Custos antes de abrir a empresa: o que uma corporação C deduz

Uma corporação pode deduzir despesas pagas antes de ser constituída?

Sim, mas só os custos que a própria corporação assume, e a maioria não é deduzida de uma vez. Um custo pago pelo fundador antes da constituição passa a ser da corporação quando ela o reembolsa, deve o valor como empréstimo ou o registra como aporte do fundador. Nada disso é automático: sem registro, o custo geralmente não ajuda na declaração de ninguém.

Depois que a corporação assume o custo, o que foi comprado define o tratamento fiscal:

O caso deixa de ser simples quando a corporação ainda não começou a atividade, quando desenvolvedores ou prestadores de serviços foram pagos antes de a empresa existir, quando um fundador transfere código ou equipamento em troca de ações ou quando a primeira declaração já foi entregue. Reúna recibos, comprovantes de quem pagou e quando, contratos, faturas que separam o trabalho jurídico, cessões de propriedade intelectual e o registro de como cada fundador foi reembolsado.

Custos de organização ou de abertura: como saber qual é qual?

Um custo de organização cria a própria corporação; um custo de abertura investiga ou monta o negócio que ela vai operar. São dois grupos separados, e cada um tem seu próprio valor dedutível no primeiro ano.

• Custos de organização precisam estar ligados à criação da corporação e ser lançados no capital. A regulamentação lista o trabalho jurídico sobre o estatuto, o regimento interno, as atas de organização e os termos dos certificados das ações originais, a contabilidade necessária, as reuniões de administradores provisórios e de organização e as taxas pagas ao estado de constituição.
• Custos de abertura são valores pagos para investigar ou criar um negócio em operação, ou para uma atividade com fins lucrativos antes de o negócio começar, que seriam dedutíveis se o mesmo negócio já estivesse funcionando (seção 195(c)(1)).
• Nenhum dos dois abrange custos para emitir ou vender ações, nem custos para transferir ativos à corporação (26 CFR 1.248-1(b)(3)). Equipamento é bem depreciável, não custo de abertura.
• A pesquisa fica de fora: a seção 195(c)(1) exclui qualquer valor dedutível pela seção 174A, então a pesquisa qualificada nunca é custo de abertura.

Quanto se deduz no primeiro ano e o que é distribuído em 15 anos?

No ano em que a corporação começa a atividade, cada grupo permite deduzir até $5.000, reduzido dólar por dólar pelo total do grupo que passar de $50.000. O restante é deduzido em parcelas iguais ao longo de 180 meses, a partir do mês em que a atividade começa; assim, o primeiro ano também recebe a parte desses meses (26 CFR 1.195-1; 26 CFR 1.248-1).

O grupo de custos de organização usa os mesmos valores: $5.000 e $50.000 (seção 248(a)). Nada em nenhum dos dois grupos é deduzido antes de a atividade começar.

Quando uma startup sem receita começa a atividade para essas regras?

A corporação começa a atividade quando inicia as operações para as quais foi organizada, o que não é o dia da constituição. A regulamentação sobre custos de organização trata isso como questão de fato: obter o estatuto não basta, mas atividades avançadas o suficiente para definir a natureza do negócio bastam, e comprar os ativos operacionais de que o negócio precisa pode bastar.

A regulamentação não usa a receita como teste. Para os custos de abertura, a seção 195(c)(2) deixa a data de início para a regulamentação, e o 26 CFR 1.195-1 não a define; portanto, a data também é um julgamento sobre os fatos. Uma startup que ainda constrói o produto pode não ter começado a atividade, e seus custos de abertura e de organização esperam uma declaração posterior. Escolher o ano errado custa caro para desfazer: depois que a amortização correu em duas ou mais declarações, mudar o ano de início é uma mudança de método contábil.

Os custos de desenvolvedores e prestadores de serviços são custos de pesquisa da seção 174A?

Muitas vezes, sim. A seção 174A permite que a corporação deduza custos domésticos de pesquisa ou experimentação no ano em que os paga ou incorre neles, e trata qualquer valor pago para desenvolver software como pesquisa. Como a seção 195 exclui esses valores, o trabalho de desenvolvimento qualificado feito nos EUA não espera no grupo de custos de abertura.

Duas condições tornam menos claro o trabalho anterior à constituição:

• Pago ou incorrido pela corporação. A seção 174A cobre os custos do próprio contribuinte. O trabalho que um fundador contratou em nome próprio, antes de a corporação existir, só é custo da corporação se ela o assumir: por exemplo, o contrato foi feito para a empresa em formação, o código foi cedido a ela e ela reembolsa o fundador. Se o fundador era dono do código e depois o transfere, a corporação está adquirindo um bem (veja as próximas seções).
• Ligado ao negócio ou atividade da corporação. A seção 174A(b) usa essa redação. Se um negócio que ainda não foi lançado atende a essa condição, depende dos fatos; resolva isso com quem prepara a declaração.

O trabalho feito fora dos EUA é pesquisa estrangeira, distribuída em 15 anos: veja desenvolvimento de software feito no exterior. O pagamento contínuo de desenvolvedores, a opção de distribuir os custos e os valores de 2022 a 2024 estão em dedução de custos de desenvolvimento de software nos EUA. Protótipos e ferramental estão em dedução de pesquisa e protótipos de hardware.

A corporação deve reembolsar o fundador, dever um empréstimo ou emitir ações?

Os três caminhos podem tornar um custo da própria corporação; eles diferem no que o fundador recebe de volta. Decida e registre o caminho antes de preparar a primeira declaração.

Em qualquer caminho, o custo é depois classificado como de organização, de abertura ou de pesquisa conforme aquilo que ele pagou. A regulamentação trata os pagamentos voluntários e proporcionais dos acionistas à sua corporação como um preço adicional pelas ações (26 CFR 1.118-1). Se um empréstimo do fundador precisa de juros e como proprietários no exterior financiam a empresa está em como colocar dinheiro na sua corporação dos EUA a partir do exterior.

E se um fundador transfere código ou equipamento em troca de ações?

Um bem transferido em troca de ações é ativo da corporação, não despesa. Quando os fundadores que transferem bens ficam com pelo menos 80% do poder de voto e das ações de todas as outras classes logo após a troca (seção 368(c)), a seção 351 geralmente significa nenhum ganho ou perda, e a seção 362(a) dá à corporação o custo-base (basis) do fundador.

• O custo-base (basis) é o custo do fundador, não o valor. O código comprado de um prestador de serviços leva o que o fundador pagou; o código que o fundador escreveu sozinho geralmente leva pouco.
• O trabalho do próprio fundador não é bem. A seção 351(d)(1) diz que ações emitidas por serviços não são emitidas por bens, então ações por trabalho passado ou futuro são tributadas como remuneração.
• Não é despesa. A corporação recupera o custo-base por depreciação ou amortização, conforme o tipo de ativo.
• As declarações são obrigatórias. O fundador que detém pelo menos 1% das ações, por voto ou valor, depois da troca (quando as ações não são negociadas em bolsa) e a corporação anexam, cada um, uma declaração à declaração de imposto de renda do ano (26 CFR 1.351-3).

Os custos da própria transferência são capitalizados (26 CFR 1.263(a)-5(a)(5)).

Os fundadores podem deduzir custos que a corporação nunca reembolsa?

Em geral, não. Os custos pertencem ao negócio da corporação, não a um negócio do fundador. Um pagamento não reembolsado costuma ser tratado como aporte de capital; a regulamentação trata os pagamentos voluntários e proporcionais dos acionistas como um preço adicional pelas ações (26 CFR 1.118-1). Isso aumenta o custo-base (basis) das ações e só ajuda quando as ações são vendidas ou perdem todo o valor: veja dedução de ações de uma startup que fracassou.

Se a corporação nunca registra o custo como reembolso, empréstimo ou aporte, ela não tem prova de que arcou com o custo, e o fundador também não tem uma alegação clara de custo-base. Se os fundadores trabalharam juntos por algum tempo antes da constituição, veja quando constituir uma startup.

Os honorários jurídicos para emitir ações ou captar dinheiro são dedutíveis?

Não quando pagos. Valores pagos para facilitar uma emissão de ações ou um empréstimo são capitalizados (26 CFR 1.263(a)-5(a)(8) e (9)), e custos de emitir ou vender ações não são custos de organização (26 CFR 1.248-1(b)(3)). Custos de um empréstimo são deduzidos ao longo do prazo do empréstimo (26 CFR 1.446-5). A forma de recuperar os custos de emissão de ações está marcada como “[Reserved]” (26 CFR 1.263(a)-5(g)(3)); portanto, nenhuma dedução posterior está prevista para eles.

O mesmo escritório de advocacia costuma redigir o estatuto e os contratos de ações dos fundadores. Peça uma fatura que separe o trabalho de constituição, que é custo de organização, do trabalho de emissão de ações, que é capitalizado. Os honorários de uma rodada de SAFE ou nota estão em SAFEs e notas conversíveis.

Como a escolha é feita na declaração e o que fazer se a primeira declaração a perdeu?

Considera-se que a corporação optou pela dedução do primeiro ano e pela amortização no ano em que a atividade começa; nenhuma declaração é necessária (26 CFR 1.195-1(b); instruções do Form 4562). Os valores vão na linha 26 do Form 1120, e a Parte VI, linha 42, do Form 4562 lista a amortização que começa naquele ano, com a seção do código na coluna (d) (instruções do Form 1120).

• Para não usar a regra: a corporação pode optar por capitalizar os custos em uma declaração entregue no prazo, inclusive prorrogações. Qualquer das escolhas é irrevogável e cobre o grupo inteiro.
• Perdida em uma declaração: a opção presumida continua valendo, então a correção usual é uma declaração retificadora daquele ano. As instruções do Form 1120 também descrevem a opção em uma declaração retificadora entregue em até 6 meses após o vencimento original (sem contar prorrogações), marcada como “Filed pursuant to section 301.9100-2”.
• Tratada de forma errada em duas ou mais declarações: corrigir a categoria de um custo, ou o ano em que a atividade começou, é uma mudança de método contábil conforme as seções 446 e 481 (26 CFR 1.195-1(b); 26 CFR 1.248-1(c)), que segue os procedimentos do IRS para mudança de método.

Quais registros comprovam cada custo?

Guarde, para cada custo, a prova de que foi pago, do que comprou e de que a corporação arcou com ele:

• Recibos e faturas, com as contas jurídicas separadas entre trabalho de constituição e de emissão de ações
• Prova de quem pagou, de qual conta e em que data
• A data em que a corporação começou a atividade, com as provas dela
• Contratos de desenvolvedores e prestadores de serviços que mostrem quem os contratou, onde o trabalho foi feito e quem é dono do resultado
• Cessões de propriedade intelectual dos fundadores e dos prestadores de serviços à corporação
• Um registro do conselho que adote os custos anteriores à constituição e escolha reembolso, empréstimo ou aporte, e a prova de cada pagamento de volta
• Para bens transferidos, os registros de custo do fundador e as declarações da seção 351

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos. Cada corporação usa o ano-calendário.

Honorários de constituição reembolsados no segundo mês

Um fundador paga US$14.000 de estatuto, regimento interno e taxas estaduais antes da constituição, mais US$3.000 para redigir os contratos de ações dos fundadores. A corporação reembolsa US$17.000 no segundo mês, com registro do conselho e recibos. Os US$14.000 são custo de organização. A atividade começa em julho: a primeira declaração deduz US$5.000 mais US$300 (6 meses de US$9.000 ÷ 180), depois US$600 por ano. Os US$3.000 são capitalizados.

Um desenvolvedor contratado pago pelo fundador

Um fundador paga US$60.000 a um prestador de serviços dos EUA para construir a primeira versão do produto. Se o contrato foi feito para a empresa em formação, o código é cedido à corporação e ela reembolsa o fundador, os US$60.000 podem ser custo de pesquisa da corporação, deduzidos integralmente se o trabalho se qualificar. Se, em vez disso, o fundador é dono do código e o transfere em troca de ações, a corporação passa a ter um ativo de US$60.000, recuperado por depreciação ou amortização e não por dedução de pesquisa.

Pesquisa antes do lançamento acima do limite

Uma corporação paga US$72.000 por pesquisa de mercado, viagens e consultores antes do lançamento. O excesso sobre US$50.000 é de US$22.000, mais do que US$5.000, então o valor do primeiro ano é zero. Todos os US$72.000 são distribuídos a US$400 por mês. A atividade começa em julho: US$2.400 no primeiro ano e US$4.800 em cada ano completo seguinte. Se a atividade só começasse no ano seguinte, a primeira declaração não deduziria nada.

E no seu caso?

• Proprietários no exterior pagaram os custos ou financiam a empresa: veja como colocar dinheiro na sua corporação dos EUA a partir do exterior.
• Desenvolvedores no exterior: veja desenvolvimento de software feito no exterior.
• Protótipos e ferramental de hardware: veja dedução de pesquisa e protótipos de hardware.
• Os custos vieram de anos como LLC antes da conversão: veja como transformar uma startup em corporação de Delaware.
• Honorários de uma rodada de SAFE ou nota: veja SAFEs e notas conversíveis.
• As deduções geram prejuízo: veja prejuízos fiscais (NOL) para startups.
• Preparar a primeira declaração, transferir código em troca de ações ou uma primeira declaração que já deixou passar esses custos: veja a primeira declaração de corporação de uma startup sem receita e peça ajuda com impostos de corporação.