajuda com a escrituração contábil se as compras já estão na escrituração.
• Investidores ou um banco vão ler a sua escrituração: veja como organizar a escrituração antes de captar investimento e aporte do proprietário ou empréstimo à sua LLC; depois, busque ajuda com a escrituração contábil para resolver cada item primeiro.
• Você mora fora dos EUA, ou o cartão é estrangeiro: a declaração e a questão de empréstimo ou capital podem ser diferentes quando o proprietário está no exterior; veja como colocar dinheiro na sua corporação americana a partir do exterior e contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA; depois, ajuda com a escrituração contábil.
• Foram contas pessoais que saíram da conta da empresa: veja despesas pessoais pagas com a conta da empresa.
• A despesa é só em parte da empresa: veja despesas de uso misto.
• Uma declaração já entregue tratou essas compras de forma errada: veja como retificar uma declaração por erros em despesas da empresa.