Despesas de negócio no Canadá: o que a CRA permite deduzir

Esta é uma despesa de negócio dedutível no Canadá?

Um custo só é dedutível quando passa por quatro testes da Income Tax Act: foi gasto para gerar renda do negócio, não é um gasto de capital, não é uma despesa pessoal ou de vida e o valor é razoável nas circunstâncias (seção 67). O resumo da CRA: você pode deduzir qualquer despesa corrente razoável feita para gerar renda, e somente a parte do custo que é do negócio.

O que torna um caso não simples: uma corporação que paga custos que beneficiam um proprietário, grandes valores de uso pessoal misto, gastos com pesquisa que podem ser SR&ED e custos que a CRA já questionou. Reúna recibos, uma anotação do propósito de negócio de cada custo, nomes dos participantes de refeições e eventos e registros de uso de tudo o que você também usa pessoalmente, e guarde-os por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem (CRA).

Esta página trata das regras federais. Um negócio em Quebec também entrega uma declaração de Quebec à Revenu Québec (o órgão de impostos de Quebec), cujas regras podem ser diferentes; confira-as separadamente.

Posso deduzir o custo inteiro neste ano, ou ele é um custo de capital?

Um custo que traz um benefício duradouro é de capital e não é deduzido por inteiro no ano em que é pago (seção 18(1)(b)). Um custo que se repete depois de um período curto é corrente e é deduzido no ano.

A CRA pesa vários pontos, entre eles se o benefício dura, se o custo restaura um bem ou o melhora além do estado original, se ele substitui uma peça ou um bem separado e o tamanho do custo em relação ao valor do bem. Nenhum ponto sozinho decide. Equipamentos, computadores, móveis e câmeras costumam ser de capital e são baixados ao longo de vários anos pela depreciação fiscal (CCA).

Quanto de uma conta de refeição, café ou entretenimento posso deduzir?

Um negócio costuma deduzir 50% do menor valor entre o que pagou e um valor razoável por alimentos, bebidas e entretenimento (seção 67.1). O limite abrange refeições e cafés com clientes, suas próprias refeições em viagem ou em uma convenção e entretenimento como ingressos, camarotes, couvert e gorjetas (CRA; IT-518R, arquivado). Uma refeição que você faz sozinho em um dia de trabalho comum geralmente é um custo pessoal, não do negócio (seção 18(1)(h)).

O custo integral pode ser deduzido quando:

• O negócio vende alimentos, bebidas ou entretenimento a clientes na sua atividade normal, como faz um restaurante.
• A refeição é cobrada de um cliente por um valor razoável, identificado especificamente por escrito; nesse caso, o limitado é o cliente.
• O evento é uma arrecadação de fundos principalmente para uma instituição de caridade registrada.
• Os alimentos ou o entretenimento são de um evento especial, em um máximo de seis por ano-calendário, geralmente aberto a todos os empregados de um local de trabalho. Uma festa só para proprietários, gerentes ou funcionários selecionados não se qualifica.
• A refeição é um benefício tributável incluído na renda do empregado.
• Os alimentos ou bebidas são para empregados em um local de trabalho remoto a pelo menos 30 quilômetros de qualquer centro populacional de 40.000 ou mais habitantes, ou em um alojamento de obra onde eles ficam hospedados, e não são para uma conferência ou convenção.

Os alimentos e bebidas de um caminhoneiro de longa distância durante um período de viagem elegível são dedutíveis em 80% (CRA). Refeições incluídas na passagem de avião, trem ou ônibus não têm limite; alimentos comprados à parte na viagem têm (seção 67.1(4)). Para uma refeição que você mesmo pagou e se reembolsou, veja despesas do negócio pagas com dinheiro pessoal.

Presentes a clientes são dedutíveis de impostos no Canadá?

Um presente a um cliente é dedutível quando é dado para gerar renda do negócio e o valor é razoável (seções 18 e 67). A lei não fixa um teto em dólares por presente. Um presente de alimentos, bebidas ou entretenimento, como vinho, ingressos de eventos ou um vale-presente de restaurante, cai no limite de 50% das refeições (IT-518R, arquivado). Guarde uma anotação de quem recebeu cada presente e por quê.

Posso deduzir vales-presente e presentes para empregados?

Sim. Um empregador deduz presentes a empregados como salários e outros benefícios (CRA T4002). A questão é se o empregado é tributado pelo presente.

Pela política da CRA, presentes e prêmios que não são em dinheiro não são tributáveis para um empregado sem relação de dependência (arm's length) até um valor justo de mercado combinado de $500 por ano, incluindo impostos; somente o excesso é tributável. A política cobre presentes por uma ocasião especial, como um feriado ou um casamento, e prêmios por uma conquista, como serviço excepcional; qualquer coisa dada pelo desempenho no trabalho, como bater uma meta de vendas, é uma recompensa e é tributável por inteiro. Prêmios por tempo de serviço têm um limite próprio e separado. Presentes em dinheiro e quase em dinheiro são sempre tributáveis e passam pela folha de pagamento. Um vale-presente é quase dinheiro, a menos que funcione somente em uma loja ou em um grupo definido de lojas, não possa ser convertido em dinheiro e o empregador mantenha um registro dele. A política não vale para parentes, acionistas ou outros empregados com relação de dependência (non-arm's length).

Um patrocínio é despesa de publicidade ou doação?

Um pagamento vira patrocínio quando o negócio recebe mais do que um simples agradecimento, como seu logotipo em camisetas, placas ou materiais do evento. A instituição de caridade geralmente não pode emitir um recibo de doação por ele, mas o negócio pode incluir um custo razoável de patrocínio em publicidade se foi feito para gerar renda (patrocínio segundo a CRA).

Publicidade voltada principalmente ao mercado canadense e transmitida por uma emissora estrangeira não é dedutível (seção 19.1). Anúncios voltados ao Canadá em um jornal estrangeiro ou em alguns periódicos têm limites de conteúdo canadense (seção 19; seção 19.01); anúncios em sites estrangeiros não têm (CRA).

Minha corporação pode lançar como despesa um coach de negócios, cursos ou treinamento?

Um treinamento que mantém, atualiza ou aprimora uma habilidade que o negócio já tem é uma despesa corrente. Um treinamento que dá uma habilidade ou qualificação nova, ou que conta para um diploma, certificado ou título profissional, é de capital e não é deduzido como despesa corrente. Um curso que um órgão profissional exige ou recomenda geralmente é corrente (IT-357R2, arquivado).

A CRA arquivou o IT-357R2 e não o atualiza mais, então ele pode não refletir o entendimento atual da CRA. O coaching de negócios segue o teste geral: um custo para administrar e fazer crescer o negócio existente é dedutível se for razoável; um coaching principalmente pessoal não é. Uma corporação geralmente pode deduzir o treinamento que paga para um empregado, mas o empregado tem um benefício tributável quando o treinamento beneficia principalmente a ele, e não o negócio.

Golfe, mensalidades de clubes e convenções são dedutíveis?

Não se permite dedução para o uso de campo ou instalação de golfe, iates, acampamentos ou alojamentos de lazer, nem para mensalidades e taxas de entrada de qualquer clube cuja finalidade principal seja refeições, recreação ou esporte (seção 18(1)(l)). A única exceção é o uso e a manutenção de um iate, acampamento, alojamento ou campo de golfe que o próprio negócio aluga na sua atividade normal; ela não se estende às mensalidades de clube. Green fees e refeições feitas junto com uma partida de golfe também não são dedutíveis. Uma refeição de negócio genuína em um clube, sem ligação com golfe ou recreação, não é proibida, mas vale o limite das refeições (IT-148R3, arquivado). Um negócio que paga as mensalidades de clube de um empregado continua sem poder deduzi-las, e o empregado geralmente é tributado por elas, a menos que a associação beneficie principalmente o empregador.

As mensalidades anuais de uma associação comercial ou empresarial e as assinaturas de publicações são dedutíveis (CRA linha 8760).

Um negócio pode deduzir a participação em até duas convenções por ano, realizadas por uma organização empresarial ou profissional em um local compatível com o território da organização (seção 20(10)). Se a taxa não mostra a parte de alimentos e entretenimento separadamente, $50 por dia com refeições é tratado como alimentos e entretenimento e limitado como uma refeição. A CRA diz que o limite de local pode não valer quando uma organização de outro país patrocina uma convenção relacionada ao seu negócio (CRA).

Posso deduzir coisas que também uso pessoalmente, ou que uso diante da câmera?

Somente a parte do negócio é dedutível; a parte pessoal nunca é (seção 18(1)(h); CRA). Divida um telefone, plano de internet ou aparelho por uma medida razoável de uso no negócio e guarde o registro que sustenta a divisão.

Um item mantido somente para o negócio, como um adereço ou figurino usado em conteúdo pago, é um custo do negócio. Roupas do dia a dia, produtos de higiene e equipamentos que você também usa na própria vida são difíceis de separar do uso pessoal, e a CRA pode tratá-los como pessoais mesmo que apareçam diante da câmera. Um item caro e duradouro, como uma câmera ou um kit de iluminação, é de capital. Para custos de escritório em casa e de veículo, veja despesas do negócio pagas com dinheiro pessoal e comprar um carro pelo seu negócio.

Os juros de um empréstimo do negócio, linha de crédito ou cartão de crédito são dedutíveis?

Os juros são dedutíveis quando o dinheiro emprestado foi usado para gerar renda do negócio ou para comprar um bem para o negócio (seção 20(1)(c)). O que decide é o que o dinheiro pagou, não o tipo de empréstimo. Quando uma linha de crédito ou um cartão mistura gastos pessoais e do negócio, somente os juros da parte do negócio se qualificam. Juros de dinheiro emprestado para uso pessoal ou para pagar imposto de renda em atraso não são dedutíveis (CRA linha 8710).

Juros de empréstimos para veículos de passeio e terrenos vagos têm limites próprios (CRA linha 8710). Para dinheiro emprestado para investir ou comprar um imóvel de aluguel, veja dedutibilidade de juros para investimentos e imóveis de aluguel.

Minha corporação pode deduzir custos de pesquisa sem pedir o SR&ED?

Em geral sim, pelas regras comuns. Se o formulário do SR&ED não for entregue até o prazo, que é 12 meses após a data de vencimento da entrega da declaração, considera-se que o gasto não é SR&ED (seção 37(11) e (12)). A CRA então o classifica pela lei sem as regras do SR&ED, e nenhum crédito fiscal de investimento é obtido (política da CRA). Custos correntes, como salários e materiais, seguem os testes desta página; equipamentos de capital vão para a depreciação fiscal (CCA) (política de capital da CRA). Deixar de pedir o SR&ED faz você perder o crédito, e perder o prazo não tem conserto depois. Para avaliar um pedido, veja como pedir o SR&ED na declaração da corporação.

As mesmas regras valem dentro de uma corporação?

Sim. As seções 18, 67 e 67.1 se aplicam à renda de qualquer negócio, então a T2 de uma corporação enfrenta os mesmos testes que o T2125 de um empresário individual ou a declaração de uma sociedade de pessoas. A diferença é o que acontece com um custo pessoal. Quando uma corporação paga um custo pessoal de um proprietário, a corporação não pode deduzi-lo e o proprietário pode ter de incluir o benefício na renda (seção 15(1)). Isso faz dos custos de uso misto dentro de uma corporação um risco dos dois lados; veja empréstimos de acionista.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares canadenses.

Os dois cursos de uma designer

Uma designer gráfica empresária individual em Ontário paga C$2.000 por um curso sobre as novidades do software de design que ela já usa. Ele aprimora uma habilidade existente, então geralmente é uma despesa corrente. Um diploma de C$20.000 em uma nova profissão dá a ela uma nova qualificação; é de capital e não é deduzido como despesa corrente.

A festa e o jantar com cliente de um café

Uma corporação que tem um café em Manitoba faz uma festa de fim de ano de C$1.500 aberta a toda a equipe. É um dos seis eventos dela no ano, então os C$1.500 inteiros geralmente são dedutíveis se razoáveis. Um jantar de C$600 com um cliente é limitado a C$300.

O patrocínio e o clube de golfe de um corretor de imóveis

A corporação de um corretor de imóveis da Colúmbia Britânica paga C$1.000 para patrocinar um time juvenil, com o logotipo dela nas camisetas. O time não pode emitir um recibo de doação, mas um valor razoável geralmente é dedutível como publicidade. A mensalidade de C$5.000 do clube de golfe não é dedutível de forma alguma e, se a associação beneficia principalmente o corretor pessoalmente, também pode ser um benefício tributável para ele.

E no seu caso?

• Sua corporação paga custos que beneficiam você ou sua família: veja empréstimos de acionista e como pagar familiares, e busque ajuda com escrituração contábil para separar custos pessoais e do negócio.
• Você pagou custos do negócio com dinheiro pessoal, ou trabalha em casa: veja despesas do negócio pagas com dinheiro pessoal.
• O custo é um veículo ou um equipamento: veja comprar um carro pelo seu negócio e depreciação fiscal (CCA).
• Você gastou antes da primeira venda, ou o negócio teve prejuízo: veja prejuízos de negócios.
• Você quer o GST/HST de volta nesses custos: veja declarações de GST/HST e créditos de imposto sobre insumos.
• Sua corporação gasta muito com pesquisa: veja como pedir o SR&ED na declaração da corporação antes que o prazo termine.
• A CRA pediu que você comprove suas despesas: veja revisões, auditorias e divulgação voluntária, e busque ajuda com escrituração contábil para organizar os registros.