Retificar declaração por despesa de negócio esquecida ou errada

Devo retificar minha declaração por uma despesa de negócio que esqueci?

Pode valer a pena retificar quando o prazo de restituição ainda está aberto (3 anos após a entrega ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que for mais tarde) e o imposto economizado compensa o trabalho de refazer a declaração. O IRS diz para corrigir uma declaração entregue quando você não pediu uma dedução que poderia ter pedido, no Form 1040-X, um para cada ano (instruções).

Se você deduziu o que não devia, o mesmo formulário corrige, mas o resultado é mais imposto e juros, e o momento importa para as multas (veja “Entregar a retificadora antes de o IRS entrar em contato muda a multa?”).

A restituição por uma despesa esquecida é o imposto que ela economiza, não a despesa em si. Uma despesa esquecida do Schedule C reduz o lucro líquido e pode reduzir o imposto de renda e o imposto de autônomo; o resultado depende do restante da declaração (Topic 554). Em geral, o IRS paga juros se a restituição não for paga em até 45 dias do pedido. A despesa em geral fica no seu próprio ano, aquele em que você a paga (regime de caixa) ou a incorre (regime de competência), então em geral não pode ser levada para a declaração deste ano (uma depreciação esquecida pode ser a exceção; veja o parágrafo sobre equipamentos em “Como alterar o Schedule C com o Form 1040-X?”).

Uma despesa esquecida é simples quando é de um só ano, um só item claro e o recibo está em mãos. Estes pontos tornam o caso mais difícil:

• Vários anos ou valor alto: cada ano é uma declaração retificadora própria, com seu próprio prazo de restituição. Para uma dedução a maior, quantos anos corrigir depende do que o IRS ainda pode lançar.
• Equipamento, veículo ou viagem: valem opções de depreciação e regras de comprovação mais rígidas; veja deduzir equipamentos no primeiro ano.
• Sem registros: só uma despesa que você consegue comprovar é dedutível.
• Uma dedução errada na mesma declaração: um só Form 1040-X mostra as duas mudanças, e o resultado líquido pode ser imposto a pagar em vez de restituição.
• Você não tem certeza de que uma dedução passada foi honesta ou comprovável: a fraude não tem prazo, e a proteção da declaração retificadora qualificada exclui posições fraudulentas. Fale com um profissional de impostos ou um advogado tributarista antes de entregar qualquer coisa.
• Uma carta do IRS ou uma auditoria aberta para aquele ano: o caminho muda (veja “O IRS já mandou uma carta ou abriu uma auditoria: ainda devo retificar?”).

Reúna: cada declaração entregue com seu Schedule C, Schedule SE e qualquer Form 4562; a fatura, o recibo e o extrato bancário ou do cartão da despesa; sua escrituração; seus 1099; e quaisquer cartas do IRS.

Até quantos anos atrás posso retificar para pedir uma despesa de negócio?

Em geral, até 3 anos depois de entregar a declaração ou 2 anos depois de pagar o imposto, o que for mais tarde (Topic 308; 26 U.S.C. 6511(a)). Um pedido entregue depois dessa janela pode ser negado (Publication 17).

Pode haver prazo extra depois de um desastre declarado federalmente ou por um estado e qualificado, por serviço em zona de combate e para algumas pessoas incapazes de cuidar de seus assuntos financeiros por uma condição física ou mental. Se o último dia cair em fim de semana ou feriado legal, vale o próximo dia útil. Uma dívida incobrável ou um título sem valor tem 7 anos, e um crédito por imposto estrangeiro, 10 anos, contados do vencimento da declaração do ano em que a dívida se tornou incobrável ou o imposto estrangeiro foi pago ou apurado; a compensação de prejuízo operacional líquido em anos anteriores (carryback) tem regras próprias (instruções do Form 1040-X; Publication 17).

Como alterar o Schedule C com o Form 1040-X?

Entregue um Form 1040-X para cada ano, com o Schedule C corrigido e cada formulário que a mudança afeta (instruções).

1. Pegue a declaração entregue. A coluna A do Form 1040-X traz os valores como foram entregues originalmente, ou como ajustados se você já retificou antes ou o IRS alterou a declaração.
2. Refaça o Schedule C com a despesa adicionada, mais o Form 4562 para equipamentos ou o Form 8829 para escritório em casa, se usado. O lucro líquido segue então para o Schedule SE e o Schedule 1 (instruções do Schedule C).
3. Preencha o Form 1040-X. A coluna B é a mudança líquida e a coluna C é o valor correto. Na Parte II, diga o que mudou e por quê: a despesa, o valor e a linha do Schedule C.
4. Entregue. Em geral, o software de impostos pode enviar eletronicamente uma declaração retificadora do período fiscal atual e dos dois anteriores, até três por ano fiscal; uma declaração de ano anterior entregue originalmente em papel no ano de processamento atual também deve ser retificada em papel (perguntas frequentes do IRS). Um Form 1040-X em papel precisa de um Form 1040 atualizado e completo anexado e de assinatura à mão, e anos mais antigos devem ir em papel. Se a declaração original era conjunta, seu cônjuge também deve assinar. O Form 1040-X também retifica o Form 1040-NR, e uma retificadora em papel enviada de endereço no exterior vai para um endereço separado do IRS (instruções).
5. Deixe juros e multas fora do formulário. O IRS os calcula. A restituição vem separada da restituição da declaração original, e o depósito direto vale apenas para retificadora enviada eletronicamente.

Considere 8 a 12 semanas, e até 16 semanas em alguns casos; veja situação e prazo de uma declaração retificadora.

Equipamentos costumam ser deduzidos por depreciação ou pela opção da seção 179 no Form 4562. O IRS diz que a opção da seção 179 pode ser feita em uma declaração retificadora entregue dentro do prazo legal (Publication 946). Deduzir uma compra integralmente no primeiro ano ou ao longo de vários anos muda a restituição daquele ano; veja deduzir equipamentos no primeiro ano. Se o mesmo bem ficou de fora de duas ou mais declarações consecutivas, a correção pode ser uma mudança de método contábil no Form 3115; veja reconstruir um cronograma de depreciação perdido.

Algumas escolhas pertencem à declaração original. O de minimis safe harbor (regra de segurança para compras pequenas) é escolhido por meio de um demonstrativo anexo à declaração original entregue no prazo, então em geral não pode ser acrescentado por retificação (IRS); a compra ainda pode ser depreciada ou, se elegível, deduzida pela seção 179. O método simplificado de escritório em casa também é escolhido na declaração original entregue no prazo, e a escolha daquele ano é irrevogável (instruções do Schedule C). A taxa padrão de quilometragem de um carro próprio deve ser escolhida no primeiro ano em que ele está disponível para o negócio, até o vencimento daquela declaração, incluindo prorrogações (Publication 463); veja como a declaração daquele ano tratou o carro antes de acrescentar custos de veículo por retificação.

Que provas preciso para a despesa que estou acrescentando?

Registros que mostrem o valor, que você o pagou e que foi para o negócio. O IRS lista comprovantes de venda, contas pagas, faturas, recibos e cheques compensados como documentos de apoio.

Para custos de veículo, viagem e presentes, registros incompletos exigem seu próprio relato detalhado mais outras provas de apoio; para um entregador, as faturas de entrega podem mostrar o propósito comercial, e registros perdidos por motivos fora do seu controle, como incêndio ou enchente, podem ser reconstruídos (Publication 463). Para outros custos, mostre o valor e o pagamento com faturas, extratos ou registros de plataformas. Veja recibos perdidos de despesas do negócio e reconstruir um registro de quilometragem.

Peça apenas o que os registros sustentam. Um pedido de restituição maior que o valor correto pode trazer uma multa de 20% sobre o excesso, a menos que você mostre motivo razoável; ela não vale para a parte que já recebeu multa por imprecisão ou por fraude (instruções; 26 U.S.C. 6676). Guarde a declaração retificadora e as provas até o fim dos prazos legais; para equipamentos e outros bens, guarde os registros de custo e depreciação até o fim do prazo legal do ano em que você se desfizer do bem em uma alienação tributável (Publication 583).

O que mais muda quando o Schedule C muda?

Imposto de autônomo, dedução da renda empresarial qualificada, outros itens ligados à renda e a declaração estadual.

Se uma despesa esquecida grande transforma o lucro líquido em prejuízo, podem valer limites de prejuízo, como as regras de at-risk (valor em risco) e o limite de prejuízo empresarial excedente (Form 461) (instruções do Schedule C).

Deduzi despesas do negócio que não devia: preciso retificar e quanto vou dever?

O IRS diz que você deve corrigir uma declaração quando descobre que deduziu o que não devia. A correção traz mais imposto, juros e, às vezes, multa. Em uma declaração conjunta, os dois cônjuges em geral respondem pelo imposto, juros e multas devidos (instruções; 26 U.S.C. 6013(d)(3)). O cônjuge que não sabia e não tinha motivo para saber do erro pode ter direito ao innocent spouse relief (alívio para cônjuge inocente) no Form 8857, em geral em até 2 anos depois de o IRS tentar cobrar pela primeira vez (instruções do Form 8857).

Negligência inclui qualquer falha em tentar cumprir as regras de forma razoável (seção 6662(c)); o IRS cita como exemplo não verificar uma dedução boa demais para ser verdade. Uma subdeclaração é substancial quando excede o maior entre $5.000 ou 10% do imposto correto (5% se você pede a dedução da renda empresarial qualificada) (IRS). Mesmo assim, o IRS pondera o motivo razoável: seus esforços para declarar corretamente, a complexidade do tema e sua formação e experiência.

Se você descobre o erro antes do vencimento da declaração daquele ano (prorrogações não contam), entregar o Form 1040-X e pagar o imposto adicional até essa data evita multas e juros (Topic 308).

Pague junto com a declaração retificadora para que os juros parem de crescer; se não puder pagar tudo, peça um plano de pagamento.

Entregar a retificadora antes de o IRS entrar em contato muda a multa?

Em geral, sim. Pelo 26 CFR 1.6664-2(c), o imposto adicional mostrado em uma declaração retificadora qualificada conta como imposto mostrado na declaração original, então não sobra pagamento a menor para a multa por imprecisão. Os juros continuam correndo.

Uma declaração retificadora só é qualificada se for entregue depois do vencimento da declaração, incluindo prorrogações, e antes do primeiro dos eventos que o regulamento lista. O principal é o primeiro contato do IRS com você sobre uma auditoria daquela declaração, inclusive uma investigação criminal. Outros, mais restritos, incluem uma intimação (summons) de registros sobre um grupo que inclui você, uma auditoria de uma entidade de transparência fiscal (pass-through) por trás da declaração e eventos ligados a promotores de tax shelters (abrigos fiscais) e a transações listadas.

A proteção não cobre o imposto adicional de uma posição fraudulenta na declaração original. O regulamento liga o limite ao contato sobre “qualquer auditoria” e não diz se um aviso automático de cruzamento de dados conta; por isso, trate qualquer carta do IRS sobre o ano como motivo para buscar orientação. Para o lado da renda, veja retificar por rendimentos deixados fora de declarações anteriores.

Deduzi a mais em vários anos: quantos anos corrijo?

Comece pelos anos que o IRS ainda pode lançar, em geral as declarações entregues nos últimos 3 anos.

Fonte: 26 U.S.C. 6501. A regra de 6 anos depende da renda bruta omitida. Para um negócio, a renda bruta é a receita antes do custo das vendas, então despesas exageradas, por si sós, não contam; um custo-base exagerado conta. O IRS diz que uma auditoria em geral cobre declarações entregues nos últimos três anos, pode acrescentar anos se encontrar um erro substancial e em geral não volta mais de seis (auditorias do IRS).

Para um ano mais antigo, o IRS em geral não pode lançar mais imposto, a menos que haja fraude, o prazo tenha sido estendido por acordo ou outra exceção da tabela se aplique; por isso, retificá-lo é um julgamento a fazer com um profissional, não um padrão. Isso vale apenas para o prazo federal; os estados variam (o limite usual da Califórnia é 4 anos). O contato sobre um ano não encerra, por seus termos, a janela da declaração retificadora qualificada de outro ano, mas, se o IRS citar vários anos, busque orientação antes de entregar os outros.

Se você não tem certeza de que os custos eram reais: reconstrua cada ano a partir de extratos bancários e do cartão, registros de plataformas e faturas, e peça apenas o que eles provam. Para custos de veículo, viagem e presentes, valores que você estima não são dedutíveis (Publication 463); para outros custos, sustente cada valor com um registro (veja recibos perdidos de despesas do negócio). Se a dedução a maior pode ter sido intencional, ou você não sabe distinguir um erro honesto de um deliberado, fale com um advogado tributarista ou outro profissional de impostos antes de entregar qualquer coisa. A fraude não tem prazo, e a proteção da declaração retificadora qualificada exclui posições fraudulentas. Para descumprimento doloso, o IRS tem uma Voluntary Disclosure Practice (prática de divulgação voluntária) com pré-autorização própria; confira os procedimentos atuais (IRS).

Entregar uma declaração retificadora torna uma auditoria mais provável?

O IRS diz que entregar uma declaração retificadora não afeta a seleção da declaração original. As retificadoras passam por uma triagem própria e podem ser selecionadas, e uma restituição não é necessariamente um gatilho de auditoria (auditorias do IRS).

O IRS já mandou uma carta ou abriu uma auditoria: ainda devo retificar?

Muitas vezes o caminho muda, em vez de acabar. Leia a carta primeiro.

• A carta define o prazo, e o tipo dela importa. Se você não responder a uma carta de auditoria até a data indicada, o IRS conclui a auditoria e envia um relatório com as mudanças propostas (auditorias do IRS). Um notice of deficiency (aviso de deficiência) é diferente: em geral você tem 90 dias a partir do envio para ingressar com uma petição no Tax Court (tribunal tributário federal) (150 dias se endereçado fora dos EUA). Responder não estende esse prazo; se você não responder nem ingressar com a petição, o IRS lança as mudanças propostas e cobra de você (IRS). Busque orientação profissional imediatamente.
• Uma retificadora entregue em resposta vai para o endereço do aviso, e, se o IRS alterou a declaração, a coluna A usa os valores ajustados (instruções).
• É provável que a proteção contra multa dessa declaração tenha acabado. O primeiro contato sobre uma auditoria encerra a janela da declaração retificadora qualificada para ela; o motivo razoável continua disponível.
• Uma despesa esquecida ainda tem seu prazo de restituição. Como levantá-la enquanto o ano está em auditoria depende da carta, então busque orientação primeiro.

Veja auditoria do IRS em uma pequena empresa.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, em dólares americanos, e deixam de fora juros, imposto estadual e mudanças de crédito. Supõem renda tributável suficiente para absorver a mudança, salários mais rendimentos de autônomo abaixo do teto de Social Security, nenhum Additional Medicare Tax e toda a mudança tributada na faixa citada. Os intervalos de imposto de renda vão de uma dedução da renda empresarial qualificada integral a nenhuma.

Um designer que esqueceu uma compra

Um designer freelancer entregou o Schedule C do ano passado e esqueceu US$6.000 de equipamento comprado para trabalho de clientes. O prazo de restituição está aberto, então o designer entrega um Form 1040-X desse ano com o Form 4562, guarda a fatura e o extrato do cartão e retifica também a declaração estadual. Se os US$6.000 inteiros são dedutíveis naquele ano (opção da seção 179, ou depreciação especial, para equipamento usado só no negócio), o imposto de autônomo cai cerca de US$850, e o imposto de renda, aproximadamente US$1.000 a US$1.200 numa faixa de 22%, dependendo da dedução da renda empresarial qualificada.

Um motorista que deduziu quilometragem a mais por quatro anos

Um entregador deduziu US$9.000 de quilometragem em cada uma de quatro declarações, sem registro. Os registros de viagens da plataforma sustentam US$4.000 por ano, então a dedução a maior é de US$5.000 por ano: cerca de US$1.150 a US$1.250 de imposto adicional por ano numa faixa de 12%.

Cada ano aberto recebe seu próprio Form 1040-X com Schedule C e Schedule SE corrigidos. Entregues antes de qualquer carta do IRS, em geral são declarações retificadoras qualificadas. Como os US$4.000 são comprovados importa: registros de viagens sustentam o valor, um palpite não.

Um consultor que contou um custo duas vezes

Um consultor descobre que uma dedução de escritório em casa e viagem de US$12.000 foi contada duas vezes em uma declaração. O imposto adicional é cerca de US$1.700 de imposto de autônomo mais aproximadamente US$2.100 a US$2.700 de imposto de renda numa faixa de 24%. Entregue antes de o IRS entrar em contato com o consultor sobre uma auditoria daquela declaração, é uma declaração retificadora qualificada: os juros correm desde o vencimento original, mas a multa por imprecisão em geral não se aplica ao imposto adicional. Se uma carta de auditoria para aquela declaração chegar primeiro, a retificadora não é qualificada. O imposto adicional pode então enfrentar a multa de 20% por negligência, com o motivo razoável como principal defesa. Com esses números redondos, o imposto federal adicional fica abaixo do mínimo de subdeclaração substancial, então a questão seria a negligência; os números reais podem ser diferentes.

E no seu caso?

• As deduções erradas se repetiram por vários anos, os valores são altos, chegou uma carta ou auditoria do IRS, ou você não tem certeza de que o erro foi honesto: quais anos corrigir e em que ordem, que provas existem e quanto as declarações corrigidas vão custar são decisões profissionais. Procure ajuda com impostos de pessoa física antes de entregar esses anos.
• Você também deixou rendimentos fora de uma declaração anterior: veja retificar por rendimentos deixados fora de declarações anteriores.
• Alguns anos nunca foram entregues: veja como regularizar declarações não entregues e despesas do Schedule C em anos não entregues.
• Você não tem recibos nem registro de quilometragem, a escrituração desses anos nunca foi feita, ou você dirige para uma plataforma de entrega ou de transporte: reconstruir as despesas de cada ano a partir de extratos e registros de plataformas vem antes de qualquer declaração retificadora. Veja recibos perdidos de despesas do negócio, reconstruir um registro de quilometragem, deduções de motoristas de aplicativo e de entrega e ajuda com escrituração contábil.
• Você quer saber quais despesas são questionadas: veja despesas do Schedule C que o IRS questiona.
• Um preparador cometeu o erro: veja quando um preparador entregou uma declaração errada.
• O custo esquecido é de um imóvel alugado: vai no Schedule E, não no Schedule C. Veja impostos de imóvel de aluguel e depreciação esquecida em imóvel de aluguel.
• Você mora no Canadá, ou a CRA (Agência da Receita do Canadá) também tributa este negócio: uma mudança nos EUA pode mudar a declaração do outro país. Veja retificar sua declaração depois que o outro país altera a sua.
• Seu negócio é uma corporação, corporação S ou sociedade de pessoas, inclusive a maioria das LLCs com dois ou mais proprietários: ele retifica a própria declaração, não o Schedule C. Veja ajuda com impostos de corporações.