Folha de pagamento própria de corporação S: 941, 940 e W-2

Uma corporação S com uma só pessoa pode fazer a própria folha de pagamento sem um provedor?

Sim. O empregador pode terceirizar parte ou toda a folha de pagamento, e o empregador que o faz continua responsável pela retenção, pelos depósitos e pelas declarações (IRS: Publication 15). Fazer o trabalho internamente põe sobre o proprietário o calendário abaixo.

Salário é obrigatório quando o proprietário trabalha no negócio. Quando um diretor presta mais do que serviços mínimos à corporação e é pago, ou tem direito de ser pago, esses pagamentos são salários, e ser acionista não muda isso (IRS: diretores de corporação S). Uma corporação S deve pagar remuneração razoável ao acionista-empregado antes de distribuições que não sejam salário, e o IRS pode reclassificar distribuições como salário (IRS: questões de remuneração). Sobre o valor do salário, veja salário do proprietário de uma corporação S.

A rotina abaixo serve para uma corporação cuja primeira data de pagamento, cujos depósitos e cujas declarações estão todos em dia. Ela exige mais quando:

• A folha de pagamento começou no meio do ano ou ainda não rodou neste ano. Veja folha de pagamento de corporação S nunca processada.
• Um depósito ou uma declaração já está atrasado, ou chegou um aviso do IRS. Veja atraso nos impostos da folha de pagamento.
• Os Forms 941 e a escrituração não batem. A linha 12 deve corresponder ao imposto federal da folha de pagamento que a escrituração mostra como devido no trimestre (imposto de renda retido mais as duas partes de Social Security e Medicare, antes de ajustes ou créditos), não à despesa com salários. Uma diferença que persiste exige ler lado a lado as declarações, as confirmações de depósito e o livro-razão; veja ajuda com escrituração.
• Os salários são ganhos em mais de um estado, ou outros empregados entram. Veja empregados em outro estado e como abrir uma folha de pagamento.

Reúna primeiro: o EIN da corporação, o Form W-4 do proprietário, os números de conta de empregador dos estados que os exigem, o acesso para depósitos eletrônicos, os Forms 941 entregues em trimestres anteriores (eles definem o calendário de depósitos) e um registro de cada data de pagamento com o salário bruto, cada retenção, o salário líquido e o número de confirmação de cada depósito.

O que devo depositar e entregar a cada mês, trimestre e ano?

Uma corporação S com um único proprietário tem um só ciclo: cada pagamento gera um depósito, cada trimestre termina em um Form 941 e cada ano se fecha com os Forms W-2, W-3 e 940. O depósito vence antes da declaração, em geral semanas antes.

Uma data que cai em sábado, domingo ou feriado oficial passa para o próximo dia útil (IRS: Publication 15). Neste ano fiscal, 31 de janeiro é um domingo; por isso, o Form 941 do quarto trimestre e o Form 940 vencem em 1º de fevereiro de 2027. As contas estaduais seguem calendários próprios.

Como calculo a retenção do meu próprio pagamento?

A corporação retém do salário do proprietário como faria com qualquer empregado: o Form W-4 e as tabelas do IRS definem o imposto de renda, e alíquotas fixas definem o Social Security e o Medicare. Quem envia o dinheiro ao IRS é a corporação, não o proprietário pessoalmente.

1. Obtenha um Form W-4. O proprietário preenche a Etapa 1 (nome, endereço, número do Social Security, status de declaração) e assina a Etapa 5; as Etapas 2, 3 e 4 se aplicam apenas quando forem relevantes (IRS: Publication 15-T). Sem um formulário preenchido, retenha como solteiro ou casado com declaração separada, sem nada nas Etapas 2 a 4 (IRS: Publication 15).
2. Calcule o imposto de renda pelo período de pagamento, pelo salário bruto e pelo W-4. Um sistema automatizado de folha de pagamento usa as tabelas do método percentual e a Worksheet 1A; um sistema manual usa as tabelas do método por faixas de salário ou do método percentual manual (IRS: Publication 15-T).
3. Retenha o Social Security e o Medicare: 6,2% de Social Security sobre salários até $184.500, e 1,45% de Medicare sobre todos os salários (IRS: Publication 15). Retenha também 0,9% de Additional Medicare Tax, somente sobre os salários que a corporação paga acima de $200.000 no ano-calendário, a partir do pagamento que cruza esse limite; ele recai somente sobre o proprietário, sem parte correspondente da corporação (IRS: Publication 15).

O salário líquido é o salário bruto menos esses valores e qualquer retenção estadual. O imposto de renda retido e a parte do empregado no Social Security e no Medicare são impostos de trust fund: parte do salário do proprietário que a corporação deve ao Tesouro, e não dinheiro da corporação (IRS: Publication 15).

O que a corporação S deve além do meu salário?

Uma corporação S com um único proprietário deve a metade do empregador no Social Security e no Medicare, o imposto federal de seguro-desemprego e, em geral, um imposto estadual de seguro-desemprego, tudo além do salário do proprietário.

O imposto FUTA se aplica se a corporação pagou salários de $1.500 ou mais em qualquer trimestre do ano atual ou do anterior, ou teve um empregado em pelo menos 20 semanas diferentes de qualquer um dos dois anos (IRS: Publication 15).

Três coisas elevam o imposto FUTA acima de 0,6% (IRS: instruções do Form 940):

• O estado exclui os diretores de corporação do imposto estadual de seguro-desemprego. O imposto FUTA sobre esses salários é então de 6,0%, porque não há imposto estadual a creditar. Uma alíquota zero atribuída pelo estado é diferente e mantém o crédito integral.
• O imposto estadual é pago depois do vencimento do Form 940. O pagamento atrasado dá direito a apenas 90% do crédito.
• Os salários estão em um estado de redução de crédito, que não devolveu o dinheiro emprestado do governo federal para pagar o seguro-desemprego. O Departamento do Trabalho decide quais são os estados.

Confira o estado do proprietário antes de presumir a alíquota menor; o Departamento do Trabalho dos EUA lista o órgão de cada estado.

Como e quando deposito os impostos da folha de pagamento: mensal ou duas vezes por semana?

Uma corporação S com um único proprietário deposita após cada pagamento no calendário mensal ou no semiweekly (duas vezes por semana) que um período de referência (lookback) define, e um negócio novo é mensal no seu primeiro ano-calendário. O depósito cobre o imposto de renda retido mais as duas partes de Social Security e Medicare; o FUTA segue regra própria, abaixo (IRS: Publication 15).

O período de referência soma os totais da linha 12 dos quatro Forms 941 dos quatro trimestres que terminam em 30 de junho do ano anterior. Uma corporação que nunca entregou um Form 941 não informou nada ali (IRS: Publication 15).

Os nomes não descrevem a frequência com que os salários são pagos, e cada data de vencimento conta a partir da data do pagamento (IRS: Publication 15).

Quando a declaração pode levar o pagamento? Uma corporação pode dispensar o depósito e pagar com um Form 941 entregue no prazo quando a linha 12 for inferior a $2.500 no trimestre atual ou no anterior e nenhuma obrigação de depósito no dia seguinte, de $100.000, tiver surgido no trimestre atual (IRS: Publication 15; IRS: instruções do Form 941). Quando o total do trimestre puder ser maior, deposite no calendário. Um depósito obrigatório pago com a declaração gera uma multa de 10%.

Como pagar. Os depósitos federais devem ser eletrônicos: pelo EFTPS, pelo IRS Direct Pay ou pela conta fiscal empresarial do IRS, ou por meio de um profissional de impostos, um banco ou um serviço de folha de pagamento que atue pela corporação. Cada pagamento recebe um número de rastreamento EFT, que deve ser guardado como recibo (IRS: Publication 15). O EFTPS é gratuito e a inscrição pode levar até cinco dias úteis (IRS: EFTPS); por isso, inscreva-se antes da primeira data de pagamento. O EFTPS aceita um pagamento no mesmo dia de $1 milhão ou menos, enviado antes das 3:00 p.m. (horário do leste dos EUA) em um dia útil; um valor maior deve ser pago até as 8:00 p.m. (horário do leste dos EUA) do dia anterior. Um terceiro pode definir horários limite mais cedo (IRS: Publication 15).

Uma escrituração no regime de caixa muda quando os impostos da folha vencem?

Não. Os prazos de depósito federal contam a partir da data em que os salários são pagos, e não de quando o custo é reconhecido na escrituração (IRS: Publication 15). Uma corporação no regime de caixa e uma no regime de competência devem o mesmo depósito na mesma data; elas diferem apenas no momento em que a despesa é lançada. Sobre os lançamentos, veja lançamentos contábeis da folha de pagamento.

O que entrego a cada trimestre, e quando vence o Form 941?

A menos que o IRS tenha designado o Form 944, uma corporação S com um único proprietário entrega o Form 941 de cada trimestre, com vencimento no último dia do mês seguinte ao fim do trimestre, ou 10 dias depois se todos os depósitos do trimestre foram feitos no prazo e por inteiro (IRS: instruções do Form 941). Ele informa os salários do trimestre, o imposto de renda retido e o imposto de Social Security e Medicare.

Os 10 dias extras valem para depósitos feitos no prazo e que pagam por inteiro o imposto do trimestre. Um trimestre pago com a declaração não tem depósitos, e as instruções não dizem que ele se qualifica; por isso, use a data anterior.

• Todo trimestre conta. O primeiro Form 941 cobre o trimestre em que os salários foram pagos pela primeira vez. Depois disso, uma declaração é devida a cada trimestre, mesmo sem nada a informar, a menos que o empregador seja sazonal ou entregue uma declaração final (IRS: instruções do Form 941). Se os salários cessarem definitivamente, marque a declaração final na linha 17.
• As linhas que importam. A linha 12 é o imposto total do trimestre, a linha 13 o total de depósitos e a linha 14 qualquer saldo a pagar. O depositante mensal lista na linha 16 a obrigação de cada mês por data de pagamento, e o total deve ser igual à linha 12; o depositante semiweekly anexa o Schedule B. Um trimestre que se enquadra na regra de $2.500 acima marca a primeira caixa da linha 16 e não lista nada. Caso contrário, se os valores mensais faltarem ou estiverem errados, o IRS pode lançar uma multa “média” (averaged) por falta de depósito, calculada como se o imposto do trimestre se acumulasse de forma uniforme ao longo dele, e não nas datas reais de pagamento (IRS: instruções do Form 941; IRS: Publication 15).
• Como entregar. Em papel ou pelo e-file do IRS; pode haver cobrança de uma taxa pelo envio eletrônico (IRS: datas de vencimento dos impostos sobre o emprego). Um programa de preparação de declarações ou um profissional de impostos pode enviar a declaração e pagar um saldo devido na mesma etapa por débito eletrônico em conta, que não serve para depósitos de impostos federais. Um saldo devido é pago por EFT quando a corporação tinha de depositar; quando não tinha, como na regra de $2.500 acima, cartão, cheque ou ordem de pagamento também servem, embora as instruções peçam o pagamento eletrônico (IRS: instruções do Form 941, linha 14).

Posso entregar uma vez por ano o Form 944 em vez do Form 941?

Raramente, no caso da folha de pagamento de um proprietário. O Form 944 é para empregadores cujo Social Security, Medicare e imposto de renda retido somam, por ano, $1.000 ou menos, e o empregador só pode usá-lo depois que o IRS disser isso por escrito (IRS: sobre o Form 944). O empregador pede por telefone ou carta, em um período no início do ano que as instruções do Form 941 definem, e continua entregando Forms 941 até chegar o aviso por escrito (IRS: instruções do Form 941). O inverso também vale: uma corporação que o IRS mandou por escrito entregar o Form 944 o entrega, e não os Forms 941 trimestrais, mesmo quando o imposto anual passa de $1.000, até o IRS confirmar a mudança por escrito (IRS: instruções do Form 944).

O IRS afirma que salários de $5.000 ou menos no ano geralmente mantêm o imposto nesse limite ou abaixo dele (IRS: instruções do Form 944).

O que entrego no fim do ano: Form W-2, Form W-3 e Form 940?

No fim do ano, uma corporação S com um único proprietário dá ao proprietário um Form W-2, entrega a Copy A com um Form W-3 à Social Security Administration e entrega o Form 940 do imposto federal de seguro-desemprego.

• O Form W-2 é obrigatório sempre que algum imposto de renda, Social Security ou Medicare foi retido, qualquer que seja o salário, e quando os salários chegam a $2.000, mesmo sem retenção (IRS: instruções dos Forms W-2 e W-3).
• O envio eletrônico é obrigatório apenas a partir de 10 declarações informativas no ano, contando os Forms W-2 com os Forms 1099 e declarações semelhantes. O Business Services Online da Social Security Administration (serviços eletrônicos para empresas) tem formulários preenchíveis e monta o Form W-3 automaticamente (IRS: instruções dos Forms W-2 e W-3).
• O seguro de saúde que a corporação paga ao proprietário tem regras próprias de informação de salários para um acionista que detenha mais de 2% (IRS: questões de remuneração); veja seguro de saúde para proprietários.
• O Form 940 vence mesmo quando o imposto é pequeno. Uma corporação que se enquadra no teste do FUTA o entrega (IRS: instruções do Form 940). Um depósito do FUTA só é devido quando o imposto do trimestre, com qualquer valor transportado, passa de $500, até o último dia do mês seguinte ao trimestre (IRS: Publication 15). O imposto FUTA de um empregado sobre a base salarial de $7.000 fica abaixo desse valor mesmo à alíquota cheia de 6,0%; por isso, ele pode ser pago com o Form 940 em vez de depositado. A prorrogação de 10 dias vale para o imposto FUTA depositado no prazo; as instruções não dizem que ela cobre o imposto pago com a declaração (IRS: instruções do Form 940).

O que o lado estadual e a escrituração acrescentam?

As contas estaduais, os registros e a conferência de fim de ano são as partes de fazer a folha de pagamento por conta própria que nenhum formulário federal lembra.

• Contas estaduais. A maioria dos empregadores paga imposto de seguro-desemprego estadual além do federal (IRS: Publication 15). Se o estado também quer imposto de renda retido e relatórios de salários entregues depende de onde o proprietário trabalha; o IRS dá links para as páginas de empregadores de cada estado (IRS: sites dos governos estaduais). A Califórnia está em impostos da folha de pagamento na Califórnia e abertura da conta no EDD. Os 50 estados também têm um cadastro de novos empregados (new-hire registry), e a primeira folha do proprietário pode exigir um relatório (IRS: Publication 15); veja como abrir uma folha de pagamento.
• Registros. Guarde os registros dos impostos sobre o emprego por pelo menos quatro anos: salários por data, o Form W-4 e a data, o valor e o número de confirmação do EFTPS de cada depósito (IRS: Publication 15). Para o restante, veja guarda dos registros da folha de pagamento.
• Do Form 941 ao Form W-3. O imposto de renda retido, os salários do Social Security e os salários do Medicare no Form W-3 devem corresponder aos quatro Forms 941 do ano. O imposto de Social Security e Medicare das quatro declarações, que inclui a parte do empregador, deve ser cerca do dobro do imposto no Form W-3. Quando não batem, o IRS e a Social Security Administration podem entrar em contato com o empregador (IRS: instruções dos Forms W-2 e W-3). Na escrituração, a linha 12 deve corresponder às obrigações federais da folha de pagamento criadas no trimestre, e os salários aos salários das declarações; os depósitos reduzem o saldo não pago e não são despesa. Veja lançamentos contábeis da folha de pagamento.

O que acontece se um depósito ou uma declaração for perdido, e quem responde?

A corporação deve o imposto, as multas e os juros, e o proprietário pode responder pessoalmente pela parte de trust fund: o imposto de renda retido e o imposto de Social Security e Medicare do empregado. Um serviço de folha de pagamento não transfere essa responsabilidade: o empregador continua responsável se o serviço perder um depósito (IRS: Publication 15).

Um Form 941 atrasado, o imposto pago com atraso e o imposto não pago depois de um aviso do IRS geram outras multas e juros; as alíquotas e como pedir alívio estão em atraso nos impostos da folha de pagamento.

As multas por depósito não se aplicam quando a falha se deveu a causa razoável e não a negligência deliberada, e as multas por atraso na entrega e por atraso no pagamento também não são cobradas por causa razoável (IRS: Publication 15).

A multa de recuperação de trust fund (trust fund recovery penalty) é separada e pessoal (seção 6672 do Internal Revenue Code). Se o imposto de renda ou o imposto de Social Security e Medicare do empregado que deve ser retido não é retido, ou é retido e não é pago ao Tesouro, a multa é igual a 100% do valor não pago. O IRS pode lançá-la contra cada pessoa que considerar responsável e que tenha agido de forma deliberada, e quem assina os cheques ou pode gastar os recursos do negócio pode se enquadrar; o negócio não precisa ter fechado (IRS: Publication 15; IRS: impostos sobre o emprego e a multa de recuperação de trust fund). O prazo usual para lançá-la é de 3 anos a partir do 15 de abril após o ano da folha de pagamento, ou da data de entrega, se posterior, e não há prazo para um período sem declaração entregue (IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3). Sobre o lado pessoal, veja a multa de recuperação de trust fund.

Quando vale a pena entregar a folha de pagamento a outra pessoa?

Quando o que dá errado é o calendário, não a aritmética. A folha de pagamento de um proprietário são alguns números a cada pagamento, mas cada pagamento define uma data de depósito e cada trimestre uma declaração, e o proprietário é a única pessoa que pode perdê-los.

Vale pensar em passar a folha de pagamento a outra pessoa quando um depósito ou uma declaração já foi perdido, a folha começou no meio do ano, os Forms 941 e a escrituração não batem, os salários são ganhos em mais de um estado ou outros empregados estão chegando.

A corporação continua responsável mesmo assim; por isso, o IRS sugere se inscrever no EFTPS para verificar cada pagamento e trata a primeira falta ou atraso de pagamento de um provedor como sinal de alerta (IRS: terceirização das tarefas da folha de pagamento).

Um serviço de folha de pagamento retira o imposto da conta bancária da corporação?

As regras federais exigem depósitos eletrônicos e permitem que um serviço de folha de pagamento ou outro terceiro de confiança os faça pela corporação (IRS: Publication 15). O IRS descreve serviços que processam a folha de pagamento com o empregador fornecendo antes os fundos (IRS: terceirização das tarefas da folha de pagamento). Quando e como um serviço recolhe esses fundos da conta bancária da corporação faz parte do acordo com esse serviço; por isso, leia-o antes de assinar. Para uma mudança no meio do ano, veja como trocar de provedor de folha de pagamento.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Folha de pagamento do primeiro ano com salário de US$60.000

A corporação S de um consultor do Texas paga ao proprietário US$60.000 por ano, US$5.000 por mês, no seu primeiro ano de folha de pagamento. O Social Security e o Medicare da corporação, de 7,65%, são US$4.590 por ano além dos salários, e os US$4.590 correspondentes do proprietário saem do pagamento dele. Suponha US$400 por mês de imposto de renda retido.

Sem Forms 941 no período de referência, a corporação deposita por mês. O depósito de cada mês é US$400 + US$382,50 + US$382,50 = US$1.165, devido até o dia 15 do mês seguinte. Suponha que o estado conte o salário do proprietário para o imposto de seguro-desemprego e que a corporação pague esse imposto no prazo; então o imposto FUTA do ano é 0,6% de US$7.000, ou US$42, pagável com o Form 940. O imposto estadual de seguro-desemprego é separado.

Um trimestre abaixo do limite de obrigação pequena

O Form 941 de um proprietário para janeiro a março mostra US$1.800 de imposto total na linha 12. Isso é menos que US$2.500 e nenhuma obrigação de depósito no dia seguinte surgiu; por isso, a corporação pode pagar os US$1.800 com a declaração em vez de depositar. A declaração ainda vence em 30 de abril. Se o trimestre pudesse ter passado de US$2.500, e o trimestre anterior não tivesse ficado abaixo desse valor, a corporação deposita no calendário.

Pagando-se no dia 15

Uma proprietária paga a si mesma US$5.000 brutos no dia 15 de cada mês. A retenção é de US$400 de imposto de renda, US$310 de Social Security e US$72,50 de Medicare; por isso, a transferência bancária para ela é de US$4.217,50. Os outros US$782,50 ficam com a corporação para irem ao IRS, junto com os US$382,50 da própria corporação. A corporação, e não a proprietária, faz esse depósito de US$1.165 e entrega o Form 941 do trimestre.

E no seu caso?

• Você tem uma LLC de um único membro que não optou pelo regime S: as regras de salário são diferentes; veja salários da sua própria LLC de um único membro.
• Nenhuma folha de pagamento rodou ainda neste ano: veja folha de pagamento de corporação S nunca processada antes de usar esta rotina.
• Um depósito ou uma declaração já foi perdido, a folha começou no meio do ano, ou os Forms 941 e a escrituração não batem: cada caso exige colocar lado a lado as declarações entregues, o histórico de depósitos e a escrituração. Veja atraso nos impostos da folha de pagamento para os avisos e as multas, e ajuda com escrituração para a parte de escrituração e registros.
• Um provedor de folha de pagamento perdeu depósitos, ou uma folha saiu errada: veja o provedor de folha de pagamento não pagou seus impostos e como corrigir um erro na folha de pagamento.
• Você quer definir o valor do salário, ou também deve seu próprio imposto estimado: veja salário do proprietário de uma corporação S e pagamentos do imposto estimado de uma corporação S.
• O proprietário trabalha na Califórnia ou em outro estado: veja impostos da folha de pagamento na Califórnia e abertura da conta no EDD ou empregados em outro estado.
• Você vai contratar o primeiro empregado ou mudar a folha de pagamento para um novo provedor: veja como abrir uma folha de pagamento ou como trocar de provedor de folha de pagamento.