1099-K e custo das mercadorias vendidas: venda bruta não é lucro

Por que meu 1099-K mostra muito mais do que eu ganhei?

O Form 1099-K informa pagamentos brutos, não lucro. A caixa 1a soma cada transação pelo valor total, sem reduzir taxas, créditos, reembolsos, frete ou descontos (instruções do Form 1099-K; 26 CFR 1.6050W-1).

O formulário também não sabe quanto você pagou pelas mercadorias e pode incluir dinheiro que nunca foi receita de vendas, como o imposto sobre vendas cobrado dos compradores (Publication 334). A diferença até o lucro costuma ser normal. Na ordem: informe as vendas, subtraia os reembolsos, subtraia o custo das mercadorias vendidas, subtraia taxas, postagem e outros custos do negócio, e o que sobrar é o lucro líquido.

Um caso exige mais do que subtração quando chegaram formulários de várias plataformas para as mesmas vendas, você nunca contou o estoque nem guardou faturas de fornecedores, declarações anteriores informaram o valor bruto sem custo das mercadorias vendidas, ou o IRS já propôs imposto sobre o valor bruto. Vender como hobby, e não como negócio, muda o caminho: o custo das mercadorias vendidas ainda pode reduzir a renda do hobby, mas a maioria das despesas de hobby, como taxas e postagem, não pode ser deduzida, e o imposto de autônomo (self-employment tax) não se aplica (26 U.S.C. 67(h); 26 CFR 1.183-1(e); 26 U.S.C. 1402(a); hobby ou negócio).

Reúna primeiro:

• todos os Forms 1099-K e os relatórios por pedido de cada plataforma;
• faturas de fornecedores, recibos de materiais se você fabrica o que vende, e extratos bancários ou de cartão do que você comprou para vender;
• o estoque final do ano passado e a contagem do que você tem agora;
• registros de reembolsos, taxas e postagem.

Preciso informar o valor do 1099-K e onde ele entra no Schedule C?

Sim: informe as vendas na linha 1 do Schedule C (receita bruta). É o que o formulário mostra para as mercadorias vendidas, mais as vendas que nenhum formulário informou (IRS: o que fazer com o Form 1099-K; instruções do Schedule C). Para esse fim, o proprietário de uma LLC de um único membro é um empresário individual, a menos que a LLC tenha optado por ser tributada como corporação (Publication 334). Sociedades de pessoas e corporações declaram nas próprias declarações; veja imposto de renda para vendedores online.

Não ignore o formulário: o IRS recebe a própria cópia e a compara com as declarações (IRS: carta CP2000). Também não informe só o lucro ou só os repasses, porque a linha 1 pede a receita bruta. O IRS geralmente tem 3 anos após a entrega da declaração para lançar mais imposto. Omitir mais de 25% da renda bruta informada na declaração pode estender esse prazo para 6 anos, e, para um negócio, essa renda bruta é a receita antes do custo das mercadorias vendidas (26 U.S.C. 6501(a) e (e)).

Retire um valor da linha 1 somente quando um registro mostrar que não era venda do negócio: presentes, reembolsos, dinheiro devolvido no caixa (cash back), imposto sobre vendas cobrado do comprador ou itens pessoais que você vendeu (IRS: o que fazer com o Form 1099-K; Publication 334). As instruções do Form 1040 mandam lançar presentes, reembolsos e itens pessoais vendidos com prejuízo no campo de lançamento no topo do Schedule 1, e um item pessoal vendido com ganho no Form 8949 e no Schedule D (instruções do Form 1040). Veja itens pessoais vendidos com prejuízo e hobby ou negócio.

Como chegar do 1099-K ao meu lucro real?

Comece pelas vendas verdadeiras e desça pelo Schedule C nesta ordem. Cada etapa precisa de um registro que você consiga apresentar.

Um negócio que vende apenas serviços geralmente não tem custo das mercadorias vendidas (Publication 334). Os números das linhas vêm do Schedule C publicado mais recentemente; confira-os no formulário do ano em que você entrega a declaração.

Onde entram taxas da plataforma, custos de frete e reembolsos?

Os reembolsos reduzem as vendas na linha 2, as taxas da plataforma e a postagem são despesas, o frete que você cobra continua nas vendas, e o frete para trazer mercadorias para dentro faz parte do custo das mercadorias vendidas. O IRS lista taxas, reembolsos e frete entre os valores que você pode descontar do valor bruto do formulário (IRS: o que fazer com o Form 1099-K); a tabela mostra onde cada um cai no Schedule C.

Tarifas e embalagens estão em custo de importação no custo das mercadorias vendidas. Como conciliar os repasses com as vendas na escrituração contábil está em conciliação de vendas e repasses.

O que é custo das mercadorias vendidas e onde ele fica no Schedule C?

Custo das mercadorias vendidas é o que você pagou pelas mercadorias que vendeu durante o ano, não por tudo o que comprou. Ele entra na Parte III do Schedule C, e a linha 42 segue para a linha 4 (Schedule C). Para um negócio que vende mercadorias, a renda bruta é o total das vendas menos o custo das mercadorias vendidas, e as despesas de venda não entram nessa subtração (26 CFR 1.61-3); por isso taxas e postagem ficam na Parte II.

Quando comprar, fabricar ou vender mercadorias é como você obtém renda, você geralmente deve controlar o estoque no início e no fim do ano. Um contribuinte de pequeno porte (receita bruta anual média de $32.000.000 ou menos nos três anos anteriores, e que não seja um abrigo fiscal) pode dispensar o inventário formal, mas ainda precisa usar um método que reflita com clareza a renda (instruções do Schedule C; Publication 334). Os métodos aceitos, a Parte III linha por linha e como contar o estoque estão em custo das mercadorias vendidas no Schedule C.

Como calculo o custo das mercadorias vendidas do ano?

Some o estoque com que você começou ao que comprou e subtraia o estoque que ainda tem (Publication 334).

O estoque inicial normalmente é igual ao estoque final do ano passado; explique qualquer diferença. As compras e o frete de entrada vêm das faturas dos fornecedores. O estoque final vem de uma contagem no fim do ano. Se você fabrica o que vende, entram também os materiais e a mão de obra de pessoas que você paga, mas não valores pagos a você mesmo (Schedule C). O custo é o que você pagou, nunca o preço de venda nem o valor bruto do formulário.

Conte com listas escritas com a descrição, a quantidade, o preço unitário e o valor de cada item, guardadas como registro permanente (Publication 334). A Parte III linha por linha e a avaliação do estoque estão em custo das mercadorias vendidas no Schedule C; o Exemplo 2 mostra a conta.

E se eu nunca controlei o estoque nem guardei recibos?

O custo das mercadorias vendidas ainda precisa ser comprovado, por registros ou por uma reconstrução que você consiga explicar. Os regulamentos exigem registros, incluindo inventários, suficientes para comprovar a renda bruta e as deduções (26 CFR 1.6001-1), e o IRS lista cheques compensados, recibos, comprovantes de cartão e faturas como prova do custo do estoque (Publication 583).

Quando faltam esses documentos, reconstrua a partir do que existe:

• históricos de pedidos de fornecedores e de plataformas;
• extratos bancários e de cartão que mostrem pagamentos a fornecedores;
• a contagem do que você tem hoje, avaliada pelo custo; some o custo do que vendeu desde o fim do ano e subtraia o custo do que comprou desde então, para estimar o estoque do fim do ano;
• as vendas por item da plataforma.

Depois teste o resultado: divida o lucro bruto pela receita líquida e compare com sua margem de lucro habitual (markup), pois uma diferença grande aponta um erro nas vendas, nas compras ou no estoque (Publication 334). Anote como o valor de cada ano foi montado.

As páginas do IRS citadas acima não definem um método para reconstruir o custo que falta, então o que um fiscal aceita depende dos fatos. Anos de revenda sem registros de estoque estão em custo das mercadorias vendidas sem registros.

E se recebi 1099-Ks de várias plataformas para as mesmas vendas?

Conte cada venda uma só vez. Um vendedor pode ter um formulário de uma processadora de cartão, que informa qualquer valor, e um de cada marketplace ou aplicativo de pagamento acima de $20.000 em mais de 200 transações; uma plataforma pode enviar um abaixo disso (IRS: entendendo o seu Form 1099-K). Quando os formulários cobrem transações diferentes, o IRS diz para usar todos eles e seus próprios registros para apurar o imposto efetivamente devido (IRS: perguntas frequentes sobre o Form 1099-K).

Uma transação deve aparecer em um único formulário: quando mais de uma entidade poderia informá-la, quem envia a instrução para transferir os recursos à conta do vendedor é quem declara, a menos que as partes combinem por escrito que outra declare em seu lugar (26 CFR 1.6050W-1; instruções do Form 1099-K). Se os mesmos pedidos aparecem em dois formulários, a soma dos formulários exagera as vendas.

1. Liste o emissor de cada formulário, a caixa 1a, a caixa 3 (transações), a caixa 4 (retenção adicional, backup withholding, que você pede na declaração como imposto já pago) e as caixas mensais 5a a 5l (instruções do Form 1099-K; instruções do Form 1040, linha 25b).
2. Compare cada um com o relatório por pedido da plataforma e marque os pedidos que aparecem em mais de um formulário.
3. Informe cada venda uma só vez na linha 1.
4. Peça um formulário corrigido ao emissor do formulário que não deveria ter incluído os pedidos repetidos. O IRS não pode corrigi-lo (IRS: o que fazer com o Form 1099-K). Se nenhum chegar, entregue a declaração mesmo assim. As instruções do Form 1040 mandam lançar no campo de lançamento no topo do Schedule 1 um valor incluído por engano no formulário, e apenas a parte errada quando o restante do formulário está certo; as vendas verdadeiras ficam no Schedule C (instruções do Form 1040; IRS: o que fazer com o Form 1099-K). Confira se o formulário do seu ano tem esse campo e guarde a comparação pedido a pedido como sua resposta, caso o IRS pergunte.

Outros erros em formulários estão em formulários de plataformas errados ou corrigidos.

O imposto de autônomo é calculado sobre as vendas brutas ou sobre o lucro?

O imposto de autônomo (self-employment tax) é calculado sobre o lucro líquido, não sobre as vendas brutas: a renda bruta do negócio menos as despesas comuns e necessárias do negócio (IRS Topic 554). A alíquota é 15,3% sobre 92,35% desse lucro, com a parte da Social Security limitada a cada ano, e em geral ele se aplica quando o resultado chega a $400 (Schedule SE, linha 4c). A linha 31 do Schedule C segue para o Schedule SE (Schedule C).

Uma declaração que mostra o valor bruto sem custo das mercadorias vendidas exagera esse imposto, além do imposto de renda, se o negócio tinha custos comprovados. Um custo que o IRS não consegue verificar pode ser glosado, e por isso os registros acima importam.

E se a carta do IRS mostra mais renda do que minha declaração?

Responda a uma carta CP2000 com registros que liguem o formulário ao lucro. Ela significa que a renda informada por terceiros não bate com a declaração; propõe mudanças, não é uma cobrança e pode exigir resposta (IRS: carta CP2000). O valor bruto de um 1099-K maior do que as vendas da declaração pode causá-la, por exemplo quando o vendedor lançou na linha 1 os repasses líquidos ou o lucro. Qualquer outra carta, como uma de auditoria, tem outra forma de resposta, então leve-a à ajuda com imposto de renda de pessoa física antes de responder.

Responda até a data impressa na carta; o manual do IRS fixa o prazo em 30 dias a partir da data da carta, e os funcionários podem conceder mais 30 dias se você pedir. Se a declaração já deduziu devoluções, custo das mercadorias vendidas e despesas, discorde no formulário de resposta e envie o caminho do formulário ao lucro: formulários, relatórios das plataformas, faturas e a contagem de estoque. Se a declaração deixou custos sem deduzir e a carta está correta no mais, o IRS manda entregar o Form 1040-X com “CP2000” escrito no alto e enviá-lo junto com sua resposta. Como concordar, discordar ou retificar, e o que acontece se a data passar, está em como responder a uma carta do IRS sobre renda não informada.

Posso corrigir uma declaração que já entreguei com o valor bruto?

Talvez: o Form 1040-X corrige uma declaração entregue (IRS: sobre o Form 1040-X), e uma declaração que informou o valor bruto sem custo das mercadorias vendidas pode ser corrigida quando cada custo é comprovado por registros. Se as declarações anteriores deduziram as compras em outro lugar, como em material de consumo, dois ou mais anos seguidos disso podem configurar um método contábil, e um método se muda com o Form 3115, não com uma retificação (Rev. Proc. 2015-13, seção 2.01; como corrigir estoque ausente em declarações passadas). Um pedido de restituição geralmente precisa ser feito dentro de 3 anos após a entrega da declaração original ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que ocorrer por último (IRS: prazo para pedir crédito ou restituição).

Cada ano tem suas próprias vendas, compras e contagem de estoque, então o custo de cada ano precisa de comprovação própria. Se vale retificar, quais anos e por quanto está em retificar uma declaração por erros em despesas do negócio.

Exemplo

Os valores estão em dólares americanos e são ilustrativos. Os sinais de menos mostram o que é subtraído; o formulário recebe cada valor como número positivo.

Um vendedor online de artesanato

O formulário mostra US$60.000, e os registros do vendedor confirmam que tudo isso é venda real, inclusive o frete pago pelos compradores. O vendedor deu US$4.000 em reembolsos, pagou US$20.000 pelas mercadorias vendidas, e pagou US$7.000 em taxas da plataforma e US$4.000 em postagem.

O imposto de autônomo (self-employment tax) segue o lucro de US$25.000, não os US$60.000 do formulário: cerca de US$3.500 (92,35% do lucro, a 15,3%), antes do imposto de renda e de qualquer outra renda.

Um revendedor com contagem de estoque

O revendedor vendeu US$30.000 em mercadorias, sem reembolsos. O estoque inicial custou US$5.000, as compras foram de US$22.000 e o estoque final custou US$7.000, então o custo das mercadorias vendidas é US$5.000 + US$22.000 - US$7.000 = US$20.000. O lucro bruto é de US$10.000, e US$3.000 de taxas da plataforma deixam US$7.000 de lucro líquido.

As mesmas vendas em dois formulários

Um vendedor recebe um formulário de marketplace de US$18.000 e um de aplicativo de pagamento de US$12.000. Os relatórios por pedido mostram que US$12.000 dos pedidos do marketplace foram pagos pelo aplicativo de pagamento, então esses pedidos aparecem nos dois formulários. As vendas verdadeiras são US$18.000, não US$30.000.

A linha 1 mostra US$18.000, seguida de devoluções, custo das mercadorias vendidas e despesas. O vendedor pede um formulário corrigido ao emissor que não deveria ter informado os pedidos repetidos e guarda a comparação pedido a pedido. Se nenhuma correção chegar, os US$12.000 vão no campo de lançamento no topo do Schedule 1, de modo que os US$30.000 dos formulários batam com os US$18.000 da linha 1.

E no seu caso?

• As declarações entregues mostram o valor bruto sem custo das mercadorias vendidas, ou o IRS propôs imposto sobre o valor bruto: o custo de cada ano precisa ser comprovado antes de retificar ou responder qualquer coisa. Leve a carta, os formulários e os registros à ajuda com imposto de renda de pessoa física. Anos nunca entregues estão em despesas do Schedule C em anos sem declaração.
• Você não tem registros de estoque, ou são anos de revenda: veja custo das mercadorias vendidas sem registros e depois procure ajuda com imposto de renda de pessoa física para fechar o valor de cada ano. Para manter em dia os registros de compras, taxas e estoque, veja escrituração contábil.
• Chegaram formulários de várias plataformas, ou os números não fecham: veja formulários de plataformas errados ou corrigidos e conciliação de vendas e repasses. Se a escrituração está atrasada, veja escrituração contábil.
• Sua loja funciona em um único marketplace de produtos artesanais: veja escrituração contábil para uma loja de produtos artesanais.
• Você pode ser um vendedor de hobby, ou vendeu itens pessoais: veja hobby ou negócio e itens pessoais vendidos com prejuízo.
• Você vende por meio de uma sociedade de pessoas ou corporação, ou deve imposto estadual ou sobre vendas: veja imposto de renda para vendedores online.