Corporação S pagou despesas pessoais: salário ou distribuição?

Minha corporação S pode pagar minhas contas ou impostos pessoais, e como o IRS classifica isso?

A corporação S pode mandar dinheiro para cobrir uma conta pessoal do proprietário, mas a conta em si não é custo do negócio. A seção 262 não permite dedução de despesas pessoais, de subsistência ou da família. A corporação só pode deduzir o pagamento como remuneração razoável por serviços, tratada como salário, ou por uma regra de benefício ao empregado que se aplique à pessoa (veja a linha de seguro de saúde abaixo); do contrário, o dinheiro chega ao proprietário como empréstimo ou distribuição. Um extrato de cartão ou banco que diz “negócio” não decide qual delas. O mesmo vale para uma LLC tributada como corporação S, que entrega o mesmo Form 1120-S. Os proprietários costumam chamar isso de retirada; as classificações fiscais são salário, empréstimo ou distribuição.

O IRS diz que a corporação S não deve deixar um diretor tratar pagamento por serviços como distribuições, despesas pessoais ou empréstimos (Fact Sheet FS-2008-25). Teste cada pagamento com estas classificações: foi pagamento por serviços, é um empréstimo de verdade e, se nenhum dos dois, em geral é uma distribuição:

Um pagamento que não é remuneração por serviços nem empréstimo de verdade em geral é uma distribuição, mesmo que ninguém a tenha chamado assim (a menos que devolva dinheiro que o proprietário emprestou à corporação; veja a seção sobre empréstimos). Os regulamentos reconhecem distribuições presumidas (constructive distributions), pagamentos que funcionam como distribuições sem o nome, e não apenas cheques marcados como “distribuição” (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

O caso não é simples quando:

• uma revisão de fim de ano encontrou cobranças pessoais e ninguém decidiu como classificá-las;
• o proprietário não tem folha de pagamento, ou recebe muito menos do que o trabalho vale;
• há mais de um acionista;
• os gastos cobrem vários anos, ou declarações já entregues os deduziram;
• o custo-base das ações do proprietário está perto de zero, então uma distribuição pode gerar ganho.

A classificação escolhida muda o imposto sobre a folha, o custo-base das ações e, possivelmente, declarações já entregues, então defina as classificações antes de entregar a declaração. Reúna os extratos bancários e de cartão de todos os anos, os K-1s, o Form 1120-S anterior e os registros da folha de pagamento.

Como separo e lanço as despesas pessoais pagas pela conta da corporação S?

Vá cobrança por cobrança e pergunte se a corporação teve o custo para operar o seu negócio. Um custo de negócio é dedutível se for ordinário e necessário (seção 162). Um custo que serve à vida privada do proprietário é pessoal. Etapas:

1. Exporte todos os extratos bancários e de cartão do ano, de cada conta que a corporação tem.
2. Marque cada linha como negócio, pessoal ou incerta. Consiga o recibo e o motivo comercial de tudo que for incerto. Lance como pessoal o item sem motivo comercial documentado, até que haja um.
3. Some os itens pessoais por proprietário.
4. Dê a cada item pessoal uma classificação da tabela acima. Não classifique um ano inteiro de uma só vez.
5. Tire cada item pessoal de qualquer conta de despesa.
6. Liste as declarações, os W-2s e as declarações da folha que já usaram os valores antigos.

As instruções do Form 1120-S tratam das três primeiras destas cobranças comuns:

O pagamento do meu próprio imposto de renda ou imposto estimado é uma distribuição, e o que dizer do imposto estadual de entidade de transparência fiscal?

O imposto de renda do proprietário é responsabilidade do proprietário, então a corporação não pode deduzir o pagamento como imposto. As instruções do Form 1120-S mandam a corporação não deduzir, na linha de impostos, o imposto de renda federal nem impostos que não incidem sobre a corporação. O pagamento do imposto do proprietário pela corporação é, então, em geral salário, empréstimo ou distribuição, como qualquer conta pessoal.

Pergunte de quem era a obrigação que o pagamento quitou:

A Notice 2020-75 trata do imposto de renda cobrado da própria corporação S e diz que os contribuintes podem confiar nela até que regulamentos propostos sejam editados. As regras do estado decidem se um pagamento é imposto da entidade, então confira a confirmação da opção e o registro do pagamento. O imposto de renda federal retido do salário do proprietário é diferente de uma estimativa enviada pela conta da empresa; veja pagamentos de imposto estimado de corporação S e a correção de pagamento pelo EFTPS.

Quando um pagamento pessoal deve ser tratado como salário?

Um pagamento pessoal é salário quando foi remuneração pelo trabalho do proprietário, seja qual for o nome dado. O Código trata qualquer diretor de uma corporação como empregado (seção 3121(d); seção 3401(c)). O diretor que não presta serviços, ou presta apenas serviços mínimos, e que nem recebe nem tem direito a remuneração não é empregado (IRS).

A corporação S deve pagar remuneração razoável a um acionista que é empregado antes de fazer distribuições que não são salário, e o IRS pode reclassificar distribuições como salário (IRS). Três limites:

• O valor do salário nunca passa do que o acionista recebeu, direta ou indiretamente.
• Nem o Código nem os regulamentos fixam uma fórmula; os fatos decidem (Fact Sheet FS-2008-25). Veja quanto salário o proprietário de uma corporação S deve pagar a si mesmo.
• A intenção da corporação de limitar o salário não prevalece. O teste é se os pagamentos foram, de fato, remuneração por serviços (IRS).

Itens pessoais podem ser, eles mesmos, salário. O salário inclui benefícios complementares tributáveis (Publication 15), e um benefício é tributável, a menos que a lei o exclua (Publication 15-B). O que o tratamento como salário significa:

O tratamento como salário precisa ser real: feito pela folha de pagamento e informado no ano em que foi pago. Para um ano já entregue, isso em geral significa declarações da folha e W-2s corrigidos, e se e como corrigir depende do ano e dos fatos; veja como corrigir um erro na folha de pagamento e corporação S sem folha de pagamento.

Quando pode ser um empréstimo, e o que torna um empréstimo real?

Um pagamento só é empréstimo se o proprietário estiver de fato em dívida com a corporação. Apenas o nome “empréstimo” não basta. O IRS resume uma decisão judicial que tratou supostos empréstimos de acionista como salário: notas à vista sem garantia e sem juros, feitas por vontade do acionista a um proprietário que fazia trabalho substancial, “pagas” apenas por um crédito contábil contra valores que a corporação devia ao proprietário (IRS).

Um registro que evita esses problemas mostra:

• uma nota assinada com o valor, a data de vencimento ou o cronograma de pagamento e os juros;
• juros de pelo menos a taxa federal aplicável (applicable federal rate), que o IRS publica todo mês;
• pagamentos que o proprietário de fato faz conforme a nota e que os registros mostram; no caso acima, um simples crédito contábil era uma “transação de papel”.

Essas são características comuns de dívida real, não um porto seguro do IRS; a página do IRS não traz lista de verificação. Se o dinheiro é um empréstimo depende de todos os fatos.

Juros abaixo dessa taxa fazem do empréstimo um empréstimo entre corporação e acionista com juros abaixo do mercado, conforme a seção 7872, e o proprietário é considerado como tendo recebido uma distribuição (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(vi), Example 5). Para a exceção de pequenos empréstimos, as condições e os juros, veja pedir dinheiro emprestado à sua própria corporação.

Atenção ao sentido. Um pagamento que a corporação faz por você, se for empréstimo, vai em “empréstimos a acionistas” (Schedule L, linha 7 do Form 1120-S); veja empréstimos a acionistas no balanço patrimonial. “Empréstimos de acionistas” (linha 19) é o dinheiro que você emprestou à corporação, e ele pode lhe dar custo-base de dívida, que pode permitir deduzir prejuízos além do custo-base das suas ações (instruções do Form 7203). Lançar ali o pagamento da corporação inverte a história.

Se você emprestou dinheiro à corporação antes, um pagamento a seu favor pode, em vez disso, quitar esse empréstimo. Ele vai no Schedule K, linha 16e, e no seu K-1, exige o registro do empréstimo e pode gerar ganho quando o custo-base da dívida foi reduzido (instruções do Form 1120-S; instruções do Form 7203). Veja empréstimos de acionistas a uma corporação S.

Como lançar uma distribuição, e o que ela faz com o custo-base, o Schedule K-1, o Schedule L e o Schedule M-2?

A distribuição é lançada contra o patrimônio líquido, não como despesa. A parte que não é dividendo reduz o custo-base das ações do proprietário e é informada no Schedule K, linha 16d, e no K-1 do proprietário. Se a corporação ainda tem lucros e reservas acumulados (earnings and profits) de um ano como corporação C, parte pode ser dividendo: Schedule K, linha 17c, e Form 1099-DIV, não o K-1, sem redução do custo-base (seção 1368(c); instruções). O lançamento debita as distribuições aos acionistas e credita o caixa ou o cartão a pagar. Se o pagamento foi lançado antes em uma despesa, debite distribuições e credite essa conta de despesa.

O proprietário entrega o Form 7203 com a declaração de qualquer ano em que receba uma distribuição que não é dividendo, mesmo uma que o custo-base cubra por inteiro (instruções do Form 7203); veja custo-base do acionista de corporação S. No teste do ganho, a renda do ano e os demais aumentos do custo-base contam primeiro, mas as despesas não dedutíveis, os prejuízos e as deduções do ano só contam depois da distribuição (seção 1368(d); instruções do Form 7203). Lucros e reservas acumulados mudam a ordem; o guia sobre distribuições acima do custo-base, abaixo, trata disso.

Se uma declaração entregue deduziu um item pessoal que não é salário, a dedução em geral precisa sair. A renda ordinária sobe, passa para o proprietário e aumenta o custo-base antes de a distribuição reduzi-lo. Essa mudança pode chegar ao Form 1120-S e à declaração do proprietário. Para os lançamentos e para um balanço patrimonial que não fecha, veja como registrar distribuições de corporação S. Para distribuições acima do custo-base, veja o guia sobre distribuições acima do custo-base.

E se só um proprietário fez os gastos pessoais?

Um pagamento que só um de vários proprietários recebeu, sem que os outros recebessem o equivalente, levanta a questão dos direitos iguais pela regra da classe única de ações. A corporação S pode ter uma classe de ações, ou seja, direitos idênticos às distribuições e ao produto da liquidação. O teste olha as disposições que regem a corporação: o estatuto, o regimento interno, a lei estadual e os acordos vinculantes. Distribuições reais, presumidas ou consideradas que diferem no momento ou no valor recebem o efeito fiscal apropriado (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

Os regulamentos tratam uma diferença de momento entre proprietários iguais, o salário excessivo a um proprietário e um empréstimo com juros abaixo do mercado a um proprietário como fatos que não criam uma segunda classe de ações (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(vi), Examples 2, 3 e 5). Portanto, salário ou empréstimo real a um proprietário levanta uma questão diferente da de uma distribuição a um proprietário. Se as disposições que regem a corporação dão a todas as ações direitos idênticos, o IRS diz que distribuições desproporcionais não encerram a opção pelo regime S, embora ainda tenham efeito fiscal (Rev. Proc. 2022-19, seção 3.02). Se os demais têm direito a um valor equivalente depende dessas disposições. Registre o fato e depois defina a correção com um preparador; veja distribuições desiguais em corporação S.

Como evitar: cartões separados, plano de reembolso (accountable plan), rotina de reembolso?

Mantenha o dinheiro da corporação e o do proprietário separados, e dê a todo pagamento ao proprietário um caminho regular. Etapas:

1. Use contas e cartões separados e nenhuma cobrança pessoal nos da corporação.
2. Pague a remuneração razoável do proprietário pela folha de pagamento. Faça as distribuições em datas regulares, na proporção das ações.
3. Reembolse o proprietário por custos reais do negócio que ele pagou do próprio bolso por meio de um plano de reembolso (accountable plan); veja reembolso de despesas do proprietário.
4. Revise os extratos todo mês. Classifique a cobrança pessoal quando ela for lançada e decida o tratamento antes do próximo fechamento.

E se isso durou anos, ou a corporação S não tem folha de pagamento?

Anos de gastos pessoais ao lado de pouca ou nenhuma folha de pagamento são o caso em que a regra da remuneração razoável se aplica primeiro, e o IRS pode reclassificar os pagamentos como salário (IRS). A escrituração, as declarações da folha e o custo-base do proprietário precisam então ser refeitos ano a ano.

Trabalhe nesta ordem:

1. Pare de fazer novas cobranças pessoais.
2. Para cada ano, liste os itens pessoais e dê a cada um uma classificação.
3. Compare, ano a ano, o que o proprietário recebeu com a remuneração razoável pelo trabalho.
4. Recalcule o custo-base das ações por ano, para que uma distribuição acima do custo-base apareça como ganho.
5. Liste o que foi entregue: o Form 1120-S e os K-1s, os Forms 941 e os W-2s, e as declarações do proprietário. Decida quais precisam de correção.

Antes de devolver dinheiro à corporação, defina a classificação. Como um depósito posterior é tratado depende do que foi o pagamento original e da documentação, e isso muda a escrituração e o custo-base.

A multa por imprecisão (accuracy-related penalty) é de 20% da parte do imposto não pago de uma declaração atribuível a negligência ou a subdeclaração substancial do imposto de renda (IRS). Se pagamentos forem reclassificados como salário, a corporação também pode dever o imposto sobre a folha, com multas por falta de depósito que são um percentual do depósito não feito (IRS). O manual do IRS para fiscais diz que taxas reduzidas da seção 3509 podem se aplicar a um diretor pago apenas por distribuições, empréstimos ou despesas pessoais, sem W-2, a menos que tenha havido desrespeito intencional, mas não quando algum salário com W-2 foi informado e mais valores são reclassificados como salário (IRM 4.23.8.5.2.1). A pessoa responsável que deixa de reter ou repassar o imposto retido de forma intencional também pode dever pessoalmente a multa de recuperação de imposto retido (seção 6672); o manual diz que ela não se aplica a um lançamento feito inteiramente com as taxas da seção 3509. A cobrança em geral vale por 10 anos a partir do lançamento; veja multa de recuperação de imposto retido. Uma regularização de vários anos mexe ao mesmo tempo na escrituração, nas declarações da folha e no custo-base; veja atualização contábil de corporação S e ajuda com a escrituração contábil.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Contas da família de um proprietário único

Uma corporação S com um único proprietário, sem lucros e reservas acumulados de um ano como corporação C, paga US$9.000 de contas médicas da família e de uma viagem de férias pela conta da empresa. O proprietário já recebe remuneração razoável pela folha e não há documentos de empréstimo. Os US$9.000 são pessoais. Sem tratamento como salário, em geral é uma distribuição: sem dedução, e US$9.000 na linha 16d e na caixa 16, código D. Se o custo-base das ações do proprietário era de US$30.000 antes desse item e nada mais mudou, ele cai para US$21.000.

Se o responsável contábil tivesse lançado o pagamento em “despesas de escritório”, a renda ordinária teria ficado US$9.000 abaixo do correto. Corrigir isso aumenta em US$9.000 a renda do K-1 do proprietário e o custo-base antes da distribuição.

A empresa paga o imposto estimado do proprietário

Uma corporação S envia US$15.000 do imposto federal estimado do proprietário pela conta da empresa. O imposto é do próprio proprietário, então a corporação não pode deduzi-lo como imposto. Sem tratamento como salário e sem empréstimo documentado, é uma distribuição de US$15.000. Se o proprietário não tem folha de pagamento nesse ano, a questão do salário vem primeiro. Se fosse tratado como salário, os US$15.000 passariam pela folha, com retenção, imposto sobre a folha e W-2; o rótulo de distribuição não faz nada disso. Um imposto estadual de entidade de transparência fiscal pago em nome da própria corporação, por opção, é outro pagamento: o imposto da corporação.

Dois acionistas, as contas de um proprietário

Dois acionistas com participações iguais têm uma corporação S. Ela paga US$20.000 de contas pessoais de um dos proprietários. Se for uma distribuição, ela foi só para um proprietário. Se as ações têm direitos iguais conforme os documentos que regem a corporação, o outro proprietário pode ter direito a US$20.000 equivalentes, ou o pagamento pode precisar de outro tratamento. Qual dessas saídas vale é uma decisão documentada, com efeitos fiscais próprios. Isso, com a escrituração, exige um profissional; veja ajuda com a escrituração contábil.

E no seu caso?

• Uma revisão de fim de ano encontrou cobranças pessoais e as classificações não estão claras: falta de folha de pagamento ou folha pequena, vários proprietários, vários anos, custo-base das ações perto de zero ou declarações entregues que usaram os valores antigos mudam a resposta. Organize os anos com atualização contábil de corporação S e veja ajuda com a escrituração contábil para a escrituração, a folha de pagamento e o custo-base por trás de cada classificação.
• Você pagou custos da corporação do próprio bolso e a corporação nunca o reembolsou: veja despesas de corporação S nunca reembolsadas e reembolso de despesas do proprietário.
• Empregados e proprietários dividem os cartões da empresa: use cobranças pessoais em cartões da empresa.
• Você nunca fez folha de pagamento para si mesmo: comece por corporação S sem folha de pagamento.
• Você quer que o dinheiro seja tratado como empréstimo: leia pedir dinheiro emprestado à sua própria corporação.
• Você retirou mais do que o seu custo-base: veja distribuições acima do custo-base e custo-base do acionista de corporação S.
• Os outros acionistas não receberam valores equivalentes: veja distribuições desiguais em corporação S.
• Seu negócio é uma empresa individual, uma LLC tributada como tal ou uma corporação C: veja despesas pessoais pagas pela conta do negócio, como corrigir a mistura de dinheiro do negócio e pessoal ou corporação C pagando despesas do proprietário.