Autônomo canadense com clientes nos EUA: o que declarar

Preciso cobrar GST/HST dos meus clientes dos EUA?

Um profissional independente canadense geralmente aplica alíquota zero a um serviço elegível prestado a um cliente não residente dos EUA. Alíquota zero significa uma venda tributável sem GST/HST cobrado; não significa que toda fatura com endereço nos EUA se qualifica. As regras de exportação do Excise Tax Act e as orientações da CRA distinguem o serviço, quem o recebe e qualquer bem canadense envolvido.

O endereço de cobrança do cliente nos EUA não prova que ele é não residente. Guarde o contrato, o endereço e as provas de residência da parte contratante, a fatura e a descrição do trabalho. A CRA afirma que o fornecedor deve comprovar a condição de não residente do cliente. As vendas de exportação com alíquota zero contam para o teste de pequeno fornecedor de GST/HST; veja Quando se registrar para GST/HST para saber quando o registro começa. Se você tem registro, apresente uma declaração de GST/HST para cada período de declaração, mesmo que todas as vendas tenham alíquota zero e não haja imposto a pagar.

Profissionais independentes de Quebec cobram QST de clientes dos EUA?

Um profissional independente de Quebec geralmente aplica alíquota zero a um serviço qualificado prestado a um não residente, e por isso nenhuma QST é cobrada nessa venda. A Revenu Québec lista exceções que envolvem uma pessoa física não residente que está no Canadá e indica certos serviços profissionais e de consultoria como tendo alíquota zero.

Verifique quem comprou o serviço e a que o trabalho se refere antes de tratar uma fatura de Quebec como exportação. Um contrato de assessoria com uma empresa dos EUA é diferente de um serviço ligado diretamente a um bem em Quebec. Guarde as provas da residência do cliente e do trabalho realizado. Para o registro, consulte as regras de GST/QST da Revenu Québec e Quando se registrar para GST/HST. Um contribuinte registrado para QST apresenta uma declaração para cada período de declaração, mesmo sem QST a pagar.

Devo imposto dos EUA sobre trabalho que faço do Canadá para clientes dos EUA?

Um profissional independente canadense que não é contribuinte dos EUA e presta todos os serviços no Canadá geralmente não deve imposto de renda federal dos EUA sobre esses honorários só porque o cliente paga a partir dos EUA. O IRS considera os rendimentos de serviços pessoais de fonte no local onde o trabalho é feito, independentemente da residência do cliente, do local do contrato ou da conta de pagamento.

As regras estaduais dos EUA exigem uma verificação à parte, mesmo quando todo o trabalho é feito no Canadá. Por exemplo, a Califórnia considera os rendimentos de serviços de um autônomo (empresa individual) de fonte no local onde o cliente recebe o benefício, independentemente de onde o trabalho é feito; se essa regra se aplica a um contrato canadense específico depende dos fatos.

Mantenha um registro do local de trabalho de cada projeto. Se um contrato cobre trabalho nos dois países, divida os honorários entre o trabalho feito em cada lugar; o IRS geralmente usa os dias de serviço nessa divisão. As regras mais amplas dos EUA para rendimentos de serviços estão em Quando proprietários estrangeiros devem imposto nos EUA. Ter clientes nos EUA não obriga a abrir uma empresa americana; compare as estruturas em Abrir uma empresa nos EUA sendo residente no Canadá.

O que é o Form W-8BEN e devo entregá-lo no lugar do Form W-9?

O Form W-8BEN informa a um pagador dos EUA que a pessoa física é estrangeira. Um autônomo (empresa individual) canadense que não é pessoa dos EUA geralmente pode entregá-lo a um cliente que pede documentos fiscais dos EUA para trabalho feito no Canadá. Entregue-o ao pagador, não ao IRS. As instruções do IRS para o W-8BEN explicam sua finalidade e como entregá-lo.

O IRS orienta pessoas físicas estrangeiras que prestam serviços nos EUA a usar o Form 8233 ou outro formulário aplicável no lugar do W-8BEN. As instruções do Form 8233 exigem um número de identificação fiscal dos EUA. Se o cliente pedir o W-9, explique que você é uma pessoa física estrangeira e ofereça o formulário correto. As instruções do IRS para quem solicita o W-9 afirmam que uma pessoa estrangeira não pode fornecer o W-9.

E se um cliente dos EUA me enviar um Form 1099 ou insistir no W-9?

Um Form 1099 ou um pedido de W-9 não transforma, por si só, o trabalho feito no Canadá em rendimento de fonte nos EUA nem cria obrigação de declarar nos EUA. O que continua valendo é o local do trabalho e a sua condição fiscal. Compare o valor do formulário com as suas faturas e peça ao pagador que corrija os registros dele se ele o informou como beneficiário dos EUA. A regra de origem do IRS continua valendo, e a certificação do W-9 é para pessoas dos EUA.

Guarde o Form 1099, o seu W-8BEN, a correspondência com o pagador e a prova de onde você trabalhou. Declare o rendimento no Canadá mesmo que o formulário do pagador esteja errado. Se o pagador realmente reteve imposto dos EUA, siga Imposto dos EUA retido em pagamentos a canadenses para avaliar uma restituição ou um crédito no Canadá.

Quando eu teria de apresentar o Form 1040-NR dos EUA?

Um profissional independente canadense que é não residente dos EUA geralmente apresenta o Form 1040-NR se exerce atividade empresarial nos EUA, inclusive quando serviços pessoais prestados nos EUA criam essa atividade. As instruções de entrega do IRS dizem que a declaração ainda pode ser exigida quando um tratado isenta o rendimento do imposto dos EUA. Outros rendimentos de fonte nos EUA com retenção insuficiente ou um pedido de restituição também podem exigir uma declaração.

Uma exceção legal restrita mantém serviços nos EUA fora da atividade empresarial nos EUA se a presença nos EUA somar no máximo 90 dias no ano fiscal, o pagamento por esses serviços somar no máximo US$3.000 e o contrato for com uma pessoa estrangeira qualificada ou com o escritório estrangeiro de uma pessoa dos EUA. Um contrato direto com um cliente dos EUA para o escritório dele nos EUA não atende a essa exceção.

Um pedido de tratado em uma declaração também pode exigir o Form 8833; as instruções do IRS listam as exceções. Não presuma que uma isenção de imposto elimina a obrigação de declarar.

O que muda se eu viajar aos EUA para fazer o trabalho?

O trabalho feito durante uma visita aos EUA geralmente é rendimento de serviços de fonte nos EUA, e por isso muda a análise do imposto dos EUA e do Form 1040-NR. Divida os contratos com trabalho em locais mistos conforme o trabalho feito em cada país e mantenha um registro datado dos dias de trabalho nos EUA, das entregas, das faturas e das viagens. As orientações do IRS sobre origem geralmente dividem o pagamento por serviços pessoais conforme os dias de trabalho.

O trabalho nos EUA pode exigir o Form 1040-NR mesmo quando um tratado elimina o imposto de renda federal dos EUA. Pelo tratado entre Canadá e EUA, os EUA geralmente tributam os lucros empresariais de um residente do Canadá apenas na parte atribuível a um estabelecimento permanente nos EUA. Esse pode ser um local fixo onde a empresa opera, como um escritório; projetos de serviço mais longos também podem criar um estabelecimento permanente pelos testes separados do tratado. Uma visita curta, sozinha, não resolve a questão da declaração nem do imposto.

Se você espera trabalhar nos EUA, defina a situação do tratado e da retenção na fonte antes do primeiro pagamento. O Form 8233 pode documentar uma isenção de retenção pelo tratado sobre serviços independentes prestados nos EUA. Você assina a Part III; o pagador assina a Part IV e envia o formulário ao IRS em até cinco dias depois de aceitá-lo. Guarde uma cópia e as declarações do pagador dos EUA junto com a declaração final. A permissão de imigração e as regras de imposto estadual exigem uma análise própria.

Devo pagar o self-employment tax dos EUA sobre rendimentos de clientes dos EUA?

Um não residente canadense geralmente não deve o self-employment tax dos EUA (imposto de autônomo) só porque o cliente é americano. O IRS afirma que estrangeiros não residentes geralmente não estão sujeitos a esse imposto, ressalvados os acordos de previdência social. Pelo acordo entre EUA e Canadá, um autônomo residente no Canadá geralmente fica coberto pelo sistema canadense ou de Quebec, mesmo que o trabalho atravesse a fronteira.

Se você trabalha nos EUA e pede a cobertura previdenciária do Canadá ou de Quebec, solicite um certificado de cobertura: o Form CPT56 para cobertura do CPP ou o Form QUE/USA 101 para cobertura do QPP. Se você apresentar uma declaração nos EUA, anexe uma cópia como prova da isenção do self-employment tax dos EUA. Os cálculos do CPP canadense ou do plano de Quebec estão em Como os rendimentos de autônomos são tributados.

Como declaro rendimentos em dólares americanos na minha declaração canadense?

Um autônomo (empresa individual) residente no Canadá declara os honorários de clientes dos EUA como rendimentos empresariais ou profissionais em dólares canadenses, geralmente no Form T2125 junto com a declaração T1. As instruções da CRA para trabalho autônomo exigem os valores brutos e líquidos nas linhas aplicáveis de trabalho autônomo; um Form 1099 dos EUA não substitui os registros canadenses.

Residentes de Quebec com obrigação de declarar também informam os rendimentos empresariais no Schedule L da declaração provincial TP-1 e anexam o Form TP-80 ou as demonstrações financeiras, conforme o caso. A Revenu Québec explica a declaração do autônomo (empresa individual).

Converta receitas e despesas na data em que os valores surgem, geralmente pela taxa do Bank of Canada daquele dia. O folio da CRA sobre a moeda de declaração do imposto de renda permite uma taxa média para certos itens de rendimento quando for viável, mas geralmente rejeita a média se as taxas oscilarem muito. Guarde a taxa e a fonte usadas em cada conversão. Para lançamentos, tarifas de repasse e ganhos ou perdas cambiais posteriores, veja Vendas em dólares americanos e repasses de marketplaces.

Exemplo

Apenas ilustrativo. Em um ano-calendário, um autônomo (empresa individual) que mora em Quebec fatura US$100.000 a uma empresa dos EUA por consultoria feita inteiramente em Quebec e tem US$20.000 de despesas empresariais. Suponha, apenas para mostrar a conversão, que todos os valores relevantes surgiram quando US$1 era igual a C$1,30. Os valores canadenses seriam C$130.000 de receita, C$26.000 de despesas e C$104.000 antes de outros ajustes. As transações reais podem exigir taxas diárias diferentes.

O serviço de consultoria pode ter alíquota zero de GST/HST e QST se o cliente for não residente e nenhuma exclusão se aplicar. Essas vendas ultrapassam o limite de pequeno fornecedor de GST/QST, então o profissional independente deve se registrar e apresentar as duas declarações, mesmo sem cobrar imposto sobre vendas. Ele guarda o contrato, a prova da residência do cliente, as faturas, os registros da taxa de câmbio e um calendário que mostra que não houve dias de trabalho nos EUA. O rendimento empresarial líquido segue pelo Form T2125 para a declaração federal e pelo Schedule L para a declaração de Quebec. O cliente dos EUA pode receber o Form W-8BEN; os honorários, sozinhos, geralmente não exigem o Form 1040-NR. Uma viagem posterior para fazer parte do contrato nos EUA muda a análise da origem e da declaração.

É diferente no seu caso?

• Você trabalhou nos EUA, teve imposto dos EUA retido ou precisa que uma posição do tratado seja revisada: reúna datas de viagem, contratos, faturas, formulários do pagador e comprovantes de retenção para o serviço de impostos entre países. Para um pagamento com retenção, comece por Imposto dos EUA retido em pagamentos a canadenses.
• Você é cidadão dos EUA, titular de green card ou possível residente fiscal dos EUA: a resposta para não residentes acima pode não se aplicar; use o serviço de impostos entre países.
• Você é, na verdade, empregado da empresa dos EUA: veja Trabalhar dos dois lados da fronteira.
• Você fatura por meio de uma corporação ou está pensando em abrir uma LLC nos EUA: veja Abrir uma empresa nos EUA sendo residente no Canadá.
• Você precisa do teste de registro de GST/HST: veja Quando se registrar para GST/HST.
• Você tem conta bancária ou de pagamentos nos EUA: consulte Declaração de bens estrangeiros e de afiliadas.