Contas de capital: refazer para Form 1065 atrasado e K-1

Como calculo a conta de capital de cada sócio?

A conta de capital de cada sócio é um saldo corrido: o saldo final do ano anterior, mais o dinheiro e os bens que o sócio colocou, mais a parte do sócio na renda (ou menos um prejuízo), menos o dinheiro e os bens retirados. O Item L do Schedule K-1 informa esse valor de cada sócio pelo método da base fiscal (instruções do Form 1065).

Os saldos finais dos sócios devem somar o saldo de fim de ano do Schedule M-2, a análise das contas de capital dos sócios na declaração (instruções do Form 1065).

Podem existir dois tipos de conta de capital. O Item L informa a conta na base fiscal acima, seja qual for o texto do contrato. O contrato também pode exigir contas mantidas conforme os regulamentos, que contam os bens aportados pelo valor justo de mercado (26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)). Quando os dois diferem, a LLC mantém os dois. Saber se o contrato exige o segundo cabe ao contrato e a um profissional, não a esta página.

Refazer as contas é só escrituração contábil quando os sócios concordam com os valores, a propriedade nunca mudou e os extratos bancários estão completos. Deixa de ser simples quando os sócios discordam, uma participação mudou de mãos, entraram bens, faltam o contrato e os documentos de constituição, vários anos de K-1 estão vencidos, chegou um aviso ou corre uma multa por declaração atrasada. Reúna primeiro: o contrato, todos os extratos bancários desde o primeiro depósito, todas as declarações e K-1 entregues, os documentos de empréstimos e compras, e uma lista datada de quem era sócio em cada época.

Somos obrigados a informar as contas de capital ou há uma exceção para sociedades de pessoas pequenas?

O Item L é obrigatório, a menos que a sociedade de pessoas responda Sim à pergunta 4 do Schedule B, que exige as quatro condições ao mesmo tempo. Uma sociedade de pessoas que entrega depois do vencimento, inclusive das prorrogações, geralmente não consegue cumprir a terceira (Form 1065; instruções).

Com a resposta Sim, a sociedade de pessoas não precisa preencher os Schedules L, M-1 e M-2 nem o Item L. K-1 preparados pela primeira vez depois do vencimento, inclusive das prorrogações, não podem ter sido fornecidos no prazo; por isso, um ano em atraso geralmente precisa incluir o Item L e os Schedules L, M-1 e M-2. Os valores vêm do formulário final mais recente; teste cada ano anterior com o formulário do próprio ano. Mesmo quando o Item L é opcional, cada sócio é responsável por manter um registro anual da base fiscal ajustada da sua participação (instruções do sócio).

Que registros reúno para refazer tudo desde o início da LLC?

Reúna tudo o que mostra dinheiro ou bens passando entre os sócios e a LLC, além da declaração de cada ano. Os regulamentos exigem registros que comprovem o que uma declaração deve mostrar, guardados enquanto seu conteúdo puder ser relevante para qualquer lei tributária (26 CFR 1.6001-1). O IRS observa que não há limite de prazo para lançar o imposto quando uma declaração válida não foi entregue (Topic 305).

Como atualizo a contabilidade e refaço as contas de capital de uma LLC com vários membros, ano a ano?

Trabalhe do primeiro ano em diante, cada ano começando de onde o anterior terminou. O capital de um ano não pode ser concluído até que o lucro ou prejuízo desse ano esteja certo; por isso, a contabilidade vem primeiro.

1. Liste os sócios e as datas deles. Um sócio que entrou colocando dinheiro começa aquele ano em zero (instruções do Form 1065).
2. Apure a renda ou o prejuízo de cada ano na base fiscal. Esta é a atualização contábil: veja como atualizar a contabilidade atrasada.
3. Divida cada ano conforme o contrato. O contrato de sociedade define a parte de cada sócio (26 U.S.C. 704(a)). Sem previsão, ou com uma alocação sem efeito econômico substancial, a parte segue a participação de cada sócio na sociedade, conforme todos os fatos (seção 704(b)).
4. Some os aportes e subtraia as distribuições com base nos registros do banco.
5. Calcule o saldo final e leve-o para a linha de saldo inicial do ano seguinte.
6. Confira o ano. Os saldos finais dos sócios devem somar o saldo de fim de ano do Schedule M-2, e o total inicial de um ano geralmente é igual aos ativos da sociedade na base fiscal menos as dívidas nessa data (instruções do Form 1065). Uma diferença indica que algo está faltando ou foi lançado no lugar errado: um pagamento ou depósito nunca lançado, um empréstimo lançado como capital ou um ativo que não está na contabilidade.

Como classifico o que cada sócio retirou da conta bancária?

Coloque cada pagamento a um sócio, ou em benefício de um sócio, em um grupo. Só alguns deles reduzem o capital.

Dois erros mudam os números. Uma retirada lançada como salário ou despesa subestima o lucro do ano. Um empréstimo lançado como capital esconde um passivo.

Se um sócio retirou mais que outro, isso muda a conta de capital de cada sócio, não a parte de cada um no lucro. Saber se a diferença foi combinada ou precisa ser devolvida é uma questão para os sócios e para o contrato.

Detalhes: como registrar as retiradas do proprietário, pagamentos garantidos e retiradas de sócios e aporte ou empréstimo para a sua LLC.

E se um sócio colocou bens, entrou um sócio ou um sócio saiu?

Cada caso muda em qual linha do Item L o valor entra, e o último muda o imposto.

E se um sócio colocou bens em vez de dinheiro?

No Item L, os bens contam pela base fiscal ajustada do sócio, menos a dívida que os acompanha, e não pelo valor deles (instruções do Form 1065). As contas de capital dos regulamentos usam o valor justo de mercado; por isso, um contrato que as exige mantém um saldo diferente para o mesmo bem.

Quando o valor difere da base, em qualquer direção, o Item M pede uma explicação sobre o bem, a data e o ganho ou prejuízo embutido (instruções do Form 1065). A LLC deve alocar a renda, o ganho, o prejuízo e as deduções desse bem de forma a refletir a diferença (Publication 541), e um prejuízo embutido é levado em conta apenas para o sócio que aportou o bem (26 U.S.C. 704(c)(1)(C)). Essa alocação é uma tarefa de preparação da declaração.

E se uma participação foi vendida ou entrou um novo sócio?

O sócio que compra a participação de outro sócio assume o capital na base fiscal do vendedor, na parte comprada. Para o comprador é um “outro aumento” e para o vendedor, uma “outra redução” (instruções do Form 1065). O preço pago não define o Item L do comprador; é um pagamento entre os sócios, não uma operação da LLC. Um novo sócio que faz um aporte à LLC, em vez disso, começa em zero e mostra o aporte.

Quando as participações mudam durante o ano, a renda do ano é dividida por um método que leva em conta as participações variáveis dos sócios (26 U.S.C. 706(d)). Essa divisão é uma decisão do preparador.

E se um sócio saiu?

Um sócio que se retira continua sócio para fins de imposto de renda até que a participação seja totalmente liquidada (Publication 541). Se a conta dela nunca foi encerrada e ela não recebeu tudo, ela ainda pode ter K-1 a receber.

Quando a participação inteira termina, o ano da sociedade de pessoas se encerra para esse sócio (26 U.S.C. 706(c)(2)). O último K-1 dela cobre a parte dela até essa data, o Item J mostra os percentuais de logo antes da saída (instruções do Form 1065), e o formulário do K-1 tem uma caixa Final K-1.

Se só dois sócios eram proprietários da LLC, quem fica pode acabar como único proprietário. Uma sociedade de pessoas termina quando nenhuma parte do seu negócio continua sendo exercida por qualquer de seus sócios em uma sociedade de pessoas, e o ano fiscal dela termina na data do término (instruções do Form 1065; 26 U.S.C. 708(b)(1)). O último Form 1065 e os últimos K-1 vencem assim: o 15º dia do 3º mês após o mês em que a sociedade de pessoas se encerra.

Pagamentos pela liquidação da participação dela nos bens da LLC contam como distribuição; pagamentos por contas a receber ou ágio (goodwill) podem ter outro tratamento (Publication 541). Uma venda aos outros sócios transfere a conta de capital dela para eles. Um pagamento acima ou abaixo da conta de capital dela muda o resultado fiscal: veja como comprar a parte de um sócio e como registrar a compra da parte de um sócio.

E se os números iniciais ou os documentos de constituição não forem encontrados?

Comece pelo que dá para comprovar e marque o que não dá.

• Saldo inicial. Se um ano anterior foi entregue com K-1, primeiro confira qual método o Item L usou. Um saldo final na base fiscal é o valor inicial do ano seguinte. Um saldo em outro método, possível até o ano fiscal de 2019, não é levado adiante sem mudança: veja o parágrafo sobre anos mais antigos abaixo. Se nenhum ano foi entregue, cada sócio começa em zero ao entrar, e os primeiros depósitos e os registros dos próprios sócios mostram os primeiros aportes.
• Sem contrato escrito. Um contrato pode ser verbal, e a lei local preenche qualquer silêncio (Publication 541). O contrato inclui as mudanças feitas até o vencimento da declaração, sem contar as prorrogações; assim, um termo combinado só depois dessa data não faz parte dele para aquele ano (26 U.S.C. 761(c)). Saber se um documento escrito agora apenas confirma um acordo verbal anterior é uma questão de fato.
• Uma operação que você não consegue classificar. Lance-a em “Outros aumentos (reduções)”, medida geralmente como seria a base ajustada de um sócio, ignorando a dívida da sociedade, e anexe uma explicação de cada ajuste (instruções do Form 1065).
• Lacunas no histórico do banco. Peça cópias ao banco. Liste o que é estimado e por quê, e peça a cada sócio que confirme a planilha. Se as informações exigidas não puderem ser obtidas sem culpa da sociedade de pessoas, o IRS diz que ela pode enviar uma explicação por escrito pedindo dispensa por causa razoável (aviso CP162C).

Os anos mais antigos seguem instruções mais antigas. Até o ano fiscal de 2019, uma sociedade de pessoas podia informar o Item L na base fiscal, em GAAP ou em outro método, com uma explicação que o nomeasse (instruções de 2019). O método da base fiscal passou a ser obrigatório no ano fiscal de 2020. Para esse ano, uma sociedade de pessoas que tinha informado outro método, mas mantinha o capital na base fiscal em sua contabilidade, tinha de abrir na base fiscal. A que não tinha informado nem mantido podia recalcular o saldo inicial por um método escolhido, só para esse ano, com uma explicação que nomeasse o método (instruções de 2020).

Em que a conta de capital difere da base fiscal do sócio?

São números diferentes, mantidos por pessoas diferentes, e raramente coincidem. As instruções do K-1 dizem que o Item L vem da contabilidade da sociedade de pessoas e não pode ser usado para calcular a base do sócio (instruções do sócio).

Refazer as contas de capital não refaz a base de nenhum sócio. Um sócio que retirou mais do que colocou pode descobrir que o próprio registro de base difere da conta de capital. Veja conta de capital negativa em um K-1.

Posso entregar primeiro o Form 1065 atrasado e corrigir as contas de capital depois?

Deixar o Item L de fora pode ser penalizado como entrega atrasada. O IRS diz que as informações exigidas nas instruções devem ser incluídas, e o Item L é obrigatório, a menos que a pergunta 4 do Schedule B seja Sim. A multa continua correndo até que as informações que faltam sejam entregues, por até 12 meses (aviso CP162C; 26 U.S.C. 6698).

A sociedade de pessoas deve a multa: um valor fixo por cada pessoa que foi sócia em qualquer momento daquele ano, por mês ou fração de mês, corrigido pela inflação conforme o ano em que a declaração deveria ter sido entregue (26 U.S.C. 6698). São $255 por sócio para declarações com vencimento em 2026 e $260 para declarações com vencimento em 2027; vencimentos anteriores usam valores menores (IRS: multa por falta de entrega), e cada ano em atraso gera sua própria multa. Podem valer multas separadas por K-1 (instruções do Form 1065). Uma sociedade de pessoas pequena pode ter direito a uma dispensa, e a causa razoável pode afastar a multa, mas a declaração ainda precisa ser entregue (aviso CP162C). O alívio está em alívio de multa do Form 1065 atrasado; os valores por ano de vencimento e como os meses são contados estão em multas por declaração empresarial atrasada.

Existem dois caminhos, e nenhuma regra escolhe um:

• Refazer primeiro, e depois entregar uma declaração completa por ano.
• Entregar com os valores que os registros sustentam e corrigir depois. As instruções do Form 1065 mandam preencher todos os campos, sem escrever “See attached” no lugar, e dizem que podem ser cobradas multas sobre uma declaração incompleta (instruções do Form 1065). Elas não descrevem como marcar um campo como estimado; por isso, se e como entregar assim cabe a quem assina e a um profissional.

O que decide: quantos meses já correram, quantos sócios existem, o quanto as estimativas podem errar e se chegou um aviso. Corrigir valores depois da entrega depende de a sociedade de pessoas estar ou não sob as regras federais de auditoria centralizada, e pode mudar a declaração de cada sócio: veja como corrigir uma declaração empresarial já entregue. Um Form 1065 só é considerado uma declaração se um sócio ou membro da LLC o assinar (instruções), e quem assina declara que ele é verdadeiro, correto e completo, sob pena de perjúrio (Form 1065).

Quando não devo assinar um número refeito sem um profissional?

Assine apenas quando os sócios concordam com os valores, os registros os sustentam e nenhum dos casos abaixo se aplica.

Se alguma linha se aplica a você, os registros reunidos e a planilha ano a ano são o ponto de partida de quem preparar as declarações. A última seção indica para onde vai cada caso.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Dois sócios iguais, três anos

A e B abrem uma LLC no ano 1 e cada um coloca US$20.000. Os extratos bancários mostram isso. Com a contabilidade atualizada, a renda da LLC é de US$20.000, US$30.000 e US$40.000 nos anos 1 a 3, dividida igualmente. Cada sócio retira US$8.000, US$10.000 e US$12.000, ou seja, US$30.000 no total.

Conta de capital de cada sócio:

Os dois saldos finais somam US$70.000. A conferência: aportes de US$40.000 mais renda de US$90.000 menos retiradas de US$60.000 dão US$70.000, o que bate com um saldo bancário de US$70.000 se a LLC não tiver nenhum outro bem e não dever nada. Se o banco tivesse US$62.000, os US$8.000 que faltam apontam para um pagamento que saiu do banco mas nunca foi lançado, ou que foi lançado no ano errado.

Uma LLC 60/40 sem contrato e uma conta de abertura de US$15.000

A tem 60% e B tem 40% com base em um acordo de palavra. No ano 1, A pagou US$15.000 de custos de abertura em um cartão pessoal. A LLC nunca reembolsou, e não existe nota promissória.

As instruções do Form 1065 e a Publication 541 não dão um teste para distinguir um empréstimo de sócio de um aporte; por isso, os fatos decidem. Uma nota promissória, mensagens combinando o pagamento ou pagamentos de fato apontam para um empréstimo. Nenhum desses sinais, com o dinheiro deixado na empresa, aponta para um aporte. São sinais, não uma regra. Veja sócio pagou despesas da LLC com dinheiro próprio para o tratamento completo.

Uma divisão de lucro 60/40 não faz o capital ser 60/40. Sem contrato, a parte de cada sócio segue os fatos e a lei local; por isso, um profissional deve confirmar as participações antes de os K-1 serem enviados.

Um sócio saiu no ano 3

A, B e C têm um terço cada, e cada um tem US$30.000 de capital no fim do ano 2. C sai em 30 de junho do ano 3. A contabilidade mostra US$24.000 de renda da LLC até essa data, então a parte de C é de US$8.000. A LLC não tem dívidas, e C não colocou nem retirou mais nada no ano 3. O capital de C logo antes da saída é de US$38.000.

• A LLC paga US$38.000 a C da conta bancária. O K-1 de C do ano 3 mostra US$30.000 iniciais, US$8.000 de renda e US$38.000 retirados, então o saldo final é zero. É o último K-1 dela. A e B mantêm as contas abertas. Se o pagamento não for de US$38.000, ou se parte dele for por contas a receber ou ágio (goodwill), os números e o imposto mudam.
• A e B compram a parte de C com dinheiro próprio por US$45.000 no total, metade cada um. Nenhum dinheiro da LLC se move. O Item L de C mostra uma “outra redução” de US$38.000 e termina em zero. A e B mostram, cada um, um “outro aumento” de US$19.000. O preço de US$45.000 fica fora desses saldos; importa para o imposto de C, não para as contas de capital.

E no seu caso?

• Os sócios discordam sobre quem colocou ou retirou o quê, ou um de vocês está saindo ou entrando: os números definem o que cada lado deve ou tem a receber. Veja como comprar a parte de um sócio e como registrar a compra da parte de um sócio, e a ajuda com escrituração contábil para os registros por trás dos números.
• Vários anos de K-1 precisam ser enviados, ou chegou um aviso do IRS: veja como regularizar declarações empresariais não entregues e alívio de multa do Form 1065 atrasado, e a ajuda com escrituração contábil para a contabilidade de cada ano.
• Não existem contrato, documentos de constituição nem números iniciais: as participações e os saldos passados dependem de fatos e da lei local; por isso, até quando refazer é uma decisão de julgamento: veja a ajuda com escrituração contábil.
• A própria contabilidade está atrasada: o capital de cada ano depende do lucro desse ano. Comece por como atualizar a contabilidade atrasada e pela ajuda com escrituração contábil.
• Um sócio mora fora dos EUA ou é uma empresa estrangeira: a sociedade de pessoas pode ter de reter imposto e entregar mais formulários por esse sócio (instruções do Form 1065). Veja sócios estrangeiros e retenção na fonte.
• Uma declaração ou K-1 já foram entregues com o capital errado: veja como corrigir uma declaração empresarial já entregue.
• Um K-1 mostra uma conta de capital negativa: veja conta de capital negativa.
• Você quer manter as contas daqui para frente: veja contas de capital dos sócios e contas de patrimônio líquido da LLC.
• Só cônjuges ou familiares são proprietários, ou você não tem certeza de que ela é tributada como sociedade de pessoas: entregar ou não uma declaração de sociedade de pessoas depende dos fatos. Veja LLCs de cônjuges e de familiares e como as sociedades de pessoas são tributadas.