Despesas pessoais na conta da empresa: retirada ou dedução?

Posso usar a conta da empresa para despesas pessoais e deduzi-las?

Não. Uma conta pessoal paga pela conta da empresa continua sendo uma despesa pessoal, e as despesas pessoais, de subsistência e de família não são dedutíveis, a menos que uma disposição específica do Código as permita. Só as despesas comuns e necessárias para conduzir um negócio ou profissão são deduções comerciais. A conta de onde o dinheiro sai não muda o que ele pagou, e as instruções do Schedule C dizem para não incluir despesas pessoais, de subsistência e de família na lista de outras despesas.

O problema fiscal começa quando o pagamento é deduzido; em uma LLC com vários membros, uma distribuição acima do custo-base (basis) do membro também pode ser tributável. Na escrituração, um pagamento pessoal é uma retirada do proprietário: dinheiro que você tirou do negócio, não um custo de operá-lo. A Publication 334 diz que um empresário individual não pode deduzir retiradas pessoais do negócio. Misturar dinheiro pessoal e da empresa dessa forma se chama commingling.

Esta página vale para empresários individuais e para LLCs tributadas como empresa individual ou como sociedade de pessoas. Se sua LLC optou pelo regime de corporação S ou de corporação C, veja corporação S que paga despesas pessoais ou corporação C que paga despesas do proprietário.

Seu caso não é simples se qualquer um destes pontos for verdadeiro:

• Os pagamentos pessoais se estendem por vários meses ou anos.
• Algum deles já foi deduzido em uma declaração entregue.
• Mais de um membro usou a mesma conta.
• O IRS escreveu sobre a declaração, ou um credor, comprador ou investidor está prestes a revisar a escrituração.

Reúna antes de separar: extratos de todas as contas e cartões que a empresa usou, os recibos ou faturas de qualquer pagamento sobre o qual você tenha dúvida, como a empresa é tributada (empresário individual, LLC de um único membro, LLC com vários membros ou corporação), o acordo operacional se houver mais de um membro e as declarações que podem ter deduzido esses custos.

O que torna uma despesa dedutível e o que conta como pessoal, de subsistência ou de família?

Uma despesa é dedutível quando é, ao mesmo tempo, comum e necessária para o negócio. A Publication 334 define despesa comum como a que é usual e aceita no seu ramo, e despesa necessária como a que é útil e apropriada para o seu negócio. Uma despesa pessoal, de subsistência ou de família não passa nesse teste, não importa quem a pague nem de qual conta saia.

A regulamentação da seção 262 traz a maioria dos exemplos de custos pessoais:

As contribuições de um empresário individual para o próprio plano de aposentadoria e metade do imposto de autônomo (self-employment tax) também têm dedução própria na declaração do proprietário, não no Schedule C (Publication 334). Lance cada pagamento como retirada e, depois, peça a dedução nessa declaração se você tiver direito. Veja plano de saúde de autônomo na escrituração.

Abrir uma LLC ou comprar algo no nome da empresa torna o gasto dedutível?

Não. Um custo é dedutível pelo que ele financia, não pelo nome que consta no cartão, na fatura ou no título.

Para o imposto de renda, uma LLC de um único membro é desconsiderada como separada do proprietário, a menos que opte por ser tributada como corporação. A atividade vai para a declaração do proprietário, em geral no Schedule C, no caso de uma pessoa física que dirige um negócio. Abrir a LLC não torna dedutível um custo pessoal.

Uma LLC doméstica com dois ou mais membros é uma sociedade de pessoas para o imposto de renda federal, a menos que opte por ser tributada como corporação (IRS). Se marido e mulher são os únicos proprietários e detêm a LLC como bem comum do casal pela lei estadual, o IRS aceita os dois tratamentos, desconsiderada ou sociedade de pessoas; por isso, confira qual delas suas declarações vêm usando (IRS). As deduções de uma sociedade de pessoas nas linhas 9 a 21 do Form 1065 são apenas deduções de negócio ou profissão (instruções); portanto, a conta pessoal de um membro não pertence a essas linhas.

O status pode mudar no meio do ano: por padrão, um segundo membro transforma uma LLC de um único membro em sociedade de pessoas, e a perda de todos os membros menos um torna a sociedade desconsiderada; uma opção pelo Form 8832 pode valer até 75 dias antes da entrega (instruções). Confira o status na data de cada pagamento.

Um item comprado no nome da empresa só é dedutível pelo uso comercial, como os quilômetros rodados a trabalho em um carro.

Esta página trata do imposto de renda federal dos EUA. Se a mistura de dinheiro afeta a proteção de responsabilidade limitada de uma LLC, isso não é respondido aqui; veja como corrigir a mistura de dinheiro pessoal e da empresa.

Como lanço um pagamento pessoal feito pela conta da empresa?

Lance como retirada do proprietário em uma conta de patrimônio líquido, não como despesa. A Publication 334 descreve a conta de retiradas como uma conta separada para registrar a renda do negócio que você retira para pagar despesas pessoais e de família.

1. Localize cada pagamento pessoal nos extratos da conta.
2. Mude a categoria dele de despesa para a conta de retiradas do proprietário.
3. Anote com o que o pagamento foi feito.
4. Concilie a conta com o extrato.

Uma retirada não é dedução, então não reduz o lucro. Um pagamento pessoal lançado como despesa por engano reduziu o lucro indevidamente; ao passá-lo para a conta de retiradas, o lucro aumenta nesse valor. A retirada também não é renda extra: a renda de um empresário individual com o negócio é o lucro líquido, a receita do negócio menos as despesas do negócio (Publication 334). Para ver onde a retirada aparece na demonstração do resultado e no balanço patrimonial, veja como lançar as retiradas do proprietário.

E se a LLC tiver mais de um membro: de quem é a conta de capital que recebe o pagamento?

Do membro que foi beneficiado. Quando uma LLC com vários membros paga a conta pessoal de um deles, trate o valor como retirada desse membro, lançada na conta de capital dele e não como despesa da LLC, a menos que seja um empréstimo ou pagamento por serviços. As contas dos outros membros não mudam.

A conta de capital de um sócio diminui com retiradas e distribuições (instruções do Form 1065). Uma distribuição não entra no cálculo da parte do sócio na renda ou no prejuízo, então não altera essa parte (Publication 541).

Três armadilhas:

• Pode ser um empréstimo. Se os membros combinaram que o membro devolveria o valor à LLC, é um empréstimo ao membro, que a sociedade de pessoas informa no Schedule L (instruções). Qual caso se aplica depende do acordo operacional e do que os membros de fato fizeram.
• Pagamento por serviços é diferente. Um pagamento que a sociedade faz a um sócio por serviços, determinado sem relação com o lucro da sociedade, pode ser um pagamento garantido (seção 707(c); Publication 541). Uma conta pessoal não é isso por si só, mas pagá-la para quitar um valor que a sociedade deve a esse sócio por serviços pode ser, seja qual for o nome que a escrituração use. O plano de saúde que a sociedade paga para um sócio é tratado como pagamento garantido, dedutível pela sociedade e renda para o sócio. Se a sociedade o lançar como redução das distribuições, ela não poderá deduzi-lo (Publication 541). Veja pagamentos garantidos e retiradas de sócios.
• Uma distribuição grande pode ser tributável. Um sócio em geral reconhece ganho sobre uma distribuição em dinheiro apenas na parte que excede o custo-base ajustado da sua participação (Publication 541); veja contas de capital dos sócios.

E os custos que são em parte do negócio e em parte pessoais, como carro, telefone ou casa?

Só a parte comercial é dedutível. A Publication 334 diz para separar a parte pessoal de uma despesa parcialmente pessoal da parte comercial, e que a parte pessoal em geral não é dedutível.

Para um carro, mantenha um livro de registros, diário ou planilha de uso, que a Publication 463 lista como o tipo de registro que comprova o uso comercial. O percentual e os limites de depreciação do carro estão em despesas de uso misto e percentual comercial; os testes do escritório em casa estão em a dedução do escritório em casa.

Deduzi itens pessoais em uma declaração: o que corrijo e qual multa pode ser aplicada?

Uma declaração entregue que deduziu um custo pessoal como despesa do negócio subestimou o lucro daquele ano, então cada ano afetado pode precisar de correção.

• Empresário individual ou LLC de um único membro: entregue um Form 1040-X separado para cada ano. O imposto de renda e o imposto de autônomo (self-employment tax) podem mudar, e uma declaração estadual também pode precisar de ajuste. Em uma declaração conjunta, os dois cônjuges assinam e em geral respondem pelo imposto adicional, juros e multas, embora o alívio para cônjuge inocente (innocent spouse) possa se aplicar (instruções).
• Sociedade de pessoas ou LLC com vários membros: entregue um Form 1065 retificador, com Schedules K-1 retificadores para os sócios. Uma sociedade sujeita às regras de auditoria centralizada (o padrão, a menos que tenha optado por sair em uma declaração entregue no prazo) entrega, em vez disso, um pedido de ajuste administrativo, em geral em até 3 anos depois da data mais tardia entre a data de entrega e o vencimento (seção 6227(c); instruções). A declaração de cada sócio também pode mudar.

Dois fatores definem o risco de multa: por que a dedução foi feita e se você a corrige antes de o IRS entrar em contato pela primeira vez sobre uma auditoria.

As alíquotas e os testes vêm da página do IRS sobre a multa relacionada à precisão. O IRS também cobra juros sobre o imposto não pago até o vencimento e sobre essas multas (instruções do Form 1040-X). A multa relacionada à precisão não se aplica a uma parte do pagamento a menor quando você demonstra justa causa e boa-fé (26 U.S.C. 6664(c)).

O prazo importa. Uma declaração retificadora, ou um pedido de ajuste administrativo no prazo, entregue depois do vencimento, prorrogações incluídas, e antes do primeiro marco de corte previsto na regulamentação, como o primeiro contato do IRS sobre a auditoria daquela declaração, é uma declaração retificadora qualificada: o imposto adicional conta como informado na declaração para o cálculo da multa relacionada à precisão, exceto a parte ligada a uma posição fraudulenta (26 CFR 1.6664-2). Para um item da sociedade de pessoas, o marco de corte inclui também o primeiro contato do IRS com a sociedade sobre a auditoria da declaração dela. Corrigir ou não depende dos fatos. Veja como retificar uma declaração por erros em despesas do negócio.

Quais registros mostram quais pagamentos foram do negócio e quais foram pessoais?

Um extrato bancário mostra que o dinheiro saiu da conta, não com o que foi pago. A Publication 583 diz que os documentos de apoio de uma despesa devem mostrar o valor pago e que foi uma despesa do negócio. Ela também diz que a prova do pagamento sozinha não comprova a dedução, então guarde a fatura ou o recibo que mostra que o custo foi incorrido.

Guarde os registros de cada item deduzido até o fim do prazo de prescrição da declaração, em geral 3 anos depois da entrega da declaração, ou depois do vencimento, se ela foi entregue antes. O prazo é de 6 anos se mais de 25% da renda bruta ficou fora da declaração, e não tem limite para uma declaração nunca entregue ou fraudulenta (IRS). Para recibos perdidos, veja recibos perdidos de despesas do negócio.

Como evito misturar dinheiro pessoal e da empresa daqui para a frente?

Use uma conta só para o negócio e retire o dinheiro por transferência. A Publication 583 diz para manter a conta do negócio separada da sua conta corrente pessoal, usá-la só para o negócio e emitir cheques em seu nome apenas para retiradas pessoais. Os passos 2, 3 e 5 abaixo são hábitos que ajudam, não regras do IRS.

1. Pague os custos do negócio só com a conta do negócio, ou com um cartão usado apenas para o negócio.
2. Pague a você mesmo por transferência para a sua conta, identificada como retirada do proprietário. Muitos proprietários usam um valor fixo em datas fixas, para que um pagamento fora do padrão se destaque.
3. Pague as contas pessoais com a sua conta pessoal. Se escorregar, lance o pagamento como retirada quando o encontrar.
4. Concilie a conta do negócio com o extrato todo mês.
5. Em uma LLC com vários membros, mantenha uma conta de retiradas para cada membro.

Para abrir a conta, veja conta bancária empresarial para LLC ou empresário individual. Para as formas de se pagar, veja como se pagar por uma LLC.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Um empresário individual paga uma viagem em família e compras de mercado

O negócio de uma empresária individual tem lucro de US$60.000 antes destes itens. Ela paga uma viagem em família de US$1.200 e uma conta de mercado de US$300 com a conta do negócio.

• Os dois são pessoais, então ela lança US$1.500 como retiradas do proprietário. O lucro no Schedule C continua em US$60.000.
• Se ela os tivesse lançado como despesas, o lucro apareceria como US$58.500, ou seja, US$1.500 a menos do que o real.

Um carro comprado no nome de uma LLC de um único membro

Um proprietário compra um SUV de US$40.000 no nome da sua nova LLC de um único membro depois que um amigo diz que, assim, ele seria totalmente dedutível. A LLC é ignorada para o imposto de renda, então só conta o uso comercial. Um registro de quilometragem mostra que 70% dos quilômetros são a trabalho. Em geral, só essa parcela é dedutível: os quilômetros a trabalho pela taxa padrão por milha, ou cerca de 70% dos custos reais e da depreciação permitida. Os outros 30% são pessoais. Veículos têm regras especiais de depreciação e de registros (Publication 334), então esse percentual se aplica ao que essas regras permitem.

Uma LLC com dois membros paga a mensalidade escolar do filho de um membro

Uma LLC com dois membros paga US$2.000 da mensalidade escolar do filho de um dos membros com a conta da LLC. A menos que os membros tenham combinado que era um empréstimo ou pagamento por serviços, o valor é lançado como retirada desse membro: reduz a conta de capital dele em US$2.000 e é informado como distribuição, não como despesa da sociedade. A distribuição só é tributável na parte que excede o custo-base (basis) desse membro, o que este exemplo supõe que não ocorre. A conta de capital do outro membro e o lucro da LLC não mudam.

E no seu caso?

• Os pagamentos misturados se estendem por meses ou anos, ou você não sabe quais foram do negócio: separar cada pagamento, lançar cada um dos pessoais como retirada e conciliar todas as contas é o trabalho descrito em como corrigir a mistura de dinheiro pessoal e da empresa. Reconstruir uma escrituração que não fecha é tarefa para a ajuda com escrituração contábil.
• Custos pessoais já foram deduzidos em uma declaração entregue: corrigir ou não, quais anos e qual risco de multa permanece dependem dos fatos e do prazo. Comece por como retificar uma declaração por erros em despesas do negócio e considere a ajuda com escrituração contábil para reconstruir os meses afetados a partir dos extratos.
• O IRS escreveu para você: a data e o tipo da carta mudam o que você ainda pode fazer por conta própria. Veja aviso do IRS para o seu negócio e auditoria do IRS em uma pequena empresa.
• Vários membros usaram a conta, ou os membros discordam sobre o que foi pessoal: veja contas de capital dos sócios e pagamentos garantidos e retiradas de sócios. Separar a que membro pertence cada pagamento e lançar cada um na conta de capital dele é trabalho para a ajuda com escrituração contábil.
• Sua LLC optou pelo regime de corporação S ou de corporação C: veja corporação S que paga despesas pessoais ou corporação C que paga despesas do proprietário.
• Você pagou custos do negócio com um cartão pessoal: veja despesas do negócio em cartão de crédito pessoal.
• Você não sabe como sua LLC é tributada: veja como as LLCs são tributadas.