Negócio com dinheiro em espécie: registros diários de vendas

Como um negócio que recebe dinheiro em espécie paga impostos e como declaro essa renda?

Um negócio que recebe dinheiro em espécie deve declarar cada dólar das vendas em dinheiro, chegue ele ao banco ou não. O imposto é calculado sobre o lucro, que é a receita do negócio menos as despesas do negócio, e não sobre as vendas brutas. O IRS manda o proprietário declarar toda a renda recebida do negócio, inclusive a que não foi informada em um Form 1099, e o Internal Revenue Code tributa toda renda, de qualquer origem, incluindo a renda bruta de um negócio. O empresário individual declara as vendas em dinheiro como receita bruta na linha 1 do Schedule C. Uma sociedade de pessoas ou uma corporação declara a mesma receita na própria declaração. Esta página trata de negócios que recebem dinheiro de clientes, não do regime de caixa como método contábil; para essa escolha, veja regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa.

O que distingue um negócio em dinheiro é a prova. Quem está sujeito ao imposto de renda deve manter livros ou registros suficientes para comprovar a renda bruta, e o IRS aceita qualquer sistema que mostre com clareza receitas e despesas. O dinheiro em espécie não deixa rastro em documentos de terceiros. Por isso, o seu registro diário é a prova, e os fiscais dão atenção especial ao manuseio do dinheiro.

Um negócio com dinheiro em espécie deixa de ser simples quando:

• dias ou meses de vendas em dinheiro nunca foram anotados;
• os depósitos são menores do que as vendas em dinheiro que o caixa registradora mostra;
• os depósitos são maiores do que as vendas declaradas, ou a parcela do dinheiro nos depósitos não bate com a parcela do dinheiro nas vendas;
• sai dinheiro do caixa para pagar material, funcionários ou o proprietário;
• várias caixas registradoras, unidades ou proprietários manuseiam o dinheiro; ou
• o IRS enviou uma carta, ou um banco ou comprador pede registros que você não tem.

Em vários desses casos, é preciso reconstruir os registros ou alguém precisa tratar com o IRS; veja E no seu caso? no fim da página.

Separe antes de começar: relatórios de fechamento (Z) da caixa registradora ou planilhas diárias de vendas, comprovantes de depósito, extratos bancários, comprovantes de saída de dinheiro e as faturas que os sustentam, e suas declarações de imposto sobre vendas.

Quais registros diários comprovam minhas vendas em dinheiro?

As vendas em dinheiro de cada dia são comprovadas por um registro feito naquele dia, apoiado no documento que originou a venda. A Publication 583 lista fitas de caixa registradora, comprovantes de depósito bancário, talões de recibo, faturas e comprovantes de cartão de crédito como documentos que mostram a receita bruta. Guarde-os em ordem, por ano e por tipo de renda.

O relatório Z é um registro que os fiscais pedem. O guia de auditoria do varejo do IRS diz que o proprietário deve guardar a fita de cada dia, pois sem as fitas o fiscal não tem como saber se todas as vendas foram registradas, e os fiscais comparam as fitas com o diário de vendas. Quando os documentos de venda são numerados, os fiscais também procuram números que faltam.

As vendas no cartão, as taxas da operadora e as gorjetas no cartão pertencem ao lançamento diário do POS; veja como registrar as vendas diárias no POS.

Como conto o caixa todo dia e registro sobras e faltas de dinheiro?

Conte a gaveta no fechamento, compare com o total em dinheiro da caixa registradora e anote qualquer diferença. O sistema de exemplo da Publication 583 funciona assim: dinheiro contado, mais os comprovantes de saída, menos o fundo de troco fixo da abertura, é igual à receita em dinheiro do dia, e esse valor deve bater com as vendas em dinheiro do dia mais o imposto sobre vendas. O IRS dá isso como exemplo, não como modelo obrigatório.

1. Deixe todo dia o mesmo fundo de troco fixo na gaveta, na abertura.
2. No fechamento, emita o relatório de fechamento da caixa registradora e conte a gaveta, nota por nota e moeda por moeda. Liste os cheques de clientes em uma linha separada.
3. Pegue o que você contou, some os comprovantes de saída do dia e subtraia o fundo de troco. Esse é o valor que você recebeu em dinheiro e cheques.
4. Compare com as vendas em dinheiro e cheque do relatório, mais o imposto sobre vendas cobrado. A diferença é a sobra ou falta de dinheiro.
5. Lance as vendas em dinheiro pelo valor do relatório e a diferença em uma linha própria, nunca dentro das vendas.
6. Assine e date a planilha. Quando a equipe permitir, quem conta deve ser alguém diferente de quem faz o depósito; os fiscais perguntam quem conta o dinheiro e quem o leva ao banco.

Uma diferença pequena que se compensa ao longo do mês é um erro comum de manuseio. Uma falta grande ou repetida pode indicar uma venda não registrada, uma saída não registrada ou uma perda; por isso, descubra a causa em vez de deixá-la na escrituração.

Posso pagar fornecedores ou funcionários com o dinheiro do caixa e como registro as saídas?

Pode-se pagar uma conta com dinheiro do caixa quando a venda é registrada primeiro pelo valor integral e a saída recebe um registro próprio. A Publication 583 prefere o pagamento por cheque para documentar despesas. Quando o dinheiro paga uma despesa, guarde o recibo; se não conseguir um, escreva uma explicação na hora do pagamento. O guia de auditoria do varejo do IRS orienta os fiscais a verificar se a renda foi declarada antes de ser paga a terceiros e observa que os proprietários costumam manter um envelope diário ou uma pasta para o dinheiro que sai.

Faça um comprovante de saída a cada vez: data, beneficiário, valor, finalidade e quem aprovou, com a fatura anexada. Depois registre as vendas integrais do dia e classifique cada saída separadamente: uma despesa, uma compra de estoque ou de equipamento, o pagamento de uma dívida ou a remuneração do proprietário. Pagar em dinheiro não define se um valor é uma despesa dedutível. Abater a saída das vendas reduz os dois números e faz o dia deixar de bater com o relatório Z. Se faltar um recibo, veja recibos perdidos de despesas do negócio.

Três tipos de saída exigem mais cuidado:

• Salários. O pagamento a um empregado é salário, seja em dinheiro ou de outra forma, com retenção na fonte e declaração da folha de pagamento. O proprietário ou diretor responsável pela retenção que, de forma deliberada, não a recolhe pode responder pessoalmente por 100% do imposto retido e não recolhido (26 U.S.C. 6672). Veja trabalhadores pagos em dinheiro que podem ser empregados e a multa de recuperação de impostos retidos (trust fund recovery penalty).
• Uso pelo proprietário. O dinheiro retirado para uso pessoal não é despesa do negócio. Registre como remuneração do proprietário, retirada ou distribuição, conforme o tipo de entidade, nunca como material; veja despesas pessoais pagas com a conta da empresa.
• Gorjetas de cartão pagas em dinheiro. O dinheiro sai das vendas e nunca chega ao banco, por isso precisa de um registro próprio; veja as gorjetas que os clientes deixam.

Devo depositar todo o dinheiro e como os depósitos batem com as vendas registradas?

Deposite o dinheiro que receber e pague as contas por cheque sempre que puder. A Publication 583 orienta o proprietário a depositar toda a receita diária na conta corrente da empresa, anotar em cada comprovante de depósito se o valor é renda do negócio, dinheiro pessoal ou empréstimo, guardar as cópias e conciliar a conta todo mês. O dinheiro que sai do caixa precisa de um comprovante próprio, e a conferência mensal abaixo o subtrai. Dinheiro do negócio depositado em conta pessoal continua sendo renda do negócio, e os fiscais analisam também as contas pessoais do proprietário.

Os depósitos então batem com as vendas por simples aritmética. Todo mês:

Os depósitos incluem o imposto sobre vendas que você cobrou. Um imposto cobrado do comprador e repassado ao estado geralmente não faz parte da receita bruta, então os depósitos ficam acima das vendas registradas por esse valor de imposto; um imposto cobrado de você como vendedor entra na receita bruta. A diferença de datas explica a maior parte das lacunas. O dinheiro recebido no último dia do mês, ou em um fim de semana, é depositado no período seguinte; liste-o como depósito em trânsito e baixe-o no mês seguinte. Depositar só parte do dinheiro e gastar o resto quebra a conferência. O IRS compara a parcela do dinheiro nas suas vendas com a parcela do dinheiro nos seus depósitos.

Como o IRS testa um negócio que recebe muito dinheiro em espécie?

O IRS confere se seus registros concordam entre si e com a sua declaração e, quando não concordam, reconstrói a renda a partir de números de fora. O guia de auditoria do varejo e o manual de exame de rendimentos descrevem esses testes. Os dois são orientações do IRS para os fiscais, não lei, e o guia do varejo é de 2009.

Quando faltam registros ou eles não se conciliam, o fiscal pode reconstruir a sua renda a partir de números de fora, como depósitos ou compras; o manual chama isso de método indireto. O manual diz que o método dos depósitos bancários se aplica mal quando boa parte do dinheiro não é depositada e chama o método da margem de lucro de eficaz para negócios como restaurantes, bares, lojas de bebidas, postos de gasolina e joalherias. Por isso as faturas de compra importam: elas são a base de um teste de margem.

Uma escrituração que não se concilia com a declaração, ou depósitos maiores do que a renda declarada, levam a uma análise mais profunda da renda. Para saber como uma auditoria funciona, veja como funciona uma auditoria do IRS em uma pequena empresa.

Depositar mais de $10.000 chama a atenção do IRS?

Só o dinheiro em espécie dispara o relatório de transações em dinheiro do banco. Depositar cheques ou receber repasses de cartão não dispara, seja qual for o valor, porque dinheiro em espécie significa moedas e cédulas. Um depósito grande em dinheiro faz o banco enviar um relatório de rotina, que não é multa nem acusa você de nada. O banco deve enviar um Currency Transaction Report (CTR, relatório de transações em dinheiro) para operações em dinheiro (cédulas ou moedas) de mais de $10.000 feitas por ou para uma pessoa em um dia útil, e a FinCEN diz que não há proibição geral de movimentar grandes valores em dinheiro. Os depósitos do mesmo dia útil são somados em todas as agências do banco, e os depósitos feitos à noite, em um fim de semana ou em um feriado contam como recebidos no próximo dia útil. Um fim de semana de dinheiro depositado junto pode passar do limite que cada dia sozinho não passaria. O banco pode isentar desses relatórios alguns negócios que movimentam com frequência mais de $10.000 em dinheiro (31 CFR 1020.315); isso não muda o que você deve registrar.

O IRS consegue ver esses relatórios. O manual de exame de rendimentos permite que os fiscais os usem como pistas de renda não declarada. Por isso, os depósitos grandes em dinheiro devem bater com as vendas registradas; as planilhas diárias e a conferência mensal mostram que batem.

O risco legal está em dividir os depósitos para evitar o relatório. A lei 31 U.S.C. 5324 torna crime fracionar operações para evitar o relatório do banco (structuring), com pena de até cinco anos de prisão e mais em casos agravados. O dinheiro envolvido também pode ser apreendido e confiscado (31 U.S.C. 5317). O fracionamento é ilegal mesmo quando o dinheiro é legal, e os depósitos não precisam passar de $10.000 em um único banco ou em um único dia para configurá-lo; o que conta é a finalidade (IRM 4.26.13). Depósitos fracionados podem levar o banco a enviar um relatório de atividade suspeita. Depositar o dinheiro à medida que entra, nos valores realmente recebidos, é o caso comum.

Quando devo entregar o Form 8300 por dinheiro recebido de um mesmo cliente?

Você pode ter de entregar o Form 8300 quando seu negócio recebe mais de $10.000 em dinheiro de um mesmo pagador, em uma operação ou em operações relacionadas. O formulário vence em até 15 dias após o recebimento do dinheiro (guia de referência do IRS); no caso de pagamentos parcelados, em até 15 dias após o pagamento que leva o total acima de $10.000. Peça nome, endereço e número de identificação fiscal do pagador quando o dinheiro chegar, pois o formulário os exige. Isso costuma atingir um negócio que recebe um pagamento alto de um único cliente, como o sinal de um evento ou a venda de um item de preço elevado. O teste é por pagador: vendas pequenas a muitos clientes diferentes não se somam, mas pagamentos relacionados de um mesmo cliente se somam.

Mais sobre o Form 8300, no guia de referência do IRS e nas instruções do formulário:

• O que conta como dinheiro em espécie. Sempre as cédulas e moedas. Cheques administrativos, ordens de pagamento bancárias, cheques de viagem e money orders de $10.000 ou menos contam em determinadas vendas de varejo, como itens de colecionador, e em qualquer venda em que você saiba que o cliente os usa para evitar o relatório; as instruções do formulário listam essas vendas. Cheques pessoais e transferências eletrônicas não são dinheiro em espécie. A lei também conta os ativos digitais como dinheiro (26 U.S.C. 6050I(d)); as instruções do IRS e o guia de referência não dizem como, então pergunte antes de aceitá-los.
• Entrega eletrônica. O negócio que entrega pelo menos 10 outras declarações informativas em um ano, como os Forms W-2 e 1099 (o Form 8300 não conta), deve entregar o Form 8300 por via eletrônica, pelo BSA E-Filing System da FinCEN, e o formulário em papel passa a ser considerado atrasado. Existem dispensas e uma isenção religiosa (instruções do formulário).
• Aviso ao cliente. Dê a cada pessoa citada no formulário uma declaração por escrito até 31 de janeiro do ano seguinte e guarde por cinco anos as cópias do formulário e da declaração.
• Dividir o pagamento de um cliente. Fracionar um pagamento para evitar o formulário também é structuring, nos termos da lei 31 U.S.C. 5324. Um formulário atrasado ou incompleto gera multas civis para cada formulário, e deixar de entregá-lo de forma deliberada é crime grave (felony).

Por quanto tempo guardo fitas da caixa registradora, comprovantes de depósito e extratos bancários?

Guarde-os até acabar o prazo do IRS para lançar o imposto daquela declaração. Em geral são 3 anos depois da entrega, e uma declaração entregue antes do prazo é tratada como entregue na data de vencimento (IRS). O prazo é de seis anos se você deixou de declarar renda de mais de 25% da renda bruta informada na declaração (num negócio, a receita bruta antes dos custos), e não há limite para um ano em que você nunca entregou a declaração ou para uma declaração fraudulenta (Topic 305). Guarde os registros de impostos sobre empregados por pelo menos quatro anos; os demais registros têm prazos próprios.

Se você digitalizar os papéis para jogar fora os originais, a Publication 583 diz que o sistema de armazenamento eletrônico deve atender aos requisitos do IRS e ser testado antes. As regras completas de guarda estão em por quanto tempo guardar os registros do negócio.

E se minhas vendas em dinheiro nunca foram registradas, ou meus depósitos não batem com as vendas que declarei?

Comece a planilha diária hoje, depois reconstrua o período que falta a partir dos registros que ainda existem e compare o resultado com o que cada declaração informou. Os valores reconstruídos são estimativas até serem ligados a documentos de origem, então identifique-os como reconstruídos, com a data e as fontes.

1. Liste todos os meses sem registro diário.
2. Para cada mês, comece pelos relatórios guardados da caixa registradora ou pelos talões de recibo (uma caixa informatizada costuma guardar os totais diários anteriores). Os relatórios da operadora de cartão mostram só as vendas no cartão, não o dinheiro que falta. Se precisar usar os depósitos, pegue os depósitos em dinheiro, tire o que não é venda (empréstimos, transferências, dinheiro do proprietário, imposto sobre vendas cobrado do comprador), some o dinheiro que saiu, ajuste pelo dinheiro em caixa e pela data dos depósitos e, por fim, some uma única vez as vendas brutas no cartão. Trate as faturas de compra e a sua margem usual como conferência, não como fonte.
3. Some cada ano e compare com a receita bruta da declaração daquele ano e com as declarações de imposto sobre vendas.
4. Se uma declaração informou menos do que o valor reconstruído, ela pode precisar de correção. Quais anos e se é o caso de retificar dependem de fatos que um profissional deve analisar.

O imposto deixado fora de uma declaração continua devido, o IRS cobra juros sobre ele e podem incidir multas sobre o valor pago a menos. Até quando o IRS pode olhar para trás e quais multas se aplicam dependem dos fatos; veja como funciona uma auditoria do IRS em uma pequena empresa. Para a reconstrução em si, veja como refazer a escrituração a partir de extratos bancários.

Exemplo

Todos os valores estão em dólares americanos e são ilustrativos.

Um salão de manicure em que dinheiro, cartão e saídas se conciliam

Um salão registra US$20.000 de vendas em um mês: US$12.000 em dinheiro e US$8.000 no cartão. Ele deposita US$10.500 do dinheiro e paga US$1.500 a fornecedores com o dinheiro do caixa, em comprovantes assinados. As planilhas diárias mostram vendas em dinheiro de US$12.000, os comprovantes de depósito mostram US$10.500 e os comprovantes de saída mostram US$1.500. Assim, o mês fecha em US$20.000 de vendas, supondo o mesmo dinheiro em caixa no começo e no fim do mês e vendas no cartão mostradas antes das taxas da operadora. Sem os comprovantes, a diferença de US$1.500 poderia parecer dinheiro recebido e nunca declarado, e a menor parcela de dinheiro nos depósitos ficaria sem explicação.

Um restaurante que deposita todo dia e outro que divide os depósitos

Um restaurante recebe US$9.500 em dinheiro na segunda-feira e US$9.500 na terça-feira. Depositar cada dia à medida que o dinheiro entra é o caso comum; cada depósito fica abaixo do limite do banco, então nenhum relatório é disparado. Se, em vez disso, o proprietário segura o dinheiro dos dois dias e o deposita em dois depósitos de US$9.500 em dois bancos na mesma tarde, para que nenhum banco envie um relatório, essa é a conduta que a lei 31 U.S.C. 5324 chama de structuring, que depende da finalidade de evitar o relatório, mesmo que o dinheiro seja real e legal. Um único depósito de US$19.000 simplesmente seria informado pelo banco, sem multa.

Um feirante cuja escrituração não acompanha o dinheiro

Um feirante vende cerca de US$150.000 por ano, em sua maioria em dinheiro, mas a escrituração e a declaração mostram US$110.000, porque as semanas fracas nunca foram anotadas. As compras do feirante, acrescidas da margem usual do setor, apontam para cerca de US$150.000. Sem registros diários, o feirante não consegue mostrar que a diferença de US$40.000 está errada. Se esses US$40.000 eram vendas reais deixadas fora da declaração, o valor é mais de um quarto dos US$110.000 declarados, então o IRS teria, em geral, seis anos a partir da entrega, e não três, para lançar o imposto dessa declaração. Uma reconstrução a partir dos relatórios guardados da caixa registradora, dos depósitos e das faturas de compra é como o feirante tentaria documentar essas semanas.

E no seu caso?

• Você recebeu uma carta do IRS ou um aviso de auditoria, ou seus depósitos são maiores do que as vendas que você declarou: os registros, os anos envolvidos e quem trata com o IRS definem como isso vai correr. Veja como funciona uma auditoria do IRS em uma pequena empresa e busque ajuda com a escrituração contábil antes de responder.
• Anos de dinheiro em espécie nunca foram registrados: a reconstrução é um trabalho de escrituração contábil. Veja como refazer a escrituração a partir de extratos bancários e como atualizar a escrituração atrasada, com ajuda com a escrituração contábil.
• Um banco, comprador ou locador pede demonstrações financeiras e o dinheiro nunca foi registrado: demonstrações feitas sobre registros diários que faltam podem não bater com os seus depósitos, então os registros vêm primeiro. Veja como refazer a escrituração a partir de extratos bancários e ajuda com a escrituração contábil.
• Várias caixas registradoras, unidades ou sócios manuseiam dinheiro, ou a conferência mensal nunca fecha: as planilhas diárias e a conferência são uma rotina mensal de escrituração contábil; veja ajuda com a escrituração contábil.
• As declarações desses anos nunca foram entregues: veja como regularizar declarações de empresa não entregues.
• Você tem dividido depósitos para ficar abaixo do limite do banco: isso levanta uma questão de direito penal sobre a qual um advogado tributarista pode orientar antes de você responder ao banco ou ao IRS. Os registros podem ser reconstruídos depois, com ajuda com a escrituração contábil.
• A maior parte das suas vendas é no cartão ou em aplicativos de pagamento: veja como registrar as vendas diárias no POS e pagamentos do negócio recebidos por aplicativos de pagamento.
• Você tem máquinas de venda automática (vending machines): veja a escrituração de um negócio de máquinas de venda automática.
• Você cobra imposto sobre vendas nas vendas em dinheiro: veja como entregar as declarações de imposto sobre vendas.