Undeposited Funds no QuickBooks: como zerar o saldo

O que é o saldo de Undeposited Funds no QuickBooks e por que ele não para de crescer?

Undeposited Funds é uma conta temporária do QuickBooks Online que guarda os pagamentos que você registrou, mas ainda não colocou em um depósito bancário (ajuda do QuickBooks Online). O pagamento fica nela até você agrupá-lo em um depósito bancário. O saldo cresce sempre que pagamentos são registrados e a etapa do depósito é pulada. As etapas desta página vêm das páginas de ajuda do QuickBooks Online. O QuickBooks Desktop e outros softwares podem dar outro nome à conta ou às telas.

Um saldo alto não aumenta a renda por si só. A renda fica inflada quando o mesmo dinheiro também foi lançado como renda nova, ou quando se registrou um pagamento que nunca foi seguido por dinheiro. O relatório que mostra o problema depende de você usar o regime de caixa ou o regime de competência. As seções abaixo mostram como saber qual é o seu caso.

Quatro situações fazem o saldo crescer:

• Os pagamentos nunca foram agrupados em depósitos bancários, porque cada linha do banco foi tratada separadamente.
• A linha do banco foi lançada como renda nova em vez de ser conciliada com um depósito montado a partir dos pagamentos, e o mesmo dinheiro aparece duas vezes na contabilidade.
• Um pagamento foi registrado, mas nenhum dinheiro entrou: um cheque devolvido, um lançamento duplicado ou um cliente que pagou de outra forma.
• O dinheiro caiu em uma conta que a contabilidade não cobre, como o saldo de um aplicativo de pagamento ou uma segunda conta bancária.

O caso não é simples quando:

• o saldo remonta a mais de um ano;
• ele reúne pagamentos de várias origens, como cheques, processadoras de cartão, aplicativos de pagamento e dinheiro em espécie;
• você não sabe quais depósitos também foram lançados como renda;
• uma declaração já entregue pode ter sido preparada com base nesses livros.

Separe antes de começar:

• os extratos bancários de cada mês que o saldo cobre;
• os relatórios de repasses de cada processadora de cartão ou aplicativo de pagamento, para os mesmos meses;
• a lista de transações da conta, da mais antiga para a mais recente;
• as cópias das guias de depósito de cheques e dinheiro, que a Publication 583 inclui entre os documentos que comprovam a receita bruta;
• o relatório de renda por mês, gerado no método que sua declaração usa;
• a declaração entregue de cada ano que o saldo alcança.

Onde fica a conta Undeposited Funds e o que fazer se ela tiver outro nome?

A conta fica no Chart of accounts (plano de contas). Como o fabricante diz que ela pode ser renomeada, procure “Undeposited Funds” na coluna Detail type, e não pelo nome (ajuda do QuickBooks Online).

O campo Deposit to de cada formulário de pagamento decide onde o pagamento cai. Escolha a conta usada para fundos não depositados quando o pagamento for agrupado com outros mais tarde. Um pagamento enviado direto para uma conta bancária não está em Undeposited Funds. O fabricante diz para selecionar a conta bancária quando você não vai combinar depósitos (ajuda do QuickBooks Online), e essa linha do banco pode então ser conciliada com o pagamento.

O saldo de Undeposited Funds deve ser zero no fim do ano?

Não necessariamente, mas em qualquer data ele deve conter apenas pagamentos recebidos e ainda não depositados no banco. O fabricante chama a conta de temporária, e as fontes citadas aqui não fixam um saldo obrigatório. No fim do ano, é normal haver cheques em mãos ou um lote de cartão que a processadora ainda não repassou. Cada um deles deve aparecer como depósito no extrato seguinte. Tudo o que for mais antigo do que o intervalo habitual entre receber o dinheiro e depositá-lo precisa de uma explicação.

Date o pagamento no dia em que você recebeu o dinheiro e o depósito no dia em que ele foi feito: a data da guia para cheques e dinheiro, e o dia em que o dinheiro chegou para um repasse de cartão ou de aplicativo. A diferença entre as duas datas é o que a conta cobre. Um depósito feito no fim do mês e creditado pelo banco depois da virada do mês é um depósito em trânsito na conciliação desse mês. Por isso, não mude a data dele para igualar ao extrato. A Publication 583 inclui os depósitos ainda não creditados entre os itens de conciliação.

Para fins de imposto, a data do depósito bancário não define quando a renda conta. No regime de caixa, a renda conta quando você a recebe de fato ou de forma presumida (constructive receipt). Recebimento presumido significa que o valor foi creditado na sua conta ou ficou à sua disposição sem restrições. Ele não se aplica se o seu controle sobre o dinheiro estiver sujeito a restrições ou limitações substanciais. O dinheiro que seu agente recebe por você conta como recebido quando o agente o recebe. Se o dinheiro retido por uma processadora de cartão já foi recebido, isso depende dos fatos, como saber se a processadora age como seu agente ou retém o dinheiro sob restrições. Por isso, confira os termos da processadora e o saldo que ela mostrava para você no último dia do ano. Você não pode segurar cheques para empurrar a renda para o ano seguinte. Em um regime de competência, a renda geralmente conta no ano em que é ganha, não importa quando o pagamento chega (Publication 538).

Um saldo grande de Undeposited Funds infla a minha renda?

Não por si só. A renda é registrada pela fatura, pelo recibo de venda ou pelo pagamento. Agrupar pagamentos em um depósito bancário move o dinheiro de Undeposited Funds para a conta bancária e não acrescenta renda. A renda fica inflada quando o mesmo dinheiro também foi lançado como renda nova, ou quando se registrou um pagamento que nunca foi seguido por dinheiro. A tabela mostra cada caso.

Um saldo antigo também distorce o balanço patrimonial. Bancos e credores leem esse demonstrativo (demonstrações financeiras para um empréstimo bancário), e a declaração de uma corporação também pode trazer um balanço (Schedule L).

Como concilio vários pagamentos de clientes com um único depósito bancário?

Monte um único depósito bancário com os pagamentos que o banco recebeu juntos. O fabricante diz para combinar várias transações em um só registro, para bater com o extrato, e que registrar cada pagamento separadamente deixa a contabilidade fora de linha com o banco (ajuda do QuickBooks Online).

1. Selecione + Create e depois Bank Deposit.
2. Em Account, escolha a conta bancária que recebeu o dinheiro.
3. Marque a caixa de cada pagamento que faz parte desse depósito. O fabricante diz que todo pagamento em Undeposited Funds aparece nessa janela. Se algum estiver faltando, confira se o campo Deposit to dele era essa conta e se ele ainda não está em outro depósito.
4. Confirme que o total é igual à guia de depósito e à linha do extrato bancário.
5. Salve. Os pagamentos saem de Undeposited Funds.

Quando o feed bancário mostrar essa linha, concilie-a com o depósito. A página de operações bancárias do fabricante diz que, quando a transação já existe no QuickBooks, você pode ter a opção de conciliá-la (ajuda do QuickBooks Online). Adicionar uma linha que a contabilidade já tem registra o mesmo dinheiro duas vezes.

Um depósito montado de forma errada pode ser desfeito. Excluir o depósito devolve todos os pagamentos dele a Undeposited Funds, e remover um pagamento do depósito devolve só esse pagamento (ajuda do QuickBooks Online).

Como descubro quais pagamentos pertencem a qual depósito bancário?

Comece pelo extrato bancário, não pela conta. Cada linha de depósito é um total, e os pagamentos por trás dela precisam somar esse valor.

1. Liste as linhas de depósito do extrato de um mês.
2. Para um depósito de cheque ou de dinheiro, use sua cópia da guia de depósito. Ela lista o que entrou.
3. Para um repasse de cartão ou de aplicativo, use o relatório de repasses da processadora. Ele lista os pagamentos, as taxas e os reembolsos daquele repasse.
4. Na lista de Undeposited Funds, encontre os pagamentos com data anterior à do depósito que somam o total.
5. Se não somarem, procure uma taxa ou um reembolso descontado do repasse, um pagamento de um mês anterior, imposto sobre vendas ou gorjetas dentro do repasse, ou um pagamento registrado duas vezes.

Um repasse menor do que as vendas que o originaram é normal. Conferir repasses com um relatório de vendas ou com o Form 1099-K é outro trabalho: conciliação de vendas e repasses.

Como as taxas e os reembolsos da processadora entram em um depósito em lote?

O total do depósito precisa ser igual ao que o banco recebeu. Por isso, a taxa que a processadora reteve é uma linha separada dentro do depósito. Na janela do depósito bancário, o fabricante diz para deixar os pagamentos originais como estão e lançar a taxa em Add funds to this deposit como valor negativo, em Bank Charges & Fees (ajuda do QuickBooks Online).

Um reembolso que a processadora descontou de um repasse não é uma taxa. Registre-o como reembolso ao cliente, para que a venda seja estornada: como registrar reembolsos na contabilidade. O imposto sobre vendas e as gorjetas também vêm dentro de um repasse. Os guias sobre processadoras tratam disso: repasses de processadoras online e depósitos de cartão em ponto de venda.

Não force um total com uma linha sem explicação. Se os pagamentos, as taxas e os reembolsos não somam o valor do banco, encontre primeiro o item que falta.

E se o depósito foi lançado como renda nova e os pagamentos ainda estão parados lá?

O mesmo dinheiro está sendo contado duas vezes. Mantenha os pagamentos, porque eles quitam as faturas do cliente, e troque o lançamento de renda adicionado por um depósito montado a partir deles.

1. Confirme o padrão: um depósito no extrato bancário, um lançamento de renda desse valor na contabilidade e pagamentos não depositados que somam esse valor.
2. Remova o lançamento de renda adicionado.
3. Monte o depósito bancário a partir dos pagamentos, como explicado acima, com a data em que o banco o lançou.
4. Concilie a linha do banco com esse depósito, em vez de adicioná-la.
5. Compare a renda do mês com os depósitos dele. A renda deve cair no valor removido.

Se o mês já estava conciliado ou bloqueado, concilie-o de novo depois: saldo inicial errado na conciliação e data de fechamento depois da entrega dos impostos. Se a renda em duplicidade chegou a uma declaração já entregue, talvez seja preciso retificá-la: renda duplicada no QuickBooks.

Como zero ou limpo saldos antigos de Undeposited Funds, ou pagamentos que nunca foram depositados?

Limpe o saldo um pagamento por vez, começando pelo mais antigo. Cada pagamento se encaixa em uma de quatro situações.

Concilie cada mês com o respectivo extrato antes de passar para o seguinte. Se um mês que você alterar estiver em um ano já entregue, salve primeiro os relatórios desse ano e confira a data de fechamento (data de fechamento depois da entrega dos impostos). Se a declaração precisa ser retificada, é uma pergunta para quem a preparou. Se a renda inflada chegou a uma declaração já entregue, o imposto pago também pode ter sido maior do que o devido. Um pedido de restituição tem prazo: 3 anos após a entrega da declaração original ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que ocorrer por último (IRS). Quem entrega o pedido e como depende do tipo de empresa: renda duplicada no QuickBooks. Se o saldo não conciliar mesmo assim: feeds bancários não são conciliação.

Três atalhos causam novos erros:

• Excluir pagamentos para chegar a zero. Excluir um pagamento real geralmente reabre a fatura dele. Assim, o saldo do cliente fica inflado e o rastro do recebimento se perde. Se o dinheiro chegou ao banco, a linha dele fica sem nenhum pagamento por trás. Se essa linha foi lançada como renda, a renda continua contada duas vezes em um relatório no regime de competência. Em um relatório no regime de caixa, o total pode parecer certo enquanto a fatura aparece como não paga.
• Um lançamento contábil manual que move o saldo para renda, patrimônio líquido ou uma conta genérica. Ele esconde a causa. A Publication 583 diz que os registros digitais devem bater com seus livros e com sua declaração e sustentar os lançamentos nela. Por isso, guarde o extrato bancário ou o relatório de repasses por trás de qualquer lançamento que limpe esse saldo.
• Datar a correção com a data de hoje. Para um depósito que o banco já creditou, use o dia em que ele foi lançado, para que o mês antigo concilie. Só um depósito que o banco ainda não creditou fica esperando como depósito em trânsito.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Cheques depositados em duas idas ao banco

Um paisagista recebe 12 cheques em março, no total de US$9.600, e registra cada um como pagamento em Undeposited Funds. Sete cheques (US$5.600) vão ao banco em 8 de março e cinco (US$4.000) em 22 de março. O extrato mostra dois depósitos. O paisagista monta dois depósitos bancários a partir dos pagamentos, um por ida ao banco, e cada total é igual à respectiva guia de depósito. O saldo desses cheques fica em zero.

Um lote de cartão com taxas

A processadora de cartão de uma loja online repassa US$4.850 por 40 vendas, depois de US$150 de taxas. Os 40 pagamentos somam US$5.000. A loja os agrupa em um depósito bancário e acrescenta uma linha de taxa de menos US$150 em Bank Charges & Fees. O depósito fica igual aos US$4.850 do banco, e os 40 pagamentos saem de Undeposited Funds.

Um saldo antigo que também foi lançado como renda

Um consultor encontra US$18.000 em Undeposited Funds de dois anos atrás: seis pagamentos de clientes de US$3.000 cada.

• Há dois anos: cada pagamento foi registrado, e depois cada linha do banco foi lançada como renda. A renda desse ano ficou US$18.000 alta demais.
• No ano passado: o saldo ficou parado, sem mudança, e a conta bancária continuou conciliando.
• Agora: o consultor remove os seis lançamentos de renda adicionados e monta seis depósitos bancários a partir dos pagamentos, cada um com a data em que o banco o lançou, e concilia cada um com a sua linha do banco. O saldo vai a zero, e a renda do primeiro ano cai US$18.000 na contabilidade. Como a declaração desse ano foi preparada com base nesses livros, o consultor confere se ela precisa ser retificada e se esse ano está bloqueado antes de alterá-lo.

E no seu caso?

• O saldo remonta a anos, reúne muitas origens de pagamento ou você não sabe quais depósitos também foram lançados como renda: procure ajuda com a escrituração contábil para definir o que o saldo realmente contém, quais lançamentos remover ou conciliar e se um ano já entregue foi afetado.
• A renda está duplicada em outros lugares além desta conta: veja renda duplicada no QuickBooks.
• Os repasses, as taxas ou um Form 1099-K não batem com suas vendas: veja conciliação de vendas e repasses.
• Faturas antigas nunca foram pagas: veja como dar baixa em faturas de clientes não pagas.
• Uma conciliação ficou errada depois que você alterou lançamentos antigos: veja saldo inicial errado na conciliação.
• Você quer uma rotina que impeça o saldo de se acumular de novo: veja feeds bancários não são conciliação.
• A contabilidade está atrasada em meses, ou o IRS escreveu sobre o ano: veja como atualizar uma contabilidade atrasada com ajuda com a escrituração contábil, ou uma carta do IRS para sua empresa.