Para quem é
- Proprietários de corporações S e responsáveis contábeis que registram distribuições
- Proprietários cujos lucros acumulados ficaram negativos ou cujo balanço patrimonial não bate com o Schedule L do ano anterior
Não abordado aqui
- Imposto sobre distribuições acima do custo-base das ações e como corrigir
- Como calcular o custo-base das ações e da dívida no Form 7203
- Qual salário é razoável
- Declarações estaduais, dividendos de corporação C e retiradas de sociedade de pessoas
Como registro uma distribuição de corporação S na escrituração contábil?
O lançamento contábil de uma distribuição em dinheiro de uma corporação S nos EUA é um débito em uma conta de distribuições aos acionistas, no patrimônio líquido, e um crédito em caixa, na data em que a corporação paga. A demonstração do resultado não muda. Os proprietários costumam chamar isso de retirada ou dividendo; na escrituração contábil, o nome é distribuição, e “dividendo” para fins de imposto tem um sentido mais estreito (explicado abaixo). Os nomes das contas são prática de escrituração, não regra do IRS. Distribuição de bens é tratada mais adiante.
Uma distribuição é dinheiro ou um bem pago a um proprietário porque ele detém ações. Não é um custo para gerar renda, por isso fica fora das despesas; a declaração a informa no Schedule K, linha 16d, e não como dedução (instruções do Form 1120-S). Lance na data do pagamento; para as regras de distribuição da seção 1368, os regulamentos consideram a distribuição na data em que a corporação a faz.
| Etapa | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Cada distribuição em dinheiro | Distribuições aos acionistas (uma conta por acionista) | Caixa |
| Fechamento do ano | Lucros acumulados | Distribuições aos acionistas |
Mantenha uma conta, ou uma subconta, por acionista. Cada Schedule K-1 mostra as distribuições do próprio acionista.
O caso não é simples quando:
- O proprietário retirou distribuições, mas não recebeu salário.
- Os valores são diferentes entre os acionistas.
- As distribuições foram maiores que o lucro.
- O balanço patrimonial não bate com o Schedule L do ano anterior.
- Contas pessoais foram pagas com a conta da empresa.
- A corporação já foi uma corporação C.
Cada um desses casos pode exigir que os lançamentos sejam refeitos, ou mudar a resposta tributária, antes que um preparador consiga concluir a declaração.
Reúna:
- Extratos bancários do ano inteiro
- O detalhamento do livro-razão das distribuições e dos lucros acumulados
- Os Schedules L e M-2 do ano anterior
- O Schedule K-1 de cada acionista
- Relatórios da folha de pagamento
- Quem tem quantas ações e desde que data
É distribuição, salário, reembolso ou empréstimo?
Dinheiro é distribuição quando é pago a um acionista por causa das ações que ele possui. Pagamento por trabalho é salário, devolução de um custo da empresa é reembolso, e dinheiro que o proprietário precisa devolver é empréstimo. Cada um é lançado e declarado de forma diferente.
| Pagamento | O que é | Na escrituração contábil | Na declaração |
|---|---|---|---|
| Distribuição | Dinheiro ou bem pago a um acionista na condição de proprietário | Débito em distribuições aos acionistas (patrimônio líquido) | Schedule K, linha 16d; K-1, caixa 16, código D |
| Salário | Pagamento por serviços que o proprietário presta como diretor ou empregado | Remuneração de diretor pela folha de pagamento, com os impostos sobre a folha | Form 1120-S, linha 7 para diretores, linha 8 para os demais empregados |
| Reembolso | Devolve a um proprietário que também é empregado um custo da empresa pago do próprio bolso | Débito na despesa ou no ativo a que o custo pertence | A linha de dedução desse custo |
| Empréstimo a um acionista | Dinheiro que se espera que o acionista devolva | Débito em empréstimos a acionistas (um ativo) | Schedule L, linha 7 |
| Pagamento de um empréstimo do acionista | A corporação devolve o dinheiro que o acionista lhe emprestou | Débito no passivo de empréstimo do acionista | Schedule K, linha 16e; K-1, caixa 16, código E |
O salário razoável vem antes das distribuições. O IRS diz que uma corporação S deve pagar uma remuneração razoável ao acionista que é empregado antes de fazer distribuições que não são salário, e pode reclassificar distribuições como salário. Um reembolso não é salário quando segue as regras de plano de prestação de contas (accountable plan); veja reembolso de despesas do proprietário.
Os prêmios de seguro de saúde que a corporação paga para um acionista que possui mais de 2% das ações ou do poder de voto também não são distribuições. A corporação os deduz e os informa como salário desse proprietário no Form W-2; veja seguro de saúde para proprietários.
Se prejuízos anteriores reduziram o custo-base do acionista em um empréstimo, parte da devolução pode ser tributável (instruções do Schedule K-1, código E). Veja empréstimos de acionistas a uma corporação S.
Se uma conta pessoal paga pela empresa é distribuição, salário ou empréstimo depende dos fatos. Veja corporação S que paga despesas pessoais.
Como fecho a conta de distribuições contra os lucros acumulados?
No fim do ano, faça um débito nos lucros acumulados e um crédito na conta de distribuições pelo saldo total. Os lucros acumulados finais passam a ser iguais aos lucros acumulados iniciais mais o lucro líquido, menos as distribuições. Os programas de contabilidade costumam fazer esse fechamento sozinhos; confira o resultado em vez de presumir que está certo.
- A conta de distribuições começa o novo ano com saldo zero.
- O Schedule L mostra os lucros acumulados na linha 24, e não uma conta de distribuições (Form 1120-S).
- O lucro líquido contábil é o mesmo, tenham as distribuições sido pequenas ou grandes.
Por que as distribuições da corporação S desajustam meu balanço patrimonial e o Schedule L?
Uma distribuição registrada corretamente reduz o caixa e o patrimônio líquido no mesmo valor, então o balanço patrimonial continua fechando. Os lucros acumulados caem junto e ficam negativos quando as distribuições e os prejuízos superam a renda; isso é aritmética, não erro. Um Schedule L que deixou de bater costuma vir da forma como um lançamento foi registrado, porque o balanço patrimonial do Schedule L deve concordar com os livros e registros da corporação.
| O que deu errado | O que você vê |
|---|---|
| Uma distribuição nunca foi lançada, ou está em uma conta sem categoria | O saldo bancário não bate com a escrituração contábil, e as distribuições estão abaixo do que o proprietário retirou |
| Uma distribuição foi lançada como despesa, por exemplo como “remuneração do proprietário” sem folha de pagamento | O lucro líquido contábil fica baixo demais, e um preparador que segue a escrituração contábil informa renda de menos; o K-1 não mostra nenhuma distribuição |
| Uma distribuição foi lançada na conta de empréstimo do acionista | Os empréstimos no Schedule L (linhas 7 e 19) não batem com os contratos de empréstimo, e a linha 19 não bate com os K-1; as instruções dizem que a linha 19 em regra deve conciliar com os valores dos K-1 |
| O fechamento do ano foi pulado ou feito duas vezes | Os lucros acumulados não são o saldo inicial mais o lucro líquido, menos as distribuições |
Se o balanço patrimonial continua sem fechar, ou se você está tentado a forçá-lo com a linha de ajustes do patrimônio líquido, veja Schedule L que não fecha.
Distribuições acima dos lucros acumulados são um problema, e qual é a diferença para o custo-base?
Lucros acumulados negativos são um resultado contábil: no período que a escrituração cobre, as distribuições e os prejuízos juntos superaram a renda. Isso não é, por si só, um fato gerador de imposto. O imposto sobre uma distribuição depende do custo-base (basis) das ações do acionista, que começa com o que ele pagou ou aportou pelas ações (ações recebidas por doação ou herança partem de outras regras) e depois varia com a renda, os prejuízos e as distribuições da empresa. Em uma corporação S sem lucros e reservas acumulados (earnings and profits, a medida fiscal do lucro que sobrou dos anos como corporação C), uma distribuição não é tributada até o custo-base das ações, e o excesso é tratado como ganho com a venda de um bem.
Três números costumam ser confundidos:
| Número | Onde está | O que mede | As distribuições podem levá-lo abaixo de zero? |
|---|---|---|---|
| Lucros acumulados | A escrituração contábil; Schedule L, linha 24 | Lucro contábil acumulado menos as distribuições contábeis | Sim |
| Custo-base das ações | Os registros do acionista; Form 7203 | O investimento fiscal do acionista nas ações | Não; o valor acima do custo-base é tributado como ganho de capital |
| Conta de ajustes acumulados (accumulated adjustments account) | Schedule M-2, coluna (a) | Renda da corporação S desde a opção pelo regime S, já tributada nos proprietários e ainda não paga pela corporação, segundo as regras fiscais | Não; as distribuições a reduzem só até zero, embora prejuízos possam torná-la negativa |
As distribuições reduzem o custo-base das ações só até zero (instruções do Schedule K-1) e a conta de ajustes acumulados também só até zero, embora prejuízos possam torná-la negativa (instruções do Schedule M-2). Os três diferem porque medem coisas diferentes. O IRS diz que o acionista, e não a corporação, é responsável por acompanhar o custo-base das ações, mas a escrituração contábil fornece as distribuições e a renda com que ele é calculado. O acionista que recebe uma distribuição que não é dividendo entrega o Form 7203 junto com a própria declaração. Veja custo-base do acionista de corporação S.
Duas outras regras podem afetar um pagamento, fora da escrituração contábil. Uma corporação que já foi corporação C pode ter lucros e reservas acumulados. Nesse caso, as distribuições saem primeiro da conta de ajustes acumulados, a menos que a corporação opte, com o consentimento de todos os acionistas afetados, por distribuir primeiro os lucros e reservas (uma declaração anexada ao Form 1120-S original entregue no prazo, ou retificador, daquele ano; vale só para aquele ano e não pode ser revogada). A parte que é dividendo até o limite desses lucros é tributada mesmo quando o custo-base das ações é alto. A lei estadual também limita as distribuições e varia de estado para estado; por exemplo, Delaware permite dividendos pagos com o excedente (surplus), como a lei o define, ou, se não houver, com o lucro líquido do exercício atual ou do anterior. Um administrador de Delaware que aprova um dividendo ilegal de forma intencional ou negligente é pessoalmente responsável perante a corporação, e perante seus credores se ela for dissolvida ou insolvente, por 6 anos após o pagamento. Para patrimônio líquido negativo em qualquer tipo de entidade, veja patrimônio líquido negativo do proprietário.
Onde as distribuições aparecem no Form 1120-S e no K-1?
As distribuições fluem para o Schedule K, para cada Schedule K-1, para o Schedule L por meio dos lucros acumulados e para o Schedule M-2. Todos devem vir do mesmo livro-razão.
| Local | O que mostra |
|---|---|
| Schedule K, linha 16d | Total das distribuições aos acionistas, exceto dividendos pagos com lucros e reservas; distribuições de bens exigem uma declaração anexa |
| Schedule K-1, caixa 16, código D | As distribuições desse acionista; elas reduzem o custo-base das ações, e o que passar do custo-base é ganho de capital |
| Schedule K, linha 17c | Dividendos pagos com lucros e reservas acumulados, informados ao acionista no Form 1099-DIV, e não no K-1 |
| Schedule L, linha 24 | Lucros acumulados depois do fechamento; o Schedule L não tem linha de distribuições |
| Schedule M-2, linha 7 | Distribuições, na medida em que reduzem a conta de ajustes acumulados e as outras contas do M-2 |
Fontes: instruções do Form 1120-S, Form 1120-S e instruções do Schedule K-1.
Uma corporação S pequena ainda precisa preencher o Schedule L?
Uma corporação S pequena não precisa preencher os Schedules L e M-1 se responder Sim à pergunta 11 do Schedule B. Para isso, a receita total do ano e o ativo total no fim do ano devem ser, os dois, inferiores a $250.000 (Form 1120-S). Para essa pergunta, a receita total conta mais do que as vendas; as instruções da pergunta 11 listam as linhas.
O Schedule M-2 não entra nessa dispensa. As instruções do M-2 dizem que uma corporação com lucros e reservas acumulados deve manter a conta de ajustes acumulados e recomendam que toda corporação S a mantenha. A escrituração contábil ainda deve gerar um balanço patrimonial no fim do ano, porque é nele que se acompanham os lucros acumulados e os empréstimos de acionistas.
Como registro uma distribuição de bens, e não de dinheiro?
Uma distribuição de bens é qualquer pagamento a um acionista que não seja em dinheiro, como equipamento, um veículo ou valores mobiliários. A declaração avalia o bem valorizado pelo valor justo de mercado, e a corporação reconhece ganho se o bem valer mais do que seu custo-base fiscal.
- Na declaração: a linha 16d pede uma declaração anexa com a data de aquisição, a data da distribuição, o valor justo de mercado nessa data e o custo-base da corporação.
- Valor: a distribuição é contada pelo valor justo de mercado do bem, antes das regras de passivos abaixo. Esse valor também é o custo-base do acionista no bem (seção 301).
- Ganho: a corporação reconhece ganho como se tivesse vendido o bem pelo valor justo de mercado; as regras do subcapítulo C se aplicam a uma corporação S, exceto onde as regras da corporação S diferem. Esse ganho passa aos acionistas com o caráter que teria numa venda, então o ganho em um equipamento depreciado pode ser renda ordinária. O custo-base das ações é calculado com o aumento da renda do ano antes de a distribuição ser testada.
- Prejuízo: quando o bem vale menos do que seu custo-base fiscal, nenhum prejuízo é reconhecido.
Uma forma comum de lançar, quando a escrituração contábil segue o valor justo:
| Etapa | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Distribuir um bem que vale mais do que o valor contábil | Distribuições aos acionistas (valor justo de mercado) e depreciação acumulada, se houver | O ativo pelo custo e o ganho na distribuição (a diferença) |
Uma escrituração contábil mantida em outra base pode registrar o bem pelo valor contábil, sem ganho. A declaração usa o valor justo de mercado e o custo-base fiscal da corporação nos dois casos, então o lançamento e a declaração podem diferir. Um bem com financiamento segue regras especiais para passivos, e uma corporação que esteja a menos de 5 anos da opção pelo regime S (ou da aquisição de ativos pelo custo-base transferido de uma corporação C) pode dever o imposto sobre ganhos embutidos (built-in gains) sobre um bem que se valorizou quando era uma corporação C. Esses casos precisam de um preparador antes de o lançamento ser definitivo.
E se as distribuições foram desiguais, ou retirei distribuições sem salário?
As distribuições devem seguir a participação nas ações. Uma corporação S pode ter apenas uma classe de ações, o que significa que todas as ações devem ter direitos idênticos às distribuições e ao produto da liquidação, conforme os documentos de governança da corporação. Lance a distribuição de cada acionista separadamente e compare com a participação. O imposto de renda estadual que a corporação paga ou retém por acionistas específicos, como proprietários não residentes, conta como distribuição presumida para eles; se, contados esses pagamentos, todas as ações ainda tiverem direitos idênticos, uma diferença de prazo não cria uma segunda classe de ações (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(ii)). Valores desiguais precisam da revisão de um preparador antes da declaração; veja distribuições desiguais em corporação S, que trata do efeito sobre a opção pelo regime S.
Distribuições sem salário são uma armadilha à parte. As instruções do Form 1120-S dizem que distribuições e outros pagamentos a um diretor devem ser tratados como salário na medida em que sejam remuneração razoável. Chamar o dinheiro de distribuição na escrituração contábil não resolve a questão. Veja quanto pagar de salário a você mesmo e folha de pagamento da corporação S nunca rodada.
Que registros devo guardar de cada distribuição?
Guarde o suficiente para mostrar quem recebeu, quanto, quando e o que foi.
- A data do pagamento, o acionista, o valor e o comprovante bancário
- Se foi dinheiro ou bem; para bens, as datas, o respaldo do valor justo de mercado e o custo-base da corporação
- Qualquer aprovação por escrito que os documentos de governança da corporação exijam
- O livro-razão corrente por acionista, cada K-1 e os Schedules L e M-2 dos anos anteriores
Guarde os registros que respaldam um item da declaração, em regra por 3 anos contados do que ocorrer por último entre o vencimento e a entrega da declaração de cada acionista. Guarde os registros que comprovam o custo-base da corporação em um bem pelo tempo necessário para calcular o custo-base do bem original ou do substituto (instruções do Form 1120-S). O livro-razão das distribuições, cada K-1 e os Schedules L e M-2 anteriores alimentam saldos que seguem para os anos seguintes, então podem ser necessários por mais tempo: as instruções dizem para guardar os registros da corporação enquanto puderem ser necessários para qualquer disposição do Internal Revenue Code. Cada acionista é responsável por guardar as informações necessárias para calcular o custo-base das ações.
Exemplo
Estes exemplos são ilustrativos, em dólares americanos.
Distribuições mensais
Um proprietário que já recebe salário pela folha de pagamento também retira US$5.000 por mês em distribuições de uma corporação S. Todo mês a escrituração contábil mostra débito em Distribuições aos Acionistas de US$5.000 e crédito em Caixa de US$5.000, doze lançamentos no total. No fim do ano, US$60.000 são fechados contra os lucros acumulados. A demonstração do resultado é a mesma que seria sem as distribuições.
Distribuições maiores que o lucro
Uma corporação S com um único proprietário lucra US$50.000 e distribui US$80.000. Os lucros acumulados caem US$30.000. Se começaram o ano em US$20.000, terminam em negativo em US$10.000 (US$20.000 mais US$50.000 de renda, menos US$80.000 de distribuições). A resposta tributária vem do custo-base das ações, supondo que não haja lucros e reservas acumulados dos anos como corporação C. A renda de US$50.000 do ano aumenta o custo-base antes de a distribuição ser testada. Se o proprietário começou o ano com US$50.000 de custo-base, depois dessa renda o custo-base é de US$100.000 e os US$80.000 não são tributados. Se o proprietário começou sem custo-base (os números contábeis e fiscais podem diferir), depois dessa renda o custo-base é de US$50.000: US$50.000 não são tributados e os outros US$30.000 são ganho de capital. Os lucros acumulados ficam negativos nos dois casos.
Dois acionistas, 60/40
Dois acionistas possuem 60% e 40%. Uma distribuição de US$10.000 é lançada como US$6.000 e US$4.000. Se cada um recebe US$5.000, os valores deixam de seguir a participação, e um preparador precisa revisá-los antes da declaração.
E no seu caso?
- Suas distribuições foram maiores que o lucro, desiguais ou pagas sem folha de pagamento, ou o balanço patrimonial não bate com o Schedule L do ano anterior: como refazer os lançamentos, qual é de fato o custo-base de cada proprietário e a conta de ajustes acumulados, e se uma declaração já entregue precisa ser retificada são questões para um profissional. Veja escrituração contábil para corporação S e impostos para corporações.
- As distribuições não seguiram a participação, ou você as retirou sem rodar a folha de pagamento: veja distribuições desiguais em corporação S e folha de pagamento da corporação S nunca rodada.
- Você retirou mais do que o seu custo-base, ou precisa calculá-lo: veja distribuições acima do custo-base e custo-base do acionista de corporação S.
- A empresa pagou suas contas ou impostos pessoais: veja corporação S que paga despesas pessoais.
- A escrituração contábil está meses atrasada, ou você quer o conjunto completo mantido: veja atualização contábil de corporação S e escrituração contábil de corporação S.
- A corporação já foi uma corporação C, ou uma LLC acabou de optar pelo regime S: veja como passar de corporação C para corporação S e a escrituração contábil depois da opção pelo regime S.
- Você é uma LLC ou empresário individual, e não uma corporação S: veja como registrar a retirada do proprietário.
- Um dos proprietários mora no Canadá: veja proprietário canadense de corporação S dos EUA.
Valores nesta página
| Indicador | Valor | Fonte |
|---|---|---|
| Participação em corporação S acima da qual valem regras especiais de salário para o seguro-saúde do acionista A propriedade deve ser maior que esta parcela das ações ou do poder de voto | 2% | IRS: questões de remuneração e seguro de saúde em corporação S Verificado |
| Prazo de Delaware para a responsabilidade dos administradores por dividendo ilegal 8 Del. C. 174(a): os administradores que, de propósito ou por negligência, violarem a seção 160 ou 173 respondem solidariamente perante a corporação e, se ela for dissolvida ou insolvente, perante seus credores, a qualquer momento dentro deste prazo após o pagamento do dividendo ilegal; o administrador ausente ou que discordou (com a discordância registrada em ata) pode ser exonerado | 6 anos | Delaware Code, Title 8, seção 174, responsabilidade dos administradores por dividendo ilegal Verificado |
| Form 1120-S Schedule B pergunta 11: limite de receita total e ativo total Responda Sim somente se a receita total do ano e o ativo total no fim do ano forem, cada um, menores do que este valor; os Schedules L e M-1 deixam então de ser exigidos. Valor lido no formulário publicado mais recente (2025). | $250.000 Ano fiscal 2025 | IRS: Form 1120-S (2025), Schedule B pergunta 11 Verificado |
| Período de reconhecimento do imposto sobre ganhos embutidos (built-in gains) depois que uma corporação passa a ser corporação S 26 U.S.C. 1374(d)(7)(A): o período que começa no primeiro dia do primeiro ano fiscal em que a corporação passou a ser uma corporação S; vale para uma corporação que era uma corporação C antes da opção. | 5 anos | US Code: 26 U.S.C. 1374, imposto sobre ganhos embutidos (built-in gains) Verificado |
| Prazo de guarda dos registros de apoio da declaração da corporação S Em geral, a partir da data em que a declaração de cada acionista vence ou é entregue, a que for mais tardia, para registros que sustentam um item de renda, dedução ou crédito; os registros que comprovam o custo-base (basis) da corporação em um bem são guardados pelo tempo necessário para apurar o custo-base do bem original ou substituto | 3 anos | IRS: instruções do Form 1120-S, guarda de registros Verificado |
Fontes primárias
- IRS: instruções do Form 1120-S
- IRS: Form 1120-S
- IRS: instruções do Schedule K-1 (Form 1120-S)
- IRS: instruções do Form 7203
- IRS: custo-base das ações e da dívida de corporação S
- IRS: questões de remuneração e seguro de saúde em corporação S
- IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide (guia de impostos do empregador)
- 26 U.S.C. 1368, distribuições de corporações S
- 26 U.S.C. 301, distribuições de bens
- 26 U.S.C. 311, tributação da corporação na distribuição
- 26 U.S.C. 1245, ganho na alienação de certos bens depreciáveis
- 26 U.S.C. 1374, imposto sobre certos ganhos embutidos
- 26 U.S.C. 1371, coordenação com o subcapítulo C
- 26 U.S.C. 1366, repasse de itens aos acionistas
- 26 U.S.C. 1367, ajustes no custo-base das ações
- Treasury Regulations: 26 CFR 1.1368-1, distribuições de corporações S
- Treasury Regulations: 26 CFR 1.1368-2, conta de ajustes acumulados
- Treasury Regulations: 26 CFR 1.1361-1, definição de corporação S
- Delaware Code Title 8, seção 170, dividendos
Sobre este guia
Traduzido do guia em inglês · Leia o original em inglês
Explica as regras gerais do ano fiscal indicado. Não é aconselhamento para a sua situação.
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