Escrituração contábil para loja no Etsy: vendas, taxas e repasses

Preciso de escrituração contábil de verdade para a minha loja no Etsy, ou os relatórios da loja bastam?

Os relatórios da loja não bastam sozinhos. O IRS (a receita federal dos EUA) espera uma escrituração que resuma suas transações e mostre a renda bruta, as deduções e os créditos, apoiada em documentos comprobatórios. Os extratos de uma loja são documentos comprobatórios; eles não mostram o que você paga fora da loja, como materiais, embalagens e suprimentos (Publication 583).

Um depósito não é o valor das vendas. Taxas, etiquetas de envio e reembolsos saem antes de o dinheiro chegar ao seu banco, então uma escrituração montada a partir dos depósitos subestima as vendas e esconde despesas. O Form 1099-K informa o valor bruto, antes desses itens (IRS: perguntas frequentes sobre o 1099-K).

Uma loja deixa de ser simples quando o Form 1099-K, os totais da loja e o seu banco não batem, meses de vendas nunca foram registrados, as vendas passam por mais de um canal, os compradores estão em muitos estados, você mantém estoque, o dinheiro da loja passa por uma conta pessoal ou a escrituração já não cabe em uma planilha. Esses são os momentos de chamar um responsável contábil ou um preparador de declarações.

Para começar, reúna os extratos mensais da conta de pagamentos, o relatório de vendas do fim do ano, os Forms 1099-K, os extratos bancários e os recibos de suprimentos.

Que registros devo guardar de uma loja no Etsy?

Guarde os extratos mensais da loja, o relatório de vendas por pedido, os extratos bancários, todos os Forms 1099-K e um recibo de cada custo. Baixe suas próprias cópias: os registros do negócio devem estar disponíveis a qualquer momento para inspeção do IRS (Publication 583; IRS: que tipo de registros devo manter?). Por quanto tempo guardá-los está em por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Use os nomes que aparecem no seu próprio extrato. Cada plataforma dá às suas taxas um nome diferente.

Devo lançar a taxa de anúncio toda vez que ela é cobrada?

Não. Lance cada tipo de taxa uma vez por mês, a partir do extrato mensal; um lançamento por tipo geralmente basta. A Publication 583 diz que, em geral, o melhor é registrar as transações diariamente, mas permite que você use qualquer sistema de registros que mostre com clareza a renda e as despesas, e o próprio sistema de exemplo dela reúne os lançamentos diários em resumos mensais (Publication 583).

Três condições mantêm um lançamento mensal comprovável:

1. Guarde o extrato de onde saiu o total do mês.
2. Lance cada tipo de taxa em uma linha própria (anúncio, transação, processamento de pagamentos, publicidade), porque elas podem ir para linhas diferentes do Schedule C.
3. Confira se as linhas de taxas do mês somam o valor das taxas do extrato.

Lanço cada venda pelo preço total, ou só o depósito?

Lance cada venda pelo preço total e coloque taxas, etiquetas de envio e reembolsos em linhas próprias. O Schedule C parte da receita bruta, e as instruções dele mandam conferir os Forms 1099 que você recebeu com essa linha. Uma escrituração baseada nos depósitos líquidos não bate com nenhum dos dois (IRS: instruções do Schedule C).

Registre cada repasse como uma transferência da conta de pagamentos da loja para o seu banco; o que sobrar deve ser igual ao saldo do extrato da loja. Se um repasse também for registrado como renda, a mesma venda é contada duas vezes.

Em quais linhas do Schedule C entram as taxas da loja, o frete, as embalagens e os suprimentos?

As vendas vão na linha 1, os reembolsos na linha 2 e cada custo na linha de despesa que combina com ele. Um empresário individual, inclusive uma LLC de um único proprietário que não optou por ser tributada como corporação, entrega o Schedule C junto com o Form 1040 (IRS: Topic no. 407).

A linha 10 traz uma condição. As instruções dizem que as comissões e taxas pagas para facilitar a venda de um bem geralmente devem ser capitalizadas: não deduzidas como taxa nesta linha, mas abatidas do valor realizado na venda (amount realized), no ano da venda (26 CFR 1.263(a)-1). A exceção é o revendedor profissional (dealer in property), definido como a pessoa que vende bens com regularidade no curso normal do seu negócio; o dealer as lança na linha 10 (IRS: instruções do Schedule C; IRS: Schedule C). Uma loja que vende com regularidade, como seu negócio, parece se enquadrar nessa redação; uma que vende só de vez em quando talvez não. Defina com o preparador qual tratamento se aplica à sua loja antes de a declaração ser preparada.

Os números das linhas seguem o Schedule C publicado mais recente; confirme-os no formulário da declaração que você entregar. Se os materiais são despesa agora ou estoque está em estoque ou materiais de consumo para pequenos vendedores.

O imposto sobre vendas que a plataforma cobra dos compradores faz parte da minha renda?

Em geral, não. O imposto estadual e municipal sobre vendas imposto ao comprador, que você é obrigado a cobrar e repassar ao governo, não é renda (Publication 334). Também não é uma dedução (IRS: instruções do Schedule C).

Quando a plataforma cobra o imposto dos compradores e o paga ao estado, ele geralmente não é receita da loja, porque o imposto é imposto ao comprador e passa para o estado. Deixe-o fora das vendas e das despesas. Procure-o como linha própria no extrato. As páginas do IRS descrevem o imposto que você mesmo cobra; elas não tratam de uma plataforma que o cobra por você.

A regra se inverte para o imposto que a lei estadual impõe a você, como vendedor, e que você cobra: esse valor entra na receita bruta, e o imposto é deduzido na linha 23. Em separado, se um estado deixa você ficar com parte do imposto do comprador que você cobrou, essa parte é renda na linha 6 (IRS: instruções do Schedule C).

O Form 1099-K pode incluir o imposto sobre vendas do comprador, então o total dele pode superar suas vendas (Publication 334). Se você precisa cobrar o imposto por conta própria nas vendas fora da plataforma, veja quando você precisa cobrar imposto sobre vendas.

A qual ano pertence uma venda quando o dinheiro é repassado dias depois?

No regime de caixa, que muitos empresários individuais sem estoque usam, uma venda conta no ano em que você efetivamente ou presumidamente (constructive receipt) recebe o dinheiro. Recebimento presumido significa que o valor é creditado na sua conta ou fica disponível para você sem restrição, mesmo que você ainda não o tenha sacado (Publication 334).

Uma venda creditada no saldo da conta de pagamentos da loja no fim de dezembro e depositada no banco no início de janeiro pode, portanto, pertencer ao ano anterior, embora o Form 1099-K ainda possa mostrá-la no ano seguinte, como a próxima seção explica. Uma retenção ou reserva sobre o dinheiro pode mudar isso. Se a plataforma recebe o pagamento do comprador como sua agente, você é tratado como se tivesse recebido o dinheiro quando a plataforma o recebeu (Publication 334). As fontes do IRS não resolvem isso para os termos de todas as plataformas, então defina com o preparador o tratamento de fim de ano e aplique-o do mesmo jeito todos os anos.

No regime de competência, a renda conta no ano em que ocorreram todos os eventos que fixam o seu direito a ela e o valor pode ser determinado, seja qual for a data do repasse. Uma loja que precisa de estoque para apurar sua renda geralmente deve usar o regime de competência para vendas e compras. Um contribuinte de pequena empresa (small business taxpayer), com receita bruta anual média de $32.000.000 ou menos nos três anos fiscais anteriores, pode optar por não manter estoque (Publication 334). O teste completo está em estoque ou materiais de consumo para pequenos vendedores.

Sua escrituração deve usar o mesmo método da sua declaração e, depois que um método é definido, mudá-lo geralmente exige aprovação do IRS, solicitada no Form 3115 (Publication 334).

Por que meu Form 1099-K não bate com os totais de fim de ano da loja nem com o meu banco?

O Form 1099-K informa os pagamentos brutos, então não vai bater com um depósito, e pode diferir dos totais de fim de ano da loja por motivos de prazo e de abrangência. A caixa 1a não é reduzida por taxas, créditos, reembolsos, frete nem descontos (IRS: o que fazer com o Form 1099-K).

O formulário também mostra os pagamentos brutos de cada mês; compare-os com os extratos mensais para achar o mês que difere (instruções do Form 1099-K).

Se uma plataforma envia o formulário depende do tipo dela e do seu estado, e a que é obrigada a entregá-lo deve enviar uma cópia a você até 31 de janeiro do ano seguinte (IRS: entendendo o seu Form 1099-K); os limites estão em o guia do limite do 1099-K. Não receber o formulário não significa não ter renda (IRS: Gig Economy Tax Center); veja como declarar a renda quando nenhum formulário chega.

Se o formulário está errado, só o emissor pode corrigi-lo. Guarde a correspondência e entregue a declaração no prazo, mesmo que nenhum formulário corrigido chegue (IRS: o que fazer com o Form 1099-K). A ponte, linha por linha, entre os depósitos e o formulário está em como conciliar vendas, repasses e o Form 1099-K.

Devo usar uma planilha para a escrituração do Etsy, ou preciso de um programa de contabilidade?

Uma planilha é aceitável. Em geral, o IRS não exige um sistema específico, e os registros eletrônicos devem atender aos mesmos requisitos dos registros em papel (IRS: que tipo de registros devo manter?).

Uma planilha funciona enquanto cada mês são poucas linhas que você consegue conferir com o extrato e com o banco. Um formato viável é uma linha por mês, com colunas para vendas brutas, reembolsos, cada tipo de taxa, frete, suprimentos, repasses da loja, depósitos bancários e a diferença entre repasses e depósitos. Zere essa diferença a cada mês, ou explique-a como questão de prazo, antes de seguir em frente.

Vale considerar um programa de contabilidade quando:

• As vendas passam por vários canais ou contas de pagamento.
• Você mantém estoque e precisa do custo de cada item.
• Você mesmo cobra imposto sobre vendas.
• Conferir o mês à mão leva mais tempo do que as vendas do mês.
• A escrituração já está atrasada.

Para comparar ferramentas, veja como escolher um aplicativo de escrituração para o Schedule C. Para pesar fazer a escrituração por conta própria contra contratar ajuda, veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.

O que entrego a um responsável contábil ou preparador no fim do ano?

Entregue os extratos, os relatórios de vendas, os formulários, os registros bancários e os recibos, com uma lista curta de tudo que você não consegue explicar.

• Todos os extratos mensais da conta de pagamentos do ano.
• O relatório de vendas do fim do ano de cada canal.
• Todos os Forms 1099-K, com uma nota sobre qualquer um que você ache errado.
• Os extratos bancários da conta que recebeu os repasses e de qualquer cartão que pagou taxas da loja.
• Recibos de frete, embalagens e suprimentos, e notas de compra de materiais ou mercadorias, com a contagem do que está sem vender no fim do ano.
• Quaisquer relatórios de imposto sobre vendas e a declaração do ano passado, se houver.
• Uma lista de depósitos sem explicação, meses faltantes e retenções.

A lista de itens sem explicação é a que mais importa. Ela define quanto trabalho a escrituração exige antes de a declaração poder ser preparada.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Um depósito não é o valor das vendas

Um vendedor de impressões vende US$18.000 em impressões no ano. A loja cobra US$2.400 em taxas e US$1.500 em etiquetas de envio e repassa US$14.100 no total. A escrituração mostra US$18.000 de vendas e US$3.900 de despesas, não US$14.100 de renda. Suprimentos comprados fora da loja, como US$1.200 em envelopes de envio, são despesas adicionais que nunca aparecem nos repasses.

Trezentas taxas de anúncio em um mês

Uma loja é cobrada por cerca de 300 taxas de anúncio de US$0,20 em um mês, US$60 no total. O vendedor lança uma única linha de US$60 de taxas de anúncio para o mês, a partir do extrato, e guarda o extrato. Se o mesmo extrato mostra US$45 de taxas de transação, essa é uma segunda linha, não parte da primeira.

Um segundo canal e mercadorias para revenda

Uma loja vende US$45.000 em seu primeiro canal e US$15.000 em um segundo, US$60.000 no total, e compra US$20.000 em mercadorias para revender. Qualquer um dos canais pode enviar um Form 1099-K ou nenhum, mas todos os US$60.000 são receita bruta. Cada formulário é conferido com o relatório de vendas do próprio canal, não com o total de US$60.000. O vendedor precisa de escrituração mensal e de uma contagem de fim de ano das mercadorias sem vender. Com dois canais e estoque para contar, é aqui que uma planilha deixa de bastar.

E no seu caso?

• Meses ou anos de vendas nunca foram registrados: reconstrua-os a partir dos extratos antigos e dos registros bancários. Veja como atualizar uma escrituração atrasada e busque ajuda de escrituração contábil.
• O Form 1099-K, os totais da loja e o banco não batem: comece com como conciliar vendas, repasses e o Form 1099-K. Diferenças que você não consegue explicar são o momento de chamar ajuda de escrituração contábil.
• As vendas já não cabem em uma planilha, com vários canais ou estoque para contar: veja como escolher um aplicativo de escrituração para o Schedule C e ajuda de escrituração contábil.
• Você compra materiais ou mercadorias: veja estoque ou materiais de consumo para pequenos vendedores e custo das mercadorias vendidas de produtos artesanais.
• Uma carta do IRS diz que sua renda não bate com um Form 1099-K: veja carta CP2000: como responder. Se a sua escrituração não consegue mostrar de onde vem a diferença, esse é o momento de chamar ajuda de escrituração contábil.
• Os compradores estão em muitos estados: veja quando você precisa cobrar imposto sobre vendas.
• O dinheiro da loja cai em uma conta pessoal: veja renda do negócio em uma conta pessoal.
• Você ainda não tem certeza de que a loja é um negócio: veja hobby, vendas pessoais ou negócio.
• A loja tem dois ou mais proprietários, ou funciona por meio de uma corporação (ou de uma LLC tributada como uma): esta página presume um só proprietário. A loja de um casal geralmente é uma sociedade de pessoas, a menos que os dois cônjuges trabalhem nela e optem pelo tratamento de qualified joint venture, entregando uma declaração conjunta com Schedules C separados (IRS: opção para casais). Uma LLC não pode fazer essa opção. Veja LLCs de cônjuges e de família, como as sociedades de pessoas são tributadas e ajuda de escrituração contábil.
• Você quer saber o imposto sobre o lucro: veja imposto de renda para vendedores online e pagamentos trimestrais de imposto estimado.