Nexus no Texas: permissão de imposto sobre vendas para vendedores

O vendedor de fora do Texas precisa de uma permissão de imposto sobre vendas do Texas?

O vendedor de fora do Texas precisa de uma permissão do Texas quando sua receita total no Texas nos doze meses-calendário anteriores chega a $500.000. Abaixo disso, o limite de segurança (safe harbor) do Texas significa que não há permissão nem cobrança. O Comptroller (órgão de impostos do Texas) redige a linha de três formas: “menos de” para o limite de segurança, “ultrapassa” para o início da cobrança e “ou mais” na Publication 94-105. O vendedor que está exatamente nesse valor deve tratá-lo como ultrapassado e confirmar com o Comptroller. Essa é a regra de nexus econômico do Texas para o imposto sobre vendas (Texas Comptroller: vendedores remotos; Publication 94-105).

O limite de segurança vale só para o vendedor remoto: o vendedor de fora do estado cuja única atividade no Texas é a oferta à distância, como site, telefone, catálogo ou folheto. Um estabelecimento, vendedor ou representante no Texas significa que o vendedor não é remoto e não tem limite de segurança.

As páginas do Comptroller trazem apenas um teste de receita, sem teste de número de vendas.

O que torna um caso mais complexo:

• As vendas em marketplaces contam para o limite mesmo quando o marketplace cobra o imposto.
• Uma permissão do Texas também pode iniciar obrigações de imposto de franquia (franchise tax, imposto que alguns estados cobram pelo direito de operar uma empresa); veja mais adiante.
• Qualquer escritório, trabalhador ou representante no Texas elimina o limite de segurança, e o estoque que o vendedor mantém no Texas também pode eliminá-lo. O estoque mantido por um marketplace tem regra própria, descrita adiante.

Reúna doze meses de receita no Texas por mês e por canal de venda, o endereço de entrega de cada pedido e qualquer aviso de cobrança do marketplace.

O que conta para o limite de nexus do imposto sobre vendas do Texas?

O Texas conta a receita bruta de todas as vendas de produtos e serviços para o Texas, tributáveis ou não. Conte cada item abaixo, mês a mês (Texas Comptroller: vendedores remotos; perguntas frequentes sobre marketplaces).

Como o teste olha os doze meses-calendário anteriores, ele avança a cada mês; uma conferência uma vez por ano pode deixar passar o momento em que o limite é ultrapassado. O exemplo do próprio Comptroller usa a janela de julho até o junho seguinte (Texas Comptroller: vendedores remotos).

Até quando o vendedor deve obter a permissão e começar a cobrar?

A cobrança deve começar até o primeiro dia do quarto mês após o mês em que o limite foi ultrapassado. A permissão precisa estar em mãos até essa data. Para as regras gerais de data de início em outros estados, veja quando você deve cobrar imposto sobre vendas.

O Comptroller diz para contar com duas a três semanas para receber a permissão (Texas Comptroller: registro on-line). Fazer o pedido no mês seguinte ao mês em que o limite foi ultrapassado deixa folga para isso.

Depois que começa a cobrar, o vendedor guarda o imposto em nome do estado, como depositário. A pessoa que controla a cobrança ou o repasse do imposto e deixa de pagá-lo de propósito responde pessoalmente pelo valor não pago, mesmo depois de a empresa ser dissolvida (Tax Code 111.016).

Como o vendedor de fora do Texas pede a permissão do Texas?

O vendedor faz o pedido on-line pelo Texas Online Tax Registration Application do Comptroller ou envia o Form AP-201 (Texas Comptroller: como obter uma permissão).

1. Use o pedido on-line quando todas as pessoas listadas tiverem um SSN (número de seguridade social dos EUA). Ele pede o número de cada proprietário, diretor ou administrador (o sócio pode informar um EIN no lugar), além de um código de atividade empresarial NAICS (Texas Comptroller: registro on-line).
2. Use o Form AP-201 quando um proprietário único, sócio, diretor ou administrador não tiver SSN. Envie-o por e-mail para sales.applications@cpa.texas.gov ou por fax para 512-936-0010.
3. O vendedor localizado fora dos Estados Unidos se registra do mesmo modo: envia o AP-201 por e-mail ou fax (Texas Comptroller: vendedores remotos). Veja vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas.

Três itens do AP-201 importam para o vendedor remoto: se ele tem vendas pela internet ou por correspondência, se é um provedor de marketplace e se opta pela alíquota local única. A pergunta sobre a alíquota única só se aplica quando as respostas aos itens 30 a 37, 39 e 43 do formulário são todas “não” (perguntas sobre locais no Texas, representantes, bens, vendas no local e temporárias, franqueados e afiliadas no Texas, condição de provedor de marketplace e mensalidades de spas de saúde) (Form AP-201).

Qual imposto local o vendedor remoto cobra nos pedidos do Texas?

O vendedor remoto cobra o imposto de uso estadual de 6,25% mais o imposto de uso local do lugar para onde o pedido é enviado ou entregue, ou opta pela alíquota local única. A parte local tem teto de 2%; por isso, o máximo combinado é 8,25% (Texas Comptroller: vendedores remotos; Publication 94-105).

Duas armadilhas ao usar o endereço de entrega:

• Os limites das jurisdições de imposto local não seguem os ZIP codes (códigos postais dos EUA). Muitas cidades compartilham um ZIP code, e um ZIP code pode cobrir áreas dentro e fora de uma jurisdição de imposto. Consulte cada endereço no Sales Tax Rate Locator do Comptroller.
• Se o endereço de entrega não estiver em nenhuma jurisdição de imposto local, não há imposto de uso local devido.

O que é a alíquota local única de imposto de uso e quem pode usá-la?

A alíquota local única de imposto de uso é uma alíquota local fixa e opcional para vendedores remotos: 1,75% para o ano de imposto desta página. O Comptroller a define para cada ano-calendário a partir da alíquota local média do ano fiscal estadual anterior e a publica no Texas Register antes de o ano começar (aviso do Texas Register; Tax Code 151.0595).

Ela substitui a alíquota local de cada endereço em todos os pedidos do Texas, de modo que o vendedor não precisa consultar alíquotas. Empresas localizadas no Texas e provedores de marketplace não podem usá-la. O comprador que paga a alíquota única não deve mais nenhum imposto de uso local, mesmo onde a sua própria alíquota local seja maior (Tax Code 151.0595).

O comprador que pagou mais do que a sua própria alíquota local pode pedir ao Comptroller, uma vez por ano, a restituição da diferença no Form 00-957 (Texas Comptroller: perguntas frequentes sobre marketplaces).

Como o vendedor opta pela alíquota local única, ou a revoga, no Form 01-799?

O vendedor remoto novo faz a opção no pedido de permissão (item 46 do AP-201). O vendedor remoto que já tem permissão envia o Form 01-799 por e-mail ou correio, e a opção passa a valer no primeiro dia de um período de declaração (Texas Comptroller: vendedores remotos).

Um proprietário, sócio geral, diretor ou agente autorizado assina o formulário. O exemplo do Comptroller: o vendedor que opta em fevereiro começa a usar a alíquota única em março, na declaração com vencimento em 20 de abril.

A revogação é lenta; por isso, trate a opção como uma escolha para pelo menos o resto do ano. Os exemplos do Comptroller: uma revogação recebida em 1º de abril passa a valer em 1º de janeiro seguinte; uma recebida em 1º de novembro passa a valer no 1º de janeiro do ano depois desse (Form 01-799).

Se um marketplace cobra por mim, ainda preciso de uma permissão do Texas?

O vendedor remoto que vende só por um marketplace que certifica que cobra o imposto do Texas não precisa de uma permissão do Texas. Ele deve guardar os registros de todas as vendas do marketplace por pelo menos quatro anos (Texas Comptroller: vendedores de marketplace).

Quatro pontos mudam isso:

• O marketplace deve dar uma certificação, que pode estar nos termos de uso dele. Sem ela, o vendedor cobra o imposto até receber uma (perguntas frequentes sobre marketplaces).
• O vendedor acima do limite de segurança que tem vendas tributáveis próprias deve ter uma permissão e cobrar nessas vendas. As vendas do marketplace entram na declaração, mas não nas vendas tributáveis.
• O vendedor sediado no Texas precisa de uma permissão mesmo que todas as vendas passem por um marketplace.
• O estoque guardado em uma instalação do marketplace no Texas não exige permissão abaixo do limite de segurança, se o marketplace certificar que assume as obrigações do vendedor; acima do limite de segurança, o vendedor precisa de permissão. De qualquer forma, esse estoque cria para a entidade tributável a responsabilidade pelo imposto de franquia do Texas.

A declaração das vendas está em como entregar declarações de imposto sobre vendas.

Uma permissão de imposto sobre vendas do Texas cria obrigações de imposto de franquia do Texas?

Pode criar. O Comptroller lista a data em que uma entidade tributável estrangeira obtém uma permissão de imposto de uso do Texas entre as datas em que o nexus do imposto de franquia (franchise tax, imposto que alguns estados cobram pelo direito de operar uma empresa) pode começar, e o nexus começa na data listada mais antiga, mesmo que a entidade nunca tenha chegado ao teste de receita do imposto de franquia (Texas Comptroller: vendedores remotos). O Comptroller diz que se presume que a entidade com permissão de imposto de uso tem nexus (vendedores de marketplace).

O imposto de franquia do Texas também tem teste próprio: receita bruta anual de negócios no Texas de $500.000 ou mais. Obter uma permissão antes de a obrigação do imposto sobre vendas começar poderia, portanto, colocar a entidade no imposto de franquia mais cedo do que o teste de receita faria. O Comptroller não diz se toda permissão de imposto sobre vendas e de uso conta como “permissão de imposto de uso” nesse caso; por isso, confirme isso antes de pedir a permissão antecipadamente.

O imposto de franquia do Texas se aplica a uma entidade tributável, como corporação, LLC ou sociedade em comandita (limited partnership), e não a um empresário individual sem entidade que proteja o patrimônio pessoal nem, em geral, a uma sociedade de pessoas geral (general partnership) pertencente direta e totalmente a pessoas físicas. Os relatórios e as regras de imposto não devido estão em imposto de franquia do Texas.

Como o vendedor deixa de ser vendedor remoto do Texas?

O vendedor remoto encerra suas obrigações de imposto de uso do Texas entregando o Form 01-798 ou o formulário on-line do Comptroller. Ele não pode ter presença física no Texas e deve parar de vender no Texas ou comprovar doze meses consecutivos em que a receita dos doze meses-calendário anteriores ficou abaixo de $500.000 (Texas Comptroller: perguntas frequentes sobre marketplaces).

Quatro pontos:

• O Texas redige o teste como doze meses consecutivos, cada um com receita dos seus próprios doze meses-calendário anteriores abaixo do limite de segurança. O Comptroller não diz quantos meses de dados de vendas isso exige na prática; por isso, confirme com o Comptroller antes de entregar o formulário.
• Depois do encerramento, a cobrança recomeça no primeiro dia do segundo mês seguinte a quaisquer doze meses-calendário em que a receita no Texas supere o limite de segurança. Isso é mais cedo do que a regra do quarto mês para a primeira vez que o limite é ultrapassado.
• O vendedor que passa a ter presença física ou representante no Texas deixa de ser vendedor remoto, mas ainda deve cobrar o imposto sobre vendas e de uso (Form 01-798).
• Encerrar as obrigações de imposto de uso não encerra as de imposto de franquia. O Comptroller trata disso por um processo separado.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Uma loja de Ohio passa do limite

Uma loja de Ohio vende US$380.000 pelo próprio site e US$200.000 por um marketplace que cobra o imposto para o Texas nos doze meses encerrados em novembro. O total de US$580.000 está acima do limite de segurança e a janela encerrada em outubro não estava; por isso, novembro é o mês em que o limite foi ultrapassado. A loja deve ter uma permissão e começar a cobrar nos seus próprios pedidos tributáveis até 1º de março, o primeiro dia do quarto mês depois de novembro. Ela faz o pedido em dezembro, já que a permissão pode levar de duas a três semanas, e guarda a certificação do marketplace.

A mesma loja escolhe a alíquota única

A loja envia um pedido tributável de US$1.000 a um comprador em um lugar com alíquota local de 2%. Pela alíquota do endereço de entrega, cobra US$62,50 de imposto estadual mais US$20,00 de imposto local. Com uma alíquota local única de 1,75%, cobra US$62,50 mais US$17,50. Para um endereço fora de qualquer jurisdição de imposto local, o método do endereço de entrega cobra apenas os US$62,50. As páginas do Comptroller não dizem como a alíquota única se aplica nesse endereço; por isso, o vendedor confirma isso primeiro. O comprador cobrado acima da sua própria alíquota local pode pedir a diferença de volta no Form 00-957. Como vendedora nova, a loja faz a opção no pedido de permissão; se já tivesse uma permissão, enviaria o Form 01-799 antes do período de declaração em que quer que a alíquota comece.

Um vendedor abaixo do limite de segurança

Um vendedor tem US$300.000 de vendas no Texas nos doze meses anteriores e nenhuma presença no Texas. Ele está abaixo do limite de segurança: não há permissão nem cobrança. Ele registra a receita no Texas por mês e por canal, soma os doze meses mais recentes ao fim de cada mês e confere o nexus do imposto de franquia antes de pedir uma permissão antecipadamente, já que uma permissão poderia iniciá-lo.

E no seu caso?

• Você tem escritório, trabalhador ou representante no Texas, ou estoque próprio lá: provavelmente você não é vendedor remoto, e o limite de segurança pode não se aplicar. Conte com ajuda para o registro e os registros contábeis.
• Você já vendeu para o Texas acima do limite sem cobrar o imposto: veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.
• Você vende assinaturas de software ou outros serviços digitais: veja imposto sobre vendas de SaaS e software.
• Sua empresa fica fora dos EUA: veja vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas nos EUA.
• Uma permissão pode torná-lo contribuinte do imposto de franquia do Texas: veja imposto de franquia do Texas.
• Você precisa de declarações, datas de vencimento ou declarações sem vendas: veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.
• Você também vende para outros estados: comece por quando você deve cobrar imposto sobre vendas e pela lista de limites por estado.