Escrituração de corporação S: plano de contas e distribuições

O que a escrituração de uma corporação S precisa mostrar?

O IRS não exige um sistema de escrituração especial, apenas registros que mostrem com clareza a renda e as despesas. O Form 1120-S pede mais do que uma demonstração do resultado: remuneração dos diretores, um balanço patrimonial que deve bater com a contabilidade da corporação, distribuições por acionista e empréstimos de acionistas.

O caso não é simples quando qualquer um destes pontos for verdadeiro:

• O proprietário foi pago por retirada, ou não recebeu salário algum.
• As distribuições foram lançadas como despesas, ou empréstimos e distribuições usam a mesma conta de patrimônio líquido.
• Gastos pessoais passaram pela conta da empresa.
• A escrituração começou quando o negócio era uma empresa individual ou uma LLC (empresa de responsabilidade limitada) e ainda usa uma conta de retirada do proprietário e de capital do proprietário.
• O seguro de saúde do proprietário nunca entrou no W-2, ou o balanço patrimonial não bate com o banco.

Qualquer um desses pontos pode precisar de correção antes de o preparador começar a declaração.

Reúna antes de o preparador pedir:

• Os papéis da opção pelo regime S: Form 2553 e qualquer resposta do IRS
• Relatórios da folha de pagamento de cada data de pagamento
• Extratos bancários e de cartão do ano inteiro
• Notas de empréstimo entre a corporação e seus acionistas
• A última declaração entregue
• Se a escrituração usa o regime de caixa ou o regime de competência, porque a declaração segue o método que a escrituração usa

Quais contas uma corporação S precisa ter (plano de contas)?

Além das contas usuais de banco, cartão, despesas, equipamentos, dívidas, contas a receber e a pagar, a corporação S precisa de seis grupos que alimentam o Form 1120-S. Os nomes das contas são prática de escrituração, não regra do IRS: o IRS não publica plano de contas obrigatório.

A parte do empregador nos impostos sobre a folha é deduzida como impostos, não como salários (Publication 334; Publication 535, revisada pela última vez em 2022), então fica fora das linhas 7 e 8. A remuneração informada em outro lugar da declaração, como salários no custo das mercadorias vendidas ou contribuições eletivas ao 401(k), também fica fora dessas linhas.

Mantenha a remuneração do proprietário, as distribuições e os empréstimos em três lugares separados. Uma única conta de retirada do proprietário esconde quais dólares foram salário, quais foram distribuição e quais precisam ser devolvidos.

Como registro o salário do diretor, e onde entram os impostos sobre a folha e os Forms 941, 940 e W-2?

O diretor que faz mais do que trabalho mínimo para uma corporação S e é pago, ou tem direito de ser pago, é empregado, e o pagamento é salário mesmo quando o diretor também é acionista (IRS). Se isso descreve o diretor, o pagamento é registrado pela folha de pagamento como salário, não por uma conta de retirada do proprietário. A corporação decide quem é diretor conforme a lei do estado em que foi constituída; o pagamento a um proprietário que trabalha na empresa e não tem cargo de diretor em geral é informado como salário na linha 8. A corporação deve pagar uma remuneração razoável por esses serviços antes de fazer distribuições que não são salário. Quanto é razoável está em salário do proprietário de corporação S.

Para cada data de pagamento:

1. O salário bruto do diretor vai para a conta de remuneração dos diretores.
2. O imposto de renda retido e as duas partes do Social Security e do Medicare ficam em contas de passivo da folha até o depósito. O imposto de seguro-desemprego também.
3. Cada depósito baixa o passivo e mantém sua data e seu valor.

Os depósitos vencem antes das declarações. O depositante mensal deposita até o dia 15 do mês seguinte; o empregador com imposto maior no período de referência (lookback) usa o calendário semanal (semiweekly), e um passivo grande pode vencer no dia útil seguinte (Publication 15). O imposto federal de seguro-desemprego tem regra própria de depósito, tratada em fazer a folha de pagamento por conta própria. O imposto retido pertence ao governo: a pessoa responsável que deixa de repassá-lo de forma intencional pode dever uma multa pessoal de 100% do imposto retido não repassado (seção 6672; multa de recuperação de imposto retido). Um passivo da folha que nunca é baixado está em passivos da folha que não zeram.

Três declarações devem conferir com essas contas:

Fins de semana, feriados e as regras de depósito no prazo podem mudar essas datas (Publication 15). O empregador que o IRS mandou por escrito entregar o Form 944 entrega uma vez por ano, em vez do Form 941 trimestral. Como lançar uma folha de pagamento está em lançamentos contábeis da folha. Se nunca houve folha para o proprietário, veja corporação S sem folha de pagamento.

Como registro as distribuições (retirada do proprietário) para que fiquem fora das despesas?

Registre a distribuição como redução do patrimônio líquido, nunca como despesa. A distribuição é um pagamento ao proprietário por ser dono das ações, então não pode aparecer na demonstração do resultado. “Owner's draw” (retirada do proprietário) é um termo do empresário individual. Em uma corporação S, o dinheiro pago a um proprietário é salário pela folha, distribuição pelo patrimônio líquido, empréstimo da corporação que precisa ser devolvido, devolução de um empréstimo do próprio proprietário ou reembolso de custos do negócio que o proprietário pagou (despesas de corporação S nunca reembolsadas). A declaração informa as distribuições que não são dividendos no Schedule K, linha 16d, e o K-1 de cada acionista mostra o valor desse acionista na caixa 16, com o código D. A corporação com lucros e reservas acumulados (earnings and profits) de anos como corporação C pode pagar parte da distribuição como dividendo, informado no Schedule K, linha 17c, e no Form 1099-DIV, não no K-1; veja como as corporações S são tributadas.

Registre cada distribuição com data, acionista e valor, na conta de patrimônio líquido desse acionista. A distribuição também não substitui o salário: o IRS pode tratar pagamentos a um acionista que trabalha na empresa como salário quando a remuneração é baixa demais. O registro linha a linha, e por que as distribuições desequilibram o Schedule L, está em como registrar distribuições de corporação S.

Por que as distribuições precisam seguir a participação acionária?

A corporação S pode ter apenas uma classe de ações. Isso em geral significa que toda ação tem direitos idênticos às distribuições e ao produto da liquidação, conforme o estatuto, o regimento interno, a lei estadual e os acordos vinculantes (Treasury Regulations 1.1361-1(l)). Na prática, cada distribuição é dividida na proporção das ações detidas.

Uma segunda classe de ações encerraria a opção pelo regime S, então pagamentos desiguais aos proprietários são mais do que um erro de escrituração. Existe alívio para um término inadvertido, mas o IRS precisa concluir que foi inadvertido e a corporação precisa corrigir a causa e concordar com ajustes (seção 1362(f)). Quando os documentos que regem a corporação dão direitos idênticos, uma distribuição diferente no prazo ou no valor não cria, por si só, uma segunda classe, mas recebe efeito fiscal conforme os fatos. Distribuições desiguais merecem revisão profissional antes da declaração.

Onde fica o seguro de saúde de um acionista que é empregado?

Os prêmios que a corporação paga por um acionista que é empregado e detém mais de 2% das ações ou do poder de voto em qualquer dia do ano são tratados como salário desse acionista para fins de retenção do imposto de renda, e a escrituração os registra com a remuneração do proprietário, não com os benefícios dos empregados. As ações de cônjuge, filho, neto ou pai podem contar para esse teste (seção 1372(b)). O erro comum é pagá-los da conta da empresa e nunca somá-los ao W-2 do proprietário.

O IRS diz que a corporação pode deduzir os prêmios e que eles entram na caixa 1 do W-2. Quando são pagos por um plano ou sistema que cobre todos os empregados ou uma classe de empregados, não são salários para Social Security, Medicare ou seguro-desemprego federal e ficam fora das caixas 3 e 5 do W-2, então mantenha essa divisão nos registros da folha. As instruções do Form 1120-S os colocam na linha 7 ou 8 (ou no Form 1125-E). Para empregados com 2% ou menos no teste, as contribuições ao plano vão na linha 18, como programas de benefícios dos empregados. Se o proprietário pode deduzir os prêmios na declaração pessoal depende de outras condições: veja seguro de saúde para proprietários de corporação S.

Como registro o dinheiro que empresto à corporação, ou retiro como empréstimo?

Registre o empréstimo de um acionista à corporação como passivo, e o empréstimo da corporação a um acionista como ativo.

A linha de empréstimos de acionistas no Schedule L em geral deve conciliar com os valores do K-1, deixando de fora a dívida que o acionista apenas assinou como coobrigado ou garantiu.

Registre cada empréstimo por escrito, com valor, data e condições de pagamento. As instruções do Form 7203 tratam o empréstimo com nota escrita de forma separada dos adiantamentos em conta aberta. Se o dinheiro conta como empréstimo ou como capital depende dos fatos; veja empréstimos de acionistas a uma corporação S.

O que concilio todo mês e todo trimestre?

Concilie todo mês cada conta bancária, de cartão e da folha de pagamento, e confira todo trimestre os totais da folha com o Form 941. Essas conferências são prática de escrituração, não regra do IRS.

Preciso do Schedule L, do Schedule M-1, do Schedule M-2 e do Form 1125-E?

O Schedule L é obrigatório, a menos que a corporação responda Yes à pergunta 11 do Schedule B. O Form 1125-E é obrigatório quando a receita total chega a $500.000 e a remuneração dos diretores é deduzida.

A receita total conta mais do que as vendas: receita bruta mais as demais linhas de renda e certa renda do Schedule K e do Form 8825 (instruções do Form 1125-E). Quais relatórios da escrituração alimentam essas páginas está em da escrituração à declaração de imposto da empresa; um balanço patrimonial que o software não consegue gerar está em balanço patrimonial do Schedule L em uma declaração de corporação.

O que guardo de cada acionista, e quem guarda?

A corporação guarda os livros que produzem cada K-1. O acionista guarda os registros do custo-base (basis).

As instruções do Form 7203 dizem que o acionista é responsável por guardar as informações necessárias para calcular o custo-base das ações, e que uma distribuição que não é dividendo e supera o custo-base das ações é informada como ganho de capital. Veja custo-base do acionista de corporação S e distribuições acima do custo-base. Prazos de guarda: instruções do Form 1120-S e guarda de registros do IRS.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, em dólares americanos.

Um consultor autônomo sozinho

Uma corporação S tem US$180.000 de receita. O proprietário recebe US$70.000 pela folha de pagamento e retira US$50.000 em distribuições. O salário e os impostos da corporação sobre a folha são despesas. As distribuições vão para o patrimônio líquido e nunca passam pela demonstração do resultado. Se o ativo total também ficar abaixo de US$250.000, a pergunta 11 pode ser respondida Yes e os Schedules L e M-1 não são obrigatórios, mas a escrituração ainda mantém o balanço patrimonial. O valor do pagamento é ilustrativo; a remuneração razoável depende do trabalho feito.

Dois acionistas

Dois acionistas detêm 60% e 40%. Uma distribuição de US$100.000 é registrada como US$60.000 e US$40.000, um lançamento por acionista, porque a corporação tem uma classe de ações. Se apenas o acionista de 60% recebesse os US$100.000 inteiros, os pagamentos não corresponderiam à participação. Se isso é inofensivo depende dos documentos que regem a corporação, então precisa de revisão profissional antes da declaração.

Receita acima do limite do Form 1125-E

Uma corporação tem US$520.000 de receita total e paga US$90.000 ao seu único diretor e único acionista. Ela também paga US$6.000 de seguro de saúde desse proprietário. Os prêmios são somados à caixa 1 do W-2 do proprietário e contam como remuneração de diretor. O Form 1125-E é obrigatório porque a receita passa de US$500.000, mostra US$96.000 e, sem remuneração de diretor deduzida em outro lugar, esse total vai na linha 7 do Form 1120-S. Como a receita também passa de US$250.000, o Schedule L e um balanço patrimonial que bata com a escrituração também são obrigatórios.

E no seu caso?

• Seu primeiro Form 1120-S está chegando e a escrituração está misturada: sem folha de pagamento para você, distribuições lançadas como despesas, gastos pessoais pela conta da empresa, ou um arquivo antigo de empresa individual ou LLC ainda em uso. Onde a escrituração recomeça, o que precisa ser refeito e o que o preparador precisa de você valem ser definidos com um profissional antes da declaração: ajuda com a escrituração contábil de corporações S.
• O proprietário nunca esteve na folha de pagamento, ou você não tem certeza de que a remuneração é razoável: veja corporação S sem folha de pagamento e salário do proprietário de corporação S. A escrituração e o Form 1120-S então precisam ser corrigidos juntos, então um profissional deve olhar os meses anteriores antes da declaração: ajuda com a escrituração contábil de corporação S.
• Um acionista não é cidadão nem residente dos EUA: a corporação S não pode ter acionista estrangeiro não residente, e mudar-se para o exterior, sozinho, não é o teste, então a propriedade e a situação fiscal precisam de um olhar profissional antes de qualquer correção da escrituração. Veja como as corporações S são tributadas e ajuda tributária entre países.
• Você quer saber se a corporação S precisa de um novo arquivo contábil: veja escrituração depois da opção pelo regime S.
• Você está escolhendo um software, ou quer saber se um software básico atende a folha de pagamento de corporação S: veja software de escrituração para corporação S.
• A escrituração está meses atrasada: veja atualização contábil de corporação S e ajuda com a escrituração contábil.
• A corporação pagou suas contas pessoais: veja corporação S pagando despesas pessoais.
• Você tem várias empresas: veja escrituração de várias empresas.
• Você quer saber quanto custam um responsável contábil e um preparador de corporação S: veja custo de contador para corporação S.