Schedule L (balanço patrimonial): quando a declaração exige

O Form 1120-S, 1120 ou 1065 exige o balanço patrimonial da Schedule L?

Sim, a menos que a declaração atenda ao teste de pequeno declarante. O Form 1120-S, o Form 1120 e o Form 1065 incluem a Schedule L, “Balance Sheets per Books” (balanços patrimoniais conforme a escrituração). Uma corporação com receita total e ativo total no fim do ano, ambos abaixo de $250.000, responde Sim na declaração e dispensa a Schedule L. Uma sociedade de pessoas precisa ter receita abaixo de $250.000, ativo abaixo de $1.000.000, K-1 entregues ao IRS e aos sócios até o vencimento da declaração, incluindo prorrogações, e nenhuma Schedule M-3 entregue nem exigida. Todos os outros declarantes preenchem a Schedule L, que deve estar de acordo com a escrituração (instruções do Form 1120-S).

A declaração não cria o balanço patrimonial: a Schedule L copia o que está na sua escrituração. Uma empresa que tem só um relatório de lucros e perdas ou uma planilha de extrato bancário precisa montar esse balanço antes.

Um empresário individual, ou uma LLC de um único membro que não optou por ser tributada como corporação, geralmente informa a empresa na declaração pessoal do proprietário e não tem Schedule L. Veja quais declarações a sua empresa entrega.

O caso é simples quando a escrituração fecha, bate com o banco no fim do ano e parte dos saldos finais já entregues no ano anterior. Ele pede avaliação profissional quando:

• A escrituração é em regime de caixa, de lançamento simples ou uma planilha sem balanço patrimonial.
• Um preparador cobrou à parte para “montar o balanço” e você não sabe ao certo o que o orçamento inclui.
• Os saldos iniciais são diferentes da Schedule L entregue no ano anterior.
• Empréstimos, aportes e distribuições dos proprietários estão misturados.
• Faltam também anos anteriores, ou a declaração já está atrasada.
• O ativo no fim do ano chega a $10.000.000, ou a opção pelo regime de corporação S terminou durante o ano.

Separe antes: extratos de banco, cartão e empréstimos do fim do ano; a lista de equipamentos com a depreciação acumulada; a declaração do ano anterior com a Schedule L e os K-1; e quanto cada proprietário aportou e retirou durante o ano.

Quem pode dispensar a Schedule L, e o que mais fica dispensado?

O declarante só dispensa a Schedule L ao responder Sim à pergunta da própria declaração, e todas as condições precisam ser verdadeiras. “Abaixo de” significa menos que: uma declaração exatamente no limite não se qualifica. A Schedule M-1 concilia o lucro contábil com a renda declarada na declaração.

Fontes: Form 1120-S, Form 1120 e Form 1065.

Receita total é o valor bruto, não o lucro. No Form 1120-S, ela inclui a receita bruta ou as vendas, todas as outras receitas e a renda ou o ganho líquido informados na Schedule K e no Form 8825, como aluguéis brutos, juros, dividendos, royalties e ganhos (instruções do Form 1120-S). Uma empresa com vendas modestas, mas aluguéis ou ganhos grandes, pode não passar no teste de receita. As instruções do Form 1065 definem o ativo total como o valor informado no item F. Para uma corporação, use a mesma base: o ativo total no fim do ano, pelo método contábil que a escrituração usa regularmente (item F; item D no Form 1120).

Uma corporação S que dispensa a Schedule L ainda informa o item F com base na sua escrituração.

O IRS exige demonstrações financeiras preparadas por CPA, revisadas ou auditadas?

Não. As instruções da Schedule L nos Forms 1120-S, 1120 e 1065 pedem que a Schedule L esteja de acordo com a escrituração e os registros da empresa. Elas não mencionam exigência de auditoria, revisão ou compilação (instruções do Form 1120-S, do Form 1120 e do Form 1065).

Um banco, um investidor ou um comprador pode pedir demonstrações revisadas ou preparadas por um CPA. Esse pedido vem deles, não da declaração. Veja as demonstrações que um banco pede para um empréstimo.

O que significa “balanço conforme a escrituração” (balance sheet per books)?

“Conforme a escrituração” (per books) é o balanço que os próprios livros e registros da entidade que entrega a declaração mostram no início e no fim do ano fiscal, não um valor calculado só para a declaração. As instruções dizem que ele deve estar de acordo com a escrituração e os registros, e que o ativo total segue o método contábil que a escrituração usa regularmente (instruções do Form 1120-S). A entidade é a própria corporação S, corporação C ou sociedade de pessoas, não as contas pessoais dos seus proprietários.

As diferenças entre o lucro contábil e a declaração são conciliadas na Schedule M-1, não mudando a Schedule L. Uma sociedade de pessoas anexa uma explicação de qualquer diferença entre a Schedule L e a sua escrituração (instruções do Form 1065).

Posso preencher a Schedule L com escrituração em regime de caixa ou uma planilha?

Muitas vezes sim, se os registros permitirem montar um balanço patrimonial. As instruções da Schedule L não exigem escrituração em regime de competência nem um software específico: a Schedule L segue a escrituração, e o ativo total segue o método que a escrituração usa regularmente. No regime de caixa, a renda geralmente conta quando é efetivamente recebida ou colocada à sua disposição (creditada na sua conta) e as despesas, quando são pagas, exceto que um custo pago antecipadamente geralmente conta só no ano a que se refere (Publication 538). Por isso, o balanço em regime de caixa geralmente não mostra contas a receber nem a pagar, embora valores creditados no fim do ano e custos pagos antecipadamente possam constar dele. Caixa e patrimônio dos proprietários sempre aparecem, junto com os equipamentos e empréstimos. Se a empresa pode usar o regime de caixa para fins fiscais é outra pergunta: veja escrituração em regime de caixa e declaração em regime de competência e regime de caixa ou de competência para uma pequena empresa.

A lacuna mais comum é uma planilha que lista apenas receitas e despesas. Um sistema de lançamento simples é construído sobre a demonstração do resultado. Um sistema de partidas dobradas mantém contas de ativo, passivo e patrimônio líquido e se equilibra sozinho (Publication 583). Um conjunto de fim de ano são dois relatórios dos mesmos livros conciliados: a demonstração do resultado do ano e o balanço patrimonial do último dia. A Schedule L precisa do segundo; para a rotina de fechamento, veja o checklist de fechamento do ano. Para montar o balanço a partir de registros de receitas e despesas:

1. Pegue os saldos iniciais na Schedule L entregue no ano anterior, ou nos saldos finais do ano anterior na escrituração, se aquela declaração a dispensou. Uma entidade nova não tem declaração anterior para copiar: parta dos primeiros aportes dos proprietários e do saldo inicial do banco, e veja o patrimônio de abertura (opening balance equity) se o software os deixou em uma conta genérica.
2. Defina o caixa pelos extratos bancários do fim do ano, depois de conciliar cada conta.
3. Defina os empréstimos e os saldos de cartão pelos extratos dos credores no fim do ano.
4. Defina os equipamentos e a depreciação acumulada pela lista de bens.
5. Acrescente todos os outros ativos e passivos que o método da escrituração reconhece, como estoque, contas a receber, contas a pagar, depósitos, pagamentos antecipados e impostos devidos, cada um conferido com seus registros.
6. Avance o patrimônio líquido a partir do saldo inicial com os aportes dos proprietários, o lucro líquido conforme a escrituração e as distribuições. Veja lucros acumulados que não batem com a declaração do ano anterior para esse cálculo e para achar uma diferença.
7. Confira se o ativo total menos o passivo total é igual ao patrimônio líquido final.

Se a etapa 7 não fechar, confira cada saldo de ativo, passivo e patrimônio líquido com seus registros antes de entregar a declaração. Um lançamento forçado nos lucros acumulados só esconde o problema. Para um balanço que não fecha, veja balanço da corporação S que não fecha. Se meses ou anos não têm nenhum registro, veja reconstruir a escrituração a partir dos extratos bancários.

O que vai em cada parte da Schedule L?

A Schedule L lista ativos, passivos e patrimônio líquido dos proprietários, cada um no início e no fim do ano. Estas são as principais linhas do Form 1120-S e do Form 1065.

O Form 1120 usa as linhas do Form 1120-S até a linha 21. Depois disso, divide o capital social em ações preferenciais e ordinárias (linha 22) e os lucros acumulados em apropriados (linha 24) e não apropriados (linha 25), e o total do passivo e do patrimônio líquido dos acionistas é a linha 28. As distribuições não têm linha própria: na escrituração, elas reduzem os lucros acumulados ou o capital dos sócios. Veja como registrar as distribuições de uma corporação S.

Quais valores da Schedule L precisam bater com o resto da declaração?

O ativo total, os empréstimos dos proprietários e a coluna de abertura precisam estar de acordo com outras partes da declaração ou com a do ano anterior.

No Form 1120-S, a Schedule M-2 acompanha a conta de ajustes acumulados (accumulated adjustments account), uma conta fiscal. Ela não é igual aos lucros acumulados contábeis da Schedule L, e os dois podem divergir. Fontes: instruções do Form 1120-S, instruções do Form 1065, Form 1120.

Se os saldos iniciais ou os lucros acumulados não batem com o ano anterior, veja lucros acumulados que não batem com a declaração do ano anterior. Para empréstimos dos proprietários no balanço, veja empréstimos a acionistas no balanço patrimonial.

O que muda para uma sociedade de pessoas, livros em moeda estrangeira ou a Schedule M-3?

Uma sociedade de pessoas mostra as contas de capital dos sócios no lugar de capital social e lucros acumulados, uma sociedade com livros em moeda estrangeira informa em dólares americanos, e, no porte da Schedule M-3, as regras dependem das demonstrações financeiras que existem.

• Sociedade de pessoas. O patrimônio líquido são as contas de capital dos sócios (linha 21), não capital social e lucros acumulados. Os empréstimos de sócios vão na linha 19a. Os ativos não podem ser reduzidos por passivos nem aparecer como valor negativo (instruções do Form 1065). Veja contas de capital dos sócios.
• Livros em moeda estrangeira. Uma sociedade de pessoas geralmente informa a Schedule L em dólares americanos, convertendo a sua escrituração pelos princípios contábeis geralmente aceitos nos EUA. Se ela ou uma unidade de negócio qualificada usa o método de transações separadas aproximadas em dólar americano (US dollar approximate separate transactions method), a Schedule L mostra, em vez disso, o balanço fiscal convertido conforme a seção 1.985-3(d) dos Regulamentos (instruções do Form 1065). As instruções para corporações não trazem uma regra de conversão separada para a Schedule L.
• Schedule M-3. Uma corporação S com $10.000.000 ou mais de ativo total no último dia do ano precisa entregar a Schedule M-3 (instruções do Form 1120-S), uma corporação C a partir de $10.000.000 (instruções do Form 1120), e uma sociedade de pessoas a partir de $10.000.000 de ativo ou US$35.000.000 de receita, entre outros gatilhos (instruções do Form 1065). Para testar o gatilho do ativo, o ativo total é medido pelo método geral de competência, a menos que a declaração use o método geral de caixa e nenhuma entidade incluída prepare demonstrações financeiras em regime de competência, nem seja incluída nelas. Quem entrega a Schedule M-3 precisa mostrar na Schedule L valores que não sejam da base fiscal se preparou demonstrações financeiras fora da base fiscal para qualquer finalidade, e contam as demonstrações preparadas e apresentadas à administração, a credores, a proprietários, a órgãos reguladores ou a outros terceiros (instruções da Schedule M-3 do Form 1120-S, do Form 1120 e do Form 1065). As demonstrações que existem definem o que a Schedule L mostra, por isso este é um caso para a ajuda com impostos de corporações.

E se eu não tiver balanço patrimonial na hora de entregar a declaração, ou meu preparador cobrar para montá-lo?

Se a Schedule L é obrigatória, a declaração precisa dela. Uma declaração que não traz todas as informações exigidas pode gerar multa por atraso na entrega, e a justa causa (reasonable cause) pode afastá-la (instruções do Form 1120-S, instruções do Form 1065). Para uma corporação S, a multa é de $260 por acionista para cada mês ou fração de mês, até 12 meses. Para uma sociedade de pessoas, é de $260 por sócio, até 12 meses. Os valores são reajustados todo ano (Rev. Proc. 2025-32); estes são os do ano fiscal indicado nesta página, e uma declaração de um ano anterior pode ter um valor menor. Se uma corporação S deve imposto, acrescenta-se à declaração em atraso outra multa, calculada sobre o imposto não pago (instruções do Form 1120-S). Quem entrega o Form 1120 enfrenta só esse tipo de multa, um percentual do imposto não pago por entregar em atraso; veja multas por atraso na entrega e no pagamento.

O Form 7004 adia o prazo de entrega, geralmente por seis meses. Ele não prorroga o prazo para pagar o imposto devido (instruções do Form 7004). Use o tempo para montar o balanço, não para pular essa etapa:

1. Confira o teste de pequeno declarante acima. Se ele se aplicar, não há Schedule L para montar.
2. Se não se aplicar e você precisar de mais tempo, entregue o Form 7004 até o vencimento normal. Para quem usa o ano-calendário, o vencimento é 15 de março para uma corporação S, 15 de março para uma sociedade de pessoas e 15 de abril do ano seguinte para uma corporação C.
3. Reconstrua os saldos do fim do ano a partir dos extratos de banco e de empréstimos e da declaração entregue no ano anterior, seguindo as etapas acima.
4. Entregue a declaração com uma Schedule L que esteja de acordo com a escrituração.

Antes de aceitar um orçamento para “montar o balanço”, pergunte o que ele cobre: só a Schedule L, ou também a escrituração conciliada que está por baixo. A Schedule L só informa o que a escrituração tem, então meses faltando, muitas contas e empréstimos, saldos iniciais que precisam ser reconstruídos a partir da declaração do ano anterior e anos anteriores sem registro aumentam o trabalho. Veja quanto custa atualizar a escrituração atrasada.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Uma corporação S abaixo dos dois limites

Uma corporação S tem US$180.000 de receita total e US$90.000 de ativo total no fim do ano. Os dois valores estão abaixo de US$250.000, então ela responde Sim à pergunta 11 da Schedule B e dispensa as Schedules L e M-1. Ainda assim, informa US$90.000 no item F com base na sua escrituração, e o formulário não dispensa a Schedule M-2.

A mesma corporação cresce

No ano seguinte, a receita chega a US$320.000 e o ativo no fim do ano é de US$60.000. A receita passa de US$250.000, então a resposta à pergunta 11 é Não, e a corporação preenche as Schedules L e M-1 a partir da sua escrituração. A declaração do ano anterior não teve Schedule L para copiar, então a coluna de abertura vem dos saldos do fim do ano na escrituração: ativo total de US$90.000 no início e US$60.000 no fim. Guardar os saldos do fim do ano todos os anos, mesmo em um ano que dispensa a Schedule L, é o que torna este ano possível.

Uma LLC com dois membros tributada como sociedade de pessoas

Uma LLC tributada como sociedade de pessoas tem US$200.000 de receita e US$1.200.000 em ativos de aluguel. A receita está abaixo de US$250.000, mas o ativo não está abaixo de US$1.000.000, então a resposta à pergunta 4 é Não. Ela preenche as Schedules L, M-1 e M-2 e o item F, com o ativo total na linha 14 e o capital dos membros na linha 21.

E no seu caso?

• Sua escrituração é uma planilha ou está em regime de caixa, os saldos iniciais não batem com a declaração do ano anterior, empréstimos e distribuições dos proprietários estão misturados, ou um preparador cobrou para montar o balanço: a escolha é entre reconstruir os saldos do fim do ano a partir dos registros bancários e da declaração entregue ou corrigir primeiro a escrituração, e se você precisa do Form 7004 para ganhar tempo. Peça para olharem a declaração e a escrituração juntas, com a ajuda com impostos de corporações e a ajuda com escrituração contábil.
• O balanço não fecha: veja balanço da corporação S que não fecha.
• Os proprietários emprestaram dinheiro à empresa ou retiraram dinheiro como empréstimo: veja empréstimos a acionistas no balanço patrimonial e empréstimos de acionistas a uma corporação S.
• Sua escrituração está meses ou anos atrasada: veja como atualizar a escrituração atrasada. Se também há declarações não entregues, veja como regularizar declarações empresariais não entregues.
• A declaração está atrasada ou chegou um aviso de multa: veja multas por atraso na entrega e no pagamento.
• Uma sociedade de pessoas nunca controlou as contas de capital: veja como reconstruir as contas de capital de uma sociedade de pessoas.
• A opção pelo regime de corporação S terminou durante o ano: o balanço do fim do ano geralmente segue a escrituração no fim do período reduzido da corporação C. Se os acionistas optaram, pela seção 1362(e)(3), por atribuir os itens a cada período reduzido conforme as regras normais de contabilidade fiscal, ele segue a escrituração no fim do período reduzido da corporação S (instruções do Form 1120-S). Essa opção exige o consentimento de todos que foram acionistas durante o período reduzido da corporação S e de todos que são acionistas no primeiro dia do período reduzido da corporação C, e a declaração dessa opção é entregue com a declaração do período reduzido da corporação C (seção 1.1362-6 dos Regulamentos). Veja a ajuda com impostos de corporações.
• O ativo chega ao porte da Schedule M-3: a Schedule L pode ter de mostrar valores que não sejam da base fiscal, conforme as demonstrações financeiras que existem. Veja a ajuda com impostos de corporações.
• Um estrangeiro é dono da empresa americana, ou ela entrega o Form 5472 com um Form 1120 pro forma: veja escrituração contábil de uma empresa americana de propriedade estrangeira e o que o seu preparador precisa para uma corporação de propriedade estrangeira, ou a ajuda com impostos de corporações.
• Você precisa saber quais relatórios tirar da escrituração: veja da escrituração à declaração da empresa e escrituração contábil de uma corporação S.