Trocar o software de contabilidade no meio do ano

Devo trocar o software de escrituração no meio do ano ou esperar o fim do ano?

O fim do ano é a hora mais simples de trocar, porque um só sistema passa a conter o ano fiscal inteiro. Trocar no meio do ano funciona quando a escrituração está conciliada até um fim de mês e o arquivo antigo é guardado, mas a declaração de imposto de renda, os Forms 1099 e os formulários da folha de pagamento precisam então ser montados a partir de dois sistemas.

Esperar o fim do ano serve para a empresa cujo programa antigo continua funcionando e pago até lá. Trocar antes serve para quem perde o suporte ou o acesso, ou enfrenta uma renovação, antes dessa data: escolha o próximo fim de mês com as contas conciliadas. Um aumento de preço, por si só, não muda o que a migração precisa fazer.

A coluna do fim do ano supõe um ano fiscal que termina em 31 de dezembro. Se o ano fiscal termina em outro mês, só a demonstração do resultado fica em um único sistema: os Forms 1099 informam o ano-calendário e as declarações da folha de pagamento seguem o trimestre ou o ano-calendário. Os períodos do imposto sobre vendas seguem o calendário definido pelo estado, então até uma data de corte em 31 de dezembro pode cair dentro de um período: a Califórnia tem uma base anual de exercício fiscal que termina em 30 de junho.

A troca deixa de ser simples quando qualquer um destes casos se aplica:

• A folha de pagamento roda dentro do arquivo de contabilidade.
• O imposto sobre vendas é cobrado em mais de um estado.
• A empresa mantém estoque.
• Há vários feeds bancários ou de cartão, ou mais de uma entidade.
• Uma conta mantém moeda estrangeira, ou um proprietário ou a controladora fica fora dos EUA.
• Alguns meses antes da data de corte não estão conciliados.
• O ano fiscal termina em um mês que não é dezembro.

Reúna antes de escolher a data:

• O balancete: o saldo de cada conta em uma data, tirado no último fim de mês conciliado.
• Relatório de vencimentos de contas a receber e a pagar: faturas de clientes e contas de fornecedores não pagas, cada uma com sua data.
• A lista de bens do ativo imobilizado, com o custo e a depreciação acumulada.
• Os pagamentos a fornecedores até a data e os relatórios acumulados no ano da folha de pagamento e do imposto sobre vendas.
• Um backup completo do arquivo antigo.

Avise quem prepara a declaração a data de corte antes de migrar: o preparador precisa dos relatórios dos dois sistemas no fim do ano.

Trocar de software muda o meu ano fiscal ou o meu método contábil?

Não. Trocar de software não altera o ano fiscal nem o método contábil: ambos vêm das declarações já entregues, não do software. As publicações do IRS citadas aqui não tratam da troca de software em si; isso decorre das definições de ano fiscal e de método contábil na Publication 538.

A declaração de imposto de renda cobre o ano fiscal inteiro, então não se divide na data de corte.

A Publication 583 diz para usar o mesmo método contábil para apurar a renda tributável e para manter a escrituração; a Publication 334 diz o mesmo para uma pequena empresa. O regulamento é mais flexível: os registros contábeis incluem uma conciliação de qualquer diferença entre a escrituração e a declaração. Para escrituração em um método e declaração em outro, veja escrituração em regime de competência e declaração em regime de caixa. A armadilha é uma configuração do arquivo novo, de onde a declaração é montada. Se a base de relatório, o custeio do estoque ou a depreciação forem diferentes dos usados nas declarações entregues, o tratamento de um item relevante pode mudar. A Publication 538 diz que uma mudança de método inclui a mudança no tratamento de qualquer item relevante, e que mudanças como o método de avaliação do estoque ou o método de depreciação geralmente exigem aprovação do IRS, pedida no Form 3115. Uma mudança automática acompanha a declaração entregue no prazo para o ano da mudança, mais uma cópia assinada para o IRS até o dia da entrega da declaração; uma mudança não automática é pedida durante esse ano. Corrigir um erro de cálculo ou de lançamento não é uma mudança de método. Dizer se uma diferença é uma coisa ou outra cabe ao preparador, antes de o arquivo novo alimentar uma declaração. Para mudar de propósito do regime de caixa para o de competência, veja passar do regime de caixa para o de competência.

Qual data de corte devo escolher?

Escolha o último dia de um mês cujas contas bancárias e de cartão estejam conciliadas com os extratos, e o último dia do ano fiscal, se puder esperar. A Publication 583 diz para conciliar a conta corrente todo mês.

Uma migração no fim do ano ainda espera os lançamentos que o preparador faz depois do fim do ano, como depreciação e provisões. Se o arquivo novo foi aberto antes de eles serem lançados, registre cada um como um único lançamento datado, ou os saldos iniciais não vão bater com a declaração entregue.

Qualquer que seja a data, anote-a, pare de lançar qualquer coisa com data posterior no arquivo antigo e defina ali uma data de bloqueio (uma data antes da qual o arquivo recusa novos lançamentos), se ele tiver esse recurso. Para bloquear um período, veja data de fechamento depois que os impostos são entregues.

O que levo para o software novo?

Leve os saldos na data de corte, não o histórico: um balancete de abertura, as faturas e contas em aberto por documento, as listas e a lista de bens.

A Publication 583 diz que os registros de bens mostram o preço de compra, as melhorias, a dedução da seção 179 e a depreciação feita, e que os documentos do estoque mostram o valor pago. Um sistema de partidas dobradas se equilibra sozinho, então um lançamento de abertura que não fecha tem um erro.

Saldos iniciais ligados à declaração entregue: veja saldos iniciais depois de trocar de contador.

Levo as transações antigas, ou só os saldos e um arquivo morto?

Os saldos mais um arquivo morto geralmente bastam para a declaração. Leve transações antigas só quando alguém precisar desse detalhe dentro do sistema novo, como um credor ou investidor que compara os meses do ano.

• Os saldos entram pelo lançamento de abertura, acima.
• O arquivo morto é o arquivo antigo inteiro, mantido como está. Ele continua sendo o registro original de cada transação anterior: um arquivo refeito com os lançamentos digitados de novo não é uma cópia da escrituração e dos registros de lançamento original e não atende a um pedido de backup do IRS.
• As transações são a parte arriscada: cada uma que é migrada é mais uma chance de contar algo duas vezes. Se você precisa do ano inteiro em um só arquivo, abra o arquivo novo no primeiro dia do ano fiscal e lance os meses seguintes a partir dos extratos, como descrevem os saldos iniciais depois de trocar de contador, em vez de importar uma fatia do histórico. Na escrituração em regime de competência, os extratos não bastam: entram também as faturas, as contas a pagar e os lançamentos sem movimento de caixa, como a depreciação.

Use uma só fonte para a movimentação bancária de cada período: o arquivo antigo, ou os extratos, ou um feed bancário, nunca dois.

Como obtenho a demonstração do resultado do ano inteiro quando o ano está em dois sistemas?

A demonstração do resultado do ano inteiro é o relatório do sistema antigo do primeiro dia do ano fiscal até a data de corte, mais o relatório do sistema novo do dia seguinte até o último dia do ano, somados conta por conta, a menos que o arquivo novo já contenha os primeiros meses. Escolha um de três caminhos antes de importar e nunca some o relatório antigo a um arquivo novo que já contém os primeiros meses.

Qualquer que seja o caminho:

1. Antes da migração, associe cada conta antiga a uma conta nova em uma única planilha.
2. Gere a demonstração do resultado antiga do primeiro dia do ano até a data de corte e salve-a como arquivo.
3. No fim do ano, gere a demonstração do resultado nova para as datas correspondentes.
4. Confira o lucro líquido antigo até a data com o que o arquivo novo registra para ele: dentro do patrimônio líquido no primeiro caminho, nos saldos de receitas e despesas no segundo.
5. Entregue ao preparador os dois relatórios originais e o combinado.

Uma sociedade de pessoas ou corporação S também precisa do patrimônio líquido separado por proprietário na data de corte; veja como definir o patrimônio líquido do proprietário.

Como mantenho certos os totais acumulados por fornecedor para os Forms 1099 em dois sistemas?

Some os pagamentos a cada beneficiário nos dois sistemas, no ano-calendário, antes de decidir quem recebe um Form 1099-NEC. O teste é se você pagou ao beneficiário pelo menos $2.000 durante o ano. Um beneficiário que fica abaixo desse valor em cada sistema pode passar dele no total. Um beneficiário de quem você reteve imposto de renda federal na fonte por retenção adicional (backup withholding) precisa receber o formulário, seja qual for o total.

1. Antes da migração, gere o relatório de pagamentos por fornecedor de 1º de janeiro até a data de corte. Use pagamentos, não contas a pagar: o teste conta os valores pagos.
2. Guarde esse relatório com o nome, o número de identificação fiscal, o tipo de entidade e a situação do Form W-9 de cada beneficiário.
3. No sistema novo, cadastre cada beneficiário uma só vez, com o mesmo nome e o mesmo número de identificação fiscal. Um beneficiário escrito de duas formas divide o total.
4. No fim do ano, some os pagamentos anteriores à migração ao relatório do sistema novo, beneficiário por beneficiário.
5. Deixe de fora o que o formulário não cobre. Quem recebe o formulário, incluindo pagamentos por cartão e corporações, está em quais prestadores de serviços recebem um 1099.

Os Forms 1099 informam os valores pagos durante o ano-calendário, então uma empresa com exercício fiscal que troca de sistema no fim do seu exercício ainda tem um ano-calendário dividido em dois sistemas. Para formulários já esquecidos, veja formulários de prestadores de serviços e empregados entregues em atraso.

Como evito contar a mesma fatura, depósito ou conta duas vezes?

Lance cada item uma só vez: os saldos entram pelo lançamento de abertura, as faturas e contas em aberto (escrituração em regime de competência) apenas como itens em aberto, e as receitas e despesas com data até a data de corte apenas pelo caminho do ano inteiro que você escolheu.

As três primeiras linhas valem para a escrituração em regime de competência. No regime de caixa, uma fatura ou conta não paga ainda não é receita nem despesa: o regime de caixa conta a receita quando recebida e o de competência quando ganha, então um pagamento depois da data de corte é receita ou despesa nova na escrituração em regime de caixa e apenas quita o item em aberto na de competência. Veja mais em saldos iniciais depois de trocar de contador. Para duplicidades que já estão no arquivo, veja receita duplicada.

Como confiro se o arquivo novo bate com o antigo na data de corte?

O arquivo novo bate quando cada conta do balanço patrimonial no seu balancete da data de corte é igual à do arquivo antigo, depois da associação das contas, e o lucro acumulado no ano concorda.

Salve os dois balancetes como arquivos datados; eles são a prova de que os dois arquivos concordam. Concilie o primeiro mês no arquivo novo antes de lançar o segundo.

O que o histórico da folha de pagamento e do imposto sobre vendas exige na troca?

A folha de pagamento e o imposto sobre vendas precisam, cada um, dos seus saldos acumulados no ano e dos seus períodos de entrega, não só do balanço patrimonial.

Guarde o detalhe da folha de pagamento e do imposto sobre vendas, não só os totais. Os registros de impostos sobre o emprego incluem os valores e as datas dos pagamentos de salários e os depósitos de impostos, e cada estado define o seu próprio prazo de guarda dos registros de imposto sobre vendas.

Um provedor novo de folha de pagamento é outra mudança, à parte: veja trocar de provedor de folha de pagamento. Para frequência e vencimentos de entrega, veja como entregar as declarações de imposto sobre vendas. Para um valor a recolher que não bate mais com a declaração, veja imposto sobre vendas a recolher que não bate com a declaração.

Por quanto tempo guardo os dados antigos, e de que forma?

Guarde os dados antigos enquanto as declarações que eles sustentam ainda puderem ser examinadas ou retificadas, e guarde o arquivo completo, não só os relatórios.

Os registros de rendimentos, deduções e créditos geralmente precisam ser guardados por 3 anos depois que a declaração é entregue ou vence, o que ocorrer por último. Os registros de impostos sobre o emprego precisam ser guardados por pelo menos quatro anos depois que o imposto vence ou é pago, o que ocorrer por último. Os registros de bens que você possui, como a lista de bens, duram até o fim do prazo do ano em que você se desfaz do bem. A tabela de guarda de registros do IRS lista os casos de prazo maior, e por quanto tempo guardar os registros da empresa os explica.

O que guardar:

• O arquivo de backup completo do sistema antigo. O IRS pede os arquivos de backup do software de contabilidade no início de um exame na maioria dos casos em que a escrituração é mantida em software, com o login de administrador. Ele diz que uma cópia em planilha não pode ser testada como o original e que dados resumidos não são aceitos para os anos examinados.
• Uma janela de 14 meses. Um examinador pode pedir que o backup inclua o mês anterior e o posterior ao ano examinado, para testar o corte de período. Uma migração no fim do ano ainda deixa esses meses em dois arquivos.
• Relatórios exportados, legíveis sem o programa antigo: demonstração do resultado anual, balanço patrimonial, livro-razão, balancete, relatórios de vencimentos, de pagamentos a fornecedores e da folha de pagamento.
• Documentos de apoio guardados apenas como anexos no arquivo antigo. O IRS diz que compras, vendas, folha de pagamento e outras transações geram documentos de apoio com informações que você registra na escrituração.
• Uma descrição do sistema: a Publication 583 pede os registros legíveis por máquina e uma descrição completa da parte informatizada, incluindo os controles e o plano de contas.

Guarde duas cópias em lugares separados e teste se o backup abre antes de a assinatura antiga terminar. Para o que exportar antes de cancelar, veja registros a guardar ao cancelar o QuickBooks.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Uma corporação S de consultoria troca em 1º de julho

Uma corporação S com ano-calendário e regime de competência troca em 1º de julho, depois de conciliar junho. O sistema antigo mostra vendas de US$180.000 e despesas de US$120.000 de janeiro a junho. O arquivo novo abre com os saldos de 30 de junho, exceto contas a receber, com as US$40.000 de faturas em aberto lançadas por fatura e com a lista de bens. De julho a dezembro, o sistema novo mostra vendas de US$170.000 e despesas de US$115.000.

A demonstração do resultado da declaração é a soma dos dois: vendas de US$350.000, despesas de US$235.000, lucro de US$115.000. As US$40.000 em faturas já estão nas vendas do sistema antigo, então os pagamentos delas em julho e agosto quitam essas faturas e não são vendas de julho.

Uma empresária individual conta março duas vezes

Uma empresária individual com regime de competência troca em 1º de abril. As faturas não pagas do trabalho de março somam US$6.000. Ela lança as contas a receber de 31 de março como um total de US$6.000 e também importa as faturas de março. O saldo a receber aparece como US$12.000. As faturas importadas também lançam US$6.000 de vendas de março no arquivo novo, então qualquer demonstração do resultado do ano inteiro que leia o arquivo novo desde 1º de janeiro conta essa receita duas vezes. A solução é apagar o total e abrir as contas a receber por fatura, uma só vez, lançadas contra o lançamento de abertura.

Um freelancer dividido em dois sistemas

Uma LLC com dois membros tributada como sociedade de pessoas paga a um freelancer US$1.500 por cheque antes da troca e US$1.200 por transferência bancária depois, ambos por serviços. Cada sistema mostra um beneficiário abaixo do limite de $2.000, mas o total é de US$2.700. A LLC gera um relatório de pagamentos por fornecedor do sistema antigo até a data de corte, soma o relatório do sistema novo e, se o freelancer não for uma corporação, pode precisar entregar um Form 1099-NEC de US$2.700.

E no seu caso?

• A troca cai no meio do ano e o arquivo que você está deixando roda folha de pagamento, imposto sobre vendas, estoque ou vários feeds bancários: a data de corte, o histórico que vai junto, os totais do ano e dos Forms 1099 montados com dois sistemas e uma abertura que concorda com o arquivo antigo dependem uns dos outros, e um erro em um aparece nos demais. Procure a ajuda com escrituração contábil antes da migração.
• Meses antes da data de corte nunca foram conciliados: os saldos iniciais herdam todos os erros, então concilie primeiro. Veja como atualizar a escrituração atrasada e a ajuda com escrituração contábil.
• Uma conta mantém moeda estrangeira, ou o proprietário ou a controladora está fora dos EUA: veja contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA, escrituração de uma subsidiária americana de controladora estrangeira e, para as declarações, a ajuda com impostos entre países.
• Você também trocou de contador e só tem os relatórios do ano passado: veja saldos iniciais depois de trocar de contador.
• Seu programa de contabilidade está sendo descontinuado: veja software de contabilidade para desktop sendo descontinuado. Se os saldos quebraram depois da migração, veja saldos errados depois de migrar do desktop para o online e procure a ajuda com escrituração contábil.
• Você ainda está escolhendo o programa novo: veja software que o seu contador atende e comparação de dois produtos.
• A folha de pagamento também vai mudar: veja trocar de provedor de folha de pagamento.
• As configurações do arquivo novo mudariam o regime de caixa para o de competência, ou o tratamento do estoque ou da depreciação: isso pode ser uma mudança de método; veja passar do regime de caixa para o de competência e procure a ajuda com escrituração contábil.
• O ano já entregue continua mudando no arquivo novo: veja data de fechamento depois que os impostos são entregues.
• Há um aviso ou exame em aberto: o IRS diz que dados resumidos não são aceitos para os anos em auditoria, e um arquivo digitado de novo não é cópia da escrituração original. Veja auditoria do IRS em uma pequena empresa antes de mexer no arquivo antigo.